laporan praktik pengalaman lapangan jurusan...
TRANSCRIPT
LAPORAN PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN
JURUSAN EKONOMI SYARIAH
MEKANISME PENYUSUNAN BERKAS KEARSIPAN PASPOR YANG
SUDAH SELESAI PADA KANTOR IMIGRASI KELAS II NON TPI
BLITAR
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Akhir
Praktik Pengalaman Lapangan Jurusan Ekonomi Syariah
Disusun oleh :
Afni Nurvita Dewi
NIM : 12402173170
Dosen Pembimbing Lapangan
Nur Aziz Muslim, M.HI
JURUSAN EKONOMI SYARIAH
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI TULUNGAGUNG
TAHUN 2020
ii
HALAMAN PERSETUJUAN
PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN
Laporan akhir Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) Jurusan Ekonomi Syariah
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam IAIN Tulungagung ini telah disetujui dan
disahkan pada :
Hari :
Tanggal : Februari 2020
Di : Tulungagung
Judul Laporan : “Mekanisme Penyusunan Berkas Kearsipan Paspor Yang
Sudah Selesai Pada Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI
Blitar”
MENYETUJUI
DOSEN PAMONG DOSEN PEMBIMBING LAPANGAN
MASTOHA, S.H NUR AZIZ MUSLIM, M.HI
NIP. 197201231994031001 NIP”. 197407162009011006
MENGESAHKAN
a.n DEKAN
KEPALA LABORATORIUM FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
SISWAHYUDIANTO, M.M
NIDN. 2015068402
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan
Laporan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) ini. Sholawat dan salam kami
ucapkan kepada Nabi Muhammada SAW sebagai rahmatan lil’alamin yang telah
membimbing umatnya ke jalan yang benar.
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat telah
menyelesaikan
Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam IAIN Tulungagung. Laporan ini di susun berdasarkan hasil observasi
selama PPL di Kantor Imigrsi Kelas II Non TPI Blitar yang dilaksanakan selama
4 Minggu yang dimulai dari tanggal 07 Januari – 07 Februari 2020. Selama
pelaksanaan PPL sampai dengan selesai ini, kami banyak menerima bantuan dan
dukungan dari berbagai pihak, karena itu pada kesempatan ini kami
menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Prof. Dr. Maftukhim, M. Ag selaku Rektor IAIN Tulungagung.
2. Siswahyudiant, M.M selaku Kepala Laboratorium Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Islam IAIN Tulungagung.
3. Nur Aziz Muslim, M.HI selaku DPL (Dosen Pembimbing Lapangan) dalam
pelaksanaan PPL (Praktik Pengalaman Lapangan).
4. Andhika Pandu Kurniawan, A.Md, Im., S.H. selaku Kepala Kantor Imigrasi
Kelas II Non TPI Blitar.
5. Mastoha, S.H selaku Dosen Pamong dalam pelaksanaan PPL (Prakting
Pengalaman Lapangan).
6. Seluruh karyawan dan staff Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar yang
telah membantu dalam penyusunan laporan.
7. Orang Tua yang memberikan dukungan serta doa dalam menyelasaikan
Laporan PPL (Praktik Pengalaman Lapangan).
8. Semua pihak yang telah membantu selama proses pembuatan Laporan PPL
(Praktik Pengalaman Lapangan).
iv
Semoga Allah SWT membalas semua budi baik semua pihak yang telah
memberi dukungan, doa, bantuan serta kesempatan kepada penulis dalam
menyelesaikan laporan ini. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan
ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan
kritik dan saran yang membangun dari pihak dan semoga laporan ini bermanfaat
bagi kita semua.
Tulungagung, Februari 2020
Penulis
AFNI NURVITA DEWI
NIM. 12402173170
v
DAFTAR ISI
Halaman Judul ...................................................................................................... i
Halaman Persetujuan .......................................................................................... ii
Kata Pengantar ................................................................................................... iii
Daftar Isi ............................................................................................................... v
BAB I PENDAHULUAN
A. Dasar Pemikiran ......................................................................................... 1
B. Tujuan dan Kegunaan ................................................................................ 2
C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan ................................................................ 2
BAB II PELAKSANAAN PRAKTIK
A. Profil Lembaga ........................................................................................... 3
B. Pelaksanaan Praktik ................................................................................... 6
C. Permasalahan di Lapangan ........................................................................ 7
D. Tanggapan dari Pihak Lembaga Tempat Praktik ...................................... 7
BAB III PEMBAHASAN TERHADAP TEMUAN STUDI
A. Prosedur Pengarsipan Secara Manual ........................................................ 8
B. Pengorganisasian Arsip .............................................................................. 9
C. Prosedur Penyimpanan Arsip ................................................................... 10
D. Pemusnahan Arsip .................................................................................... 12
E. Penemuan Kembali Arsip ........................................................................ 14
F. Kendala dalam Pengarsipan Data yang belum di Digitalisasi ................. 15
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan .............................................................................................. 16
B. Saran-Saran .............................................................................................. 16
vi
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
A. Berita Acara Serah Terima Mahasiswa PPL
B. Presensi Kehadiran Harian Individual
C. Presensi Kehadiran Kelompok
D. Berita Acara Harian Individual
E. From Bukti Konsultasi dengan DPL
F. Foto-Foto Kegiatan PPL
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Dasar Pemikiran
Pada umumnya setiap perusahaan atau instansi mempunyai proses
kearsipan, dan pada dasarnya arsip dapat berupa catatan atau rekaman dari setiap
kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Catatan ini secara umum disebut
sebagai naskah atau dokumen ataupun informasi terkema, yang dalam realisasinya
dapat berupa tulisan, gambar ataupun suara. Informasi-informasi tersebut sangat
penting bagi perusahaan yang kemudian disimpan dengan baik dan sewaktu-
waktu akan digunakan kembali untuk kepentingan perusahaan baik pemerintah
maupun swasta. Dengan semakin meningkatnya aktivitaas suatu perusahaan,
maka akan semakin meningkat pula volume arsip yang tercipta dan yang
dibutuhkan. Sistem kearsipan merupakan sistem yang mencakup keseluruhan
aktivitas dan daur hidup arsip dimulai dari penciptaan, pemanfaatan, penyimpanan
dan penemuan arsip yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan harus teratur dan
bertahap dimulai dari memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan
menyimpan arsip.
