1

LOGO

Sauvegarde, archivage Sauvegarde, archivage

etet

sécurisation des fichierssécurisation des fichiers

Sauvegarde, archivage Sauvegarde, archivage

etet

sécurisation des fichierssécurisation des fichiers

2

LOGODifférence entre les termes

enregistrement – sauvegarde - archivageDifférence entre les termes

enregistrement – sauvegarde - archivage

Enregistrement : mise en mémoire (perte du travail en cas de coupure de courant)

Sauvegarde : duplication et mise en sécurité des données pour restaurer en cas de problème

(copie temporaire)

Archivage : procédé de conservation des données fiable et fidèle dans le temps

(copie permanente)

3

LOGOQu’est-ce que la gestion électronique

des documents ?

Ensemble de techniques permettant d’Ensemble de techniques permettant d’organiser, de , de

gérer et de et de distribuerdistribuer sous forme électronique sous forme électronique

l'ensemble des documents et informations INTERNES l'ensemble des documents et informations INTERNES

et/ou EXTERNES de l’entreprise.et/ou EXTERNES de l’entreprise.

4

LOGOQuelles sont les sources de documents ?

Les documents peuvent être :

Des documents électroniques par nature.

Des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.

5

LOGOIntégrer des documents

électroniques dans le système

Intégrer des documents dans le système GED

On peut intégrer dans le système de

GED des documents électroniques par

nature issus des applications

informatiques de l’entreprise :

sous format texte

sous toutes les autres formes de

fichier électronique (vidéo, son,

image…)

audio

textuels

vidéo

images

courriels

Internet

Disque

dur

multimédia

compression

6

LOGOLes formats de fichiers Les formats de fichiers

Types de

documents Extensions Applications Remarques

DOC Tout traitement de texte (ex : Word)

Représente de nombreux formats texte

HTML Microsoft Internet Explorer

Utilisé pour la rédaction de pages Web

PDF Acrobate Reader

Répandu pour la diffusion de documents sur Internet (visualiseur gratuit)

RTF Tout traitement de texte Favorise l’échange entre différents logiciels

textuels

XLS Tout tableur (ex : Excel)

Textes au sens large (tableau, graphique)

multimédia PPT Logiciel de PréAO tel que Powerpoint ou visionneuse

Présentation de diaporamas (textes, images, sons, vidéos)

J PG ou J PEG

Fichier très compact, fréquent sur Internet

images TIFF

Tout navigateur Internet ou logiciel de traitement d’image

Utilisé pour l’archivage d’images de qualité

MP3 Nombreuses applications : le plus connu sur PC est Windows Media Player

Bonne qualité audio et faible encombrement du fichier

audio

WMA Nombreuses applications dont Windows Media Player

Format utilisé par Windows Possibilité de crypter la musique (gestion des droits d’auteur)

AVI Nombreuses applications dont Windows Media Player

Format utilisé par Windows.

vidéo MPEG ou

MPG

Nombreuses applications dont Windows Media Player

Répandu sur Internet Format utilisé pour diffusion de CD et DVD

ZIP Format très utilisé sur Internet pour envoyer des fichiers volumineux

compression archivage encodage

RAR

Ex : WinZip Format pour l’archivage. Permet de compresser de très gros fichiers

courriels internet

EML

HTM

Logiciel de messagerie Logiciel de navigation

7

LOGOEntrer des documents non

électroniques dans le système

Entrer des documents dans le système GED

Il s’agit de tous les documents

que l’entreprise utilise et qui ne

sont pas des documents

électroniques.

Ils sont numérisés et

dématérialisés.

Acquérir par

numérisation

Acquérir par

numérisation

Acquérir par

numérisation

8

LOGOOrganiser l’accès aux documents du système

On doit pouvoir trouver facilement et

rapidement les documents pour les utiliser

en fonction des besoins de l’entreprise.

MétadonnéesPlan de

classement ou arborescence

9

LOGOLes métadonnéesLes métadonnées

Ensemble structuré d’informations servant à décrire une ressource

ex : date, auteur, titre, mots clés…

10

LOGOExemple de métadonnées dans MS Office

Renseignement des métadonnées par le menu :

Fichier – Propriétés

Possibilité de demander lors de l’enregistrement du document :

Outils – Options – Enregistrement /Général– Demander les propriétés du document

11

LOGOExemple de métadonnées dans un logiciel photo

Caractéristiques de l’appareil photo et de la prise de vue (marque, objectif, focale, vitesse, date, heure…)

Données non modifiables

Mots clés à saisir par l’utilisateur

Données modifiables

12

LOGOBien nommer les fichiersBien nommer les fichiers

choisir un nom suffisamment explicite

éviter les caractères accentués, les signes de ponctuation, les espaces (préférer _ )

si dates, utiliser la date américaine4 mars 2008 20080304

identifier clairement les différentes versions d’un même document

13

LOGOClasser les documents dans une arborescence

Classer dans une arborescenceIl faut ensuite classer les

documents dans une

organisation de dossiers

informatiques qui constitue

l’arborescence des dossiers

et fichiers.

14

LOGO

Exemple de l’archivage du courrier départ et arrivée dans une communauté de communes

Classer les documents dans une arborescence

15

LOGOStocker les documents et les protéger

Les documents indexés et classés sont stockés dans des

serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus,

des erreurs de manipulation, etc.

