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L’énergie est notre avenir, économisons-la !
GR online
Liste des FICHES PRATIQUES
Comment se connecter à GR online ?01FiCHe PRAtiQUe
Comment me retrouver sUR le site GR online ?02FiCHe PRAtiQUe
Comment créer Une CARte ?03FiCHe PRAtiQUe
Comment créer Une CARte PAR copie ?04FiCHe PRAtiQUe
Comment CRéeR Un badge Liber-t ?05FiCHe PRAtiQUe
Comment CRéeR Un paSSango® ?06FiCHe
PRAtiQUe
Comment ConsUlteR mon état de parc ?07FiCHe PRAtiQUe
Comment modiFieR les paramètreS d’Une carte ?08FiCHe PRAtiQUe
Comment modiFieR les paramètreS d’Un Liber-t ?09FiCHe PRAtiQUe
Comment modiFieR les paramètreS d’Un paSSango® ?10FiCHe PRAtiQUe
Comment oppoSer Un sUPPoRt ?11FiCHe PRAtiQUe
Comment CRéeR des geStionnaireS déléGUés ?12FiCHe PRAtiQUe
Comment GéReR mes factureS en liGne ?13FiCHe PRAtiQUe
Comment renouveLer mes CARtes ?14FiCHe PRAtiQUe
Comment GéReR mes codeS confidentieLS ?15FiCHe PRAtiQUe
Comment GéReR mes codeS conducteurS ?16FiCHe PRAtiQUe
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FICHEPRATIQUE
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Comment se connecter à GR online ?01
Connectez-vous à la page du site www.gr.total.fr
Dans le menu "Accès client - GR online" renseignez :• votre identifiant• votre mot de passe
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Connexion>
2 Vous accédez à la page d'accueil de GR online.Différentes actions vous sont proposées dans les menus déroulants de chaque onglet.
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Comment se connecter à GR online ?01
Pour changer votre
Cliquez sur Mon compte > Gérer mon mot de passe et saisissez le mot de passe que vous avez choisi. Il devra respecter des critères de sécurité :
• longueurminimale:7caractères
• inclureaumoinsunelettre,unchiffre et un caractère spécial
• êtredifférentdevotreidentifiant
• êtredifférentdes4derniersmots de passe utilisés
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FICHEPRATIQUE
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Comment me retrouver sur GR online ?02
Clic FactureFichiers de facturation (TID)Données téléchargeables (xls) GR TIPP
Créer un support Créer des supports en masseGérer mes supportsSuivi de mes demandes Renouvellement
Gérer Codes Conducteurs Créer Code Conducteur
Suivi des anomalies Suivi transac. journalièresSuivi transac. PASSango®PASSalert
Suivi budgétaireSuivi de consommationSuivi par support
Créer un utilisateur Gérer mes utilisateursGérer mon mot de passeMon équipement GR Mes divisions de parc Paramétrer mes alertes
Créer un gestionnaire Gérer mes gestionnairesCréer un conducteurCréer des conducteurs en masse Personnaliser mes emails Suivre mes statistiques Suivre mes lots/demandes
€
Mes supports
Mes conducteurs
Mon suivi quotidien
Mes rapports mensuels
Mes factures
Econso
Mon compte
*selon options souscrites
Structure des points de menu du site*
Pour vous accompagner dans la découverte de votre espace client GR online, cette fiche pratique vous présente le plan du site.
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Nouveau siteAncien site
Services +
Enlèvements journaliers Mon suivi quotidien > Suivi transac. journalières
Fichiers de facturation Mes factures > Fichiers de facturation TIDMes factures > Données téléchargeables xlsMon compte > Paramétrer mes alertes @
GR TIPP Mes factures > GR TIPP
Gestion +
Suivi budgétaire Mes rapports mensuels > Suivi budgétaire
Suivi des consommations Mes rapports mensuels > Suivi de consommation
Récapitulatif par carte Mes rapports mensuels > Suivi par support
Suivi Excellium-CO2 global Mes rapports mensuels > Suivi Excellium-CO2 global
Suivi par carte Mes rapports mensuels > Suivi Excellium-CO2 par support
Contrôle +Vos anomalies Mon suivi quotidien > Suivi des anomalies
Vos emails Mon compte > Paramétrer mes alertes @
Vos télébadges PASSango®
Trajets PASSango® Mon suivi quotidien > Suivi transac. PASSango®
PASSalert Mon suivi quotidien > PASSalert
Commander vos PASSango® Mes supports > Créer un support
Vos cartes
Création Mes supports > Créer un support
Modification Mes supports > Gérer mes supports
Consultation Mes supports > Gérer mes supports
carte défectueuse Fonction non reprise : contactez votre interlocuteur commercial
Suppression Mes supports > Gérer mes supports
Opposition avec / sans duplicata Mes supports > Gérer mes supports
Demande de télébadge Mes supports > Créer un support
Vos codes chauffeurs
Création Mes conducteurs > Créer un Code Conducteur
Modification Mes conducteurs > Gérer Codes Conducteurs
Vos demandes Historique cartes Mes supports > Suivi de mes demandes
Vos gestionnaires de parc
Création Mon compte > Créer un utilisateur
Gestion Mon compte > Créer un utilisateur
Correspondance ANCIEN / NOUVEAU site
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Comment me retrouver sur le nouveau site GR online ?12
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Dans Mes Supports > Créer un Support, sélectionnez le Type de support souhaité.
