learning unit qu-3.4 2008-v01 terjemahan
DESCRIPTION
grhfhTRANSCRIPT
-
LEAR UNIT 1
Tanggung Jawab Manajemen
Unit
Pembelajaran
QU-3.4
Modul 4, Semester Tiga
Pengembangan Mutu & Pendekatannya
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 2
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Pusat Pelatihan Internasional ILO Turin (Italia)
Edisi pertama, 2008
Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP (Entrepreneurial Skills Development Programme) ASPI (Asosiasi Politeknik Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belanda.
Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan. Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain Bahasa Indonesia, harus dikirimkan ke the International Training Centre of ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 10127 Turin (Italia)
PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU.
SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA
UNIT PEMBELAJARAN 4 Tanggung Jawab Manajemen
Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme)
Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut.
Pendapat atau pandangan apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pandangan yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan.
Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut. Dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO.
DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh)
International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO
Viale Maestri del Lavoro, 10 10127 Turin, Italy
Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111
Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842
E-mail: [email protected]
Diterjemahkan oleh
Dindin Suleman
Sinta A Majid
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 3
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
UNIT PEMBELAJARAN QU-3.4
Tanggung Jawab Manajemen
Tujuan khusus pembelajaran
1 Pendahuluan
2 Tanggung jawab manajemen
2.1 Komitmen Manajemen
2.2 Kebijakan mutu, hirarki dokumen
2.3 Tinjauan Manajemen
2.4 Tanggung Jawab, kewenangan, komunikasi
3 Daftar Tugas
Bibliography and webography
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 4
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Tujuan Khusus Pembelajaran
Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:
Menentukan rentang tanggung jawab manajemen untuk komitmen jangka panjang;
Menjelaskan pentingnya panduan Mutu dan Kebijakan Mutu untuk organisasi;
Menentukan sasaran mutu dan tujuan bisnis yang tergambar dalam persyaratan pelanggan ;
Membangun saluran komunikasi untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu ke seluruh bagian organisasi
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 5
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
1 Pendahuluan
Di unit-unit pembelajaran sebelumnya, saudara telah mempelajari apa Pendekatan
Proses itu dan khususnya subjek pertama ISO, persyaratan dokumentasi. Standar
ISO 9001:2000 menjabarkan tanggung jawab manajemen dalam membangun dan
mempertahankan Sistem Manajemen Mutu organisasi.
Persyaratan disini bukanlah sesuatu yang bersifat ekstensif atau menuntut,
melainkan sesuatu yang sangat penting.
ISO 9001 memberi penekanan khusus pada partisipasi pihak manajemen dalam
program mutu. Manajemen diharapkan bisa berfungsi sebagai rekan utama dalam
penggunaan, perubahan, dan keberhasilan program tersebut. Bahkan, keterlibatan
ini merupakan bagian besar dari proses audit ISO 19011. Pihak manajemen harus
menunjukkan keterlibatan langsung dan aktif dalam program mutu.
Manajemen menunjukkan komitmen jangka panjangnya pada Sistem Manajemen
Mutu dengan menyusun panduan Mutu, Kebijakan Mutu dan mengkomunikasi
kan pentingnya kedua hal ini bagi organisasi.
Pihak manajemen menyusun tujuan/sasaran mutu dan menentukan kinerja
Sistem Manajemen Mutunya untuk secara khusus menangani kebutuhan pelanggan
yang tergambar dalam persyaratan pelanggan dan menentukan Kebijakan Mutu
untuk merefleksikan misi organisasi serta menyesuaikannya dengan sasaran mutu
yang telah ada. Manajemen kemudian mengkomunikasikan kebijakan ini ke
seluruh bagian organisasi, mempertahankan relevansi dan keberlangsungannya.
Pihak manajemen menentukan tujuan bisnis dan sasaran mutu yang harus
ditangani oleh Sistem Manajemen Mutu, kemudian secara aktif mengkoordinasikan
penentuan proses dan menyusun prosedur Sistem Manajemen Mutu dan juga
Panduan Mutu.