Sistem kearsipan yang dilaksanakan oleh pegawai Kantor Imigrasi Kelas II
Non TPI Blitar dalam proses prosedur penyimpanan arsipnya dan sistem
penyimpanan arsip yang digunakan belum dilakukan dengan baik. Hal ini dapat
dilihat dari sistem penyimpanan dokumen keimigrasian yang hanya menggunakan
satu sistem penyimpanan yaitu sistem tanggal tanpa adanya kombinasi dan
prosedur penyimpanan arsip yang masih belum teratur karena prosedur yang
dilaksanakan hanya memeriksa dokumen, mencatat dokumen dan menyimpan
dokumen saja. Sehingga dokumen-dokumen bertumpuk dan masih belum tertara
dengan baik dan juga dalam penemuan kembali dokumen memerlukan waktu
yang relatif lama, pencarian satu dokumen memerlukan waktu 5-15 menit. Hal
tersebut menjadi masalah bagi kelancaran kegiatan perusahaan.
Lalu kini yang menjadi sebuah pertanyaan bagaimana pelaksanaan
prosedur penyimpanan arsip dokumen keimigrasian di Kantor Imigrasi Kelas II
2
Non TPI Blitar? dan Bagaimana sistem penyimpanan arsip dokumen keimigrasian
yang digunakan pada kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar?. Berdasarkan
uraian diatas, maka untuk memahami dan mengetahui lebih jauh dibuatlah laporan
akhir Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) yang berjudul “MEKANISME
PENYUSUNAN BERKAS KEARSIPAN PASPOR YANG SUDAH SELESAI
PADA KANTOR IMIGRASI KELAS II NON TPI BLITAR”.
B. Tujuan dan Kegunaan
Tujuan dari laporan ini diharapkan memberikan manfaat dalam
pengetahuan tentang penyusunan pengarsipan paspor yang sudah selesai, dan
secara umum agar dapat jadi sumber referensi keilmuan tentang prosedur
penyusunan berkas kearsipan paspor.
Adapun kegunaan dalam penyusunan laporan ini, diharapkan menjadi
proses pembelajaran dan bekal tambahan pengetahuan dengan cara mengetahui
gambaran tentang pelaksanaan prosedur penyusunan berkas kearsipan dan sistem
penyusunan berkas kearsipan paspor.
C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) Gelombang I ini dilaksanakan di
Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar yang beralamat di Jl. Raya Mastrip
No.45, Srengat Blitar dan dilaksanakan selama kurang lebih 30 hari. Dimulai pada
tanggal 07 Januari – 07 Februari 2020. Hari efektif kerja yaitu hari Senin – Jumat
dimulai pada pukul 07.30 s.d 16.00 WIB.
3
BAB II
PELAKSANAAN PRAKTIK
A. Profil Lembaga
Kantor Imigrasi Kelas II Blitar dibentuk berdasarkan Keputusan Menteri
Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomer 05-PR.07.04
Tahun 2002 tanggal 29 September 2002. Menempati bangunan gedung kantor
seluas 1.047 m2 berdiri diatas lahan 11.910 m2 terletak di Jalan Raya Mastrip 45
Srengat Kabupaten Blitar, berjarak 19 km dari Kota Blitar dengan status tanah dan
bangunan pinjam pakai 25 (dua puluh lima) tahun dari Pemerintah Kabupaten
Blitar berdasarkan Ssurat Perjanjian Nomor 188/33/409.306/2004 dan
W10.PL.01.10-371 tanggal 11 Januari 2004 antar Pemerintah Kabupaten Blitar
dan Kantor Wilayah Departemen Kehakiman Jawa Timur.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Hukum dan HAM No.
M.HH08.OT.01.02 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Kantor Imigrasi Kelas III
Ponorogo, Wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas II Blitar yan sebelumnya meliputi
Kota Blitar, Kabupaten Blitar, Kabupaten Tulungagung dan Kabupaten
Trenggalek menjadi Kota Blitar, Kabupaten Blitar, Kabupaten Tulungagung saja.
