The cushioned crown of thorns: 

Liabilities of Independent Directors 

 in light of MCA Circular    

‐By Nidhi Ladha ‐nidhiladha@vinodkothari.com  

  A company, on  incorporation, acquires  its own  independent personality distinct  from the members  constituting  it  and  becomes  a  legal  person  in  the  eyes  of  law.  However,  being artificial person, a  company cannot act on  its own.  It has  to act  through natural persons, that  is,  its  officers  commonly  referred  to  as Directors.  The Directors  stand  in  a  fiduciary position with  the  company  and  are  expected  to manage  the  affairs  of  the  company  in  a manner beneficial to the interest of the company and its stakeholders.  Director’s liability arises because of their position as agents or officers of the Company as also for being in the position of trustees or having fiduciary relation with the Company or its shareholders.  Non‐executive directors (NEDs) or independent directors (IDs) are those not charged with the  day‐to‐day  affairs  and management  of  the  company  and  are  usually  involved  in  the planning  and  decision  making  activities.  The  appointment  of  NEDs  and  IDs  provide specialized  knowledge  and  skill  to  the  company  contributing  in  better  corporate governance performance. Statutory obligations under Clause 49 of the Listing Agreements require  a  balanced  blend  of  Board  comprising  of  both  EDs  and  NEDs.  However,  this requirement is restricted to listed companies only. In the Companies Act, 1956, the domain of IDs is limited to remuneration committees only.  However,  Companies  Bill,  2009  provides  recognition  to  NEDs/IDs  and  thereby,  tries  to bring consistency between the Companies Act and the listing Agreements.  As  far  as  the  culpability  is  concerned,  there  is  no  distinction  between  EDs  and  NEDs  to determine  the  penal  consequences.  Any  director,  who  is  an  officer  in  default within  the meaning of section 5 of the Companies Act, will be liable to be prosecuted. Whether a NED 

is actually liable or not will be a question of evidence and proof will be resolved at the stage of trial. Going through the entire process of prosecution is in itself a turbulent experience and could act as a serious disincentive to join the board by NEDs where they are not even involved in the day to day management of the company.  

Officer-in-default under Companies Act When directors fail to perform their statutory duties under the Companies Act, 1956, they bring  themselves  within  the  mischief  of  the  penal  provisions  of  law.  Under  the  Act, directors are generally liable for various acts of omission and commission. The Act defines the term “Officer‐in default” under section 5 of the Companies Act, 1956 to mean:   

(a) the managing director or managing directors; (b) the whole­time director or whole­time directors; (c) the manager; (d) XX (e) XX (f) XX (g) where any company does not have any of  the officers  specified  in clauses  (a)  to 

(c), any director or directors who may be specified by the Board in this behalf or where no director is so specified, all the directors: 

 The liability of the Managing Director when compared with the other directors as “officer‐in‐default” is comparatively higher. Whether a particular director (not being the Managing Director) could be proceeded against or not is a matter of evidence. However, normally, the presumption as to the culpability of the Managing Director as the officer‐in‐default is much stronger and almost conclusive in nature. 

Duties of NEDs A  board  of  directors  acts  as  a  whole  and  although  some  of  its  members  may  be  given additional powers by the articles or by resolution,  the general duties and responsibilities are  the  same  for each director. There  is no distinction between  the position of  executive and non executive directors. If a breach of duty is to be attributed to a board on the basis that all of its members were present at a meeting which had approved a wrongful act, then the liability of each director is joint and several and no allowance is made for the fact that some  are  part  timers  and  may  have  acquiesced  in  a  situation  which  they  did  not  fully understand. 

 The duties of directors include the following:

• Fiduciary duties • Duty to exercise skill and care • Statutory duties

As  discussed  above,  directors  have  a  fiduciary  relation with  the  company  and NEDs  are undoubtedly subject to similar fiduciary duties as EDs such as the duty to act in good faith and  for  proper  purposes,  duties  of  no  conflict  etc.  Nonetheless,  there  is  considerable uncertainty  in  determining  how  these  duties  applied  to  NEDs.  Though  NEDs  are  not involved in the daily business of the company, their duty to act in good faith cannot be said to be satisfied if they simply rely on the information provided by others.   In the landmark ruling in Australian Corporate Governance, Asia Securities and Investment Commission  v. MacDonald1,  the  Court  noted  at  the  outset  that  the  position  in  relation  to NEDs  is unclear.  It was discussed  that all directors,  including non‐executive ones,  should have  known  that  there was  a  possibility  that  the  statements  in  the Announcement were false and/or misleading. Significantly, the Court decided that non‐executive directors could not  simply  rely  on  the  information  provided  by  the  management  or  by  the  executive directors.   From the above ruling, it is clear that NEDs will not be held to have satisfied their duties by arguing that they relied in good faith on certain information provided to them. Particularly when the information concerns an important management decision, there appears to be a duty on non‐executive directors to confirm the veracity of the information independently. 

