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Excel 2010

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Aus- und Fortbildungszentrum für den bremischen öffentlichen Dienst Doventorscontrescarpe 172C

28195 Bremen

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Lehreinheit für Informationstechnologien Aus- und Fortbildungszentrum Doventorscontrescarpe 172C

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Inhalt

3

1. Excel-Bildschirm 5

1.1 Aufbau des Bildschirms 5

1.2 Das Menüband im Detail 6

1.3 Symbolleiste für den Schnellzugriff 7

2. Formeln eingeben 8

2.1 Rechenzeichen für die Formeleingabe 8

2.2 Funktionen benutzen 9

3. Tabellen und Tabellenkonformität 10

4. Sortieren einer Tabelle 11

4.1 Zusammenfassung 14

4.2 Benutzerdefinierte Listen 15

4.3 Weitere Möglichkeiten die Sortierung aufzurufen 18

5. Tabellen filtern 19

5.1 Autofilter 19

5.2 Spezialfilter 24

6. Listen nach Teilergebnissen zusammenfassen 26

6.1 Einfach Teilergebnisse bilden 26

6.2 Geschachtelte Teilergebnisse 28

6.3 Teilergebnisse weiter bearbeiten 30

7. Tabellen 31

7.1 Bereich als Tabelle definieren 31

7.2 Erweitern einer Tabelle 33

7.3 Markieren in der Tabelle 34

7.4 Tabellen berechnen 35

7.5 Tabelle ausdrucken 36

7.6 Strukturierte Verweise 37

8. Gültigkeit der Daten prüfen 39

9. Tastenschlüssel 43

9.1 Allgemeine Tastenschlüssel 43

9.2 Bewegen in der Tabelle 44

9.3 Markieren in der Tabelle 44

9.4 Weitere nützliche Tastenkombinationen 45

Lernmaterial 47

Tipps & Tricks 47

Kompetenzzentrum E-Government (CC-EGov) 47

Excel-Bildschirm

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1. Excel-Bildschirm

1.1 Aufbau des Bildschirms

Menüband mit den Registerkarten Start, Einfügen, Seitenlayout etc. Zusätzlich zu den Standardregisterkarten gibt es die Registerkarten Add-Ins, Acrobat und Vis. Diese Re-gisterkarten werden automatisch beim Installlieren der entsprechenden Programme erzeugt. Eine besondere Registerkarte ist Datei. Hier finden Sie z. B. die Punkte Speichern, Öffnen und Drucken. Besondere Programmeinstellungen können über die Schaltfläche Optionen aufgerufen werden.

Die Registerkarten enthalten Gruppen. Die Registerkarte Start enthält die Gruppen Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung usw.

Innerhalb der Gruppen gibt es Befehlsschaltflächen. In der Gruppe Schriftart bei-spielsweise die Befehlsschaltfäche Unterstreichen . Hat der Befehl ein schwarzes Dreieck, sind noch weitere Unterbefehle zu diesem Befehl vorhanden.

Symbolleiste für den Schnellzugriff mit den Symbolen Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen.

In der Mitte der Titelleiste zeigt Excel standardmäßig den Namen Mappe1 an. Wenn Sie eine neue Mappe erstellen, folgt Mappe2 usw. Sobald Sie eine Mappe speichern, erscheint hier der Mappenname, den Sie beim Speichern eingegeben haben.

6

Excel-Bildschirm

Schaltflächen zum Minimieren, Maximieren/Verkleinern und Schließen des Programms. Darunter die gleichen Symbole bezogen auf das Dateifenster. Zusätzlich befindet sich dort die Hilfe und die Schaltfläche zum Minimieren des Menübandes.

Das Namenfeld zeigt an, welche Zelle ausgewählt ist. Auch wenn Zellen oder Bereiche mit einem Namen versehen werden, werden sie hier angezeigt.

In der Bearbeitungsleiste können Sie z. B. die Formeln sehen, die in einer Zelle stehen.

Mit den Navigationsschaltflächen blättern Sie durch die Tabellenblätter. Nützlich werden sie erst, wenn Sie mehr als drei Tabellen in Ihrer Mappe haben.

Jede leere Exceldatei startet standardmäßig mit 3 leeren Tabellen. Die aktive Tabelle ist hell unterlegt. Nach Tabelle3 kommt das Symbol zum Einfügen einer weiteren Tabelle

Mit der horizontalen Bildlaufleiste können Sie den Bildausschnitt nach links oder rechts bewegen.

Mit der vertikalen Bildlaufleiste können Sie den Bildausschnitt nach oben oder unten bewegen.

Mit den drei Symbolen können Sie Ansicht verändern. Normal ist voreingestellt. In dieser Ansicht erstellen oder ändern Sie die Tabelle. Die Ansicht Seitenlayout daneben zeigt eine Druckvorschau mit Kopf- und Fußzeilen. Das dritte Symbol ist die Seiten-umbrauchvorschau. Sie ermöglicht Ihnen Änderungen an den Seitenumbrüchen.

Wenn Sie im Zoom auf das Plus oder das Minus klicken, vergrößern oder verkleinern Sie den Tabellenbereich. Alternativ können Sie den Schieberegler mit gedrückter Maustaste bedienen.

1.2 Das Menüband im Detail

Die Registerkarte Datei führt in den so genannten Backstagebereich. Hier finden Sie u. a. das Speichern und Öffnen sowie das Drucken und den Bereich Optionen. Um das Be-sondere dieser Registerkarte darzustellen ist sie farblich hervorgehoben. Für Excel ist dies die Farbe grün. Für Word ist es blau. Jedes Programm hat seine eigene Farbe.

Neben der Registerkarte Datei sind die übrigen Standardregisterkarten angeordnet. Gibt es weitere Karten, sind diese als so genannte Add-ins von anderen Programmen einge-fügt worden. Sie können auch selber neue Registerkarten erstellen. Die jeweils aktive Registerkarte ist hell unterlegt.

Innerhalb der jeweiligen Registerkarten gibt es so genannte Gruppen. Auf der Register-karte Start finden Sie die Gruppen Schriftart, Ausrichtung, Zahl usw. Wenn Sie auf eine andere Registerkarte klicken, um diese auszuwählen, erscheinen andere Gruppen.

Excel-Bildschirm

7

An einigen Gruppen sehen Sie kleine Pfeile. Wenn Sie auf diese Pfeile klicken, wird das dazugehörige Dialogfeld aufgeschlagen. Das Dialogfeld ähnelt den Menüfenstern aus Excel 2003.

In den Gruppen gibt es Behle bzw. Befehlsgruppen. Sie können die Befehlsgruppen am kleinen schwarzen Dreieck erkennen. Wenn Sie auf das Dreieck klicken, wird eine Liste weiterer Befehle angezeigt. Wenn Sie nur auf einen Befehl zeigen, wird eine Erläuterung zu diesem Befehl angezeigt.

