lean em compras através do uso de strategic sourcing um ... · 22.05.2016 · lean em compras...
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Lean em Compras através do uso de Strategic Sourcing – Um caso prático
Contratação de Serviços Logísticos
21/05/2016
Bruno G. Silva – [email protected]
PV = PC + CP + CFt1-t2 + lucro
PV = Preço de VendaPC = Preço de CompraCP = Custo de ProcessamentoCF = Custo Financeiro
Compra MP Entrega MP Pagamento MPDesembolso $
t1
Recebimento $Pagamento Despesas
t2
Tempo
Manufatura Distribuição
Faturamento
Venda
Custo Financeiro
1. Introdução
Por que Compras é importante?
1. Introdução
Por que o Strategic Sourcing é importante?
Cobrança e pressão por resultados...
Mais sobrecarga e menor tempo...
Maior complexidade...
SAVINGS
Melhoria de
Processo
Mitigação dos Riscos
Conhecimento operacional e complexidade do processo de compras
1. Introdução
Realidade Metodologia• Necessidade de elevada
supervisão,
• Inexistência de planejamentode negociação,
• Falta de plano de ação e iniciativas,
• Foco em atividades transacionais,
• Falta de tempo para fazer,
• Atividades não são padronizadas.
• Realista,
• Racional,
• Replicável,
• Foco em resultados
O que é Strategic Sourcing?
2. Metodologia
Metodologia aplicada ao processo desuprimento, onde é realizada profunda análise docusto total de aquisição (TCO – Total Cost ofOwnership), segregando produtos e serviços emcategorias através de mapeamento e analise dosrequisitos e especificações de matérias e serviçose mercado fornecedor.
Processo sistemático e disciplinado de comprasvisando otimizar o valor total dos materiais ouserviços adquiridos.
O que é Strategic Sourcing?
2. Metodologia
Forma de melhorar continuamente o processo decompras e demais processos relacionados,considerado como parte integrante dogerenciamento do Supply Chain.
2. Metodologia
O que é Strategic Sourcing?O que é O que não é
Focado no TCO, integrado às necessidades dos clientes, objetivos organizacionais e às condições de mercado
→ Focado apenas em custo
Compra do melhor produto/serviço pelo melhor preço
→ Conseguir os produtos/serviços mais baratos
Dirigido por uma abordagem rigorosa e colaborativa
→ Atividades que envolvem apenas o propósito de comprar
Abordagem de todos os meios para economizar → Focado em “apertar os fornecedores”
Decisões são baseadas em fatos, conclusões por análise e inteligência de mercado
→ Decisões baseadas em opinião, preferencias ou complacência
Foco do Strategic Sourcing:
2. Metodologia
A P
DC
Plan (Planejar)Action (Agir)
Check (Verificar) Do (Executar)
7. Ação8. Padronização
6. Verificação
1. Identificação do Problema2. Análise do Fenômeno3. Análise do Processo4. Plano de Ação
5. Execução
Foco do Strategic Sourcing:
2. Metodologia
A P
DC
Plan (Planejar)Action (Agir)
Check (Verificar) Do (Executar)
7. Ação8. Padronização
6. Verificação
1. Identificação do Problema2. Análise do Fenômeno3. Análise do Processo4. Plano de Ação
5. Execução
Priorizar Iniciativas
Processo do Strategic Sourcing:
2. Metodologia
Desenvolver a Estratégia
Analisar Situação Atual do Prod./Serv.
Avaliar e Priorizar
Categorias
Avaliar e Priorizar Categorias
Para Quem
CA
TEG
OR
IAS
OU
PR
OD
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V
Po
ten
cial
de
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s
ANÁLISE
QUANTO +
FORNECEDORES
< A NOTA
(0-5)
QUANTO + DIFÍCIL
SUBSTITUIR
> A NOTA
(0-5)
QUANTO +
ESCASSO O
PRODUTO
> A NOTA (0-5)
QUANTO +
IMPORTANTE
> A NOTA
(0-5)
QUANTO +
FÁCIL
> A NOTA
(0-5)
QUANTO +
REQUISIÇÕES
> A NOTA
(0-5)
PESO 25% 15% 15% 10% 10% 10% 10% 5% 100%
1. Açúcar Cristal 5 5 3 3 4 3 4 2 79%
2. Açúcar Líquido 4 4 2 3 3 4 3 3 67%
3. Açúcar Refinado Granulado 5 4 3 2 2 3 2 2 66%
4. Açúcar Refinado Amorfo 2 2 2 2 1 1 1 1 33%
5. VHP 2 3 1 2 4 3 2 3 47%
6. Açúcar Mascavo 1 1 2 2 1 3 3 1 33%
7. Açúcar Invertido 2 3 3 1 2 1 4 4 48%
QUANTO >
> A NOTA
(0-5)
Impacto Risco Operacional
Analisar a Situação Atual Prod./Serv.
