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MODELO PARA LA GESTIÓN DE CONOCIMIENTO SOPORTADA EN TIC EN LA
GESTIÓN FINANCIERA SOSTENIBLE DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR
COLOMBIANAS
LAURA PATRICIA PINTO PRIETO
Universitaria Agustiniana, Cundinamarca, Colombia
LUIS EDUARDO BECERRA ARDILA
Universidad Industrial de Santander, Santander, Colombia
LEIDY DAYHANA GUARÍN MANRIQUE Universidad Industrial de Santander, Santander, Colombia
RESUMEN
La importancia de la gestión de conocimiento como estrategia para la obtención de ventajas competitivas
y los avances tecnológicos centrados en la implementación de buenas prácticas para la gestión de la
información y el conocimiento sumado con la situación financiera del sistema de educación superior
pública colombiana han sido los principales aspectos que motivaron está investigación, la cual siguiendo
la metodología de investigación acción y basado en una revisión sistemática de la literatura propone un
modelo para la incorporación de buenas prácticas de Gestión de conocimiento soportada en Tecnologías
de Información y Comunicación TIC, en la gestión financiera sostenibles de Instituciones de Educación
Superior Públicas colombianas. Los resultados muestran como la gestión de conocimiento puede
contribuir a la sostenibilidad de dichas instituciones, en el sentido en que aprovecha el conocimiento
existente en la organización para disminuir costos, reprocesos e identificar patrones de comportamiento
útiles para la toma de decisiones, contribuyendo a mejorar el desempeño organizativo.
INTRODUCCIÓN
Las Instituciones de Educación Superior Públicas –IES públicas- requieren implementar estrategias que
les permitan ser competitivas y sostenible en un contexto de globalización con cambios en las políticas
gubernamentales, apertura de mercados, crecimiento poblacional, ajustes normativos, aumento de la
pobreza, acreditación de calidad , entre otros que implican a las IES ser auto sostenibles disminuyendo su
dependencia del Estado mediante el uso eficiente de los recurso, la multiplicidad de fuentes de
financiación, la generación de redes con otras instituciones y la mejora continua a través de la
implementación de buenas prácticas y tecnologías de información orientadas a facilitar la toma de
decisiones, la mejora continua de los procesos, análisis de tendencias, aprendizaje continuo y la
innovación (Brunner & Hurtado, 2009; Bruselas & Europeaid, 2011; González et al., 2006; OECD, 2009;
Pinto, Becerra, & Gómez, 2012; Salmi, 2009), siendo un factor importante para la competitividad, el
conocimiento existe en la institución y la implementación de prácticas de gestión del conocimiento
contribuye a su sostenibilidad generando beneficios como aprendizaje organizativo, trabajo en equipo,
creación de memoria organizativa, merma de reprocesos y errores, identificación de patrones de
comportamiento útiles para la toma de decisiones, entre otros (Pinto, Becerra & Gómez, 2013).
El objetivo de este trabajo es presentar un modelo de Sistema de Gestión de Conocimiento realizado a
partir de una revisión de la literatura y de diversas actividades desarrolladas con IES públicas colombianas
adscritas al Ministerio de Educación Nacional y vinculadas al proyecto GEFIES (Gestión financiera en
las Instituciones de Educación Superior públicas en Colombia), el cual presenta los factores a tener en
cuenta para la implementación de prácticas y tecnologías de gestión de conocimiento en la gestión
financiera de las IES públicas colombianas, presentando las principales contribuciones científicas en torno
a la gestión de conocimiento y el desempeño financiero de la organización, dificultades y retos que afronta
el sistema de gestión financiera sostenible de IES públicas en Colombia, buenas prácticas y tecnologías
de información aplicables dando respuesta a la siguiente pregunta de investigación: ¿De qué manera
gestionar, mediante Tecnologías de Información, conocimiento relevante para la sostenibilidad financiera
de Instituciones de Educación Superior?.
