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Organizzazione aziendale Lezione 23– Adonis

Ing. Marco Greco

[email protected]

Tel.0776.299.3641

Stanza 1S-28

mailto:[email protected]

Creazione di un nuovo processo

Per creare un nuovo modello in qualunque momento basta cliccare su

model, quindi su New

Fonte: «Introduzione al BPMN»,

CoGe di Tor Vergata

Creazione di un nuovo processo

Usiamo sempre Business process diagram (BPMN) come model type.

Riempiamo il campo name con il nome del modello

Il campo version è facoltativo (ma consigliato)

Clicchiamo sulla cartella models, poi sul tasto Create.


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L’area di lavoro

• La parte centrale grande è rappresentata dall’area di lavoro

• Subito a sinistra dell’area di lavoro c’è la barra degli strumenti

• Nella parte sinistra c’è l’elenco dei modelli creati


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La barra degli strumenti

Strumento selezione: si usa per selezionare gli

oggetti, spostarli ,etc..


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Servono a creare le Swimlanes:

Polls (partecipanti)

Lanes (corsie)

N.B.: sono tutti oggetti facoltativi


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Servono a creare gli eventi:

Start - Inizio

Intermediate event (boundary) – eventi intermedi

collegati ad un’attività

Intermediate event (sequence flow) – eventi intermedi

collegati al flusso

End – Fine

N.B.: L’evento Inizio e l’evento Fine devono sempre

essere presenti in diagramma di processo.

Gli eventi intermedi sono facoltativi.


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Servono a creare le attività:

Task – attività

Sub-process - sottoprocesso

N.B.: ci deve essere almeno un task in un diagramma

di processo.


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Servono a creare i gateways:

Exclusive – esclusivo

Non exclusive – non esclusivo o parallelo

Non exclusive (converging) - non esclusivo o

parallelo (di unione)

N.B.: servono a gestire il flusso del processo.


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Servono a creare i connettori:

Subsequent – Flusso sequenziale

Message flow – messaggio di flusso

N.B.: L’uso delle frecce di flusso sequenziale è

obbligatorio.


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Importazione ed esportazione di modelli

• ADONIS permette l’importazione e

l’esportazione di modelli attraverso i file adl.

• È possibile importare/esportare più modelli

attraverso lo stesso file.

• Questo consente di poter scambiare

agevolmente modelli tra i vari uffici, gruppi, etc.

permettendo ad esempio di lavorare sugli stessi

file di sottoprocesso.


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Importazione di modelli da file adl

Clicchiamo sul pulsante a forma di puzzle Fonte: «Introduzione al BPMN»,

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Clicchiamo sul pulsante adl import Fonte: «Introduzione al BPMN»,

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Cliccando su browse andiamo ad individuare il file .adl da

importare.

Dopo clicchiamo su ok


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Nella parte di sinistra, sotto

models in file, c’è l’elenco

dei processi presenti nel

file. Selezioniamo i modelli

che vogliamo importare (di

default sono selezionati

tutti), quindi clicchiamo sulla

cartella di destinazione

(Models).

Infine clicchiamo su Import


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Nell’elenco dei modelli presenti sul pc compariranno i file

importati Fonte: «Introduzione al BPMN»,

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Creazione degli oggetti

Per creare un oggetto basta cliccare sul tipo di oggetto che vogliamo

creare (in questo caso un evento Inizio): il cursore del mouse sullo

schermo diventa a forma di penna. Basta poi cliccare di nuovo sull’area

di lavoro per far apparire l’oggetto desiderato. Fonte: «Introduzione al BPMN»,

CoGe di Tor Vergata


Se vogliamo creare più oggetti dello stesso tipo, basta cliccare più

volte sull’area di lavoro.


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Allo stesso modo è stato creato un’attività ed un evento Fine..

Nella slide successiva andiamo a vedere come si collegano gli oggetti

tra loro (inserimento delle frecce di flusso sequenziale)


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Inserimento delle frecce di flusso

Cliccando nella barra degli strumenti sulla freccia di flusso sequenziale, il

cursore diventa a forma di penna.

Per collegare due oggetti tra loro, basta cliccare una volta sull’oggetto da

cui parte il flusso ed una seconda volta sull’oggetto a cui arriva il flusso. Fonte: «Introduzione al BPMN»,

CoGe di Tor Vergata


Per collegare due oggetti tra loro, basta cliccare una volta sull’oggetto

da cui parte il flusso ed una seconda volta sull’oggetto a cui arriva il

flusso.


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Allo stesso modo colleghiamo l’attività con l’evento Fine.

