las actividades fundamentales de un organización …€¦ · web viewgenera tu propia...

Práctica de Sistemas de Información Gerencial Curso: SIG

UNMSM – FCA Prof: Aquiles Bedriñana Ascarza 15

PREGUNTAS DE APRENDIZAJE

1. Genera tu propia definición de información.

La información es un dato procesado que se vuelve útil para un receptor para determinados procesos como la toma de decisiones.

2. Si este es el esquema de una empresa: Ordena del lado izquierdo las categorías de la información. Ordena en el lado derecho las frases Información Externa e Información interna según la maneje la empresa

3. Escribe 3 ejemplos de Sistemas Transaccionales- Nóminas - Flujo de materiales en una fábrica - Depósitos en efectivo

4. Escribe 3 ejemplos de Sistemas de Apoyo a las Decisiones- Programación de la producción- Análisis de costos contractuales - Análisis precio/utilidad

5. Escribe 3 ejemplos de Sistemas Estratégicos- Planeación de utilidades - Planeamiento de recursos humanos - Plan de operaciones de 05 años

Información interna

Información externa

Información externaInformación interna

Categoría estratégica

Categoría táctica

Categoría operacional

EstratégicasTácticaOperacional



CUESTIONARIO

1. ¿Cual es la función de la Información?

La función de la información consiste en:

Aumentar el conocimiento del usuario.

Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el

desarrollo de soluciones y la elección.

Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de

control. La Información como vía para llegar al Conocimiento, debe de ser

elaborada para hacerla utilizable o disponible. Este proceso empírico se llama

Documentación, que tiene métodos y herramientas propios.

2. Analice la siguiente afirmación: “La información es el cemento que mantiene

unida la organización”

Las actividades fundamentales de una organización basada en la información, son la

recogida de la información, su procesado, su empleo y la emisión de información. Los

lideres de la organización basadas en la información consideran que toda las funciones

organizativas están impulsadas por la información. Por ello, incrementan la eficacia de

la información incrementando la velocidad y mejorando la calidad del empleo de la

información por parte de las personas que pertenecen a la organización. De manera muy

parecida a los chips informáticos mas recientes, las organizaciones basadas en la

información producen un número de canales superior para mover la información con

mayor rapidez. Reducen también los gastos fijos del sistema aminorando los requisitos

de datos internos innecesarios (por ejemplo, los memorandos internos, los informes que

no se utilizan). Incrementan la capacidad de reacción del sistema obteniendo más

información y de mayor calidad; formando a los miembros de la organización para que

hagan buen uso de la información; asegurándose de que los miembros de la

organización, tienen un acceso rápido a los datos, y permitiéndoles tomar y ejecutar

decisiones bien documentadas, basadas en la información; y transmitiendo eficazmente

la información a los miembros de la organización y al publico. La importancia básica de

la información es un principio básico de la teoría moderna de la organización, sobre

todo de la teoría asociada a la Gestión de la Calidad Total.

http://es.wikipedia.org/wiki/Documentaci%C3%B3n



3. Mencione y describa 7 maneras de utilizar la información.

I.La base de datos de Clientes.

Una empresa requiere captar clientes, para tal efecto busca la base de datos de

clientes existente en el mercado.

II.Implementar un sistema contable en una empresa de producción de calzados.

Para poder implementar u sistema contable en una empresa que produce

calzado, se requiere contra con El Plan Contable de la empresa, saber cuantos

centros de costos existente y sobre los cuales se distribuye el gasto.

III.Declarar los impuestos

Para declarar los impuestos de carácter mensual, ante la SUNAT, se requiere

contar con la información de todas las ventas realizadas en el mes y la

información de todas las compras realizadas en el mes.

IV.Aplicación de las estadísticas, para iniciar un negocio:

Usar la información demográfica.

Como puede apreciar de la información demográfica que aparece en la foto

superior la población peruana es relativamente joven ¿entonces en donde



buscaría usted su idea de negocios? Evidentemente su idea de negocios deberá

ser dirigida a ese mercado joven.

Pero también tiene que tener en cuenta cual es el poder adquisitivo de ese

mercado joven. Busque información estadística sobre ello también, y así

sucesivamente hasta encontrar el mercado meta objetivo.

V.Establecer la ciudad para exportar productos:

Para saber donde exportar sus productos usted debe de identificar primero cual

es su mercado objetivo y una herramienta para ello es el uso de información

demográfica y de densidad e incluso climática.