1.3 Symbolleiste für den Schnellzugriff

Oberhalb der Registerkarte Start finden Sie eine Symbolleiste. Diese dient dem Schnellzugriff und beherbergt bereits die Symbol für das Speichern und Rückgängig machen. Wollen Sie weitere Symbole hinzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnell-zugriff anpassen.

Sie finden hier die Symbole für das Speichern und Öffnen, die eventuelle ganz sinnvoll sein können.

Wenn Sie das Symbol für Seitenansicht und Drucken einfügen, haben Sie einen schnelleren Zugang zur Druckvorschau.

Diejenigen Positionen, die angehakt sind, wurden bereits aus-gewählt. Außer den hier aufgeführten Symbolen, können Sie noch weitere Symbole einfügen.

Mit dem letzten Punkt bestimmen Sie, ob die Symbolleiste unterhalb des Menübandes angezeigt werden soll.

8

Formeln eingeben

2. Formeln eingeben

Um eine Berechnung einzugeben, klicken Sie zunächst auf die Zelle, die das Ergebnis ent-halten soll. Tippen Sie das Gleichheitszeichen ein.

Das Gleichheitszeichen leitet die For-mel ein. Klicken Sie nun die erste Zelle an, mit der Sie rechnen wollen. Im Beispiel ist dies die Zelle C2. Dieser Zellbezug wird in die Formel einge-fügt. Die Zelle selber erhält einen

blinkenden Rand als Hinweis darauf, dass sie ausgewählt wurde. Als nächstes geben Sie ein Rechenzeichen ein, z. B. das Pluszeichen. Klicken Sie dann auf die Zelle, deren Inhalt zum Inhalt der Zelle C2 addiert werden soll.

Sobald Sie die zweite Zelle ange-

klickt haben, drücken Sie die -Taste. Die Eingabe der Formel ist beendet. Das Ergebnis wird in der

Zelle angezeigt. In der Bearbeitungsleiste wird die Formel angezeigt. Sie können auch die Zellbezüge eintippen. Da man aber genau schauen muss, mit welchen Zellen man rechnen will, ist das Anklicken der Zellen einfacher.

2.1 Rechenzeichen für die Formeleingabe

Über die Tastatur können Sie die folgenden Rechenzeichen eingegeben:

Schreibmaschinentastatur Ziffernblock

Pluszeichen

Minuszeichen

Malzeichen

Geteiltzeichen

Prozentzeichen

+

+

+

+

Formeln eingeben

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2.2 Funktionen benutzen

Wenn Sie den Inhalt mehrerer Zellen addieren wollen, ist es sinnvoller die Summenfunktion zu benutzen. Da das Addieren von Zahlen die häufigste und einfachste Art einer Berechnung

ist, stellt Excel hier verschiedene Methoden zu Verfügung.

In der Abbildung steht der Zell-zeiger unter den zu addierenden Werten. Auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bearbeiten finden Sie das Symbol Auto-summe.

Wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol bewegen, wird das Symbol näher erläutert. Wenn Sie das Symbol anklicken, wird in der Zelle, in der der Zellzeiger

steht, ein Vorschlag unterbreitet: =SUMME(P2:P5)

Der entsprechende Zellbereich ist in der Formel dunkel unterlegt. Das hat den Vorteil, dass Sie einen anderen Bereich markieren können.

Wenn Sie die -Taste drücken, wird in der Zelle das Ergebnis und in der Bearbeitungsleiste die Formel angezeigt.

Alternativ zu dieser Vorgehens-weise können Sie auch vorher die Zahlen markieren und dann auf das Summensymbol klicken. Es erscheint sofort das Ergebnis ohne vorherigen Vorschlag.

Funktionen sind vordefinierte Formeln. Nach dem Gleichheitszeichen steht der Funktions-name und immer ein Klammerpaar. Meistens stehen in den Klammern Argumente, die durch Semikola voneinander getrennt werden. Die bekannteste Funktion ist die oben er-wähnte Funktion Summe, z. B.:

= Summe(P2:P5)

Summe Funktionsname Enthält die Rechenvorschrift, in diesem Fall Addition der Argumente.

( ) Klammern Zwischen dem Funktionsnamen und der öffnenden Klammer darf kein Leerzeichen stehen!

P2:P5 ein Argument Hier ein Bereich.

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Tabellen und Tabellenkonformität

Die grundlegenden Funktionen, die genauso aufgebaut sind wie die Summenfunktion, sind an der gleichen Stelle zu finden wie die Summenfunktion selbst.

Klicken Sie auf den Listenpfeilneben dem Wort AutoSumme. Eine Liste von Funkti-onen, wie Mittelwert, Anzahl, Max und Min werden dort angeboten.

Die Funktion Mittelwert berechnet den Durchschnitt aus dem Bereich P2:P5.

Die Funktion Anzahl berechnet wie viel Zahlen in dem Bereich P2:P5 stehen.

Die Funktion Max berechnet den höchs-ten Wert aus dem Bereich P2:P5.

Die Funktion Min berechnet den geringsten Wert aus dem Bereich P2:P5.

3. Tabellen und Tabellenkonformität

In Excel 2003 waren Listen zusammenhängende Zellbereiche, die sortiert bzw. gefiltert oder anderweitig ausgewertet werden konnten. Ab der Excel Version 2010 ist die Listenbearbei-tung erweitert worden. Allerdings heißen diese zusammenhängenden Bereiche nicht mehr Listen, sondern Tabellen. Um Tabellen sortieren und auswerten zu können, müssen sie ent-sprechend aufgebaut sein. Im unten abgebildeten Beispiel muss zunächst ein listenkonfor-mer Aufbau hergestellt werden.

Es müssen folgende Punkte beachtet werden:

- Jede Spalte sollte eine eindeutige Überschrift haben.

- Die Überschrift sollte sich nicht über mehrere Zellen verteilen.

- Es sollten keine komplett leeren Zellen innerhalb der Tabelle vorhanden sein.

Sortieren einer Tabelle

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- Die Daten müssen korrekt eingetragen werden, d. h. nicht unterschiedliche Abkürzungen benutzen oder den Datensatz in eine Zelle eintragen. Beispielsweise Vor- und Nachname in eine Zelle, wenn zwei Zellen dafür vorgesehen sind.

- Es muss der jeweils korrekte Datentyp eingetragen werden (C15).

Eine gut auswertbare Tabelle müsste wie folgt umgestellt werden:

Wenn die Tabelle gut aufgebaut ist, kann man sie auch leichter auswerten. Sie können die Tabelle nun sortieren, filtern und gestalten.

