Le guide du

Télétravailleur

Favoriser la conciliation entre vie privée et

vie professionnelle

Réduire le temps de transport

Gagner en souplesse dans l’organisation du

travail

Participer à un projet innovant dans

l’entreprise

Prendre du recul, travailler en toute sérénité

DéfinitionLa loi du 22 mars 2012 a défini la notion de télétravail. Ainsi, conformément aux dispositions de l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Le télétravail

Principes

Réversibilité

« Si le télétravail ne fait pas partie des conditions d’embauche, l’employeur et le salarié peuvent, à l’initiative de l’un ou de l’autre, convenir par accord d’y mettre fin et d’organiser le retour du salarié dans les locaux de l’entreprise» (article 2 de l'ANI du 19 juillet 2005).

Ainsi, conformément aux dispositions de l’article L1222-9 du code du travail, le contrat de travail ou son avenant précise (…) les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail.

Volontariat

« Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur concernés» (article 2 de l'ANI du 19 juillet 2005).

Le volontariat est fondé sur un principe d'acceptation mutuelle, tant au niveau de l’entreprise que du salarié.

Egalité

« Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise » (article 3 de l'ANI du 19 juillet 2005).

Cette égalité concerne notamment la formation professionnelle, le déroulement de carrière, l’accès aux informations syndicales et de manière générale toutes les informations relatives à la vie de l’entreprise. De même, les télétravailleurs ont accès aux prestations du comité d'entreprise tout comme les autres collaborateurs et bénéficient des mêmes conditions de participation et d'éligibilité aux élections des Instances Représentatives du Personnel.

Entretien

En application des dispositions de l’article L1222-10 du code du travail, l'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail d'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

Respect

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur. Ainsi, l'organisation du télétravail à domicile s'exerce-t-elle dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté.

Concrètement, le salarié doit être joignable à tout moment par l’entreprise sur les plages fixes (9h30 – 11h30 et 14h – 16h). Sur les plages horaires mobiles (7h – 9h30, 11h30 – 14h et 16h – 19h), le salarié n’est joignable que s’il a badgé.Le télétravailleur ne pourra pas être contacté en dehors des horaires d'ouverture de l’entreprise (7h – 19h).

Le succès de la mise en place du télétravail dépend de chacun, les bénéfices de sa réussite profitent à tous. Le travail à domicile peut cependant générer des interrogations de part et d’autre.

Les craintes identifiées :

La réponse du cadre local :

Le télétravail

pour l’organisme et les managers

• Perte de l’attachement aux valeurs de l’entreprise : dissolution de la culture d’entreprise et du sentiment d’appartenance, délitement de l’esprit d’équipe et de l’implication.

• Impact sur la productivité : certains managers peuvent craindre qu’à moyen terme la productivité d’un télétravailleur ne se dégrade.

pour les salariés

• Isolement social, • Etre oublié, • Etre invisible, • Ne pas être suffisamment encadré, • Etre moins conscient des

changements de l’entreprise, • Vivre une ingérence de la vie

professionnelle dans la vie personnelle et vice versa.

• Le télétravail n’est envisagé que 2 jours par semaine au maximum et 2 jours par semaine minimum sont passés dans l’organisme

• La mise en place de nouveaux outils de communication assurent le maintien du lien social.

• Le télétravail est réservé aux agents dont la maîtrise de l’emploi et l’autonomie sont validées par le processus d’adhésion (en sus d’une ancienneté minimale).

• Le télétravail est réversible : le télétravail prend fin à l’issue de la période d’un an définie par l’avenant au contrat de travail.

• Le respect des horaires variables, comme sur site, assure une séparation des temps professionnels et personnels et une adéquation des temps de travail entre le télétravailleur et ses collègues.

• La clause de réversibilité assure la possibilité de retour sur site, si l’expérience se révélait non concluante pour le télétravailleur.

• Le manager effectue des bilans d’étape réguliers avec le télétravailleur.

• Si l’employeur ou le CHSCT doivent se rendre au domicile (pour livrer du matériel ou s’assurer de la sécurité du télétravailleur), un RDV avec le télétravailleur est pris préalablement.

1. Campagne « Télétravail » : tous les ans, le télétravail est proposé par note de service au salariés éligibles qui disposent d’un délai pour se manifester.

2. Durée de l’avenant au contrat de travail : 1 an, avec une période d’adaptation de 4 mois la première année de télétravail, pas de reconduction implicite ou tacite.

3. Horaires de travail : les mêmes que pour les sédentaires : c’est le protocole d’accord « Horaires variables » qui s’applique.

