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Ledesma – CapgeminiProyecto Meta! Implementación SAP
ASUG Annual Forum / Buenos Aires / 16 de Septiembre de 2015
Lucas Martinez PazGerente Corporativo de SistemasLedesma S.A.A.I.
Gabriel NagornySenior ManagerCapgemini Argentina S.A.
Agenda1
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Presentación Institucional Ledesma y Capgemini
Estado de Situación Previa y Proyecto de Cambio
El proyecto Meta!.
Elementos Destacados del Proyecto:
Estructura Organizativa & Sponsorship
Herramientas no funcionales
Área de Procesos & Gestión Transversal y por Procesos
Cleansing de Datos Maestros & Unidad Centralizadora de Datos Maestros
Gestión del Cambio
Unidad de Control y Evolución SAP
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Presentación Institucional Ledesma
Ledesma es una empresa agroindustrial, de capitales 100% argentinos, nacida en 1908 en la provincia
de Jujuy como un ingenio azucarero y que hoy con sus más de 100 años de vida se ha diversificado en
cinco unidades de negocio, en buena medida interrelacionados.
Sus unidades de negocio son:
Azúcar y Alcohol
Papel y Conversión de Papel
Frutas y Jugos
Granos y Carne
Molienda Húmeda de Maíz
(Glucosa, Fructosa,
Almidones, otras.)
Sus operaciones distribuidas:
JUJUY 4 fábricas en un complejo industrial
(azúcar, papel, resmas, jugos) 1 Planta de Empaque de Frutas 5 Fincas Azucareras 5 Fincas de Frutales (naranjas, limones,
palta, mandarina, otras)
SALTA 1 Planta de Empaque de Frutas 1 Finca de Frutales (pomelo y limones)
ENTRE RIOS 1 Estancia Agropecuaria (soja, trigo, maíz,
otros)
BUENOS AIRES 4 Estancias Agropecuarias (soja, trigo,
maíz, otros)
SAN LUIS 3 fábricas: papel encapado, cuadernos y
repuestos, molienda húmeda de maíz
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Presentación Institucional Ledesma
Una empresa con un ciclo de abastecimiento, producción y distribución integrado:
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Presentación Institucional Ledesma
Producción anual:
400.000 toneladas de azúcar
50.000 kilolitros de alcohol (etanol)
130.000 toneladas de jarabes y almidones
120.000 toneladas de papel de fibra de caña de azúcar
55.000 toneladas de fruta empacada
6.000 toneladas de jugos y aceites industriales
210.000 toneladas de granos
1.800 toneladas de carne
Entre todas sus operaciones Ledesma emplea cerca de 8.000
personas y factura u$s700 millones anuales.
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Ingresos por Práctica Ingresos por Industria
Margen operativo : € 970 millones
Beneficio operativo : € 853 millones
Beneficio Neto : € 580 millones
Liquidez : €1,218 millones
Presentación Institucional Capgemini
Ingresos 2014: €10,573 millones Cap Gemini S.A. es miembro del CAC40,registrado en ParisCódigo ISIN : FR0000125338
Nota: nuestro nombre comercial es "Capgemini” pero nuestra acción cotiza en el mercado como “Cap Gemini S.A.”
4%
56%
26%
15%
Servicios de Consultoría
Mantenimiento de aplicaciones
Servicios de Time &Materials
Otros servicios
Energía, Servicios públicos y Químicas
Otros
Sector Público
Telefonía, Mediosy Entretenimiento
Productos de consumo, Retail, Distribución yTransporte
Manufactura, Automotriz, Salud
12%
22%
5%22%
8%
17%
14% Servicios
Financieros
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Presentación Institucional Capgemini Argentina
Inicia operacionesen Argentina a través una firma local: Network Consulting Group
Se consolida la estrategia regional para asistir a clientes en España , Norte América y resto del mundo
+400 empleados
Se adquiereN.C.G.
Se establece un Centro off-shore que brindaservicios a clientesregionales y de España
… 2015
Foco en crecimiento
+ 600 empleados
2008-20091995 1997
Sólidos procesos
desarrollados globalmente
Infraestructura global Servicios Ofrecidos Tecnologías
• Certificación ISO 9001:2008
• Procesos Globales de Gestión de Proyectos
• Procesos efectivos de Gestión de Programas
• Framework de desarrollo de arquitectura Top- edge
• Aceleradores de Delivery eficientes
• Alta disponibilidad de recursos de red
• World-class datacenterpara herramientas y plataformas corporativas
• conexión de red de alta velocidad directa con Estados Unidos
• Acceso seguro a redes del Grupo y a ubicaciones específicas
• Práctica vertical de Servicios Financieros
• Proyectos y mantenimiento de ERP (SAP, Oracle, BI)
• Práctica de Mobile
• Servicios de Testing
• Mantenimiento de aplicaciones
• Desarrollo de Software a medida
• Servicios de consultoría
• Cobol, PL/SQL
• ERP SAP – ABAP -Oracle
• J2EE and .Net
• TIBCO SOA and BPM
• Oracle/Unix, Windows / Linux
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Estado de Situación Previa
Antes
Complejo.