4. Sortieren einer Tabelle

Bereits auf der Registerkarte Start finden Sie das Symbol zum Sortieren der Tabelle. Wenn Sie in dem obigen Beispiel nach Nachnamen sortieren wollen, gehen Sie wie folgt vor:

- Klicken Sie in eine Zelle im Bereich Nachname, also beispielsweise in die Zelle A8.

- Klicken Sie nun auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bearbeiten auf den Befehl Sor-tieren und Filtern

- Sie können nun die Nachnamen entweder alphabetisch aufsteigend oder absteigend sor-tieren, in dem Sie auf das entsprechende Symbol klicken.

12

Sortieren einer Tabelle

Mit dieser Methode können Sie allerdings nur nach einem Kriterium sortieren. Wollen Sie erst nach Nachnamen, dann nach Vornamen sortieren müssen Sie auf den Punkt Benut-zerdefiniertes Sortieren…. klicken.

Das Dialogfeld Sortieren öffnet sich und gleichzeitig wird die Tabelle – außer den Über-schriften – markiert.

- Klicken Sie auf den Pfeil im Listenfeld Sortieren nach und wählen die Überschrift Nach-name aus.

- Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen.

- In dem nun erscheinenden Listenfeld Dann nach wählen Sie die Überschrift Vorname.

Wenn Sie nun einen weiteren Datensatz einfügen und wiederum den Befehl sortieren auf-rufen, sind die Einstellungen erhalten geblieben. Klicken Sie dann erneut auf die Schaltfläche OK, wird der neue Datensatz entsprechend einsortiert.

Sortieren einer Tabelle

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Sie können im Nachhinein die Sortierreihenfolge ändern. In der Abbildung unten sehen Sie, dass die Ebene Vorname ausgewählt ist. Wenn Sie nun als erstes nach dem Vornamen sor-tieren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach oben. Die Reihenfolge än-dert sich.

Die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten ist nicht aktiv, weil es nach der Ebene Vorname keine weiteren Ebenen gibt.

Im Listenfeld Sortieren nach haben Sie des Weiteren die Möglichkeit nach Farben oder Sym-bolen zu sortieren. Im Beispiel unten werden die Steuerpflichtigen mit verschiedenen Farben markiert.

- Klicken Sie im Listenfeld Sortieren nach auf den Eintrag Zellenfarbe.

14

Sortieren einer Tabelle

- Im Listenfeld Reihenfolge erscheinen nun die Farben, die Sie im Tabellenbereich einge-setzt haben.

- Wählen Sie nun die Farbe, die an erster Stelle stehen soll.

- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Ebene kopieren.

- Wählen Sie die Farbe aus, nach der anschließend sortiert werden soll.

- Außerdem können Sie mit der Auswahl Oben festlegen, ob die farbigen Felder als erste in der Liste oder als letzte in der Liste angezeigt werden sollen.

4.1 Zusammenfassung

Wenn der Zellzeiger in einer Liste steht und Sie anklicken, wird der zu sortierende Bereich ohne die Überschriften automatsch markiert. Im Dialogfeld sor-tieren ist ausgewählt.

Die Voreinstellung ist die Sortierung nach Spalten. Bei einer Adressliste können Sie dann erst nach der Spalte Nachname, dann nach der Spalte Vorname usw. sortieren.

Im Bereich Sortieren nach legen Sie die Kriterien fest, nach denen Sie sortieren wollen. Bei einem Textfeld können Sie nach dem Alphabet sortieren, bei einer Zahl nach Größe und bei einem Datum nach Alter. Für alle gilt, dass Sie im Bereich Sortieren nach den Eintrag Werte auswählen. Im Listenfeld Reihenfolge erscheinen dann – je nach Datentyp – die unten abge-bildeten Einträge.

Textfeld

Datumsfeld

Zahlenfeld

Sortieren einer Tabelle

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Wie oben bereits dargestellt können Sie auch im Bereich Sortieren nach auch die Einträge: Zellenfarbe, Schriftfarbe oder Symbole auswählen. Mit Symbolen sind die Symbole gemeint, die Sie durch bedingte Formatierung erhalten.

Im Listenfeld Reihenfolge ist die Vorgabe bei Textfeldern von A bis Z oder umgekehrt. Bei Zahlenfelder nach Größe beginnend beim kleins-ten Wert bis zum größten oder umgekehrt.

Wenn Sie die Stadtteile in der Abbildung nach dem Alphabet sortieren würden, würde die Folge mit Alte Neustadt beginnen und mit Süder-vorstadt enden. Allenfalls könnten Sie noch die Sortierreihenfolge umkehren und mit Südervorstadt beginnen.

Wenn Sie immer die Stadtteile in der Reihenfolge wie nebenstehend abgebildet sortiert haben wollen, können Sie selber Sortierfolgen de-finieren.

4.2 Benutzerdefinierte Listen

Um eine benutzerdefinierte Liste zu erzeugen, nach der Sie u.a. sortieren können, gehen Sie wie folgt vor:

- Markieren Sie die Zellen, die die Reihe enthält (im Beispiel oben die Zellen A3:A14)

- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie die Schaltfläche Optionen

- In den Excel-Optionen klicken Sie auf die Kategorie Erweitert. Im rechten Teil des Fensters wählen blättern Sie zum Bereich Allgemein.

- Wählen Sie dort die Schaltfläche Benutzerdefinierte Liste bearbeiten aus.

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Sortieren einer Tabelle

- Das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen öffnet sich. Der von Ihnen markierte Bereich ist bereits eingetragen. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche Importieren klicken, wird die Liste übernommen.

Sie hätten die Stadtteile auch in das Feld Listeneinträge eintippen können oder Sie hätten im Nachhinein den Bereich markieren können. Sobald die Liste vorhanden ist, können Sie sie zum Autoausfüllen und zum Sortieren benutzen.

In der Abbildung sind die Stadtteile nach Alphabet sortiert. Klicken Sie im Listenfeld Rei-henfolge auf den Eintrag Benutzerdefinierte Liste. Das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen öffnet sich und Sie können ihre Liste auswählen.

Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK und ihre Liste wird als Sortierreihenfolge eingetragen.

Sortieren einer Tabelle

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Bislang wurde nach Spalten sortiert. Sie können aber auch, wenn der Sachverhalt es hergibt, nach Zeilen sortieren.

Folgende Tabelle enthält in verschiedenen Stadtteilen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten bestimmte Messdaten. Sie möchten nun wissen, wie die Höhe der Messwerte sich in den Stadtteilen am 12.1.2012 darstellt.

- Markieren Sie den zu sortierenden Bereich (im Beispiel B2:M9).

- Klicken Sie im Dialogfeld Sortieren auf die Schaltfläche Optionen.

- Das Dialogfeld Sortieroptionen öffnet sich. Wählen Sie dort den Punkt Spalten sortieren und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK.

