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Marzo 2019

Dirección Corporativa de Planeación EstratégicaSubdirección de Planeación Gerencia de Organización

LINEAMIENTOS PARA EMITIR Y CONTROLAR

DOCUMENTOS NORMATIVOS

Servicio Postal Mexicano

Lineamientos para Emitir y Controlar Documentos Normativos

Dirección Corporativa de Planeación Estratégica / Subdirección de Planeación Hoja: 2 de 50

Gerencia de Organización Código: DCPE-NP-15-001 Rev. A3


Dirección Corporativa de Planeación Estratégica / Subdirección de Planeación Hoja: 3 de 50 Gerencia de Organización DCPE-NP-15-001 Rev. A3

SERVICIO POSTAL MEXICANO

Índice

Introducción .................................................................................................................................................................. 4

Objetivo General ........................................................................................................................................................... 5

Ámbito de Aplicación ................................................................................................................................................... 5

Marco Jurídico .............................................................................................................................................................. 6

Glosario ......................................................................................................................................................................... 7

CAPÍTULO I.................................................................................................................................................................. 12

1. Criterios Generales de Autorización, Registro y Control .................................................................................. 12

1.1. Proceso de Emisión .......................................................................................................................... 13

Diagrama del Mecanismo para la Alta, Modificación y Eliminación de Documentos Normativos ........... 16

1.2. Redacción del Documento Normativo .............................................................................................. 17

1.3. Control Documental .......................................................................................................................... 18

1.4. Registro ............................................................................................................................................ 19

1.5. Publicación y Difusión de un Documento Normativo ....................................................................... 20 CAPÍTULO II................................................................................................................................................................. 22

2. Documentos Normativos Idóneos ....................................................................................................................... 22

Políticas, Bases o Lineamientos .............................................................................................................. 22

Guía Técnica ............................................................................................................................................ 24

Manual de Organización .......................................................................................................................... 25

Manual de Procedimientos ...................................................................................................................... 28 CAPÍTULO III ................................................................................................................................................................ 34

3. Criterios de Revisión de la Normatividad Interna .............................................................................................. 34

3.1. Alta de Documentos Normativos ...................................................................................................... 34

3.2. Actualización o Modificación de un Documento Normativo ............................................................. 41

3.3. Eliminación de Documentos Normativos .......................................................................................... 43

3.4. Validación ......................................................................................................................................... 44 4. Apéndice ................................................................................................................................................................ 45

A. Guía Rápida para una Alta Normativa ................................................................................................ 45

B. Guía Rápida para una Actualización Normativa ................................................................................. 46

C. Guía Rápida para una Eliminación Normativa .................................................................................... 47

D. Guía Rápida para una Alta y/o Modificación Normativa por Áreas Asesoras .................................... 48 5. Disposiciones Transitorias .................................................................................................................................. 50




Introducción

Con el propósito de realizar acciones de estandarización bajo criterios de simplificación administrativa, calidad regulatoria, contención y desregulación normativa, con fundamento en los artículos 15 fracción XIII y 21 fracción IX del Estatuto Orgánico del Servicio Postal mexicano, son facultades de la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica “Establecer la propuesta y en su caso solicitar al área correspondiente, la elaboración, expedición, actualización o dejar sin efectos, los manuales del Servicio Postal Mexicano que sean de su competencia o que le hayan sido encomendados y validar los mismos” y “Coordinar la elaboración de los manuales operativos y administrativos con apoyo de las áreas, coordinando las acciones correspondientes para mantenerlos actualizados y cuando estos se dejen sin efectos.

Para que el presente Lineamiento cumpla con su objetivo, se requiere que sea difundido al interior del Organismo, para captar observaciones de los responsables de emitir Normatividad y mantenerlo actualizado permanentemente, conforme a la dinámica operativa y a las modificaciones en las disposiciones que norman las actividades de cada Unidad Administrativa y en general del SEPOMEX.

Asimismo, SEPOMEX promueve la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres, mediante la institucionalización y transversalización de la perspectiva de género en las políticas y procedimientos, sin distinción o discriminación por motivo de origen étnico o nacional, sexo, edad, discapacidad, condición social o económica, condiciones de salud, embarazo, lengua, religión, opiniones, preferencias sexuales o estado civil. Por lo tanto, el lenguaje empleado en este documento normativo, no busca generar ninguna clase de discriminación1, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas de género masculino representan siempre a todas/os, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. Así como incluye un lenguaje incluyente y los principios de igualdad2.

Ahora bien, con fundamento en el artículo 1o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el presente documento, se encuentra armonizada con la Reforma Constitucional en Materia de Derechos Humanos, por lo tanto el Servicio Postal Mexicano tiene la obligación y el compromiso de promover, respetar, proteger y garantizar los Derechos Humanos de conformidad con los principios de universalidad, interdependencia, indivisibilidad y progresividad. En consecuencia, el SEPOMEX en el ámbito de sus atribuciones debe prevenir, investigar, sancionar las violaciones a los Derechos Humanos y en su caso promover la reparación del daño, en los términos que se establezca en la Ley.

En ese tenor, el SEPOMEX a través de sus Unidades Administrativas reconoce los Derechos Humanos de las personas, interpretando las normas relativas a este tema de acuerdo a la Constitución, así como en los Tratados Internacionales3 de los que el Estado Mexicano es parte, favoreciendo en todo tiempo a las personas, otorgando la protección más amplia, mediante la prohibición de todo tipo de discriminación motivada por origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana y que tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas.

Por lo que en cumplimiento al mandato Constitucional referido, mediante el cual se otorga a toda autoridad la facultad y obligación de la aplicación del principio “Pro Persona”; el Servicio Postal Mexicano como Organismo Descentralizado de la Administración Pública Federal a través del presente Documento Normativo está comprometido en garantizar los medios para hacer valer los Derechos Humanos consagrados en Nuestra Constitución, evitando que los mismos sean violados y comprometiendo a los servidores públicos que intervienen en la aplicación del mismo, para que de acuerdo a sus atribuciones proporcione en todo momento la información y protección necesaria con el único objetivo de salvaguardar los Derechos Humanos de las personas.

1 NMX‐R‐025‐SCFI‐2015 Norma Mexicana en Igualdad Laboral y No Discriminación, publicada en el DOF 19‐10‐2015. 2 NMX‐R‐025‐SCFI‐2012 Norma Mexicana para la igualdad laboral entre mujeres y hombres. 3 Suprema Corte de Justicia de la Nación.‐ Número de Registro 24985, Décima Época, Contradicción de Tesis 293/2011, página 5.




Asimismo, derivado de sus actividades el SEPOMEX, tiene dentro de sus objetivos el que toda persona pueda ejercer sus derechos de manera plena, tratando de prevenir y evitar cualquier acción y omisión que obstaculicen e impidan el goce en Materia de Derechos Humanos, realizando cualquier investigación cuando sea necesaria, a fin de que se sancione al responsable y éste último realice la reparación que corresponda a la víctima.

Es de puntualizarse que el principio “Pro Persona” implica que el derecho debe interpretarse y aplicarse siempre será de la manera que más favorezca a la persona, ejerciendo sus derechos de manera plena, en atención a los principios de Universalidad, Interdependencia, Indivisibilidad y Progresividad.

Objetivo General

Establecer criterios y lineamientos uniformes bajo los cuales deben generarse, modificarse o actualizarse el marco normativo interno de SEPOMEX, así como los elementos que permitan al personal la identificación del proceso para la definición y diseño de los procedimientos de las Unidades Administrativas, que contribuyan a la formulación integral de los documentos normativos del Organismo.

Ámbito de Aplicación Los presentes lineamientos son de observancia general para todas las Unidades Administrativas que integran la Estructura Orgánica de SEPOMEX, mismas que aplicarán los criterios generales técnicos y metodológicos para la emisión, modificación, actualización, simplificación y/o eliminación de sus documentos normativos de carácter interno; así como de mantenerlas permanentemente actualizadas, mismas que deben estar alineadas a las facultades que le otorga la Ley de SEPOMEX, las atribuciones que les confiere el Estatuto Orgánico, a su Estructura Orgánica, al Manual de Organización Institucional, así como a los distintos ordenamientos jurídicos superiores que den origen o sirvan de referencia para la ejecución de la materia que regula.

Los titulares de las Unidades Administrativas involucradas serán responsables de su observancia y difusión entre el personal bajo su cargo, a fin de que se constituya como una herramienta de trabajo eficaz.




Marco Jurídico A. Legislación Nacional

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley del Servicio Postal Mexicano.

3. Ley de Vías Generales de Comunicación.

4. Ley Federal del Trabajo.

5. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

6. Ley General de Responsabilidades Administrativas.

7. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento.

8. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

9. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

10. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento.

11. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento.

12. Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.

13. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

14. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

15. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.

16. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

17. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano.

18. Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican.

19. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

B. Legislación Internacional

1. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.

2. Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.

3. Convención Americana sobre Derechos Humanos.

4. Protocolo Adicional a la Convención Americana en materia de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (Protocolo de San Salvador).

5. Y demás disposiciones aplicables en la materia.




Glosario

Actividad Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma Unidad Administrativa, como parte de una función asignada.

Actualización de un Manual

Cualquier adición, modificación, sustitución o cambio que modifique la estructura o contenido de la versión aprobada del documento en vigencia.

Acuerdo Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican publicado en el DOF del 10 de agosto de 2010, modificación 2012.

Análisis Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus características representativas, así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo.

APF Administración Pública Federal.

Áreas Sustantivas

Son aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones y objetivos encomendados al SEPOMEX, mediante la producción de bienes y/o prestación de servicios para lo que están facultadas y fueron constituidas.

Atribución Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a una unidad administrativa mediante un instrumento jurídico o administrativo.

AUPMGP Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública.

Autoridad Facultad de mando conferida a una institución o funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal; la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas; y la lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo.

Coordinación Es el proceso de integración de acciones administrativas de una o varias instituciones, órganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas áreas de trabajo la unidad de acción necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, así como armonizar la actuación de las partes en tiempo, espacio, utilización de recursos y producción de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas.

Congruencia Interdependencia armónica; conexión y afinidad de las acciones individuales dentro de un marco general, un ámbito organizacional, un plan o programa que les da un sentido unitario y una integración de conjunto, ausencia de contradicción en las acciones de las partes con relación a un todo preestablecido, al cual se integran para la consecución de fines u objetivos que le son propios.

Control Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para evaluar la ejecución de programas y acciones, así como aplicar las medidas correctivas necesarias. La acción de control puede producirse permanente, periódica o eventualmente durante un proceso determinado o parte de este, a través de la medición de resultados.

Asimismo, desde el punto de vista de Control Interno, es la implantación de mecanismos, acciones y prácticas de supervisión o evaluación de cada sistema, actividad o proceso, que permita identificar, evitar y, en su caso, corregir con oportunidad los riesgos o condiciones que limiten, impidan o hagan ineficiente el logro de metas y objetivos institucionales.

Diagrama de Flujo

Representación gráfica de la secuencia lógica que siguen las actividades de un procedimiento, mostrando las unidades administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo.




Diagnóstico Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos más significativos de una alteración en el desarrollo de las actividades de una institución.

Dictamen Opinión o consejo que el perito en cualquier ciencia o arte, formula verbalmente o por escrito, acerca de una cuestión de su especialidad, previo requerimiento de las personas interesadas o de una autoridad de cualquier orden o espontáneamente para servir a un interés general social singularmente necesitada de atención.

Documento Normativo

Es la normatividad interna o regulación que genera el SEPOMEX, que puede ser manual, guía técnica, lineamientos o acuerdo, hacia las Unidades Administrativas para su operación y funcionamiento o para normar la materia o tema específico de SEPOMEX para el que fue creado.

Eficacia Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.

Eficiencia Es el uso más racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado.

ESR Enlace de Simplificación Regulatoria del SEPOMEX, nombramiento a cargo del Titular de la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica.

Estructura Orgánica

Disposición sistemática de los órganos que integran el SEPOMEX, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia de acuerdo a su Estatuto Orgánico.

Estructura Orgánica Básica

La integran las Unidades Administrativas cuyas atribuciones conferidas en el Estatuto Orgánico, se caracterizan por tomar decisiones, formular políticas, elaborar directrices y determinar líneas generales, que se vinculan en forma directa y determinante con los objetivos institucionales. Comprende áreas con nivel jerárquico-organizacional que en el caso del SEPOMEX, comprende las áreas con nivel jerárquico-organizacional de Director General hasta Director de Área o equivalente.

Evaluación Es la revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que está operando en un momento determinado, para alcanzar los objetivos propuestos.

Formato Documento electrónico o impreso cuya finalidad es establecer la comunicación administrativa y en algunos casos el control interno. Contienen datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable.

Función Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una institución de cuyo ejercicio generalmente es responsable un Órgano o Unidad Administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico administrativas.

Lineamientos Instrumento por el que se determinan términos, límites y características que deben observarse para actividades o procesos del sector público.

MAAG´s Manual Administrativo de Aplicación General, documentos que fueron emitidos por la Secretaría de la Función Pública, aplicables para la Administración Pública Federal y regulan las 9 materias siguientes: Auditoría; Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; Control Interno; Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas; Recursos Financieros; Recursos Humanos; Recursos Materiales; Tecnologías de la Información y Comunicaciones, y Transparencia y Archivo.

Manual Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organización o proceso.

Manual de Organización

Describe las funciones y competencia de cada una de las unidades de mando que integra la estructura de una institución y señala los puestos y la relación que existe entre ellas.




Manual Administrativo

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Manual de Procedimientos

Instrumento que describe las actividades y tareas detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y sistemática las funciones, procedimientos y atribuciones, conforme a objetivos institucionales que realizan las Unidades Administrativas, dentro de cada proceso del Organismo, determinando responsables, formas utilizadas y plazos de ejecución o respuesta.

Marco Legal Bases jurídicas o conjunto de ordenamientos de carácter jurídico-administrativo, que fundamentan legalmente los documentos y a los que deben ceñirse las áreas de la organización en el ejercicio de sus funciones, pueden ser códigos, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos y otros ordenamientos o normas emitidas por las autoridades competentes.

Norma Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. También se puede entender como aquella regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una Unidad Administrativa o de toda una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen.

Normateca Interna

Herramienta electrónica para consulta y difusión de los Manuales Administrativos de Aplicación General, Disposiciones Normativas Internas, que rigen la operación del SEPOMEX. En Intranet el sitio es: http://intranet/GORG/Forms/AllItems.htm (Normateca Interna SPM_DCPE-GO_F01), orientada a brindar mayor transparencia y de fácil consulta para los servidores públicos del Organismo.

Nivel Jerárquico División de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas que les define el rango o autoridad y responsabilidad, independientemente de la clase de función que se les encomiende realizar.

OIC Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano.

Objetivo En términos de programación, es la expresión cualitativa de los propósitos para los cuales ha sido creado un programa; en este sentido, el objetivo debe responder a la pregunta ¿para qué? se formula y ejecuta dicho programa. También puede definirse como el propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad “el qué” y el “para qué” se proyecta y se debe realizar una determinada acción. Establecer objetivo significa predeterminar qué se quiere lograr. La determinación del objetivo u objetivos generales de una institución se hace con apego a las atribuciones de la entidad y se vincula con las necesidades sociales que se propone satisfacer.