Pihak manajemen menentukan stakeholder Sistem Manajemen Mutu, dengan
menunjuk wakil manajemen untuk memantau penggunaannya, membangun
saluran komunikasi untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu ini ke seluruh
bagian organisasi.
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 6
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Secara berkala, manajemen meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu dan melaku-
kan analisa input dan outputnya yang akan mengindikasikan seberapa bagus
kinerja sistem tersebut pada organisasi.
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 7
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
2 Komitmen Manajemen
Baca bab 5 Tanggung Jawab Manajemen dari buku ISO untuk SME
dan Intepretasi ISO. Berikut ini saudarabisa melihat persyaratan demi
persyaratan tiap unit yang diatas. Lalu, akan ada penjelasan yang
diikuti oleh latihan pembelajaran dan tugas pembelajaran.
Manajemen harus mampu memberikan bukti komitmennya pada penyusunan dan
implementasi sistem manajemen mutu serta terus meningkatkan efektifitasnya
dengan:
mengkomunikasikan kepada seluruh bagian organisasi, bagaimana pentingnya memenuhi kehendak pelanggan serta pentingnya persyaratan peraturan dan
perundangan,
menentukan kebijakan mutu, memastikan bahwa sasaran mutu telah dibuat, melaksanakan tinjauan manajemen, dan memastikan ketersediaan sumber daya.
Istilah manajemen disini berarti keseluruhan manajemen, mulai dari level
eksekutif sampai manajer pelaksana. Dan kata komitmen berarti komitmen penuh
dan nyata. Komitmen dengan K kapital.
Standar SMM ISO 9001:2000 menentukan lima persyaratan yang dibutuhkan untuk
menunjukkan dan mempertahankan komitmen pada program mutu sepanjang
program tersebut dijalankan.
Tanggung jawab manajemen menurut ISO 9001 terbagi menjadi lima bidang.
Yang pertama adalah menentukan sasaran mutu organisasi. Kedua, menentukan Kebijakan Mutu organisasi. Ketiga, mengkomunikasikan pentingnya kebijakan dan program tersebut. Keempat, menyediakan sumber daya yang cukup.
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 8
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Kelima, melakukan tinjauan manajemen secara berkala atas program tersebut.
Fokus pada pelanggan
Pihak manajemen tingkat atas harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan
telah ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan .
Keberhasilan organisasi tergantung pada pemahaman, pemenuhan dan antisipasi
atas persyaratan pelanggan . Agar bisa memenuhi kebutuhan khusus pelanggan
secara sistematis, dibutuhkan sebuah organisasi yang berfokus pada pelanggan .
Persyaratan baru ini memastikan bahwa di semua lapisan organisasi, kepuasan
pelangganmenjadi prioritas utama. Pihak manajemen tingkat atas harus
memastikan bahwa persyaratan (keinginan) pelanggan dipahami dan dipenuhi.
Kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan
Tiap organisasi pasti memiliki pihak-pihak yang berkepentingan, semuanya pasti
memiliki kebutuhan dan harapan. Pihak-pihak yang berkepentingan dalam sebuah
organisasi mencakup:
ISO 9001:2000
Menentukan
sasaran mutu
Mengkomuni-
kasikan
kesesuaian
Menyediakan
sumber daya
Menentukan
kebijakan mutu
Tanggung Jawab Manajemen
Melaksanakan
tinjauan
manajemen
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 9
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Pelanggan dan pengguna akhir Orang-orang dalam organisasi tersebut Pemilik/investor (misalnya para stakeholder, orang atau kelompok, yang
mencakup sektor publik, yang memiliki kepentingan tersendiri dalam
organisasi tersebut)
Penyedia (pemasok) dan rekan kerja Masyarakat dalam artian komunitas dan publik yang merasakan dampak
organisasi tersebut atau produknya
Keberhasilan organisasi tergantung pada pemahaman dan pemenuhan kebutuhan
(saat ini dan dimasa depan) serta harapan pelanggan dan calon pelanggan serta
pada pengguna akhir, juga tergantung pada pemahaman dan pertimbangan
kebutuhan dan harapan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Untuk memahami dan memenuhi kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang
berkepentingan, sebuah organisasi harus:
Menentukan pihak-pihak yang berkepentingan dan mempertahankan tanggap an yang seimbang atas kebutuhan dan harapan mereka.
