laporan project lesson learned...
TRANSCRIPT
LAPORAN
PROJECT LESSON LEARNED
(PRA-KONTRAK)
DISEDIAKAN OLEH:
BAHAGIAN PENGURUSAN PROEJK 2
CAWANGAN KERJA PENDIDIKAN
PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA
JERLUN, KEDAH
1 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
1. RINGKASAN EKSEKUTIF
Laporan ini bertujuan menerangkan nilaian yang baik yang boleh dicontohi serta perkara-
perkara yang kurang baik boleh diambil iktibar seterusnya diperbaiki untuk projek-projek yang
dilaksanakan oleh Jabatan Kerja Raya melalui bengkel yang telah dilaksanakan pada 2 hingga
3 Julai 2018 bagi projek Pembinaan Sekolah Menengah Kebangsaan Agama Jerlun, Kedah
yang telah dihadiri oleh CKP, HODT dan Pasukan projek HPUPM. Selain itu juga, laporan ini
juga mencadangkan beberapa penambahbaikan yang perlu diambil kira bagi projek-projek
seumpamanya di masa hadapan.
2. LATAR BELAKANG PROJEK
JKR telah dilantik sebagai agensi pelaksana bagi projek ini Pada 28 Febuari 2011. Justeru itu,
kelulusan Value Assesment(VA) kali pertama telah diperolehi Pada 16 Ogos 2011.
Permohonan telah dikemukakan kepada MOF pada 22 Febuari 2012 bagi melaksanakan secara
tender terhad dan maklum balas daripada MOF pada 28 mac 2012 tidak diluluskan.
Walaubagaimanapun pada 28 mei 2012 MOF telah mengeluarkan arahan untuk melaksanakan
tender secara terhad. Surat pelawaan kepada petender terhad telah dikeluarkan pada 24
september 2012. Projek telah ditawarkan kepada petender pada 25 September 2012 dan tarikh
tutup tawaran adalah pada 24 Oktober 2012.
Keputusan Mesyuarat jawatankuasa Perancang negeri yang bersidang pada 20 September 2012
telah diluluskan dengan bersyarat. Pada 16 Januari 2013 JKR telah memohon kelulusan Pindaan
PDA berserta kos anggaran jalan masuk
Jumlah harga tender daripada penender yang terendah adalah RM 74, 996, 218.00 – melebihi
peruntukan yang telah diluluskan. Surat kelulusan tender oleh MOF bertarikh 30 April 2013
berkenaan penender USIMA Sdn Bhd dengan syarat tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.
KPM juga telah memohon peruntukan tambahan kepada EPU sebanyak RM 92.3 Juta. Walau
bagaimanapun, surat bertarikh 30 Mei 2013 memaklumkan bahawa permohonan tersebut tidak
diluluskan. Sehubungan itu, Mesyuarat JTPK Bil. 6/2013 meminta JKR untuk membuat rundingan
semula dengan EPU bagi aspek teknikal berkaitan peruntukan dikeluarkan daripada VA1 dan
berbincang bersama MOF bagi mendapatkan kelulusan rundingan harga dengan petender
terendah. Susulan dari itu, pelaksanaan VA Kali kedua telah diadakan pada 18 hingga 19
September 2013 untuk memuktamadkan skop dan kos projek. Pengesahan brief baru dan kos telah
dikeluarkan pada 24 Oktober 2013 selepas VA kali kedua. Surat Setuju Terima telah dikeluarkan
kepada Kontraktor USIMA Sdn Bhd pada 18 September 2014.
2 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
3. OBJEKTIF
Objektif projek ini adalah :
1. Mencapai kecemerlangan kurikulum dan ko-kurikulum berteraskan Al quran dan As Sunnah.
2. Meningkatkan keupayaan pengetahuan dan inovasi negara serta memupuk minda kelas
pertama.
