Leadership Journey - Leading Backward -

PT. Prima Untung Bersama

Imam Wijoyo, S.E., M.M., CPNLP, RFP-I

Zoom Online, 18 Feb 2021

Imam Wijoyo, S.E., M.M.

T – TrainerE – EducatorA – Author C – ConsultantH – Human & Organization Transformation Coach

Founder & Chairman of IW InstituteIndonesia Winning Institute

Former Chairman of STIE IBMTSchool of Management (2009 – 2018)

Strategic Advisor (2018 – Present)Yayasan Nusa Abdiguna (STIE IBMT)

Dewan Pengawas (2010 – Present)Yayasan Pendidikan Cendekia Utama(Universitas Dr.Soetomo)

www.imamwijoyo.comwww.iwinstitute.id

www.ipconsulting.id+62 81 75 1111 23

@ImamWijoyo

Co-Founder & CEOIndonesia Pride Consulting

Vice PresidentBillionaire Mindset - Surabaya

Board of Advisor - ICSBInternational Council of Small Business

Leadership Journey

Future / Masa Depan

Past / Masa Lalu

Dunia / Bumi

Surga / Heaven

Present / Masa Kini

Leading ForwardLeading BackwardLeading OutwardInward

Leading Higher

Leading Deeper

MasteringLeadership Journey

Future / Masa Depan

Past / Masa Lalu

Dunia / Bumi

Surga / Heaven

Present / Masa Kini

Leading ForwardLeading BackwardLeading OutwardInward

Leading Higher

Leading Deeper

CatalystCoachingCultivate

SustainabilityChallenge & SupportConflict Resolution

ClimbCreateCulture Change

Communication

CommitmentClarity

Competitive EdgeCollaboration

Connect

ContentCause & Effect

CherishCrucial Conversation Continuous Learning

Growth & Fixed Mindset

Filosofi

Teko

Good Spiritual GrowthAjaran-2 Agung, Pertumbuhan Rohani yang Sehat

Good Values - Nilai-2 Universal

Good Books & Knowledge

Good MoviesWatch Movies Actively, not Passively

Good SurroundingGood Circle of Friends & Environment

Menggunakan Kata-2 yang sehat, baik & membawa berkatMelibatkan Fisik, Emosi, Pikiran, Spiritual

Memberi makanan sehat jasmani, juga rohani

ContentBagaimana Anda memastikan konten yang baik & membangun diri, yang masuk kedalamTeko kehidupan Anda :

Anda bisa memulai dari apakualitas diri atau hidup yang Anda

inginkan dalam hidup Anda

Cause & Effect

EffectCause

21

✓ Proyek melebihi Anggaran

• Masalah• Proyek dilaksanakan melebihi anggaran.

• Mengapa melebihi anggaran? (Penyebab tingkat ke-1)• Bagian kami menghabiskan waktu untuk proyek itu jauh lebih lama daripada yang direncanakan

• Mengapa lebih lama? (Penyebab tingkat ke-2)• Perhitungan biaya proyek didasarkan atas hal-hal yang tercantum di dalam kontrak, namun manajer proyek juga

menugaskan kami untuk mengerjakan hal-hal yang tidak tercantum.

• Mengapa begitu? (Penyebab tingkat ke-3)• Manajer proyek mengatakan bahwa customer mengharapkan agar hal-hal yang tidak tercantum tersebut sebagai

bagian dari kontrak.

• Mengapa begitu? (Penyebab tingkat ke-4)• Customer berkata bahwa Staf Marketing, yang melakukan negosiasi kontrak dengan mereka, menyampaikan bahwa

hal-hal yang tidak tercantum itu juga termasuk di dalam kontrak.

• Mengapa hal ini terjadi? (Penyebab tingkat ke-5)• Staf Marketing berkata bahwa mereka berpikir Marketing Manager telah mengetahui bahwa hal-hal tersebut sudah

termasuk, dan akan menyesuaikan estimasi biaya proyeknya.

Why Technique

Why

Why

Why

Why

Why

Problems

Direct Causes

Causes

Causes

Root Causes

Problem Statement: ………………………………………………………………………………………….