Renseignez les Informations générales de la carte. Les champs avec une * sont des champs obligatoires.
Renseignez le Paramétrage plafonds : déterminezletype(bloquant,détectiond’anomalie…),lapériodicité,etlesunitésdevosplafonds sur les carburants et sur les services.
Comment créer une carte ?03
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GR online vous permet de créer vos cartes et de personnaliser leurs paramétrages en fonction de vos besoins.
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Vous avez plusieurs comptes ?
Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la création de vos cartes.
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Valider
Renseignez le Paramétrage contrôles : déterminez le type (géographique,temporel,technique),etlapériodicitédevos alertes d’anomalies.
Vérifiez que les Adresses du destinataire de la carte et du Code Confidentiel soient correctement renseignés.
Validez votre demande. Celle-ci sera prise en compte sous24heures,etvotre carte vous sera envoyée sous 3 jours ouvrés.
Atoutmoment,vouspouvezsuivre l’avancement de vos demandes de cartes dans Mes Supports > Suivi de mes demandes
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GR online vous permet de créer vos cartes GR mais aussi vos badges Liber-t et PASSango®.
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Comment créer une carte ?03
Ces paramétrages sont soumis à souscription d’option.
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Gagnez du temps !
Vous souhaitez créer plusieurs cartes avec des paramétrages identiques ?
Cliquez sur ‘Valider et créer une copie’ ouconsultezlafichepratiquen°4.
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FICHEPRATIQUE
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Comment créer une carte par copie ?04
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Dans Mes Supports > Gérer mes supports,
renseignez quelques critères qui vous permettront de retrouver la carte à copier.
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Rechercher
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Surlacarteàcopier,danslacolonne‘Actions’,cliquezsur‘Créer copie’.
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GR online vous permet de créer vos cartes et de personnaliser leurs paramétrages en fonction de vos besoins.
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Dans Informations générales,renseignez au minimum l’immatriculation et le Code Confidentiel associé.
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Atoutmoment,vouspouvezsuivre l’avancement de vos demandes de cartes dans Mes Supports > Suivi de mes demandes
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Tous les autres champs de Paramétrages plafonds,Paramètres contrôles et Adresses sont renseignés par défaut,etàl’identiquedelacarte copiée.
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Validez votre demande. Celle-ci sera prise en compte sous24heuresetvotrecartevous sera envoyée sous 3 jours ouvrés.
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Suivant >>
Valider et terminer
Comment créer une carte par copie ?04
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Gagnez du temps !
En suivant le même procédé, créez également par copie vos badges Liber-t et PASSango® !
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GR online
FICHEPRATIQUE
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Comment créer un badge Liber-t ?05
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Dans Mes Supports > Créer un Support, sélectionnez ‘Liber-t' dans le champ ‘Type de support’.
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GR online vous permet de créer vos badges Liber-t en toute autonomie.
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Vous avez plusieurs comptes ?
Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la création de vos badges Liber-t.
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Sélectionnez la carte à lier.
Renseignez les éléments qui faciliteront l'identification de la carte.
Renseignez les Informations générales du Liber-t.
3
Les champs avec une * sont des champs obligatoires.
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Si vous souhaitez lier le badge encoursdecréationàunecarte,cliquez sur Rechercher,sinoncliquez sur Suivant.
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Rechercher
Sélectionner
Atoutmoment,vouspouvezsuivre l’avancement de vos demandes de Liber-t dans Mes Supports > Suivi de mes demandes.
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Dans Paramétrages contrôles,déterminez le type et la périodicité de vos alertes d’anomalies.
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Dans l'onglet Adresses, vérifiez que le destinataire du badge Liber-t est correctement renseigné.
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Suivant >>
Validez votre demande. 7
Valider et terminer
Gagnez du temps !
Vous souhaitez créer plusieurs badges Liber-t avec des paramétrages identiques ? Cliquez sur ‘Valider et créer une copie’ouconsultezlafichepratiquen°4.