Stocker et protéger les documents

                                                                                                                                

      

Entreprise spécialisée en stockage

Ou dans l’entreprise

Parefeu

Anti virus

Serveur avec mot de passe

16

LOGOLes supports de stockage (1-2)

CD / DVD / BluRay (Sony, Philips) ou HD DVD (Toshiba – support

abandonné)

Capacité : CD 700 Mo DVD 4 à 16 Go Blu Ray 54 GoHVD (futur) > 1 ToDurée de vie : CD et DVD gravés 2 à 5 ansBlu Ray 50 ans

Disque dur

Capacité : 40 Go à 1 ToDurée de vie : 100 ans en théorie20 ans maximum en pratique

Cartouche / Bande

Capacité : en moyenne de 400 Go à 1,6 ToDurée de vie : environ 30 ans

17

LOGO

Sauvegarde en ligne

Capacité : illimitéeDurée de vie : limitée à la durée de l’abonnement

Clé USB

Capacité : de 64 Mo à 12 GoDurée de vie : en théorie 10 ans mais support peu fiable

Autres critères de choix :. vitesse de sauvegarde. fiabilité du support. coût. facilité d’accès aux données

Unités de mesure de la capacité (en caractères) :1 Ko = environ 1 millier1 Mo = environ 1 million1 Go = environ 1 milliard1 To = environ mille milliards

Les supports de stockage (2-2)

18

LOGOLa conservation des supports

Vérification, à intervalles réguliers, de l’état des

informations

Nécessité de double sauvegarde (le disque dur

externe est actuellement le support le plus fiable)

Renouvellement régulier des sauvegardes

19

LOGOAlimenter  les bases de données de l’entreprise

« Alimenter » les bases de données de l’entreprise

Tous les documents indexés, classés et

stockés enrichissent les bases de données

des applications logicielles administratives,

techniques, commerciales et comptables de

l’entreprise.

20

LOGOUtiliser des documents dans l’entreprise

Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent

pouvoir chercher, trouver facilement et rapidement les différents documents

électroniques en utilisant

des moteurs de recherche.

Mots clés Opérateurs

21

LOGOExemple : Recherche de mots clés dans MS Office

Par le menu :

Fichier – Rechercher – Recherche avancée

- Propriétés : mots clés, nom du fichier, sujet…

- Condition : mot exact ou contient le mot

- Valeur : une à plusieurs

- Opérateurs et/ou

- Emplacement

- Types de fichiers

22

LOGOLe travail collaboratif

Accès aux données et sécurisation

Entreprise spécialisée en stockage

L’accès aux données

est sécurisé par des

mots de passe et des

droits ou restrictions

particulièresDroit d’écriture &

de lecture

Données protégées

Droit

de lecture

23

LOGOUn format sécurisé : le PDF

Le logiciel adobe acrobat édite les

textes au format PDF sécurisé à

des fins d’archivage en apposant

une signature numérique aux

documents

24

LOGONorme NF Z42-013

sur l’archivage électronique

Garanties :

Pérennité conservation très longue

Intégrité contenu non altéré ou modifié

Sécurité confidentialité, absence de danger

Traçabilité localisation, historique

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LOGONorme NF Z42-013

sur l’archivage électronique

Buts de la norme

Parer aux risques d’obsolescence (support

détérioré, logiciel ou matériel de lecture disparu…)

Parer aux risques de contentieux

Créer un état en matière d’archivage électronique

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LOGOLa durée de conservation des supports

Documents sociaux Délai légal Délai réel

Registre des Titres 30 ans Illimité

Registre de Présence 30 ans Illimité

Registre des Procès-Verbaux 30 ans Illimité

Rapport des Gérants 30 ans Illimité

Rapport des Commissaires 30 ans Illimité

Rapport du Conseil 30 ans Illimité

Bilans 30 ans Illimité

Comptes d’Exploitation 30 ans Illimité

Comptes de Pertes/Profits 30 ans Illimité

Présence AG et Pouvoirs 30 ans 30ans

Documents comptables Délai légal Délai réel

Livre journal 10ans Illimité

Grand Livre 10ans Illimité

Journal auxiliaires 10ans Illimité

Comptes auxiliaires 10ans Illimité

Journal centralisateur 10ans Illimité

Livre des inventaires 10ans Illimité

Balance générale 10ans Illimité

Balances auxiliaires 10ans Illimité

Pièces comptables Délai légal Délai réel

Contrats d’acquisition 10ans Illimité

Participation (pièces) 10ans 15 ans

Contrats de Prêts 10ans 15 ans

Contrats de Leasing 10ans 15 ans

Marchés 10ans 15 ans

Factures Fournisseurs 10ans 15 ans

Factures Clients 10ans 15 ans

Bons de Livraison E/R 10ans 15 ans

Bons de Commande E/R 10ans 15 ans

Justificatifs TVA 10ans 15 ans

Documents Bancaires 10ans 15 ans

Documents commerciaux Délai légal Délai réel

Correspondance 10ans 11 ans

Contrats 10ans Durée + 5

ans

Transport, Douanes 10ans

Documents relatifs au personnel Délai légal Délai réel

Livres de Paie 5 ans Illimité

Registres 5 ans Illimité

Accidents du travail Illimité Illimité

Pièces relatives au salaire 5 ans 10 ans

Bulletins 5 ans 10 ans

Soldes PTC/Certificats 5 ans 6 ans

Bordereaux de cotisations 5 ans 6 ans

Récap Charges sociales 5 ans 6 ans

Fiches fiscales par salarié 5 ans 10 ans

27

LOGOExemple d’un logiciel de GED

Sourcehttp://www.novaxel.tm.fr/

28

LOGOA voir sur le web

http://www.formulary-france.com/details_formarchives.html

http://www.xamance.fr/