VI.Elaborar un Manual de Organización y Funciones de una organización.

Para elaborar un MOF, se requiere se requiere contar con el organigrama de la

organización, saber cual es la política y cultura de la organización básicamente.

VII.Sintetizar la información relevante de una fuente.

Debemos pensar cómo vamos a recoger la información relevante a nuestro tema,

cómo podemos usar mejor cada fuente y qué información de cada fuente es útil

para nuestra tarea, asignación o trabajo de investigación. Incluye los siguientes

aspectos:

a) Resumir, parafrasear y citar información.

b) Organizar la información recopilada por cada fuente.

c) Comparar la información obtenida con tu necesidad inicial.

d) Desarrollar un producto preliminar

4. Investigue cuales son los atributos de la información

Exactitud. Cierta, falsa, exacta o inexacta.

Forma. La estructura de la información.

Cuantitativa (medición) o Cualitativa (describir una situación o hecho de

ciertas características no medibles).

Impresa o Visualizada

Según el grado de agrupamiento en forma sintetizada (resumida) o detallada



Frecuencia: Medida de cuán a menudo se requiere, se recaba o se produce.

Extensión: El alcance de la información define su campo de acción, alguna

información puede cubrir una amplia área de interés, otra puede tener una esfera

de acción muy reducida. El uso determina el alcance necesario.

Origen. La información se puede Originar desde fuentes en la organización o

fuera de ella.

Temporalidad. La información puede estar orientada hacia el pasado, hacia los

sucesos actuales o hacia las actividades y sucesos futuros.

ATRIBUTOS DE UN CONJUNTO DE INFORMACION

Relevancia. La información es relevante si es necesaria para una situación en

particular. La información que se necesitó alguna vez puede no ser relevante

siempre de la misma manera; la información que se tiene “por si acaso”, no es

relevante.

Completitud. Una información completa proporciona al usuario todo lo que

necesita saber acerca de una situación en particular.

Oportunidad. La información oportuna está disponible cuando se necesita y no

se ha desactualizado a causa de retrasos.

5. Investigue la relación de los Conceptos Sistemas de Información con la

aplicación de los conceptos del Enfoque de Sistemas.

Por definición, un sistema es un conjunto de elementos que están relacionados entre

sí para lograr un cierto objetivo.

Un sistema toma las materias primas y las convierte en un producto, que será

utilizado por el consumidor o que constituirá a su vez la materia prima para otra fase

de conversión.

Así, un sistema de información convierte la materia prima (datos) ya sea en un

informe utilizable o en un elemento de entrada para el siguiente ciclo de

procesamiento.



La definición de sistema de información está relacionada con los conceptos de

entropía/neguentropía de la Teoría General de Sistemas tal como lo muestra el

gráfico adjunto.

6. Explique tres objetivos básicos que se persiguen a través de los SI

Los tres objetivos básicos de un SIG son:

- Automatización de procesos operativos. (Sistemas transaccionales)

- Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de la toma de

decisiones. (Sistemas de soporte a las decisiones)

- Lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.(Sistemas

estratégicos)

7. Elegir una empresa y discutir que información es relevante para el

cumplimiento de sus objetivos, además de ordenarla de acuerdo a las

categorías de la información.

Información de categoría operacional:

- Facturas, letras, recibos, comprobantes de pago, notas de crédito.

- Cheques, cotizaciones, remisiones.

Información de categoría táctica:

- Balance General

- Estado de Pérdidas y Ganancias

- Mejores precios de distribuidor

- Costos particionados por ingresos, egresos, activos y pasivos por centro de

responsabilidad.

- Evaluación del desempeño



- Indicadores de gestión

- Información especifica sobre sus productos, clientes o combinaciones de ellos:

Clientes más asiduos, posibles productos que serán adquiridos por clientes.

Información de categoría estratégica:

– Información acumulada y comparada sobre la empresa, sus competidores y su

entorno.

– Expectativas sobre los cambios esperados a nivel económico, tecnológico, legal,

de mercado financiero, etc para los años venideros.

8. Mencionar cinco sistemas que sean típicos en la etapa de inicio de una empresa.

El primer tipo de sistemas de información que se implantan en las organizaciones

son los sistemas transaccionales (TPS). Estos sistemas empiezan apoyando las tareas

a nivel operativo de la organización.