Menterjemahkan kebutuhan dan harapan tersebut menjadi persyaratan Mengkomunikasikan persyaratan tersebut ke seluruh bagian organisasi Memfokuskan diri pada perbaikan proses untuk memastikan nilai yang bisa
digunakan oleh para pihak yang berkepentingan tersebut
Untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dan pengguna akhir, sebuah
organisasi harus:
Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan, termasuk kebutuhan dan harapan para calon pelanggan
Menentukan karakteristik-karakteristik produk utama Mengenali dan menilai persaingan di pasarnya Mengenali peluang, kelemahan dan kelebihan kompetitif pasar
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS1/5
FOKUS PADA PELANGGAN yang bisa saudaratemukan di
Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu
mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal
Pembelajaran dan Portofolio Bukti
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 10
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
2.1 Kebijakan Mutu, hirarki dokumen
Salah satu komponen utama komitmen manajemen terhadap Sistem Manajemen
Mutunya adalah membuat Kebijakan Mutu. Manajemen harus memastikan bahwa
kebijakan mutu:
memang tepat untuk tujuan organisasi tersebut mencakup komitmen untuk menyesuaikan dengan persyaratan dan terus
meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu,
memberikan kerangka kerja untuk menyusun dan mengkaji sasaran mutu, dikomunikasikan dan dipahami dengan baik di seluruh bagian organisasi, dan dikaji untuk memastikan kesesuaian terus menerus
Kebijakan mutu memberikan pandangan tentang maksud dan inti manajemen mutu
organisasi anda. Kebijakan mutu memberikan arahan pada organisasi tersebut.
Kebijakan mutu juga menjadi kerangka kerja untuk menentukan dan mencapai
sasaran mutu. Kebijakan mutu ini merupakan perangkat untuk mengarahkan dan
meningkatkan sistem manajemen mutu dan berada dibawah tanggung jawab
langsung dewan direksi perusahaan. Pihak manajemen tingkat atas harus
menyusun sebuah pernyataan kebijakan tertulis yang jelas tentang mutu barang
dan jasa yang diproduksi.
Sasaran mutu
Pihak manajemen tingkat atas harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk
tujuan yang harus memenuhi persyaratan produk, dibuat pada berbagai fungsi dan
level yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus bisa diukur dan harus
sesuai dengan kebijakan mutu.
Penyusunan sasaran mutu menunjukkan apa yang menjadi tujuan organisasi dalam
jangka waktu tertentu. Sasaran mutu difokuskan untuk meningkatkan pemenuhan
persyaratan mutu oleh organisasi tersebut.
Menterjemahkan dan menjalankan sasaran mutu ke semua fungsi organisasi yang
relevan disebut deployment atau penerapan. Penentuan dan penjelasan
eksplisit sasaran mutu untuk tiap fungsi organisasi (mulai dari Dewan direksi
sampai ke bagian penjualan) memastikan bahwa tiap orang mengetahui apa yang
harus dilakukannya untuk memenuhi persyaratan mutu.
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 11
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Sekarang kerjakan Tugas QU3.4-AS2/5 SASARAN MUTU
yang bisa saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit
Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan
yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Perencanan sistem manajemen mutu
Merencanakan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001 adalah salah satu
tanggung jawab utama manajemen. Sebenarnya, dalam semua program mutu atau
sistem manajemen proses, perencanaan selalu menjadi bagian penting.
Manajemen harus memastikan bahwa:
perencanan sistem manajemen mutu dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan dan sasaran mutu, dan
kesatuan sistem manajemen mutu tetap dipertahankan saat perubahan sistem manajemen mutu direncanaka dan diimplementasikan.