Problem Solution: ………………………………………………………………………………………….

Tool 1: Why Technique

✓Adalah … o Cara yang sederhana dan efektif untuk menggali penyebab lebih dalam, sampai dapat

menemukan akar penyebabnya, sehingga masalah dapat dicegah.

✓Digunakan untuk …o Menemukan akar penyebab masalah.

✓Cara menggunakano Langkah 1: Pilih 1 masalah yang terjadi di bagian Anda.o Langkah 2: Tanyakan “Mengapa masalah ini timbul?” untuk menemukan penyebab tingkat

ke-1.o Langkah 3: Terhadap penyebab yang telah Anda temukan tersebut, tanyakanlah “Mengapa

hal itu terjadi?” untuk menemukan penyebab tingkat ke-2.o Langkah 4: Lanjutkan dengan menanyakan mengapa penyebab itu terjadi, sampai Anda

yakin bahwa Anda telah menemukan akar penyebabnya.(Catatan: pada tingkat ke-5 seharusnya Anda telah menemukan jawabannya, bila belummaka mungkin Anda salah melakukannya).

Cherish

• Semakin lama, semakin tak bisa menghargai yg dimiliki

Cherish every moment

Apa Hal Baik yang kita hargai dariPerusahaan?

Apa hal2 yang perlu pengembanganlebih lanjut utk Perusahaan?

Crucial Conversation

Performance ManagementFeedback

Performance Management Cycle

• TetapkanTujuan / Target

Awal Siklus

• Tinjau Target sampai saat/ hari ini

Tengah Siklus• Tinjau Target

Akhir Siklus

Memantau Umpan BalikFeedback

Memantau Umpan BalikFeedback

PEM

IMP

INLA

PO

RA

N L

AN

GSU

NG

B i m b i n g a n

K i n e r j a

Performance Management Cycle

• Target………..

Kapan??

• Tinjau Target ……………………

Kapan??• Tinjau Target

………………………

Tenggat waktu??

Check List Penilaian…………………………….

Mempersiapkan Umpan Balik…………………………………………..

PEM

IMP

INLA

PO

RA

N L

AN

GSU

NG

Bimbingan yang diperlukan………………………………………………………………….

Kinerja – Monitoring Kinerja yang diperlukan…………………………………………..………..

Formula Membuat Target

Awali dengan Kata Kerja

• Meningkatkan…

• Menyelesaikan…

• Mendapatkan…

• Mencapai…

• Mengurangi…

Memasukkan suatuPengukuran

• Berapa banyak

• Berapa buah

• Seberapa baik

• Seberapa cepat

• Seberapa hemat biaya

Memasukkan JatuhTempo, Kerangka Waktu, atau Tingkat Keseringan

• Fase 1 sebelum akhirkuartal dua

• Akhir tahun fiscal

• Setiap hari

• Setiap minggu

• Sesuai jadwal

Contoh:Mengurangi kesalahan pengiriman 3 sampai 5% sebelum akhir kuartal 3Mencapai rata-2 minimum nilai kinerja 3 dari 5 skala penilaian audit kepuasan pelanggan setiap kuartalMengurangi waktu tunggu pasien menjadi 20 menit sebelum akhir tahun fiskal

Crucial Conversation for Feedback

S T

A R

Situasi Tugas

Aksi Realisasi

Situasi atau Tugas (ST) yang ditangani oleh orang atau kelompok iniMisalnya, masalah, peluang bisnis, tantangan khusus, atau tugas rutin

Aksi (A) yang dilakukan oleh orang atau tim ini atau apa yang merekakatakana atau lakukan yang sudahefektif

Realisasi Hasil (R) yang positif/ apayang sudah berubah menjadi lebihbaik atau bagaimana dampakTindakan terhadap situasi

Situasi atau Tugas (ST) yang ditanganioleh orang atau kelompok ini

Misalnya, masalah, peluang bisnis, tantangan khusus, atau tugas rutin

Star Feedback

ST

A

R

Situasi

Tugas

Aksi

Realisasi

Aksi (A) yang dilakukan oleh orang atau tim ini atau apa yang merekakatakana atau lakukan yang sudahefektif