Wilayah tersebut terdiri dari :
Kota Blitar terdiri dari 3 kecamatan yaitu :
1. Kecamatan Kepanjenkidul
2. Kecamatan Sananwetan
3. Kecamatan Sukorejo
Kabupaten Blitar terdiri dari 22 kecamatan yaitu :
1. Kecamatan Bakung
2. Kecamatan Binangun
3. Kecamatan Doko
4. Kecamatan Gandusari
5. Kecamatan Garum
6. Kecamatan Kademangan
4
7. Kecamatan Kanigoro
8. Kecamatan Kesamben
9. Kecamatan Nglegok
10. Kecamatan Panggungrejo
11. Kecamatan Ponggok
12. Kecamatan Sanankulon
13. Kecamatan Selopuro
14. Kecamatan Selorejo
15. Kecamatan Srengat
16. Kecamatan Sutojayan
17. Kecamatan Talun
18. Kecamatan Udanawu
19. Kecamatan Wlingi
20. Kecamatan Wonodadi
21. Kecamatan Wonotirto
22. Kecamatan Wates
Kabupaten Tulungagung terdiri dari 19 Kecamatan yaitu :
1. Kecamatan Bandung
2. Kecamatan Besuki
3. Kecamatan Boyolangu
4. Kecamatan Campurdarat
5. Kecamatan Gondang
6. Kecamatan Kalidawir
7. Kecamatan Karangrejo
8. Kecamatan Kedungwaru
9. Kecamatan Kauman
10. Kecamatan Ngantru
11. Kecamatan Paagerwojo
12. Kecamatan Ngunut
13. Kecamatan Pakel
14. Kecamatan Pucanglaban
15. Kecamatan Rejotangan
5
16. Kecamatan Sendang
17. Kecamatan Sumbergempol
18. Kecamatan Tanggung Gunung
19. Kecamatan Tulungagung
Visi dan Misi
Visi : “Masyarakat memperoleh kepastian hukum”
Misi : “Melindungi Hak Asasi Manusia”
Tugas dan Fungsi
Tugas Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar adalah melaksanakan
sebagian tugas pokok Kementerian Hukum dan HAM di Bidang
Keimigrasian di wilayah kerjannya. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut
Kantor Imigrasi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Melaksanakan tugas di bidang Tata Usaha.
2. Melaksanakan tugas keimigrasian di bidang Doklan Intalkim (Dokumen
dan Izin Tinggal Keimigrasian).
3. Melaksanakan tugas keimigrasian di bidang Inteldakim (Inteljen dan
Penindakan Keimigrasian).
4. Melaksanakan tugas keimigrasian di bidang Bidang Teknologi
Informasi dan Komunikasi Keimigrasian (Tikim).
Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi Kantor Imigrasi Kelas II Non Tpi Blitar
adalah sebagai berikut :
KEPALA KANTOR : Andhika Pandu Kurniawan, A.Md. Im., S.H.
BIDANG DOKLAN INTALKIM
Kepala Seksi : Moch. Andri Budiman, S.Sos.
Kasubsi Dokumen Perjalanan : Minda Natalia Napitupulu, S.E.
Kasubsi Izin Tinggal : Donny Febriansyah, S.H.
6
BIDANG TIKIM
Kepala Seksi : Dian Widyastuti, A.Md. IM., S.H.
Kasubsi Informasi : Dedit Satria Adyguna, A.Md. Im., S.H.
Kasubsi Komunikasi : Hetty Rosidah, A.Md. Im., S.H., M.H.
BIDANG INTELDAKIM
Kepala Seksi : Denny Irawan, S.H.
Kasubsi Inteljen Keimigrasian : Priyo Ery Wicaksono, S.H.
Kasubsi Penindakan : Dendy Wibisono Tjahyo Utomo, S.H.
B. Pelaksanaan Praktik
Pada kesempatan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) pada tahun ini,
terdapat 5 Mahaasiswa yang dapat melaksanakan PPL di Kantor Imigrasi Kelas II
Non TPI Blitar, diantaranya :
1. Asneliy Sa’adah
2. Septiana Dwika Sari
3. Dwi Ngainur Rosyida
4. Melsilia Prastiwi
5. Afni Nurvita Dewi
Adapun pelaksanaan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) ini
dilaksanakan di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar yang beralamat di Jl.
Mastrip No.45, Srengat, Kec.Srengat, Kab.Blitar. Pelaksanaan PPL berlangsung
mulai tanggal 07 Januari sampai 07 Februari 2020.
Dalam melaksanakan PPL kami dituntut untuk selalu aktif dalam
praktiknya akan tetapi dengan tetap berpedoman pada aturan-aturan yang telah
disepakati di awal pelaksanaan PPL. Selama PPL di Kantor Imigrasi Kelas II Non
TPI Blitar, saya banyak mendapatkan pembelajaran yang belum pernah saya
dapatkan sebelumnya. Semua yang telah saya pelajari selama berada dibangku
kuliah berbeda jauh dengan praktinya secara langsung.
7
Memahami secara umum bagian dan sub bagian yang ada dalam instansi
serta tugas-tugas tiap bagian. Membantu berbagai bidang sesuai dengan arahan
Bapak dosen pamong / staf yang ada di instansi. Sedangkan tugas yang saya
lakukan selama PPL di Kantor Imigrasi Kelasd II Non TPI Blitar yaitu :
1. Membantu dibidang customer care 1 atau bidang layanan dan informasi.
2. Membantu mendaftarkan antrian online pemohon paspor.
3. Check in antrian online paspor.
4. Mengantarkan lansia kebagian prioritas.
5. Mengantarkan berkas pemohon ke wasdakim.
6. Membantu foto antrian sambang pemohon.
7. Membantu bidang cetak paspor, uji kualitas paspor, laminating paspor dan
stampel paspor.
8. Membantu bagian arsip berkas pemohon paspor.
9. Cek pembayaran paspor.
10. Membantu menyiapkan kebutuhan timpora wasdakim.
11. Membantu bidang kepegawaian.
C. Permasalahan di Lapangan
Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip pada Kantor Imigrasi Kelas II Non
TPI Blitar masih belum maksimal, karena ruangan untuk penyimpanan masih
sempit dan mengenai petugas penataan arsip sebaiknya ditambah satu lagi agar
penataan cepat selesai dan tidak acak-acakan akibat banyaknya berkas yang setiap
hari terkumpul di gudang.