Entre estos tipos de sistemas tenemos:

- Sistema para la facturación

- Sistema de nominas

- Sistema de cuentas por cobrar

- Sistema de contabilidad general

- Sistema de conciliaciones bancarias.

- Sistema de inventarios.

9. Elaborar el diseño conceptual de un Sistema de Información, indicando

claramente las entradas, almacenamiento, proceso y las salidas.



10. Hacer una lista de los Sistemas de Información que se encuentren operando en

alguna empresa mediana o grande indicando el tipo de sistema al que

pertenece cada uno.

Los sistemas de información que habitualmente se encuentran operando en una

empresa mediana o grande son:

SISTEMA DE VENTAS Y MERCADEO

SISTEMANIVEL ORGANIZACIONAL

AL QUE APOYA

TIPO DE SISTEMA AL QUE

PERTENECE

Procesamiento de ordenes Operacional Sistema de procesamiento de

transacciones (TPS)

Análisis de mercado Conocimiento Sistema de trabajo de

conocimiento (KWS)

Análisis de precio Administrativo Sistema de Soporte de

Decisiones (MIS)

Tendencia de ventas Estratégico Sistema de Soporte a las

decisiones (DSS)

PROCESO

Entrada de dato

Reportese

informes

Interfase automática de entrada

Interfase automática

de salidaAlmacenamiento

Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. Política de crédito:Limites de crédito, plazo de pago, etc

Factura Movimientos del mes (pagos, depuraciones)Catalogo de clientesFacturas

Informe de pagosEstados de cuentaPólizas contables

Consulta de saldos en pantalla de una terminal



SISTEMA DE MANUFACTURA Y PRODUCCIÓN


AL QUE APOYA


PERTENECE

Control de maquinaria Operacional Sistema de procesamiento de

transacciones (TPS)

Diseño Asistido por

computador Conocimiento

Sistema de trabajo de

conocimiento (KWS)

Planeación de producción Administrativo Sistema de Soporte a las

Decisiones (DSS)

Localización de

instalacionesEstratégico

Sistema de Soporte a las

decisiones (DSS)

SISTEMA FINANCIEROS Y CONTABLES


AL QUE APOYA


PERTENECE

Cuentas por cobrar Operacional Sistema de procesamiento de

transacciones (TPS)

Análisis de portafolios Conocimiento Sistema de trabajo de

conocimiento (KWS)

Presupuestación Anual Administrativo Sistema de información

Gerencial (MIS)

Planeación de utilidades Estratégico Sistema de Soporte a las

decisiones (DSS)



SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS


AL QUE APOYA


PERTENECE

Entrenamiento y desarrollo Operacional Sistema de procesamiento de

transacciones (TPS)

Trayecto de carrera Conocimiento Sistema de trabajo de

conocimiento (KWS)

Análisis de compensaciones Administrativo Sistema de información

Gerencial (MIS)

Planeamiento de recursos

humanosEstratégico

Sistema de Soporte a las

decisiones (DSS)

11. Haga una comparación entre los diferentes tipos de usuarios de los sistemas de

información. ¿Qué diferencias existen entre las responsabilidades de cada uno?

USUARIO DE SISTEMA

DE INFORMACIÓN

RESPONSABILIDAD

Gerente Toma de decisiones organizacionales.

Administrador Desarrollo de planes y estrategias

Empleados Capturan y transforman la información recibida.

Clientes Utiliza los datos generados por un negocio para

tomar una decisión.

Proveedores Interactúa y genera vínculos con las empresas.

Entidad bancaria Decide dar crédito o no a las empresas personas,

etc.



12. Comenta la Teoría de las Etapas de Richard Nolan (Sistemas de Información

para la Toma de Decisiones, Daniel Cohen pag. 9)

Según Richard Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona

a través de ciertas etapas, las cuales se explican a continuación:

Etapas de crecimiento:

Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica

por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales

como nóminas o contabilidad.

El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área

de contabilidad.

El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser

manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de

computación.

El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un

operador y/o un programador.

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información.

Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las

que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta

el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión:

Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se

encuentra en esta etapa son:

Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la

organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se

transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los

Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como

facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.



El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de

la Gerencia Administrativa o Contraloría.

