LOS ARCHIVOS PARA EL EJERCICIO DE LA JUSTICIA

Esp. Karina LogroñoSubdirectora Nacional de Archivo y Gestión Documental

Secretaría General

LOS ARCHIVOS PARA EL EJERCICIO DE LA JUSTICIA

Se basa en la información proporcionada por los ciudadanos,esto se traduce en documentos presentados al sistema judicial.• Causa: Todo asunto entre partes que se sigue y ventila

contradictoriamente ante un tribunal, en la forma establecidapor las leyes hasta su resolución definitiva.

• Expediente: Conjunto de papeles, documentos y otraspruebas o antecedentes, que pertenecen a un asunto onegocio, relacionado con oficinas públicas o privadas.

Fuente: Diccionario Jurídico Guillermo Cabanellas

LOS ARCHIVOS PARA EL EJERCICIO DE LA JUSTICIA

“ El proceso de transformación de la justicia no es una tareasencilla, es realmente un compromiso con la verdad y concebirlarealmente como una práctica diaria. Es tener presente que no seresuelve el destino de expedientes, sino de seres humanos quebuscan el respeto de sus derechos, de su dignidad humana.”

Dr. Gustavo Jalkh RöbenPresidente del Consejo de la Judicatura

CONSTITUCIÓN DEL ECUADOR

Art. 11.- El ejercicio de los derechos se regirá por los siguientes principios:“(...) 9. El más alto deber del Estado consiste en respetar y hacer respetar los derechosgarantizados en la Constitución.

El Estado, sus delegatarios, concesionarios y toda persona que actúe en ejercicio de unapotestad pública, estarán obligados a reparar las violaciones a los derechos de losparticulares por la falta o deficiencia en la prestación de los servicios públicos, o por lasacciones u omisiones de sus funcionarias y funcionarios, y empleadas y empleadospúblicos en el desempeño de sus cargos.

El Estado ejercerá de forma inmediata el derecho de repetición en contra de las personasresponsables del daño producido, sin perjuicio de las responsabilidades civiles, penales yadministrativas.

El Estado será responsable por detención arbitraria, error judicial, retardo injustificado oinadecuada administración de justicia, violación del derecho a la tutela judicial efectiva, ypor las violaciones de los principios y reglas del debido proceso(...).

Así se custodiaban los expedientes judiciales

Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General

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Archivos judiciales mayo 2013 – Fuente: Secretaría General

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Archivos judiciales junio 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales julio 2013 – Fuente: Secretaría General

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Archivos judiciales junio 2014 – Fuente: Secretaría General

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Archivos judiciales marzo 2015 – Fuente: Secretaría General

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ANTES DE LA INTERVENCIÓN

Archivos judiciales marzo 2015 – Fuente: Secretaría General

Archivos judiciales marzo 2015 – Fuente: Secretaría General

ANTES DE LA INTERVENCIÓN

Archivos judiciales octubre 2014 – Fuente: Secretaría General

Art. 100.- DEBERES.- Son deberes de las servidoras y servidores de la Función Judicial,según corresponda al puesto que desempeñen, los siguientes:1. Cumplir, hacer cumplir y aplicar, dentro del ámbito de sus funciones, laConstitución, los instrumentos internacionales de derechos humanos, las leyes yreglamentos generales; el Estatuto Orgánico Administrativo de la Función Judicial, losreglamentos, manuales, instructivos y resoluciones del Pleno del Consejo de laJudicatura y de sus superiores jerárquicos;

2. Ejecutar personalmente las funciones de su puesto con honestidad, diligencia,celeridad, eficiencia, lealtad e imparcialidad;

(...)7. Responder y rendir cuentas por el cuidado y conservación de los documentos,útiles, equipos, muebles y demás bienes confiados a su cuidado, administración, outilización;

CODIGO ORGÁNICO DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

Art. 22.- Deberes de las o los servidores públicos.- Son deberes de las y los servidores públicos:a) Respetar, cumplir y hacer cumplir la Constitución de la República, leyes, reglamentos y másdisposiciones expedidas de acuerdo con la Ley;

b) Cumplir personalmente con las obligaciones de su puesto, con solicitud, eficiencia, calidez,solidaridad y en función del bien colectivo, con la diligencia que emplean generalmente en laadministración de sus propias actividades;

e) Velar por la economía y recursos del Estado y por la conservación de los documentos, útiles,equipos, muebles y bienes en general confiados a su guarda, administración o utilización deconformidad con la ley y las normas secundarias;

h) Ejercer sus funciones con lealtad institucional, rectitud y buena fe. Sus actos deberán ajustarsea los objetivos propios de la institución en la que se desempeñe y administrar los recursospúblicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendocuentas de su gestión;

LEY ORGÁNICA DE SERVICIO PÚBLICO, LOSEP

Art. 24.- Prohibiciones a las servidoras y los servidores públicos.- Prohíbase a las servidoras y los servidores públicos lo siguiente:

k) Solicitar, aceptar o recibir, de cualquier manera, dádivas, recompensas, regalos ocontribuciones en especies, bienes o dinero, privilegios y ventajas en razón de susfunciones, para sí, sus superiores o de sus subalternos; sin perjuicio de que estos actosconstituyan delitos tales como: peculado, cohecho, concusión, extorsión oenriquecimiento ilícito;

LEY ORGÁNICA DE SERVICIO PÚBLICO, LOSEP

Art. 229.- Revelación ilegal de base de datos.- La persona que, en provecho propio o de untercero, revele información registrada, contenida en ficheros, archivos, bases de datos o mediossemejantes, a través o dirigidas a un sistema electrónico, informático, telemático o detelecomunicaciones; materializando voluntaria e intencionalmente la violación del secreto, laintimidad y la privacidad de las personas, será sancionada con pena privativa de libertad de uno atres años.