Costoso.
A medida.
Sin estándares.
Dificultad para el negocio crecer.
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El Proyecto de Cambio
Después
Integrado.
Escalable.
Procesos comunes.
Información consolidada.
Visión unificada.
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20182017FASE 1
2013 2014 2015 2016FASES DE OPTIMIZACIÓN OPERATIVA
Modelado
FINANCIEROCOMERCIALLOGISTICO
RRHHINDUSTRIAL
Implantación
FIN-COM-Log-PP- SRM
Industrial
RRHH
Transporte
Agro
Mod.
Presupuesto
y Costos
Avanzados
Comercial Agro Mod.
Mod.
Producción II,
Mantenimiento y
Gestión de red de
Suministro (SCM)
Mod.
Operaciones
Campo
Sueldos y Gestión
de RRHH
Mod.Gestión de
Transporte
Gestiónde
Depósitos Mod.Gestión de Depósitos
OptimizadorClientes y
Proveedores
Mod.Planificación
Industrial
Avanzada
Optimizadores Avanzados
Mod.
Gestión de Relaciones con
Clientes (CRM)
Mod.SRM
Avanzado
Mod.
Planificación avanzada de
Transporte
Mod.
Tesorería y
Gestión de
Crédito
Avanzados
Integ.con
Sist. Control
Mod.
Gestión de
RRHH
Avanzado
Mod.Mod.
Planificación
avanzada de
la Demanda
Mod.Medio Ambiente
Seguridad e Higiene
El Roadmap de Largo Plazo
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Proyecto Meta! SAPModelo Conceptual
Gestión del
Cambio y Capacitación Datos Maestros.
Data Cleansing
Mejorar
Estandarizar
Transformar
Avanzar
Revisión Cross de
Procesos. Mejoras.
Reprogramación de
Interfaces vía ETL
Testing & QAReemplazo de
Legados y de JDE
Desarrollo y
Reingeniería de
Legados
El proyecto Meta se caracterizó por la implementación de SAP en Ledesma y la integración con los siguientes conceptos:
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Fase 1A
•Duración: 18 meses
•Equipo de trabajo: 151 FTE.
•Negocios: Azúcar, Alcohol,
Bioetanol, Papel, Conversión de
Papel, Frutas y Jugos
•Horas Hombre Técnico: 25.000
Fase 1B
•Duración: 14 meses
•Equipo de trabajo: 101 FTE.
•Negocios: Carnes y Cereales,
Jarabe y Almidón de Maíz, Servicio
de fraccionamiento de Azúcar.
•Horas Hombre Técnico: 18.000
Proyecto Meta! SAP: Información resumida
INIC
IO
CIE
RR
E
CIE
RR
E
Usuarios:
1.200
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Proyecto Meta! Resultados Cuantitativos
AYER HOY
1200 reportes400
reportes
611 interfaces305
interfaces
200 legacies100
legacies
5 bases de datos1 base de
datos
512 procesos AS-IS251 procesos
To Be
-67%
-50%
-51%
-50%
-80%
REDUCCIÓN
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Proyecto Meta! Factores de éxito
Factores Claves de Éxito
– Muy fuerte sponsorship desde las máximas autoridades del Grupo Ledesma.
– Sólido compromiso y participación de las áreas usuarias.
– Utilización de una metodología de implementación y organización del proyecto aportada desde Capgemini.
– Cumplimiento en los hitos del proyecto y en el presupuesto comprometido con la alta Dirección.
– Sólidos conocimientos y experiencias de consultores SAP.
– Gestión del Cambio con un desempeño eficaz y efectivo que permitió gestionar el cambio cultural y el impacto en la organización por la implementación SAP y de nuevos procesos operativos y de gestión.
– Fuerte utilización de herramientas destacándose: GRC, Solman, ChaRM (changerequest management), Service Desk para Test, TDMS, HP Quality Center y PPM, ARIS, SAP WPB para capacitación, Google Apps.
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Estructura Organizativa
Bajo la premisa “cada tema tiene un dueño”, el equipo de trabajo fue conformado definiendo con claridad roles y responsabilidades de cada una de las personas que lo integraron.