Whether Non-executive/Independent directors to be held liable?  In cases where the company has no Managing Director/Whole‐time Director, all directors including  NEDs  remain  liable  for  any  omission  or  commission  of  acts,  however  in  cases where  the  company  has  whole‐time  directors,  the  liabilities  of  NEDs  are  limited  for ensuring  compliance  with  specific  provisions  of  the  Act  which  cast  an  individual responsibility on the director concerned to act as such. As for example, compliance with the provision of section 217, 299, 300, 305 of the Act etc., is an individual duty of the directors concerned  and  they  remain  liable  for  non‐compliance  with  the  same.  The recommendations of various committees that NEDs and IDs should be freed from criminal and  civil  liabilities  and  should  also  be  indemnified  against  costs  of  litigation  have  not 

1 (No 11) [2009] NSWSC 287

received  any  recognition  in  the  increasing  corporate  governance  responsibilities  of  the Board.  While  as  board members,  independent  and  non‐executive  directors  have  the  same  legal duties  and  obligations  as  executive  directors,  however,  because  of  their  limited involvement in day‐to‐day running of the company, it is undesirable for the law to expose the non executive directors to personal liability.   In KK Ahuja v. VK Vora2 case, the Supreme Court observed that to be liable, a person should fulfill  the  legal  requirement  of  being  a  person  in  law,  responsible  for  the  conduct  of  the business of the company. He should also be in charge of the business of the company. The law  lists  such  persons  as managing  directors,  whole‐time  directors, managers,  company secretaries; but there is no mention of non‐executive directors.   The  apex  court  has  provided  a  two‐pronged  test  to  examine  whether  a  person  can  be deemed responsible. The first  is a  legal, statute‐based test where  it has to be proved that the  person  is  responsible  for  the  conduct  of  the  business  of  the  company.   The second  is a  fact‐based  test, where  through specific  instances,  the complainant has  to allege  that  the  accused  was  in  control  of  the  day‐to‐day  business.  If  a  person  does  not satisfy the first test, neither is he required to meet the second test nor can he be held liable.   However,  with  the  changing  scenario,  high  courts  and  the  apex  court  has  given  their judgments against the independent directors and making them liable for certain offences. The exception to the myth that only executive or directors in charge of the management are liable for any offence is the ruling of Union Carbide of India where the chairman Mr. Keshub Mahindra, non‐executive director, was booked by the Central Bureau of Investigation (CBI) under the same sections as the managing director, executive director, works manager and others  directly  involved  in  the  day‐to‐day  running  of  the  company.  Even  in  this,  he was singled  out. Mr. Mahindra was  the  only  non‐executive  director  of  the  company  to  be  so charged.  The Bhopal trial court was informed that UCIL always had a managing director or whole‐time  directors.  This  implied  that  the  executive  powers  of  management  were  not  on nonexecutive directors. Besides, UCIL had several other nonexecutive directors who were privy  to  the  same  information  as  he  was.  Yet,  Mahindra  was  singled  out  and  the prosecution never explained why. 

2 2009 (3) JCC (NI) 194

The well‐known industrialist was charged with the same offence ‐ causing death by a rash and  negligent  act  under  Section  304A  of  the  Indian  Penal  Code  (IPC)  ‐  as  operator  S.  I. Qureshi who refused to promptly act despite being informed about the gas leak at the plant.  

The charges against Mr. Mahindra included the following: 

1. Offence  punishable  under  Section  304(II)  R/W  Section  35  of  the  IPC  for  causing death  by  not  taking  adequate  steps  for  avoiding  the  escape  of  gas  from  the  UCIL plant; 

2. Offence  punishable  under  Section  326  R/W  Section  35  IPC  for  causing  grievous hurts  by  not  taking  adequate  steps  for  avoiding  the  escape  of  gas  from  the  UCIL plant; 

3. Offence  punishable  Under  Section  324  R/W  Section  35  IPC  for  causing  hurts  to many people by not  taking adequate steps  for avoiding the escape of gas  from the UCIL plant; 

4. Offence punishable Under Section 429 R W Section 35 IPC for likely causing death to animals by not taking adequate steps for avoiding the escape of gas from the UCIL plant 