Rivalidade Entre
Concorrentes
Poder de Barganha dos Fornecedores
Ameaça de Produtos
Substitutos
Poder de Barganha dos Compradores
Ameaça de Novos
Entrantes
Porter + PESTAL = 11 Forças
AMBIENTAIS
LEGAIS
POLÍTICOS
SOCIAIS
ECONÔMICOS
Analisar a Situação Atual Prod./Serv.
Análise de Riscos
it Fatores Risco Prob Impacto
AAção especulativa dos fundos de
investimentos
Volatilidade nas cotações da
Bolsa de NY4 5
B Alta no custo do freteAlta no custo da matéria prima
de usinas mais distantes4 3
CAlto indice de rejeição e devoluções
com fornecedor
Parada de linha, aumento nos
custos3 3
DConcentração de 50% do faturamento
do fornecedor com a nossa empresa
Falta de material, dependência
financeira5 5
ENova legislação para mistura de etanol
na gazolina
Redução de oferta de açúcar
para mercado interno2 3
F Quebra na safra de cana de açúcarRedução de oferta de açúcar
para mercado interno2 4
G Variação cambialAlta no custo da matéria prima
em REAL5 5
Analisar a Situação Atual Prod./Serv.
Análise de Riscos
5 G / D
4 B A
3 C
2 E F
1
1 2 3 4 5
I M P A C T O
PR
OB
AB
ILID
AD
E
Desenvolver a Estratégia
Agregar novos Fornecedores?
Desenvolver o processo do Fornecedor?
Internalizar operação em caso de serviços?
Verticalizar Produção?
Intensificar Parcerias?
Negociar? Forma de negociação a ser adotada,
Revisar Processo?
Revisar/Atualizar especificações?
. . . .
Priorizar Iniciativas
CRITÉRIOS 1 a 2 3 a 4 5 a 6 7 a 8 9 a 10
Relacionamento
com Objetivos
ação pontual sem link
com os objetivos
impacta poucos
objetivos táticos
impacta muitos
objetivos táticos e
alguns estratégicos
impacta muitos
objetivos estratégicos
impacta todos os
objetivos da área /
organização
Impacto
Saving / Receitasem pequeno médio grande
grande e em mais de
uma frente
Complexidade de
Implementação
empresa inteira
envolvida
mais de 6 meses
5-10 pessoas | mais de
3 áreas envolvidas
3-6 meses
3-5 pessoas | 2 áreas
envolvidas
1-2 meses
2-3 pesoas | outras
áreas envolvidas
2-3 semanas
1-2 pessoas da própria
área
1-2 semanas
Investimentos
Necessáriosmais de 150 mil 50 - 150 mil 10 - 50 mil até 10 mil
sem necessidade de
investimento
Tempo para
Resultadomais de um ano 6 - 12 meses 3 - 6 meses 1 - 3 meses até um mês
Comercial Logística Qualidade Técnica
Qualificação PessoalHistoricoSistema da QualidadeApresentaçãoRiscos
Divulgar Resultados Contrato SLA & KPIs Conhecimento
Definir Objetivo
NomearEquipe
DefinirSpec e
Cias
AutoAvaliação
RFPVisitas
AvaliaçãoAnálise
Final Conclusão
Centros de Distribuição
• João Pessoa – PB• Itapeví – SP• Jundiaí – SP
Multi funcional Técnica, Comercial,Qualidade.
Via eletrônica(Leilão)
3. Caso Real – Contratação de Serviços Logísticos
Objetivo, Equipe e Responsabilidades
Objetivo:
Mitigar impacto de reajuste contratual na prestação de Serviços Logísticos (16%), mantendo nível de serviço.