Untuk mencapai sasaran mutu, harus dibuat perencanaan untuk menspesifikasi
proses-proses yang ada dan sumber daya-sumber daya Sistem Manajemen
Mutunya. Tujuan-sasaran mutu dibuat secara rinci untuk memperjelas siapa, apa,
kapan harus melakukan pencapaian tujuan tersebut. Tiap kali ada perubahan dalam
organisasi tersebut (misalnya pembuatan produk baru, reorganisasi atau
penggabungan) atau dalam sistem manajemen mutu, Dewan direksi harus
memastikan, lewat perencanaan mutu, bahwa sistem manajemen mutu akan terus
berfungsi dengan baik.
Masalah yang muncul adalah, di dunia nyata, para manajer tidak memisahkan
kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menjalankan usaha dengan efektif
dengan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk tujuan yang pasti. Sistem
manajemen perlu dipandang sebagai sarana yang bisa digunakan oleh organisasi
tersebut untuk mencapai tujuan dan misinya. Dalam hal ini, seri ISO 9000:2000
adalah perubahan arahan yang nyata.
ISO versi 1994 menghasilkan persepsi bahwa standar seperti itu mengharuskan
organisasi memberitahukan apa yang mereka lakukan, melakukan apa yang
mereka beritahukan dan membuktikannya. Jika organisasi tersebut bisa
membuktikan kesesuaian antara apa yang dilakukan dengan yang dikatakan,
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 12
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
terlepas dari apapun hasil yang dicapainya, organisasi tersebut dianugerahi
sertifikat.
Perubahan ke sistem dinamis
ISO 9001:2000 adalah perubahan arahan yang nyata yang menempatkan sistem
tersebut dalam hubungan yang sangat berbeda. Misinya adalah arah keseluruhan
yang dijalani oleh organisasi dan sistem adalah adalah alat untuk mengantarkan
organisasi tersebut kesana. Jelas sistem ini bukan sekedar serangkaian dokumen,
melainkan sekumpulan proses. Proses adalah cara pengaturan sumber daya,
informasi, tugas, dan perilaku agar bisa memberikan hasil.
Proses-proses perlu diatur dengan efektif agar bisa memberikan hasil yang
diinginkan. Peran manajemen dalam menangani proses sangat besar dan terdiri
dari karakteristik-karakteristik berikut:
Manajemen memiliki tujuan dan sasaran mutu yang dinyatakan dengan jelas Proses-proses dirancang untuk mencapai sasaran mutu melalui tugas-tugas
yang menggunakan sumber daya manusia yang mampu, sumber daya fisik
dan finansial, serta informasi,
Output dari proses, efisiensi dan efektifitas diukur dan terus dikaji serta ditingkatkan.
MISI
HASIL
PERMINTAAN PENGIRIMAN
KESESUAIAN KINERJA PERUBAHAN
PIHAK-PIHAK
BERKEPENTINGAN
SISTEM
MANAJEMEN
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 13
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Fokus pada cara organisasi mencapai tujuannya melalui serangkaian proses yang
saling terkait juga membawa perubahan mendasar dalam pendekatan yang
digunakan manajemen terhadap tanggung jawab.
2.2 Tanggung jawab, kewenangan, komunikasi
Manajemen harus memastikan bahwa tanggung jawab dan kewenangan telah
ditentukan dan dikomunikasikan dengan baik dalam organisasi tersebut.
Konsep tanggung jawab, kewenangan dan komunikasi adalah hal yang penting bagi
keberhasilan pelaksanaan dan implementasi program mutu. Untuk mendukung hal
ini, Standar SMM ISO 9001:2000 menspesifikasi tiga persyaratan:
Para stakeholder diidentifikasi. Para perwakilan manajemen ditunjuk. Saluran-saluran komunikasi dibangun.
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS3/5
TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN yang bisa
saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.
Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait
dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Mengidentifikasi para stakeholder
Semua Sistem Manajemen Mutu memiliki para stakeholder.
