WORKING INSTRUCTIONS FOR

DEPARTMENTS

July 7th, 2012-Danny Diep To

QUI ĐỊNH CHI TIẾT HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

THỰC TẾ CỦA CÁC BỘ PHẬN

Tô Diệp, diepto.pro@gmail.com

Every staff has to strictly follow up this Working Instruction to ensure that no mistake will be given to the concerning parties: carrier; partner; customer… If any its step skipped will be the reason to apply discipline for your negligent, omissive and/or wilful actions. In case of doubt, please contact your Manager for immediate further instruction.

Mỗi nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt Hướng dẫn công việc này để đảm bảo không có lỗi nào sẽ được tạo ra cho các bên liên quan: người vận chuyển; đối tác; khách hàng.. Nếu bất cứ bước nào đó bị bỏ qua sẽ là lý do để áp dụng kỷ luật đối với các hành động cẩu thả, bỏ sót và / hoặc cố ý của bạn. Trong trường hợp nghi ngờ, xin vui lòng liên hệ với quản lý của bạn để được hướng dẫn thêm ngay lập tức.

I. AIR FREIGHT DEPT. 1. Air Export. -Obtain the shipping details or Detailed Packing List from Shipper. -Contact or negotiate with Airlines staff to get the best rate & transit time. (If required). -Send mail to Shipper a SLI (Shipper’s Letter of Instruction). -Fulfil all cargo details into Shipper’s Letter of Instruction and send it to Airlines for confirmation of air space. Get the labels from Airlines. -Notify Shipper the information including: Flight detail; Time to bring cargo to the Cargo Terminal. Request them to inform us: Person to contact at Airport; How to identify & communicate with him and truck no. -Write down the details on the label of Airlines & FORWARDER. Prepare other special handling label such as: Fragile; Stacking limit; Perishable; Dangerous goods… -Fulfil the details into Weighing Note issued by TCS. -Liaise Shipper at the Cargo Terminal. -Guide Shipper to contact Customs Formality Team or Customs Inspection Team to inspect cargo.

I.- AIR FREIGHT DEPT 1. Air Xuất : - Lấy thông tin từ người gửi hàng. - Liên hệ với Airlines để có được giá tốt nhất. (Nếu được yêu cầu) - Mail cho người gửi hàng tờ Shipper’s Letter of Instruction (mẫu này do Forwarder phát hành). - Làm 1 tờ Shipper’s Letter of Instruction khác (mẫu này do Airlines phát hành) gửi cho Airlines. Lấy các nhãn của Airlines để chuẩn bị viết. - Thông báo với người gửi hàng về chi tiết chuyến bay, thời gian đem hàng ra TCS (Trạm Hàng hóa Quốc tế sân bay Tân Sơn Nhất). Yêu cầu người gửi hàng thông báo số xe, người liên hệ trực tiếp và cách nhận diện họ. - Điền các chi tiết vào nhãn của Airlines và của Forwarder. Chuẩn bị các nhãn ký mã hiệu đặc biệt khác như hàng dễ vỡ, giới hạn xếp chồng, hàng mau hỏng, hàng nguy hiểm hoặc những nhãn cần thiết khác. - Điền các chi tiết cần thiết vào Tờ Cân Hàng (Shipper’s Instruction for Despatch) mẫu do TCS phát hành. - Đón người gửi hàng tại Trạm Hàng hóa Quốc tế sân bay Tân Sơn Nhất. - Hướng dẫn người gửi hàng liện hệ với Đội Hải quan Thủ tục sân bay để làm thủ tục Hải

-Stick all Airlines & FORWARDER labels to all cartons. -Meet TCS staff to weigh entirely or representatively the cargo. If it is volume cargo, determine dimensions (LxWxH) of all various kinds of carton and calculate & double check the (Volume Weight/ Chargeable Weight) with TCS staff. -Liaise with TCS staff to be pointed out Aircraft pallet for loading and notify worker to stow cargo onto. -Contact Airlines staff to prepare issuing MAWB. -Basing on the shipping details, Terminal Handling staff will issue HAWB, prepare Pre-alert; Cargo Manifest, Statistic, Freight Invoice; Credit Note for Destination Agent or Shipper (If Freight Prepaid). -Mail copy of HAWB to Shipper for checking & request to confirm the details stated on it. -Put all documents into an envelop accompanying to the flight: +FORWARDER’s documents: 1 original set HAWB for Consignee; 1 Pre-alert; 1 Cargo Manifest; 1 Freight Invoice; 1 Credit Note (If any). +Shipper’s documents: 1 Packing List; 1 Commercial Invoice; and other documents (if any) including: 1 Export License; 1 Inspection Certificate; 1 C/O; 1 Phytosanytary/ Animalsanytary Certificate; 1 Health Certificate; 1 Fumigation Certificate. -Collect freight charge from Shipper (If freight prepaid in Vietnam); Release 1 original HAWB for Shipper to them; Pay Shipper’s commission to them (If any). -Make the second copies by photo copying for archive purpose. -Settle freight charge to Airlines (If freight prepaid in Vietnam) or Notify freight details to

