l'archivage électronique à valeur probante
Post on 20-Oct-2014
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DESCRIPTION
Le Pôle Numérique de la CCI de Bordeaux présente l'archivage électronique à valeur probante à travers l'un de ses ateliers. Face à des données numériques qui ne cessent de croître, l'archivage électronique devient essentiel. Cet archivage devient la solution sure pour assurer l'intégrité et la perrenité des documents. A travers cette présentation vous pouvez retrouver toutes les informations concernant l'archivage électronique et ses enjeux.TRANSCRIPT
A teliers et conférences sur les usages marketing, veille, sécurité informatique, e-administration…C onseils et diagnostics sur les projets e-commerce, dématérialisation, veille, e-tourisme…O ffres de solutions : ChamberSign, formations, visioconférences…V eille : un portail régional, un blog, une page Facebook…www.unclicpourmaboite.fr http://echangeurba.wordpress.com/www.facebook.com/polenumerique.ccibordeaux
Le Pôle numérique Ateliers collectifs
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PRESENTATION DE CHAMBERSIGN FRANCE
Le SERVICE ChamberSign France : Depuis son origine, ChamberSign France a intégré dans son modèle de développement une forte dimension de proximité avec ses clients, grâce à un réseau de 130 CCI. Avec l'appui des Chambres de Commerce et d‘Industrie, les valeurs que nous mettons en avant, outre la proximité sont : • La réactivité,• La connaissance technique pour répondre à toutes les problématiques,• Un soutien sur l'utilisation et la gestion des certificats de signature électronique. Toutes ces valeurs répondent à notre engagement de SERVICE.
L’association Chambersign France est : Autorité de certification délivrant des certificats de signature électronique, créée en 2000 par les Chambres de commerce et d’Industrie Françaises.
Vers un développement exponentiel de la dématérialisation
Vers un développement exponentiel de la dématérialisation
UN CONSTAT : EXPLOSION DU NUMÉRIQUE« Tout le monde travaille sur ordinateur, communique, s’échange des fichiers et des mails »
Croissance exponentielle des volumes de documents électroniques, Dématérialisation de nombreux processus : processus métier, processus d'archivage de documents... Accumulation des données (absence de destruction par instinct de précaution).
QUELQUES CHIFFRES :
Une entreprise consacre 5 à 15% de son chiffre d’affaire pour la gestion de ses documents papiers. Un employé consacre en moyenne 300 heures par an à rechercher des documents papiers dans l’entreprise. 76% des organisations auront un projet d'archivage électronique dans les 5 prochaines années. 33% des organisations affirment y avoir recours, alors qu’en 2008 on en dénombrait 26% seulement (étude serdaLAB 2011).
Les enjeux principaux de l’archivage électronique sont d’ordre légal, fiscal ou réglementaire.
Depuis l’an 2000, tous les textes légaux ou réglementaires produits vont dans le même sens : la reconnaissance de la valeur légale des formes électroniques et le formalisme ou les exigences qui sont attachés à leur valeur.
Qu’ils émanent du législateur, de la Cour de Cassation, ou de l’Administration fiscale, tous ces textes vont dans le même sens et mettent en avant, à des degrés divers, les mêmes exigences :• Imputabilité ;• Intégrité ;• Traçabilité ;• Authenticité (notamment : garantie d’origine et date fiable).
Loi du 13 mars 2000 :Art. 1316-1 du Code civil français "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.«
La signature électronique ; Identifie la personne, garantie l’intégrité.SIGNATURE ELECTRONIQUE = SIGNATURE MANUSCRITE
LES RISQUES EN TERME D’ARCHIVAGE :
Les données à caractère sensible (valeur probante ou patrimoniale) se voient généralement noyées dans des systèmes de stockage du SI et peuvent subir un phénomène de dilution (données perdues, oubliées, inexploitables…), sans compter les risques de dégâts des eaux, vol, incendie…
Les conséquences de cette dilution peuvent s’avérer sérieuses pour votre entreprise : risque d’interruption de production, pertes de droit d’exploitation, amendes, dévaluation d’actifs,…
L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE, C’EST QUOI ?