Operación Acción de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado o que se ejecuta por rutina en el medio laboral; también se denomina operación a la actividad sustantiva de una institución relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y metas de producción de bienes y/o servicios.

Órgano Grupo impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o partes de ellas; puede estar integrado por uno o varios puestos.

Organigrama Representación gráfica de la estructura orgánica que debe reflejar en forma esquemática, la posición de las Unidades Administrativas que la componen, los tramos de control, nivel jerárquico, canales formales de comunicación y coordinación, así como líneas de mando.

Política Criterios de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional.




Procedimiento Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Proceso Conjunto de procedimientos relacionados entre sí para lograr un fin u objetivo.

Proyecto Documento Normativo Interno en proceso de autorización e implantación.

Puesto Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes específicos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada puesto puede contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia.

Registro Evidencia objetiva de las actividades ejecutadas o resultados obtenidos y que usualmente se estructura en formatos y/o medios electrónicos de apoyo.

Simplificar Reducir la complejidad a niveles manejables, tener menos etapas, menos tareas, menos interdependencias. Hacer todo más fácil, fácil de entender, de aprender, de ejecutar, transformación de una cosa en otra más sencilla, más fácil o menos complicada.

Sistema de Gestión de la Calidad

Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

SANI-APF Sistema de Administración de Normas Internas de la Administración Pública Federal.

SEPOMEX Organismo descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

S.H.C.P. Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

S.F.P. Secretaría de la Función Pública.

Tramo de Control

Está directamente relacionado con el número de personas que un superior puede vigilar con éxito; para que haya equilibrio y buen control ejecutivo, no debe haber exceso de funciones, ni dispersión de las mismas, así como que el grupo supervisado no sea demasiado grande y que no exista duplicidad de mando. El control tiene importancia, tanto en cuanto a las necesarias relaciones entre el jefe ejecutivo con sus subordinados, como también con la influencia que ejerce en la conformación jerárquica lo repercute en el número de niveles de la organización.

Unidad Administrativa

Área que cuenta con atribuciones establecidas expresamente en el Estatuto Orgánico de SEPOMEX o funciones específicas dentro del Manual de Organización Institucional, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforman a través de una estructura orgánica específica y propia.

Adjetiva o de Apoyo: Comprende el establecimiento o área, cualquiera que sea su denominación a la cual le compete adquirir, controlar, proveer los recursos materiales y otorgar los servicios necesarios para hacer factible el funcionamiento institucional; así como aquellas que realizan funciones de apoyo y control en el logro de los objetivos y funciones de las áreas sustantivas del SEPOMEX.

Sustantiva: Aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones, objetivos y razón de ser del SEPOMEX y para lo que están facultadas y fueron constituidas.

Unidad Responsable

Área administrativa facultada para llevar a cabo las actividades que conduzcan al cumplimiento de objetivos y metas establecidas en los programas del SEPOMEX.

Derechos Humanos

Son aquellos en los que se reconoce el origen, el valor del ser humano y su dignidad y pueden ser generalizados de la manera siguiente:

El Derecho a la Integridad Personal, mediante el cual el Servicio Postal Mexicano deberá comprometerse en el ámbito de su competencia, que a toda persona se le respete su integridad física, psíquica y moral.




Así como la obligación de respetar los derechos y libertades reconocidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y en los Tratados Internacionales en los que México sea parte y a garantizar su libre y pleno ejercicio a toda persona con quien tenga alguna relación, sin discriminación alguna por motivo de raza, color, sexo, idioma, religión, opiniones políticas o de cualquier otra condición social.

Principio de Pro Persona

Es un criterio de interpretación de derechos humanos que establece la protección más amplia a favor de la persona, ya que, ante la existencia de distintas posibilidades al aplicar una norma o una interpretación normativa, obliga a elegir aquella que contenga mayor protección a la persona.En ese sentido, frente a la existencia de diversas fuentes normativas de derechos humanos, si existiera alguna incompatibilidad entre la protección o alcance de un derecho en diferentes normas aplicables a un mismo caso, la autoridad está obligada a elegir aquella que represente una mayor protección para la persona o, en su caso la que contenga una menor restricción.

Principios de Derechos Humanos

Es aquel que promueve, orienta y da seguimiento a las políticas públicas relacionadas con la Reforma de Derechos Humanos, que se incorporan en las dependencias, entidades y órganos de la administración pública federal en diversos programas.

Reforma Constitucional

Es aquella modificación Constitucional relevante en materia de Derechos Humanos en el que la protección de los derechos de las personas debe ser el eje rector de toda la actuación estatal en nuestro país.

Lo anterior, implica que el SEPOMEX tiene como obligaciones fundamentales para sus estricto cumplimiento: exigir, supervisar, promover, respetar, proteger, y garantizar la aplicación de los Derechos Humanos, conforme a lo previsto en Nuestra Carta Magna; dichas obligaciones son distintas y complementarias y de ninguna manera bastará cumplir con una sola de ellas.

Ahora bien, las obligaciones descritas están vinculadas con acciones para prevenir violaciones a Derechos Humanos y son compromisos cotidianos de todos los servidores públicos que intervienen en los procesos del presente Manual, por ello cualquier actuación debe enfocarse en tener una perspectiva en dicha materia.

Por lo tanto, dicha Reforma Constitucional tiene importantes repercusiones en el quehacer de las autoridades, incluyendo, por supuesto a la Administración Pública Federal, ya que en el Artículo 1° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos se establecen nuevas obligaciones en materia de Derechos Humanos y principios para su aplicación, que son ineludibles para todas las autoridades en el ámbito de su competencia.




CAPÍTULO I

1. Criterios Generales de Autorización, Registro y Control

1. La Dirección Corporativa de Planeación Estratégica por conducto de la Gerencia de Organización coordinará con las Unidades Administrativas del SEPOMEX, el alta, actualización o eliminación de los documentos normativos. El contenido de la información de los documentos será responsabilidad de las Unidades Administrativas que los emitan.

2. Cada ejercicio fiscal en el periodo de enero a marzo, los titulares de las Unidades Administrativas de la Estructura Orgánica Básica, deben informar a la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, el Programa de Trabajo con sus requerimientos de elaboración, actualización y/o eliminación de sus documentos normativos en apego a los presentes lineamientos, o indicando expresamente si existen o no cambios a los mismos, y la fecha para entregar su proyecto, dicho programa de trabajo deberá finalizar en el mes de octubre. En los casos que por disposición legal y/o cuando haya modificaciones funcionales en la estructura orgánica del SEPOMEX, la actualización deberá ser inmediata.

3. Los procesos de análisis, revisión, corrección, validación, registro y difusión de documentos normativos, serán responsabilidad de la Gerencia de Organización, teniendo los siguientes plazos de ejecución, contados a partir de que se reciba la solicitud respectiva en cada una de las siguientes etapas:

Alta, Modificación y Eliminación de un Documento Normativo ACTIVIDAD PLAZO RESPONSABLE

1ª. Etapa Análisis Previo y Elaboración del Nuevo Documento Normativo Revisar los documentos normativos vigentes para su actualización y/o Eliminación, así como elaboración del Programa de Trabajo de cada Unidad Administrativa.

Enero-Marzo Titulares de las Unidades Administrativas Emisoras de Normas o Áreas normativas.

Implementar Programa de Trabajo para actualizar normatividad. Abril-Octubre Unidad Administrativa Emisora de Normas, Subdirección Jurídica y Gerencia de Organización

Conforme a los presentes Lineamientos, requisitar el Cuestionario para el Diagnóstico y Justificación Regulatoria, del resultado del diagnóstico de proceder, elaborar y enviar el nuevo documento normativo junto con dicho Cuestionario a la Gerencia de Organización.

Conforme al Programa de

Trabajo

Titular de la Unidad Administrativa Emisoras de Normas o Áreas normativas.

Revisar el Cuestionario para el Diagnóstico y Justificación Regulatoria, para determinar si procede el alta, eliminación o modificación del documento normativo propuesto.

Conforme al Programa de

Trabajo Gerencia de Organización

2ª. Etapa Análisis, Revisión, Modificación, Eliminación, Dictamen del Proyecto Normativo Recibir, revisar, analizar y emitir comentarios del documento normativo. 15 días hábiles Unidad Administrativa, Subdirección

Jurídica y Gerencia de Organización Atender las correcciones sugeridas, complementar y dictaminar el proyecto del documento normativo. 30 días hábiles Unidad Administrativa, Subdirección

Jurídica y Gerencia de Organización 3ª. Etapa Revisión Jurídica y de Calidad del Proyecto Normativo Revisar aspectos jurídicos y el Cuestionario para el Diagnóstico y Justificación Regulatoria. 10 días hábiles Subdirección Jurídica

Subdirección de Calidad

Aplicar sugerencias del área jurídica y/o de Calidad. 15 días hábiles Unidad Administrativa, Subdirecciones Jurídica, de Calidad y Gerencia de Organización

4ª. Etapa Autorización, Determinación Definitiva Favorable (SANI-APF), Registro, Publicación en Normateca y Difusión por Comunicación Interna Solicitud del Movimiento requerido a través del SANI-APF Hasta 40 días SANI-APF SFP, Asesor, OIC, ESR Recabar firmas para autorizar, validar, registrar en cédula de registro, difundir al interior del SEPOMEX y en su caso eliminar documento normativo.

5 días hábiles Gerencia de Organización

Proceder a dar de alta, baja, modificar, cancelar o eliminar normas internas en el SANI de conformidad al marco regulatorio vigente. 5 días hábiles Gerencia de Organización




4. Conforme a la Primera Etapa del cuadro anterior, será responsabilidad de cada titular de las Unidades Administrativas elaborar y entregar el Programa de Trabajo de la Revisión Normativa a la Gerencia de Organización para su seguimiento y ejecución respectiva.

5. Es responsabilidad de la Gerencia Organización la actualización y mejoramiento de estos Lineamientos, con base en los requerimientos de las Unidades Administrativas de SEPOMEX.

6. Todo Documento Normativo en materia Administrativa, debe estar armonizado con la Reforma Constitucional en materia de Derechos Humanos.

7. Se debe considerar que todos los documentos normativos elaborados o actualizados deben estar alineados a los objetivos y prioridades de la planeación estratégica, objetivos y metas nacionales e institucionales; y ser congruentes con los elementos del programa institucional vigente.

8. La Coordinación General y las Direcciones Corporativas deben realizar estudios, o investigaciones, o diagnósticos, para determinar el impacto y efectividad de la regulación interna del Organismo, salvo aquella que no sea de su competencia, a fin de mejorarla y garantizar su adecuada observancia, así como su cumplimiento.

9. La Coordinación General y las Direcciones Corporativas deben analizar y dictaminar los proyectos normativos de carácter interno, con la participación de las unidades administrativas competentes, a fin de asegurar que sean eficaces, eficientes, consistentes y claros.

Asimismo, discutir y recomendar cambios o modificaciones a las disposiciones de carácter general que inciden en la gestión interna de SEPOMEX, y cuya emisión, reforma o abrogación sea competencia de otras Dependencias o Instituciones normativas de la Administración Pública Federal.

1.1. Proceso de Emisión

1. El mecanismo para la emisión de Documentos Normativos consta de 4 etapas:

1ª. Etapa Análisis Previo y Elaboración del Proyecto Normativo

En esta etapa, el titular de la unidad administrativa con atribuciones o a quién éste designe y que cuente con facultades para la toma de decisiones; previamente a la elaboración del proyecto normativo, analiza de forma cabal qué problemas o situaciones pretenden resolver o atender mediante la generación de regulación y si dicha alternativa es la más viable y necesaria dentro de su competencia y facultades. (ver Sección 3.1.b)

El área respectiva para la elaboración de cualquier proyecto normativo, debe determinar qué mecanismos o esquemas normativos deberá incluir su proyecto para alcanzar los objetivos deseados y para tal efecto, considerar que la regulación no genere discrecionalidad, ni cargas administrativas innecesarias, así como controles o restricciones que afecten negativamente la oportuna gestión y eficacia del SEPOMEX y que no esté regulado por algún MAAG´s.

2ª. Etapa Revisión, Análisis, Dictamen del Proyecto Normativo

Esta etapa se lleva a cabo para analizar, dictaminar u opinar respecto de los efectos que tendría el proyecto normativo en la gestión administrativa de la institución.

Para el análisis y dictamen de los proyectos normativos que correspondan al Marco Normativo Interno de Operación, para evitar duplicidad y cargas administrativas innecesarias en su caso, la Gerencia de Organización podrá solicitar al Área Emisora del Documento Normativo un diagnóstico (ver Sección 3.1.b) previo sobre los usuarios históricos y/o potenciales de dicho proyecto, para efectos de la revisión y dictamen. Tiempo de ejecución 15 días hábiles, contados a partir de la recepción de la solicitud. Tratándose de proyectos normativos de tipo Administrativo, no deben estar normados por las materias del MAAG´s, sino que por mandato de ley o de alguna disposición jurídica, hayan pasado o deban pasar por un proceso de opinión o revisión diferente al de la Dirección Corporativa de Planeación




Estratégica, es decir, ser consensuado o aprobado por superiores jerárquicos u otras instancias de índole más estratégico (ejemplo: la H. Junta Directiva, los Comités, etc.) se podrá tener por cumplida la fase de revisión y análisis del proyecto, por lo que podrá emitir el dictamen correspondiente. Tiempo de ejecución 5 días hábiles contados a partir de su recepción.

Lo dispuesto en el párrafo anterior, en lo relativo a tener por cumplida la fase de revisión, aplicará también para los procesos de revisión, opinión o aprobación de disposiciones normativas que deriven del funcionamiento de los Comités legalmente constituidos en el SEPOMEX, conforme a su ámbito de competencia, respecto de disposiciones normativas del Marco Normativo Interno de Operación.

La Gerencia de Organización revisará que no esté regulado por algún MAAG´s, proponiendo ajustes en coordinación con el área usuaria. En caso, de no proceder notifica las razones al titular del área.

3ª. Etapa Revisión Jurídica y de Calidad del Proyecto Normativo

En esta etapa, la Gerencia de Organización solicitará a las Subdirecciones Jurídica y de Calidad en el ámbito de sus atribuciones la revisión de los proyectos de regulación para verificar si los mismos se encuentran debidamente motivados y fundados, es decir, si dentro de un contexto jurídico y del aspecto de Calidad, los temas que se desean regular están dentro de las facultades y atribuciones del regulador.

Revisión jurídica verificar la congruencia normativa que debe existir entre la normatividad general en la materia y lo particular que está normando en Organismo, como las normas aplicables y su vigencia.

Revisión de Calidad está determinada por el alcance, objetivos de la calidad y líneas de acción del Sistema de Gestión de la Calidad, para efectos de la Certificación en la Norma ISO 9001.

Estas revisiones tiene como resultado, que el instrumento a emitir sea “rubricado” por el área revisora; lo que es requisito para que posteriormente, el servidor público con facultades, firme la revisión final del documento normativo. Tiempo de ejecución 25 días hábiles.