METODOLOGÍA
Esta investigación se realizó siguiendo la metodología de Investigación-Acción, en primer lugar se realizó
una revisión sistemática de la literatura respecto a la relación de la gestión de conocimiento y el desempeño
organizativo, e identificar buenas prácticas y tecnologías de información aplicables para la gestión de
conocimiento en los procesos financieros de Instituciones de Educación Superior Públicas-IESP-
colombianas. Se tomó como unidad de análisis el proyecto GEFIES, proyecto financiado por el Ministerio
de Educación Nacional y coordinado por la Universidad Industrial de Santander, para “promover el
fortalecimiento de la gestión financiera en las IES públicas en Colombia, mediante la implementación de
buenas prácticas que permitan la generación de procesos financieros sostenibles y maximicen el desarrollo
de la Educación Superior –ES- en el país”, se desarrollaron algunos talleres en donde se analizó la
problemática y posibles soluciones para contribuir a la sostenibilidad de IES públicas colombianas, se
realizaron mesas de trabajo y se brindó asesoría para la formulación de un plan de acción 2013-2016 por
cada institución vinculada al proyecto con el fin de definir estrategias para la gestión financiera sostenible
(Pinto, Becerra, & Gómez, 2013).Se identificaron los factores críticos para el sistema de gestión financiera
sostenible en Instituciones de Educación Superior Públicas y las acciones y procesos asociados; la
encuesta fue enviada a las 61 IES Públicas colombianas adscritas al Ministerio de Educación Nacional –
MEN- y vinculadas al proyecto GEFIES de las cuales se recibió respuesta de 40 Instituciones que
representan un 65.6% del total de las IES vinculadas. A partir de los resultados de las actividades
desarrolladas con las IES y la revisión de la literatura se elaboró un modelo de referencia que guiará a las
instituciones en la incorporación de la gestión de conocimiento en el proceso financiero, este modelo
incluye prácticas que pueden ser incorporadas por las IES, tecnologías de información soporte a la Gestión
de conocimiento, algunas acciones de mejora, principios a tener en cuenta y posibles conocimientos a
gestionar, entre otros.
RESULTADOS
Modelo para la gestión de conocimiento soportada en TICs para la gestión financiera sostenible en
Instituciones de Educación Superior Públicas Colombianas
El conocimiento, es reconocido como una fuente valiosa de ventaja competitiva de la organización
(Chakravarthy, McEvily, S Doz, & Rau, 2003; Lee, Lee, & Hang, 2005; Acosta P, Zárate T, & Luiz F,
2014; Plaza Gómez & Domínguez Santiago, 2011; Alberto & Romero, 2012; Obeso, Sarabia, & Sarabia,
2014), especialmente por su carácter intangible (Hahn & Wang, 2009; Nah & Siau, 2005), siendo difícil
de imitar, conllevando a las organizaciones a implementar estrategias que le permitan gestionar el
conocimiento interno y externo en pro de la mejora de su desempeño organizativo y generando en la
comunidad científica estudios centrados en analizar los factores de éxitos y fracaso en los proyectos de
gestión de conocimiento y los mecanismos de medición del impacto obtenido de la implementación de
estrategias de gestión de conocimiento. Según (Hung, Tsai, Lee, & Chau, 2015) “La posesión de los
recursos del conocimiento no sólo tendrá incidencia directa en los resultados de rendimiento a menos que
las empresas pueden asegurarse de que el valor del conocimiento puede ser utilizado con eficacia en el
proceso de valor añadido.”
Los seis factores de éxito más relevantes para la gestión de conocimiento identificados en la literatura son:
El liderazgo, La cultura, la estructura organizativa, la estrategia, las personas y las tecnologías de
información, destacando como las más relevantes a la estructura organizativa, las tecnologías de
información y la cultura respecto a la gestión de conocimiento (Oztekin, Delen, Zaim, Turkyilmaz, &
Zaim, 2015; Lindner & Wald, 2010; Yang, Marlow, & Lu, 2009). (Yang et al., 2009) señala que la
estructura organizativa y la cultura de gestión del conocimiento tienen efectos significativamente positivos
sobre el desempeño organizativo en términos de: innovación, el desempeño financiero y servicio al cliente,
mientras que el apoyo en tecnologías de la información para la gestión de conocimiento tiene un efecto
positivo en el desempeño organizacional relacionado con la innovación. Otros autores como (Wen Chong,
Holden, Wilhelmij, and Schmidt, 2000) destacan como resultados de la gestión de conocimiento un mejor
servicio al cliente, mejor flujo de comunicación y reducción de tiempo en la solución de problemas.
