LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK

(LKPD)

Menggunakan Peralatan Kearsipan

Untuk SMK/MAK Administrasi Perkantoran Kelas X Mata Pelajaran Kearsipan

Disusun Oleh:

Nama Anggota Kelompok :

Yekti Rahayunig Gusti 170412617595

Yeni Purwati 170412617534

Yusi Mutia Ferani 170412617564

Zahrina Fatmala 170412617603

Offering HH / Kelompok 13

S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Malang

‘

]

Lembar Kerja Peserta Didik

Menggunakan Peralatan Kearsipan

Untuk SMK/MAK Administrasi Perkantoran Kelas X

Mata Pelajaran Kearsipan

A. Petunjuk Belajar 1. Bacalah bahan ajar ini dengan seksama 2. Kerjakan tugas dan latihan yang terdapat

didalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban terlebih dahulu

3. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar

4. Apabila ada bagian yang belum dipahami, diskusikan terlebih dahulu dengan teman anda, sebelum bertanya kembali kepada pendidik. Jika perlu, anda harus berusaha sendiri mencari tahu jawaban pada sumber yang lain.

5. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar dan laporkan kemajuan anda pada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau bahan ajar lainnya.

B. Kompetensi Inti KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan

faktual, konseptual, dan prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan dan peradaban terkait fenomena dan kejadian serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalahnya.

C. Kompetensi Dasar

4.1 Menggunakan peralatan kearsipan.

D. Indikator 1. Menunjukkan peralatan-peralatan kerarsipan

dengan tepat sesuai dengan fungsi kegunaannya

2. Memilih peralatan kearsipan sesuai dengan kriteria kebutuhan pekerjaan

3. Menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai fungsi pekerjaan yang dilakukan

E. Materi

Pembelajaran

Menjelaskan dan menunjukan peralatan kearsipan beserta fungsi dan

cara menggunakan alat tersebut

F. Informasi Pendukung

Peralatan yang dibutuhkan dalam penataan arsip

disesuaikan berdasarkan sistem kearsipan yang

digunakan organisasi/perusahaan. Sementara itu, di era

teknologi canggih saat ini penyimpanan arsip telah

berkembang manjadi E-Arsip. Sehingga penggunaaan

atau pemilihan peralatan kearsipan mulai berkurang.

G. Paparan Isi Materi

Setiap kantor mempunyai peralatan kantor yang

berbeda-beda. Biasanya peralatan tersebut

menyesuaikan dengan jenis usaha masing-masing.

Menurut KBBI, peralatan yakni berbagai alat

perkakas, perbekalan dan kelengkapan. Dengan

demikian, peralatan kantor adalah berbagai barang

yang digunkan untuk keperluan kegiatan kantor,

dan barang barang tersebut dapat digunakan

dalam jangka waktu relatif lama (lebih dari 1

tahun, peralatan juga mengalami penyusutan).

Dalam kegiatan kearsipan sendiri, terdapat

banyak istilah dan alat-alat untuk mengarsip.

Sementara itu, peralatan kearsipan sendiri

merupakan sarana yang digunakan pada bidang

kearsipan.

Peralatan arsip dibuat dengan

menggunakan bahan-bahan yang tahan

lama, misalnya; logam, kayu, aluminium,

besi, plastik dan sejenisnya. Kualitas

peralatan arsip dapat mempengaruhi

secara tidak langsung umur arsip.