Stakeholder biasanya diartikan sebagai orang yang akan mengambil peran aktif
dalam eksekusi sistem mutu atau orang yang akan merasakan dampak signifikan
dari pengunaannya. Stakeholder ini bisa berupa orang yang memiliki sebuah
proses, orang yang kegiatannya mempengaruhi sebuah proses, atau orang yang
harus berinteraksi dengan sebuah atau sekumpulan proses.
Mengidentifikasi para stakeholder ini penting karena dua alasan:
Pertama, hal ini membuat orang-orang yang terkait bisa mengetahui peran mereka dalam penggunaan dan pengaturan Sistem Manajemen Mutu.
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 14
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Kedua, identifikasi ini bisa membantu dalam menyusun dasar untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem
tersebut dengan baik.
Wakil manajemen
Pihak manajemen tingkat atas harus menunjuk anggota manajemen yang terlepas
dari tanggung jawab lainnya, harus memegang tanggung jawab dan kewenangan
yang mencakup
memberi kepastian bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu telah ditentukan, diimplementasikan dan dipertahankan,
memberi laporan pada pihak manajemen tingkat atas tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan akan perbaikan, dan
memberi kepastian penyebaran kesadaran akan persyaratan pelanggan di seluruh bagian organisasi.
Wakilan manajemen dan para stakeholder yang telah diidentifikasi harus bekerja
sebagai tim untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu di seluruh bagian
organisasi dengan cara yang terkoordinir.
Komunikasi internal
Pihak manajemen harus memastikan bahwa proses
komunikasi yang tepat telah terbangun dalam organisasi
tersebut. Mereka juga harus memastikan bahwa
komunikasi tersebut berlangsung karena komunikasi
tersebut terkait dengan efektifitas sistem manajemen
mutu.
Saluran-saluran komunikasi ini ditentukan agar para
stakeholder bisa membuat pihak manajemen memperhati
kan ide-ide dan isu-isu yang terkait dengan penggunaan Sistem Manajemen
Komunikasi. Saluran-saluran komunikasi ini juga ditentukan untuk menjabarkan
bagaimana manajemen bisa mengkomunikasikan perubahan, revisi, atau tambahan
yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu kepada para stakeholder. Dengan
rencana komunikasi yang efektif, ketegangan bisa dihindari dengan baik. Cara yang
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 15
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
paling efektif adalah dengan membuat jalur dua arah, dengan akses terbuka untuk
siapa saja dan mendorong partisipasi.
Kegiatan-kegiatan komunikasi mencakup, antara lain:
Komunikasi yang dipimpin oleh manajemen dalam berbagai bidang kerja Rapat tim dan rapat lainnya Papan pengumuman, jurnal/majalah perusahaan Media audio-visual dan media elektronik, seperti email dan situs web
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS4/5
KOMUNIKASI INTERNAL yang bisa saudaratemukan di Bagian
Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu
mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal
Pembelajaran dan Portofolio Bukti
2.3 Tinjauan manajemen
Output
PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
SECARA TERUS MENERUS
Konsumen
(dan pihak-
pihak lain
yang terkait)
Persyaratan
Konsumen
(dan pihak-
pihak lain
yang terkait)
Kepuasan
Realisasi Produk
Tanggung jawab
Manajemen
Manajemen Sumberdaya
Pengukuran Analisis,
Perbaikan
Produk
Input
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 16
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Manajemen harus mengkaji sistem manajemen mutu organisasi, dengan interval
waktu yang terencana, untuk memastikan kesesuaiannya, kelayakannya dan
efektifitasnya. Tinjauan ini harus mencakup penilaian peluang perbaikan dan
kebutuhan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan
mutu dan sasaran mutu. Catatan dari tinjauan manajemen harus disimpan.
Sistem Manajemen Mutu harus dikaji secara berkala (minimal setahun sekali).
Tujuan tinjauan ini adalah untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu
tersebut tetap sesuai, layak dan efektif. Bukan hanya lingkaran umpan balik di
dalam Sistem Manajemen Mutu tersebut yang penting, tapi perbaikan Sistem
Manajemen Mutu itu sendiri juga menjadi perhatian utama. Dari hasil Tinjauan
Manajemen ini, kebijakan manajemen dan tujuannya bisa dikembangkan lebih
jauh.
