lintranet : stop ou encore lucie rivard, directrice services-conseils 14 novembre 2002 présenté à...
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L’intranet : stop ou encoreLucie Rivard, directrice services-conseils14 novembre 2002
Présenté à : WebÉducation
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Objectif
Répondre à la question : l’Intranet est-il le seul intégrateur et fédérateur naturel de la somme des connaissances des employés et de l’entreprise? Saisir la dématérialisation de l’information
Connaître l’avis des experts
Situer l’évolution par rapport à d’autres ministères, organismes et entreprises québécoises et américaines
Comprendre l’évolution du contexte de travail dans lequel nous sommes impliqués
Connaître les principaux outils d’aujourd’hui et de demain en soutien au travailleur de la connaissance
Faire des choix éclairés
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Table des matières
Contexte de départ type d’un intranet
L’implantation d’un intranet : quatre phases
Points de vue d’experts du Québec
Transformation de la place de travail
La dématérialisation progressive de l’information : un enjeu crucial
Problème d’intégration des fonctionnalités
Deux grandes voies de résolution d’intégration
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Table des matières
Les fonctionnalités et technologies ciblées par la Smart Entreprise Suite : vers la convergence
Les services Web
Facteurs critiques de succès
Approche de réalisation : modèle global
Alors, l’intranet, stop ou encore?
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Contexte de départ type d’un intranet
Aider à la réalisation des tâches
Faciliter la communication
Améliorer l’efficacité
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L’intranet
Internet
Intranet
Extranet
Télétravailleurs
Partenaires etfournisseurs
Employés internes
Services
Applications
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L’implantation d’un intranet – quatre phases
Bénéfices
Coûts
Intranet simple
Rubriques
• Info corporatives
• Divers documents
• Recherche
Nouvelles rubriques
• Info détaillée
• Recherche avancée
• Personnalisation
• Annuaire
Intégration du contenu
Nouvelles rubriques
• Soutien à l’usager
• Transactions
• Collaboration
• Processus d’affaires
• Intégration des données et des traitements
Intégration des processus
Nouvelles rubriques
• Optimisation
• Soutien à l’achat
• Intégration B2B
• Personnalisation avancée
• EDI, XML et Java
• Processus en temps réel
• Intégration des modes internet, intranet et extranet
Intégration complète
Source : Gartner
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Points de vue d’experts du Québec
Alain Mongrain à Fiducie Desjardins :
« Moi, ce que j’observe et ce que je lis, c’est que même
avec un intranet dans l’entreprise,ça fonctionne
beaucoup en silo. L’intranet est encore trop souvent
perçu comme un journal électronique chromé et pas
beaucoup plus. Oui, je crois que l’intranet devrait être
l’intégrateur et le fédérateur mais dans la vraie vie, mis à
part certains intranets comme celui d’Hydro-Québec par
exemple, ça ne se passe pas comme ça. Je pense que
ça ne peut se faire qu’au bout de quelques années
d’usage d’un intranet dans une entreprise. »
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Points de vue d’experts du Québec
Pierre-Antoine Ferron, conseiller à la Ville de Montréal :
« Pour moi, l'intranet est l'outil par excellence pour l'intégration des connaissances et la classification de l'information par domaines d'activités est la voie royale à emprunter, notamment parce qu'elle offre des guichets uniques, détruit la culture en silos au profit de la clientèle (dans notre cas, les citoyens) et favorise le travail collaboratif.