C’est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif.
La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme.
POURQUOI ARCHIVER ?
3 RAISONS ESSENTIELLES :
1.Le besoin de prouver ou de justifier notamment en cas de contentieux pour défendre ses droits,
2.La possibilité de réutiliser ses données et limiter ses coûts,
3.Préserver son patrimoine et ses données sensibles.
QUELS SONT LES ENJEUX :
-> juridique : Impossibilité de produire les preuves requises par un juge
-> sécuritaire : divulgation de données confidentielles
-> financier : amende, redressement fiscal,…
L’ARCHIVAGE EST UNE OBLIGATION LÉGALE QUELLE QUE SOIT LA NATURE DU DOCUMENT.
Les documents électroniques signés ont une valeur légale identique à celle des documentspapier et sont donc soumis au même régime légal que le papier s’agissant de leur durée deconservation.
Pour avoir une valeur juridique, un document électronique doit être archivé dans desconditions de nature à en garantir l'intégrité. Il doit aussi avoir un auteur identifiable. Celasuppose le recours à un procédé de signature électronique. (Loi du 13 mars 2000).
Une durée qui varie selon le type de documents.
Documents comptables, déclarations sociales et fiscales, transactions bancaires, contrats... Les entreprises sont amenées à conserver quantité de documents où peuvent figurer des données à caractère personnel. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) a donc décidé de faire le point sur certaines règles dans une recommandation du 23 octobre dernier.
Elle rappelle d'abord le ' droit à l'oubli ', inclus dans la loi Informatique et libertés : au bout d'un certain temps, les données informatiques doivent être détruites. Elle demande à ce qu'il y ait des durées de conservation distinctes selon les types de données et que les entreprises ' soient en mesure d'effectuer, le cas échéant, toute purge ou destruction sélective de données à caractère personnel '. La Cnil précise la nécessité d'un cadre formel établissant qui collecte les données, qui y a accès, qui les utilisent, pourquoi, comment elles sont protégées, etc.
Que dit la CNIL ?
L’ARCHIVAGE LÉGAL NE DOIT PAS ÊTRE CONFONDU AVEC LE STOCKAGE OU LA SAUVEGARDE :
• Le stockage est l’enregistrement de données sur un support informatique en vue d’une utilisation courante ou immédiate (ex : serveur de fichiers, disque dur, clé USB,…),• La sauvegarde est une copie de données d’un support sur un autre pour permettre la restauration de celles-ci à un état antérieur, en cas de panne matérielle ou logicielle. (ex : serveur, DD externe, solutions SAAS,…).
L’archivage électronique tend à maintenir une valeur juridique aux documents, de leur établissement jusqu’au terme du délai de conservation. On parle alors de « coffre fort électronique ».
L’archivage se distingue donc de la sauvegarde et du stockage du fait de son caractère pérenne et juridique.
Archiver quoi ?
- Documents commerciaux (factures, commandes, BL, tickets de caisse,…)- Documents administratifs (TVA, liasses fiscales, DUCS, DAS,…) - Documents comptables (journaux, grand livre, tableaux de calcul des provisions,…)- Documents RH (bulletins de salaire, relevés d’heures,…)- Documents informatiques (documentations logiciels,…)- Emails (mails pro. engageant la société)
Quelques solutions de sauvegarde en ligne.
Les plus connus…. Attention ce ne sont pas des solutions répondant aux normes sur l’archivage à valeur légale (NFZ42-013)
Comparatif sur 13 outils de stockage en ligne.
Dématérialisation, une nouvelle méthodologie de travailL’archivage électronique à valeur probante
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L'enjeu principal pour les entreprises est la fluidité de l'information. Exemple des Appels d’offres :
Pour les pouvoirs publics, le but étant de mettre en ligne 100 % des marchés publics, les candidats auront un accès facilité aux offres. Un accès plus facile aux offres, c'est aussi pour les entreprises un enjeu de productivité. Du fait d'une information plus accessible, les entreprises pourront réagir plus vite sur plusieurs offres en même temps, de sorte que soit maximisé leur capacité (gain de productivité et gain organisationnels). La dématérialisation représente également une réduction de coûts importants et une amélioration de la productivité. Les coûts liés à l'affranchissement des plis notamment, ou au traitement de l'information par les ressources humaines (gains financiers).