4ª. Etapa Autorización, Determinación Definitiva Favorable4 (SANI-APF), Registro, Publicación

en Normateca y Difusión Interna

Esta etapa comprende 2 fases, la primera a cargo de instancias externas y la segunda a cargo del Organismo:

Primera Fase Instancia Externa a cargo de la Secretaría de la Función Pública

Se procederá a la solicitud del movimiento requerido de alta, baja, modificar, cancelar o eliminar las normas internas de conformidad al marco regulatorio vigente en el Sistema de Administración de Normas Internas de la Administración Pública Federal (SANI-APF), para su determinación en definitiva del proyecto de norma solicitado a la AUPMGP de la Secretaría de la Función Pública. a) Solicitud del Movimiento requerido a través del SANI-APF se debe enviar la versión del

“Documento Preliminar” mediante una solicitud que comprende las siguientes ETAPAS:

o Proceso.- Se podrá modificar, reformular o cancelar la solicitud, en función de la información derivada de la interacción entre ESR, Asesor y OIC, dónde este último debe validar los criterios de calidad (en los casos de alta y modificación de fondo) y la baja de la norma (en los casos de cancelación y eliminación) independientemente del tipo de norma, Plazo 5 días.

o Revisión Jurídica.- El Responsable Jurídico revisa el criterio de excepción, la correspondencia y no duplicidad de la norma, estable comunicación en caso de requerir información específica u opinión del responsable normativo de la materia correspondiente, Plazo 5 días.

4 En caso del Tipo de Norma Interna Administrativa, “Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican”.




o En Determinación.- El Responsable Jurídico determina en definitiva el proyecto de norma solicitado, se firma y carga en el SANI-APF el formato de determinación definitiva, Plazo 5 días.

o Determinada.- Una vez que el Responsable Jurídico concluyó la etapa anterior, el SANI-APF remite la determinación al Organismo. En caso de ser favorable deberá realizar las actividades correspondientes (concluir el proceso interno publicar los datos de identificación en el DOF) para la emisión de la norma de Tipo Administrativo (NIA) y solicitar al AUPMGP la revisión, Plazo 20 días.

o Revisión por AUPMGP.- Esta Unidad debe validar el cumplimiento de los requisitos de emisión o baja de la norma interna según el movimiento de que se trate, y da el visto bueno o rechazo a la inclusión de la norma en el inventario del Organismo, Plazo 5 días.

Segunda Fase a Cargo del Organismo

Una vez obtenida la Determinación en Definitiva Favorable (primera fase), los titulares del Organismo recabarán las firmas de los servidores públicos con facultades para regular el documento normativo, en la Cédula de Registro de Manuales, dotándolo de los efectos jurídicos correspondientes.

Es el momento a partir del cual, los servidores públicos o sujetos obligados están en posibilidad de dar a conocer las obligaciones a su cargo y cumplirlas (certeza jurídica). Los documentos normativos dictaminados favorablemente por la SFP y la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, deben ser incorporados al SANI-APF y Normateca Interna; dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que sea autorizado por las instancias externa e interna, y debe incluir en su contenido la leyenda en fondo de agua “Ejemplar de Consulta Autorizado”, así como efectuar su difusión por comunicación interna a todo el Organismo.

Dirección Corporativa de Planeación Estratégica / Subdirección de Planeación Código: DCPE-NP-15-001 Hoja: 16 de 50 Rev. A3


Diagrama del Mecanismo para la Alta, Modificación y Eliminación de Documentos Normativos


Dirección Corporativa de Planeación Estratégica / Subdirección de Planeación Hoja: 17 de 50 Gerencia de Organización Código: DCPE-NP-15-001 Rev. A3


1.2. Redacción del Documento Normativo Esta sección tiene por objetivo señalar de forma simple y directa, los aspectos relevantes que deben considerarse para su generación.

Al elaborar documentos normativos tome en cuenta las siguientes recomendaciones: Use palabras y frases simples.

Por ejemplo, en lugar de escribir: “Durante el año 2018…”; puede usar “En 2018…”.

Utilice sólo las palabras necesarias.

Por ejemplo, en lugar de escribir: “En pleno apego a lo establecido en los lineamientos aplicables y vigentes…”; puede usar “Conforme a los lineamientos vigentes…”.

Sustituya oraciones complejas por estructuras sencillas.

Por ejemplo, “de acuerdo a lo establecido en” puede sustituirse por “establecido en”.

Evite escribir oraciones y párrafos muy extensos, así como repetir texto que ya incluyó en otro apartado de su documento o que forma parte de otros instrumentos normativos aplicables al mismo tema.

Por ejemplo, si usted está elaborando unos Lineamientos para especificar el horario de entrada y salida de los servidores públicos y existe un Acuerdo Administrativo que indica cuándo se debe o no registrar la entrada o salida de un inmueble, entonces, absténgase de transcribir (repetir literalmente) en sus lineamientos esta última información.

Considere que cualquier persona que lea el documento debe entenderlo –incluso si no es abogado, experto en la materia o un servidor público con experiencia en el tema-. Escriba pensando en sus futuros lectores y recuerde que la normativa se crea para ser cumplida, por lo que hacer documentos confusos y complicados, los convierte en “letra muerta”.

Use un lenguaje sencillo y cotidiano. Utilice siglas, acrónimos y tecnicismos sólo cuando sea estrictamente necesario o bien, cuando ello facilite la lectura del documento.

Siempre que sea posible, incluya ejemplos para facilitar la comprensión del documento.

Sea consistente, utilice los mismos términos en todo el documento.

Recuerde, lo que son simples sinónimos para Usted, podrían no serlo para sus lectores. El uso de sinónimos puede causar confusión en un documento normativo.

Por ejemplo, evite utilizar “servidores públicos” y “funcionarios públicos” como si fuesen sinónimos. Recuerde que su documento sólo debe incluir lo estrictamente necesario, lo que genere valor. Evite escribir por escribir.

La elaboración y/o actualización del documento normativo es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, para lo cual, contarán permanentemente con la asesoría y apoyo técnico de la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, a través de la Gerencia de Organización. La identificación de los procedimientos de trabajo (sustantivos o administrativos), a integrar en un documento normativo, deberán desprenderse de las atribuciones que el Estatuto Orgánico del SEPOMEX confiere a cada Unidad Administrativa, así como de las funciones señaladas en el Manual de Organización Institucional. En cada procedimiento, deberán desagregarse sólo aquellas actividades que se consideren relevantes para la obtención de resultados vinculados con el objetivo de los mismos.




El nombre que se le asigne al Manual de Procedimientos puede determinarse conforme a las siguientes opciones:

a) Cuando los procedimientos que contiene el Manual correspondan a un área, identificarlos con el nombre de la misma.

b) Cuando se trate de un solo procedimiento o contenga una serie de procedimientos que correspondan a una misma materia, identificarlos con el nombre de dicha materia.

En su redacción se deberá utilizar un lenguaje claro, sencillo, preciso, incluyente y comprensible. Deberán presentarse en archivo electrónico, para su revisión y análisis de la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, con atención a la Gerencia de Organización, en hojas tamaño carta, ya sea en forma horizontal o vertical, según lo requiera y capturados en paquete Word para Windows, con letra Arial 10 puntos. Para facilitar su elaboración está disponible en la Intranet http://intranet/GORG/Forms/AllItems.htm (Normateca Interna SPM_DCPE-GO_F01/DCPE) una Plantilla (para la elaboración de manuales) en archivo electrónico para integrar la información conforme a los apartados del índice de cada tipo de documento normativo (ver Capítulo II). Para el recuadro de textos respetar los siguientes espacios a partir de la línea que forma el recuadro o margen:

a) Superior 3 cm b) Inferior 2 cm c) Izquierdo 2.5 cm d) Derecho 2.5 cm

Se deberán utilizar mayúsculas y minúsculas en todo el documento, evitando textos con puras mayúsculas. Todos los Manuales deben elaborarse de acuerdo con las características descritas en estos Lineamientos.

1.3. Control Documental 1. Es responsabilidad de los Titulares de las Unidades Administrativas, establecer los mecanismos al

interior de sus áreas, para difundir y cumplir con lo indicado en los presentes Lineamientos, así como cumplir y mantener los requerimientos de la Norma relativa al Sistema de Gestión de la Calidad disponible en la Subdirección de Calidad.

2. Corresponde a la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica a través de la Gerencia de Organización, establecer y vigilar el mecanismo para la revisión de la normatividad interna que emita el SEPOMEX; contándose con la asesoría de la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal y en particular cuando sea aplicable por los alcances de la Certificación de Calidad, la Subdirección de Calidad asesorará para validar el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001 respectiva, ambas áreas en el ámbito de su respectiva competencia.

3. La Gerencia de Organización será el área que establezca la siguiente información de los documentos: Código, Fecha de Elaboración y Número de Edición o Revisión.

4. Se considerarán documentos vigentes y controlados de manera electrónica, los documentos normativos que se encuentren a disposición en el portal electrónico de la Normateca Interna, para su consulta.

5. Será normativa interna, toda aquella regulación que genere SEPOMEX hacia sus Unidades Administrativas, sea para su operación y funcionamiento o para normar temas específicos.




6. Todo ordenamiento interno publicado en la Normateca Interna, surte efectos de notificación para los servidores públicos y áreas adscritas al SEPOMEX, quienes quedan obligados a revisar en todo tiempo las disposiciones ahí publicadas para su debida observancia.

7. No obstante lo descrito en el párrafo que antecede, el mecanismo de difusión o notificación de la normativa interna, puede también realizarse a través de la entrega de ejemplares físicos a los titulares de las Unidades Administrativas, recabando de éstos el acuse o sello respectivo.

Únicamente se proporcionará copia física al usuario del procedimiento y/o actividades que aplique, de conformidad a lo dispuesto por el SEPOMEX en relación al consumo responsable del papel.

8. En cumplimiento de las obligaciones de transparencia (artículo 70, fracción I LGTAIP), la información se debe difundir y publicar en los Sistema del Portal de Obligaciones de Transparencias (SIPOT) de Internet y en la Plataforma Nacional de Transparencia, en la sección de Marco Normativo, y en su actualización se realiza el siguiente proceso: a) Por lo menos cada tres meses, o bien, en un periodo menor si la información es modificada y está

disponible antes de que concluya el periodo de actualización establecido. b) Únicamente cuando se expida alguna reforma, adición, derogación, abrogación o se realice

cualquier tipo de modificación al marco normativo aplicable al SEPOMEX, la información deberá publicarse y/o actualizarse en un plazo no mayor a 15 días hábiles, a partir de su publicación en el Diario Oficial de la Federación (DOF), o acuerdo de aprobación en el caso de normas publicadas por medios distintos, como el sitio de Internet.

1.4. Registro

1. Los documentos normativos validados tanto por el Organismo como por la SFP serán registrados en la Gerencia de Organización, debiendo enviar en un plazo de 5 días hábiles, contados a partir de que se tengan recabadas las firmas respectivas en la Cédula de Registro, una copia al titular de la Unidad Administrativa correspondiente, a fin de que éste la difunda a la brevedad posible.

2. El documento que dará validez al alta o actualización de un documento normativo, será la Cédula de Registro y Control de Versiones, emitida en la Gerencia de Organización, forma: SPM DCPE-005-1.

3. La Cédula de Registro debe ser firmada por los titulares de las Unidades Administrativas involucradas en la creación o modificación del documento normativo; en un plazo máximo de 5 días hábiles a partir de la presentación del formato respectivo. En caso contrario, se cancelará la solicitud de elaboración/actualización del documento normativo correspondiente.

4. Carecerá de validez institucional toda aquella normatividad que sea aprobada unilateralmente por las Unidades Administrativas, salvo que exista una disposición normativa que faculte dicha acción, debiendo observar para ello las indicaciones contenidas en los presentes Lineamientos.

5. Carecerá de validez institucional, toda copia física de los documentos normativos o registros que se encuentren en uso y que no sea copia fiel a la que se encuentra en la http://intranet/GORG/Forms/AllItems.htm que incluya en su contenido la leyenda “Ejemplar de Consulta” en fondo de agua.

1.4.1 Custodia, Conservación y Archivo de los Documentos Normativos 1. La Gerencia de Organización conservará los originales impresos y respaldos en dispositivos

magnéticos de los documentos normativos registrados; permanecerán en los archivos de ésta área, facilitando su acceso para consulta, a todo aquel usuario que lo solicite mediante la firma del vale-resguardo correspondiente.

2. La Gerencia de Organización es responsable de mantener un archivo físico o expediente de cada documento normativo, en el que se conserven los originales impresos en papel de la versión vigente y la inmediata anterior, ésta última debe contener la leyenda “Obsoleto”. Así como registros disponibles, en los que se consigne el historial de las versiones y revisiones de cada Documento Normativo.




3. El archivo de cada Documento Controlado del Sistema de Gestión de la Calidad debe contener:

Documento original debidamente aprobado con la Cédula de Registro con firmas autógrafas.

Una copia de respaldo en medios electrónicos apropiados.

Forma SPM DCPE-005-1 “Cédula de Registro”.

Forma SPM–DCPE–GO-F02 “Lista de Distribución de Copia Controlada“ (En caso necesario).

4. La Gerencia de Organización en coordinación con el Área de Sistemas debe de disponer de un espacio

en un servidor, para respaldar en medios informáticos externos al área, los archivos de los Documentos Normativos Controlados, por cuestiones de seguridad y de contingencias.

5. Para la conservación de todo documento normativo, se debe cumplir lo dispuesto en el “Catálogo de Disposición Documental” del SEPOMEX, conforme a las secciones y series relacionadas con rubros de “Normatividad”, mismas que establecen su valor documental, vigencia documental, plazo de conservación, así como su carácter de reserva y confidencialidad y destino final.

Para el caso de los expedientes de la Gerencia de Organización, el criterio que predominará, es que los Documentos Normativos permanecerán en el Archivo de Trámite, todo el tiempo que se mantengan como última versión vigente, así como por otros diez años en el mismo Archivo de Trámite, cuando dichos documentos dejen de ser la versión vigente y se les clasifique como “Obsoletos”. Transcurrido el plazo antes descrito, procederá su transferencia primaria al Archivo de Concentración y permanecerán en éste por 20 años más contados a partir de su recepción. Una vez concluido el periodo en el Archivo de Concentración, se evaluará su contenido para determinar si debe formar parte del Archivo Histórico o bien, determinar su Eliminación y destino final.

6. Además de los plazos establecidos en la política anterior, se debe considerar el tiempo adicional previsto en el lineamiento Decimoctavo de los “Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal”, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 3 de julio de 2015.

1.5. Publicación y Difusión de un Documento Normativo

1. En un plazo de 5 días hábiles contados a partir de la autorización del documento normativo tanto por

el Organismo como por la SFP, la Gerencia de Organización la publicará en la Normateca Interna ubicada en la página de Intranet, y procederá a tramitar su difusión por Comunicación Interna al interior de todo el Organismo, y a su vez, actualizar la normatividad en el Sistema de Administración de Normas Internas de la Administración Pública Federal (SANI-APF) a cargo de la Secretaría de la Función Pública. Notificando mediante oficio al titular de la Unidad Administrativa requirente de su revisión, que el documento normativo en su versión pertinente ha sido validado y difundido en la Intranet para su correcta aplicación y consulta.