4. Absences• Congés : l’indemnité forfaire est payée sur 10,5 mois afin de neutraliser les

absences pour congé.• Arrêts de travail : le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle de 10 € pour un

jour de télétravail par semaine est suspendue en cas d’absence de plus d’un mois.• Accident : le domicile est considéré comme étant le lieu de travail du moment que

le salarié a badgé.

5. Equipement de travail• un fauteuil,• un ou deux écrans, un clavier et une souris,• un ordinateur portable et son sac de transport,• une station d’accueil,• une table si le télétravailleur en fait la demande,• une lampe si le télétravailleur en fait la demande,• un repose-pieds si le télétravailleur en fait la demande.

Le téléphone est intégré à l’ordinateur (softphone).En cas de panne, le télétravailleur en informe immédiatement son manager.

6. Confidentialité et charte informatiqueMême au domicile, le salarié est garant du respect de la confidentialité des données : il doit débadger dès qu’il s’absente de son poste et doit s’assurer que personne ne peut visualiser les données qu’il manipule.

La mise en œuvre du télétravail dans notre organisme

Le processus d’adhésion au télétravail

COLLABORATEURDépôt de l’autodiagnostic

MANAGERAvis écrit

AVIS DRH

ACCORD DE PRINCIPE REFUS MOTIVE

Vérification débit ADSL

Mise en situation

Formation

RDV Santé au travail

Evaluation de la mise en situation (entretien collaborateur, RH et

Manager)

ACCORD DEFINITF Directeur

Diagnostique électrique du domicile

conforme non conforme

Installation technique du collaborateur

Evaluation à 3 mois

Signature avenant

Réalisation des travaux par le collaborateur

Refus de mise aux normes

Visite CHSCT ou Médecin du travail (sur RDV)

Principes :- Motivation- Aptitudes- Accord sur les critères techniques- ../..

Principes :- CDI- Expérience- Autonomie- Implication- ../..

Fiche de candidature

Afin d’assurer le bien-être du télétravailleur, quelques règles essentielles doivent être observées.

Les 5 règles essentielles pour bien vivre le télétravail :

1. Bien aménager son espace de travail : s’installer correctement et confortablement.

2. S’organiser, avoir des objectifs clairs : tenir un agenda précis, faire des plannings.

3. Informer l’encadrement de ses progrès et de ses difficultés : vivre les relations hiérarchiques dans un rapport de confiance et de transparence.

4. Maintenir un lien social professionnel : se tenir au courant de l’actualité de son entreprise, de l’environnement.

5. Assister aux réunions et aux rencontres qui ont lieu au bureau.

Conseils pratiques vis-à-vis de son entourage professionnel :

• Communiquer avec ses collègues sur le principe du télétravail.

• Les rassurer sur le fait qu’il n’y aura pas de surcharge de travail pour eux.

• Rappeler que le télétravailleur est joignable normalement, qu’il peut être sollicité même s’il n’y a pas d’urgence.

• Revoir les habitudes : rediriger l’interlocuteur, le client… vers le télétravailleur. Il est disponible, il n’est pas en vacances. Ne pas répondre à sa place parce qu’il n’est physiquement pas là.

• Les responsabiliser : ne pas laisser dire certaines choses de manière déplacée.

• Les inciter à communiquer avec le télétravailleur, voire le manager si des choses ne vont pas.

• Les inviter à solliciter le télétravailleur à bon escient en évitant de le contacter tard le soir.

• Les informer aussi sur les outils collaboratifs, savoir être en ligne avec le télétravailleur.

Des conseils pour bien vivre le télétravail

Afin de bien équilibrer télétravail et vie privée, quelques principes de base sont à retenir

1. Respecter les horaires variables en vigueur dans l’organisme• Les plages fixes (9h30 – 11h30 et 14h – 16h)• La pause méridienne (au moins 30 minutes)• La durée maximum quotidienne de travail (10 heures)• L’amplitude horaire de la journée (7h – 19h)• Le respect de la durée hebdomadaire du travail

2. Eviter de consulter ses courriels et de répondre au téléphone en dehors des périodes définies.

3. Préserver sa vie privée nécessite d’instaurer des règles. A l’inverse, laisser son travail envahir l’intimité de sa vie privée serait contre productif.

4. S’assurer que le travail à domicile se déroulera dans de bonnes conditions : il est par exemple, problématique d’envisager de télétravailler à domicile si les enfants sont à la maison, sans mode de garde et/ou sans espace dédié.

Quelques recommandations à suivre pendant vos périodes de travail :

• Bannissez le grignotage, la prise de boissons sucrées ou alcoolisées.• N’augmentez pas votre consommation de tabac.• N’empiétez pas sur votre temps de sommeil.