Una volta che due oggetti sono collegati, anche se li spostiamo, le

frecce si spostano di conseguenza (restano ancorate all’oggetto)


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Cancellazione di un oggetto

Se vogliamo cancellare un’oggetto , clicchiamo sulla freccia di

selezione, poi con il tasto destro del mouse sull’oggetto da cancellare,

quindi clicchiamo su Delete


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Spostamento di un oggetto

Se vogliamo spostare un oggetto , clicchiamo sulla freccia di

selezione, poi con il tasto sinistro del mouse sull’oggetto da spostare, e

sempre tenendo premuto il tasto sinistro, lo portiamo nella posizione

desiderata


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Descrizione di un oggetto

Per accedere alle proprietà di un oggetto sono disponibili tre modi

(sempre dopo aver cliccato sullo strumento selezione):

- doppio clic con il tasto sinistro sull’oggetto;

- Un clic con il tasto sinistro e poi preme il tasto invio della tastiera;

- Clic con il tasto destro sull’oggetto, poi cliccare su Notebook.

Descrizione di un oggetto

Nel primo campo (Name) è

possibile cambiare il nome

dell’oggetto

Oppure inserire una descrizione

(description) dell’oggetto.

Questo campo è facoltativo.


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Inserimento dati – frequenza di un processo

Apriamo le proprietà di un

evento Inizio,

Clicchiamo su Simulation

data .

Inseriamo la frequenza del

processo (numero di volte

in cui si ripete il processo

nell’arco di un anno) nel

campo Quantity


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Descrizione di un oggetto - attività

Si consiglia fortemente di assegnare un nome che sia indicativo del tipo di attività svolta, ad esempio: «scrittura documento».

Ovviamente, il nome deve essere univoco all’interno dello stesso processo: non possono cioè esistere due attività con lo stesso nome, all’interno dello stesso processo


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Inserimento dati – tempo di esecuzione di un’attività

È obbligatorio inserire sempre un dato relativo alla durata

del processo.

Se stiamo modellando un’attività che non ha durata (l’ufficio

non impiega tempo a compiere l’attività), forse non è il caso

di inserirla all’interno del processo, e considerarla insieme

ad un’altra attività.

Ad esempio le attività scrittura del documento e firma del

documento da parte del responsabile, possono essere

considerate come un’attività unica, se il visto del

responsabile è una consuetudine che occupa poco tempo.


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Il valore da inserire è relativo al tempo effettivamente impiegato per

eseguire una singola attività (esempio – scrittura documento: quanto

tempo impiego a completare la scrittura di un documento in questo

processo). Il valore è per forza di cose un valore approssimato

(possono essere presenti casi in cui impiego mezz’ora per completare

un documento e casi in cui impiego un giorno): il valore da indicare è

allora quello più probabile, vale a dire il tempo che più frequentemente

impiego per completare questa attività.

Nota che si deve indicare il tempo in cui effettivamente lavoro su questa

attività, eventuali ritardi (esempio non arriva la pratica dall’ufficio

accanto, o la comunicazione dal ministero arriva in ritardo) non vanno

considerati qui.

Se stiamo modellando attività di durata molto breve (esempio 10

minuti), ci dobbiamo chiedere se sono attività appartenenti ad un

processo a frequenza elevata (ad esempio: protocollo) oppure se non è

il caso di accorparlo ad un’altra attività al fine di semplificare il

processo. Fonte: «Introduzione al BPMN»,

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Pubblicazione documento

ufficiale

50 min • Scrittura bozza

3 gg • Attesa presso responsabile

25min • Approvazione da parte del responsabile

10 min • Invio a gazzetta ufficiale

30 gg • Pubblicazione su gazzetta ufficiale


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Apriamo le proprietà di

un’attività (task),

Clicchiamo su

Times/Costs.

Clicchiamo sul quadrato in

corrispondenza di

Execution time.


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Nella finestra inseriamo i

valori relativi al tempo di

esecuzione di una singola

attività (quanto tempo si

lavora per completare

un’attività) in anni (Year),

giorni (Days), ore (Hours),

minuti (Minutes), secondi

(Seconds).


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Salvataggio del modello

Per salvare le modifiche basta cliccare sul pulsante a forma di dischetto

nella barra superiore


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Gateway


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Gateway esclusivi (or esclusivo)

Inseriamo un gateway di tipo esclusivo allo stesso modo di un’attività e

colleghiamolo al resto del processo..


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Gateway esclusivo – modifica proprietà

Per accedere alle proprietà del gateway, clicchiamo due volte su una delle

frecce in uscita.