2. A partir de la autorización y notificación del documento normativo, será responsabilidad de los titulares de las Unidades Administrativas, en el ámbito de sus respectivas competencias, la observancia y difusión entre el personal a su cargo, por medios electrónicos en los puntos de uso para su implementación, aplicación y la actualización permanente de dicho instrumento.

3. Los Documentos Normativos Internos publicados tanto en la Normateca Interna como en el SANI-APF son de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas del Organismo.

4. Las Disposiciones Administrativas Internas que deban someterse para la aprobación de la H. Junta Directiva, serán publicadas una vez que hayan sido aprobadas por dicho Órgano de Gobierno y deberán estar acompañadas por el número de acuerdo.




5. Para la difusión de los Documentos Normativos al interior del SEPOMEX, a solicitud del titular de las diferentes áreas u oficinas de SEPOMEX, la Gerencia de Organización enviará al solicitante, en un plazo máximo de 5 días hábiles, un Ejemplar de Consulta de los documentos normativos vigentes debidamente autorizados para su difusión, recabando constancia de que se hizo del conocimiento de los involucrados de su aplicación, conforme a los siguientes supuestos:

a) Para Áreas u Oficinas Con Conectividad pueden consultar la normatividad a través de la Intranet, en la dirección electrónica http://intranet/GORG/Forms/AllItems.htm

b) Para Áreas u Oficinas Sin Conectividad, el titular de la Unidad Administrativa debe prever establecer un lugar de uso común, accesible a todo el personal en cualquier momento, para lo cual se le entregará por algún medio electrónico la Normatividad Interna requerida, con la leyenda “Ejemplar de Consulta” y bloqueada la propiedad de impresión, dicho titular tendrá la obligación de coordinar su control y distribución para asegurar su difusión en todas las áreas donde se realiza la actividad documentada, para su conocimiento y aplicación por todo el personal involucrado; debiendo informar a la Gerencia de Organización a través del formato Registro de Copias Controladas (SPM DCPE-003) dicha distribución.

c) Para Oficinas Sin Conectividad, Ni con un Equipo de Cómputo apropiado, la entrega de un ejemplar de consulta impreso, únicamente con aquellos procesos que el Centro de Trabajo tiene la obligación de realizar, con el propósito de imprimirse solo los procesos requeridos y no el manual completo, para efectos de las políticas de ahorro de papel y consumibles de impresión.

6. No es responsabilidad de la Gerencia de Organización, notificar a los poseedores de ejemplares de consulta en versiones anteriores, sobre las actualizaciones realizadas a la documentación, ni de aplicar la leyenda de “Obsoleto” a los documentos en posesión de los usuarios; ésta responsabilidad recae en los titulares de las Unidades Administrativas donde se apliquen los documentos normativos, debiendo vigilar se aplique la versión vigente, así como de la sustitución y destrucción de las versiones anteriores distribuidas.

7. Es responsabilidad de los usuarios consultar en Intranet la documentación vigente aplicable, que se encuentra disponible en la dirección electrónica: http://intranet/GORG/Forms/AllItems.htm, “Normateca Interna con clave de registro SPM_DCPE-GO_F01” a cargo de la Gerencia de Organización.

8. Los documentos normativos vigentes en SEPOMEX, en sus versiones impresas y distribuidas a las Unidades Administrativas, se consideraran documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, sólo si éstas cuentan con la leyenda “Ejemplar de Consulta” que aplica la Gerencia de Organización, que tiene el control y registro de los documentos en cuestión.

9. Los documentos normativos incorporados en la red interna estarán disponibles sólo para consulta, las impresiones y fotocopias que se hagan a éstos contendrán la leyenda “Ejemplar de Consulta” en cada hoja. Dichos documentos no son registrados en el “Control Documental” y es responsabilidad del tenedor, asegurarse de que es la versión vigente.

10. La Gerencia de Organización llevará el control de la cantidad de ejemplares de consulta controlados que emita, en el que se incluirá: el nombre, puesto del titular de la Unidad Administrativa que lo recibe y número de copia controlada; la recepción del mismo se documentará con el acuse de recepción del mismo. Registro: SPM–DCPE–GO-F02.




CAPÍTULO II

2. Documentos Normativos Idóneos Esta sección contiene los apartados que deberán tener cada una de los Documentos Normativos internos al momento de su elaboración, los elementos que deberá considerar para estructurar el documento normativo por emitir, incluyendo su definición, propósito, apartados básicos y adicionales, se considera que las Guías Técnicas, Políticas, Bases o Lineamientos y Manuales de Organización y Procedimientos, son documentos que constituyen el marco normativo idóneo para regular la operación y funcionamiento de SEPOMEX.

Se recomienda consultar la Sección 1.2. “Redacción del Documento Normativo” que contiene recomendaciones de escritura, presentación y contenido que ayudarán a emitir un documento de calidad.

POLÍTICAS, BASES O LINEAMIENTOS I. Definición: Instrumento por el que se determinan términos, límites y características que deben

observarse para actividades o procesos del sector público.

II. Propósito: Describir las etapas, fases y pautas necesarias para desarrollar una actividad o acción.

III. ¿Cuándo se emite? Las políticas, bases o lineamientos se emiten cuando se requiere particularizar o detallar acciones, sea que deriven de un ordenamiento de mayor jerarquía o se estimen necesarias para la gestión gubernamental. Ejemplos: POBALINES en materia de Adquisiciones y Obras Públicas, Manuales para la Integración y Funcionamiento de los Comités Institucionales, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS: Los documentos pueden ser, entre otros, de los siguientes tipos:

DE POLÍTICAS, BASES

Disposiciones que se dictan en el proceso de toma de decisiones al ejecutar los objetivos específicos a nivel institucional. Principios generales para la actuación de los servidores públicos y la institución.

Marco de actuación general relacionado con los objetivos institucionales.

Guía para orientar la acción; criterios generales a observar en la toma de decisiones sobre problemas en el ámbito de la organización.

DE LINEAMIENTOS

Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, así como las características generales que estos deberán de tener.

Términos, límites y características de las actividades del SEPOMEX.

Etapas, fases y pautas necesarias para desarrollar una actividad u objetivo.

Los lineamientos se emiten cuando se requiere particularizar o detallar acciones que deriven de un ordenamiento de mayor jerarquía.

IV. Los apartados de las Políticas, Bases o Lineamientos son los siguientes, salvo que la Disposición aplicable señale otros:

Portada; Hoja de Registro y Autorización; Hoja de Control de Versiones y Encabezado (ver punto IV. de Manuales de Procedimientos).




1. Índice: Indica el contenido del documento.

2. Introducción: Visión general del documento que explica los antecedentes o necesidades que justifican su emisión.

3. Objetivo: Explica por qué o para qué de las Políticas, Bases o Lineamientos.

4. Ámbito de Aplicación: Define a las personas ù organismos responsables de seguir las Políticas, Bases o Lineamientos y aplicarlos. En su caso también define el territorio en el cual resulta aplicable.

5. Marco Jurídico: Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las Políticas, Bases o Lineamientos.

6. Glosario: Grupo de conceptos relacionados con las disposiciones generales y que facilitan la comprensión y aplicación de las Políticas, Bases o Lineamientos. Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la búsqueda de términos poco conocidos por personal ajeno a las áreas emisoras.

7. Disposiciones Generales: Establece el conjunto de etapas, requisitos, acciones, seguimiento, obligaciones y coordinación necesarios para cumplir con los objetivos de las Políticas, Bases o Lineamientos.

8. Lineamientos generales y específicos: Las unidades administrativas que elaboren sus documentos, incorporarán la descripción de los términos, elementos o directrices generales o específicas del documento, sea de Lineamientos, Políticas o Bases.

9. Conforme lo requiera el Documento Normativo, incluir uno de los siguientes rubros: Vigencia: Indica la fecha a partir de la cual las Políticas, Bases o Lineamientos tiene validez, es decir, deberá decir “Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización”. Artículos Transitorios o Disposiciones Transitorias: según el caso, Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación de los Lineamientos, Políticas o Bases; así como la fecha a partir de la cual tiene validez, en su caso, el periodo en el cuál será aplicable y es importante considerar la abrogación o modificación de aquellos documentos que dejarían de tener vigencia por la expedición de un nuevo documento.

Otros apartados: Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podrá incluir:

a) Requisitos: Relación de elementos, documentos o información necesaria para realizar el objetivo de los Lineamientos, Políticas o Bases.

b) Mecanismos de Vigilancia y Evaluación: Señala el área o unidad administrativa encargada de vigilar, verificar o evaluar el cumplimiento de las Políticas, Bases o Lineamientos.

c) Interpretación: Define a la unidad responsable de la interpretación de las Políticas, Bases o Lineamientos cuando sea el caso.

d) Diagrama o Esquema: Representación gráfica de las actividades descritas en la guía; la secuencia general de las actividades.




GUÍA TÉCNICA

I. Definición: Instrumento que establece aspectos técnicos y operativos sobre materias o procesos

específicos.

II. Propósito: Establecer medidas de carácter técnico-operativo de una actividad.

III. ¿Cuándo se emite? Se emite para guiar, definir, organizar y coordinar las actividades de una materia o proceso del SEPOMEX en un contexto determinado.

IV. Los apartados de una Guía Técnica son los siguientes:


1. Índice: Indica el contenido del documento.

2. Introducción: Visión general del documento que explica los antecedentes o necesidades que justifican su emisión.

3. Objetivo: Explica por qué o para qué de la Guía Técnica.

4. Ámbito de aplicación: Define a las unidades administrativas y/o puestos responsables de cumplir y aplicar la guía técnica, en su caso también define el territorio en el cual resulta aplicable.

5. Marco Jurídico: Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustenta la Guía Técnica.

6. Glosario: Enlista y define los términos que pudieran ser necesarios para la comprensión de la Guía Técnica. Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la búsqueda de términos.

7. Disposiciones Generales: Descripción de los aspectos técnicos y operativos específicos, así como la mecánica de operación, funciones y actividades que deberán realizar cada uno de los servidores públicos y/o unidades administrativas correspondientes.

8. Diagrama o Esquema: Representación gráfica de las actividades descritas en la guía; la secuencia general de las actividades.

9. Anexos: Incluye información necesaria para la aplicación de la Guía Técnica, por ejemplo formatos e instructivos, diagramas de flujo, etc.

10. Vigencia: Indica la fecha a partir de la cual la guía técnica tiene validez, en su caso, el periodo en el cuál será aplicable y es importante considerar la abrogación o modificación de aquellos documentos que dejarían de tener vigencia por la expedición de un nuevo documento. Ejemplo Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización.

NOTA: Este contenido también aplica para los Instructivos.




MANUAL DE ORGANIZACIÓN

I. Definición: Instrumento que refiere la estructura orgánica del SEPOMEX, determinando las funciones

de sus unidades administrativas, los sistemas de comunicación y coordinación con que opera, así como los principales procesos que realiza.

Nota: En virtud de los trabajos derivados de la Tala Regulatoria y la Simplificación Administrativa implantada por la Secretaría de la Función Pública, el único Manual de Organización que se emitirá será el Institucional.

II. Propósito: Describir las facultades para los titulares de las Direcciones; funciones para los Titulares de las Subdirecciones y Gerencias, y los objetivos y funciones de las Unidades Administrativas que se derivan del Estatuto Orgánico y con aplicación general a todas las áreas del SEPOMEX.

III. ¿Cuándo se emite? Su actualización deberá efectuarse cuando se realicen modificaciones al Estatuto Orgánico o cuando las unidades administrativas de SEPOMEX se reestructuren organizacional o funcionalmente, observando que las atribuciones que les confiere el ordenamiento jurídico, correspondan a los objetivos y funciones de las mismas. Asimismo, para la descripción del objetivo y las funciones específicas de cada puesto, se deberá seguir el orden establecido en la estructura orgánica autorizada. Es importante señalar que las modificaciones a la estructura orgánica sólo se tendrán por autorizadas, cuando la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública, emitan su dictamen. Su elaboración y/o actualización es responsabilidad de la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica a través de la Gerencia de Organización y deberá integrarse con los niveles jerárquicos establecidos en el Estatuto Orgánico. En la elaboración y/o actualización del MOI se deberá utilizar un lenguaje claro, sencillo, preciso, incluyente y comprensible; los objetivos y las funciones deberán iniciarse con un verbo en infinitivo y no utilizar adjetivos calificativos, ni abreviaturas.

IV. Los apartados del Manual de Organización Institucional son los siguientes:


1. Índice: Es la relación sintética, ordenada y secuencial de la estructura de los apartados que integran el MOI. La paginación será continua, con numeración arábiga.

2. Introducción: Es la presentación del Manual al usuario en un máximo de dos cuartillas; se recomienda utilizar un lenguaje claro y conciso; toda introducción deberá estructurarse de la forma siguiente: a) Propósito básico b) Ámbito global de aplicación c) La síntesis del contenido de sus apartados d) El señalamiento de aquellas áreas que intervienen en su elaboración Las observaciones y consideraciones de carácter general que se juzguen convenientes y las necesidades que justifican su emisión.

3. Objetivo: Explica por qué o para qué del MOI.

4. Antecedentes: Son los datos históricos del SEPOMEX, en los cuales se deberá considerar lo siguiente: La descripción de su evolución organizacional, indicando la información sobresaliente de las

transformaciones orgánicas que han tenido hasta llegar a la estructura actual. Indicarán las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la

organización.




5. Cédula de Registro y Autorización: A través de esta hoja se formalizará el contenido del MOI y su aprobación corresponderá a la Dirección General, de conformidad con el Artículo 12, Fracción XIV del Estatuto Orgánico, previa validación del Director Corporativo de Planeación Estratégica de acuerdo a lo señalado en el Artículo 21, Fracción IX del mismo ordenamiento jurídico, con la revisión del Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.

6. Marco Jurídico: Se relacionarán los principales ordenamientos jurídico-administrativos vigentes en que se sustenta la emisión del manual (incluyendo artículos y fracciones, párrafos, apartados e incisos según corresponda), en el siguiente orden jerárquico: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Leyes Códigos Reglamentos Decretos Convenios Acuerdos Documentos Normativos administrativos (Manuales, Guías, Catálogos, entre otros) Circulares y Oficios

7. Misión y Visión: Integrar la misión y visión del SEPOMEX aprobados.

8. Organización del SEPOMEX:

A. Organigrama General: Es la representación gráfica de la estructura orgánica del SEPOMEX y de cada Unidad Administrativa. Se incluirá el organigrama de la Unidad Administrativa autorizado y registrado ante la SHCP y SFP, sin niveles salariales.

B. Estructura Orgánica Básica Autorizada: Es el listado de las Unidades Administrativas de mando medio y superior que conforman al SEPOMEX. Se anotarán las Unidad Administrativa que integran el SEPOMEX, representadas en el organigrama autorizado y registrado ante la S.H.C.P. y S.F.P., relacionando los niveles jerárquicos en orden descendente, es decir, de Dirección General hasta Gerencias.