Conseils pratiques vis-à-vis de son entourage familial :

• Intégrer sa famille dès le début dans le processus de réflexion et de décision.

• La rassurer au besoin : pas d’inquiétude quant au travail, tout continue de bien se passer au bureau. La situation de télétravail n’est pas la résultante d’une fuite face à une situation professionnelle problématique, c’est un choix organisationnel.

• Lui expliquer les règles afin d’éviter les frustrations : même en étant à la maison ou à proximité, le télétravail reste du travail. « Je ne peux pas aller faire les courses, m’occuper des tâches domestiques ou organiser nos prochaines vacances sur mon temps de travail. Mon activité professionnelle reste prioritaire. »

• Dédier un lieu au télétravail clairement défini et respecté par tous les membres de la famille, et ce, pour des raisons de tranquillité, de concentration, de sécurité, de confidentialité.

Des conseils pour bien vivre le télétravail

Comment se connecter en télétravail ?1 – Sur votre station de travail, ouvrez une session sécurisée avec votre carte personnelle2 – Lancez la l’application « Business Everywhere »3 - A l’ouverture, vous êtes « Hors ligne », choisissez le réseau de votre box pour vous connecter en double-cliquant sur la ligne :

4 – Dans la fenêtre « VPN », cliquez sur « Continuer »5 – Entrez l’identifiant VPN qui vous a été communiqué et votre mot de passe, cliquez sur « Connecter .. »

6 – Patientez pendant le chargement des composants, cela peut prendre quelques minutes.7 – A votre première connexion sur une station de travail, le composant doit être installé : A la question « Souhaitez-vous télécharger, installer Et/ou exécuter le logiciel à partir du serveur suivant? »Répondez « oui »

Le composant est téléchargé et s’installe.Cette étape ne se produira plus pour vos prochainesconnexions.

Comment se connecter en télétravail ?8 – Vous êtes connecté en mode VPNLa fenêtre suivante s’affiche, elle vous informe que vous êtes connecté :

Ne fermez pas la fenêtre, réduisez la en cliquant dans le coin en haut à droite, sur le bouton « Réduire » comme entouré sur l’image ci-dessous.

9 – Vous pouvez maintenant ouvrir les applications métiers.

Et pour me déconnecter?

Pour vous déconnectez, dans un premier temps, prenez soin de fermer toutes les applications métiers, débadgez, puis revenez dans la fenêtre VPN, cliquez sur « Déconnexion ».

Fermer l’application, éteignez votre ordinateur et votre écran.

Les règles de sécurité à respecter…Comme quand vous êtes sur votre lieu de travail, les informations auxquelles vous avez accès sont confidentielles.

Pour préserver la sécurité des données, voici quelques bons conseils de vigilance :

- Si vous quittez votre station de travail, vous devez retirer la carte de sécurité ACCESS MASTER.

- Votre code PIN est personnel et confidentiel, vous ne devez le communiquer à personne et il ne doit pas être noté sur un quelconque support.

- Le compte et le mot de passe de connexion VPN est également très sensible : de la même manière, il est personnel et confidentiel.

- Vous êtes la seule personne autorisée à travailler sur votre pc portable.

- Quand vous travaillez, les informations affichées à l’écran sont soumises aux règles du secret professionnel : assurez-vous que personne ne peut visualiser les données traitées.

- Les supports amovibles, par exemple de type clés USB, ne doivent pas être utilisés, sauf de manière exceptionnelle, en cas d’insuffisance de la bande passante par exemple. Dans ce cas, il est préférable de sécuriser les documents par un mot de passe.

Pour votre sécurité et celle du matériel informatique, en cas de problèmes électriques dans votre secteur géographique (orage, coupures électriques à répétition, …..), éteignez tout le matériel (pc portable, écran, station d’accueil) et débranchez les prises électriques.

Je n’arrive pas à me connecter La session Access Master ne s’ouvre pas quand je tape le code PIN : vérifier que le clavier numérique est allumé. Si la carte est bloquée au bout de 3 mauvais codes, vous devez revenir sur votre lieu de travail.Si le message d’erreur est un problème d’accès au cache, vous devez revenir sur votre lieu de travail pour ouvrir une session sur site et régénérer un cache local. Ma session est ouverte mais je n’ai pas d’accès aux applications : Cela peut être la connexion VPN (Business EveryWhere) qui ne s’est pas effectuée correctement, fermer l’application et la ré ouvrir avec votre compte / mot de passe.Avant de revenir sur site, quelque soit mon problème, j’averti mon manager et je contacte la Hotline informatique pour tenter une résolution à distance. Mon pc portable ne fonctionne plusJe tente de le démarrer sans la station d’accueil, si le problème est résolu, je signale le problème à la hotline et je ramène la station pour réparation lors de mon prochain jour de travail au bureau.Le problème n’est pas résolu, j’enlève la batterie du portable et je le démarre sur secteur. Si le problème est résolu, je remets la batterie et je rebranche le tout.Le problème n’est toujours pas résolu, j’appelle mon manager pour décrire la situation puis je joins la Hotline informatique pour une assistance à distance.La panne est matérielle ou système : je fais parvenir mon pc portable au service informatique pour réparation.