D. Tanggapan dari Pihak Lembaga Tempat Praktik
Tanggapan dari pihak Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar yaitu tetap
bersikap professional. Para petugas sebaiknya lebih perhatian pada arsip paspor
yang sudah selesai dalam hal penyimpanan dan pemeliharaan arsip, mengingat
pentingnya arsip paspor untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Sarana
dan prasarana dalam penyimpanan arsip, penyimpanan secara manual sebaiknya
lebih dimaksimalkan lagi, supaya arsip paspor yang telah disimpan tidak mudah
rusak maupun hilang.
8
BAB III
PEMBAHASAN TERHADAP TEMUAN STUDI
A. Prosedur Pengarsipan Secara Manual
Hampir sebagian besar perusahaan masih menggunakan atau mengelola
arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa kertas, Compact
Disk (CD) maupun media fisik lainnya. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan
arsip secara manual masih relevan untuk dibahas pada era digital ini. Berikut ini
akan dijelaskan tentang prosedur pengarsipan paspor yang sudah selesai secara
manual yang ada bagian Sumber Daya Manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non
TPI Blitar.
Prosedur Pengarsipan Secara Manual
Pemilihan Dokumen
Dokumen Permanen
Checklist Validasi
Dokumen
Dokumen Tidak Permanen
Pengarsipan Dokumen
Masukkan pada Map
berkas
Masukkan pada lemari
arsip
9
Berdasarkan Gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Memilih dan mengklasifikasikan dokumen personal paspor yang ada di
map sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yaitu memilih dokumen
antara dokumen permanen dengan dokumen tidak permanen.
2. Dokumen permanen yang dimiliki setiap pemohon kemudia di
checklist pada form checklist validasi dokumen pemohon. Form
checklist tersebut dapat memudahkan pelaksana sumber daya manusia
dalam penemuan kembali arsip paspor.
3. Dokumen yang telah di arsip tersebut di masukkan ke dalam map
berkas.
4. Setelah rapi di masukkan pada map berkas, langkah selanjutnya yaitu
penataan map berkas pada lemari arsip. Penataan map berkas tersebut
sesuai dengan nomer pemohon, sehingga dalam pencarian file data
personal pemohon dapat dengan mudah di temukan.1
B. Pengorganisasian Arsip
Pengorganisasian arsip yang digunakan pada bagian sumber daya manusia
di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar adalah kombinasi sistem sentralisasi
dan desentralisasi. Berikut penjelasan pengorganisasian arsip pada bagian sumber
daya manusia :
1. Sentralisasi
Seluruh dokumen tidak permanen arsip paspor di Kantor Imigrasi Kelas II
Non TPI Blitar disimpan secara terpusat oleh bagian sumber daya manusia.
Fotokopi dokumen permanen arsip paspor juga disimpan secara terpusat
oleh bagian sumber daya manusia. Hal ini agar memudahkan dalam
pencarian (penemuan kembali) apabila dibutuhkan sewaktu-waktu oleh
perusahaan atau pemohon.
2. Desentralisasi2
1 CHR. Jimmy L.Gaol, Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi , (Jakarta:
PT. Gramedia, 2015), hlm.290. 2 Drs. Zulkifli Amsyah.MLS, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,
2005), hlm.16.
10
Dokumen arsip paspor yang asli diserahkan kembali pada pemohon agar
disimpan secara pribadi oleh masing-masing pemohon. Hal ini bertujuan
sebagai bukti perseorangan setiap pemohon apabila dibutuhkan sewaktu-
waktu oleh perusahaan.
C. Prosedur Penyimpanan Arsip
Menurut Amsyah, “penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang
dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu
diperlukan”. 3
Menurut Amsyah, langkah- langkah penyimpanan arsip terdiri dari4 :
1. Memeriksa
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara
memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-
arsip tersebut sudah “siap untuk disimpan” maka surat tersebut harus
dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa
surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat
disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan “hilang”.
2. Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau
subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem
abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala
surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar
dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu
map dengan kata tangkap yang sama.
3. Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara
sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna
3 Ibid, hlm. 71.
4 Ibid, hlm. 64.
11
yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah
pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan
disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar
file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut
berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
4. Menyortir
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan
kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk
jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan
penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih dahulu sesuai dengan
pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa
pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci
pada waktu penyimpanan dokumen, disamping berkali-kali membuka dan
menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi
dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad,
pengelompokan didalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem
numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis
dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat
dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
5. Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen
atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien
bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan
sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana
mempergunakan almari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat
tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator,
dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui
lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat
masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar
12
maka menggunakan penyimpanan moderen, surat masuk dan surat keluar
dari dan untuk satu koresponden disimpan jadi satu dalam map yang sama
dan letaknya berdampingan
Dapat dilihat dalam prosedur pelaksanaan penyimpanan arsip dokumen
keimigrasian yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar sebelum
melakukan penyimpanan arsip dokumen keimigrasian ke ruang khusus arsip,
dalam pelaksanaan penyimpanan arsip dokumen keimigrasian melakukan
prosedur pencatatan terlebih dahulu dimana dokumen-dokumen tersebut harus
dicatat dibuku agenda khusus dokumen keimigrasian. Pencatatan yang
dilaksanakan untuk mencatat dokumen-dokumen keimigrasian berdasarkan pada
sistem penyimpanan nomor permohonan. Tetapi sistem penyimpanan arsip
yang digunakan tersebut masih kurang membantu dalam penemuan kembali arsip
dengan cepat karena hanya menggunakan satu sistem penyimpanan tanpa
dikombinasikan dengan sistem penyimpanan arsip yang lainnya.