quan và thanh lý tờ khai hàng xuất khẩu của người gửi hàng. - Dán các nhãn của Airlines và của Forwarder và các nhãn ký mã hiệu lên các thùng carton, kiện hàng. - Liên hệ nhân viên TCS ở bộ phận cân hàng để cân toàn bộ lô hàng hoặc đại diện 1 số thùng rồi qui ra số trọng lượng cả bì của toàn lô. Nếu là hàng nhẹ, xác định thể tích của toàn bộ lô hàng và tính ra trọng lượng chịu cước (Volume Weight/ Chargeable Weight). - Liên hệ nhân viên của TCS để nhận mâm (Air Pallet/ Cont) xếp hàng và yêu cầu nhân viên bốc xếp xếp hàng lên mâm. - Liên hệ nhân viên bộ phận chứng từ của Airlines để chuẩn bị làm Không vận đơn chủ (MAWB). - Căn cứ vào các số liệu về trọng lượng, phát hành Không vận đơn thứ cấp (HAWB), chuẩn bị Air Freight Pre-Alert, Cargo Manifest, Statistic, chuẩn bị các công việc ghi nợ (Billing) cho đại lý tại sân bay nơi đến hoặc người gửi hàng (nếu cước Prepaid). -Mail copy của HAWB tới người gửi hàng để kiểm tra và yêu cầu họ xác nhận sự chính xác. - Chuẩn bị 1 bì thư để gửi kèm theo chuyến bay bao gồm : * Các chứng từ của FWDR: 1 tệp HAWB phần dành cho người nhận hàng (Original for consignee), 1 Air Freight Pre-Alert, 1 Cargo Manifest, 1 Invoice ghi nợ đại lý nơi đến, 1 Credit Note (nếu có). * Các chứng từ của người gửi hàng: 1 Packing List; 1 Commercial Invoice; and other documents (if any) including: 1 Export License; 1 Inspection Certificate; 1 C/O; 1 Phytosanytary/ Animalsanytary Certificate; 1 Health Certificate; 1 Fumigation Certificate. - Thu tiền cước từ người gửi hàng (nếu cước Prepaid tại Việt nam), giao HAWB cho người gửi hàng loại bản gốc dành cho người gửi hàng (Original for shipper), giao tiền hoa hồng (Commission) cho người gửi hàng (nếu có). - Copy các chứng từ cần thiết cho mục đích lưu trữ. - Sau khi làm hàng xong, thanh toán cước cho Airlines hoặc thông báo chi tiết cước cho

Freight Settlement Center of Principal in third country for making payment. -Mail Pre-alert and/or HAWB & MAWB to receiving station to follow up. -Complete the file for archive. -Correspond all matters concerning to operations. -Support Sales & Marketing Dept to find cargo resource or provide information for sending Sales Lead. -Assist or undertake Customs clearance for air import/ export cargo in case Logistics Executive is absence or has so many things to do. 2. Air Import -Receive information from overseas forwarding station by Mail/E-mail. -Call to Consignee and notify them about that shipment with full details. -Prepare all necessary document for an air import shipment such as: FORWARDER Recommendation Letter; Authorization Letter, Notice of Arrival; Freight Invoice (If Freight Collect). -Contact TCS staff and submit FORWARDER Recommendation Letter in exchange of all documents accompanied to the flight sent by forwarding station or mail box at TCS (MAWB, HAWB, Invoice, Packing List, C/O…). -Make the second copies of FORWARDER documents for archive purpose. -Request Consignee to submit their Identification Card; Recommendation Letter or Bank’s Authorization Letter; Collect freight charge (If Freight Collect) and then release all documents to Consignee who has to sign upon receipt. -Make the second copies of Consignee’s document for archive purpose. -Complete the file for archive. -Correspond all matters concerning to operations. -Support Sales & Marketing Dept to find cargo resource or provide information for sending Sales Lead.