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Comment créer un badge Liber-t ?05
Ces paramétrages sont soumis à souscription d’option.
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Pour remplacer un badge Liber-t
Veuillez le retourner à :
ANR Services Nanterre Total Cartes Pétrolières GR 27 rue Michelet 92000 Nanterre
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GR online
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Comment créer un PASSango® ?06
1/21/2GR online vous permet de créer vos badges PASSango® en toute autonomie.
Dans Mes Supports > Créer un Support,sélectionnez ‘badge PASSango®‘ dans le champ ‘Type de support’.
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Suivant >>1
Vous avez plusieurs comptes ?
Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation
sur GR online et la gestion de l'ensemble de vos badges PASSango®.
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Renseignez les Informations générales du PASSango®.
Les champs avec une * sont des champs obligatoires.
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Sélectionnez la carte à lier.
Renseignez les éléments qui faciliteront l'identification de la carte.
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Si vous souhaitez lier le badge encoursdecréationàunecarte,cliquez sur Rechercher,sinoncliquez sur Suivant.
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06 Comment créer un PASSango® ?
Dans l'onglet Adresses, vérifiez que l'adresse du destinataire du PASSango® soit correctement renseignée.
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L'onglet CCP vous permet de choisir les types de remises dont vous souhaitez bénéficier. PouravoirledétaildesCCP,cliquezsur ‘Informations sur les CCP’.
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Suivant >>
6CCP = Conditions Commerciales Particulières, proposées par les sociétés autoroutières.
Dans Paramétrage télébadge,renseignezlaclassedevéhicule,son poids et ses caractéristiques techniques. Ces éléments conditionnent l’accès aux CCP proposées par les sociétés autoroutières.
5
Atoutmoment,vouspouvezsuivrel’avancementdevosdemandesdePASSango® dans Mes Supports > Suivi de mes demandes.
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Validez votre demande. Celle-ci sera prise en compte dès que nos services auront reçu de votre part une copie de la carte grise du véhicule.
8
Valider et terminer
Gagnez du temps !
Vous souhaitez créer plusieurs
badges PASSango® avec des paramétrages identiques ? Cliquez sur ‘Valider et créer une copie’ouconsultezlafichepratiquen°4.
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FICHEPRATIQUE
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Comment consulter mon état de parc ?07
1/2GR online vous permet de consulter en détail vos cartes TOTAL GR et vos Télébadges Liber-t et PASSango®.
Dans Mes supports > Gérer mes supports,Cliquez sur Recherche avancée pour affiner votre recherche partypedesupport,datededernièreutilisation,statutdessupports …
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Recherche avancée
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Vous avez plusieurs comptes ?
Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la gestion de l’ensemble de vos supports.
A l’écran apparaît un tableau reprenant les informations générales de vos supports (divisiondeparc,N°desupport,Immatriculation/nom,mentioncomplémentaire,carburant,service,statut).
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En changeant le type d’affichage,vousobtenezles 'Informations paramètres supports'(typedecode,date de création).
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07 Comment consulter mon état de parc ?
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Pourchaquesupport,lefichiercontientledétail:• Desinformationsgénérales(immatriculation,typedecode,divisiondeparc,nomduconducteur,liaisonavecun
autre support …)• Des paramétrages de plafonds (carburants / services)• Desparamétragesdecontrôles(géographiques,temporels,techniques,hôteliers,transactions)
Enfin,pourobtenirvotrefichierauformatExcel,cliquezsurl’icône
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Qu'est-ce qu'un support ?
Les différents types de support sont : • la carte GR (ActysFranceC1,ActysEurotraficC7)
• le badge Liber-t • le PASSango®
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FICHEPRATIQUE
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Comment modifier les paramètres d’une carte ?08
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Dans Mes supports > Gérer mes supports,renseignez quelques critères qui vous permettront de trouver la carte dont vous souhaitez modifier les paramétrages.
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Rechercher
Vous souhaitez spécifier de nouveaux plafonds pour vos cartes TOTAL GR, ou changer les carburants et services autorisés ?GR online vous permet d’effectuer ces modifications et bien d’autres, en toute autonomie.
Vous avez plusieurs comptes ?
Demandez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la gestion de vos cartes.
Unefoislacartetrouvée,vérifiezle statut de la carte.
NB : Si le statut est 'Opposé', vous ne pouvez pas faire de modifications sur la carte en question.
Danslacolonne‘Actions’,sélectionnez ‘Modifier’.
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Paramétrage des plafondsModification Incidence
Tous produits
Reparamétrage en stationCarburants
Services
Hôtellerie
Paramétrage des contrôlesModification Incidence
Techniques
Nirefabrication,nireparamétrageTemporels
Géographiques
08Comment modifier les paramètres d’une carte ?