Participantes Função Responsabilidades
José FranciscoJoão Silva
Técnico Operacional
• Especificação do nível de serviço,• Inventário equipamentos atuais,• Solicitação de contrato,• Análise de resultados.
Manoel AugustoPedro Albuquerque
Suprimentos e Sistema da Qualidade
• Processo de Strategic Sourcing,• Ferramentas de e-business,• Especificação bases comerciais e
contratuais,• Análise de resultados.
Definição de Parâmetros
• Preço – Base Line custos atuais:Site 1 R$ 20.500 (+16% reajuste)
Site 2 R$ 9.500
Site 3 R$ 7.500
Total: R$ 37.500 / mês p/ 24 meses = R$ 900.000,00
• Mercado – 7 fornecedores participantes, atual provedor do serviço Fornec 3,
• Especificações: Comercial
Logística
Qualidade
Capacitação Técnica
Auto Avaliação
•Gestão de Estoques
•Faturamento
•Absenteismo
Análise de Resultados(BASE AUTO AVALIAÇÃO)
IMPORTANTE:Considerar custo para troca do fornecedor atual
Base Line R$ 900.000,00
Comercial LogísticaSistema
QualidadeTécnica Preço
2 2 2 5 5
Fornec 1 81% 78% 91% 88% 100% 89,7%
Fornec 2 81% 89% 95% 88% 100% 91,8%
Fornec 3 94% 89% 91% 100% 74% 88,6%
Fornec 4 67% 100% 90% 63% 80% 76,8%
Total
Peso
Análise de Resultados(Visitas de Avaliação - Planejamento)
1. Visita de qualificação aos 3 primeiros ranqueados,
2. Necessidades para fornecedor atender requisitos Cia contratante:
a. Pessoal Qualificado Quantidade; disponibilidade de mão de obra qualificada e localizada nas proximidades dos sites.
b. Capacitação em atender a serviços de armazenagem, faturamento, picking, embarque e serviços acessórios (manutenção equipamentos e predial).
3. Benchmark com os antigos e atuais clientes,
Análise de Resultados(Visitas de Avaliação - Planejamento)
4. Definir custo de troca do fornecedor atual,
a. Data p/ implantação do contrato – c/ provedor atual é imediato, outro + 1 mês sem redução de custos.
b. Riscos:. Em caso de substituição pessoal atualmente disponível e treinado, ser
perdido para mercado durante fase de transição,. Histórico de serviços em setor e ambiente similar,. Pessoal disponível – em caso de perda de equipe, possibilidade de
remanejamento de recursos em caráter temporário sem impacto na operação,
. Atender ao escopo sem perda do nível se serviço,
. Tempo de implementação – duração e período do ano.
5. Análise final após visitas de auditoria para verificar pontos críticos (avaliação de riscos).
Análise Final – Pós Visitas
Pontos Avaliados Peso Fornec 1 Fornec 2 Fornec 3
1. Qualificação do Corpo Técnico 7 60% 50% 95%
2. Nível de Relacionamento Comercial 4 85% 75% 75%
3. Sistema da Qualidade 8 85% 85% 50%
4. Manutenção - Partes e Peças 7 50% 40% 100%
5. Histórico na Prestação do Serviço 6 60% 50% 100%
6. Penalização por falha no SLA 6 100% 100% 100%
7. Preço 10 100% 100% 74%
Resultado 48 78,0% 73,1% 83,5%
4. Conclusões
. Comunicar Empresas participantes,
. Emissão e assinatura de contrato,
. Considerando premissas do processo e compromissos a serem assumidos pelo vencedor:
Preço apresentado,Multa,Implantação NBR ISO: 9001 – 2000.
. Gerenciamento do novo contrato conforme novas condições.
Redução de custos em 35%,
Processo revisado e nível de serviço nivelado entre os 3 Sites da Cia.,
Ganho de credibilidade entre as áreas envolvidas,
Auditoria interna.
4. Conclusões – Resultados
Lean em Compras através do uso de Strategic Sourcing – Um caso prático
Contratação de Serviços Logísticos
21/05/2016
Bruno G. Silva – [email protected]
Perguntas? Obrigado!