Trung tâm thanh toán cước của VP chính ở nước thứ 3 để thanh toán cước. - Mail Air Freight Pre-Alert và HAWB &

MAWB tới đại lý tại nơi đến để theo dõi. - Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ. - Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operations. - Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead. - Hỗ trợ hoặc đảm trách công việc làm thủ tục Hải quan cho những lô hàng air xuất/ nhập khi bộ phận Customs clearance vắng mặt hoặc bận công tác khác. 2. Air Nhập : - Nhận thông tin từ đại lý của Forwarder ở

nước ngoài bằng Mail/ E-mail. - Liên hệ trước bằng điện thoại với người nhận hàng, thông báo với họ về lô hàng với các chi tiết đầy đủ. - Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho 1 lô hàng gồm có : Giấy giới thiệu của Forwarder, , Giấy ủy quyền, Giấy báo nhận hàng, Hóa đơn thu cước (nếu cước collect). - Liên hệ với nhân viên TCS và xuất trình Giấy giới thiệu để nhận chứng từ (bì thư) gửi kèm theo chuyến bay do đại lý tại nơi đi gửi hoặc nhận từ thùng thư thuê của TCS gồm (MAWB, HAWB, Invoice, Packing List, C/O…). - Photo copy toàn bộ các chứng từ trên cho mục đích lưu trữ. - Yêu cầu người nhận hàng xuất trình Giấy Chứng minh Nhân dân, Giấy giới thiệu hoặc Giấy ủy quyền của Ngân hàng, thu cước vận chuyển từ người nhận hàng (nếu cước collect) và giao toàn bộ hồ sơ cho người nhận hàng và yêu cầu họ ký nhận. - Photocopy các chứng từ cần thiết. - Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ. - Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operations. - Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead.

-Assist or under take Customs clearance for air import/ export cargo in case Logistics Executive is absence or has so many things to do. II. SEA FREIGHT DEPT 1. Sea Export -Receive Booking information from Shipper. -Mail Cargo List, Sailing Schedule to Shipper, request them to fulfil all details and then return to us. -Liaise Shipping lines to negotiate the freight rate (If needed), Book the slot of Vessel, Receive “Empty Container D/O” and/or Booking Note/ Shipping Note. -Mail “Empty Container D/O” (FCL) or Shipping Note (LCL) to Shipper. -Contact Shipper to get the short shipping details such as: Container/ Seal numbers; Check the accuracy of Shipping details. -Basing on the above Shipping details, prepare HBL & MBL. -Mail draft of HBL to Shipper for checking & re-confirmation. Mail MBL to Shipping lines to issue MBL (Surrendered/ Sea waybill”. -Check MBL mailed from shipping lines. Always request Shipping lines to Mail us: “Transhipment Advice” and “Telex Release”/ Release Notice when vessel arrived in Singapore/Port Klang. -When Shipper confirmed that HBL’s contents were OK, Print out a full set of original HBL and release to them. -Prepare other necessary documents such as: Shipping Advice; Invoice/ Credit Note. If freight Prepaid, make Freight Invoice to collect from Shipper. -Mail Shipping Advice; HBL & MBL to Receiving Station. -Put the documents into 1 envelop sending to Receiving Station by Airmail: copy of Shipping Advice; HBL & MBL, Invoice/ Credit Note.

-Hỗ trợ hoặc đảm nhận làm thủ tục Hải quan cho hàng air xuất/ nhập trong trường hợp BP Logistics vắng mặt hoặc quá bận việc. II.- SEA FREIGHT DEPT 1. Sea Xuất : - Nhận thông tin book hàng từ người gửi hàng. - Mail Cargo List, Lịch tàu cho người gửi hàng, yêu cầu họ điền đầy đủ các chi tiết và mail trở lại. - Liên hệ với Shipping lines để thương lượng giá cả (nếu được yêu cầu) và book chỗ, yêu cầu họ mail ngay Lệnh giao vỏ rỗng, Booking Note/ Shipping Note. - Mail Lệnh giao vỏ rỗng và Shipping Note (nếu yêu cầu) cho người gửi hàng. - Liên hệ với người gửi hàng xin số container, số seal và kiểm tra lại các chi tiết hàng có thay đổi hay không? - Căn cứ vào chi tiết trên chuẩn bị bản nháp Vận đơn nhà (HBL), Vận đơn chủ (MBL). - Mail bản nháp HBL cho người gửi hàng để kiểm tra và xác nhận lại. Mail MBL cho Shipping lines để phát hành MBL Surrendered/ Sea waybill. - Khi nhận được mail của MBL từ Shipping lines, phải kiểm tra trên đó các chi tiết cần thiết. Luôn yêu cầu Shipping lines mail cho mình Transshipment Advice và Telex release/ Surrender Notice khi container đến Singapore/ Port Klang. - Nếu nhận được xác nhận của người gửi hàng rằng Vận đơn nhà đã chính xác, phát hành bản gốc của Vận đơn này và chuẩn bị giao cho người gửi hàng. - Chuẩn bị các chứng từ cần thiết khác gồm có: Shipping Advice, Hóa đơn ghi nợ/ ghi có (Invoicing/ Crediting). Nếu cước trả trước, làm Hóa đơn thu tiền cước người gửi hàng. - Mail Shipping Advice, MBL & HBL cho đại lý ở nơi đến. - Hoặc chuẩn bị 1 bì thư để gửi cho đại lý nơi đến bằng Airmail: copy của MBL & HBL, Hóa đơn ghi nợ/ghi có.