Les enjeux de la dématérialisation
Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.
Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):
Un petit exemple:
aujourd’hui
Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.
Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):
Un petit exemple:
aujourd’hui
Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.
Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):
Les différents thèmes abordés avec cette remise en question du circuit documentaire
Améliorer le couple productivité / rentabilité des activités et réduire les risques opérationnels
Impact coût de l’automatisation des processus papier
Réduction des coûts récurrents et de l’impact coût des risques opérationnels
Gain de productivité
Réduction des coûts de papier,
encre, imprimante
Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.
Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):
Stockage et archivage
Meilleur classement des documents
Consultation des documents à distance,
économie de coût lié à l’archivage
Amélioration des marges opérationnelles
Impact en terme de sécurité et de nomadisme
Réduction du risque d’erreur
Amélioration de la confidentialité
Accès de n’importe quel ordinateur
Fin de l’utilisation du broyeur de papier, pas de documents Sensibles perdus ou en attente De destruction
Les enjeux de la dématérialisationL'enjeu pour les entreprises est la fluidité de l'information.
Exemple du circuits d’un document papier (courrier, devis, facture,…):
Valeur marketing
Image de marque permettant de mieux satisfaire la clientèle, mise en place de nouveaux services
Mais aussi d’attirer de nouveaux partenaires
Vers un standard reconnu par Les gouvernements et les
consommateurs
Forts impacts environnementaux
A grande échelle
Protection des forêts
Lutte contre l’effet de serre, bonus écologique?
Certificat électronique et dématérialisation?
Le certificat va permettre à l’entreprise de gagner du temps et s’organiser pour être plus performante dans son métier.
Apporter une valeur ajoutéeMettre en place une méthode de travail plus « confortable »Améliorer sa qualité de serviceObtenir des gains financiersAvoir une fluidité de l'information……
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Les différents types de certificats• Certificat personne physique : une véritable carte d’identité électronique
pour une dématérialisation à forte valeur probante.• Certificat personne morale : vous permet de dématérialiser en gros volume
vos bons de commande, factures, bulletins de paye... et garantie à vos interlocuteurs l'origine et l'intégrité de vos documents.
• Certificat serveur : pour sécuriser vos échanges clients/serveurs avec un produit référencé par tous les navigateurs et éviter les messages d'alerte à chaque connexion.
Un certificat électronique « personne physique » permet : De garantir l’intégrité des informations et documents transmis+De garantir l’identité du titulaire (authentification)+La génération des signatures électroniques (non-répudiation d'un acte électronique).=D’apporter une valeur juridique à tout type de document (valeur probante)etLa communication en toute confidentialité des informations jugées sensibles grâce au chiffrement des données
« La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, modifiant l’article 1316 du C.C., portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique »
USAGES D’UN CERTIFICAT
TELEPROCURE AVEC L’ETAT SIGNATURE DE DOCUMENTS ET MAILS
DEMATERIALISATION ADMINISTRATIVE
Appel D’offre et Réponses aux
marchés publics
Dématérialisation des actes pour les collectivités
TeléTVA SIV
Net entreprise
Numéro Unique
Le compte fiscal
Ducs-Edi
LES APPLICATIONS METIERS
Le Coffre Fort Electroniquesécurisé
Le Numéro Unique(réseau et canalisation,
logement social)
DEMATERIALISATION ORGANISATIONNELLE
L’entreprise « nomade » sécurisée
Département Numérique
Valeur d’un document dématérialisé :
sa forme numérique
Département Numérique
L’archivage électronique des documents• POUR CONSERVER DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES DE VALEUR, OU PARTAGER
DES INFORMATIONS: – De façon sécurisée, fiable, parfois sur de très longues durées – De façon à disposer de preuves reconnues :
• du dépôt à une date déterminée,• de la conservation sans modification depuis le dépôt,• de la conformité ou pas à une version présentée par ailleurs.