The  learned  solicitor  general  relying  upon  various  documents  including  MOA,  AOA  and annual returns of the company whereby Mr. Mahindra has been shown as the chairman of the company stated that the accused even though stationed at Bombay shared the criminal knowledge of the other personnel of the company who were actually handling the Bhopal plant.  The learned counsel appearing for the accused vehemently contended that taking the case of  the prosecution at  the highest as reflected by the contents  of  the charge sheet and the supporting material it could not be even prima facie said that the concerned accused were guilty  of  offence  of  culpable  homicide not  amounting  to murder  as  envisaged  by  Section 304 Part II, IPC with which they are charged.  During the course of the trial, Mahindra's lawyers repeatedly pointed to the fact that there was  nothing  on  the  ground  to  definitely  point  at  his  direct  negligence  leading  to  the tragedy. He could not be convicted in a criminal case merely because he was the chairman or director of a company. None of this appeared to cut any ice with the court.  The  onus  of  proving  a  charge  is  on  the  prosecution.  However,  the  judge  seems  to  have drawn  a  presumption  against  Mahindra,  which  eventually  led  to  his  conviction.  "A chairman without any knowledge of the company activities, how can (he) preside over the meetings of the shareholders and higher officials," the judge noted. 

But  the  judgment  seemed  to  impute  that  the  chairman  of  a  company  ‐  in  this  case  a nonexecutive chairman ‐ ought to be omnipresent, omnipotent and omniscient. 

Similarly,  in the SMS Pharmaceuticals versus Neeta Bhalla3 case, the Delhi High Court said liability  depends  on  the  role  that  the  person  plays  in  the  company  and  not  on  the designation or status.  Thus, the independence of a director is of no importance and his liability will be seen with regard to the work delegated to him by the company. 

A relief to NEDs/IDs through the recent circular of Ministry  Recently,  the Ministry has come out with a Circular4  relieving  the non executives against the penal actions to be taken against them. The Circular says that penal action can only be initiated against the non‐executive directors when the ROC, after taking due care, has come to the conclusion that such directors are the officers in default and has not acted diligently in the Board process. The non‐executive directors cannot be prosecuted if the violation of the  law  or  any  omission  is  on  the  part  of  the  company  or  by  any  other  officers  of  the company and which have occurred without his knowledge and consent.   The directors who can be held liable are:  

• Independent Directors in listed companies • Government nominees in PSUs • Nominee directors of public sector financial institutions • Government director 

 The  Special  Directors  appointed  by  BIFR  under  section  16  (6)(b)  of  SICA  1985,  shall  be excluded from the list of the officers in default if the director has done any act in good faith and in discharge of his duty.  The Circular provides a relief  to NEDs in the sense that the culpability  is  to be confirmed and verified by the ROC before issuing any notice to NEDs as officer in default. The Circular, however,  does not  go  as  far  as proposals discussed  in  the  context of  the Companies Bill, 2009  that  call  for  complete  immunity  to  independent  directors  from  prosecution.  By conferring  discretion  on  the  ROC  (to  be  exercised  in  an  informed manner),  the  Circular adopts  a  principles‐based  approach  by  avoiding  the  rigidity  involved  in  complete immunity.  This  would  continue  to  spur  non‐executive  directors  to  perform  their  role  3 (2005) 8 SCC 89 4 Circular no. 8/2011 No.2/13/2003/CL­ V dated 25th March, 2011

diligently, but at the same time protect them against prosecution risks in the event of their innocence. 

Measures to be taken by the RoC before initiating any proceeding against NEDs/IDs  The  Circular  imposes  greater  obligations  on  the  ROC  to  verify  relevant  information  and records  before  initiating  prosecution  against  independent  or  nominee  directors.  the Circular  moves  away  from  the  erstwhile  regime  where  ROC  could  potentially  adopt  a trigger‐happy approach while initiating criminal prosecution of directors to one where the ROC is compelled to exercise “proper application of mind”.   The verification that is to be carried out by the Registrar may be in the following nature:  

• Before initiating any proceeding against any director, the Registrar must ensure that such director was on the directorship of the company during the default. This may be verified by checking whether the company has filed any form 32 for resignation of  the director or not and  if not, whether  the  concerned director has  forwarded a copy of his resignation letter.  

• The  designation  of  the  director  must  be  confirmed  before  proceeding  with  any prosecution formality. If the same is not reflected in the Annual Return or any other documents of  the company,  the Registrar may cross check with the Annual Report filed by the company. 

• The Registrar must make  certain  that  the director was an officer  in default  at  the time of occurrence of the default. He can check the Form 1AB filed by the company to ascertain whether any person has been charged by the Board under Section 5(f) with the responsibility of complying with some particular provision or in case any director has been specified by the Board under Section 5(g) of the Act. 

