Jun io de l 2020

Los eventos de Reed Exhibitions en la nueva normalidadMarco para establecer un robusto programa de medidas que salvaguarden la salud y seguridad de todos nuestros asistentes

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PREFACIO

Durante las últimas dos décadas, nuestra industria ha respondido y se ha recuperado de desafíos aislados y emergencias nacionales como el 9/11, el brote del SARS en 2002, y la erupción del volcán islandés en 2010.

Sin embargo, la pandemia del COVID-19 cambiará la industria de exposiciones a nivel mundial más allá de lo que conocemos, agregando nuevas dimensiones a los eventos que organizamos y exigiendo una respuesta aún más integral.

En estos tiempos difíciles e inciertos, la salud y seguridad de nuestros colegas, expositores, visitantes y seguidores es de suma importancia para Reed Exhibitions.. Creemos que la próxima vez que nos reunamos en eventos organizados por la industria, tendremos un programa coherente y seguro de medidas mejoradas, que proporcionará la confianza de que, para nuestros shows, la salud y la seguridad son la prioridad número uno.

Las exposiciones están, como sabemos, muy lejos de ser eventos de “reuniones masivas”. Son mercados bien estructurados para realizar negocios donde se afectan las condiciones, los entornos y las situaciones. Lo mismo se dice para eventos “business to consumer” (B2C) pero, si bien habrá ciertas diferencias que gestionar, también somos capaces de modificar el espacio de exhibición.

Con eso en mente, Reed Exhibitions ha desarrollado un conjunto formal de protocolos optimizados de salud y seguridad, en colaboración con equipos de trabajo de la industria, para nuestros futuros eventos. Éstas son las precauciones y medidas preventivas para los eventos organizados por la industria que surgirán a raíz de la crisis del COVID-19 y el enfoque de nuestro “Plan de 5 Puntos”:

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• Colaboración y compromiso

• Gestión de riesgos

• Planificación (temprana)

• Comunicaciones

• Medidas cautelares, controles y contramedidas

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Este Plan de 5 Puntos se ha desarrollado en base a la dirección y orientación de las autoridades pertinentes de todo el mundo (incluida la OMS), el asesoramiento científico y las mejores y buenas prácticas de la industria emergente.

En muchos casos, podemos esperar que los estándares sean impuestos por las autoridades competentes. En ese sentido, estamos planificando con anticipación en base a lo que sabemos ahora, pero nuestro objetivo es mejorar esos estándares donde creemos que es necesario y pertinente hacerlo para salvaguardar la salud y la seguridad de todos los que asisten a nuestros eventos, sin importar la capacidad.

Nuestro principio rector es sumar “qué” y “cómo” tanto nosotros como nuestros socios podemos adaptarnos y hacer cosas (que ya hacemos en su mayoría) para gestionar el riesgo del COVID-19 en una situación que cambia / evoluciona rápidamente. Por ejemplo, ya planificamos para emergencias, regulamos accesos, planeamos el espacio, brindamos asistencia médica, etc. Nuestro Plan de 5 Puntos se centra en desarrollar estas habilidades y experiencias para llegar a soluciones personalizadas y adaptables para cada uno de nuestros eventos en la nueva normalidad.

Estamos trabajando a nivel mundial con autoridades relevantes, eminencias en el tema, asociaciones y socios para llegar a un acuerdo colectivo sobre el conjunto básico de medidas de salud y seguridad que Reed Exhibitions adoptará e implementará. Nuestro Plan de 5 Puntos ofrece una comprensión rigurosa, clara y coherente de las prácticas compartidas que se siguen en nuestro negocio global de exposiciones y eventos.

Al planificar y responder de esta manera, estamos señalando cuán seriamente tomamos el COVID-19 y los riesgos para la salud que representa. Nuestra respuesta demuestra nuestro compromiso con la protección de la salud de nuestros empleados y asistentes, ahora y en el futuro, sea lo que sea lo que esa nueva normalidad pueda tener reservado para la industria global de exhibiciones (incluidos nosotros mismos).