-Make the second copies of documents for archive purpose. -Complete the file for archive. -Correspond all matters concerning to operations. -Support Sales & Marketing Dept to find cargo resource or provide information for sending Sales Lead. 2. Sea Import -Receive Shipping Advice from Forwarding Station by Mail. -Liaise initially Consignee by phone, Notify them the details of shipment. -Prepare the necessary documents such as: Notice of Arrival; Letter of Authorization; or D/O; Freight Invoice (If Freight Collect). -Contact Shipping lines to get the correct information and/or supplement the Real Consignee on Cargo Manifest; -If MBL surrendered at origin, submit “FORWARDER Recommendation Letter” to Shipping Line in exchange of D/O; Cargo Manifest; Transshipment MBL. -Request Consignee to submit: 1 original HBL; Identification Card; Recommendation Letter or Bank’s Guarantee Letter (If To Order of Bank); Collect freight charge from Consignee (If Freight Collect). -Make the second copies of documents for archive purpose. -Release all shipping documents to Consignee. -Complete the file for archive. -Correspond all matters concerning to operations. -Support Sales & Marketing Dept to find cargo resource or provide information for sending Sales Lead. 3. Sea & Air Export -Obtain the shipping details or Detailed Packing List from Shipper. -Contact or negotiate with Shipping lines to get the best rate & transit time. (If required).

- Photocopy các chứng từ cần thiết. - Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ. - Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operations. - Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead. 2. Sea Nhập : - Nhận thông tin từ đại lý của Forwarder ở nước ngoài bằng mail. - Liên hệ trước bằng điện thọai với người nhận hàng, thông báo với họ về lô hàng với các chi tiết đầy đủ. - Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho 1 lô hàng gồm có : Giấy báo nhận hàng, Giấy ủy quyền (do Forwarder phát hành) hoặc Lệnh giao hàng (D/O) , Hóa đơn thu cước (nếu cước collect). - Liên hệ với Shipping lines để nắm tình hình về lô hàng và gửi HBL để bổ sung vào Cargo Manifest. - Liên hệ với Shipping lines và nếu MBL của lô hàng đã được đại lý nơi đi “Surrendered” cho Shipping lines thì xuất trình Giấy giới thiệu của Forwarder để nhận hồ sơ nhận hàng: D/O; Cargo Manifest; Transshipment MBL. - Yêu cầu người nhận hàng xuất trình bản gốc HBL, Giấy Chứng minh Nhân dân, Giấy giới thiệu hoặc Giấy bảo lãnh/ ký hậu của Ngân hàng (Bank Guarantee/ Endorsement), thu cước vận chuyển từ người nhận hàng (nếu cước Collect). - Photocopy các chứng từ cần thiết. -Giao toàn bộ hồ sơ cho Người nhận hàng. - Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ. - Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operations. - Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead. 3. Sea-Air Xuất : - Nhận thông tin từ người gửi hàng. - Thương lượng giá với Hãng tàu để có giá và lịch tàu tốt nhất (Nếu yêu cầu).

-Send by Mail to Shipper: Sailing Schedule, SLI (Shipper’s Letter of Instruction). -Book the slot of Vessel, Receive “Empty Container D/O” and/or Booking Note/ Shipping Note from them. -Mail “Empty Container D/O” (FCL) or Shipping Note (LCL) to Shipper for stuffing. -Supply Forwarder’s label (Sea & Air or Air freight) to Shipper to stick on the cartons. -Contact Shipper to get the short shipping details such as: Container/ Seal numbers; Check the accuracy of Shipping details. -Request customer to provide 1 Packing List, 1 Commercial Invoice ang other documents (if any) including 1 Export License, 1 Inspection Certificate, 1 Certificate of Origin, 1 Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation Certificate to send them to Agent at Transmodal Point bằng mail or Airmail. -Basing on the above Shipping details, prepare CTD & MBL. -Mail draft of CTD to Shipper for checking & re-confirmation. Mail MBL to Shipping lines to issue MBL with note on its face: “First priority for Sea – Air cargo” and request Shipping line to show clearly Mother vessel sailing from Singapore/ Port Klang. -Check MBL Mailed from shipping lines the details: our Agent name, To order of our Agent, Port of discharge. Always request Shipping lines to Mail us: “Transhipment Advice” and “Telex Release” when vessel arrived in Singapore. -When Shipper confirmed that CTD’s contents were OK, Print out a full set of CTD and release to them. -Prepare other necessary documents such as: Sea-Air Pre-Alert, Cargo Manifest, Freight Invoice (Invoice/Credit Note). If freight Prepaid, make Freight Invoice to collect from Shipper before release CTD.