Dans les différents onglets de personnalisation,vouspouvezalors indiquer vos modifications.
4 Attention ! La modification d’une carte peut :• entraîner sa refabrication, • nécessiter un reparamétrage en station.
Informations généralesModification Incidence
Immatriculation/Nom Refabrication
Mention complémentaire Nirefabrication,nireparamétrage
Type de code Refabrication
Info saisie en station Refabrication
Type de véhicule Nirefabrication,nireparamétrage
Carburant Refabrication
Services Refabrication
Estampage particularisé Refabrication
Liaison de support Nirefabrication,nireparamétrage
4
Validez votre demande. 5
Valider
Si votre demande implique une refabrication de la carte : priseencomptedelademandeàJ+1puisexpéditiondelacartesous3joursouvrés.Aréceptiondelanouvellecarte,pensez alors à détruire l’ancienne carte car elle reste utilisable jusqu’à sa fin de validité.
Si votre demande nécessite un reparamétrage de la carte : prise en compte à J+1 puis votre conducteur devra demander un reparamétrage de sa carte lors de son prochain passage en station services.
Si votre demande n’implique ni refabrication, ni reparamétrage :les modifications sont prises en compte immédiatement.
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FICHEPRATIQUE
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Comment modifier les paramètres d’un Liber-t ?09
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Vous souhaitez spécifier de nouveaux contrôles pour vos badges Liber-t, ou changer l’immatriculation du véhicule auquel il est associé ? GR online vous permet d’effectuer ces modifications en toute autonomie.
Dans Mes supports > Gérer mes supports,renseignez quelques critères qui vous permettront de trouver le badge Liber-t dont vous souhaitez modifier les paramètres.
1
Rechercher
Vous avez plusieurs comptes ?
Activez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la gestion de vos badges Liber-t.
1
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Une fois le badge Liber-t trouvé,vérifiezsonstatut.
NB : Si le statut est 'Opposé', vous ne pouvez pas faire de modifications sur le badge Liber-t en question.
Danslacolonne'Actions',sélectionnez ‘Modifier’.
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09Comment modifier les paramètres d’un Liber-t ?
Dans les différents onglets de personnalisation,vouspouvezalors indiquer vos modifications.
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Ces paramétrages sont soumis à souscription d’option.
Suivant >>
Validez votre demande. Les modifications sont prises en compte immédiatement.
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Valider
Pour remplacer un badge Liber-t
Veuillez le retourner à :
ANR Services Nanterre Total Cartes Pétrolières GR 27 rue Michelet 92000 Nanterre
Vous changez d'immatriculation ?
Pensez à changer le lien avec la carte !
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FICHEPRATIQUE
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Comment modifier les paramètres d’un PASSango® ?10
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Vous souhaitez changer les caractéristiques du véhicule auquel est associé votre badge PASSango® ?GR online vous permet d’effectuer ces modifications en toute autonomie.
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Rechercher
2
Dans Mes supports > Gérer mes supports,renseignez quelques critères qui vous permettront de trouver le badge PASSango® dont vous souhaitez modifier les paramétrages.
3
3
Une fois le badge PASSango® trouvé,vérifiezsonstatut.
NB : Si le statut est 'Opposé', vous ne pouvez pas faire de modifications sur le badge PASSango@ en question.
Danslacolonne'Actions',sélectionnez ‘Modifier’.
2
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Vous avez plusieurs comptes ?
Activez Multipass ! Ce service simplifie votre navigation sur GR online et la gestion de vos badges PASSango®.
Validez votre demande. • Si votre demande implique
une refabrication du PASSango®,vousdevreztransmettre aux services GR une copie de la carte grise du véhicule.
• Si votre demande n’implique pasderefabrication,lesmodifications seront prises en compte immédiatement.
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10Comment modifier les paramètres d’un PASSango® ?
Dans les différents onglets de personnalisation,vouspouvezalors indiquer vos modifications.
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4
Attention ! La modification d’un badge PASSango® peut entraîner sa refabrication.
Informations généralesImmatriculation/Nom Refabrication
Division de Parc Pas de refabrication
Mention complémentaire Pas de refabrication
Liaison de support Pas de refabrication
Paramétrage télébadgeClasse
Refabrication
Poids
Dimensions
Essieux
Caractéristiques Techniques
CCPCCP sans frais d’accès
Pas de refabricationCCP avec frais d’accès
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GR online
FICHEPRATIQUE
www.gr.total.fr
Comment opposer un support ?11
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Dans Mes supports > Gérer mes supports,renseignez quelques critères qui vous permettront de trouver le support que vous souhaitez mettre en opposition.
1
GR online vous permet de mettre en opposition vos supports directement en ligne !