D. Pemusnahan Arsip
Sebelum pemusnahan arsip dilakukan, sebaiknya harus diadakan penilaian
berkas-berkas terlebih dahulu. Penilaiaan berkas-berkas yang akan dimusnahkan
dapat dilakukan dengan dua langkah sebagai berikut :
1. Penggolongan berkas surat dinamis, berdasarkan hal-hal berikut :
Berkas surat aktif, yaitu berkas surat yang masih sering digunakan.
Berkas surat semiaktif, yaitu berkas surat yang frekuensi
penggunaannya sudah jarang.
Berkas surat inaktif, yaitu berkas surat yang sama sekali tidak lagi
digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Pemindahan berkas surat, yaitu pemindahan berkas surat dari file aktif ke
file inaktif yaitu diatur dengan cara sebagai berikut :
Pemindahan secara berkala
Pemindahan secara terus-menerus
Menurut Basuki (2003), ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif :
13
1. Pencacahan
Metode ini paling sering digunakan. Prosesnya menggunakan alat
pencacahan yang biasa dikenal dengan shredden. Alat ini menghancurkan
kertas dengan cara menarik dan merobek kertas menjadi potongan-potongan
kecil, dengan ukuran bervvariasi 0,8 – 2,5 cm.
2. Pembakaran
Metode ini sangat populer pada masa lalu, tetapi saat ini dianggap sulit dan
berbahaya dilakukan karena berisiko menyebabkan kebakaran.
3. Pemusnahan Kimiawi
Pemusnahan dilakukan dengan menggunakan bahan kimiawi. Walaupun
metode ini lebih efisien dibandingan dengan metode pencacahan, tidak
dapat dilakukan sewaktu-waktu. Pasalnya, bahan kimia yang digunakan
adalah larutan asam yng dapat merusak kulit dan mudah terbakar, sehingga
harus disimpan di tempat yang aman.
4. Pembuburan
Merupakan metode yang ekonomis, aman dan bersih. Namun, metode ini
tidak terlalu populer digunakan. Pemusnahan dilakukan dengan
memasukkan dokumen ke dalam bak penampungan yang telah diisi air, lalu
dicacah hingga hancur, kemuddian diisaring. Pembuburan banyak dilakukan
oleh bank dan organisasi yang membutuhkan pengamanan tinggi terhadap
dokumen yang harus dimusnahkan.
Berkaitan dengan pemusnahan berkas, biasanya pihak manajemen telah
menyiapkan prosedur untuk mentepakan metode pemusnahan yang paling sesuai.
Pemilihan metode pemusnahan biasanya dilakukan dengan pertimbangan-
pertimbangan berikut ini:
Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan.
Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan.
Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia yang akan
dimusnahkan.5
5 Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staff, (Jakarta: Visimedia, 2009),
hlm. 50.
14
Bagian sumber daya manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar
dalam melakukan pemusnahan arsip data paspor terutama arsip inaktif dalam
dokumen tidak permanen yang telah memasuki masa penyimpanan arsip kurang
lebih dari 10 tahun yaitu dengan cara memilih dokumennya terlebih dahulu. Arsip
data personal tersebut kemudian di bakar. Apabila terdapat dokumen yang ganda
dalam penyimpanan arsip, maka dokumen tersebut langsung dimusnahkan.
Melakukan pemusnahan arsip dengan cara tersebut dapat menghemat
biaya serta dapat dengan mudah dilakukan oleh perlasana sumber daya manusia.
Akan tetapi, membutuhkan waktu yang lama dalam memilih dokumen. Bagian
sumber daya manusia memilih cara pemusnahan arsip tersebut bertujuan untuk
memusnahkan dokumen-dokumen papor yang sudah tidak terpakai, sehingga
dokumen tersebut tidak menumpuk pada kantor bagian sumber daya manusia dan
tidak menganggu proses kerja pegawai. Mengingat seluruh arsip paspor tersimpan
pada kantor bagian sumber daya manusia dan dikelola langsung oleh pelaksana
sumber daya manusia.
E. Penemuan Kembali Arsip
Telah dijelaskan sebelumnya, bahwa penemuan kembali surat/file tidak
diperlukan penggunaan kartu korespondensi, asal kita mengetahui masalah/subyek
dan kode klasifikasinya, maka surat-surat/file tersebut akan ditemukan kembali
dengan mudah.6
Proses penemuan kembali arsip pemohon yang terdapat pada bagian
sumber daya manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar dengan
menggunakan metode klasifikasi arsip menurut abjad dan numerik yaitu dilakukan
secara manual. Dengan menggunakan metode tersebut dapat membantu bagian
sumber daya manusia dalam penemuan kembali arsip. Bagian sumber daya
manusia dalam penemuan kembali arsip terbantu dengan adanya pemikiran nomer
permohonan dan nama lengkap pemohon. Penemuan kembali arsip pegawai
tersebut bertujuan untuk menemukan arsip pemohon dengan cepat dan tepat.
6Hadi Abubakar, Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien, (Jakarta:Djambatan,
1997), hlm. 31.
15
Dimana arsip pemohon tersebut berfungsi sebagai sumber informasi perusahaan
serta kebutuhan perusahaan dan juga kebutuhan pemohon.
F. Kendala dalam Pengarsipan Data yang belum di Digitalisasi
Kendala dalam pengarsipan data yang belum di digitalisasi , antara lain
adalah:
1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau
kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan
berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan
akhirnya tugas-tugas di biidang kearsipan dipandang rendah.
2. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mmengakibatkan tempat
dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
3. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat
bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum
sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum / kurang terampil.7
7 http://bpkad.banjarkab.go.id/index.php/2016/07/23/masalah-dalam-pengelolaan-arsip/,
diakses pada tanggal 23 Juli 2016.