C. Facultades de los Titulares de las Unidades Administrativas: Son las facultades que el Estatuto Orgánico les confiere a los titulares de las áreas previstas en dicho instrumento legal.

D. Funciones de Titulares de las Subdirecciones y de las Gerencias: Se relacionarán en el orden y con la nomenclatura que corresponda a lo especificado en el apartado de Estructura Orgánica, presentando el objetivo y funciones de los titulares de área (en hoja por separado para su ágil consulta).

Objetivo Específico de las Unidades Administrativas: Es el propósito que se pretende alcanzar con el desarrollo de las funciones. Su contenido deberá responder a los cuestionamientos con claridad: ¿qué hace?, ¿cómo lo hace o través de qué lo hace? y ¿para qué lo hace? Conforme a lo anterior, la ejecución de un grupo de funciones tiende necesariamente al cumplimiento de un propósito común, por ello se definen como un conjunto de actividades afines, secuenciales y necesarias para llegar al resultado deseado.

Con el propósito de que cada una de las Unidades Administrativas que conforman la estructura autorizada, hasta el nivel de Gerencia, tengan asignadas las responsabilidades que les corresponde desarrollar, se deberán plasmar el objetivo según el grado de especialización en las que estén divididas.

Los objetivos deberán estar articulados en forma descendente de los niveles superiores hacia los inferiores. De esta forma, en la medida que se cumplan con los objetivos en los niveles inferiores, se garantiza el cumplimiento de los objetivos en los niveles superiores y con la misión y visión de SEPOMEX. Asimismo, se deberá iniciar con un verbo en infinitivo plasmando el fin que se pretende cumplir con la realización de las funciones por área con un máximo de diez líneas, evitando el uso de adjetivos calificativos en la descripción de los objetivos.




Funciones para los Titulares de las Subdirecciones y de las Gerencias (genéricas) y específicas de las Unidades Administrativas: Son el conjunto de actividades inherentes, secuenciales y afines que permitirán cumplir con las atribuciones conferidas.

Las funciones deben ser congruentes con los objetivos de las Unidades Administrativas y con las funciones generales que señale el Estatuto Orgánico de SEPOMEX.

La desagregación funcional deberá considerar que en los niveles superiores, el carácter de las funciones será de Dirección, abarcarán un mayor número de actividades genéricas; a medida que desciende en el nivel organizacional, las funciones deberán ser más operativas y específicas.

Deberán iniciarse con un verbo en infinitivo, describiendo las más relevantes y de carácter sustantivo o administrativo en relación con el ámbito de su competencia, evitando el uso de adjetivos calificativos.

A partir del nivel de Gerencia, se deberán describir las funciones que permitirán cumplir con el objetivo particular del área (Dirección) y a su vez acordes con el objetivo establecido para la Unidad Administrativa, ejemplos:

Dirección General / Coordinación General Dirección de Área Subdirección Gerencia

Administrar Administrar Vigilar Elaborar

Asegurar Aprobar Supervisar Estudiar

Autorizar Asesorar Verificar Analizar

Coordinar Autorizar Suministrar Operar

Controlar Coordinar Coordinar Dotar

Determinar Determinar Capacitar Calcular

Dirigir Programar Realizar Apoyar

Establecer Planear Informar Realizar

Evaluar Intervenir Integrar Revisar

Planear Tramitar Proponer Proporcionar

9. Disposiciones Transitorias: Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos

previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación del manual; así como la fecha a partir de la cual tiene validez, es decir, deberá decir “Este Documento Normativo entrará en vigor al día siguiente de su difusión por comunicación interna al interior del SEPOMEX”.




MANUAL DE PROCEDIMIENTOS I. Definición: Instrumento que describe paso a paso las actividades y tareas que realizan las áreas

respectivas dentro de cada proceso del SEPOMEX; determinando responsables, roles y plazos o tiempos de ejecución o respuesta. Por lo que su característica primordial es documentar la experiencia, conocimiento y mecánica de operación, garantizando así, estándares de gestión.

II. Propósito: Describir detalladamente los procesos o actividades del SEPOMEX. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación; suele contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos a utilizar, así como cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades del SEPOMEX o área respectiva.

III. ¿Cuándo se emite? Cuando se necesita detallar y organizar las tareas de los servidores públicos adscritos a Unidades Administrativas Sustantivas o Adjetivas.

IV. Los apartados de un Manual de Procedimientos son los siguientes:

Portada: Constituye la identificación del Manual y deberá contener los siguientes datos:

a) En la parte superior el logotipo del SEPOMEX

b) En la parte central anotar el nombre completo del manual (por área o por materia)

c) En la parte inferior derecha registrar el mes y año de elaboración Hoja de Registro y Autorización:

A través de esta hoja se formalizará el contenido del Manual y su aprobación corresponde a la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, de conformidad con el Artículo 21 fracción IX del Estatuto Orgánico. El formato contiene un número de código o registro en la parte superior, así como el número de edición y revisión respectiva; el nombre(s), cargo(s), fecha y la(s) firma(s) o rúbrica(s) de validación de la(s) persona(s) responsable(s) de la información contenida en cada página del documento. Nota. En algunas ocasiones la unidad emisora suscribe un manual y lo somete a aprobación de instancias superiores, por lo que en esos casos es conveniente hacer referencia a la instancia que aprobó la emisión del manual. Hoja de Control de Versiones: Es el control histórico de qué secciones o parte del instrumento han sido modificadas o actualizadas y por quién. Dado el carácter preponderantemente operativo de todo Manual de Procedimientos, se recomienda incluir en dicho documento el logotipo de la Institución, su nombre oficial y la unidad responsable o encargada del mismo.

El encabezado en las páginas del documento, se integra por los siguientes elementos:

a) b) Lineamientos para Emitir y Controlar Documentos Normativos

c) Dirección Corporativa de Planeación Estratégica d) Hoja: __ de __ e) Código: DCPE-GT-14-001 f) Rev. A1




a) Debe ir el logotipo del SEPOMEX.

b) Nombre del Documento: Escribir el nombre que mejor describa su contenido y propósito, de acuerdo a los tipos de documentos normativos.

c) Nombre del Área: Escribir la denominación de la Dirección de Área encargada de elaborar el manual.

d) Anotar el número consecutivo de hojas del Manual y el número total de hojas.

e) Código alfanumérico de registro asignado consecutivamente, conformado de las siglas de la Dirección de Área, seguido de las siglas del tipo de documento, luego los dos últimos números del año en que se registra y por último los tres dígitos consecutivos, según el total de manuales registrados de la Dirección de Área. Los tipos de documentos pueden ser los siguientes, sin estar limitados a otros que se puedan llegar a establecer: GT: Guía Técnica; PR: Procedimientos; NP: Normas y Políticas.

f) Corresponde a la edición del documento, conformada por letras seguida del número consecutivo “A1”, “B1”, “C1”, el número hace referencia a la siguiente edición emitida.

Índice:

Es la relación sintética, ordenada y secuencial de la estructura de los capítulos que integran el Manual, así como sus principales apartados. La paginación será continua, con numeración arábiga. Cuando el Manual cuente con dos o más procedimientos, se deberá incluir una relación con los nombres de dichos procedimientos. Es importante considerar que cada procedimiento deberá contener su descripción narrativa y su diagrama de flujo.

1. Introducción: Es la presentación del documento normativo al usuario en un máximo de dos cuartillas;

se recomienda utilizar un lenguaje claro y conciso; toda introducción deberá estructurarse de la forma siguiente: a) Propósito básico

b) Ámbito global de aplicación

c) La síntesis del contenido de sus apartados

d) El señalamiento de aquellas áreas que intervienen en su elaboración

Las observaciones y consideraciones de carácter general que se juzguen convenientes y las necesidades que justifican su emisión.

2. Objetivo General: Es el propósito que se pretende alcanzar con el

desarrollo de las actividades que integran el Manual; en su redacción se deberá tener en consideración que éste deberá responder a los cuestionamientos el qué y para qué de su elaboración.

3. Ámbito de Aplicación: Define a las personas, áreas responsables de observar el manual y de vigilar su aplicación. En algunos casos también define la demarcación geográfica en que será aplicable.




4. Marco Jurídico: Se relacionarán los principales ordenamientos jurídico-administrativos vigentes en que se sustenta la emisión del manual (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda), en el siguiente orden jerárquico: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Leyes Códigos Reglamentos Decretos Convenios Política Acuerdos Documentos Normativos administrativos (Manuales, Guías,

Catálogos, otros) Circulares y Oficios

5. Glosario: Términos, siglas o conceptos mencionados en el cuerpo del Manual, que facilitan la

comprensión y aplicación del instrumento. Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la búsqueda de términos.

6. Políticas Generales: Son lineamientos internos de carácter general que regulan y orientan la toma de decisiones en cuanto al desarrollo de las actividades que se efectúan en cada unidad administrativa. Tienen como propósito regular la interacción entre los individuos de una organización, marcando responsabilidades y límites, dentro de los cuales se realizan legítimamente las actividades.

7. Procedimientos: Descripción precisa de la secuencia de actividades y operaciones que deben seguirse para cumplir con los objetivos del documento.

7.1. Áreas Responsables del Procedimiento: Describir las áreas que intervienen en cada procedimiento por orden jerárquico: Dirección, Subdirección, Gerencia, Coordinación, Jefatura de Oficina.

7.2. Objetivo Específico: El fin o la meta que se pretende alcanzar mediante la realización del procedimiento de que se trate. Son los objetivos particulares de cada uno de los procedimientos que conforman el manual.

7.3. Políticas Específicas: Son lineamientos internos o de operación aplicables a cada procedimiento que regulan y orientan la toma de decisiones para el desarrollo de las actividades. Cada procedimiento incluirá sus políticas específicas, después del objetivo específico, ordenándolas con números arábigos.

En el texto, las políticas específicas se integran de lo general a lo particular y en forma cronológica de acuerdo a como se vayan presentando en la ejecución del procedimiento.

7.4. Descripción del Procedimiento: Es la relatoría secuencial de las diferentes actividades del procedimiento y tiene como propósito fundamental definir y clarificar responsabilidades. Para su narración se utiliza un formato que contienen tres columnas: responsable, actividades y forma o documentos involucrados.

En la columna de la Unidad Responsable se deberá especificar el nombre de las áreas que intervienen en la ejecución del procedimiento. Cuando una misma área sea responsable de realizar una serie de actividades de manera continua, sólo se anotará su




nombre en la primera de estas actividades. Cuando dos o más unidades administrativas intervengan en un procedimiento, no obstante que una de éstas participe en una sola actividad, el procedimiento debe contar con la revisión y visto bueno de la unidad administrativa que interviene en él mismo, cuyo cargo sea mínimo de Gerente de Área.

En la columna de descripción narrativa se deberán describir las actividades que se desarrollarán de principio a fin en forma secuencial, clara y precisa, es decir: cómo, cuándo y dónde se ejecutan dichas actividades. Deberá iniciarse con un verbo en presente de la tercera persona (singular y/o plural), estableciendo con claridad el destino de los documentos generados dentro del procedimiento.

En la columna de forma o documento, se anotarán los nombres correspondientes y se incluirán en el apartado de Formatos e Instructivos de llenado.

¿Cómo Mejorar tus Procedimientos?

Se debe analizar y evaluar todas las actividades del procedimiento que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo actual determinado, para efectuar la mejora, la evaluación debe ir enfocada en que cada actividad debe explicar de manera clara y precisa en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuánto tiempo se hacen, señalando además, los responsables de llevarlas a cabo.

Después de obtener respuestas para cada una de las preguntas anteriores, tus resultados deben someterse a una nueva pregunta: ¿Por qué? Para poder evaluar el cómo se están ejecutando los procedimientos, para identificar cuántos recursos consumen y estar en posibilidad de mejorar el procedimiento, en base a las siguientes acciones:

Realizada la evaluación anterior, en la elaboración de los nuevos procedimientos se deberá analizar cada una de las siguientes fases:

a) Congruencia de Actividades

Guardar un orden lógico y secuencial en las actividades, identificando aquellas que falten por documentar.

MEJORAR PROCEDIMIENTOS

SUPRIMIR

SIMPLIFICAR

Eliminar actividades que no agregan valor

AUTOMATIZAR

ACTUALIZAR

Emplear Tecnologías de la Información (TIC´s)

Plantear situaciones más sencillas

Modificar según cambios en la normatividad aplicable




b) Validez de la Actividad

Justificar cada una de las actividades en función del resultado. Identificar las actividades que agregan valor.

c) Flujo de Documentos

Verificar los documentos que ingresan y que se generan. Indicar las áreas a las cuales son turnados.

d) Revisión de Formatos

Evaluar la utilidad de la información recogida ¿Es suficiente para los registros correspondientes?

e) Eliminación de Actividades (las innecesarias), para simplificar y sistematizar las actividades (mejorar).

7.5. Diagramas de Flujo: Representación gráfica de las actividades de

los procesos descritos en el manual; la secuencia de cómo se realizan las actividades de un procedimiento, deberá identificarse en los diagramas de flujo cada una de las actividades, con su respectivo número colocado al inicio del cuadro en el ángulo superior izquierdo, de acuerdo con la numeración de la descripción de actividades. Se recomienda privilegiar la utilización de diagramas de flujo (que identifiquen las entradas, salidas, proveedores/ cliente-usuario, los puntos de decisión, etc.) y de tablas que vinculen las actividades con sus responsables, los apoyos requeridos, etc.

En caso, de que a las áreas se les complique su elaboración de los Diagramas de Flujo, la Gerencia de Organización apoyará en su elaboración y serán sistematizados y capturados en paquete Word, Visio o Power Point o cualquier otra paquetería que lo permita realizar.

El Diagrama podrá seccionarse en tantas columnas como áreas responsables participen en el procedimiento. La primera columna consignará el área responsable, en la cual se inicia el procedimiento. El Diagrama seguirá el flujo de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo en progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las áreas responsables. Nota: Para el caso de documentos normativos requeridos parar el Sistema de Gestión de la Calidad, se tendrán que identificar o especificar en el diagrama de flujo, las entradas y salidas esperadas de los procesos. Deberán diagramarse las actividades, de tal forma que se logre una adecuada distribución de los símbolos utilizados. El símbolo de actividad del diagrama de flujo deberá contener los datos asentados en la descripción del procedimiento utilizando enunciados breves y sencillos. Iniciar con un verbo en presente de la tercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, elabora, envía, recaba, etcétera.

La unión entre símbolos deberá representarse mediante líneas rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas, evitando su cruce.

Se evitará utilizar en un mismo lado del símbolo de actividad varias líneas de entrada y salida. Los conectores de actividad de entrada y salida deberán identificarse con letras del alfabeto según el orden de aparición y los conectores de página de entrada y salida deberán numerarse en forma progresiva, dependiendo del orden de aparición en el diagrama de flujo. Cuando se presente un documento en original y copias, el original se identificará con la letra “O” y las copias con números arábigos progresivos; anotar la letra “O” para identificar el original y en seguida la diagonal y número total de copias, por ejemplo O/3. Esta identificación se anotará en el extremo inferior derecho dentro del símbolo de documento.