1Rechercher
Unefoislesupporttrouvé,vérifier que son statut est soit 'actif',soit'enfabrication'.Sic’estlecas,danslacolonne'Action',sélectionnez‘Opposer’.
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Statut 'Nouveau'
Silestatutdusupportest'Nouveau', votre support n’a pas encore été fabriqué. Il n’y a donc pas lieu de l’opposer. Vous pouvez si vous le souhaitez ‘Supprimer’ cesupportpourempêchersafabrication.
Une carte annulée n’est pas une carte opposée !
Si une carte a été perdue ou volée vous devez bien la mettre en opposition.
L’annulation est réservée aux cartes que vous ne souhaitez pasvoirrenouvelées,cescartesfonctionnerontdoncjusqu’à leur fin de validité
Votre demande a bien été prise en compte.
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Fin
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Comment opposer un support ?11
Indiquez si vous souhaitez recevoir un duplicata du support opposé.
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Qu'est-ce qu'un support ?
Les différents types de support sont : • la carte GR (ActysFranceC1,ActysEurotraficC7)
• le badge Liber-t • le PASSango®
Précisez le motif d’opposition : perte / vol / non réception.
4
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Suivant
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GR online
FICHEPRATIQUE
www.gr.total.fr
Comment créer des gestionnaires délégués ?12
1/2
Votre flotte de véhicules est gérée par plusieurs personnes ? Le suivi des dépenses de votre flotte intéresse différents services de votre entreprise ?
Vous pouvez créer des accès à GR online pour d’autres personnes de votre entreprise, tout en spécifiant leurs droits (consultation seule, modification …).
Allez dans Mon compte > Créer un utilisateur.
1
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Valider
Attention ! Lors de sa première connexion à GR online, l’utilisateur devra renseigner son nom, son prénom et son numéro de téléphone, de façon scrupuleusement identique à votre saisie (majuscules, orthographe ...)
Renseignez :• nom (en MAJUSCULE)• prénom (en MAJUSCULE)• email• n° de téléphone de l’utilisateur
(sur 10 caractères et sans espace)
Définissez ensuite ses droits (fonctionnalités GR online auxquelles il aura accès) en les sélectionnant dans la partie gauche puis en les faisant basculer dans le cadre de droite à l'aide de la touche
Vous pouvez également définir une période d’accès. Au-delà de celle-ci,lapersonnenepourraplus se connecter à GR online.
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Comment créer des gestionnaires délégués ?12
L’écran vous confirme la création de l’utilisateur. Celui-ci reçoit immédiatement unemailàl’adresserenseignée,l’invitant à se connecter.
3
3
A tout moment dans Mon Compte > Gérer mes utilisateurs, vous pouvez retrouver la liste des personnes ayant accès àvotrecompte,etmodifierleursdroits en cliquant dans la colonne ‘Action’. Elles en seront alors averties par email.
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(gestionnaire délégué = utilisateur externe)
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GR online
FICHEPRATIQUE
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Comment gérer mes factures en ligne ?13
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Pourciblerlarecherche,indiquez le statut du pli (original ou duplicata) ainsi que le n° de la facture.
1
Rechercher
Dans Mes Factures > Clic Facture,renseignez les critères vous permettant de retrouver la facture recherchée.
CONSULTER ET TéLéCHARGER VOS FACTURES
Sélectionnez la facture souhaitée.S'ils'agitd'unoriginal, cliquez sur Télécharger.
2
Un écran vous rappelle les caractéristiques de la facture pour laquelle vous avez demandé le téléchargement. Vérifiez ces éléments puis téléchargez.
Le fichier téléchargé contient : un document PDF / une signature électronique. Ces2documentsdoiventêtreconservésenl’étatpourêtreéventuellementprésentésauxadministrations.
3
Télécharger
Vous ne parvenez pas à lire les documents ?
Téléchargez les applicatifs gratuits nécessaires à la lecture de votre facture.
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4
En choisissant le service Clic Facture, vous optez pour la facturation électronique.
Vos factures sont disponibles 18 mois sur GR online en consultation et au téléchargement.
Vous recevez un email de notification dès qu'une nouvelle facture est émise.
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FICHEPRATIQUE
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13 Comment gérer mes factures en ligne ?
Dèslors,lestatutdelafacturepasse à "Duplicata".Vous pouvez la télécharger autant de fois que souhaité.
Dans Mon Compte > Paramétrer mes alertes @,sélectionnez les personnes destinataires des emails de notification.
RECEVOIR dES ALERTES CLIC FACTURELe service Clic Facture inclut l’envoi d’un email de notification dès que vos factures sont mises en ligne.
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Vousrecevrezalors,àchaqueéchéancedefacturation,unemail contenant un lien direct vers GR online.