- Im Dialogfeld Sortieren wählen Sie nun den Eintrag der Zeile, nach der sortiert werden soll. In diesem Fall steht in Zeile 6 des markierten Bereichs das Datum, zu dem die Mess-werte absteigend nach Größe sortiert werden sollen.

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Tabellen filtern

- Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Spalten sind nun beginnend beim

höchsten und endend beim niedrigsten Messwert absteigend für den 12.01.2012 sortiert.

4.3 Weitere Möglichkeiten die Sortierung aufzurufen

Die Sortiermöglichkeiten, die Sie auf der Registerkarte Start vorfinden, sind auch an anderen Stellen aktivierbar.

Wenn Sie z. B. mit der rechten Maustaste in einen Listenbereich klicken, erscheint im Kon-textmenü ebenfalls das Sortieren.

Auch hier finden Sie die entsprechenden Einträge, um die Sortierung vorzunehmen.

Sie können auch über die Registerkarte Daten, in der Gruppe Sortieren und Filtern das Dia-logfeld Sortieren aufrufen.

Tabellen filtern

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5. Tabellen filtern

Das Sortieren, ausgehend von der Registerkarte Start, wurde Ihnen auf den vorangegange-nen Seiten bereits vorgestellt. Filtern bedeutet, dass nur Datensätze, die bestimmte Kriterien erfüllen angezeigt werden.

5.1 Autofilter

Auf der Registerkarte Start finden Sie das Symbol, um Filter zu setzen.

Wenn Sie den Mauszeiger im Tabellenbereich plat-zieren und auf das Filtern-Symbol klicken, erhalten die Überschriften ihrer Tabelle kleine Filtersymbole.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Filtersymbol zeigen, wird aus dem Mauszeiger ein kleines Händchen inklusive eines Quick-Infos. Hier können Sie erkennen, auf welches Da-tenfeld Sie zeigen und ob bereits gefiltert wurde.

Das Datenfeld Nachname ist ein Textfeld und es wurde noch keine Filterung vorgenommen.

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Tabellen filtern

Wenn Sie die Filter gesetzt haben können Sie

auch Sortieren .

Excel erkennt, dass es sich um ein Textfeld

handelt . Beim Datenfeld Geburtsdatum wird ein Datumsfilter aktiv, beim Datenfeld Steuer-schuld wird ein Zahlenfilter aktiv.

Im Bereich Suchen können Sie Buchstaben oder Textteile eingeben.

Sofort wird im Bereich darunter die Auswahl reduziert. Wenn Sie beispielsweise den Buch-staben m eingeben, werden nur noch die Na-men Metz, Mogli und Müller angezeigt. Diese Namen enthalten an irgendeiner Stelle den Buchstaben m.

Alternativ können Sie die Häkchen setzen oder entfernen.

Wenn Sie auf die untere rechte Ecke zeigen,

ändert sich der Mauszeiger und Sie können das Fenster größer aufziehen.

Wenn Sie auf den Eintrag Textfilter klicken, erhalten Sie das folgende Auswahlmenü:

Wenn Sie den Eintrag Benutzerdefinierte Filter auswählen, gelangen Sie in das Dialogfeld Benutzerdefinierte Autofilter.

Tabellen filtern

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Im Listenfeld Nachname können Sie nun den entsprechenden Filter auswählen. Wenn Sie die anderen Optionen auswählen, gelangen Sie ebenfalls in das Dialogfeld Benutzerdefinierte Autofilter, jedoch ist der entsprechende Filter bereits ausgewählt.

Das Datenfeld Geburtsdatum ist ein Datumsfeld mit dem entsprechenden Datumsfilter, wie Sie in der Abbildung sehen können. Die Jahreszahlen haben zusätzlich zum Häkchen, das man setzen oder entnehmen kann, ein Pluszeichen. Wenn Sie auf ein Pluszeichen klicken, werden die Monate eingeblendet. Wenn Sie auf das Pluszeichen beim Monat klicken, wer-den die Tage eingeblendet.

Auch dieses Feld können Sie größer ziehen, wenn Sie auf die untere rechte Ecke zeigen.

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Tabellen filtern

Wenn Sie auf Benutzerdefinierte Autofilter klicken, haben Sie neben dem Listenfeld ein Ka-lendersymbol. Wenn Sie auf das Kalendersymbol klicken, können Sie mit den blauen Pfeilen durch die Monate scrollen, um ein bestimmtes Datum auszuwählen.

Tabellen filtern

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Das Datenfeld Steuerschuld enthält im unteren Bereich alle Beträge, die Sie einzeln oder alle auswählen können. Wenn Sie auf den Zahlenfilter klicken, erhalten Sie wiederum die pas-sende Auswahl für Zahlen.

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Tabellen filtern

Wenn Sie Filter gesetzt haben, verändert sich das Filtersymbol. Zeigen Sie auf den Filter, wird Ihnen angezeigt, wie gefiltert wurde.

Wie auch beim Sortieren können Sie mit der rechten Maustaste in eine Spalte zeigen und mit dem Kontextmenü Filterungen durchführen.

5.2 Spezialfilter

Spezialfilter sind auf der Registerkarte Daten, in der Gruppe Sortieren und Filtern zu finden.

Neben dem Sortieren finden Sie hier auch das Filternsymbol für die Autofilter. Unter dem Befehl Erweitert verbergen sich die Spezialfilter.

Um die Spezialfilter zu benutzen, müssen Sie einen gesonderten Bereich erstellen, der die Überschriften aus der Liste enthält. In den darunter liegenden Zeilen tragen Sie die Such-kriterien ein. Wobei alle Kriterien, die in der gleichen Zeile stehen, eine UND-Verknüpfung darstellen. Kriterien, die in untereinander liegenden Zeilen stehen, bilden eine ODER-Verknüpfung. Um die Spezialfilter zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

- Fügen Sie ein paar Zeilen vor Ihrer Liste ein. Sie können den Kriterienbereich natürlich auch neben die Liste setzen.

- Kopieren Sie die Überschriften aus der Liste in den leeren Bereich darüber.

- Geben Sie nun Ihre Kriterien ein.

Tabellen filtern

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Sie wollen nun Ihre Liste, die in Zeile 9 mit der Überschrift beginnt, nach Personen filtern, die weiblich und Wissenschaftliche Mitarbeiter oder weiblich und Leitungskraft oder weiblich und Lehrer sind.

- Klicken Sie zunächst in die zu filternde Liste. Wählen Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern den Befehl Erweitert. Das Dialogfeld Spezialfilter er-

scheint:

Das Feld Listenbereich enthält bereits die Zellen, in denen die Liste steht.

Das Feld Kriterienbereich enthält auch bereits einen Vor-schlag. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche OK.

Sie können aber auch die von Excel gemachten Eintragungen in den beiden Feldern abändern.