Toutefois, cette voie présente plusieurs embûches :
• faire accepter à tous les développeurs qu'ils doivent adhérer à des normes de classification, de navigation et de graphisme communes;
• faire accepter un environnement intranet ouvert (le moins de restrictions d'accès possible). »
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Transformation de la place de travail
DéterminantsSizeAge
IndustryCompetition
Culture
Industrial(Place-Centric)
HierarchicalTask-OrientedDifferentiated
SpecializedCentrally Controlled
Era 1
Industrial « Informated » (Place-Centric)
Decentralized ControlProcess-Oriented
Flatter OrganizationEarly Distributed Work
Matrixed
Era 2« Informated »
(Network-Centric)
FederalizedTeam-Based
Project-OrientedBroadly Distributed
Empowered EmployeesExtented Enterprise
Era 3
1950-1970 1970-1990 1990-2010 2010-
Source : Gartner
Era 4
Virtual Enterprise(Network-Centric)
Knowledge-BasedContingent Workforce
Free Agency« Role Based » Organization
« Plug and Play » ITContinous Learning
Loosely Coupled Alliances
Agile
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Passage de l’ère industriel vers celle des réseaux
Industrial Age
TiredTrainingPassive
Listen Alone
TeachingJust in caseClassroom
Absorb Graduate
Age of Networks
Desired LearningInteractive Learn by doing Community Apprenticeship Just in timeAnywhereExperiment In perpetuity
Source : Jay Cross, Internet Time Group
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La dématérialisation progressive de l’information : un enjeu crucial
Dématérialisation progressive de l’information, de la communication, de la formation, de la collaboration, de la veille et des connaissances dans l’intranet
Problèmes d’intégration des fonctionnalités
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Problème d’intégration des fonctionnalités
Entrepôt de données
Serveurs de connaissances
Gestion de documents
Système expert
Outils bureautiques
Data mining
GCFonctions
Collecte Recherche Diffusion
Partage
Classification
SynthèseRésolution Profil
Entretien
Intégration
Text mining
Veille stratégique Messagerie
Workflow
ImagerieInternet / IntranetExtranet
Groupware
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Définition : Gestion de la connaissance
« Un concept qui met de l’avant une approche d’intégration et de collaboration pour la création, la collecte, l’organisation, l’accès et l’utilisation des actifs informationnels d’une entreprise. »
Source : Gartner Group
Trois classes :Informationnel
Transactionnel
Collaboratif
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Deux grandes voies de résolution d’intégration
Deux grandes voies :
D’ici à 2004, la « Smart Enterprise Suite » remplacera les portails et les outils de collaboration dans la majorité des entreprises (0.7). Gartner
L’utilisation et l’implantation de services Web (maturité vers 2005 selon Gartner)
Mais surtout :
Selon une approche globale, l’intégration au-delà de la technologie doit viser :
Systémique
Organisationnel
Technologique
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Les fonctionnalités ciblées par la Smart Entreprise Suite : vers la convergence
Gestion de contenu
Collaboration
Gestion de la connaissance
Organisation de l’information
Location de l’expertise et gestion
Technologies de « communautés »
E-Learning
Soutien aux processus ad hoc
Structure de portail
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Les technologies Smart Entreprise Suite de la première vague
IBM /Lotus
Microsoft
Open Text
Hummingbird
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Les services Web : fonctions
Interfaçage
Interopérabilité entre entreprises ou ministères et organismes
Multiplateformes
Réutilisation des composantes
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Les services Web : les outils
Générer automatiquement les descriptions d’interfaces à partir des programmes ou encore inversement de générer du code à partir de descriptions WSDLDes outils de support pour le UDDI : (Universal Description,
Discovery, and Integration) Publier, trouver et utiliser les services
Des outils de support pour le WSDL : (Web Services Description Language) Description formalisée des services
Des outils supportant la création de gabarits
Des outils de support pour XML : (Extended Markup Language) Format universel de données
Des outils de support pour la création de « workflow »
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Services Web: vue générale
RépertoireUDDI
Serveur WebSOAP
Consommateurde Services
Pointe à la description
Pointe au Service
Décrit leService
Identifiele Service
Communication par des messages XML
WSDL
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Approche de réalisation : modèle global
Livrables
Phase 3
Livrables
Phase 3Livrables
Phase 2
Livrables
Phase 2
PHASE 1
DÉFINITION DU PLAN D’AFFAIRES INTRANET
PHASE 1
DÉFINITION DU PLAN D’AFFAIRES INTRANET
PHASE 2
MISE EN OEUVRE DU PROJET D’AFFAIRES
INTRANET
PHASE 2
MISE EN OEUVRE DU PROJET D’AFFAIRES
INTRANET
PHASE 3
ÉVOLUTION
PHASE 3
ÉVOLUTION
Gestion du changementGestion du changement
BIENS LIVRABLES
Livrables
Phase 1
Livrables
Phase 1
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Phase 1 – Définition du plan d’affaires intranet
1. Analyser la situation
2. Identifier les orientations et les objectifs d’affaires
3. Élaborer les stratégies
4. Élaborer les scénarios
5. Produire le modèle financier préliminaire
6. Valider et choisir un scénario
7. Informer et sensibiliser
8. Initier un processus de veille
1. Analyser la situation
2. Identifier les orientations et les objectifs d’affaires
3. Élaborer les stratégies
4. Élaborer les scénarios
5. Produire le modèle financier préliminaire
6. Valider et choisir un scénario
7. Informer et sensibiliser
8. Initier un processus de veille
Définir les grandes orientations, les objectifs, les stratégies et envisager des scénarios