SIMBOLOGIA PARA LA DIAGRAMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

DISTRIBUCIÓN Indica que un documento utilizado es distribuido en una actividad determinada.

TERMINAL Indica el inicio o terminación de procedimientos.

ACTIVIDAD Representa la realización de una actividad, relativa a un procedimiento.

DECISIÓN O ALTERNMATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos.

ARCHIVO DEFINITIVO Representa un archivo común y corriente, donde se conserva un documento permanentemente.

CONECTOR DE PÁGINA Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

DIRECCIÓN DE FLUJO O LÍNEA DE UNIÓN Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas actividades.

ARCHIVO TEMPORAL (ENTRA A) Representa un archivo provisional. El número indica en que actividad se volverá a utilizar el documento.

ARCHIVO TEMPORAL (SALE DE) Representa un archivo provisional, el número indica en que actividad se archivó temporalmente el documento.

LÍNEA DE COMUNICACIÓN Representa la transmisión de información de un lugar a otro, mediante líneas telefónicas, telegráficas, de radio, etc.

USO DESCONOCIDO Indica que se ignora el uso aplicado a un determinado formato generalmente por personas o instituciones ajenas a SEPOMEX.

CONECTOR DE PÁGINA (FIN DE PÁGINA) Representa la conexión o enlace de página con otra diferente en la que se continuará. Utilice conectores alfabéticos.

A CONECTOR DE PÁGICA (INICIO DE PÁGINA) Representa la conexión o enlace de página con otra diferente de la que proviene. Utilice conectores alfabéticos.

DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento, el triángulo obscuro en la parte superior izquierda, significa que se genera de la parte superior derecha, indica No. de original (0) y copias (2) del documento.

CONECTOR DE ACTIVIDAD Representa una conexión o enlace de una actividad del programa, con otra parte del mismo, pudiendo estar en la misma página o de una página a otra, el número indica la actividad del procedimiento en cuestión.

8. Anexos (Formatos e Instructivos de Llenado): Formatos para monitorear el cumplimiento del manual. En caso de que alguna actividad utilice formatos a requisitar, deberá elaborarse el instructivo de llenado correspondiente. Para su narración se utiliza el formato que contiene dos columnas: “Concepto” y “Descripción”.

En la columna de “Concepto”, se deberá indicar con número arábigo progresivo el nombre del dato a requisitar en el formato. En la columna de “Descripción”, se deberá especificar detalladamente la información que corresponda a cada concepto del formato.

Cuando un formato se utilice en dos o más procedimientos, deberá aparecer sólo una vez en el anexo. Todos los formatos e instructivos de llenado deberán agruparse en este apartado, aun cuando formen parte de diferentes procedimientos.

Nota.- Los formatos pueden ser de registro, de información, de seguimiento, etc.

9. Vigencia: Se debe incluir por un principio de certeza, se debe indicar a partir de qué fecha entrará en

vigor el Manual. Ejemplo Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización.

A

___

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CAPÍTULO III

3. Criterios de Revisión de la Normatividad Interna

3.1. Alta de Documentos Normativos

a. Políticas

1. Se podrán crear documentos normativos cuando se indique por disposición de Ley, de autoridad administrativa, mejora de procesos o por instrucción de la Dirección General.

2. Para poder justificar la elaboración de un nuevo documento normativo, las áreas que lo deseen emitir, deben acompañar su propuesta con el Cuestionario para Diagnóstico y Justificación Regulatoria (ver 3.1.b), para el sustento jurídico o resolución de una autoridad que lo avale (la H. Junta Directiva, los Comités, por disposición de Ley, de autoridad administrativa o de la Dirección General).

Abstenerse de emitir regulación adicional a las disposiciones, políticas o estrategias, acciones o criterios y procedimientos expedidos por la SFP, en las materias administrativas de los MAAG5.

3. Las Unidades Administrativas que propongan altas, modificaciones y/o actualizaciones de sus Documentos Normativos Internos, deberán considerar las etapas del proceso de alta o modificación o eliminación (Capítulo I, numeral 3), y del tiempo que se tiene previsto para cada una de ellas, para dar cumplimiento al Programa de Trabajo autorizado.

4. Cuando existan documentos normativos, que por disposición de Ley o de una autoridad requieran que la Junta Directiva del SEPOMEX emita su acuerdo, corresponderá al titular de la unidad administrativa o a quien éste designe, gestionar el trámite correspondiente ante el Prosecretario de la Junta Directiva y comunicar su resultado al Director Corporativo de Planeación Estratégica.

5. El área designada por la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, así como de la Subdirección de Calidad darán respuesta en un plazo máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción, a las solicitudes de revisión del contenido, alcance legal y aspectos de calidad de los documentos normativos que le sean remitidos y que se pretendan crear.

6. Los documentos normativos propuestos por los titulares de las unidades administrativas serán analizados y dictaminados por la Gerencia de Organización y la Subdirección de Calidad, para lo cual se debe verificar la congruencia entre la estructura, funciones y actividades pertinentes para el desarrollo administrativo de la unidad, entradas y salidas de los procesos y su impacto con otros documentos normativos.

7. Los documentos normativos que no cumplan con los requisitos establecidos en estos Lineamientos, serán devueltos a las unidades administrativas solicitantes, a través de una respuesta formal que contenga las sugerencias al documento.

8. Las unidades administrativas de SEPOMEX para elaborar sus documentos normativos, deben utilizar la plantilla pre-llenada publicada en la Intranet o solicitarla a la Gerencia de Organización.

9. Respecto del documento normativo revisado, registrado y validado que se pretenda emitir, la unidad administrativa responsable del documento será la que gestione las firmas de autorización de los titulares de las áreas de su adscripción involucradas en la Cédula de Registro, para mayor agilidad.

10. La unidad administrativa debe enviar el soporte magnético del documento normativo a la Gerencia de Organización, para que en un plazo de 15 días hábiles, validarlo técnicamente con respecto al cumplimiento de estos Lineamientos.

5 Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican publicado en el DOF 10/08/2010 y su reforma del 21/08/2012.




11. En la generación de un nuevo documento normativo, el titular de la Dirección de Área respectivo debe evaluar la conveniencia de clasificar el documento conforme a lo dispuesto en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y de su Reglamento, por decisión debidamente fundada y motivada.

12. Cuando un documento se clasifica como reservado, sólo puede ser distribuido al Director de Área o al titular de la Unidad Administrativa responsable de su aplicación. Los documentos reservados sólo pueden ser reproducidos para generar copias de documentos controlados y no pueden ser copiados ni difundidos a personas o Instituciones externas al SEPOMEX. Las personas que reciben un documento reservado son responsables por asegurar que se cumplan estas condiciones.

b. Diagnóstico Previo a la Emisión de un Documento Normativo (Check List)

En el caso de normas nuevas, los titulares de las Unidades Administrativas deberán integrar un diagnóstico que identifique: a) El problema o necesidad que pretende resolver mediante la generación de regulación, así como, en su

caso, las soluciones o acciones emprendidas para resolverlos y sus resultados. b) Si cuenta con las facultades y atribuciones para emitir la regulación en cuestión. c) El análisis de otras alternativas (además de la regulación) para atender o resolver el problema o

necesidad identificada.

Dicho diagnóstico deberá enviarse a la Gerencia de Organización junto con la solicitud de emisión de la nueva norma, para apoyar el análisis de la misma. Se deberá evitar: Regular aquello que ya esté normado en otros instrumentos, salvo que se regule a un nivel más

operativo y específico. Regular casos excepcionales o inusitados. Regular materias o procesos que estén fuera del control de SEPOMEX o área normativa, o cuyo

cumplimiento no pueda ser auditado o verificado por ningún medio. Regular mediante mecanismos que generan actividades sin ninguna utilidad o vinculación con los

objetivos planteados. Recuerde que las normas son instrumentos que dirigen la actuación de los servidores públicos y en su caso, son un apoyo para obtener los resultados esperados; sin embargo, una sobrerregulación puede generar cargas de trabajo excesivas y trámites lentos o innecesarios.

El diagnóstico previo a la emisión del documento normativo, será conforme a las siguientes acciones:

1. Identificar y tener disponibles, todos los documentos normativos vigentes que se relacionen con la materia y el tema que desea regular. Para lo cual, se debe consultar el inventario de disposiciones de su área; para este fin puede auxiliarse de la Normateca Interna INTRANET en la dirección electrónica http://intranet/GORG/Forms/AllItems.htm, cuyo registro es SPM_DCPE-GO_F01.

2. Contestar detenidamente el Cuestionario para Diagnóstico y Justificación Regulatoria (página siguiente), para determinar qué documento normativo puede emitir y le permitirá incluso, identificar si su documento en realidad debe o no ser normativo.

3. Analizar el resultado de sus respuestas, conforme a la información que aparece en la parte final del Cuestionario para Diagnóstico y Justificación Regulatoria.

4. Utilizar el esquema (Figura 1), para determinar qué documento normativo se puede emitir de acuerdo a sus necesidades.

5. Consultar el Capítulo II “Documentos Normativos Idóneos” para conocer qué elementos debe contener el documento normativo seleccionado.




CUESTIONARIO PARA DIAGNÓSTICO Y JUSTIFICACIÓN REGULATORIA Unidad Administrativa responsable del diseño o elaboración del Documento Normativo.

Nombre del Proyecto de Documento Normativo.

CUESTIONARIOConteste antes de emitir un documento normativo

1. ¿Cuál es el propósito del documento que desea emitir? (Escoger UNA sola opción) Marque con una cruz.

a) Normar ___ b) Instruir ___ c) Facultar ___ d) Informar ___ e) Avisar ___ f) Describir ___ g) Registrar ___

2. ¿Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?

SI ___ Indique cuál: ______________ _________________________ Pase a la pregunta 7

NO___ Pase a la pregunta 3

3. Mencione la problemática que da origen a la emisión de su documento y el objetivo que perseguiría el mismo.

Problemática: _________________________________________ _____________________________________________________ Objetivos del instrumento: _______________________________ _____________________________________________________

4. ¿Existe algún documento normativo vigente que regule el mismo tema, incluyendo los MAAG´s?

SI ___ Pase a la pregunta 5

NO___ Pase a la pregunta 8

4.1 ¿Existen Documentos externos que sean necesarios para la planificación y operación?

SI ___ Especifique cuales y el grado de

control requerido

NO ___ Pase a la pregunta 8

Si YA EXISTE un documento normativo …

5. Explique por qué es insuficiente.

6. Si el documento que pretende emitir, regula el mismo tema que también rigen otros instrumentos vigentes, especifique entonces:

Su documento: a) ¿Abroga a otro? b) ¿Deroga disposiciones

de otro? c) ¿Modifica otro? d) ¿Es nuevo?

SI ___ ___

___ ___

NO ___ ___

___ ___

Si contestó a, b o c, especifique el nombre del(os) documento(s) y su fecha de emisión: Pase a la pregunta 8

7.- Especifique de manera breve y concisa cuáles son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u ordenamiento debe lograr el documento normativo.

8.- Cite los ordenamientos (incluyendo artículos, fracciones, párrafos incisos, apartados, según corresponda) que lo facultan para regular el tema que le interesa.

Con fundamento en __________________, artículo (s) ___________, fracción (es) _________ ________ (incisos o apartados), emitido con fecha___________.

No existe ningún ordenamiento.

RESULTADOS El resultado del diagnóstico con base a sus respuestas, es: Preguntas

1. Si su respuesta corresponde al CUADRO SOMBREADO, usted deberá emitir un DOCUMENTO NORMATIVO. Si su respuesta se ubica en el CUADRO NO SOMBREADO, usted deberá emitir un DOCUMENTO NO NORMATIVO.

2. La respuesta a esta pregunta le ayudará a clarificar la necesidad de emitir un nuevo documento, así como para planificar el contenido del mismo.

3, 4, 5, 6 y 7.

Las respuestas a las preguntas 3, 4, 5, 6 y 7 le ayudarán a decidir si es estrictamente necesario emitir un documento normativo nuevo o si en su caso, se requiere abrogar, derogar o modificar uno existente.

8. Si su respuesta corresponde al CUADRO SOMBREADO, usted tendrá certeza jurídica sobre sus facultades, para emitir un documento normativo sobre el tema específico que tiene definido. Si se ubica en el CUADRO NO SOMBREADO, usted podría no tener facultades para emitir un documento normativo y podría incurrir en falta y/o responsabilidad administrativa.




INSTRUCTIVO DEL CUESTIONARIO PARA DIAGNÓSTICO Y JUSTIFICACIÓN REGULATORIA

CAMPO CONTENIDO

Unidad administrativa responsable del diseño o elaboración del documento

En esta sección se debe señalar el nombre o denominación del área (unidad administrativa de la institución), que propone o emite el instrumento normativo.

Nombre del Proyecto Normativo Se deberá escribir sin abreviatura, el título, denominación o nombre completo del documento normativo (que generalmente aparece al inicio del propio instrumento).

Pregunta 1 Para definir el propósito y tipo del documento normativo que desea emitir, usted puede considerar lo siguiente:

Normar es cuando se dirige la actuación particular de los servidores públicos. Instruir es establecer acciones concretas para que los servidores públicos se sujeten a ellas en

la realización de procesos o en actividades determinadas. Facultar es otorgar la responsabilidad o la atribución/ autoridad para ejecutar alguna actividad. Informar y Avisar es transmitir noticias o datos específicos, sobre un asunto particular. Describir es explicar de manera general o específica, algún asunto, actividad o proceso. Registrar es anotar, inscribir o incluir datos en un formato o documento, para dejar constancia

de hechos o actos específicos.

Pregunta 2 Esta sección señala que de ser afirmativa la respuesta se debe precisar cuál es el contenido que se ordena debe tener el documento normativo en cuestión.

En esta sección se capturarían casos como el de las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público, que emite cada dependencia y entidad, para dar cumplimiento al artículo 1 (último párrafo de la Ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público). Así, para ese ejemplo, lo que habría que capturar es precisamente, una síntesis muy ejecutiva del artículo 3 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (que es el instrumento en que se menciona cuál debe ser el contenido u objetivos de dichas Políticas, Bases y Lineamientos).

Pregunta 3 La identificación de la problemática y el objetivo que usted persigue con la emisión de su documento le permite determinar la necesidad y la intención para emitirlo.

Pregunta 4 Un documento normativo vigente que regula el mismo tema puede ser un ordenamiento de orden jerárquico superior que sirva como fundamento para emitir el documento normativo, o bien un ordenamiento de igual jerarquía que sea complementario o uno de menor jerarquía que tenga mayor nivel de detalle.

Para identificar si se trata del mismo tema o no, puede auxiliarse de la clasificación de disposiciones que emitió la Secretaría de la Función Pública mediante los MAAG´s.

Una vez que ubique en qué grupo estaría el documento normativo que va a emitir, verifique qué disposiciones de ese grupo guardan relación o similitud con su documento.

