BLUEPRINT PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS JAMBI

A. Dasar hukum

Dasar hukum penggunaan Teknologi informasi dan Komunikasi (TIK) di Universitas Jambi

adalah Peraturan Rektor Nomor 05 Tahun 2017 Tanggal 12 Oktober 2017 tentang

Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan

Universitas Jambi. Dengan adanya peraturan rektor ini menjadi dasar dan arah bagi

Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK) untuk mewujudkan

layanan sistem informasi yang baik di Universitas Jambi.

B. Rencana Strategis (Blue Print) Universitas Jambi 2013-2023

Blue Print Universitas Jambi tentang sistem informasi didasari oleh beberapa tuntutan

civitas akademika dan stake holder terhadap Universitas Jambi, yang meliputi:

Mewujudkan layanan perguruan tinggi yang berbasis digital

Membuat pelaporan yang akurat ke pangkalan data KEMENRISTEK DIKTI

Memfasilitasi kebutuhan data dan informasi baik untuk kepentingan akreditasi maupun

kebutuhan lainnya

Memudahkan Universitas Jambi dalam melaksanakan kegiatan tridarma dengan status

Badan Layanan Umum

Kebijakan umum untuk mewujudkan blue print Universitas Jambi adalah seperti pada

gambar berikut:

Cetak biru pengembangan Teknologi Informasi di Universitas Jambi adalah:

1. Pengembangan Prasarana dan Sarana Teknologi Informasi yang mencukupia) Pembangunan dan Pengembangan Jaringan Intranet dan Internet (2013-2023)

Penggunaan TI di lingkungan kampus dapat menunjang kegiatan belajar mengajar.

Semakin berkembangnya TI menyebabkan kebutuhan akan akses informasi dapat

dikatakan menjadi kebutuhan primer dalam saat ini. Akses Internet menjadi salah

satu sarana yang wajib ada dan dibutuhkan oleh setiap civitas akademika terutama

di lingkungan UNJA.

Kebutuhan pembangunan dan pengembangan jaringan Intranet dan Internet

sebagai tulang punggung jaringan komputer mutlak diperlukan. Kegiatan

komunikasi, sharing file dan printer, serta akses informasi adalah kegiatan-kegiatan

yang memerlukan jaringan Intranet maupun Internet agar setiap komputer saling

terhubung dan melakukan kegiatan-kegiatan tersebut.

Beberapa kegiatan yang dilakukan oleh UNJA untuk menyediakan layanan jaringan

Intranet dan Internet yang cepat dan handal adalah:

Revitalisasi Jaringan Utama (metronet)

Revitalisasi Jaringan Local Area Network (LAN)

Revitalisasi Jaringan Nirkabel (Wireless)

Monitoring Jaringan

b) Pemindahan Data Center (2016-2017)

Data center adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk penyimpanan data secara

digital.

Keberadaan data center sangat diperlukan untuk penyimpanan data-data penting

secara terpusat yang dapat diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam satu minggu.

Keberadaan data center akan sangat besar manfaatnya manakala ada hal tak

terduga yang melanda sebuah kampus. Misalnya saja terjadi bencana alam yang

merusak kampus sehingga menyebabkan semua arsip data kampus musnah.

Dengan adanya data center, maka semuanya dapat diatasi karena data kampus

tetap utuh di lokasi data center. Datacenter Universitas Jambi saat ini sudah

ditempatkan pada TELKOMSIGMA dengan klasifikasi Tier 3. Spesifikasi detailnya

adalah: Harddisk SSD 4 tera, Memory 75 GB, dan Processor 29 core.

c) Pengadaan Komputer (2013-2023) untuk Lab Komputer

Adanya unit komputer sangat membantu sekali dalam kegiatan perkuliahan,

terutama untuk mata kuliah yang menggunakan aplikasi komputer. Di UNJA sudah

ada ruang Laboratorium Komputer (Labkom) yang dapat digunakan sebagai ruang

mata kuliah atau digunakan oleh mahasiswa yang memang membutuhkan komputer

untuk mendukung kegiatan belajar mereka. Akan tetapi hal itu dirasa kurang

mencukupi, sehingga rencananya di setiap kelas akan diadakan sebuah unit

komputer yang dapat digunakan oleh dosen dan mahasiswa sewaktu-waktu tanpa

harus menggunakan ruang Labkom.

d) Pengadaan Lab Multimedia (2016 – 2018)

Lab multimedia beserta sarana dan prarananya sangat diperlukan untuk pembuatan

media audio, video, dan visual yang dibutuhkan untuk promosi Universitas Jambi

maupun untuk keperluan pembelajaran.