Por otra parte en cuanto a los posibles resultados de la gestión de conocimiento sobre el desempeño
financiero se identifica que no se obtienen una influencia directa sino que esta se da a través de la
implementación de estrategias que impactan otros componentes del desempeño organizativo y a través de
ellos se obtiene un mejor desempeño financiero (Castrogiovanni, Ribeiro-Soriano, Mas-Tur, & Roig-
Tierno, 2016; H.-F. Lin, 2015; Oztekin, Delen, Zaim, Turkyilmaz, & Zaim, 2015; Zapata Cantu &
Mondragon, 2016), tal como lo relaciona (Zack et al., 2009) “las prácticas de gestión de conocimiento
están directamente relacionadas con el desempeño organizativo, el cual está directamente relacionado con
el desempeño financiero”, y añaden que esto se da solo sí la organización crea estrategias para filtrar
conocimiento, fortalecer la filosofía empresarial y facilitar la comunicación efectiva. (DeTienne &
Jackson, 2001).
El presente modelo de sistema de gestión de conocimiento es una guía para las Instituciones de Educación
Superior Públicas en la incorporación de sistemas de gestión de conocimiento en el proceso financiero de
la Institución en pro de la mejora de su sostenibilidad financiera; como entradas se tiene los conocimientos
relevantes para la sostenibilidad financiera, la memoria organizativa y los sistemas de información
existentes en la Institución tal como se presenta en la figura 1.
Los conocimientos a gestionar pueden relacionarse con la normatividad existente, procedimientos para
la toma de decisiones, conocimiento de expertos, procedimientos y políticas para manejar la contingencia
y el riesgo en la operación, factores por los cuales una propuesta fue aprobada o rechazada,
comportamiento y evaluación de proveedores de servicios, conocimientos para la solución de incidentes
o situaciones atípicas que suceden en la institución relacionadas con el proceso financiero, etc. De otro
lado, la memoria organizativa está formada por documentos, manuales, bases de datos y todo tipo de
información del pasado de la institución que puede ser utilizada en el futuro para gestionar conocimiento.
Figura 1. Modelo del Sistema de gestión de conocimiento para la gestión financiera sostenible en IES
públicas Colombinas
Fuente: Elaboración propia
Posteriormente en el procesamiento o transformación, la institución gestiona los conocimientos a través
de prácticas administrativas de gestión de conocimiento y de tecnologías de información diseñadas para
dar soporte a la gestión de conocimiento tales como: creación de espacios físicos y virtuales para facilitar
la gestión de conocimiento, reuniones para la interacción y trabajo colaborativo entre los funcionarios,
(López & Meroño, 2011)(López & Meroño, 2011) publicación y acceso a documentos institucionales,
gestión de redes de conocimiento (Gradillas, 2001;Benavides & Urquidi, 2000; Legazkue &
Aranguren,2002). Aunado a estos planteamientos (Lee & Ge, 2010) afirman que la asistencia a eventos
en áreas de interés de la organización son necesarios para el intercambio de saberes, la capacitación de
empleados ,el manejo de recompensas, entre otras; esto dará como resultado que las IES podrán identificar
nuevas oportunidades de financiación y mejora del proceso financiero, crear conocimientos, identificar
patrones y tendencias en los datos, reducir costos, gastos y reprocesos, diversificar sus fuentes de
financiación.
El uso de las tecnologías de información, desempeña un rol fundamental para la gestión de conocimiento
dado que ellas facilitan gestionar y extraer conocimientos (Inkinen, 2016) de diversas fuentes que sin ella
sería muy difícil realizarse, permitiendo una mejor comunicación y flujo de conocimiento dentro y fuera
de la organización (Alavi y Leidner, 2001; Kankanhalli, et al, 2003; Klint y Verhoef, 2002; Kruger y
Johnson, 2010; Lee y Choi, 2002; Lindner y Wald, 2010; Pinto et al., 2012; Rodriguez, et al 2008; Yang
et al., 2009). La siguiente presenta una clasificación de los sistemas de gestión de conocimiento junto con
sus respectivas tecnologías de información.
Tabla 1 Categorías de sistemas de gestión de conocimiento
CATEGORÍA TECNOLOGÍAS UTILIZADAS
Sistemas de gestión de
conocimiento a nivel
empresarial
Sistemas basados en Inteligencia de
negocios y minería de datos
Sistemas de gestión documental
Workflow
Directorio de Expertos
Intranets
Portales de conocimiento
Social Knowledge
Management
Web 2.0 (Wikis como Wikipedia,
Blogs, Redes Sociales , social
bookmarking y RSS)
Gestores de contenido
Comunidades de practica
Groupware (Correo electrónico,
mensajería, videoconferencias)
Web semántica
Sistemas Basados en el
Conocimiento
Repositorios o Depósitos de
conocimiento
Redes neuronales
Razonamiento Basado en Casos
Lógica difusa (Lógica Fuzzy)
Agentes inteligentes
Algoritmos genéticos
Método de resolución de problemas
Fuente: Elaboración basada en los resultados de la revisión sistemática.