- Mail cho người gửi hàng Lịch tàu, tờ Shipper’s Letter of Instruction (mẫu này do Forwarder phát hành). - Liên hệ với Shipping lines và book chỗ, yêu cầu họ mail ngay Lệnh giao vỏ rỗng (FCL) hoặc Lệnh đóng hàng (LCL), Booking Note/ Shipping Note. - Mail Lệnh giao vỏ rỗng/Lệnh đóng hàng và Shipping Note cho người gửi hàng. -Cấp nhãn HAWB hoặc là nhãn Sea-Air của Forwarder để dán lên các kiện hàng trước khi xếp vào Container. - Liên hệ với người gửi hàng xin số container, số seal và kiểm tra lại tính chính xác các chi tiết hàng. -Yêu cầu khách hàng cung cấp 1 Packing List, 1 Commercial Invoice và các chứng từ khác (nếu có) gồm 1 Export License, 1 Inspection Certificate, 1 Certificate of Origin, 1 Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation Certificate để gửi cho đại lý tại điểm chuyển tải (Transmodal Point) bằng mail hoặc là Airmail. - Căn cứ vào chi tiết trên chuẩn bị bản nháp Chứng từ Vận tải Hỗn hợp (Combined Transport Document: CTD ), MBL. - Mail bản nháp CTD cho người gửi hàng để kiểm tra và xác nhận lại. Mail MBL cho Shipping lines để phát hành MBL Surrendered. Cũng ghi chú thêm trên đó “Hàng ưu tiên để vận chuyển Sea-Air” và yêu cầu Shipping lines ghi rõ tên tàu mẹ (Mother Vessel) đi từ Singapore/ Port Klang. - Khi nhận được mail của MBL từ Shipping lines, phải kiểm tra các chi tiết: tên đại lý, cảng dỡ hàng tại điểm chuyển tải. Luôn yêu cầu Shipping lines mail cho mình Transshipment Advice và Telex release khi container đến Singapore/ Port Klang. - Nếu nhận được xác nhận của người gửi hàng rằng CTD đã đúng, phát hành bản gốc của CTD này và chuẩn bị giao cho người gửi hàng. - Chuẩn bị các chứng từ cần thiết khác gồm có : Sea-Air Pre-Alert, Cargo Manifest, Hóa đơn (Invoice/Credit Note). Nếu cước trả trước, làm Hóa đơn thu tiền cước người gửi hàng trước khi giao CTD.

-Send the following documents to Agent at transit point by Airmail and/ or by Mail: +FORWARDER’s documents: 1 CTD for Consignee; 1 Pre-alert; 1 MBL; 1 Cargo Manifest; 1 Packing list; 1 Commercial Invoice; 1 Export Licence; 1 Freight Invoice; 1 Credit Note. +Shipper’s documents: 1 Packing List; 1 Commercial Invoice; 1 Export License; 1 C/O; and the optional documents: 1 Certificate of Quantity/ Quality; 1 Botany sanytary/ Animal sanytary Certificate; 1 Health Certificate. -Make the second copies of documents for archive purpose. -Complete the file for archive. -Correspond all matters concerning to operations. -Support Sales & Marketing Dept to find cargo resource or provide information for sending Sales Lead. III.- SALES & CUSTOMER SERVICE DEPT 1. Sales & Marketing : - To meet and satisfy the existing customers. - Pay adequate attention to the potentially large customers, trying to win customers by the way can . If necessary, one can apply for special preferential regime for them. - Providing information on customer base and their needs for Customer Service. - It describes the overall mission field service operations of the Company FWDR with customers , delivering the offer price for the specific requirements of customers -Regularly contact and take care of customers under their responsibilty. There should be evaluated and bilateral discussions with customers about what remains to be overcome and the advantages needed to promote the company's services . - Must be done for Monthly Sales targets set for each Salesman.