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Valider
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MARTIN
Facture du 15/03/2011 disponible - Compte n° 87000000
Cher(e) client(e), Votre facture n° F1483000 du 28/02/2011 est disponible sur votre espace GR online@. Veuillez cliquer ci-dessous pour accéder et télécharger l’original de votre dernière facture : Accès à vos factures. A bientôt sur GR online@ ! Votre gestionnaire support2
Cher(e) client, votre facture n°F1400000 du 15/03/2011 est disponible sur votre espace GR online. Veuillez cliquer ci-dessous pour accéder et télécharger l'original de votre dernière facture : Accès à vos factures. A bientôt sur GR online ! Votre gestionnaire support
Pour des raisons de sécurité, votre identifiant et votre mot de passe vous sont systématiquement demandés lors de votre connexion à Clic Facture.
L’énergie est notre avenir, économisons-la !
GR online
FICHEPRATIQUE
www.gr.total.fr
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Les cartesTOTALGRdont vous disposez sont valables pendant 3 ou 4 ans (selon le type de support). Lerenouvellementconsisteauremplacementdevoscartesarrivéesàéchéance.C'estlemomentprivilégié,pourvous,defaireunétatdeslieuxcompletetdemettreàjourlalisteetleparamétragedevoscartes.
Comment renouveler mes cartes ?
Gérer votre renouvellement entièrement en ligne.
RENOUVELLEMENT : dE QUOI S'AGIT-IL ?Troismoisavantlafindevaliditédevoscartes,vousdisposezd'unepérioded'unmoisetdemipour:
Pourcela,allezsurGR online. Depuislapaged'accueil,cliquez sur Mes supports > Renouvellement.
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Vous trouverez votre/vos compte(s) en renouvellement. Cliquez sur Modifier la liste des supports.
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Votre état de parc apparaît avec l'ensemble de vos supports.
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Vous pouvez trier les différentes colonnes en cliquant
sur chaque titre.
Gagnez du temps
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Vérifier les CARtes AnnUlées
Modifier les CARtes QUi seRont RenoUvelées
SécuriSer les CARtes
ParaMétrer les CARtes
COMMENT SAVOIR QUELLES CARTES jE PEUx RENOUVELER ?
SurGRonline,chaquecarteaunstatutquiindiquesonétatetlesactionspossibles.Lerenouvellementconcernelesstatuts "Candidat au renouvellement" et "Annulé".
• Candidat au renouvellement : carte qui sera fabriquée lors du renouvellement en remplacement de la carte en votre possession.
• Annulé : carte non inscrite au renouvellement ou annulée par vos soins,ils'agitdescartesnonutiliséesaucoursdes3moisprécédentslerenouvellement.Parsécurité,cescartesontétéautomatiquementannulées mais vous pouvez en demander la refabrication.
• En renouvellement : carte en fabrication.
Le renouvellement concerne également vos Télébadges PASSango®.
FICHEPRATIQUE14 Comment renouveler mes cartes ?
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Vérifier les CARtes AnnUlées
Les cartes au statut "Annulé" ne sont pas renouvelées car elles n'ont pas été utilisées durant les 3 mois précédant le renouvellement,soit6moisavantlafindelavalidité.
Si vous souhaitez renouveler certaines cartes passées en "Annulé" utilisez le menu déroulant Action puis Renouveler.Cette carte passera au statut "candidat au renouvellement". Vouspourrez,parlasuite,modifier ses paramètres si vous le souhaitez.
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RENOUVELLEMENT : QUE dOIS-jE FAIRE?4étapesprincipalessontàconsidérer:
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Vérifier les CARtes AnnUlées
Modifier les CARtes QUi seRont RenoUvelées
SécuriSer les CARtes
ParaMétrer les CARtes
Ces cartes sont
annuléesetnonopposées,elles
peuventdoncêtreutiliséesjusqu’à
leur fin de validité.
Une carte annulée n’est pas une carte opposée !
FICHEPRATIQUE
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La carte "candidate au renouvellement",peutêtreannulée ou modifiée.
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Sivouschoisissezdelamodifier,plusieurs onglets vous guideront dans les étapes de modification.
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Lors du renouvellement, le numéro de vos
cartes ne change pas. Ainsi vos statistiques de consommation en carburant et de dépenses par carte (basées
sur le numéro de carte) ne seront pas perturbées par le renouvellement, seul le rang change.
Vos nouvelles cartes auront-elles le même numéro que les anciennes ?
Vous pouvez contrôler et éviter les abus en plafonnant :
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SécuriSer les CARtes
Le renouvellement est le moment idéal pour sécuriser les cartes en mettant en place des plafonds bloquants. Encasdeperteoudevol,lesconséquencesserontminimisées.