Sistemas de gestión de conocimiento a nivel empresarial: Esta categoría la conforman las tecnologías
para almacenar datos estructurados y no estructurados, almacenar y consultar información de empleados
y expertos en una empresa y herramientas para obtener datos e información de sistemas de transacciones
(Laudon & Laudon, 2008), estas herramientas están basadas en el concepto de sistemas de gestión de
conocimiento (KMS por sus siglas en inglés) definidos por (Alavi & Leidner, 2001) como “una clase de
sistemas de información aplicados para gestionar conocimiento organizativo y desarrollados para soportar
y mejorar procesos de creación, almacenamiento, recuperación, transferencia y aplicación del
conocimiento”. Dentro de las TIC encontradas en la literatura, para gestionar el conocimiento, se
encuentran: Almacén de Datos (Cheng, Lu, & Sheu, 2009; H.-F. Lin, 2015), Correos Electrónicos (Zapata
Cantu & Mondragon, 2016), intranet (Jones, 2003; H.-F. Lin, 2015), entre otros.
Social Knowledge Management: El software social (Castrogiovanni et al., 2016), está formado por
tecnologías o herramientas sociales basadas en la web 2.0 tales como como Wikis como Wikipedia,
Blogs como Blogger, Redes Sociales como Facebook y social bookmarking (marcadores sociales) como
Delicious, entre otros; herramientas diseñadas con el objetivo de poner el poder de compartir el
conocimiento en manos de los propios usuarios. La Web 2.0 es una posibilidad que tienen las personas
dentro de un contexto, para compartir conocimiento (Hong, Suh, & Koo, 2011). Así mismo, herramientas
tales como RSS (Really Simple Syndication) proporcionan mecanismos para alimentar y actualizar un
conjunto de noticias en los sitios web, contribuyendo a publicar, agregar y combinar microcontenido en
una forma útil. Lo anterior lleva a decir que la incorporación de web 2.0 en las organizaciones es de gran
utilidad para mejorar la gestión de conocimiento, principalmente en los procesos de transferencia y
creación de conocimiento. Según (Arntzen & Ribiere, 2009) el software social permite mejorar la forma
en como las personas trabajan juntos y direccionar estrategias que permitan compartir conocimiento.
Sistemas basados en el conocimiento: Los sistemas basados en el conocimiento son sistemas centrados
en humanos cuyo propósito es entender e imitar los conocimiento humanos haciendo uso de técnicas de
inteligencia artificial (Chang, 2011; Hendriks, 1999; H.-C. Huang, 2009; Wiig, 1997). Según (Rajendra,
Arvind Akerkar; Priti, 2010) los SBC son un sistema basado en computadores que usa y genera
conocimiento a partir de datos, información y conocimiento, estos sistemas son capaces de entender
información procesada y tomar decisiones basadas en esta. Los SBC se diferencian de otros sistemas en
el sentido que manejan una gran cantidad de conocimiento para tomar decisiones que permitan resolver
una tarea específica (Lozano, 2008), teniendo un enfoque hacia el procesamiento de conocimiento,
transfieren experiencias, toman decisiones basadas en un conocimiento pre establecido y dando
explicaciones al respecto; los SBC aprenden por errores y su principal fuente de conocimiento son los
expertos (Rajendra, Arvind Akerkar; Priti, 2010). Los principales componentes de un SBC son: una base
de conocimiento, un motor de inferencia, una herramienta de ingeniería de conocimiento y una interfaz
de usuario (Wiig, 1997; Hendriks y Dirk, 1999).
En el proceso de transformación intervienen algunos factores entre los cuales están: la cultura, la
normatividad, el personal de la institución, los principios, políticas, estrategias y objetivos establecidos en
la institución y los sistemas de información existentes. Así mismo durante todo el proceso las IES deben
implementar algunas acciones de mejora o de sostenimiento con el fin de reestructurar el proceso
financiero, estas acciones pueden enfocarse a la búsqueda de fuentes de financiación alternas para
proyectos, diversificación de productos y servicios, capacitación de personal, transferencia de tecnología,
entre otras. Así mismo, se pueden abordar acciones para el aseguramiento de la calidad tales como planes
de mejoras en la documentación de procesos y de riesgo, rediseño de perfiles y de la estructura
organizativa de la institución, automatización de procesos, y definición de políticas y procedimientos.