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È possibile specificare il

nome del percorso nel

campo Denomination, ad

esempio «semplice»


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Nel campo Transition

condition scriviamo la

probabilità che si verifichi la

condizione, seguito da «:

si».

Ad esempio, se il 50% delle

volte i certificati sono di tipo

semplice, scrivo 0.5 : si.

Nel campo transition

probability, ripeto il valore

della probabilità dell’evento.

Nell’esempio: 0.5

Clicco poi su close per

chiudere la finestra


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Gateway esclusivo – modifica proprietà Ripetiamo lo stesso procedimento per l’altra freccia.

Nel campo Transition condition scriviamo la probabilità che si verifica la condizione, seguito da «: no».

Ad esempio, se il 50% delle volte i certificati sono di tipo non-semplice, scrivo 0.5 : no.

Nel campo transition probability, ripeto il valore della probabilità dell’evento. Nell’esempio: 0.5

Attenzione al fatto che la somma delle probabilità faccia sempre 1.


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Gateway esclusivo

Risultato finale


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Gateway esclusivo

Come calcolo le probabilità del mio processo:

Il modo più semplice è quello di andare a vedere lo storico. Quanti

documenti di tipo1 e quanti di tipo2 ho scritto nell’anno precedente?

Se l’anno precedente ho scritto 30 documenti di tipo1 e 10 documenti di

tipo2, la probabilità associata al primo ramo (semplice) sarà:

30 / (30+10) = 0.75

Allo stesso modo la probabilità associata al secondo ramo sarà:

10 / (30+10) = 0.25 = 1- 0.75


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Gateway non-esclusivi (paralleli – and)

Inseriamo un gateway di tipo non esclusivo allo stesso modo di gateway

esclusivo, e lo colleghiamo al resto del processo..


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In questo caso le attività creazione fascicolo ed invio fax cineca vengono eseguite contemporaneamente. Per ogni gateway non-esclusivo inserito, è necessario inserire un gateway non-esclusivo convergente usando l’icona in figura.


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Il collegamento con le altre attività avviene come negli altri casi..

In questo modo l’attività archiviazione è eseguita solo al termine di

entrambe le attività precedenti: creazione fascicolo ed invio fax cineca


Se invece vogliamo che

l’attività archiviazione parta

non appena una delle due

attività precedenti è

completata, dobbiamo

accedere alle proprietà del

gateway non-esclusivo

convergente.

Clicchiamo su Object

properties e come

gateway type selezioniamo

Inclusive. Infine

clicchiamo su close.


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Il risultato finale è quello in figura. In questo modo l’attività archiviazione

è eseguita non appena termina una delle attività precedenti: creazione

fascicolo o invio fax cineca. Fonte: «Introduzione al BPMN»,

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Sottoprocesso

Ai fini di favore la semplificazione ed il riutilizzo dei

processi, è utile far ricorso ai sottoprocessi.

Un sottoprocesso non è altro che un insieme di attività che

per convenienza sono raggruppate.


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Sottoprocesso

Non è necessario che l’intero sottoprocesso sia eseguito

dallo stesso ufficio.


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Sottoprocesso


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Sottoprocesso

La prima cosa da fare è creare il sottoprocesso in un file

separato, come un qualunque altro processo (clicchiamo

su models, poi new).


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Sottoprocesso

Ricordiamoci di assegnare tempi di esecuzione e risorse alle attività.

Non bisogna invece assegnare la frequenza all’evento di inizio (poiché

dipenderà dal processo principale).

Salviamo il tutto cliccando su save. Fonte: «Introduzione al BPMN»,

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Sottoprocesso

Per inserire il sottoprocesso creato nel modello principale,

utilizziamo l’apposito pulsante evidenziato cliccandoci sopra, poi

come nei casi precedenti, clicchiamo nell’area di disegno. Fonte: «Introduzione al BPMN»,

CoGe di Tor Vergata

Sottoprocesso

Naturalmente va collegato al resto del processo..

Per accedere alle proprietà, facciamo doppio clic sul

sottoprocesso. Fonte: «Introduzione al BPMN»,

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Sottoprocesso Specifichiamo il nome

nel campo Name

Per collegare al

sottoprocesso che

abbiamo creato in

precedenza, clicchiamo

sul +


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Sottoprocesso Nell’elenco dei processi

clicchiamo sul

sottoprocesso che

abbiamo creato in

precedenza

(miosottoprocesso).