Realisasi Hasil (R) yang positif/ apayang sudah berubah menjadi lebihbaik atau bagaimana dampakTindakan terhadap situasi

Aksi Alternatif (A) apa pilihan lain yg dapat dikatakan atau dilakukanoleh orang ini

Realisasi Hasil yang diharapkanlebih meningkat – sebagai akibatdari aksi alternatif yang lebihefektif

Umpan Balik POSITIF Umpan Balik PENGEMBANGAN

Memberi Umpan Balik

Spesifik Tepat waktu Seimbang

Lebih banyakmenggali/ menurangi

memberitahukan

Umpan Balik Positif

Umpan Balik Pengembangan

Contoh Umpan Balik

Umpan Balik TIDAK LENGKAP

• Anda melakukan tugas yang hebat karenaberhasil mengirimkan pesanan itu kemarin

• Tidak spesifik, penerima umpan balik tidak akantahu apa Tindakan yg harus ia ulangi

• Asri, ketika Anda mengajari Budi mengoperasikan system, Anda bilang kepadadia bahwa dia tidak “menangkap apa yang diajarkan”. Budi marah dan berhenti bertanyapada Anda. Anda harusnya lebih lunakterhadap dia

• Tidak mendeskripsikan Aksi alternatif, atauRealisasi Hasil yang lebih baik yg dapat dicapaioleh Aksi Alternatif tersebut

Umpan Balik LENGKAP

• Anda memperlihatkan inisiatif yang baikketika menemukan ada masalah terkaitprosedur pengapalan di system pemrosesanpesanan [ST]. Bukannya menunggu sang supervisor yang menangani masalah ini, Anda menghubungi MIS & memperlihatkan kepadamereka masalahnya [A]. Sistem kemudiandiperbaiki dan material dapat dikapalkantepat waktu [R)

• Asri, ketika Anda mengajari Budi mengoperasikan system [ST], Anda bilangkepada dia bahwa dia tidak “menangkap apayang diajarkan.” [A]. Budi marah & berhentibertanya [R]. Pendekatan yang lebih baikadalah mengakui bahwa suit untukmengoperasikan system ini, dan semuapertanyaan Budi itu wajar [Alternatif Aksi]. Dengan demikian harga diri Budi akanterjaga, dan mendorong dia untuk terusmencoba [Realisasi Hasil yang lebih baik]

Continuous Learning

Continuous Improvement, Growing

Learning Matrix

Conscious Incompetence

Conscious Competence

Unconscious Incompetence

Unconscious Competence

Competence

Co

nsc

iou

snes

s

Tidak Sadar, Tidak Bisa

Sadar, Tidak Bisa Sadar, Bisa

Tidak Sadar, Bisa

Learning Matrix & Developing Others

Conscious Incompetence

Conscious Competence

Unconscious Incompetence

Unconscious Competence

Competence

Co

nsc

iou

snes

s

I Do, You Watch

I Do, You Help You Do, I Help

You Do, I Watch

Tidak Sadar, Tidak Bisa

Sadar, Tidak Bisa Sadar, Bisa

Tidak Sadar, Bisa

Leaders Zone

Pit of Despair

Time

• Informal - Casual connection, build trust

• Formal – Clear direction & expectation

Vision

• Knowing the personal vision matches the company’s long term vision

Encouragement

• Need specific encouragement, find ways

Pit of Despair

Get Team out of the pit of despair

Skills yang adasekarang

Skills yang perludikembangkan

Performance yang dituju

Developing Myself & Others

Performance yang dituju:

Skills yang diperlukan:

Skills sekarang:

MasteringLeadership Journey

Future / Masa Depan

Past / Masa Lalu

Dunia / Bumi

Surga / Heaven

Present / Masa Kini

Leading ForwardLeading BackwardLeading OutwardInward

Leading Higher

Leading Deeper

CatalystCoachingCultivate

SustainabilityChallenge & SupportConflict Resolution

ClimbCreateCulture Change

Communication

CommitmentClarity

Competitive EdgeCollaboration

Connect

ContentCause & Effect

CherishCrucial Conversation Continuous Learning

Thank GODThank YOU