Teniendo en cuenta que los beneficios de la gestión de conocimiento y su impacto sobre el desempeño
financiero se obtendrán en el mediano y largo plazo. Es muy importante monitorear y controlar el proceso
de incorporación de la gestión de conocimiento, para lo cual se deben establecer indicadores que permitan
evaluar las acciones llevadas a cabo en la institución y que contribuyen a la mejora del sistema financiero;
así mismo es necesario establecer mecanismos de medición del desempeño de las estrategias de gestión
de conocimiento para impactar en el sector educativo(Chen et al., 2009; Chen y Chen, 2006)
En este sentido, (Chen et al., 2009; Chen y Chen, 2006) clasifica los métodos para evaluar la gestión de
conocimiento en 7 categorías, estas son: análisis cualitativo (Cuestionarios, entrevistas y análisis de
factores críticos de éxito), análisis de indicadores financieros (Retorno sobre la inversión, valor presente
neto, Tobin’s q), análisis de indicadores no financieros (comunidades de práctica, evaluación de los
procesos de conocimiento), análisis de rendimiento interno (Balanced scorecard, evaluación basada en
actividades), análisis del rendimiento externo (Benchmarking, comparación con buenas prácticas), análisis
orientado en proyectos (patrones sociales, Modelos de gestión de proyectos de gestión de conocimiento),
y análisis orientado a nivel organizacional (capital intelectual).
Por su parte (Vidovic, 2010) señala los siguientes indicadores como útiles para medir el impacto de la
gestión de conocimiento sobre el desempeño general de la organización: el mejoramiento de la calidad
del servicio, la productividad, la capacidad de innovación, la capacidad competitiva y su posición en el
mercado, la proximidad a los clientes y la satisfacción del cliente, la satisfacción del empleado, la
comunicación y el intercambio de conocimientos, entre otros.
(Lee et al., 2005) referencia el Balanced Scorecard como un posible método de medición para el
desempeño de las iniciativas de la gestión de conocimiento dado que incluye perspectivas financieras
como no financieras tales como los clientes, procesos de negocio interno y aprendizaje e innovación; sin
embargo (Lee et al., 2005) menciona que se necesita una métrica más rigurosa para evaluar el desempeño
de la gestión de conocimiento, un método con el que se pueda explicar y sugerir futuras acciones
estratégicas para mejorar el rendimiento de la gestión de conocimiento. La siguiente tabla presenta algunas
de las posibles mediciones del desempeño de la gestión de cocimiento usando las perspectivas del BSC.
(Valmohammadi & Ahmadi, 2015) “El BSC permite la gestión de conocimiento, aspecto que hace una
diferencia en el rendimiento organizacional. BSC permite un enfoque integral en donde se toma en cuenta
los criterios de desempeño de una organización tanto desde una perspectiva financiera y como no
financiera.”
CONCLUSIONES
Los resultados presentan los conocimientos y factores relevantes para la sostenibilidad financiera de
Instituciones de Educación Superior públicas colombianas. Al respecto de la gestión de conocimiento
como una fuente de ventaja competitiva para las Instituciones de Educación Superior mediante la
incorporación de prácticas administrativas y tecnológicas que permitan la mejora del proceso y la
sostenibilidad de dichas instituciones, mediante la disminución de costos, reprocesos y errores cometidos en el
pasado; así mismo permite identificar patrones de comportamiento útiles para la toma de decisiones, la trasferencia
de conocimiento, el aprendizaje continuo y la innovación.
La metodología seguida durante el desarrollo de esta investigación fue de utilidad para combinar la teoría existente
de gestión de conocimiento con su posible aplicación en una situación problema real “Sostenibilidad financiera de
Instituciones de Educación Superior Públicas” incorporando una visión holística de la situación e involucrando a
los principales Stakeholders en el proyecto permitiendo obtener resultados viables de implementación, alineados
con las estrategias y necesidades de las IES, proporcionando una guía para la incorporación de la gestión de
conocimiento en el proceso financiero.
Esta investigación se centró en la mejora del proceso financiero de Instituciones de Educación Superior
colombianas, sin embargo, el modelo propuesto podría ser adaptado a otro tipo de organizaciones y/o
profundizar en algún proceso financiero específico; así, las futuras investigaciones pueden centrar en un
nivel más de profundidad aplicando las bases presentadas para detallar en el diseño y desarrollo de
sistemas de gestión de conocimiento que aborden una necesidad puntual e implementen las prácticas y
tecnologías pertinentes para un contexto determinado.
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