16
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Hampir sebagian besar perusahaan masih menggunakan atau
mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa
kertas, Compact Disk (CD) maupun media fisik lainnya. Hal inilah yang
menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan untuk dibahas
pada era digital ini.
Pengorganisasian arsip yang digunakan pada bagian sumber daya
manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar adalah kombinasi sistem
sentralisasi dan desentralisasi.
Menurut Amsyah, “penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang
dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang
sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-
waktu diperlukan”. Menurut Amsyah, langkah-langkah penyimpanan arsip
terdiri dari Memeriksa, Mengindeks, Memberi tanda, Menyortir, Menyimpan.
Bagian sumber daya manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI
Blitar dalam melakukan pemusnahan arsip data paspor terutama arsip inaktif
dalam dokumen tidak permanen yang telah memasuki masa penyimpanan
arsip kurang lebih dari 10 tahun yaitu dengan cara memilih dokumennya
terlebih dahulu. Arsip data personal tersebut kemudian di bakar. Apabila
terdapat dokumen yang ganda dalam penyimpanan arsip, maka dokumen
tersebut langsung dimusnahkan.
Proses penemuan kembali arsip pemohon yang terdapat pada bagian
sumber daya manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar dengan
menggunakan metode klasifikasi arsip menurut abjad dan numerik yaitu
dilakukan secara manual. Dengan menggunakan metode tersebut dapat
membantu bagian sumber daya manusia dalam penemuan kembali arsip.
B. Saran
Penulis akan memberikan saran untuk Kantor Imigrasi Kelas II Non
TPI Blitar Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip dokumen keimigrasian
17
yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar masih belum
maksimal, metode penyimpanan arsip ada lima metode yaitu metode abjad,
metode pokok soal, metode nomor, metode tanggal, dan metode wilayah.
Sedangkan pada Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar hanya melakukan
satu metode yaitu metode nomer tidak melakukan metode abjad, pokok soal,
tanggal maupun wilayah tetapi hanya mencatat dokumen keimigrasian dibuku
agenda berdasarkan sistem penyimpanan nomor sehingga dokumen-dokumen
tersebut bertumpuk dan untuk menemukan satu dokumen yang dibutuhkan
memerlukan waktu yang lama yaitu 5 menit.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1997. Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan
Efisien. (Jakarta : Djambatan).
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
Utama).
Gaol. CHR Jimmy L. 2015. Kendala dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan
Organisasi. (Jakarta: PT. Gramedia).
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staff.
(Jakarta: Visimedia).
http://bpkad.banjarkab.go.id/index.php/2016/07/23/masalah-dalam-pengelolaan-
arsip/, diakses pada tanggal 23 Juli 2016
BERITA ACARA HARIAN INDIVIDUAL
PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL) GELOMBANG I
JURUSAN EKONOMI SYARI’AH
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN TULUNGAGUNG
TAHUN 2020
Pada hari ini, Selasa sampai Senin tanggal 7 sampai 13 bulan Januari
Tahun 2020, bertempat di lembaga Kantor Imigrasi kelas II Non TPI Blitar, telah
dilaksanakan PPL Gelombang I Ekonomi Syari’ah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam IAIN Tulungagung Tahun 2020 oleh mahasiswi dengan identitas sebagai
berikut :
Nama/NIM/Jurusan : Afni Nurvita Dewi / 12402173170 / Ekonomi Syariah
Bentuk kegiatan adalah :
Selasa, 07 Januari 2020
1. Perkenalan tugas dan pegawai di ruangan INTELDAKIM.
2. Mengetahui tugas di masing-masing bagian.
3. Membantu penomeran berkas Arsip di bagian INSARKOM.
Rabu, 08 Januari 2020
1. Membantu pencarian dokumen Arsip yang diperlukan oleh yang
bersangkutan.
2. Membantu penomeran berkas Arsip di bagian INSARKOM.
3. Membantu mengurutkan berkas Arsip sesuai nomor kemudian diletakkan
ke gudang.
Kamis, 09 Januari 2020
1. Membantu penomeran berkas Arsip atau penyimpanan berkas di bagian
INSARKOM.
2. Membantu mengurutkan berkas Arsip sesuai nomor urut kemudian di
letakkan di gudang.
Jum’at, 10 Januari 2020
1. Membantu Entry Data pemohon paspor di bagian Doklan Intaltuskim.
2. Membantu penomoran berkas arsip atau penyimpanan berkas di bagian
INSARKOM.
3. Membantu mengurutkan berkas Arsip yang sudah diberi nomor
kemudian di serahkan ke bagian gudang.
Senin, 13 Januari 2020
1. Mengikuti kegiatan apel pagi.
2. Membantu mencetak Paspor, Alokasi Paspor, dan laminating Paspor
kemudian di serahkan ke bagian Tata Usaha Perjalanan Dokumen Lalu
Lintas ke Imigrasian.