3. Melahirkan pelajar yang mengamalkan akhlak mulia berteraskan al quran dan as sunnah.
4. Membentuk generasai pelajar sebagai pemimpin yang boleh diteladani.
5. Melahirkan pelajar yang mempunyai ketahanan diri dalam menghadapi cabaran budaya
yang bercanggah dengan nilai-nilai islam.
6. Menyediakan pelajar yang dapat memberikan sumbangan yang berkesan bagi memenuhi
keperluan negara dan ummah.
7. Menyediakan infrastruktur berkualiti dalam tempoh masa dan kos yang ditetapkan.
8. Menyediakan bangunan sekolah yang terdiri daripada Blok Pentadbiran, Blok Akademik (20
Bilik Darjah) dan Blok Asrama (300 Lelaki & 300 Perempuan).
3 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
4. MAKLUMAT PROJEK
5. SKOP KERJA UTAMA
a. Kerja-Kerja Permulaan (Preliminaries)
b. Kerja-kerja Bangunan (Building Works)
Blok Pentadbiran
Blok Akademik (20 Bilik Darjah)
Blok Makmal & Bengkel
Blok Surau
Blok Kantin
Blok Dewan Serbaguna
Blok Dewan Makan
Blok Asrama (300 Lelaki & 300 Perempuan) &
Kuarters Kelas F (3 unit)
Banglo Pengetua Kelas C
Tandas Berpusat (Jenis 2A & 2B)
c. Kerja Bangunan Sokongan
Rumah Sampah
Pondok Pengawal
No.Kontrak JKR/IP/CKUB/188/2014
Nama Kontraktor USIMA Sdn. Bhd.
Alamat Kontraktor No. 41 Lorong Perak 18, Taman Industri Ringan, Sri Mergong, 05150 Alor Setar Kedah
Kelas Kontraktor Kelas A
Harga Kontrak RM 57,352,031.57
Tarikh Milik Tapak 02hb Oktober 2014
Tarikh Siap Kerja 25hb Jun 2016
Tarikh Siap Kerja Semasa (EOT NO 6) 25hb Jun 2018
Tempoh Kontrak 20 Bulan
Tempoh Tanggungan Kecacatan 12 Bulan
Tempoh Tanggungan Kecacatan Berakhir -
Denda Kelewatan Gantirugi Tempoh Tanggungan RM 10,233.28/hari
4 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
Wakaf Menunggu Bas
Wakaf
Garaj Bas
Pencawang Elektrik
Menara Tangki Air
Suction Pam
STP
Laluan Berbumbung
Pintu pagar utama
Pentas Dan Tiang Bendera
d. Kerja-kerja Luar Bangunan
e. Kerja-kerja Mekanikal
Sistem Sistem Penyaman Udara & Pengudaraan
Sistem Pencegah Kebakaran
f. Kerja-kerja Elektrikal
g. Kerja-kerja Alam Sekitar
h. Wang Kos Prima
i. 10.Wang Peruntukan Sementara
Builder’s Work In Connection With M&E Works
Papan Tanda
Perabut & Keperluan Pejabat
Pengubahan Sesalur Utiliti
5 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
6. GAMBAR PELAKSANAAN PROJEK
AERIAL VIEW
BLOK PENTADBIRAN
6 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
BLOK PENTADBIRAN
BLOK AKADEMIK (BILIK DARJAH)
7 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
PADANG / OSD
BLOK SURAU
8 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
BLOK DEWAN MAKAN
BLOK TANDAS BERPUSAT
BLOK DEWAN MAKAN
BLOK DEWAN MAKAN
TNB SUB STATION
BLOK DEWAN MAKAN
BLOK DEWAN MAKAN
9 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
PONDOK PENGAWAL
WAKAF
10 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
MENARA TANGKI AIR
RUMAH SAMPAH BESAR
WAKAF MENUNGGU BAS
11 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
7. SESI PENGUMPULAN PEMBELAJARAN PROJEK BENGKEL
Tajuk : Bengkel Project Lessons Learned (Pra-Kontrak)
Pembinaan Sekolah Menengah Kebangsaan Agama Jerlun, Kedah
Tarikh : 2 hingga 3 Julai 2018 (Isnin hingga Selasa)
Tempat : Bilik Gerakan, Tingkat 18, Cawangan Kerja Keselamatan,
Maju Tower, Kuala Lumpur.