Die Funktion der Spezialfilter ist aus vorangegangenen Excel-Versionen übernommen wor-den. Da die Autofilter in Excel 2010 erweitert wurden, können Sie damit den größten Teil der Filterungen bereits abdecken.

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Listen nach Teilergebnissen zusammenfassen

6. Listen nach Teilergebnissen zusammenfassen

Sie können eine Liste, sobald Sie sie nach einem Kriterium sortiert haben, auch nach diesem Kriterium zusammenfassen. D.h. Sie können Teilergebnisse über das sortierte Kriterium bil-den.

6.1 Einfach Teilergebnisse bilden

Im folgenden Beispiel ist nach Finanzämtern sortiert. Sie wollen nun zusammenfassen, wie viel Steuerschulden bei den einzelnen Finanzämtern anfallen.

- Sortieren Sie die Daten nach der Spalte Finanzamt und klicken Sie eine Zelle in der Tabelle an.

- Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf den Befehl Teiler-gebnis.

- Das Dialogfeld Teilergebnisse öffnet sich und der zu Teilergebnissen zusammenzufas-

sende Bereich ist markiert :

- Im Listenfeld Gruppieren nach wählen Sie das Feld aus, das Sie sortiert haben und nach dem die Gruppen gebildet werden sollen.

- Im Listenfeld darunter können Sie Funktionen auswählen, mit denen Sie rechnen wol-len. In diesem Beispiel wird die Summe der Spalte Steuerschuld pro Finanzamt errech-

net. Die Gesamtsumme pro Finanzamt soll unter den Daten angezeigt werden.

- Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK. Sie erhalten folgende Darstellung:

Listen nach Teilergebnissen zusammenfassen

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Vor der Zeilenbeschriftung ist eine Gliederungsspalte eingefügt worden. Die Zahlen oben in dieser Spalte zeigen an, welche Gliederungsebenen vorhanden sind. Wenn Sie auf eine Zahl klicken, wird nur die jeweilige Ebene angezeigt. Wenn Sie beispielsweise auf die 2 klicken, wird nur die 2. Ebene angezeigt:

Klicken Sie auf ein Pluszeichen der Gliederung, werden die zugehörigen Daten dieser Zu-sammenfassung angezeigt. Im Beispiel unten werden die Datensätze zum Finanzamt Bremen Ost angezeigt. Gleichzeitig wird aus dem Pluszeichen ein Minuszeichen. Wenn Sie auf das Minuszeichen klicken, werden die Datensätze wieder verborgen.

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Listen nach Teilergebnissen zusammenfassen

Wenn Sie die Teilergebnisdarstellung entfernen wollen, klicken Sie zunächst in eine Zelle der Liste und wählen wiederum den Befehl Teilergebnis. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Alle entfernen. Die Gliederung wird entfernt und Sie können nun nach einer anderen Spalte sortieren und die Daten anders zusammenfassen.

6.2 Geschachtelte Teilergebnisse

Teilergebnisse können auch geschachtelt werden. Wenn Sie im Beispiel oben noch ein Da-tenfeld Geschlecht hinzufügen, können Sie ermitteln, wie hoch die Steuerschuld in den je-weiligen Finanzämtern unterschieden nach Geschlecht ist. Sie gehen wie folgt vor:

- Sortieren Sie die Liste nach Finanzämtern und anschließend nach Geschlecht.

- Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Gliederung auf den Befehl Teiler-gebnis und wählen bei Gruppieren nach den Eintrag Finanzämter. Schließen Sie mit der Schaltfläche OK ab.

- Klicken Sie nochmals auf den Befehl Teilergebnis.

- Klicken Sie auf den Menüpunkt Daten > Teilergebnisse. Diesmal wählen Sie im Listenfeld Gruppieren nach den Eintrag Geschlecht aus.

- Entfernen Sie den Haken bei Vorhandene Teilergebnisse ersetzen und klicken abschlie-ßend auf die Schaltfläche OK.

Listen nach Teilergebnissen zusammenfassen

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Die Tabelle hat nun eine Gliederungsebene mehr und sieht wie folgt aus:

Ebene 3 enthält die Unterteilung der Finanzämter in männliche und weibliche Steuerschuld-ner

Abbildung 1: Ausschnitt aus einer geschachtelten Teilergebnisliste

Das Dialogfenster Teilergebnisse bietet weiterhin die Möglichkeit, den Ausdruck der so Liste zu gestalten, dass nach jedem Teilergebnis ein Seitenumbruch erfolgt. Hierzu setzen Sie ein-fach einen Haken bei Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen.

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Listen nach Teilergebnissen zusammenfassen

6.3 Teilergebnisse weiter bearbeiten

Stellen Sie sich vor, Sie möchten die zusammengefasste Liste in ein anderes Tabelleblatt ko-pieren. Wenn Sie den Bereich markieren und anschließend auf Kopieren klicken und in ein neues Tabellenblatt einfügen, werden alle Datensätze mitkopiert. Um nur die sichtbaren Zellen zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:

- Makieren Sie den Bereich, den Sie kopieren wollen

- Klicken auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf den Befehl Suchen und Auswählen.

- Wählen Sie den Eintrag Inhalte auswählen an. Es öffnet sich das Dialogfeld Inhalte aus-wählen.

- Wählen Sie dort den Eintrag Nur sichtbare Zellen.

In das Dialogfeld Inhalte auswählen gelangen Sie auch, wenn Sie die Funktionstaste F5 drü-cken und anschließend auf die Schaltfläche Inhalte klicken.

So vorbereitet können Sie nun kopieren und nur die sichtbaren Zellen werden kopiert. Das gleiche Verfahren wenden Sie an, wenn Sie nur die sichtbaren Zellen mit einem besonderen Format (z. B. andere Schriftfarbe) versehen wollen.

Tabellen

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7. Tabellen

Sie können einen Zellbereich in eine Tabelle umwandeln, damit stehen Ihnen weitere Funk-tionalitäten zur Verfügung. Ab der Excelversion 2003 gab es diese weiteren Funktionalitäten unter dem Begriff Liste. Ab der Version 2010 gibt es den Tabellenbegriff, der zunächst etwas verwirrend ist, da gleichzeitig das Tabellenblatt auch Tabelle heißt. Im Englischen gibt es aber durchaus eine textlich eindeutige Unterscheidung der einzelnen Hierarchie-Ebenen: Mappe oder Datei (Workbook) » Tabelle, Tabellenblatt (Worksheet) » Tabelle (Table).

7.1 Bereich als Tabelle definieren

Um einen normalen Bereich in eine Tabelle umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor:

- Klicken Sie in den Bereich, der den Tabellenbereich umfassen soll.

- Klicken Sie auf der Registerkarte Start in die Gruppe Formatvorlagen. Aus dem ausge-klappten Formatvorlagen wählen Sie eine passende aus.