El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a

todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un

especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como

analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de

desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que

marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos

computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución

marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización:

Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la

necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las

técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la

implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio

para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos,

control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y

manejo de proyectos, etc.

El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial,

dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al

control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a

desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el

desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por

desarrollar empieza a crecer.

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo

dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de

proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoria de sistemas y programación.



Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades

administrativas y preparado técnicamente.

Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración:

La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la

centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de

bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios

inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los

usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de

sistemas fueran cumplidas.

El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más

usuarios.

En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del

departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó

hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas

para el desarrollo de sistemas.

Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos

sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa

están las siguientes:

El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un

recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma

apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los

usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la

misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.



Etapa de madurez:

Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta

etapa, se incluyen los siguientes:

Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida

como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama

(dirección).

Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por

Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas

de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que

proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones

de carácter estratégico.

En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de

datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares

remotos, a través del uso de recursos computacionales.

13. Comente lo siguiente "La mayoría de los problemas que se tienen con los

sistemas de información desaparecerán cuando las computadoras sean más

rápidas y baratas."

Las empresas usan la tecnología de la información para ayudar a administrar y

controlar muchas de sus actividades en áreas como finanzas, contabilidad, etc.

Si bien es cierto son muy útiles para que una empresa pueda vincularse mejor con

el exterior (clientes, proveedores, distribuidores, etc.) también el uso excesivo por

ejemplo de computadores, si todas las áreas dependieran de computadores podría

aislarse mucho la información y a la persona misma de los demás. Las personas

poco a poco se adaptarían al trabajo incomunicativo social. Entonces no

consideramos que el abaratamiento o velocidad de los computadores sea en si el

problema principal a los Sistemas de información.



14. En un grupo de tres o cuatro compañeros describa un sistema de información

en términos de sus insumos, procesos y productos. Y en términos de las

características de su administración, organización y tecnología.

•Pedidos del clientes•Programa de producción de productos terminados (PT)•Devoluciones de PTde clientes•Remisión por entradas de PT•Existencia actual de PT•Políticas de manejo de inventarios PT (bajas, costos)

•Programación de entregas a clientes de PT

•Programación de transporte de PT

•Capacidad de almacenamiento, espacios, distribución, organización

•Remisiones firmadas por clientes

•Ordenes de compra de PT

• Control de calidad de entrada de PT

• Cálculo de existencias actuales por entrada, salida y correcciones de PT

• Calcular devoluciones de PT a clientes

• Calcular devolución de PT a proveedores

• Actualizar programa de entrega de PT aclientes

• Calcular cumplimientode entrega de PT por

parte de proveedores• Contabilización de

entrada, salidas y correcciones de PT

• Remisiones de entrega de PT a clientes

• Remisión de PT por devolución a proveedores

• Ejecuciones de entrega de PT a clientes

• Estadísticas por entradas, salidas y correcciones de PT

• Cumplimiento de pedido• Calidad de PT por parte

de proveedores• Cumplimiento de

proveedoresen entrega de PT

Datos Información

PROCESOSENTRADAS SALIDAS

•Pedidos del clientes•Programa de producción de productos terminados (PT)•Devoluciones de PTde clientes•Remisión por entradas de PT•Existencia actual de PT•Políticas de manejo de inventarios PT (bajas, costos)

•Programación de entregas a clientes de PT

•Programación de transporte de PT

•Capacidad de almacenamiento, espacios, distribución, organización

•Remisiones firmadas por clientes

•Ordenes de compra de PT

• Control de calidad de entrada de PT

• Cálculo de existencias actuales por entrada, salida y correcciones de PT

• Calcular devoluciones de PT a clientes

• Calcular devolución de PT a proveedores

• Actualizar programa de entrega de PT aclientes

• Calcular cumplimientode entrega de PT por

parte de proveedores• Contabilización de

entrada, salidas y correcciones de PT

• Remisiones de entrega de PT a clientes

• Remisión de PT por devolución a proveedores

• Ejecuciones de entrega de PT a clientes

• Estadísticas por entradas, salidas y correcciones de PT

• Cumplimiento de pedido• Calidad de PT por parte

de proveedores• Cumplimiento de

proveedoresen entrega de PT

Datos Información

PROCESOSENTRADAS SALIDAS

las actividades fundamentales de un organización …€¦ · web viewgenera tu propia...

Documents