Si esta conducta se comete por una o un servidor público, empleadas o empleados bancariosinternos o de instituciones de la economía popular y solidaria que realicen intermediaciónfinanciera o contratistas, será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años.

Art. 347.- Destrucción de registros.- La persona que destruya de cualquier modo, registrosauténticos o instrumentos originales de autoridad pública o procesos judiciales, será sancionadacon pena privativa de libertad de siete a diez años.

CODIGO ORGANICO INTEGRAL PENAL, COIP

LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Art. 10.- Custodia de la Información.- Es responsabilidad de las instituciones públicas,personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en el artículo 1 de lapresente Ley, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que elderecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso sejustificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información ydocumentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la informaciónpública, peor aún su destrucción.

Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, seránpersonalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a laque pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles,administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones,en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación einformación pública. Los documentos originales deberán permanecer en lasdependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivosgenerales o Archivo Nacional.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS

1. Acopio de documentos 2. Recepción de transferencias

3. Clasiicación 4. Distribución y organización de espacios físicos.

El proceso se lo realiza con el apoyo delas FF.AA. y Policía Nacional

3. Clasificación

PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS

7. Digitalización de documentos

5. Codificación y rotulación

8.Capacitación

6. Ubicación topográfica de documentos y elaboración de inventarios

INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS

La intervención archivística es un proceso técnico que permite centralizar yorganizar los expedientes judiciales, con el objeto de agilitar los procesos que sellevan a cabo en los archivos, y de esta manera brindar un servicio mas eficiente,eficaz y oportuno.

398Intervencionesarchivísticas en

24 provincias

Se intervino:

5´936.889De causas

a nivel nacionalequivalentes a

317´287.430fojas

Esto representa el

91 %del total de judicaturas a

nivel que son actualmente

463

Las 24 provincias,ya cuentan

con judicaturas queaplican el nuevo

sistema archivístico

18

INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS

2014Se realizó

62 Intervencionesarchivísticas con

apoyo de secretarias provinciales

63,42 %del total de carga procesal nacional

2015Se intervino

304intervenciones

archivísticas a nivel nacional en 24

provincias

80 %del total de carga procesal nacional

2016Se intervino

32 intervenciones91 %

del total de carga procesal nacional

CAPACITACIÓN DEL MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO

La capacitación es un proceso de formación continua y permanente que utiliza procedimientossistemáticos de un asunto específico, en este caso el protocolo genérico del manejo documental yarchivístico, con el objetivo de adquirir conocimientos y habilidades técnicas necesarias para unacorrecta administración documental, dentro de las unidades judiciales.

2013

2014

2015 Se realizó capacitaciones virtuales en coordinación con laEscuela de la Función Judicial al 100% de servidores.

Se capacitó a 120 servidores judiciales en la provincia dePichincha.

Se capacitó a 3.915 servidores judiciales en 23 provincias,equivalente al 44.35% de un total de 8.827 servidores.

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NÚMERO DE ARCHIVOS QUE UTILIZAN EL PROTOCOLO A NIVEL NACIONAL

Las acciones tomadas para cumplir con el objetivo estratégico 3: “Impulsar la mejora permanente y modernización de los servicios” son:

Intervenciones archivísticas:

Capacitación sobre el protocolo de manejo documental y archivístico: se realiza constantemente

Con el trabajo realizado se ha obtenido:

398Archivos jurisdiccionales que

implementaron el protocolo de manejo documental, después

de las intervenciones

• Estanterías• Cajas de conservación • Talento Humano• Levantamiento de inventarios

Visitas técnicas: Identificación de necesidades

CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

Visitas técnicasa nivel nacional

Intervenciones archivísticas

Estandarización de los procesos con el “Protocolo

genérico de manejo documental y archivístico en

unidades judiciales”

Descongestionó la acumulación

de causas pasivasen los archivos

activos jurisdiccionales

ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva de una manera técnica y sistematizada, todoslos documentos calificados por la “Comisión Valoradora de Documentos” para su conservaciónpermanente, constituyen el patrimonio histórico judicial, con el fin de promover la memoria colectivajurisdiccional y estar disponibles para la investigación, la ciencia y la cultura.Se transferirá desde el archivo pasivo provincial hasta el Archivo General de la Función Judicial, ladocumentación que deba conservarse permanentemente.

ARCHIVO ACTIVO JUDICIAL

Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva toda la documentación generada en unajudicatura, de una manera técnica y sistematizada, mediante normas y procedimientos que permitenadministrar las causas activas.

Volumen documental del archivo General de la Función Judicial

Expedientes Fojas

Cajas de conservación

R3 reformadas

Estanterías

Área de custodia de expedientes

1.531.175 127.770.390 45.527 2.3135.000 m² (3.992

+440)

2015

2.787requerimientos

2014

REGISTRO DE SERVICIOS A LOS USUARIOS EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

RED DE ARCHIVOS

ARCHIVO GENERALDEL CONSEJO DE LA

JUDICATURA

ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

PUNTOS DE BÚSQUEDA

UNIDADES JUDICIALES TRIBUNALES

CORTES PROVINCIALES

Wilson y Reina Victoria

ARCHIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

DE PICHINCHA

Lizardo García y 6 de Diciembre

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Archivo General de la Función JudicialAhora: Unidades judiciales intervenidas