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Lezione “Gli Eventi Culturali” a.a. 2012/13
Università degli Studi di Roma “Tor Vergata” Facoltà di Lettere e Filosofia
Prof.ssa Claudia M. Golinelli
Il ruolo degli eventi
EVENTI
MARKETING TERRITORIALE
MARKETING URBANO
MARKETING TURISTICO
• INCREMENTO DEGLI INVESTIMENTI E DEI FINANZIAMENTI
• EFFETTI ECONOMICI MOLTIPLICATIVI
INCREMENTO DEL NUMERO DI TURISTI / VISITATORI
MIGLIORAMENTO IMMAGINE
DIFFUSIONE NOTORIETA’ Ferrari, 2006
Macro-tipologia di eventi
Ferrari, 2006
Mega-eventi moderni A
Mini-eventi moderni B
C Mega-eventi tradizionali
D Mini-eventi tradizionali
Ideazione recente
Origine dell’evento
Tradizioni consolidate
Dimensione bacino di mercato Grande Piccola
Tipologie di eventi Ambito Esempi di eventi
Convegnistica Conferenze, congressi, seminari, incontri, panels, meeting, convention
Arti Mostre ed esposizioni, installazioni, anteprime,
Architettura Inaugurazioni
Cinema, video, multimedia Trasmissioni speciali, eurovisioni, premi e media events
Letteratura Reading
Ambiente Apertura di siti, feste inaugurali e stagionali
Marketing territoriale e turistico
Sagre, feste popolari e civili, carnevali, capodanni, celebrazioni, inaugurazioni, festival, pirotecnia, rivisitazioni storiche, feste contemporanee, commemorazioni
Religione Feste religiose e patronali, processioni, beatificazioni
Sport Gare e competizioni, gare amichevoli
Storia e politica Firme di accordi, incontri, visite di autorità, investiture
Marketing e comunicazione Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere campionarie, eventi speciali
Moda Sfilate, anteprime, presentazioni
Terzo settore Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontri
Formazione e didattica Lezioni, seminari, incontri, workshop
Variabili di classificazione
Ferrari, 2006
RIPETITIVITA’ UNICITA’ CADENZA TEMPORALE TIPO DI PUBBLICO FINALITA’ (PUBBLICA O PRIVATA) IMPATTO SUL TERRITORIO
Fonti di finanziamento
Ferrari, 2006
FONTI DI
FINANZIAMENTO
PUBBLICHE -Patrocini -Finanziamenti ad hoc -sovvenzioni
PRIVATE -sponsorizzazioni -cessione marchi -diritti d’immagine
BIGLIETTAZIONE -per singola attrazione -per l’intero evento
MECENATISMO -donazioni -sovvenzioni
Fase 0: Percorso Ideativo 1. Ricerca dei materiali
2. Catalogo e Agenda
3. Primo Scenario (simboli e nodi in forma di appunti)
4. Drammaturgia dell’evento: - tempo: unicum / ricorrenza tradizionale o nuova / appuntamento singolo in una stagione / continuum - spazio: luoghi culturali/non culturali; scena frontale/circolare/itinerante
5. Memo Finale (che cosa/con chi/perché/per chi/come/dove/quando) 6. Idea-Progetto 7. Link con Altre Componenti (progettazione/mktg/comunicaz.)
Ciclo di Vita Evento Culturale
Fase 1 Ideazione
Fase 2 Attivazione
Fase 3 Pianificazione
Fase 4 Attuazione
Fase 5 Completamento Fase 6
Valutazione
Soggetti coinvolti nel project management di un evento culturale
Altri eventi
Sponsor locali
Altre strutture
Media nazionali
Media locali
Interesse locale
Governo locale
Proprietari delle strutture
Promotore Governo nazionale
Interesse nazionale
Sponsor nazionali
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1
Ideazione
1. Definizione ruolo strategico evento
Origini, premesse, esigenze di partenza Missione Traguardo finale / Vision Obiettivi (SMART) principali e collaterali Risultati attesi Stakeholders Target Contesto di riferimento Coerenza con il profilo strategico del committente
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1
Ideazione
2. Analisi del contesto e dell’arena competitiva
3. Palinsesto delle attività Evento “X”
Roma, 15 giu 2009 - Protomoteca del Campidoglio Pax: 200 seduti
Quando Cosa Dove Ore 9.00 Saluto del Sindaco Protomoteca Ore 9.30 Inizio lavori “
Ore 11.00 Coffee Break Spazio antistante la Protomoteca Ore 11.30 Ripresa lavori Protomoteca Ore 13.00 Chiusura lavori “ Ore 13.30 Lunch Terrazza Caffarelli
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 2
Attivazione
2. Analisi di fattibilità
Comunicazione Politiche/strumenti
Organizzativa
Idee creative realizzabili? Risorse (quantità e skills) coerenti con le idee creative Forniture disponibili? Timing
Tecnico-logistica
Disponibilità location Set-up location Impatto ambientale Sicurezza Logistica evento (ricettività, trasporti, ecc.)