- Mail cho đại lý tại điểm chuyển tải bằng mail hoặc Airmail: + Chứng từ của FORWARDER: 1 CTD for Consignee; 1 Pre-alert; 1 MBL; 1 Cargo Manifest; 1 Packing list; 1 Commercial Invoice; 1 Export Licence; 1 Freight Invoice; 1 Credit Note. + Chứng từ của Người gửi hàng 1 Packing List; 1 Commercial Invoice; 1 Export License; 1 C/O; and the optional documents: 1 Certificate of Quantity/ Quality; 1 Botany sanytary/ Animal sanytary Certificate; 1 Health Certificate. - Photocopy các chứng từ cần thiết. - Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ. - Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operations. - Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead. III.- SALES & CUSTOMER SERVICE DEPT 1. Sales & Marketing : - Đáp ứng tốt và làm hài lòng các khách hàng hiện có. - Quan tâm đúng mức tới những khách hàng có tiềm năng lớn, cố gắng giành được những khách hàng này bằng những cách có thể. Nếu cần thiết, có thể xin 1 chế độ đặc biệt ưu đãi cho họ. - Cung cấp những dữ kiện cơ sở về khách hàng và những nhu cầu của họ cho Customer Service. - Có nhiệm vụ giới thiệu toàn bộ lãnh vực hoạt động dịch vụ của Công ty FWDR với khách hàng, thực hiện việc chào giá đối với những yêu cầu cụ thể của khách hàng. - Thường xuyên liên hệ và quan tâm tới những khách hàng mà mình phụ trách. Nên có những đánh giá và thảo luận song phương với khách hàng về những gì còn tồn tại cần khắc phục và những ưu điểm cần phát huy đối với dịch vụ của Công ty. - Phải thực hiện cho được mục tiêu Sales đã đề ra hàng tháng cho từng Salesman.

- Prepare and implement the plans to visit clients, in the meetings so please try to get " Reccomendation Letter" or " Order Routing ". After each visit , to write and submit the " Sales Report" for the Sales department heads, if there is sufficient information must be sent " Sales Lead " go to the Agents in the Network system . - Provide and exchange the latest information from the client to the Customer Service department to track and manage . - In order to improve the general understanding of Forwarding knowledge and to do sales under the effective way, the salesman will spend 1 day in 1 week (max 2 weeks ) not go iut for sales and stay at the sales office to learn , practice and be additional guidance on every business process sea / air of export / import , customer service ... - Salesman will also have to do on behalf of other Operations Dept (excluding Admin + Accounting) when someone is absent in that department . 2.Customer Service : - Provide information to support Salesman meet the requirements of customers in the process of Sales . - To be responsible for the construction , standardized forms for training Salesman and Sales . - Establish and update the database of customers . - Records management of pricing, customer information, schedules, flight schedules, quotation for customers and Agents in the Network system . - Drafting and answering mail sent from the agents in the Network system regarding the issues of price , cargo procedures , information and other contents not related to Operation .. - Prepare the good information for Sales Support such as information carriers , airlines , sailing schedule, flight schedules , client gifts , and other information ... - Control the Sales Lead In and meet the requirements in that Sales Lead.

- Chuẩn bị và phải thực hiện tốt kế hoạch thăm khách hàng, trong những cuộc tiếp xúc như vậy cố gắng xin “Reccomendation Letter” hoặc “Routing Order”. Sau mỗi cuộc viếng thăm, phải viết và nộp lại “Sales report” cho trưởng bộ phận Sales, nếu có được đầy đủ thông tin thì phải gửi “Sales Lead” đi cho các đại lý trong hệ thống Network. - Cung cấp và trao đổi thông tin mới nhất từ khách hàng cho bộ phận Customer Service để theo dõi và quản lý. - Nhằm nâng cao hiểu biết tổng quát về nghiệp vụ Forwarding và để sales 1 cách có hiệu quả, salesman sẽ được dành 1 ngày trong 1 tuần (tối đa 2 tuần) không đi sales ở tại văn phòng để tìm hiểu, thực tập và được hướng dẫn thêm các qui trình nghiệp vụ về hàng sea/air của xuất/ nhập, customer service... - Salesman cũng sẽ phải làm thay cho các bộ phận nghiệp vụ khác (trừ Admin+ Accounting) khi có người vắng mặt ở bộ phận đó. 2.Customer Service : - Cung cấp thông tin để hỗ trợ cho Salesman đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng trong quá trình đi Sales. - Có trách nhiệm xây dựng, tiêu chuẩn hóa các biểu mẫu dùng cho Sales và huấn luyện các Salesman. - Thiết lập và cặp nhật hóa các cơ sở dữ liệu về khách hàng. - Quản lý hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, lịch bay, quotation cho khách hàng và các đại lý trong hệ thống Network. - Soạn thảo và trả lời các mail được gửi đến từ các đại lý trong hệ thống Network về vấn đề giá, thủ tục làm hàng, thông tin và các nội dung khác không liên quan đến Operation.. - Chuẩn bị tốt các thông tin hỗ trợ cho Sales như: thông tin về hãng tàu, hãng hàng không, lịch tàu, lịch bay, quà tặng khách hàng, các thông tin khác... - Kiểm soát các Sales Lead In và đáp ứng các yêu cầu trong Sales Lead đó.