- Alternativ zu der oben beschriebenen Vorgehensweise können Sie auf die Registerkarte Einfügen klicken.

- Dort wählen Sie aus der Gruppe Tabellen den Befehl Tabelle.

32

Tabellen

- Sie können die Tabelle auch mit der Tastenkombination + erstellen.

- Als nächster Schritt erscheint das Dialogfeld Tabelle erstellen.

Der Tabellenbereich ist bereits eingetragen, wenn Sie vorher in den Tabellenbereich geklickt haben.

Wenn die Tabelle eine Überschrift hat, sollten Sie das Häkchen in dem entsprechenden Kästchen angekreuzt lassen. Es verhindert nämlich, dass die Überschriften stehen bleiben, falls Sie sortieren wollen. Hat ihre Tabel-le keine Überschrift, erhält die Tabelle standardmäßig die Überschriften Spalte 1, Spalte 2 usw.

- Sobald Sie auf die Schaltfläche OK geklickt haben, erhalten die Überschriften Filtersymbo-

le und eine neue Registerkarte Tabellentools wird eingeblendet. Diese zusätzliche Re-gisterkarte wird nur eingeblendet, wenn Sie den Zellzeiger in der Tabelle positionieren. Klicken Sie außerhalb der Tabelle, verschwindet die Registerkarte.

Die Registerkarte Tabellentools ist in 5 Gruppen unterteilt. Die Gruppe Eigenschaften enthält den Namen der Tabelle. Standardmäßig wird der Name Tabelle verwendet, danach eine fortlaufende Zahl. Sie können hier auch einen anderen Namen eintragen.

Sie können diese Tabelle wie gewohnt sortieren und filtern. Wenn Sie die Tabelle wieder in einen normalen Bereich umwandeln wollen, klicken Sie in der Registerkarte Tabellentools in der Gruppe Tools auf den Befehl In Bereich konvertieren. Sie können auch mit rechter Maustaste in den Tabellenbereich hineinklicken:

Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Tabelle. Ein weiteres Menü klappt auf.

Tabellen

33

Hier wählen Sie den Eintrag In Bereich konvertieren aus. Bevor die Tabelle in einen Bereich zurückverwandelt wird, erhalten Sie noch Mal eine Abfrage, die Sie einfach bestätigen.

Die Gruppe Externe Tabellendaten ermöglicht es, die Daten auf einem Sharepointserver für andere Teammitglieder bereitzustellen.

In der Gruppe Optionen für Tabellenformat sind bereits einige Haken gesetzt. Z. B. dass die Tabelle eine Überschrift hat. Der Punkt Ergebniszeile wird weiter unten genauer darge-stellt. Verbundene Zeilen bedeutet, dass gerade Zeilennummern anders formatiert sind als ungerade. Es ergibt sich eine alternierende Formatierung, sodass der Eindruck eines Strei-fenmusters entsteht. Das soll die Lesbarkeit verbessern. Das gleiche können Sie für Spalten einsetzen, in dem Sie das Häkchen bei Verbundene Spalten setzen. Wenn Sie die Häkchen bei Erste Spalte und Letzte Spalte setzen, werden diese Spalten durch Formatierung hervor-gehoben.

In der Gruppe Tabellenformatvorlagen können Sie nur durch Zeigen auf die jeweiligen Muster bereits in einer Livevorschau sehen, wie die Tabelle mit dieser Formatierung ausse-hen würde. Sobald Sie in die Vorlage klicken, wird sie für die Tabelle übernommen. Stan-dardmäßig wird eine Reihe Vorlagen angezeigt. Sie können sich weitere anzeigen lassen, in dem Sie auf das Listenfeld rechts klicken. Unter den sich aufklappenden Mustern, finden Sie den Befehl Neue Tabellenformatvorlage. Sie können also noch weitere Vorlagen selbst er-zeugen.

7.2 Erweitern einer Tabelle

Der Vorteil, einen Bereich in eine Tabelle umzuwandeln, liegt nicht nur in den Formaten, die Sie automatisch zuweisen können, sondern auch in einigen weiteren Tools. Wenn Sie weite-re Datensätze der Tabelle hinzufügen wollen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

Sie schreiben weitere Datensätze in die Zellen darunter und ziehen an der rechten unte-

ren Ecke . Der Mauszeiger wird dann zum Diagonalpfeil.

Sobald Sie die Tabelle vergrößert haben, werden die Formate auf die neuen Datensätze übertragen. In diesem Beispiel wird das w in der Spalte Geschlecht zentriert und der Betrag in der Spalte Steuerschuld wird in € formatiert. Wenn Sie Formeln in der Tabelle haben, werden auch diese automatisch in die nächste Zeile übertragen.

34

Tabellen

Alternativ dazu, können Sie auf der Registerkar-te Tabellentools in der Gruppe Eigenschaften den Befehl Tabellengröße ändern anklicken.

Es öffnet sich das Dialogfeld Tabellengröße än-dern. Sie können nun einen erweiterten Bereich markieren.

Wenn Sie die - Taste in der letzten Zelle der Tabelle drücken, wird die Tabelle ebenfalls automatisch erweitert. Anschließend können Sie dann den neuen Datensatz eingeben.

7.3 Markieren in der Tabelle

Innerhalb der Tabelle können Sie, unabhängig von den anderen Bereichen, z. B. Tabel-lenzeilen markieren. Sobald Sie links in die Tabellenzeile zeigen, wandelt sich der Mauszeiger in einen waagerechten Markierungspfeil. Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste ist der entsprechende Datensatz markiert. Wenn Sie die linke Maustaste gedrückt halten und zie-hen, können Sie mehrere Zeilen markieren.

Wenn Sie in eine Spaltenüberschrift zeigen, wandelt sich der Mauszeiger zu einem senkrech-ten Pfeil. Mit einem Linksklick ist die Spalte dieser Tabelle markiert. Mit gedrückter Maustas-te können Sie mehrere Spalten markieren.

Die komplette Tabelle markieren Sie, in dem Sie auf die linke obere Ecke zeigen und klicken.

Achten Sie dabei auf den Mauszeiger.

Wenn der Mauszeiger zum Diagonalpfeil wird, markieren Sie die Tabelle ohne die Überschriften.

Tabellen

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Wenn Sie die Tabelle scrollen, werden die Überschriften der Tabelle in die Spaltenbeschrif-tungen übernommen. Dies ist für große Tabellen durchaus sinnvoll. Sie brauchen dann die Überschriften nicht mehr extra fixieren.

7.4 Tabellen berechnen

Wenn Sie auf der Registerkarte Tabellentools in der Gruppe Optionen für Tabellenformat das Häkchen bei Ergebniszeile setzen, erscheint unter der Tabelle eine zusätzlich Zeile.