Blitar, 13 Januari 2020
Mengetahui
Pembimbing / Dosen Pamong
Mastoha, S.H
BERITA ACARA HARIAN INDIVIDUAL
PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL) GELOMBANG I
JURUSAN EKONOMI SYARI’AH
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN TULUNGAGUNG
TAHUN 2020
Pada hari ini, Selasa sampai Senin tanggal 14 sampai 20 bulan Januari
Tahun 2020, bertempat di lembaga Kantor Imigrasi kelas II Non TPI Blitar, telah
dilaksanakan PPL Gelombang I Ekonomi Syari’ah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam IAIN Tulungagung Tahun 2020 oleh mahasiswi dengan identitas sebagai
berikut :
Nama/NIM/Jurusan : Afni Nurvita Dewi / 12402173170 / Ekonomi Syariah
Bentuk kegiatan adalah :
Selasa, 14 Januari 2020
1. Membantu Pemanggilan terhadap pengunjung sesuai nomor antrian.
2. Membantu melakukan penomoran surat keluar.
3. Membantu memintakan paraf kepada KASI INTELDAKIM.
4. Membantu mengantar berkas ke Customer Service.
Rabu, 15 Januari 2020
1. Melakukan pemanggilan pengunjung sesuai nomer antrian.
2. Membantu melakukan penomoran surat keluar.
3. Membantu memintakan paraf kepada KASI INTELDAKIM.
4. Membantu mengantar berkas ke Customer Service.
Kamis, 16 Januari 2020
1. Melakukan pemanggilan pengunjung sesuai nomer antrian.
2. Membantu melakukan penomoran surat keluar.
3. Membantu memintakan paraf kepada KASI INTELDAKIM.
4. Membantu mengantar berkas ke Customer Service.
Jum’at, 10 Januari 2020
Izin karena SAKIT
Senin, 13 Januari 2020
1. Mengikuti kegiatan apel pagi
2. Melakukan pemanggilan pengunjung sesuai nomer antrian.
3. Membantu melakukan penomoran surat keluar.
4. Menyetorkan berkas untuk dimintakan paraf dari KASUBSI
INTELDAKIM dan KASI INTELDAKIM.
5. Membantu mengantar berkas ke Customer Service.
Blitar, 20 Januari 2020
Mengetahui
Pembimbing / Dosen Pamong
Mastoha, S.H
BERITA ACARA HARIAN INDIVIDUAL
PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL) GELOMBANG I
JURUSAN EKONOMI SYARI’AH
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN TULUNGAGUNG
TAHUN 2020
Pada hari ini, Selasa sampai Senin tanggal 21 sampai 27 bulan Januari
Tahun 2020, bertempat di lembaga Kantor Imigrasi kelas II Non TPI Blitar, telah
dilaksanakan PPL Gelombang I Ekonomi Syari’ah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam IAIN Tulungagung Tahun 2020 oleh mahasiswi dengan identitas sebagai
berikut :
Nama/NIM/Jurusan : Afni Nurvita Dewi / 12402173170 / Ekonomi Syariah
Bentuk kegiatan adalah :
Selasa, 21 Januari 2020
1. Membantu penomoran berkas Arsip di bagian INSARKOM.
2. Membantu pengetikan Lakip bapak Kepala Urusan Umum.
Rabu, 29 Januari 2020
1. Membantu penomoran berkas Arsip di bagian INSARKOM.
2. Membantu mengurutkan berkas arsip sesuai nomor kemudian diletakkan
di gudang.
3. Membantu pencarian dokumen arsip yang diperlukan oleh yang
bersangkutan.
Kamis, 23 Januari 2020
1. Membantu penomoran berkas Arsip di bagian INSARKOM.
2. Membantu mengurutkan berkas arsip sesuai nomor kemudian diletakkan
di gudang.
3. Membantu pengetikan berkas Lakip bapak Kepala Urusan Umum.
Jum’at, 24 Januari 2020
1. Membantu penomoran berkas Arsip di bagian INSARKOM.
2. Membantu mengurutkan berkas arsip sesuai nomor kemudian diletakkan
di gudang.
3. Membantu pengetikan dan mencetak berkas Lakip bapak Kepala Urusan
Umum.
4. Membantu Entry Data pemohon paspor di bagian Doklan Intaltuskim.
Senin, 13 Januari 2020
1. Mmengikuti kegiatan apel pagi.
2. Membantu Entry Data pemohon paspor dibagian Doklan Intaltuskim.
Blitar, 27 Januari 2020
Mengetahui
Pembimbing / Dosen Pamong
Mastoha, S.H
BERITA ACARA HARIAN INDIVIDUAL
PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL) GELOMBANG I
JURUSAN EKONOMI SYARI’AH
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN TULUNGAGUNG
TAHUN 2020
Pada hari ini, Selasa sampai Senin tanggal 28 Januari sampai 03 Februari
Tahun 2020, bertempat di lembaga Kantor Imigrasi kelas II Non TPI Blitar, telah
dilaksanakan PPL Gelombang I Ekonomi Syari’ah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam IAIN Tulungagung Tahun 2020 oleh mahasiswi dengan identitas sebagai
berikut :
Nama/NIM/Jurusan : Afni Nurvita Dewi / 12402173170 / Ekonomi Syariah
Bentuk kegiatan adalah :
Selasa, 28 Januari 2020
1. Fotokopi formulir berkas pendaftaran (PERDIM) untuk membuat dan
memperpanjang paspor, serta formulir pendukung lainnya. Seperti
formulir pernyataan CTKI, pernyataan nama kakek, dan sebagainya.