Berikut ini kriteria pemilihan peralatan arsip, yakni sebagai berikut:

a. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan termasuk

ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya.

b. Frekuensi penggunaan arsip

c. Lama arsip disimpan di file aktif dan file in-aktif

d. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan

desentralisasi)

e. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan

dan kemungkinan untuk perluasannya

f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip in-

aktif

g. Bentuk organisasi

h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan

Macam-macam Peralatan Kearsipan

a. Filling cabinet

Filling cabinet terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi

yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci

dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat

yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Alat ini berguna

untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang

yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke

belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk

menyangkutkan hanging folder.

b. Rotary (alat penyimpanan berputar)

Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan

secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar,

sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak

banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang

kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini

secara lateral.

c. Lemari arsip

Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai

bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan

dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan

terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner

atau ditumpuk secara mendatar.

d. Rak arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat

menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu

dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner

atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip

sehingga tampak punggung dari ordner atau

kotak arsip, yang berguna menempatkan

label/judul arsip yang ada di dalamnya.

e. Map arsip

Map arsip adalah lipatan kertas tebal

atau plastik yang digunakan untuk

menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan

tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.

Map arsip ada beberapa macam, antara lain

sebagai berikut:

(1) Stopmap folio

(2) Map snelhecter

(3)Folder

(4)Hanging folder

f. Guide

Guide merupakan lembaran kertas tebal

atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau

sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri

dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:

(1) Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk

menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks

(pengelompokan) arsip.

(2) Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-

arsip yang ada di belakangnya.

g. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran

punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya

terdapat besi penjepit. Arsip yang akan

disimpan di dalam ordner terlebih dahulu

dilubangi dengan menggunakan

perforator

h. Stapler

Menurut kemampuan dan bentuknya,

stapler dapat dibedakan menjadi:

1) Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil

dan mampu membendel maksimum 10 lembar

kertas.

2) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya

sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

3) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar

dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

i. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi

kartu, perforator dapat dibedakan sebagai

berikut:

1) Perforator dengan satu pelubang

2) Perforator dengan dua pelubang

3) Perforator dengan lima pelubang

j. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan

nomor pada lembaran dokumen. Menurut

bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan

sebagai berikut:

1) Numerator kecil

2) Numerator besar

k. Kotak (box)

Box adalah kotak yang digunakan

untuk menyimpan arsip yang bersifat

in aktif. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih

dahulu disimpan kedalam folder dan akan ditempatkan

pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.

l. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk

memisahkan surat yang diterima. Alat sortir

mempunyai berbagai bentuk dan bahan. Ada yang

berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.

Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai

bahan, misalnya logam, kayu, plastik

atau karton.

m. Label

Label adalah alat yang digunakan

untuk memberi judul pada map/folder

yang biasa diletakkan pada bagian

tab dari sebuah folder/guide.

n. Tickler file

Tickler file adalah alat

yang berfungsi untuk

menyimpan arsip berbentuk

kartu atau lembaran yang berukuran

kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu

lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler

file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas.

o. Cardex (card index) cabinet

Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan

kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik

keluar memanjang.

p. Alat Penyimpan Khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan

untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti

flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Bahkan adapula alat

penyimpan data yang berada di dunia maya seperti

pemanfaatan Google Drive dan Dropbox.

PENUGASAN

A. Pilihan Ganda

1. Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik, keecuali

....

a. Sistem masalah

b. Sistem abjad

c. Sistem tanggal

d. Sistem nomor

e. Sistem isi arsip

2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang

bernilai keuangan adalah... .

a. Data penjualan

b. Curiculu vitae

c. Cot

d. ATM

e. Daftar Absensi

3. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup

disebut... .

a. Ordner

b. Folder

c. Snelhecter

d. Hanging folder

e. Stopmap folio

4. Kegiatan yang menempatkan kertas dalam tempat

penyimpanan disebut kegiatan... .

a. Penelitian

b. Penyimpanan

c. Penyortiran

d. Penampunagn

e. Pengkodean

5. Tujuan kearsipan adalah... .

a. Untuk menjaga kelestarian kantor

b. Agar tentram

c. Untuk menjaga kerahasiaan perusahaan/

organisasi

d. Agar mudah mendapatkan kembali arsip saat

dibutuhkan dengan cepat dan tepat

e. Agar arsip terus bertambah

6. Setelah arsip di beri kode dan di sortir lalu disimpan

pada... .

a. Tar

b. Laci

c. Ruangan

d. Filling cabinet

e. Almari

7. Rak sortir dipersiapkan untuk...rak

a. 25

b. 26

c. 27

d. 28

e. 29

8. Filling cabinet umumnya digunakan untuk

menyimpan arsip yang bersifat... .

a. Aktif

b. Inaktif

c. Pasif

d. Vital

e. Rahasia

9. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut ...