a. Peserta :
Peserta Bengkel terdiri daripada wakil-wakil dari bahagian seperti berikut :-
BPP2 - 5 Orang
Pasukan Projek HPUPM - 4 Orang
HODT Arkitek - 1 Orang
HODT Sivil - 1 Orang
PMO - 2 Orang
b. Pemudahcara/Fasilitator
Pemudahcara/Fasilitator adalah wakil dari Cawangan Pengurusan Aset Bersepadu :-
Sr Roznita Binti Othman
Sr Dr. Khairil Hizar bin Md Khuzaimah
8. ‘LESSONS LEARNED’ BERDASARKAN ISU KRITIKAL
Berdasarkan isu kritikal yang diperolehi dari ‘brainstorming’ oleh peserta dan persembahan
dan dipersembahkan melalui peta minda, berikut adalah kesimpulan yang diperolehi hasil
dapatan daripada perbincangan tersebut:-
12 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
a. PERINGKAT PELAKSANAAN (EXECUTION)
1. CLARITY OF PROJECT OBJECTIVES/DELIVERABLES/EXPECTATIONS PENJELASAN OBJEKTIF / HASIL / KEPERLUAN
WHAT WENT WELL?
APA BERLAKU DENGAN LANCAR
WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER ?
APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN LEBIH BAIK
1.Objektif dan skop projek adalah jelas
kerana dimuktamadkan Bersama EPU
melalui kelulusan VM berdasarkan surat
daripada KPM bertarikh 16 Ogos 2011.
1. Skop dan peruntukan projek perlu
disetimpalkan oleh pelanggan sebelum
diserahkan kepada JKR.
2. Proses untuk memuktamadkan brif perlu di
laksanakan segera tanpa pindaan yang akan
mengakibatkan kelewatan proses rekabentuk
awalan.
3. Pengesahan peruntukan perlu disetimpalkan
mengikut perubahan skop terkini sebelum
ditender.
LESSONS LEARNT:
PEMBELAJARAN
1. Pasukan projek perlu memastikan pihak pelanggan telah mematuhi garis panduan EPU
dalam proses penyediaan brif untuk memastikan peruntukan projek mencukupi.
13 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
b. PERINGKAT PERANCANGAN (PLANNING)
2. PLANNING
PERANCANGAN
WHAT WENT WELL?
APA BERLAKU DENGAN LANCAR
WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER ?
APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN LEBIH
BAIK
1. Rekabentuk awalan berjalan lancar.
2. Komunikasi yang baik diantara pihak
JKR dan pelanggan.
1. Lukisan tender dan Senarai Kuantiti perlu
disemak semula didalam mesyuarat verifikasi
oleh pasukan projek sebelum proses
perolehan.
2. Semua projek perlulah dilaksanakan
secara tender terbuka.
3. Perekabentuk perlu mempunyai
kompetensi dalam rekabentuk IBS.
4. Koordinasi diantara perekabentuk JKR dan
RISP.
5. Permohonan projek baru oleh Kementerian
Pendidikan hendaklah berdasarkan lukisan
PAP sedia ada.
LESSONS LEARNT:
PEMBELAJARAN
1. Permohonan projek baru kepada EPU oleh Kementerian Pendidikan hendaklah
berdasarkan lukisan PAP sedia ada.
2. Pihak JKR perlu membuat ‘Roadshow’ bagi memperkenalkan lukisan rekabentuk PAP
diperingkat Jabatan Pendidikan Negeri.
3. Pemilihan dan pelantikan ‘IBS provider’ untuk projek akan datang perlu dikaji semula
14 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
c. AFTER ACTION REVIEW (AAR)
1.
What was supposed to happen?
Lukisan tender dan BQ perlu disemak semula didalam mesyuarat verifikasi oleh pasukan projek sebelum proses perolehan.