– Auxquels on souhaite pouvoir accéder aisément, selon• le niveau de confidentialité du document• des autorisations d’accès adaptées aux besoins
• POUR CONSERVER TOUS LES ÉVÈNEMENTS ET LEURS PROPRIÉTÉS :– Action, session de travail, intervenant, date et heure, identifiant du fichier, résultat de l’action
• CONTENU UTILISABLE VALABLEMENT EN CAS DE LITIGE, CONTRÔLES, AUDITS
Département Numérique
La réponse :
un espace numérique sécurisé avec une valeur probante, preuve d’antériorité, Protection de la vie privée
L’espace Sécurisé Certifié
Principes de l’espace sécurisé certifié
Coffre fort Client 2
Coffre fortClient 1
Coffre fortDirection
Module d’échange de documents
Client 1
Client 2
SECURIO: Espace sécurisé certifié
Coffre fortCommercial
Coffre fortÀ créer
Coffre fortCompta
Schéma de fonctionnement d’un Espace Sécurisé Certifié
SSL
Authentification Empreinte Horodatage Scellement Journalisation
DEMATERIALISATION
Echange électroniqueSSL
Utilisateurs
Utilisateurs
L’horodatage n’est valable que s’il est externalisé
NumérisationDocuments Papier
Documents électroniques
Coffre Fort Electronique
Espace Sécurisé Certifié
Le circuit réalisé par un document est le suivant:
1.Pour accéder au coffre il faut tout d’abord s’identifier, puis s’authentifier: rôle du certificat
2.Lors de la réception du document , une empreinte de celui-ci est créée (un document modifié n’aura donc pas la même empreinte)
3.Le document est horodaté
4.Le document fera l’objet ensuite d’un scellement (tout le document est signé par le certificat du coffre)
5.Et enfin il est inscrit dans un journal horodaté.
Notarisation - Traçabilité des opérations
Constitution de l’objet archive
Scellement par signature électronique
Horodatage des pièces et des actions
Production d’une empreinte d’intégrité
Notification au déposant
Authentification par certificat électronique(Captation du certificat et gestion des habilitations)
Contrôle de l’identité numérique
Conforme aux normes et standardsConservation garantissant la valeur probante des pièces déposées
Système d’ Information du client Coffre-fort électronique Communicant
Production d’une enveloppe et acheminement sécurisé
ConnecteurSSL
Réception du compte-rendu XML
Contrôle d’intégrité du fichier reçu
Les solutions à l’usage des certificats ChamberSign France
Soucieux, d’apporter aux entreprises des solutions à l’usage de leur certificat,
et en partant de l’esprit d’un coffre fort, ChamberSign France a développé un concept adapté à toutes les organisations :
l’Espace sécurisé, certifié, Securio répondant au minimum à la norme AFNOR Z 42-020
Document propriété de ChamberSign France © www.chambersign.fr
Quelques chiffres sur l’incidence en entreprise
Les réductions de couts avec cette nouvelle organisation
Exemples de réductions de couts par cette méthode:
- Courrier: entre 3.7€ et 4 € H.T. • Impression • Mise sous pli et timbre• archivage• Recherche de dossier
- Facture: cela varie selon l’organisation de 4€ à 9€ H.T.
Les réductions de couts avec cette nouvelle organisation
L’offre ChamberSign France
L’Espace Sécurisé Certifié SECURIO
• Un espace numérique à partir de 1Go• Un espace « chambre des coffres », dans lequel une multitude de coffres forts peuvent être installés
Pré requis deL’Espace Sécurisé Certifié
SECURIO
• Un Administrateur pour un espace • Un / des certificats pour s’authentifier aux coffres forts
Les couts de la dématérialisation
Pôle Numérique CCI Bordeaux17 place de la Bourse à Bordeaux
Vos conseillers : Frédéric BERNARD : tél 05 56 79 52 55
Maryse ROZIS : tél 05 56 79 52 97
www.chambersign.fr