Comment renouveler mes cartes ?
Modifier les CARtes QUi seRont RenoUvelées
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• LECARBURANT• parjourouparmois,• en litres.
• LES SERVICES AUTORISéS• Comme le lavage ou les
services en station avec mise en place d'un plafond.
Fiche
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FICHEPRATIQUE
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14 Comment renouveler mes cartes ?
Créez vos propres alertes sur GRonline*,afind'êtreprévenudes anomalies détectées. Vous pouvez Bloquerlacarte, cequiempêcherason utilisation en dehors des paramètres déterminés. Vous pouvez également choisir "détection d'anomalie". Danscecas,unmailvousalertera de toute utilisation faite en dehors de vos paramètres programmésmaisn'empêcherapas l'usage de la carte.
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ParaMétrer les CARtes PoUR QU'elles RéPondent à vos besoins
Les cartes GR sont paramétrables pour répondre au mieux à vos besoins en termes de contrôle.
MM-2 M-1
La nouvelle Carte fonctionne
Limite demise à jour
Début de mise à jour Evénements
Actions Mettre à jour votre état de parc sur GR online
Fabricationde votre
nouvelle CarteExpédition / réceptionde votre nouvelle Carte
PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3
Mois
Dates
Fin de validité de l’ancienne Carte
3114 41
R E N O U V E L L E M E N T
COMMENT SE déROULE LE RENOUVELLEMENT ?Le renouvellement s'effectue en 3 phases principales :• PHASE 1 : Vous mettez à jour votre état de parc, 3 mois avant la date d'expiration.• PHASE 2 : Total GR fabrique vos nouvelles cartes.• PHASE 3 : Vous réceptionnez et distribuez vos nouvelles cartes.
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* La détection d’anomalie est un service complémentaire. Si vous ne bénéficiez pas de ce service, n’hésitez pas à contacter votre interlocuteur commercial.
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L’énergie est notre avenir, économisons-la !
GR online
FICHEPRATIQUE
www.gr.total.fr
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déTERMINATION dES COdES LORS dE LA CRéATION dES CARTES
Comment gérer mes Codes Confidentiels ?
GR online vous permet désormais de rééditer vos Codes Confidentiels
Code Confidentiel
Carte
Code Confidentiel Conducteur
Code Conducteur
4chiffres propres à
chaque carte calculés par GR ou
choisis par vous.
1 5 8 1 3 6 8 9 0 0 0 1
8 6 1 2 2 3 5 6 0 0 0 2
4 7 2 9 1 2 3 4 0 0 0 3
4chiffrescalculés par GR
4chiffreschoisis par
le client
OUVous Vous
Code CARTE Codes ConduCTEuR
Lorsque vous créez une carte sur GR online vous choisissez le type de code qui sera associé à cette carte. Deuxgrandstypesdecodesexistent:leCodeCarte(à4chiffres,associéàlacarte)etlesCodesConducteurs(à 8 chiffres, associés aux conducteurs). Avec ceCodeConducteur, aussi appeléCodePersonnalisé, leconducteurpourrautiliser l’ensembledes cartesdemêmecatégorie (C1ouC7)paramétréesenCodePersonnalisé.Lorsqueplusieursconducteursutilisent lesmêmesvéhicules (véhiculesenpool), leCodePersonnalisé vous permettra de savoir quel conducteur a utilisé quelle carte.
Fiche
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FICHEPRATIQUE
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15 Comment gérer mes Codes Confidentiels ?
Danslaliste,cochezleoulessupports concerné(s) puis cliquez sur "Rééditer Codes Confidentiels" qui se trouve dans l'Accès direct à gauche.Un message de confirmation précise que la demande a bien été prise en compte.
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Fin
x
x
87005060 005060 00080 CE55RM DirectionLiber-t Sanef
87005061 005061 00056 TA12CS DirectionActys
France
87005060 005060 00074 FX58LI DirectionActys
Eurotrafic
87005065 005065 00023 HV64AK Est PASSango
3
MOdIFICATION d'UN COdE CONFIdENTIEL APRèS LA CRéATION d'UNE CARTESivousdisposezdeCodesConducteurs(codeà8chiffres)GRonlinevouspermetdemodifier,opposer,leverl’oppositionetrééditercescodes.Toutescesactionssontréalisablesdanslarubrique«Mesconducteurs».Lafichepratiquen°16vousexplique comment faire.
Changement = création
Si vos cartes disposent de code
carte (code à 4 chiffres) vous ne devez pas modifier ces codes car vos cartes deviendraient alors inutilisables. Si vous souhaitez changer de code
pour vos cartes il faut alors en créer des nouvelles, par copie par exemple (et non des duplicata).