Dopo clicchiamo su

Add


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Sottoprocesso Chiudiamo la schermata

cliccando su close


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Controllo sulla validità del modello

Per eseguire il controllo sulla validità del modello, clicchiamo su Model

nella barra superiore, quindi su Check cardinalities


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Controllo sulla validità del modello

Se è tutto ok, viene visualizzato il messaggio di conferma come in figura


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Messaggi di errore più comuni restituiti dalla

verifica del modello

Mancanza di una

freccia: l’attività non

ha una connessione

in uscita (ogni attività

deve avere almeno

una connessione in

uscita)


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L’attività 1 ha due

frecce in uscita (le

biforcazioni vanno

gestite attraverso i

gateway)


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L’attività 2 non ha un

flusso di ingresso

(solo l’evento start

non ha nessuna

freccia in ingresso)


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L’evento start ha 2

frecce in uscita: devo

utilizzare un gateway

appropriato (le attività 1

e 2 sono alternative o

devono essere eseguite

entrambe?)


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Salvataggio modello – creazione di nuove

versioni

All’occorenza può essere utile salvare un modello in più versioni: ad esempio perché si è aggiornato il processo ma si vuole conservare la versione precedente.

Clicchiamo su model, poi su Save as.. Fonte: «Introduzione al BPMN»,

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Salvataggio modello – creazione di nuove

versioni

Inseriamo un nuovo numero a Version (si consiglia fortemente di

usare numeri progressivi in modo da individuare sempre la

versione più recente), quindi clicchiamo su Save


CoGe di Tor Vergata

Esportazione di modelli in file adl

Clicchiamo sul pulsante a forma di puzzle Fonte: «Introduzione al BPMN»,

CoGe di Tor Vergata


Clicchiamo sul pulsante adl export Fonte: «Introduzione al BPMN»,

CoGe di Tor Vergata


Dall’elenco dei modelli selezioniamo

quali modelli vogliamo esportare

(selezioni multiple sono possibili

tenendo premuto il tasto ctrl della

tastiera e cliccando).

Mettiamo il segno di spunta come in

figura su Including models e

Including referenced models.

Scriviamo il nome del file sotto

Export file (se vogliamo salvarlo in

una cartella particolare utilizziamo il

tasto Browse).

Creiamo il file cliccando su Export


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Pools / lanes

Pools e lanes aiutano nella comprensione grafica della

mappatura dei processi eseguita, permettendo di capire in

modo intuitivo chi sono i partecipanti ad un processo e

come interagiscono.


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Pools / lanes

Supponiamo che nel caso illustrato la prima e la terza

attività siano eseguite dall’ufficio1 mentre la seconda attività

è eseguita dall’ufficio 2.

Creiamo un pool attraverso l’apposito pulsante.


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Pools / lanes

L’oggetto pool creato è in ADONIS un mero oggetto grafico, che va

sovrapposto o meno alle attività che vanno considerati appartenenti al

pool. Per modificare il nome del dobbiamo cliccare due volte sul nome e

modificare il campo name.

Dato che protocollo non appartiene al pool lo spostiamo più in basso


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Pools / lanes

Allo stesso modo creiamo il pool per l’ufficio 2.


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Chiusura dei processi

Per chiudere un processo basta cliccare sulla x evidenziata

in figura oppure andare su model e cliccare su close.


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Chiusura dei processi

Se ci sono modifiche apportate al modello, comparirà un

messaggio che chiede se si vogliono salvare le modifiche

prima di chiudere.


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Stampa su carta dei processi

Per stampare un modello bisogna andare su model quindi

cliccare su print Fonte: «Introduzione al BPMN»,

CoGe di Tor Vergata

Stampa su carta dei processi

Per stampare tutto in

una pagina

orizzontale, occorre

selezionare

landscape e Fit one

page come in figura.

Per avviare la

stampa, cliccare su

print.


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Eventi intermedi

L’inserimento di eventi

intermedi avviene come

per gli altri oggetti

attraverso l’apposita

icona.


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Eventi intermedi

È possibile specificare

il tipo di evento

intermedio dal menù

Event type, accessibile

dal menù dell’oggetto.


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Eventi intermedi - simulazione

Se dobbiamo simulare il

ritardo di tre mesi inserito

con l’evento intermedio,

dobbiamo farlo attraverso

il task immediatamente

successivo.


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Eventi intermedi - simulazione

Dallo stesso menù dove

abbiamo inserito il tempo

di esecuzione, inseriamo

il ritardo nella voce

Resting time


CoGe di Tor Vergata

Altre proprietà di una attività

È possibile specificare la

tipologia di una attività

dopo essere entrati nel

menù delle proprietà,

attraverso Task type


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Altre proprietà di una attività

È possibile accedere

all’aiuto dei comandi del

software attraverso il

pulsante i (in inglese).


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