Para ello, se organizó el equipo a nivel de Frentes, dividiéndolo en tres grandes grupos:
Frentes de Gestión de Proyecto Gerencia de Proyecto: conformada por 4 representantes de las áreas de Negocio y de Servicios de
Ledesma (Contraloría, Producción, Gerencia General y Sistemas).
Project Management, dedicado al gerenciamiento operativo del proyecto.
Frentes Funcionales Sus objetivos principales fueron definir el diseño del modelo funcional a implementar (revisión y
rediseño de procesos) y garantizar el mismo al momento del Go-Live, teniendo como premisa
respetar el estándar propuesto por SAP.
Los mismos fueron: Administración y Finanzas (FICO), Comercial y Logística (SD), Abastecimiento
(MM, SRM), Industrial (PP, QM) y Recursos Humanos (RH OM –PA).
Frentes Técnicos Sus tareas y responsabilidades primordiales fueron diseño y construcción de programas
adicionales (Z’s), interfaces, migración de datos, Data Warehousing, tareas base de datos (BASIS), Seguridad, y otros.
En todos los casos, las personas de Ledesma de cada frentes estuvieron trabajando con su contraparte de consultores de Capgemini Argentina.
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Area de Procesos
Centro de Excelencia ERP y Procesos Informatizados
CEEPI
Tiene como propósito
fundamental el colaborar
en la implantación de la
gestión por procesos,
aplicando y proveyendo
metodologías que
permitan generar valor en
los diferentes negocios y
apalancar los futuros
esfuerzos en las
dinámicas de la
compañía.
Ofrecer metodologías
estándar y las mejores
prácticas en el
relevamiento, análisis,
diseño y mejoramiento de
los procesos.
Ofrecer soporte y
asesoría en la gestión
tanto de los pequeños
proyectos, así como en
las iniciativas de alta
complejidad impulsado
por un equipo altamente
capacitado en procesos
de negocio.
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Gestión por Procesos
• Vela por los requerimientos del Negocio.• Facilita la obtención de definiciones.
• Armoniza procesos entre negocios y/o sitios diferentes.• Brinda soporte al diseño y construcción de métricas de gestión por procesos.
• Visión Cross de toda la
compañía, respecto de sus
procesos y aplicaciones.
• Gestión, gobierno y mantenimiento de los
procesos estandarizados.
• Gestión del Conocimiento apalancada en
herramientas específicas.
Equipo CEEPI
Soporte a la Generación
del Modelo de Procesos
Estándares y Buenas
Prácticas
Visión de Control Interno
Integrador del Modelo de Procesos
Gestión del Modelo de Procesos
• Metodología de documentación uniforme: establece
un lenguaje común y optimiza el flujo de información
de los procesos de negocio.
• Prácticas incluidas en los
circuitos estándares SAP.
• Principios de la Fundación
Europea de Gestión de la
Calidad (EFQM), ISO
9001:2008.
• Identificación de riesgos en los procesos
y colaboración para la inclusión de las
actividades de control correspondientes
(controles mitigantes).
•Colaboración en Segregación de
Funciones.
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Análisis Transversal de Procesos
Requerimiento al Pago
No Conformidad hasta la toma de la Acción
Pedido a la Cobranza
Presupuesto a la Exposición Financiera
Planificación a la Gestión de Stock
Planificación al Producto
NCA
PEC
PEF
PGS
PAP
REP
Creación de Vacante al Egreso de la
PersonaVEP
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El proyecto Meta! Demandó la realización de un proyecto en paralelo que principalmente consistió en relevar y modelar los procesos As-Is operativos y de gestión, y diseñar los procesos To Be.
Los macro procesos operativos fueron aperturados en sub macro procesos obteniendo sólo 26.
Con la implementación de SAP, se lograron reducir desde 512 a 215 procesos.
La herramienta ARIS se utilizó para documentar los procesos y se integró a Solman (Solution Manager) de modo de facilitar la realización del proyecto, testeo y capacitación.
Proyecto Meta! Mejora de Procesos
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Herramientas Adicionales al ERP
SAP
Herramientas Testing y QA
HPQC & LoadRunner
Calidad de Datos
Maestros
Herramienta
P/Modelado de Procesos
ARIS
Herramienta ETL
p/Reprogramar Interfases
DataStage
Herramientas Control Ciclo de Vida SAP
SOLMAN
Herramienta p/GRC
TDMS p/copia BD
WPB p/Capacitar
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Cleansing de los Datos Maestros
Base
Única
JDEJDE
JDEJDE
Legacy’sLegacy’s
Legados
• Unificación
• Apertura de un
mismo dato.