Input tinjauan
Input untuk tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang:
hasil audit, umpan balik pelanggan, kesesuaian kinerja proses dengan produk, status tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang mungkin
mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan
usulan perbaikan Untuk menilai fungsi sistem manajemen mutu secara menyeluruh dan sistematis,
ada persyaratan input.
Output tinjauan
Output tinjauan manajemen harus mencakup semua keputusan dan tindakan
yang terkait dengan:
peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk terkait dengan persyaratan pelanggan, dan kebutuhan sumber daya.
Dengan memperluas tinjauan manajemen sampai melebihi verifikasi sistem
manajemen mutu, output dari tinjauan manajemen bisa digunakan oleh pihak
manajemen tingkat atas sebagai input untuk proses perbaikan. Jadwal tinjauan
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 17
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
harus memfasilitasi waktu penyediaan data dalam konteks perencanaan strategis
organisasi. Output-output terpilih harus dikomunikasikan untuk menunjukkan pada
orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut bagaimana proses tinjauan
manajemen memunculkan tujuan baru yang akan menguntungkan organisasi
secara keseluruhan.
Output-output tambahan untuk meningkatkan efisiensi:
Tujuan kinerja untuk produk dan proses Tujuan peningkatan kinerja Pujian untuk kesesuaian struktur dan sumber daya Strategi dan inisiatif untuk pemasaran, produk, dan kepuasan pelanggan Pencegahan kerugian dan rencara mitigasi untuk bahaya yang telah diketahui Informasi tentang perencanaan strategis untuk kebutuhan di masa depan
Catatan yang Diharuskan
ISO 9000 mengharuskan organisasi membuat dan menyimpan catatan tinjauan
manajemennya. Catatan-catatan ini bisa dijadikan bukti untuk berbagai keperluan.
Salah satu bentuk umum adalah menyimpan notulensi rapat dari rapat tinjauan .
(Catatan lain yang biasanya berasal dari persyaratan ini adalah Kebijakan Mutu,
tapi catatan ini biasanya dianggap bagian dari Panduan Mutu).
Contoh:
Catatan dari tinjauan -tinjauan Sistem Manajemen Mutu Laporan hasil audit Sistem Manajemen Mutu Umpan balik (masukan) dari pelanggan Penilaian kinerja proses Status tindakan perbaikan Catatan tentang penilaian perbaikan Analisis perbaikan produk
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 18
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.4-AS5/5
PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS yang bisa
saudaratemukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini.
Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait
dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Baca handout KODE ETIK yang bisa
saudaratmukan di Bagian handout untuk Semester 3
dan kerjakan Tugas terkait MENGAPA KODE ETIK
yang terlampir.
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 19
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
3 DAFTAR TUGAS
Judul Tugas Perkiraan Waktu Pembelajaran
QU 3-4. AS 1/5 LATIHAN PEMBELAJARAN FOKUS PADA PELANGGAN
30
QU 3-4. AS 2/5 LATIHAN PEMBELAJARAN SASARAN MUTU
30
QU 3-4. AS 3/5 LATIHAN PEMBELAJARAN TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
40
QU 3-4. AS 4/5 LEARNING ASSIGNEMENT KOMUNIKASI INTERNAL
30
QU 3-4 AS 5/5 LATIHAN PEMBELAJARAN PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS
30
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 20
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
QU3-4 AS 1/5 LATIHAN PEMBELAJARAN FOKUS PADA PELANGGAN
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT
Tujuan pembelajaran: mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan untuk memenuhinya dan mencapai kepuasan pelanggan
Latihan pembelajaran
Diskusikan secara berkelompok: Bagaimana saudarabisa mengetahui bahwa sebuah perusahaan berfokus pada kebutuhan pelanggan ?