2. Membantu menanyakan tujuan pengunjung yang datang.
3. Mengecek kelengkapan berkas yang dibawa pengunjung.
4. Membantu menulis nomer barcode pendaftaran online di buku catatan.
5. Mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke ruang BAP.
6. Selain itu, mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke loket bagian layanan prioritas.
Rabu, 29 Januari 2020
1. Membantu menanyakan tujuan pengunjung yang datang.
2. Mengecek kelengkapan berkas yang dibawa pengunjung.
3. Membantu menulis nomer barcode pendaftaran online di buku catatan.
4. Mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke ruang BAP.
5. Selain itu, mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke loket bagian layanan prioritas.
6. Memanggil, mendaftarkan dan mem-foto pengunjung untuk antrian loket.
7. Mengambil map kuning ke bagian Aula.
Kamis, 16 Januari 2020
1. Membantu menanyakan tujuan pengunjung yang datang.
2. Mengecek kelengkapan berkas yang dibawa pengunjung.
3. Membantu menulis nomer barcode pendaftaran online di buku catatan.
4. Mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke ruang BAP.
5. Selain itu, mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke loket bagian layanan prioritas.
6. Memanggil, mendaftarkan dan mem-foto pengunjung untuk antrian loket.
Jum’at, 10 Januari 2020
1. Fotokopi formulir berkas pendaftaran (PERDIM) untuk membuat dan
memperpanjang paspor
2. Membantu menanyakan tujuan pengunjung yang datang.
3. Mengecek kelengkapan berkas yang dibawa pengunjung.
4. Membantu menulis nomer barcode pendaftaran online di buku catatan.
5. Mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke ruang BAP.
6. Selain itu, mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke loket bagian layanan prioritas.
7. Memanggil, mendaftarkan dan mem-foto pengunjung untuk antrian loket.
Senin, 13 Januari 2020
1. Membantu menanyakan tujuan pengunjung yang datang.
2. Mengecek kelengkapan berkas yang dibawa pengunjung.
3. Membantu menulis nomer barcode pendaftaran online di buku catatan.
4. Mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke ruang BAP.
5. Selain itu, mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan
memberikan berkas ke loket bagian layanan prioritas.
6. Memanggil, mendaftarkan dan mem-foto pengunjung untuk antrian loket.
Blitar, 03 Februari 2020
Mengetahui
Pembimbing / Dosen Pamong
Mastoha, S.H
BERITA ACARA HARIAN INDIVIDUAL
PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL) GELOMBANG I
JURUSAN EKONOMI SYARI’AH
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN TULUNGAGUNG
TAHUN 2020
Pada hari ini, Selasa sampai Jum’at tanggal 04 sampai 07 Februari Tahun
2020, bertempat di lembaga Kantor Imigrasi kelas II Non TPI Blitar, telah
dilaksanakan PPL Gelombang I Ekonomi Syari’ah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam IAIN Tulungagung Tahun 2020 oleh mahasiswi dengan identitas sebagai
berikut :
Nama/NIM/Jurusan : Afni Nurvita Dewi / 12402173170 / Ekonomi Syariah
Bentuk kegiatan adalah :
Selasa – Jum’at tanggal 04 – 07 Februari 2020
1. Perkenalan tugas dan pegawai di ruangan DOKLAR (Dokumen
Perjalanan).
2. Mengetahui tugas di masing-masing bagian.
3. Memberikan bantuan kepada pengunjung yang hendak melakukan
pengambilan paspor
4. Memberikan informasi ke pengunjung mengenai waktu untuk
pengambilan paspor
5. Melakukan input data atau berkas yang paspor nya telah diserahkan
kepada pemilik.
6. Melakukan pencarian berkas atau map ketika pada brankas tidak ada,
dengan cara melakukan pengecekan terhadap posisi atau status dokumen
tersebut.
7. Melayani pengunjung dengan senyum dan ramah.
8. Melakukan pengecekan kekurangan dokumen sebelum dilakukannya
penyerahan paspor.
9. Memisahkan map yang sudah selesai diserahkan dan yang belum
diserahkan.
10. Mengurutkan dan merapikan map sesuai nomor yang tertera sebelum
dimasukkan kedalam brankas, untuk mempermudah pencarian berkasatau
map ketika ada yang akan mengambil paspor.
11. Menyetorkan map atau berkas yang sudah seleseai serah ke bagian arsip
atau INSARKOM.
12. Membantu pengunjung yangh hendak melakukan pengambilan paspor
lama dengan cara menghubungi pihak INSARKOM.
13. pada hari Jum’at, melakukan kegiatan jalan sehat dan kegiatan bersih-
bersih lingkungan kantor.
14. Setelah kegiatan jumat bersih dilanjutkan kegiatan seperti biasanya dengan
menggunakan seragam batik.
15. Pada hari Senin melakukan kegiatan apel pagi yang dilaksanakan di
halaman kantor.
16. Setelah apel melaksanakan kegiatan seperti biasanya di DOKLAR
17. Menyiapkan dokumen yang sudah diparaf oleh Kasi
DOKLANINTALKIM dan Kasi TIKIM untuk diurutkan Dan dimasukkan
kedalam brankas
18. Melakukan input data yang sudah diserahkan.
19. Selalu bertanya kepada pegawai lain apabila ada sesuatu yang kurang saya
mengerti mengenai pengambilan paspor.
20. Membantu pengecekan kelengkapan berkas atau data pengunjung.
Tulungagung, 07 Februari 2020
Mengetahui
Pembimbing / Dosen Pamong
Mastoha, S.H
LAMPIRAN
1. Berita Acara serah terima mahasiswa PPL
2. Presensi kehadiran harian individual
3. Presensi kehadiran kolektif / kelompok
4. Berita acara harian individual
5. Form bukti konsultasi dengan DPL
FOTO –
FOTO
KEGIATAN
PPL
Keterangan: Kunjungan
DPL Bapak Nur Aziz
Keterangan: Pendaftaran pengusulan
calon jama’ah umrah
Keterangan : Kegiatan
laminating paspor
Keterangan: Mencari berkas
dan paspor pemohon
Keterangan: Kegiatan di arsip
Keterangan:
Suasana ruang
tunggu
pengantar
Keterangan:
Suasana ruang
tunggu
pemohon
Keterangan: Meminta tanda tangan perdim ke bagian Kasubsi Doklan