Nuestro Plan de 5 Puntos asume un enfoque gradual para reabrir las exposiciones y eventos organizados, y se adaptará a medida que se desarrolle la crisis del COVID-19. El plan no solo responde directamente a la amenaza que enfrentamos hoy, sino que nos prepara mejor para responder a riesgos similares que se presenten en el futuro.

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PLAN DE 5 PUNTOS

La colaboración con autoridades relevantes, eminencias en la materia provenientes de múltiples disciplinas, asociaciones internacionales, socios, etc. es un componente crítico de nuestro enfoque.

Por supuesto, esta colaboración y compromiso diferirá de un país a otro, pero nuestros líderes en cada Unidad de Negocio están participando en los esfuerzos de cabildeo en toda la industria. Este compromiso nos ayudará a garantizar que las legislaturas locales y nacionales estén listas para considerar medidas de recuperación que incluyan disposiciones para ayudar a la industria de la organización de eventos a volver a trabajar lo más rápido posible.

En los Estados Unidos, contamos con el apoyo del National Centre for Disaster Preparedness del Columbia University’s Earth Institute. Están trabajando con nosotros para comprender mejor los riesgos del COVID-19 en el entorno de la organización de exposiciones comerciales; asesorandonos sobre nuestras medidas de control del ‘formato del show’, ‘higiene’ y ‘atención médica’, adecuadas para su propósito; y proporcionando vigilancia global de salud pública en todos los países en los que operamos.

1 COLABORACIÓN Y COMPROMISO

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Es vital que comprendamos, respondamos y gestionemos los riesgos asociados con COVID-19.

Nuestro Plan de 5 Puntos depende de nuestro enfoque basado en el riesgo para nuestra planificación y comunicación, así como de nuestras medidas precautorias y preventivas.

2 GESTIÓN DE RIESGOS

Trabajando en estrecha colaboración con socios estratégicos, nuestro personal de operaciones y equipos de los eventos llevarán a cabo evaluaciones dinámicas de riesgos durante todo el período previo a un show, para garantizar que nuestras medidas precautorias y preventivas cumplan con todas las expectativas, sean proporcionales a los riesgos del COVID-19 y permanezcan adecuadas para el propósito.

Nuestro objetivo es reconocer y gestionar esos riesgos entre los asistentes, desde el lugar donde se realiza la exposición y/o desde cualquier actividad realizada durante el transcurso del evento.

Con eso en mente, hemos adoptado un enfoque escalonado para la gestión de riesgos, que incluye:

� Vigilancia de la salud pública nacional e internacional: comprender dónde se encuentra un país en curva COVID-19 (tanto en términos de asistentes nacionales como internacionales), así como las restricciones y controles impuestos por el gobierno, las capacidades locales de atención médica, etc.

� Evaluaciones de riesgo específicas del evento: se centran en los peligros relacionados con el lugar, el perfil de los asistentes, la gestión de multitudes y la dinámica, niveles de contacto de persona a persona (probablemente), etc.

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Estamos planeando en colaboración con los dueños de los recintos, aliados y autoridades relevantes, la entrega de pisos de exhibición y experiencias seguras a nuestros asistentes; manteniéndonos alerta a los riesgos del COVID-19 que podemos enfrentar en cualquier momento. Esta planeación, nos da la flexibilidad de aumentar o disminuir nuestra respuesta conforme lo dicten las circunstancias locales.

3 PLANEACIÓN

Nuestros planes de tratamiento del COVID-19 se enfocan en:

� Conocimiento de la situación, evidencia empírica y pensamiento actualizado

� Nuestros propios roles y responsabilidades, así como los de nuestros aliados

� Evaluación continua de la preparación previa a las fechas del evento

� Acciones implementadas, además de esfuerzos adicionales e inversión requerida, para satisfacer las expectativas y manejar los eventos bajo el COVID-19

� Medidas preventivas iniciales y graduales

� El rol que los asistentes pueden tomar en apoyo a nuestras medidas de seguridad

� Retos predecibles y limitaciones físicas

De ser necesario, extenderemos nuestros tiempos iniciales para permitirnos asegurar que los controles y medidas están en orden, revisados y probados con todos los involucrados.Requeriremos que la planeación de cada evento esté formalmente firmada y aprobada por nuestro equipo Corporativo de Riesgo y Cumplimiento previo al evento programado; sin dicha firma, el evento no se llevará acabo.