Die Ergebniszeile enthält in der letzten Spalte die Summe der gefilterten Datensätze. Da die letzte Spalte ein Zahlenfeld ist, wird automatisch die Summe gebildet. Wäre die letzte Spalte ein Textfeld, würde die Anzahl der zutreffenden Datensätze erscheinen.

Sie können auch andere Berechnungen durchführen, wenn Sie auf den Listenpfeil des Ergeb-nisfeldes klicken. Z. B. könnten Sie den höchsten Betrag, den niedrigsten Betrag usw. aus den gefilterten Datensätzen ermitteln.

Wenn Sie in der Ergebniszeile auf ein anderes Feld klicken, z. B. auf das Feld Finanzamt, wird ebenfalls ein Listenfeld sichtbar, aus dem Sie die entsprechenden Funktionen auswählen können.

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Tabellen

7.5 Tabelle ausdrucken

Wenn Sie die Tabelle ausdrucken wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

- Klicken Sie in die Tabelle hinein.

- Wählen Sie auf der Registerkarte Datei den Befehl Drucken.

- Im Bereich Einstellungen wählen Sie den Punkt Ausgewählte Tabelle drucken, nicht zu verwechseln mit dem Punkt Aktive Tabellen drucken.

- Wie aus dem Bild ersichtlich passt im Hochformat nicht alles auf eine Seite, deshalb müs-sen Sie noch von Hochformat auf Querformat umstellen.

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7.6 Strukturierte Verweise

Wenn Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie strukturierte Verweise benutzen. Im Bei-spiel unten gibt es die Spalten Steuerschuld, bezahlt und Rest. Die Spalte Rest wird berech-net aus der Steuerschuld und dem bezahlten Betrag. Sie sehen im Beispiel, dass nicht mit Zellbezügen, sondern mit Verweisen gerechnet wird. Die Verweise werden von selbst er-zeugt, wenn Sie die Formel eingeben:

- Klicken Sie in die erste Zeile der Spalte Rest und geben das Gleichheitszeichen ein,

- Klicken Sie auf den Betrag 154,26 €, automatisch wird der Spaltenname mit voran gestell-ten @-Zeichen in eckigen Klammern eingetragen,

- Geben Sie das Minuszeichen ein und klicken auf 120 €, auch hier wird der Spaltennamen eingetragen,

- Sobald Sie die Formel bestätigen, wird die ganze Spalte berechnet.

Das @-Zeichen bedeutet, dass auf die aktuelle Zeile der jeweiligen Spalte Bezug genommen wird. Sie können die Tabellenverweise auch außerhalb der Tabelle verwenden. Dann muss jedoch der Tabellenname voran gestellt werden.

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Tabellen

Wie in der Abbildung unten dargestellt, klicken Sie in eine Zelle der gleichen Zeile außerhalb der Tabelle. Fügen Sie nun nach dem gleichen Schema wie oben die Formel ein. Sie sehen, dass der Tabellenname automatisch eingefügt wird. Danach folgt in eckigen Klammern der Spaltenname.

Sie können die Formel aber auch durch Autovervollständigen eingeben.

- Geben Sie in der Zelle das Gleichheitszeichen ein und beginnen den Tabellennamen zu tippen. Automatisch erscheint nach wenigen Anschlägen der Ta-

bellenname. Diesen übernehmen Sie mit der - Taste.

- Automatisch wird der Tabellenname in die Zelle eingetragen.

- Tippen Sie nun eine eckige Klammer ein. Automatisch werden Ihnen u. a. die Spaltennamen aufgelistet. Übernehmen Sie den Spaltennamen mit Doppelklick. Er wird in die Zelle eingetragen. Schließen Sie den ersten Spaltennamen mit der eckigen Klammer.

Gültigkeit der Daten prüfen

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8. Gültigkeit der Daten prüfen

Wenn Sie eine Exceltabelle oder –liste auswerten wollen, sollte die Tabelle wie bereits oben erwähnt eine sinnvolle Struktur haben. Aber auch die Daten selber sollten korrekt eingege-ben werden. Z. B. sollte eine Datumsspalte immer Daten vom Typ Datum enthalten und nicht zwischendurch zu Text wechseln.

Wenn Sie innerhalb einer Tabelle eine Prüfung für die Gültigkeit der Daten vornehmen wol-len, werden die Regeln auch auf die Datensätze übertragen, die neu hinzukommen.

Sie wollen beispielsweise in der Tabelle der Steuerpflichtigen in der Spalte Finanzamt nur bestimmte Einträge zulassen. Dazu tragen Sie die Liste der zugelassenen Bezeichnungen in einen separaten Bereich oder besser noch in eine weitere Tabelle ein.

- Markieren Sie die Spalte Finanzamt, wie oben unter Punkt 7.3 beschrieben.

- Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf den Befehl Daten-überprüfung. Das Dialogfeld Datenüberprüfung öffnet sich. Wenn Sie auf das Dreieck ne-ben dem Befehl klicken, erscheinen weitere Optionen zur Datenüberprüfung.

- Auf der Registerkarte Einstellung des Dialogfeldes wählen Sie im Listenfeld Zulassen den Punkt Liste aus.

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Gültigkeit der Daten prüfen

- Sobald Sie Liste ausgewählt haben, erscheint ein Eingabefeld Quelle. Klicken Sie in das Eingabefeld und markieren Sie den Bereich, der die gültigen Daten enthält. In diesem Bei-spiel stehen die Daten in Tabelle3 im Bereich A1:A3.

- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, wenn Sie die Markierung durchgeführt haben.

- Wenn Sie nun die Tabelle erweitern und in die letzte Zeile der Spalte Finanzamt klicken, wird Ihnen ein Listenpfeil angeboten.

- Wenn Sie auf den Listenpfeil klicken, wird die Auswahlliste aufgeklappt, die Sie in Tabelle 3 hinterlegt haben.

Gültigkeit der Daten prüfen

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Wenn Sie außer dem Listenpfeil dem Eintragenden eine weitere Information geben wollen, können Sie das Folgende tun:

- Wählen Sie im Dialogfeld Datenüberprüfung die Registerkarte Eingabemeldung aus. Tra-gen Sie im Feld Titel die Überschrift für das Quickinfo ein. Im Feld Eingabemeldung kön-nen Sie ebenfalls einen Hinweis eingeben, was zu tun ist. In der Tabelle selber erscheint dann ein Quick-Info, wie Sie im Bild neben dem Dialogfeld sehen können.

- Falls andere Einträge gemacht werden als die, die in der Liste vorhanden sind, erscheint eine Fehlermeldung. Auch diese können Sie mit Hinweisen versehen. Wählen Sie dazu im Dialogfeld Datenüberprüfung die Registerkarte Fehlermeldung.