Existen algunos documentos normativos que por distintas causas, tienen dentro de su contenido, disposiciones que corresponden a más de un tema de los disponibles en la lista mencionada. En tales casos, debe elegir sólo una materia, en la que preponderantemente se ubique mejor al documento normativo. En este sentido, a continuación se señalan algunas definiciones (como referencia y apoyo), que permitirán identificar de manera más sencilla, la materia a la que pertenecen los instrumentos normativos y son las siguientes: 1. ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y OBRAS PÚBLICAS Conjunto de disposiciones que

regulan dichas materias.

2. AUDITORÍA Y CONTROL: Conjunto de disposiciones que regulan entre otros temas control, y auditoria, comité de control y auditoria, peticiones, sugerencias y recomendaciones, requerimientos de información a dependencias y entidades, seguimiento a la aplicación de medidas o recomendaciones, solventación de auditorías y/o revisiones de control, etc.




3. RECURSOS FINANCIEROS: Conjunto de disposiciones que regulan entre otros temas la contabilidad gubernamental (programas, proyectos, etc.), gasto o egresos por partida presupuestal, ingresos, transferencias, asignación y optimización de recursos financieros, adecuaciones presupuestarias, ampliaciones, reducciones, transferencias externas e internas, pólizas, garantías, fianzas, depósitos, fondo rotatorio pago de impuestos y derechos, comprobación de viáticos, etc.

En este sentido, esta materia también le será aplicable al conjunto de disposiciones internas que buscan regular entre otros temas, los programas operativos anuales y su seguimiento, las estructuras organizacionales, registro y autorización de estructuras, integración y actualización de instrumentos técnicos y normativos, informes de cumplimiento de metas, integración y actualización de manuales administrativos, de organización, de procedimientos, de puestos, etc.

4. RECURSOS MATERIALES: Conjunto de disposiciones que regulan entre otros temas la conservación y mantenimiento (programas, proyectos, etc.), de bienes, servicios, licitaciones, sanciones, inconformidades y conciliaciones derivadas de contratos, seguros y fianzas, conservación y mantenimiento de la infraestructura física de la Dependencia o Entidad de que se trate, proveedores, arrendamientos, disposiciones de activo fijo, inventario físico y control de bienes muebles, su almacenamiento, disposiciones y sistemas de abastecimiento y almacenes, comités y subcomités de adquisiciones, arrendamientos servicios, etc.

En este tenor, es importante señalar que además de los temas mencionados en el párrafo que antecede, esta materia le es aplicable al conjunto de disposiciones que regulan entre otros aspectos los programas y proyectos de servicios generales, mensajería especializada, mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario, control del parque vehicular, tarjetas desechables de combustibles, control y servicio en salas y auditorios, protección civil, servicio de fotocopiado, control de vales, etc.

5. RECURSOS HUMANOS / SERVICIOS PERSONALES: Conjunto de disposiciones que regulan entre otros temas el reclutamiento y selección del personal adscrito a una dependencia o entidad de la Administración Pública Federal (APF), su inducción al puesto, capacitación y desarrollo personal, sus percepciones económicas, sus prestaciones de seguridad social y los servicios a los mismos, control de asistencia, constancias y certificaciones, así como su comportamiento organizacional, la evaluación de su desempeño y la supervisión de todo el sistema en general de recursos humanos.

6. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TIC´s): Conjunto de disposiciones que regulan entre otros temas los programas y proyectos de TIC´s, desarrollo de sistemas, administración y servicios de archivo así como sus instrumentos de consulta y control, servicios de correspondencia, especificaciones técnicas de TIC´s, su operación y servicio de tecnologías, informes y reportes de TIC´s, etc.

7. TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN: Conjunto de disposiciones que regulan entre otros temas los programas y proyectos de transparencia y acceso a la información, combate a la corrupción, comité de información, solicitudes de información, portal de transparencia, clasificación de información reservada, confidencial y sistemas de datos personales.

8. MARCO NORMATIVO INTERNO DE OPERACIÓN: Conjunto de disposiciones que regulan la operación interna de las Entidades de la Administración Pública Federal.

Pregunta 5 Evaluar los motivos por los que un documento normativo vigente resulta insuficiente para regular un tema, permite identificar las duplicidades y contradicciones en la emisión de documentos normativos.

Existe Duplicidad cuando el ordenamiento vigente persigue los mismos propósitos que el documento normativo que usted va a emitir.

Por ejemplo, si su documento tiene como fin establecer la duración de la jornada laboral y existe un instrumento de mayor, igual o menor jerarquía que precisa los días y horarios en que deberán las instituciones realizar sus actividades.

Atención. No existiría duplicidad si tomando el mismo ejemplo, no obstante que existe la definición de horarios laborales, su documento normativo precisa el procedimiento para registrar la entrada y salida de personal. Es decir, cuando su documento normativo va a más detalle o cuando existiendo ordenamientos muy detallados, su documento establece reglas generales.




Existe Contradicción, cuando lo que establece su documento normativo es opuesto a lo que señala algún ordenamiento vigente.

Atención. No existe contradicción entre un ordenamiento vigente y su documento normativo, si uno de ellos establece reglas generales y en otros casos de excepción; cuando ello es posible.

Pregunta 6 La revisión de los documentos normativos ya existentes le ayudarán a determinar si su documento: abroga, deroga o modifica un documento ya existente.

Verifique los siguientes apartados si tiene dudas relacionadas con los conceptos de la pregunta:

a) Abrogación (elimina el documento normativo existente y emite uno nuevo) Usted puede optar por abrogar el documento normativo si considera que el mismo no se ajusta a los elementos que se contienen en el Capítulo II Documentos Normativos Idóneos, o si los cambios que se tendrían que hacer hacen más viable emitir un nuevo documento que sustituya al existente.

Nota. Usted no podrá escoger esta opción si el documento normativo existente es de mayor jerarquía al que usted desea emitir o si siendo de igual jerarquía, escapa a su ámbito de competencia (por falta de atribuciones/ facultades para modificarlo y/o derogarlo).

b) Derogación (elimina total o parcialmente artículos o apartados específicos de un documento normativo) Usted puede optar por derogar el documento normativo cuando su documento normativo establece reglas o disposiciones que actualizan o incluso se contraponen con otras disposiciones contenidas en documentos normativos vigentes de igual o menor jerarquía, usted deberá señalar que se derogan esas otras disposiciones.

c) Modificación/ Reforma

Usted puede optar por modificar o reformar un documento normativo ya existente, si considera que el mismo se ajusta a los elementos que se contienen en el Capítulo II Documentos Normativos Idóneos, y si los cambios o actualización que usted hará no justifican la emisión de un nuevo documento que sustituya al existente.

Nota. Usted no podrá escoger esta opción si el documento normativo existente es de mayor jerarquía al que usted desea emitir o si siendo de igual jerarquía, escapa a su ámbito de competencia (por falta de atribuciones/ facultades para modificarlo y/o derogarlo).

El documento normativo que usted emita deberá hacer mención expresa de que modifica al ya existente y que salvo esos cambios, el ordenamiento existente continuará vigente; así como que quedan derogadas las disposiciones que se opongan al documento normativo que usted emite.

Atención. El documento que emita solamente debe incluir los cambios, modificaciones o actualizaciones que se necesiten con base al documento normativo ya existente.

En todo caso, podrá auxiliarse de la Sección 1.2. “Redacción del Documento Normativo”, para generar su documento normativo y para mejorar al ya existente.

Pregunta 7 Especifique de manera breve y concisa cuáles son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u ordenamiento debe lograr el documento normativo.

Pregunta 8 Citar los ordenamientos jurídicos que facultan a un servidor público para emitir un documento normativo determinado, garantiza la certeza jurídica y evita la sobrerregulación causada por la emisión de documentos normativos por servidores públicos que no cuentan con las facultades para hacerlo.




c. Esquema Para Seleccionar Un Documento Normativo Para determinar qué documento normativo es idóneo para el tema que se va a regular, las Unidades Administrativas deben consultar el siguiente esquema:

FIGURA 1

EL ÁREA QUIERE DECIDIR PROPÓSITO DOCUMENTO

Normar

Instruir

Facultar

¿Qué alcance tiene su documento

normativo?

Definir funciones, atribuciones o acciones

específicas

Regular actividades específicas de

destinatarios determinados

Describir etapas, fases y pautas para realizar una

actividad de manera específica

Definir aspectos técnicos y operativos de una actividad de

manera general

Precisar procesos y funciones determinadas

de manera detallada

Crear atribuciones para un nivel de mando

determinado

¿Cuál es su requerimiento?

¿Qué grado de detalle tendrán

las instrucciones?

OFICIO-CIRCULAR

ESTATUTO / MOI

GUÍA TÉCNICA

POLÍTICAS, BASES O

LINEAMIENTOS

MANUAL




3.2. Actualización o Modificación de un Documento Normativo

1. Todo documento normativo será revisado por lo menos cada año a partir de la fecha inicial de su vigencia. Al transcurrir el primer año y cada año subsecuente, la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica enviará un recordatorio a los/las responsables de cada documento, así como a los/las Titulares de las áreas involucradas en su aplicación, solicitando en su caso, verifiquen la necesidad de actualización, en este sentido, las áreas responsables tendrán la obligación de responder por escrito, si su documento necesita o no actualización, en aquellos casos en los que no existan modificaciones qué realizar, el documento permanecerá vigente con la evidencia del escrito del/la responsable en el que indica que “No Hay Modificaciones”.

2. Para realizar la actualización de documentos normativos, debe considerarse el último documento vigente, a efecto de que éste sea la fuente de información inicial y podrá llevarse a cabo cuando se presenten los siguientes casos: a) Cuando la Unidad Administrativa haya tenido cambios en su estructura orgánica o cambios de

denominación que modifiquen su operación. b) Por asignación de nuevas funciones y responsabilidades. c) Por el establecimiento de nuevos métodos o sistemas de trabajo. d) Como resultado del proceso de simplificación administrativa. e) Como resultado de cambios en la normatividad aplicable. f) Por omisión de procedimientos. g) Por carencia de controles. h) Documentar la mejora de los procesos, considerando también sus entradas y salidas.

3. En el plazo comprometido, los emisores de la normatividad deben revisar la normatividad vigente, para proceder a su actualización y/o modificación, verificando: a. Si se justifica su vigencia o amerita ser cancelada. b. Si su diseño cumple con los atributos de la calidad regulatoria (eficaz, eficiente, consistente y claro).

Descripción de Atributos de Calidad Regulatoria U n D o c u m e n t o N o r m a t i v o e s :

Eficaz Cuando su contenido es el apropiado para alcanzar los objetivos para el que fue creado.

Eficiente Cuando los “beneficios” que genera son mayores a los “costos” que implica su cumplimiento y estos últimos están justificados y son razonables.

Consistente Cuando su estructura y contenido están estandarizados y sus disposiciones son congruentes con el marco normativo vigente.

Claro Cuando está escrito de forma sencilla y precisa, que sea fácil de entender (ver Apéndice A). c. Si generan o no cargas administrativas que dificulten su cumplimiento. d. Si se contrapone con lo establecido en los Manuales Administrativos de Aplicación General.

4. Es indispensable que los documentos normativos actualizados y aprobados se encuentren

optimizados, considerando los siguientes aspectos: a) Actualizados en apego a la legislación y normatividad vigentes. b) Estar vinculados con las atribuciones, organización del trabajo, misión y visión institucional, y

prioridades del Organismo. c) Para los Manuales de Procedimientos, deberán estar definidos considerando todas sus partes:

entradas, salidas, características, requisitos, subprocesos, e interrelaciones con otros procesos o áreas.

d) Esquematizar el Diagrama de Flujo y procedimientos detallados, de inicio a fin, para conocer de forma integral la participación, responsabilidades e interrelaciones de cada una de las áreas en el proceso completo, habiendo integrado las mejoras necesarias para simplificarlos y/o mejorarlos.




e) Haberse eliminado o minimizado los posibles obstáculos que se les presenten a los clientes o usuarios de los productos y/o servicios postales.

f) Reducir, en caso de ser factible, el número de actividades del proceso, eliminando las actividades innecesarias o que no agregan valor, minimizando los reprocesos, y tiempos muertos.

g) Tener integrados controles que prevengan la materialización de los posibles riesgos detectados.

5. Cuando la Unidad Administrativa cuente con la versión final de su Documento Normativo deberá remitirla a las áreas involucradas y/o que participen en el desarrollo del proceso que se pretende emitir, a fin de que observen y comenten entre ellas dicho documento.

6. Cuando un documento normativo deba ser actualizado, el titular de la unidad administrativa debe enviar su propuesta de actualización por correo electrónico o en medio electrónico de almacenamiento de información (según el tamaño del archivo) a la Gerencia de Organización. Dicha solicitud debe acompañarse de un documento en el que se especifiquen claramente lo siguiente:

a. Los cambios propuestos al documento normativo, b. Si los cambios son menores (30%), identificando las páginas y párrafos, a través de un formato

con 4 columnas que mencionen “Dice” y “Debe decir”. Ejemplo:

No. Consecutivo REFERENCIA DICE DEBE DECIR

7. Las solicitudes de actualización de documentos normativos, serán revisados en primera instancia por

el área, que la Gerencia de Organización tenga registrada, como dueña o área emisora de la regulación, conforme a la atribución, tema, mecanismo, materia o asunto del documento y/o proceso regulado.

8. Para la actualización de documentos normativos, el Gerente de Organización otorgará respuesta a las solicitudes presentadas por las unidades administrativas en un plazo máximo de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la propuesta.

9. Cuando la Gerencia de Organización y/o la Subdirección de Calidad propongan modificaciones a un documento normativo como resultado del análisis del mismo y envíe la propuesta respectiva al titular del área usuaria para su revisión, comentarios o visto bueno, ésta última tendrá un plazo máximo 15 días hábiles para dar respuesta. Cuando no se obtenga respuesta al mismo se enviará un recordatorio de normatividad pendiente, en caso de no obtener respuesta al recordatorio, se informará del asunto, al superior jerárquico del titular del área usuaria.

10. En el proceso de actualización se deberá considerar que la información o datos con que se cuenta, correspondan a la realidad operativa y que está de acuerdo con las normas jurídicas y administrativas establecidas al efecto.

11. Considerar que los procesos nunca se mantienen estáticos, por lo cual se les debe dar seguimiento al menos con la frecuencia establecida en estos Lineamientos, así como su revisión podrá buscar además de su actualización, la corrección a desviaciones en su ejecución y/o la aplicación de un ciclo de mejora continua para mantener o superar el desempeño actual.

12. Para la actualización de Manuales de Procedimientos se debe tomar en consideración lo siguiente: a) Cuando se incluyan nuevos procedimientos del ámbito de competencia de alguna área, solo deben

elaborarse éstos, señalando el o los nombres de la Unidad Administrativa que los realizará y serán remitidos al Gerente de Organización, a efecto de dictaminarlos y registrarlos.

b) Cuando se modifique algún procedimiento ya existente, solo debe remitirse al Gerente de Organización, el proyecto de modificación (en archivo electrónico), resaltando cuáles fueron los cambios que se operaron, para proceder a su dictamen, validación y registro. Dicha modificación será remitida a la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal para su revisión legal, así como a la Subdirección de Calidad para su revisión en el ámbito de su competencia.




c) Cuando se realicen ajustes que afecten el 50% o más de los procedimientos, debe integrarse la totalidad del manual, remitiéndolo al Gerente de Organización, con las aclaraciones pertinentes.