- Record and collect data to settle the customer complaints . - Guiding and advising clients with issues relating to procedures for sending / receiving goods . - Manage the Sales Lead Out , Sales Report . -Maintain tariff system applicable to customers (Customer Tariff), promptly notify the Operation Salesman + Operations Dept if any changes in freight rates . - Study the market , the competitors and notify the agents in the Network system . - Establish and maintain good relationships with carriers, airlines to have the best price for the company . - In the absence of Salesman in charge for one region or one particular client, must answer and satisfy all the requirements of that customer . 3. Customs clearance & local service. -Customs clearance should be understood including: declaration, applying for permission, inspection, paying tax/ duty, amendment of Cargo Manifest (for import cargo) and other paperwork concerning to Customs procedure. -Local service should be understood including:

+ Rent of means of transport (truck, airplane, feeder, train..) and other handling facilities (crane, forklift) to move the cargo to the place appointed by customer. + On behalf of cargo owner to arrange Insurance Policy or invite Insurance company coming to warehouse for inspection in case loss/ damage of cargo until completely compensated. + On behalf of cargo owner to arrange the services such as: cultural inspection, fumigation, cargo survey, applying for permission from Minitry of Trade and other services…

-Handle Customs clearance for import/ export sea & air cargo. -Establish service tariff (Customs clearance & Local service) and send to Customers Service Dept for quotation purpose.

- Ghi nhận, thu thập dữ kiện để giải quyết các khiếu nại của khách hàng. - Hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến thủ tục gửi/ nhận hàng hóa. - Quản lý theo dõi hệ thống Sales Lead Out, Sales Report. - Duy trì hệ thống biểu giá áp dụng cho khách hàng (Customer Tariff), thông báo kịp thời cho Salesman + Operation những thay đổi về giá cước. - Tìm hiểu thị trường, các đối thủ cạnh tranh và báo cho các đại lý trong hệ thống Network. - Thiết lập và duy trì 1 mối quan hệ tốt đẹp với hãng tàu, hãng hàng không để tranh thủ có đuợc giá tốt nhất cho Công ty. - Trong trường hợp vắng Salesman phụ trách 1 vùng hoặc 1 khách hàng cụ thể nào đó, phải trả lời và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng đó. 3. Customs Clearance & Local Service - Customs Clearance được hiểu là bao gồm những công việc: Khai báo Hải quan, Xin giấy phép Hải quan, Kiểm hóa, đóng thuế XNK, chỉnh sửa Cargo Manifest (Hàng nhập) và các công việc khác liên quan tới Hải quan. -Dịch vụ nội địa được hiểu là bao gồm những công việc: + Thuê mướn các phương tiện vận tải (xe tải, máy bay, tàu, xe lửa), các phương tiện xếp dỡ (xe cẩu, xe nâng, bốc xếp) để chuyển hàng đến 1 địa điểm khách hàng yêu cầu. + Thay mặt chủ hàng mua bảo hiểm hàng hóa hoặc yêu cầu Cty/ Đại lý bảo hiểm đến giám định hàng hóa nhập khẩu bị mất hoặc hư hỏng cho đến khi giải quyết xong sự vụ. + Thay mặt chủ hàng làm các dịch vụ như: kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng, xin giấy phép Bộ thương mại và các loại hình dịch vụ khác... - Thực hiện tốt dịch vụ Hải quan đối với những lô hàng Air/sea của xuất/nhập. - Lập bảng chiết tính chi phí để làm hàng (Customs clearance & Local service) và báo

-Accelerate the cargo owner to supply quickly & sufficiently the necessary documents for Customs clearance: Authorization Letter, MAWB, HAWB, MBL, HBL, Commercial Invoice, Packing List, C/O, Export (Import) License, D/O, Insurance Policy, Certificate of Quality/ Quantity… -Submit documents to Customs Dept, arrange cargo inspection, pay tax/ duty, warehouse/ CFS charges, trucking charge to perform Door to Door service. -Step by step to handle from A to Z the special cargo, over size – over weight cargo, project cargo, dangerous cargo… -Correspond all matters concerning to Customs clearance, procedure, Local service… -Support Sales & Marketing Dept to find cargo resource or provide information for sending Sales Lead. IV.- ADMIN & ACCOUNTING DEPT - Management of HR records, promote the signing of a labor contract. - Perform registration, reporting to the authorities. - Manage and allocate the form of Company : HBL, HAWB, Invoice, Credit Notes and other forms . - Perform the installation of communication equipment, procurement of equipment and stationery serve. - Monitoring of warranty equipment . - Payment of postage , electricity, water ... - Manage mail, mail, telex received/ sent, stamped Received/mailed, apply on each photo Binder, distribute this document to the responsible person. - Profiling asset management of the company to avoid losses . - Answer the phone conversation a truly gentle , polite and forwarded to the responsible person immediately. When he is away or busy (phone , work, meetings... ), must take note the Message and transfer to them as soon as possible.