Apa yang dilakukan oleh sekolah saudarauntuk memenuhi kebutuhan peserta didik /masyarakat/organisasi?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Bagaimana saudaramengamati apa yang dibutuhkan atau disyaratkan oleh pelanggan ? (beri 5 contoh metode penelitian)
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Bisakah saudaramemberi contoh persyaratan peserta didik yang dibiayai oleh sekolah?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 21
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
QU3-4 AS 2/5 LATIHAN PEMBELAJARAN SASARAN MUTU
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT
Tujuan pembelajaran: menentukan dan menyusun konteks pentingnya sasaran mutu bagi organisasi
Latihan pembelajaran
Tugas kelompok: Apa saja sasaran mutu sekolah anda? (Cari di, misalnya, Panduan Mutu sekolah dan beri 5 sampai 10 contoh). Menurut anda, apakah tujuan-tujuan tersebut bisa diukur? Jelaskan.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Tugas kelompok: Dalam buku ISO untuk SME ada tiga contoh yang diberikan tentang cara pencapaian sasaran mutu (halaman 58). Bisakah saudaramemberikan 3 contoh juga?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 22
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
QU3-4 AS 3/5 LATIHAN PEMBELAJARAN TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 40 MENIT
Tujuan pembelajaran: mengenali fungsi dan peran serta tanggung jawab terkait berdasarkan persyaratan kerja.
Latihan pembelajaran
Tanyakan pada guru saudaraapa peran dan tanggung jawabnya?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Tugas kelompok: buat deskripsi kerja untuk pekerjaan berikut:
Guru Pelayan Koki Gunakan elemen-elemen berikut dalam deskripsi kerja anda: proses kerja utama, garis komunikasi, interaksi dengan orang lain, tanggung jawab, tempat dalam diagram organisasi (hirarki).
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 23
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
QU3-4 AS 4/5 LATIHAN PEMBELAJARAN KOMUNIKASI INTERNAL
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT
Tujuan pembelajaran: mengenali pentingnya komunikasi internal untuk memenuhi
kebijakan mutu
Latihan pembelajaran
Bagaimana komunikasi di sekolah saudaraberlangsung?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Kerjakan berkelompok: bagaimana saudaraakan mengatur komunikasi di sekolah anda? Media apa yang akan saudarapakai? Menggunakan berbagai sudut pandang: sampaikan informasi pada guru, peserta didik, staf, personel lain, orang tua. Pikirkan: apakah jadwal ajar di kelas saudarapasti? Apa yang terjadi jika guru saudarasakit (tidak bisa masuk kelas)?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 24
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
QU3-4 AS 5/5 LATIHAN PEMBELAJARAN PIHAK MANAJEMEN TINGKAT ATAS
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30 MENIT
Tujuan pembelajaran: memahami peran dan fungsi hirarki dalam organisasi
Latihan pembelajaran:
Apa definisi saudarauntuk pihak manajemen (tingkat atas)?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Bagaimana saudaramenilai komitmen pihak manajemen pada Mutu di sekolah anda? Beri contoh
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 25
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
4 BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY
Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.
ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality
press, Milwaukee, Wisconsin.
Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.
McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.
Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard
fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.
Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland.
Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.
KAM management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft.
Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM management, 3, Delft.
Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).
Kluwer, Deventer.
Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice
oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.
Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer,
Deventer.
Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.
Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-
management 4.
Beaumant, L., R. ISO 9001: the standard interpretation. The international standard
fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third revision.
-
PE N G E M B A NG A N & PE N D E K A T A N TE RH AD A P MUT U BA H A N M A H A S I S W A S E ME S TE R 3
UN I T PE L A J A R A N Q U-3 .4 TA N GG U N G- J A W A B MA N AJ EM E N, BAR B AR A MA R C E L I S/ SA R A CO L L O N A 26
ED I S I : A , R EV I S I : 0 ; TA N GG AL 12/05/2008
Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series (Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM management, 3, Delft.
Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-
management 4.
Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer,
Deventer.
Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).
Kluwer, Deventer.
Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.
KAM management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft.
McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.
Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.
Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International standard, Switzerland.
ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality
press, Milwaukee, Wisconsin.
Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.
Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organisation and Management, a practice
oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.
Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.