2.
What actually happened?
Lukisan tender dan BQ yang tidak disemak secara teliti sebelum proses perolehan akan mengakibatkan kelewatan pembinaan projek disebabkan oleh percanggahan rekabentuk IBS dan rekabentuk setiap disiplin.
3.
Why did it happen?
Proses semakan bersama HODT setiap disiplin tiada didalam proses carta alir kerja.
4.
What are the consequences
Percanggahan diantara lukisan, BQ dan rekabentuk ‘IBS Provider’ akan mengakibatkan pertambahan masa dan kos projek.
5.
What are the key lessons?
Semakan keatas lukisan tender dan BQ perlu dilaksanakan dengan teliti sebelum proses perolehan .
6.
Suggestions for action
Perlu memaklumkan kepada pihak atasan untuk ditambah dalam proses SPB.
15 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
1.
What was supposed to happen?
Skop dan peruntukan projek perlu disetimpalkan oleh pelanggan sebelum diserahkan kepada JKR.
2.
What actually happened?
Skop projek berubah mengakibatkan kos projek tidak mencukupi.
3.
Why did it happen?
Pertambahan kos projek daripada PDA VM 1 berjumlah RM57,887,900.00 kepada PDA VM 2 berjumlah RM61,100,000.00 mengakibatkan pengurangan skop projek:
Piling dari RM3,941,762.00 ke RM6,240,400.00
Kerja tanah dari RM1,651,808.25 kepada RM2,082,850.00
Lab Furniture dari RM500,000. Kepada RM1,900,000.00
Variation of Price daripada 2% kepada 5%
Tambahan kos Loose Furniture sebanyak RM850,000.00
4.
What are the consequences
1. Akan mengakibatkan kelewatan
pelaksanaan projek.
2. Menjejaskan imej JKR
5.
What are the key lessons?
Garis panduan EPU wajib dipatuhi ketika penyediaan brif projek.
6.
Suggestions for action
Pasukan projek perlu memastikan pihak pelanggan telah mematuhi garis panduan EPU dalam proses penyediaan brif untuk memastikan peruntukan projek mencukupi.
16 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
1.
What was supposed to happen?
Perekabentuk perlu mempunyai kompetensi dalam rekabentuk IBS.
2.
What actually happened?
Kaedah RISP telah digunakan bagi memenuhi kehendak dan keperluan IBS.
3.
Why did it happen?
Kekurangan pengalaman dalam penyediaan rekabentuk IBS.
4.
What are the consequences
1. Akan mengakibatkan kelewatan
pelaksanaan projek.
2. Menjejaskan imej JKR
5.
What are the key lessons?
1. Perekabentuk perlu kompeten
berkaitan rekabentuk IBS.
2. Pelantikan RISP adalah tidak relevan.
3. Permohonan projek baru oleh Kementerian Pendidikan hendaklah berdasarkan lukisan PAP (IBS) sedia ada.
6.
Suggestions for action
Pemilihan dan pelantikan ‘IBS provider’ untuk projek akan datang perlu dikaji semula.
17 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH
9. Pegawai Yang Terlibat Dalam Penyediaan Laporan Project Lesson
Learned (Pra-Kontrak) :
1) HOPT :
Ir. Subiah Binti Sulaiman
Ir. Isfanizam Bin Ismail
Pn. Norhasni Binti Mohd Kasim
En. Mohamad Syafie Bin Yusof
En. Megat Mohd Rezal Bin Mohd Tahir
2) HODT :
Pn. Intan Norshahrah Binti Ibrahim
Pn. Nurul Izza Binti Hussin
3) Pasukan Projek HPUPM :
Ir. Zulkifli Bin Abdul Rahman
En. Muhamad Khair Bin Hasan
En. Alfa Rizal Bin Zainudin
Ku Amierreza Bin Ku Mahazir
4) PMO :
Ir.Habibah Binti Baba
Pn.Mas Era Karlina Binti Mohamad