cho bộ phận Customer Service để chào giá với khách hàng. - Yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ nhanh chóng các chứng từ cần thiết để làm Hải quan: Giấy Ủy quyền, Authorization Letter, MAWB, HAWB, MBL, HBL, Commercial Invoice, Packing List, C/O, Export (Import) License, D/O, Insurance Policy, Certificate of Quality/ Quantity… - Đăng ký tờ khai Hải quan, kiểm hóa và hoàn tất đóng thuế XNK phi mậu dịch, trả tất cả các chi phí như lưu kho, bãi, cước vận chuyển bằng xe tải để nhận hàng từ kho và giao đến nhà kho khách hàng. - Từng bước xử lý tốt từ A-Z những lô hàng đặc biệt, quá tải quá khổ, hàng Project, hàng nguy hiểm… -Trả lời các vấn đề liên quan đến thủ tục Hải quan, dịch vụ nội địa… - Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead. IV.- ADMIN & ACCOUNTING DEPT - Quản lý hồ sơ nhân sự, thúc đẩy việc ký kết HĐLĐ. - Thực hiện đăng ký, báo cáo với các cơ quan chức năng. - Quản lý và cấp phát các biểu mẫu của Cty: HBL, HAWB, Invoice, Credit note và các biểu mẫu khác. - Thực hiện việc lắp đặt các trang thiết bị thông tin, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm phục vụ công tác. - Theo dõi thời hạn bảo hành các thiết bị. - Thanh toán cước phí bưu điện, điện, nước... - Quản lý mail, mail, telex nhận/ gửi đi, đóng dấu Received/Mailed, photo đóng vào từng Binder, phân phát các văn bản này đến người có trách nhiệm. - Lập hồ sơ quản lý tài sản của Cty để tránh thất thoát. - Trả lời các cuộc điện đàm một cách thật nhẹ nhàng, lịch sự và chuyển tới người có trách nhiệm ngay lập tức. Khi người đó đi vắng hoặc đang bận (điện thoại, công việc, hội họp...) cần ghi lại Message để chuyển lại cho họ sớm nhất có thể.

- Monitor the presence / absence of staff in the office. Staff work when you go out for corporate or personal business must inform Admin and head of his department . - Responsible for Airmail Outgoing for Operations Dept and other Depts of the office. -Perform the issue & release Invoice, Credit Note, transfers, withdrawals upon request from the Operations department , General Manager or request to issue invoices to customers . - Report on monthly activities, income and expenditure balance sheet profit and loss statemen . - Subscribe to payble/ receivable debts and make the debt list for collection. - Manage the Cash, Fund . All payments must be signed by the General Manager, especially the revenues from private customers/ other sources can be obtained before a report later . - Advise the General Manager in spending problem, buy and sell transactions related to finance. - Understand and report to General Manager the cash balance/ debt in the accounts where required . - Inform Operations Dept about exchange rate for revenue / expenditure so that the most profitable at the time of payment . - Answer mail for matters relating to finance .

=The end=

- Theo dõi sự hiện diện/ vắng mặt của các nhân viên trong văn phòng. Nhân viên khi đi ra ngoài công tác/ việc riêng phải báo cho bộ phận Admin và Trưởng bộ phận của mình. - Đảm trách công việc gửi thư đi cho bộ phận Operations và các bộ phận khác của văn phòng. -Thực hiện công việc phát hành Invoice, Credit Note, chuyển tiền, rút tiền khi có yêu cầu từ bộ phận Operations, General Manager hoặc yêu cầu cấp phát hóa đơn đỏ cho khách hàng. - Báo cáo tình hình hoạt động hàng tháng, lập bảng cân đối thu chi, lời lỗ. - Theo dõi thu hồi công nợ, lên danh sách các khoản nợ cần phải đòi. - Quản lý quỹ tiền mặt. Mọi khoản chi đều phải được General Manager ký duyệt, riêng các khoản thu từ khách hàng/ các nguồn khác có thể thu trước báo cáo sau. - Tư vấn cho General Manager trong vấn đề chi tiêu, mua bán và các giao dịch liên quan đến tài chính. - Nắm và báo cáo cho General Manager lượng tiền mặt, số dư/ nợ trong tài khoản khi được yêu cầu. - Thông báo cho Operation về tỷ giá để thu/ chi sao cho có lợi nhất tại thời điểm thanh toán. - Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến tài chính.

=Hết=