13. Para controlar las actualizaciones de los documentos normativos de las áreas, se agregará en el documento, enseguida de la hoja de registro, un control de versiones para las posteriores actualizaciones derivadas de la agregación, modificación o eliminación de procedimientos. Forma: SPM DCPE-005-2, el recuadro tendrá la siguiente información: a) Fecha de Actualización: La fecha de conclusión de las modificaciones y aprobaciones del

documento. b) Descripción del Cambio: Breve descripción de las razones que motivaron al cambio del documento. c) Edición: Anotar la letra o código consecutivo a la revisión del documento. d) Firmas de los responsables: Del servidor público que solicitó y del Gerente de Organización.

14. Los Titulares de las Unidades Administrativas vigilarán que se elaboren, implementen y actualicen de

manera permanente los Documentos Normativos Internos de sus áreas respectivas. 3.3. Eliminación de Documentos Normativos

1. Cuando un documento normativo deba ser eliminado del inventario de normas institucionales, el titular de la Unidad Administrativa responsable de su aplicación debe solicitar dicha eliminación mediante oficio al Gerente de Organización, siendo responsabilidad del primero, la destrucción de todos los documentos que hayan sido distribuidos dentro de su ámbito de competencia.

2. En los casos en que las Unidades Administrativas requieran eliminar una Disposición Normativa Interna, deben justificar y elegir el mecanismo de eliminación de normas internas, siguientes:

Mecanismos para la Eliminación de Normas Internas Mecanismo Descripción

Fusión por Simplificación

Es la eliminación de dos o más normas para proceder a la emisión de un documento normativo más efectivo, que integre de manera armónica las disposiciones de un mismo tema o materia.

Fusión por Consolidación

Es la integración o agrupamiento de dos o más regulaciones en un solo documento normativo. Ejemplo: cuando se juntan circulares u otros documentos normativos en un solo instrumento y en la mayoría de los casos conlleva mejoras en el contenido de las disposiciones.

Falta de Fundamentación

Es la eliminación o abrogación de un documento normativo por haber identificado que carece de sustento jurídico; sea por falta de atribuciones o detección de deficiencias legales.

Falta de Motivación

Es la eliminación o abrogación de un documento normativo, después de confirmar que su existencia no tiene sentido; sea porque los problemas para los cuales fue creado ya no existen, o porque sus disposiciones en realidad no atienden ni resuelven dichos problemas o se abrogue o derogue alguna norma que lo regía o parte de ella.

Por Desregulación

La eliminación de un documento normativo como resultado de un proceso de desregulación, al aplicar soluciones de índole tecnológica o cuando se emite una norma transversal que suprime las normas internas. Ejemplos: Al eliminar una norma de uso de telefonía fija al instalar un dispositivo tecnológico que

impide hacer llamadas de larga distancia a celular; Cuando un tema regulado internamente se regula ahora con una norma transversal.

CONTROL DE VERSIONES

FECHA DESCRIPCIÓN Y SUSTENTO DE MODIFICACIÓN

DÍA MES AÑO

EDICIÓN

FIRMAS

VALIDACIÓN SOLICITUD




3. El área designada por la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, dará respuesta en un plazo máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción, a las solicitudes de revisión del contenido y alcance de los documentos normativos que le sean remitidos y que se pretendan dar de baja o eliminar.

4. La eliminación del documento normativo del Sistema de Consulta en Intranet y en el SANI-APF, será responsabilidad de la Gerencia de Organización y de aplicar la leyenda de “Obsoleto”, a los documentos normativos que por la eliminación o actualización, hayan dejado de tener vigencia, a fin de preservar evidencia de su existencia.

3.4. Validación

1. Los Documentos Normativos Internos que emitan las Unidades Administrativas serán remitidas vía

correo electrónico o en CD a la Gerencia de Organización, en presentación modificable, esta área verificará que se encuentren apegados a la metodología propuesta en estos lineamientos; asimismo, el área referida podrá emitir las observaciones que considere pertinentes al documento en revisión.

2. La Gerencia de Organización remitirá el documento en formato Word a la Subdirección de Calidad, y le solicitará la revisión correspondiente dentro del ámbito de su competencia, ésta área validará si la disposición normativa es sujeta a dictaminarse favorable.

3. Elaborada la versión final del Documento Normativo Interno, la Gerencia de Organización remitirá el documento en formato Word al Área Jurídica y le solicitará la revisión legal correspondiente, esta área validará si la disposición normativa es sujeta a dictaminarse favorable.

4. Los comentarios derivados de la Gerencia de Organización, Subdirección de Calidad, y el área Jurídica, a los documentos normativos internos, serán validados con el área propietaria del documento normativo, quién determinará la aceptación o rechazo de los mismos.

5. La Gerencia de Organización en coordinación con la Unidad Administrativa solicitante, serán las responsables de recabar las firmas de validación de las áreas participantes en la elaboración y/o actualización del Documento Normativo (área emisora, su titular de la Dirección Corporativa respectiva Gerencia de Organización y el titular de la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica).

6. El Documento Normativo será firmado en la “Cédula de Registro de Manuales” (página 2) por el/la área Responsable de su elaboración y por los servidores públicos involucrados/as en su validación y aprobación; así como la Normatividad que por Ley deba ser validada y/o aprobada por los Órganos Colegiados (Comités Institucionales y H. Junta Directiva), según el caso.

7. Los/las Titulares de cada Unidad Administrativa responsable de la aplicación y observancia de las disposiciones contenidas en los documentos normativos aprobados, deben verificar que los mismos sean del conocimiento del personal a su cargo, asegurarse de que los apliquen, y supervisarán que su aplicación en su labores se realice en estricto apego a la normatividad establecida.

De los Documentos Normativos Sujetos a la Aprobación de la H. Junta Directiva

1. Los Documentos Normativos Internos podrán ser sometidos a un proceso de aprobación por parte de la H Junta Directiva, siempre y cuando así lo establezca una disposición legal, regulación, políticas, lineamientos concretos o cualquier otro.

2. Una vez aprobada la disposición administrativa y emitido el Acuerdo de validación correspondiente por la H. Junta Directiva, el área emisora turnará a la Gerencia de Organización dicho acuerdo con la versión final del documento validado, para que a su vez se proceda a la obtención de las firmas de la Cédula de Registro y realizar la publicación y difusión respectiva.




4. Apéndice

A. Guía Rápida para una Alta Normativa Objetivo: Acreditar el registro de una norma interna administrativa o sustantiva al inventario de normas

internas de SEPOMEX de conformidad con la regulación vigente.

ÁREA EMISORA 1. Revisar la normatividad vigente para evitar duplicidades. 2. Si se justifica su emisión, se debe contar con facultades y atribuciones para emitir la regulación en

cuestión. 3. Determinar Tipo de Documento Normativo idóneo según esquema de la Figura 1. 4. Contestar Cuestionario para Diagnóstico y Justificación Regulatoria (Identifica el problema o

necesidad que pretende resolver mediante la generación de regulación, así como, en su caso, las soluciones o acciones emprendidas para resolverlos y sus resultados).

5. Elaborar Proyecto de documento normativo susceptible a ser emitido. 6. Su diseño debe cumplir con los atributos de calidad regulatoria (eficaz, eficiente, consistente y claro). 7. No genere cargas administrativas que dificulten su cumplimiento. 8. Se debe evitar:

a. Regular aquello que ya esté normado en otros instrumentos, salvo que se regule a un nivel más operativo y específico.

b. Regular materias o procesos que estén fuera del control de SEPOMEX o área normativa, o cuyo cumplimiento no pueda ser auditado o verificado por ningún medio.

c. Regular mediante mecanismos que generan actividades sin ninguna utilidad o vinculación con los objetivos planteados.

9. No debe contraponerse con lo establecido en el MAAG respectivo o con otros documentos normativos vigentes.

10. Emitir a la Gerencia de Organización Oficio solicitud de emisión de la nueva norma. 11. El proyecto normativo será remitido por la Gerencia de Organización para su consulta a las áreas

involucradas con un lapso de 10 días, tiempo durante el cual se recibirán comentarios, propuestas u observaciones sobre el mismo. Una vez concluido el plazo se procederá a integrar y canalizar los comentarios recibidos al área emisora.

12. El emisor analizará cada uno de los comentarios recibidos, verificando su viabilidad y aportación a la mejora de la disposición normativa e integrará aquellos que considere viables y para aquellos que no se puedan integrar al documento, presentará la justificación respectiva.

13. En el caso de normas internas que traten sobre alguna de las materias señaladas en el artículo primero del “Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican”, la Gerencia de Organización remitirá el proyecto de norma a la Unidad de Asuntos Jurídicos de la SFP, para obtener su determinación favorable en los términos del artículo segundo del Acuerdo.

14. Posterior a la aprobación del documento por parte de la SFP, se enviará al Área Jurídica para la publicación de los datos que permitan la identificación del mismo en el DOF, en los términos del artículo segundo del Acuerdo.




B. Guía Rápida para una Actualización Normativa

Una vez remitida la solicitud, el proceso tendrá una duración esperada de:

Duración: Días Hábiles:

Optimista: 5 Probable: 10 Pesimista: 30

ÁREA EMISORA

1. Anualmente o cuando sea requerido, revisa la normatividad vigente.

2. Considera la última edición del documento vigente, a efecto de que éste sea la fuente de información inicial y proceder a su actualización y/o modificación.

3. Realiza dependiendo el porcentaje de cambios a efectuar en la normatividad vigente, mediante la herramienta control de cambios y/o el formato con 4 columnas que mencionen “Dice” y “Debe decir”; todas las modificaciones procedentes.

4. Verifica que su diseño debe cumplir con los atributos de calidad regulatoria (eficaz, eficiente, consistente y claro).

5. Las modificaciones no generen cargas administrativas que dificulten su cumplimiento.

6. Los cambios no deben contraponerse con lo establecido en el MAAG respectivo.

7. Emitir a la Gerencia de Organización Oficio solicitud de actualización normativa.

8. La actualización normativa será remitida por la Gerencia de Organización para su consulta a las áreas involucradas con un lapso de 10 días, tiempo durante el cual se recibirán comentarios, propuestas u observaciones sobre el mismo. Una vez concluido el plazo se procederá a integrar y canalizar los comentarios recibidos al área emisora.

9. El emisor analizará cada uno de los comentarios recibidos, verificando su viabilidad y aportación a la mejora de la disposición normativa e integrará aquellos que considere viables y para aquellos que no se puedan integrar al documento, presentará la justificación respectiva.




C. Guía Rápida para una Eliminación Normativa



Optimista: 5 Probable: 10 Pesimista: 15

ÁREA EMISORA

1. Anualmente o cuando sea requerido, revisa la normatividad vigente y analiza si debe continuar activa.

2. Solicita a la Gerencia de Organización mediante oficio emitido y firmado por el Director de Área respectiva, la eliminación de la Normatividad con la justificación respectiva.

3. La Gerencia de Organización consultará la solicitud de eliminación con el Área Jurídica para su revisión del contenido y alcance de los documentos normativos que le sean remitidos y que se pretendan dar de baja o eliminar.

4. Será su responsabilidad la destrucción de todos los documentos que hayan sido distribuidos dentro de su ámbito de competencia, así como de hacerlo del conocimiento por los medios de comunicación idóneos a los usuarios de su aplicación.

5. Se procede a la eliminación del documento normativo del Sistema de Consulta en INTRANET y en el SANI-APF, por parte de la Gerencia de Organización y de aplicar la leyenda de “Obsoleto”, a los documentos normativos que por la eliminación o actualización, hayan dejado de tener vigencia, a fin de preservar evidencia de su existencia.




D. Guía Rápida para una Alta y/o Modificación Normativa por Áreas Asesoras



Optimista: 5 + publicación en DOF Probable: 10 + publicación en DOF Pesimista: 30 + publicación en DOF

Nota: La actualización no requiere volver a publicarlo en el DOF, a menos que la norma amerite cambio en su denominación.

ÁREA JURÍDICA

1. Recibe oficio solicitud de revisión del Marco Jurídico y contenido legal del proyecto normativo y vía correo electrónico el archivo editable del proyecto normativo.

2. Revisa que el proyecto normativo cumpla con las disposiciones legales aplicables vigentes.

3. Si el proyecto cumple en lo general, lo remite con su validación, si no cumple mediante la herramienta control de cambios propone su comentarios y/o sugerencias, solicitando en el ámbito de sus respectivas competencias, se verifiquen los atributos de calidad regulatoria y que cumpla con las disposiciones legales vigentes.

4. Posterior a la revisión y análisis de sus comentarios y/o sugerencias por parte del Emisor sobre su viabilidad y aportación a la mejora de la disposición normativa e integrada al proyecto normativo aquel considerado viable y para aquellos que no se puedan integrar al documento, se presentará la justificación respectiva; recibe de nuevo el proyecto normativo final.

5. Posterior a la aprobación del documento por parte de la Unidad de Asuntos Jurídicos de la SFP, recibe de la Gerencia de Organización alta de la norma dictaminada favorablemente para que gestione la publicación de los datos que permitan la identificación del mismo en el DOF, en los términos del artículo segundo del “Acuerdo por el que se instruye a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como a la Procuraduría General de la República a abstenerse de emitir regulación en las materias que se indican”.






Optimista: 5 + publicación en DOF Más Probable: 10 + publicación en DOF Pesimista: 30 + publicación en DOF

ÁREA DE CALIDAD

1. Recibe de la Gerencia de Organización oficio solicitud de revisión de los atributos de calidad y contenido del proyecto normativo dentro del ámbito de su competencia y vía correo electrónico el archivo editable del proyecto normativo.

2. Revisa que el proyecto normativo cumpla con los atributos de calidad aplicables o las directrices de su ámbito de competencia.

3. Si el proyecto cumple en lo general, lo remite con su validación, si no cumple mediante la herramienta control de cambios propone su comentarios y/o sugerencias, solicitando en el ámbito de sus respectivas competencias, se verifiquen los atributos de calidad regulatoria y/o directrices respectivas.

4. Posterior a la revisión y análisis de sus comentarios y/o sugerencias por parte del Emisor sobre su viabilidad y aportación a la mejora de la disposición normativa e integrados al proyecto normativo los considerados viables y para aquellos que no se puedan integrar al documento, se presentará la justificación respectiva; recibe de nuevo el proyecto normativo final.




5. Disposiciones Transitorias

Disposición Primera.- Los presentes Lineamientos fueron aprobados por la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica conforme a las facultades que le confiere los artículos 15 fracción XIII y 21 fracción IX del Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano, y entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna del Servicio Postal Mexicano.

Disposición Segunda.- A la entrada en vigor de los presentes Lineamientos, quedan sin efectos los "Lineamientos para Emitir y Controlar Documentos Normativo" Edición A2, de fecha 17 de abril de 2017, así como aquellas disposiciones internas de la misma materia que se opongan al presente ordenamiento.

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