Objectif:
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Phase 2 – Mise en œuvre du projet
Activités détaillées 1- Établir le plan de mise en œuvre du projet
2- Produire le plan marketing
3- Concevoir le plan détaillé
4- Concevoir l’architecture organisationnelle
5- Produire une analyse d ’impacts
6- Produire la modèle financier détaillé
7- Produire la documentation nécessaire
8- Établir un cadre de gestion de la sécurité
Activités détaillées 1- Établir le plan de mise en œuvre du projet
2- Produire le plan marketing
3- Concevoir le plan détaillé
4- Concevoir l’architecture organisationnelle
5- Produire une analyse d ’impacts
6- Produire la modèle financier détaillé
7- Produire la documentation nécessaire
8- Établir un cadre de gestion de la sécurité
Volet: Organisationnel et Affaires
Plan
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Con
cevo
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oppe
rD
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yer
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Phase 2- Mise en œuvre du projet
Activités détaillées 1- Élaborer la stratégie de gestion du changement
2- Élaborer la stratégie et le plan de communication
3- Élaborer la stratégie et le plan de formation
4- Produire le plan de transition
Activités détaillées 1- Élaborer la stratégie de gestion du changement
2- Élaborer la stratégie et le plan de communication
3- Élaborer la stratégie et le plan de formation
4- Produire le plan de transition
Volet: Humain
Plan
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Con
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Phase 2- Mise en œuvre du projet
Activités détaillées 1- Définir la vision et le but du projet
2- Effectuer l’analyse du système
3- Élaborer l’architecture
4- Préparer les normes et standards
5- Établir les objectifs de réutilisation
6- Évaluer les risques d’implantation
7- Implanter la stratégie d’essais
Activités détaillées 1- Définir la vision et le but du projet
2- Effectuer l’analyse du système
3- Élaborer l’architecture
4- Préparer les normes et standards
5- Établir les objectifs de réutilisation
6- Évaluer les risques d’implantation
7- Implanter la stratégie d’essais
Volet: Système
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Phase 2- Mise en œuvre du projet
Activités détaillées 8- Développer le système
9- Préparer le déploiement
10- Former les utilisateurs
11- Former le personnel de maintenance
12- Intégrer et finaliser la documentation
Activités détaillées 8- Développer le système
9- Préparer le déploiement
10- Former les utilisateurs
11- Former le personnel de maintenance
12- Intégrer et finaliser la documentation
Volet: Système (suite)
Plan
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Phase 2- Mise en œuvre du projet
Activités détaillées 1- Positionner la technologie
2- Évaluer la situation technologique actuelle
3- Évaluer les risques liés à la technologie
4- Concevoir l’architecture technologique
5- Planifier l ’environnement de dév. et de production
6- Mettre en place les différents environnements
Activités détaillées 1- Positionner la technologie
2- Évaluer la situation technologique actuelle
3- Évaluer les risques liés à la technologie
4- Concevoir l’architecture technologique
5- Planifier l ’environnement de dév. et de production
6- Mettre en place les différents environnements
Volet: Technologique
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Phase 3 : Évolution
Définir une stratégie et un plan d’évolution continue Mettre en place des processus de mesure Faire de la veille (meilleures pratiques) Faire une revue de gestion Actualiser
Définir une stratégie et un plan d’évolution continue Mettre en place des processus de mesure Faire de la veille (meilleures pratiques) Faire une revue de gestion Actualiser
Activités principales
Assurer le maintien et l’évolution du positionnementde l’organisation en regard du projet
Objectif:
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Facteurs critiques de succès
Connaître l’organisation
Établir un plan de projet (« roadmap »)
Utiliser une approche maximisant la capacité d’évolution
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Alors, l’intranet, stop ou encore?
Stop…
ou
Encore…
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Réflexions
« Il y a ceux qui voient les choses telles qu’elles sont et se demandent pourquoi, il y a ceux qui imaginent les choses telles qu’elles pourraient être et se disent… pourquoi pas? » Bernard Shaw
Le succès n’est pas quelque chose qu’on attend mais quelque chose qu’on travaille alors, il faut commencer (Inconnu) Citation sur l’intranet de Walmart
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Remerciements
Aux experts consultésAlain Mongrain, Fiducie Desjardins
Pierre-Antoine Ferron, Ville de Montréal,
Jean-Philippe Beausoleil, Martin Bergeron, Serge Bélanger, Benoît Bujold, Marie-Andrée Poisson, Gaetane Harvey et Pierre Verreault, CGI Québec
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Références
En pratiqueDGT, Conseil du trésor
SDS, Régie des rentes du Québec
Communications, SAQ
DGPPB, Ministère du revenu
En matérielIntranet annual design, Neilsen Norman Group, 2002
Gartner, Research Note, K. Shegada, M. Gilbert, D. Logan, S. Hayward, L. Latham, F. Caldwell, The first wave of smart enterprise suites, 8 May 2002
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Références
En virtuelDe la conception des contenus en ligne, Petit livre blanc, La Mine (
www.lamine.com)
JDNet Solutions (Benchmark Group) http : //solutions.journaldunet.com/printer/020327_it_lotus_lacombe.shtml
Intranet Focus Ltd, intranetfocus.com/intranets/successfactors.html
Pourquoi la gestion des connaissances n’est pas (ou Presque) un problème technique, JDNet Solutions, 15 avril 2002
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Questions ??? Commentaires ???