 After  examining  the  records,  annual  returns,  form  32,  form  1AB,  DIN  database,  if  the Registrar has any doubt as to whether any officer can be held liable or not, he should refer the case to the Regional Director. 

Whether relieved in real sense?  The  circular  though  has  given  relief  to  the  independent  directors;  it  has  confirmed  that even if such directors are not involved in day to day management of the company, they can still be prosecuted if the RoC is of the view that the directors has acted in good faith and are the officers  in default  for any default.  It means that even the non‐executive directors will 

also  be  considered  as  officer‐in‐default  for  any  act  which  has  taken  place  with  his knowledge attributable through Board process, with his consent or connivance and where he  has  not  acted  diligently.  When  prosecution  is  to  be  filed  against  any  Government Company,  its directors,  the Registrar  should  seek prior authorization  in  terms of  Section 621 of the Act.   The non‐executive directors along with any other director can be regarded as delinquent directors for default under section 209(5), 209(6), 211 and 212 of the Act if they have been delegated the responsibility of complying with the above sections. However, the Registrar, before causing any action against the non‐executive directors, must examine whether the violation has taken place with his knowledge attributable through board process, with his consent and whether he acted diligently or not. 

Whether the impact of the circular on pending matters also? It has been clarified in the circular itself that the circular will have its effect retrospectively and could benefit past  instances also. All  the pending cases against the directors must be relooked in the light of the circular. If any director against whom any case is pending not found guilty for the offence in the parlance of the Circular, any further proceedings against him  will  be  dropped.  The  Regional  Director  will  point  out  such  case  in  which  the proceedings are proposed to be discontinued and shall refer the cases to the Ministry with his specific recommendations. 

Liability under Negotiable Instrument Act, 1881- liability in case of dishonor of cheques Under section 141 of the N I Act, apart from the company itself, the following persons are deemed  to  be  guilty  of  the  offence  and  shall  be  liable  to  be  proceeded  against  and punished:  

• Every person who at the time the offence was committed, was in‐charge of and was responsible to the company for the conduct of the business of the company;  

• Any  Director,  Manager,  Secretary  or  other  officer  of  the  company  with  whose consent and connivance, the offence under section 138 had been committed;  

• Any Director, Manager, Secretary or other officer of the company whose negligence has attributed to the offence under section 138 being committed by the company 

 In Rohit Chunubhai Mehta v Gujarat State Fertilizer Co. Ltd5., the Gujarat High Court rejected the application made by the accused for dropping the proceedings initiated under section  5 (2004) 3 GLR 1952

141 of NI Act. The accused  included the NEDs as well. The  learned counsel appearing for the accused submitted that the whole body of directors of a company cannot be said to be in charge of the day‐to‐day management and running of the business of the company and cannot  be  attributed  knowledge  of  everyday  working  of  the  company  and,  therefore, cannot be  impleaded for prosecution. The application was rejected on the submissions of the learned counsel representing the complainant that in view of the admitted well‐known sickness of the accused company to such an extend that its entire networth was wiped out and it was declared sick by the B.I.F.R. in the year 1993, it was not open for the directors to contend that the cheques to the tune of Rs.5 crores could have been issued against supply of raw materials without the knowledge, consent and connivance of the board of directors.   In  S.M.S.  Pharmaceuticals  Ltd.  v.  Neeta  Bhalla  and  Another6,  the  question  before  the Supreme Court in this case was whether liability under section 138 and 141 of the N I Act arise on account of holding office by the director as such. The Court held that the conditions contained  in  sec  141  are  intended  to  ensure  that  a  person  who  is  sought  to  be  made vicariously liable for an offence of which the principal accused is the Company, had a role to play in relation to the incriminating act and further that such a person should know what is attributed to him to make him liable.    The conclusion is inevitable that the liability arises on account of conduct, act or omission on  the part of a person and not merely on account of holding an office or a position  in a company. Various High Courts have also ruled on similar lines. 

Relief under section 633  Under section 633 of the Companies Act, a director can claim relief  in any proceeding for negligence, default, breach of duty, misfeasance or breach of trust in cases where:  

(a) The  court  is  of  the  opinion  that  though  he  is  or  may  be  liable  in  respect  of  the negligence, default, breach of duty, misfeasance or breach of  trust, but  that he has acted  honestly  and  reasonably,  and  having  regard  to  all  the  circumstances  of  the case, he ought fairly to be excused,  

(b) A  director  apprehending  any  claim might  be made  against  him  in  respect  of  any negligence, default, breach of duty, misfeasance or breach of trust, he may apply to the High Court for relief and the High Court on any such application shall have the same power to relieve him as it would have had under sub‐section (1) of the section. 

 

6 (2005) 8 SCC 89