e) Pengadaan Peralatan Multimedia untuk Kehumasan (2016-2018)

Peralatan yang dibutuhkan oleh humas meliputi komputer, printer dengan spesifikasi

untuk percetakan, recorder, kamera dan video untuk liputan acara, drone. Kesemua

peralatan ini dibutuhkan untuk menampilan informasi yang menarik pada website

Universitas Jambi www.unja.ac.id

2. Pengembangan Perangkat Lunak (Software)

a) Pembangunan Sistem Informasi (2016-2020)

Sistem informasi yang dibangun untuk menciptakan lingkungan kerja yang

terintegrasi dan berbasis teknologi adalah sebagai berikut:

BAGIAN AKADEMIK

Sistem Informasi Akademik

Sistem e-learning

Open online course

System informasi perpustakaan

System informasi tugas akhir

BAGIAN PUBLIKASI

Jurnal online

Pengelolaan konferensi

Pengelolaan repository Universitas Jambi

BAGIAN PENELITIAN DAN PENGABDIAN

System informasi penelitian dan pengabdian

Pengelolaan angket online

BAGIAN KEPEGAWAIAN

Desktop presensi

Mobile presensi

System informasi sumber daya terpadu

System informasi tenaga kependidikan

Paperless office

BAGIAN KEMAHASISWAAN

Sistem Informasi Jejak Alumni

System informasi kemahasiswaan

System informasi penerimaan mahasiswa baru jalur vokasi

BAGIAN KEUANGAN

Sistem Informasi Keuangan (e-payment)

System informasi monitoring serapan anggaran

Sistem informasi remunerasi

BAGIAN HUMAS

System informasi kehumasan

Universitas Jambi dalam angka

System short message service (SMS)

System informasi untuk borang akreditasi

Decision Support System (DSS)

Sistem informasi pengelolaan aset

Sistem informasi peta (maps) Universitas Jambi

Sistem informasi pengelolaan laboratorium

Sistem informasi legal drafting

b) Revitalisasi Website Universitas Jambi, Fakultas dan Unit Kerja (2013-2023)

Website utama milik UNJA dapat diakses melalui alamat www.unja.ac.id/ .

Revitalisasi website tersebut merupakan hal yang diperlukan agar para pengunjung

mendapatkan kenyamanan ketika membuka website. Beberapa langkah revitalisasi

website utama kampus UNJA adalah:

Memperkaya konten website minimal 1 artikel dalam sehari.

Memperbarui tampilan website secara berkala

Meningkatkan responsibilitas tampilan website

Beberapa fakultas sudah memiliki website tersendiri akan tetapi masih terkendala

dalam pengisian konten yang teratur.

Selain revitalisasi website utama, fakultas, dan unit kerja pendukung, beberapa

kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mendukung hal tersebut adalah sebagai

berikut:

Fitur email dengan domain @unja.ac.id untuk civitas akademik

Fitur Helpdesk

Kerja sama dengan vendor Google, Microsoft, Cisco

Manfaat dari rencana strategis jangka panjang ini adalah:

Mendukung terwujudnya visi dan misi Universitas Jambi

Sebagai pedoman dalam pembuatan program kerja di LPTIK Universitas Jambi

3. Pemanfaatan Sistem Informasi

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk efisiensi manajemen keuangan,

sumber daya manusia, sarana dan prasarana dan sistem informasi. Kebijakan ini

difokuskan pada terciptanya pangkalan data (database) yang akurat, tepat waktu dan

dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya yang terintegrasi dan tidak terpisahkan

satu dengan yang lainnya. Kegiatan yang dilakukan adalah:

a) Integrasi semua aplikasi dengan SSO pada satu portal (2018-2020)

Membangun suatu sistem manajemen informasi yang mengintegrasikan semua

aplikasi untuk menambah kecepatan akses dan mengurangi human error dan

efisiensi pencatatan.

b) Sosialisasi dan Workshop (2017 -2023)

Untuk setiap aplikasi yang dikembangkan oleh LPTIK, maka perlu dilakukan

sosialisasi dan workshop. Sosialisasi dilakukan untuk para pimpiinan dan workshop

ditujukan untuk para operator. Kegiatan diberlakukan kepada setiap Aplikasi yang

dihasilkan guna mensukseskan penggunaan aplikasi tersebut di Universitas Jambi.

c) Pengembangan Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (Decision Support System

– DSS) (2018 – 2020)