Economico-finanziaria Costi/ricavi/BEA Struttura finanziaria Tipologia di ricavi/costi
Marketing Target Prodotto/Prezzo Stakeholders
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 2
Attivazione
3. Analisi opzioni strategiche (SWOT)
4. Determinazione Location e Periodo
5. Determinazione Linee Guida produttive
6. Documentazione di Progetto
Documenti di Progetto di un Evento Culturale
Destinatari Strumento/Documento Fase progettuale
Team Stakeholder (partner, finanziatori)
Bozza di progetto Ideazione
Team Stakeholder
Documento di progetto Attivazione Pianificazione
Attuazione
Agenzie di comunicazione Brief creativo Attuazione
Team Stakeholder (media)
Dossier stampa Attuazione
Team Stakeholder (partner, finanziatori)
Scheda (rider) tecnica Attuazione
Stakeholder Web site Attuazione
Team Intranet Attuazione
Stakeholder Kit pubblicitario, promozionale, edizioni Attuazione
Stakeholder (partner, finanziatori) Documenti consuntivi e di rendicontazione Completamento
Team Stakeholder (partner, finanziatori)
Report di valutazione valutazione
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione Documento di progetto
Idea-progetto Palinsesto delle attività Profilo strategico dell’evento
Piano di produzione
Attività – azioni operative Tempi - GANTT Risorse umane e tecniche RAM Milestones
Piano delle contingenze
Piano produz. tecnica
Piano delle prove
Piano delle burocracies
Piano della logistica
Piano della comunicaz. Piano Mktg
Piano Economico Finanziario
Piano di fund raising
Documenti di valutazione
Budget Piano di tesoreria
Relazioni finali Indicatori di valutazione
Piano dei rischi
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione
1. Costruzione dell’archivio di progetto
2. Piano di produzione generale (project management)….
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione
Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ? Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?
Passo 3 : RAM – Assegnazione responsabilità
Passo 6 : Piano delle risorse
BASELINE Passo 7 : Piano dei costi
Passo 4 : Network – Logica di progetto
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
Passo 5 : Diagr. di Gantt – Master Diagr. di Gantt - Dettaglio
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione
2. Piano di produzione generale: WBS • attività organizzative e di produzione specifica • attività di reperimento e gestione economico-finanziaria • attività contrattuali • attività amministrative • attività logistiche • attività tecnico-allestitive • attività di comunicazione
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione
2. Piano di produzione generale: OBS Event Coordinator
N. Cognome
Organising Secretariat
N. Cognome
PROJECT ASSISTANTS
Conference Stewards/Hostess
team
Scientific Secretariat
N. Cognome
Exhibition Manager
N. Cognome
Quality Control Manager N. Cognome
Intepreters Sound and IT Technician
MANAGEMENT STRUCTURE FOR THE DG RESEARCH EUROPEAN
CONFERENCE
EXTERNAL WORKFORCE
Catering Service
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM
WBS
OBS
Matrice delle responsabilità
idem
La RAM è l’ufficializzazione delle responsabilità di progetto. Nasce dall’incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS.
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM
Attività RU1 RU2 RU3 RU4 RU5 RU6 Analisi R A I C C Definizione I A C R Gestione R A I S Monitoraggio R A I C C S
" R = responsabile " A = approva " S = supporta " C = consultato " I = informato " V = verifica
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione 2. Piano di produzione generale: GANTT
Attività 1 Attività 2
Attività 3 Attività 4
Attività 5
GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT
Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione 3. Piano economico-finanziario
Piano Economico
Piano Finanziario
Budget Piano di tesoreria
Costi
Ricavi
Flussi di cassa in uscita
Flussi di cassa in entrata
Piano di Fund Raising
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione 3. Piano economico-finanziario: business model
Costi Ricavi - idea-progetto, artistici, ideazione e contenuti - tecnico-allestitivi - logistici - organizzativi - comunicazione - funzionamento e spese generali
- Commerciali - finanziamenti pubblici - finanziamenti privati - finanziamenti internazionali
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 3
Pianificazione
5. Piano della contingenza: piano dei rischi
4. Piano delle burocracies: - cosa/chi (location, svolgimento evento,
permessi di lavoro, movimento merci, comunicazioni/informative di rito)
- Action Plan
Fasi Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 4
Attuazione
Fase 5 Completamen
to
Fase 6 Valutazione
Valutazione verso gli Stakeholder
Valutazione verso il Team