• Limpieza de
datos
Tablero Calidad
Migración SAPSAP
Conversiones
El proyecto de Datos Maestros y su foco en Migración de Datos constituyó un subproyecto en sí mismo.
Estuvo compuesto por dos actividades principales de Data Cleansing:
Desduplicación de Proveedores y Clientes.
Depuración y normalización de Materiales.
Este trabajo, realizado en paralelo a la implementación de SAP por el equipo de Ledesma, contó con la
colaboración de otras dos consultoras del mercado expertas en este tema y demandó 6 meses.
El siguiente esquema muestra la arquitectura técnica utilizada para el Data Cleansing. Se destaca la
conformación de una Base Única, a la cual convergió la información de JDEdwards y Sistemas Legados y desde
la que se alimentó un Tablero de Calidad (para el seguimiento de la puesta a punto de los datos) y los datos
básicos necesarios para realizar la migración a SAP.
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Unidad Centralizadora de Datos Maestros
Dada la importancia que tiene en cualquier proyecto SAP los Datos Maestros (su migración y generación)
Ledesma decidió crear un área específica dedicada a salvaguardar la consistencia, homogeneidad y uniformidad
de los mismos. Dicha unidad se denomina “UCDM - Unidad Centralizadora de Datos Maestros”.
El modelo implementado con sus áreas de interés resulta ser:
UCDM - MODELO LEDESMA
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Gestión del Cambio
El proyecto de implementación de
SAP se complementó con un
proyecto en paralelo de Gestión de
Cambio:
Impactos positivos en Ledesma
Estilo de comunicación informal y coloquial.
Presencia en canales de comunicación institucionales
Intervenciones puntuales que cambiaron la efectividad del Proyecto.
Cambio actitudinal de algunos usuarios clave.
Integración Inter-áreas.
Más de 1200 personas capacitadas en 14 locaciones diferentes.
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Gestión del Cambio
Comunicación
Creación de “Marca Meta!”
Mensajes clave asociados a valores de cambio,
innovación, integración
Personas como protagonistas del cambio
Principales etapas del proyecto, hitos.
Noticias Meta! Publicaciones distribuidas en todas las locaciones.
Alineamiento
Construcción de identidad del proyecto.
alineamiento e integración de equipos
Integración de Frentes de trabajo
Lecciones Aprendidas en todos los niveles de la
organización.
Acciones de reconocimiento, sensibilización.
Mensajes del CEO en hitos claves del proyecto.
Capacitación
Logística y convocatoria para capacitaciones a
usuarios clave y finales.
Coordinación en el armado de materiales de
capacitación.
Acciones de reconocimiento y celebración.
1 Año de SAP: Desayuno de trabajo Meta!.
Celebraciones Post GO LIVE FASE 1A y 1B en
todas las locaciones.
Premios Meta! : Reconocimiento entre
compañeros
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CEEPI
APLICACIONES
AREAS USUARIAS
Proyecto Órgano Rector SAPNegocios + Aplicaciones + Procesos
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Funciones y Responsabilidades de la UCES
Formalizar una responsabilidad “Negocio + Sistemas” para el futuro de SAP en Ledesma
Equipo multidisciplinario “Negocios + Sistemas” responsable en el largo plazo para:
Evitar customizaciones (de las que serían responsables en largo plazo)
Promover la maximización del uso del SAP instalado Priorizar desarrollos Gestionar un presupuesto SAP (antes distribuido x negocios/áreas) Ser responsable de mantener el orden metodológico Garantizar la visión del Negocio (vs. la visión de sólo Sistemas) Garantizar ir pasando Fases hasta completar el Roadmap de 10 años
Conocer la historia del proyecto para evitar caer en análisis repetidos, con idas/vueltas y posibles retrocesos sobre
definiciones ya tomadas
Analizar y estudiar futuros módulos a implementar
De lo instalado, conocer nuevas funcionalidades que SAP va liberando en packs de actualización. Determinar su
usabilidad e implantar.
Capacitarse continuamente en la suite de productos SAP y otros.
Conocer el ecosistema de consultoras y partners SAP
Conocer la experiencia de otras empresas con SAP. Hacer benchmarking.
Gestionar las actualizaciones anuales y los upgrades de versión
Decidir en un análisis multisectorial el orden de implantación de Fase2 y sucesivas
Incorporarse a Asociaciones de Usuarios SAP, participar de eventos y seminarios.
UCES – Unidad de Control y Evolución SAPFunciones y Responsabilidades
Muchas gracias por participar
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• Lucas Martinez Paz• Gerente Corporativo de Sistemas• Ledesma S.A.A.I.
• Gabriel Nagorny• Senior Manager• Capgemini Argentina S.A.