Ma box personnelle est en panne1 - Je redémarre la box et j’attends 5 minutes pour que tous les services redémarrent.2 - Cela ne fonctionne toujours pas : je débranche électriquement la box pour effectuer un redémarrage complet, je la rebranche et j’attends 5 minutes pour que tous les services redémarrent.3 – La box est toujours en panne, j’appelle mon fournisseur d’accès internet pour un dépannage rapide.

Je suis injoignable par téléphoneJe ferme et ré ouvre l’application Softphone. Si cela ne fonctionne toujours pas, je prends contact par mail avec mon manager et je l’interroge sur un éventuel problème de téléphonie général.

J’ai fait tomber mon pc portable, il ne fonctionne plusJe contacte mon manager pour signaler la situation, je ramène le pc portable au service informatique pour réparation. Mes jours de télétravail sont suspendus en attendant le retour de la machine.J’amène au service informatique d’Albi : bonbons et chocolats !

Questions/Réponses

Je souhaite modifier mon jour de télétravailSi ce changement est définitif, cela doit passer par la signature d’un nouvel avenant au contrat de travail. A titre exceptionnel, le jour peut-être changé sur demande ou après accord du manager.

J’ai un souci de transport, je souhaite prendre mon jour de télétravailSi le télétravailleur ne peut se rendre sur le lieu de travail et que le manager donne son accord, le changement du jour de travail à domicile peut éviter de poser un jour de congé ou de RTT.

Mon enfant est malade, puis-je utiliser ce jour en télétravailOui, cela est possible avec l’accord du manager, si un travail sérieux est possible. En effet, le télétravail n’est pas un substitut au mode de garde.

J’ai un accident domestique pendant mes horaires de travail qui m’empêche de continuer à travailler

Il faut le signaler immédiatement à son responsable.

J’ai un problème sur un dossier, j’ai besoin d’un expertLe fait de ne pas être physiquement présent doit inciter le télétravailleur à communiquer encore plus avec ses collègues sédentaires, grâce aux outils collaboratifs. Le télétravailleur, au même titre que n’importe quel autre collaborateur, est un salarié à part entière.

J’ai une mise à jour informatique à faire.La mise à jour ne sera pas faite par le correspondant informatique, comme sur site : le télétravailleur doit appeler le service informatique qui opèrera la mise à jour via une prise de main à distance.

Questions/Réponses

Je souhaite cumuler des vacances avec des jours en télétravailCela est possible, mais ne doit pas devenir systématique. En effet, le responsable peut être amené à refuser des jours de congé s’il estime que le lien avec l’entreprise est menacé.

Je suis en formation 3 jours, les 2 jours suivants où dois-je travailler ?Là où le prévoit l’avenant au contrat de travail. Les jours de télétravail peuvent ainsi être perdus.

J’ai travaillé tard, est ce que je peux récupérer ces heures supplémentaires ?Non, il est impératif de respecter la durée du travail prévue sur votre contrat de travail et de bien gérer le crédit de 4h en fin de mois qui est accordé. Des heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu’à la demande de l’employeur, dans le cadre d’un plan d’heures supplémentaires.

J’ai commencé tôt mais je dois emmener mes enfants à l’école. Dois je dépointer ?Absolument. Il est possible de débadger autant de fois que nécessaire. Les absences ne peuvent se faire que sur les plages mobiles et il faut tenir compte de l’organisation du service.

Puis-je récupérer des jours en télétravail non consommés sur une autre semaine ?Oui, en accord avec le responsable de service. Cependant, des jours de télétravail peuvent être perdus (on ne « stock » pas des jours de télétravail non pris).

J’ai préféré travailler que déjeuner, puis-je arrêter plus tôt ?L’accord d’entreprise relatif à l’horaire variable prévoit une pause repas obligatoire de 30 minutes. Après 16h, il est possible de débadger.

Questions/Réponses

Chef de projetAriane LAVELLE

Equipe dédiéeteletravail@cpam-albi.cnamts.fr

Hotline Informatique05 63 48 70 77

Référent RHClaudine ROSSI

Mon responsable

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Notes