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La comunicación es clave para construir la confianza de todas las partes interesadas y de los asistentes. Nuestro Plan de 5 Puntos será comunicado por cada evento a través de todos los canales, plataformas, incluyendo mailing personalizado, posters, pop-up banners, flyers, folletos, anuncios en sitio web, anuncios en redes sociales y comunicados de prensa.

Los equipos de cada evento se comunicarán claramente con los clientes, visitantes y otros involucrados previo a la apertura del evento.

COMUNICACIONES

La comunicación y mensajes pre-show incluyen:

� Confirmación de las fechas de los eventos

� Notificación de todas las medidas implementadas / esperadas

� Registro sin contacto

� Políticas de admisión incluyendo avisos a grupos vulnerables, personas sintomáticas, etc.

� Sugerencias y avisos de la OMS para viajes domésticos en conjunto con restricciones /condiciones dentro de los países, consejos y orientación

� Precauciones / condiciones en el lugar incluyendo seguimiento al contacto y detección térmica

� Capacitación del staff en sitio

Comunicación dentro del evento y mensajes que abarcan la señalización, incluyendo:

� Recordatorios de las medidas y comportamientos de sana distancia

� Recordatorios sobre higiene personal, dónde encontrar una estación de sanitización, etc.

� Posibles síntomas del COVID-19

� Aviso de la disponibilidad y uso de cubrebocas, guantes, etc.

� Acceso a soporte médico

� Actualizaciones sobre las horas de apertura y cierre, transporte local, etc. entregadas a través de sistemas públicos

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Nuestros controles de seguridad y medidas contra el COVID-19 ofrecen -en tanto sean razonablemente prácticas y en línea con todas las directrices- un piso de exhibición y una experiencia segura para el visitante. Cubren un rango de oportunidades, actividades y tecnologías y reflejan el hecho de que los eventos y exposiciones que están organizadas, están lejos de ser “eventos masivos”. Son espacios ordenados para conducir negocios y comercio en un piso de exhibición en donde somos capaces de influir en las condiciones de manera confiable.

Con nuestro principio fundamental de sumar en mente, nuestras medidas de control refuerzan lo que actualmente hacemos bien y, al mismo tiempo, incluyen medidas de sentido común y proporcionadas con la intención de combatir los riesgos del COVID-19.

Esas medidas de prevención y protección que tenemos a nuestra disposición toman en cuenta las directrices y regulaciones de las autoridades globales, federales, municipales y locales, algunas de las cuales son complejas y están en continua evolución. Implementaremos estas medidas para:

Continuaremos buscando e invirtiendo en soluciones técnicas e innovadoras para combatir y manejar los efectos disruptivos del COVID-19.

� Manejar los riesgos de seguridad y salud de nuestros asistentes

� Construir confianza y calmar ansiedades y preocupaciones

� Mantener la experiencia del asistente

� Responder a retos emergentes

� Cumplir nuestros deberes legales y morales

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5 CONTROLES DE SEGURIDAD & MEDIDASPREVENTIVAS

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Apuntando a estos estrictos controles sobre el acceso, usaremos una combinación de medidas para preservar la sana distancia, que pueden incluir:

� Extender las fechas de los eventos (en todas sus etapas)

� Incrementar los floor graphics en general durante los eventos

� Incrementar los floor graphics en los stands y/o disminuir densidades

� Insistir en el pre-registro

� Ampliar el horario de apertura y escalonar los horarios de acceso y salida

Desplegando medidas que incluyen:

� Introducir barreras de espacio

� Mejora la gestión y administración del piso controlando el flujo de visitantes en el recinto

� Promover asignación de lugares sentados antes que de pie y eliminar / reducir aquellas áreas donde los asistentes se congregan en masa

� Manejo de un solo sentido de afluencia y floor graphics en el piso para señalar la sana distancia

CONTROL DEL PISO DE EXHIBICIÓNEstas son las medidas con las cuales controlaremos el piso de exhibición.