.

a. Perforator

b. Stapler

c. Ordner

d. Numerator

e. Stapler

10. Alat semacam filling cabinet yang digerakkan

dengan cara diputar adalah... .

a. Rotary

b. Ordner

c. Perforator

d. Numerator

e. Stapler

B. Essay 1. Sebutkan masing masing kelemahan dan kelebihan

dari ordner dan map arsip!

2. Apa kegunaan numerator?

3. Apa pengertian hickler file? Dan jelaskan fungsinya!

4. Sebutkan alat penyimpanan khusus yang anda ketahui

5. Dengan adanya alat alat kearsipan, apakah dapat

membantu proses kearsipan? Berikan alasan anda!

KUNCI JAWABAN

A. Pilihan Ganda

(1) E

(2) C

(3) E

(4) B

(5) D

(6) D

(7) B

(8) A

(9) A

(10) A

KUNCI JAWABAN

B. Essay (1) Berikut kelemahan dan kelebihan:

Ordner

- Kelemahan

Tidak fleksibel dibawa kemana-mana,

berisi banyak muatan arsip

- Kelebihan

Muat arsip lebih banyak

Map Arsip

- Kelemahan

Hanya muat arsip sedikit

- Kelebihan

Mudah dibawa kemana-mana

(2) Numerator adalah alat untuk mencetak

nomer pada lembaran sebagai tanda.

(3) Tickler file adalah alat yang berfungsi untuk

menyimpan arsip berbentuk kartu

(4) Flash Disk, Memory Card, CD, Drobebox,

Gdrive, dan sebagainya

(5) Sangat membantu. Karena dengan adanya

alat-alat tersebut dapat meringankan dan

membantu proses pengarsipan.

PENILAIAN

NO Kriteria Nilai

4 3 2 1

1. (a) Dapat menyebutkan kelemahan

dan kelebihan dari ordner dan

map arsip secara lengkap dan

benar

(b) Dapat menyebutkan kelemahan

dan kelebihan dari ordner dan

map arsip dengan benar, tetapi

kurang lengkap.

(c) Tidak dapat menyebutkan

kelemahan dan kelebihan dari

ordner dan map arsip.

2. (a) Dapat menyebutkan kegunaan

numerator dengan benar dan

lengkap

(b) Dapat menyebutkan kegunaan

numerator dengan benar, tetapi

kurang lengkap

(c) Tidak dapat menyebutkan

kegunaan numerator atau

jawaban salah

3. (a) Dapat menyebutkan pengertian

dan fungsi dari tickler file dengan

benar dan lengkap

(b) Dapat menyebutkan pengertian

dan fungsi dari tickler file dengan

benar, tetapi tidak lengkap

(c) Tidak dapat menyebutkan

pengertian dan fungsi tickler file

PENILAIAN

NO Kriteria Nilai

4 3 2 1

4. (a) Menyebutkan 4 alat penyimpanan

khusus

(b) Menyebutkan 3 alat penyimpanan

khusus

(c) Menyebutkan 2 alat penyimpanan

khusus

(d) Menyebutkan 1 alat penyimpanan

khusus

5. (a) Dapat memberi alasan kegunaan

penggunaan alat arsip dengan

jelas dan benar

(b) Dapat memberikan alasan

kegunaan penggunaan alat arsip

dengan benar, tetapi kalimat tidak

jelas

(c) Tidak dapat memberikan alasan

kegunaan penggunaan alat arsip