Decision Support Systems atau DSS adalah suatu bentuk dari pemanfaatan sistem

informasi manajemen yang secara khusus dibuat untuk mendukung perencana dan

stakeholders dalam pengambilan keputusan. DSS dapat mencerminkan berbagai

konsep dari pengambilan keputusan dan kondisi yang berbeda-beda di mana proses

pengambilan keputusan ditingkatkan dengan dialog interaktif antara DSS dengan

pengguna.

d) Sertifikasi ISO 27001 dan Hak Cipta (2018-2019)

Untuk mendapatkan kepercayaan dari pelanggan dan manfaat maka LPTIK manargetkan

sertifikasi ISO27001 pada tahun 2019. Selain itu untuk melindungi kekayaan intelektual

maka semua aplikasi produk LPTIK didaftarkan ke Direktorat Jenderal Kekayaaan

Intelektual.

4. Unit pengelola tingkat institusi

a) Pengembangan Unit Pengelola TIK (2013-2020)

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan yang telah direncanakan maka dibentuklah

struktur organisasi dan tata kelola TIK di Universitas Jambi yang sudah berjalan

seperti gambar berikut:

STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN

KOMUNIKASI (LPTIK)

Untuk meningkat layanan TIK kepada seluruh fakultas, maka dibentuk divisi TIK yang

merupakan perpanjangan tangan wakil dekan bidang akemik dan sistem informasi.

Pada setiap unit kerja fakultas disediakan minimal 2 tenaga TI yang tugasnya adalah

1) Memelihara jaringan dan peralatan komputer, 2) mengembangkan website

fakultas dan program studi baik dari sisi tampilan maupun konten. Contoh di FKIP

terdapat sebuah devisi dengan nama Devisi Data dan Sistem Informasi (D2SI) yang

sudah berjalan dengan baik semenjak tahun 2014.

Tugas pokok pengelola sistem informasi di LPTIK Universitas Jambi dapat ditemukan

pada link http://lptik.unja.ac.id/profil/bidangkerja/ dan personil yang ditugaskan untuk

menjalankan organisasi LPTIK di Universitas Jambi dapat dilihat pada

http://lptik.unja.ac.id/stafflptik/ Daftar petugas TI di setiap Unit kerja dapat lihat pada

http://lptik.unja.ac.id/kontaktenagait/

5. Sistem Aliran Data dan Otorisasi Akses Data

Sistem aliran data dan otorisasi data yang sedang dikembangkan di Universitas Jambi

adalah seperti pada diagram berikut:

Gambar 6.3.8.1 : Aliran data pada Sistem Informasi Universitas Jambi

Untuk mengakses data dan sistem informasi di Universitas Jambi, maka harus dimulai

dari portal https://gerbang.unja.ac.id. User selanjutnya dapat menginputkan SSO untuk

mengangses aplikasi yang ada di Universitas Jambi sesuai dengan otoritas yang

melekat pada setiap akun.

6. Disaster Recovery System

Tujuan sistem disaster recovery yang digunakan dan dikembangkan di Universitas Jambi

adalah untuk melindungi dan menjaga sumber daya TIK dan menjamin keberlanjutan

layanan sistem informasi. Disaster Recovery adalah tahapan-tahapan aktivitas yang akan

dilakukan untuk melindungi sistem (proses bisnis) apabila terjadi bencana yang dapat

menimbulkan kerusakan pada sistem tersebut mulai dari pencegahan, kesiapsiagaan,

tanggapan terhadap bencana hingga pemulihan pasca terjadinya bencana.

Semenjak tahun 2017 datacenter Universitas Jambi telah ditempatkan pada TELKOM

SIGMA. Salah satu produk TELKOM SIGMA adalah menyediakan datacenter berbasis

cloud. Server cloud Universitas Jambi yang berisikan aplikasi-aplikasi serta basis data

berlokasi pada Telkom Sigma BSD Tangerang, dan backup layanan Telkom Cloud yang

dimiliki Universitas Jambi posisinya juga ada di Telkom Sigma BSD Tangerang.

Sementara itu posisi server untuk DRC (Disaster Recovery) berada Telkom Sigma Sentul. Sever backup juga ditempatkan di LPTIK (Lembaga Pengembangan Teknologi

Informasi dan Komunikasi) kampus Mendalo.

Data yang diperoleh dari berbagai aplikasi disimpan pada Server Cloud Universitas Jambi

di Telkom Sigma Tangerang. Data dan aplikasi juga disimpan sebagai backup yang

berfungsi sebagai DRC. Backup data juga disimpan di LPTIK Universitas Jambi sebagai

DRC. DRC Universitas Jambi digambarkan sebagai berikut:

Diagram Disaster Recovery Universitas Jambi