RéédITION dE COdES CONFIdENTIELSGR online vous permet désormais de demander une réédition de vos Codes Confidentiels. Pour des raisons de sécurité ceux-ci vous seront renvoyés par courrier.
Dans Mes supports > Gérer mes supports, lancez la recherche.
Recherchez la/les carte(s) concernée(s) en renseignant un ou plusieurs critères.
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Rechercher
Si vous souhaitez modifier l’adresse d’envoi de vos
CodesConfidentiels,vousdevezenfairela demande par écrit auprès de votre
interlocuteur commercial habituel.
Changement d'adresse ?
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GR online
FICHEPRATIQUE
www.gr.total.fr
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Comment gérer mes Codes Conducteurs ?
Si vous souhaitez que tous vos conducteurs utilisent les mêmes cartes, tout en étant identifiés, vous pouvez créer des cartes avec des Codes Conducteurs.GR online vous permet alors de gérer ces codes en toute autonomie.
PRINCIPEUn Code Conducteur permet à un conducteur d’utiliser plusieurs cartes. Le code est propre au conducteur etnonàlacarteelle-même.Lorsdelacréationd’unecarte,vousdevez choisir le type de code "Code Personnalisé". Vous devrez ensuite créerun"CodeConducteur",quiseracomposé de deux séries de quatre chiffres:les4premiersétant le Code Confidentiel envoyé par Total GR et le second le Code Conducteur que vous attribuez à chacun de vos conducteurs (et qui vous permettra de les identifier).
Code Confidentiel Code Conducteur
3 6 8 9 0 0 0 1
2 3 5 6 0 0 0 2
1 2 3 4 0 0 0 3
CRéATION d'UN COdE CONdUCTEUR
87005060
005060
003
DUPONT
Dans Mes conducteurs > Créer Code Conducteur,
Sélectionnez le compte client et la division de parc.Renseignez le Code Conducteur (4caractères)quevoussouhaitez affecter et le nom du conducteur concerné (25 caractères maxi).Une fois qu’un Code Conducteur aétécréé,vouspourrezuniquement changer le nom et la division rattachée à ce code. Si vous souhaitez enregistrer plusieurscodesàlasuite,utilisezla création d'une série de Codes Conducteurs.
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Valider
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Dans certains pays l’ordre de saisie des codes est inversé.
AinsienAllemagne,Italie,Hongrie,RépubliqueTchèque,PologneetSlovaquie
vos conducteurs devront d’abord saisir leur Codes Conducteurs puis leurs
Codes Confidentiels.
Si un conducteur quitte l'entreprise,parmesurepréventive,
nous conseillons d’opposer son code et de créer un nouveau Code Conducteur pour
son éventuel remplaçant.
Attribuer un code par conducteurIntervertir parfois les codes
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FICHEPRATIQUE
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GéRER LES COdES CONdUCTEURSAllez dans Mes conducteurs > Gérer Codes Conducteurs
Renseignez éventuellement les champs de critères pour affiner votre recherche.
Cochez le/les conducteur(s)concerné(s) puis choisissez l'action souhaitée :• Modifier• Opposer• Lever l'opposition• Rééditer Codes Confidentiels
Vous pouvez modifier le nom du conducteur ainsi que sa division de parc.
Vous pouvez opposer un ou plusieurscode(s),c'est-à-dire le/les désactiver.
Vous pouvez lever l'opposition en listant d'abord dans l'étape 5 les conducteurs au statut "opposé",puisensélectionnantle/les codes des conducteur(s) à réactiver.
Vous pouvez demander une réédition des codes en précisant le compte support et la division de parc.Un message de confirmation précise que la demande a bien été prise en compte.Ces codes vous seront envoyés par courrier
16 Comment gérer mes Codes Conducteurs ?
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Rechercher
0001 DUPONT Jean DIR
0002 LEFEVRE Paul OUE
0003 BERNARD Philippe SUD
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Une étape intermédiaire vous demandera de confirmer la demande d'opposition avant sa prise en compte définitive.
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Valider
Valider
Fin
LEFEVRE Paul
NOR
4
En revanche, au-delà de 5 oppositions en une seule demande, une nuit est
nécessaire pour que leur prise en compte soit effective.
Le Code Conducteur est opposé immédiatement
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x
0001 DUPONT Jean Actif DIR
0004 THOMAS Valérie Actif DIR
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0003 BERNARD Philippe Opposé SUD
0025 LEDOUX Gérard Opposé Ouest
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87005050 005050 SUD 0003 BERNARD Philippe
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Seullecodeestopposé,maislacarteest toujours active. En cas de perte ou de vol,vousdevezopposerlacarte.
Opposition de code ≠ opposition de carte