Primero, y más importante, estaremos siguiendo las directrices de las autoridades relevantes respecto a la sana distancia, controlando el acceso, convocando a reuniones e influyendo en el comportamiento de los asistentes.

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MEJORES CONTROLES DE HIGIENE

Implementaremos rigurosos controles de higiene específicamente diseñados para prevenir la transmisión de persona a persona o por contacto con superficies contaminadas. Cada evento adaptará sus controles de higiene de acuerdo a sus propias circunstancias y a las expectativas de sus asistentes.

Higiene personal

� Incentivar que los asistentes hagan fácilmente uso de las estaciones de sanitización a su alcance

� Pagos sin contacto físico

� Imponer políticas firmes de “no saludo de manos” etc.

� Incrementar las áreas de bienestar

Limpieza y desinfección

� Reforzar los regímenes de limpieza y desinfección dentro y fuera de horario del evento -incluida la “limpieza profunda”-, poniendo especial atención en las superficies de alto contacto en línea con los estándares locales y nacionales

� Modificar horarios de apertura cuando sea necesario para permitir limpieza y desinfección a fondo

Higiene de alimentos

� Prohibir (temporalmente) las muestras de alimentos y bebidas, en línea con las recomendaciones locales

� Redoblar las inspecciones de higiene durante el período del evento

Nuestros reforzados estándares y controles de higiene se alinearán a las condiciones establecidas por las autoridades relevantes y probablemente incluyan:

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CONTROLES MÉDICOS PROACTIVOS

Estaremos atentos a las autoridades locales relevantes y a la asesoría de expertos para guiarnos en el uso y despliegue de medidas destinadas a ayudar a proteger del riesgo del COVID-19, que incluirán controles relativamente simples como:

A través de controles más complejos que podrían incluirse en caso de ser requeridos / solicitados:

� Políticas alrededor de la disponibilidad, uso y eliminación de Equipo de Protección Personal incluyendo, cubrebocas, guantes desechables, etc.

� Asegurar que la data del registro puede apoyar con las solicitudes de seguimiento de contactos

� Reforzar el apoyo médico para asegurar que podemos responder a un posible caso de COVID-19, incluyendo áreas específicas de aislamiento y capacitando al staff y a los asistentes acerca de los síntomas y vigilancia del COVID-19

� Caretas para staff, expositores y vendedores

� Revisión térmica de asistentes (o grupos de) al ingreso, de acuerdo con los lineamientos de seguridad y registro existentes

� Pruebas para detectar inmunidad o infección por COVID-19 (siempre y cuando existan kits disponibles)

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La salud y la seguridad están en primer plano en toda nuestra planificación. Responder eficazmente al COVID-19 es una responsabilidad compartida. Nuestras pautas reflejan el papel esencial que debe desempeñar la industria de exposiciones y eventos para ayudar a proteger la salud y la seguridad de nuestros clientes y colaboradores.

Pero ninguna industria puede superar este desafío sola. Nuestro personal, asistentes, proveedores, recintos y socios también tienen una responsabilidad. Deben adoptar nuevas prácticas y seguir medidas basadas en la ciencia, no solo para proteger su salud y la salud de su familia, sino también para salvaguardar la salud de los demás.

Al trabajar juntos, podemos superar este desafío, comenzar a reabrir nuestras economías y hacer que las empresas vuelvan a crecer.

Gracias.

Si desea comentar alguno de los elementos descritos en este marco o requiere mayor información, favor de contactar:

Javier Garcia, Show Director, Expo Nacional Ferretera

+52 (55) 8852 6195 jgarcia@reedexpo.com

UNA RESPONSABILIDAD COMPARTIDA