- Im Feld Typ auf der Registerkarte Fehlermeldungen können Sie auswählen, ob nur die Listeneinträge zulässig sind, oder ob freie Eingaben möglich sind. Außer dem Typ Stopp gibt es noch den Typ Warnung und den Typ Information. Beide lassen freie Eingaben zu.

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Gültigkeit der Daten prüfen

Im Dialogfeld Datenüberprüfung können Sie neben Listen auch andere Einstellungen vor-nehmen.

- Wenn Sie auf der Registerkarte Einstellungen im Feld Zulassen den Typ Datum auswäh-len, wird das Feld Daten aktiv.

- Im Feld Daten wählen Sie z. B. aus, ob erst ab einem bestimmten Datum (größer oder gleich) oder ob aus einembestimmten Zeitraum (zwischen) Daten erfasst werden sollen.

- Wenn Sie im Feld Daten den entsprechenden Eintrag ausgewählt haben, werden gemäß der Auswahl weitere Felder aktiv: Anfangsdatum bei größer oder gleich. Anfangs- und Endedatum, wenn ein Zeitraum ausgewählt wurde.

Um die Gültigkeitsprüfungen zu entfernen, müssen Sie im Dialogfeld Datenüberprüfung auf die Schaltfläche Alle löschen klicken.

Auch im nachhinein lässt sich überprüfen, ob die Eingaben den Gültigkeitsregeln entspre-chen oder nicht. Zusätzlich können Sie die Falscheingaben hervorheben, in dem Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf den Befehl Datenüberprüfung klicken. Dort wählen Sie den Eintrag Ungültige Daten einkreisen.

Tastenschlüssel

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9. Tastenschlüssel

Gelegentlich ist es schneller mit Tastenschlüsseln zu arbeiten. Im Folgenden werden einige Tastenschlüssel dargestellt. Das Menüband verfügt über neue Tastenkombinationen, soge-nannte Zugriffstasteninfos. Wenn Sie die -Taste drücken, werden die Zugriffstasten ange-zeigt. Wenn Sie auf die Registerkarte Seitenlayout wechseln wollen, drücken Sie die Taste .

Auf der folgenden Registerkarte werden wiederum Tasten angezeigt, die Sie benutzen kön-nen, um den entsprechenden Befehl auszurufen.

Drücken Sie nun die Taste , um die Ausrichtung des Ausdrucks zu bestimmen.

Sie müssen nicht die Einzelschritte gehen, sondern können sich die Tastenkombination merken. Sie geben dann + + ein.

9.1 Allgemeine Tastenschlüssel

In Excel gibt es Tastenschlüssel, die auch in anderen Programmen funktionieren.

Tastenkombination Wirkung

ruft die Hilfe auf

+ kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die Zwischenablage

+ schneidet den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die Zwischenablage

+ fügt den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs aus Zwischenablage ein.

+ Speichert die Arbeitsmappe

+ Öffnet das Dialogfeld Öffnen

+ fügt eine neue Arbeitsmappe hinzu

+ schließt die aktuelle Arbeitsmappe

+ öffnet das Dialogfeld drucken

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Tastenschlüssel

9.2 Bewegen in der Tabelle

Tastenkombination Wirkung

, bewegen des Zellzeigers nach links bzw. nach rechts.

, bewegen des Zellzeigers nach oben bzw. nach unten

+ Zellzeiger springt an das Zeilenende eines ausgefüllten Bereichs.

+ Zellzeiger springt an den Zeilenanfang eines ausgefüllten Bereichs.

+ Zellzeiger springt an das Spaltenende eines ausgefüllten Bereichs

+ Zellzeiger springt an den Spaltenanfang eines ausgefüllten Bereichs

+ Sprung zum nächsten Tabellenblatt

+ Sprung zum vorherigen Tabellenblatt

9.3 Markieren in der Tabelle

Tastenkombination Wirkung

+ Markierung nach rechts

+ Markierung nach links

+ Markierung nach unten

+ Markierung nach oben

+ + Markieren bis zum Ende der ausgefüllten Zeile

+ + Markieren bis zum Ende der ausgefüllten Spalte

+ Markiert den aktuellen Bereich um die aktive Zelle. Nochmaliges Drücken der

Tastenkombination markiert alle Zellen, auch leere.

Tastenschlüssel

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9.4 Weitere nützliche Tastenkombinationen

Tastenkombination Wirkung

aktiviert die Zelle zum Bearbeiten.

+ fügt Systemdatum ein

+ + fügt Systemzeit ein

+ fügt Zeilenumbruch in der Zelle ein

+ Blendet Menüband ein oder aus.

+ + weist der Zelle oder dem markierten

Bereich das Standardzahlenformat zu

+ + weist der Zelle oder dem markierten

Bereich das Währungsformat zu

+ + weist der Zelle oder dem markierten

Bereich einen Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen zu.

+ Öffnet das Dialogfeld Zellen einfügen

+ Öffnet das Dialogfeld Zellen löschen

+ fügt um den markierten Bereich einen Rahmen

+ entfernt den Rahmen um den mar- kierten Bereich.

Lernmaterial

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Lernmaterial

Lernmaterial – Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks –

finden Sie im Internet unter der Adresse:

https://www.afz.bremen.de/lernen

Wählen Sie das gewünschte Thema über die Menüstruktur am oberen Rand der Seite oder aus der Liste aus, die Sie im rechten Bereich über die Infobox Gesamtliste der Schulungsunterlagen in den einzelnen Untermenüpunkten erreichen können.

Hier können Sie Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Pro-grammversion) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten. Sie können das Lernmaterial als PDF-Dokumente am Bildschirm lesen, auf Ihrem Computer speichern oder ausdrucken. Zum Teil stellen wir zusätzlich Übungsdateien in gepackter Form (Zip-Archiv) zur Verfügung. Zu ein-zelnen Themen sind Lernprogramme vorhanden. Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis ma-ximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden.

Tipps & Tricks

Oft sind es die kleinen Dinge, die die Arbeit am PC erleichtern. Dazu haben wir Tipps und Tricks zusammengestellt. Diese finden Sie sowohl bei den einzelnen Programmen als auch in einer Gesamtliste, die Sie über die Infobox Tipps und Tricks im rechten Bereich bei den einzelnen Untermenüpunkten erreichen können. Vielleicht entdecken Sie hier etwas, um Ihre Arbeit ef-fektiver zu gestalten.

Kompetenzzentrum E-Government (CC-EGov)

Sollten Sie als Beschäftigte der Freien Hansestadt Bremen bei Ihrer Arbeit auf Probleme stoßen, die beim Einsatz Ihrer Softwareausstattung auftreten (Probleme mit Word-Dokumenten, Excel-Tabellen etc.), können Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen te-le-fonisch oder per E-Mail an uns wenden:

cc-egov@afz.bremen.de Tel. 16 999

Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.