laporan pertanggungjawaban kegiatan revisi 2
DESCRIPTION
321TRANSCRIPT
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
AKSI DONOR DARAH
UIN SUNAN KALIJAGA 26-28 OKTOBER 2011
A. Pendahuluan
WHO menetapkan rasio ideal cadangan kantung darah siap pakai yang harus
dimiliki setiap negara adalah 2% dari total populasi. Indonesia yang memiliki lebih dari
230 juta jiwa penduduk berarti idealnya memiliki 4,6 juta kantung darah. Data Palang
Merah Indonesia (PMI) menyebutkan jumlah ketersediaan kantung darah siap pakai
nasional baru tersedia sebesar 2 juta kantung darah, yang berarti belum mencapai
setengah dari kebutuhan ideal yang telah ditetapkan WHO. Kebutuhan darah nasional
yang dibutuhkan masyarakat Indonesia cukup besar, terutama bagi Ibu hamil siap
melahirkan. Dari data di atas dapat diketahui bahwa persediaan kantung darah yang
dimiliki oleh PMI masih belum tercukupi.
Sebagai langkah awal untuk menindaklanjuti masalah tersebut, maka dilaksanakan
Aksi Donor Darah. Acara tersebut dilaksanakan oleh Sahabat Donor Darah (SADONDA)
yang bekerja di bawah naungan LK ESQ DIY dan bekerjasama dengan KSR UIN Sunan
Kalijaga, PMI, serta didukung oleh beberapa sponsor yaitu,, Kedaulatan Rakyat, Kedai
Digital, Galang Press, Harian Jogja, Geronimo, Retjo Buntung, 107,8 FM Rasida FM,
Radio Q 88,3 FM, Manajemen Qolbu 102,7 FM. Aksi Donor Darah ini dilaksanakan
selama 3 hari yaitu pada tanggal 26-28 Oktober 2011 yang bertempat di Poliklinik UIN
Sunan Kalijaga.
Jumlah pendonor yang melebihi target & cuaca yang cerah, membuat acara ini
dapat dikatakan berjalan dengan baik. Para mahasiswa UIN, staf UIN, dan juga para
panitia pelaksana ikut serta mendonorkan darahnya dalam acara ini. Laporan
Pertanggungjawaban Kegiatan ini kami bagi menjadi beberapa bagian, yaitu
Pendahuluan, Persiapan, Pelaksanaan, Kendala dan Solusi serta Saran untuk kegiatan ke
depan.
Gambar 1. Pembukaan Aksi Donor Darah
B. Persiapan
Pada tanggal 26 September 2011 dibentuk satu tim kepanitiaan dari SADONDA
yang akan merancang, mempersiapkan, dan melaksanakan kegiatan Aksi Donor Darah.
Sesuai dengan rapat koordinasi tim tersebut untuk pertama kalinya dibentuk dan
disepakati struktur tim ini terdiri atas :
Ketua : Agung Nur Hidayat
Sekretaris : Diah Aprilliasari
Bendahara : Dyah Rakhmawati dan Annisa Aulia Firdani
Koordinator Acara : Nurul Hidayati
Koordinator PubDekDok : Ginong Pratidhina
Koordinator Sponsorship : Afrizal Setia Budi
Koordinator Humas : Dhanang Iswardhana
Koordinator Konsumsi : Novita Praci Putri
Fungsi dari masing-masing elemen dari kepanitiaan ini adalah :Ketua,
mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas masing-masing stafnya. Sekretaris, mencatat
setiap hasil rapat dan membuat laporan. Bendahara, bertugas menyimpan dan
mengeluarkan serta membuat catatan atas adanya arus masuk dan keluarnya kas.
Koordinator Acara, mengatur setiap acara yang dilakukan pada hari pertama sampai
hari terakhir. Koordinator PubDekDok, bertindak dalam mempublikasikan acara pada
para calon pendonor. Koordinator Sponsorship, melakukan tugas untuk mencari massa
yang akan berpartisipasi dalam acara. Koordinator Humas, menghubungi pihak-pihak
yang bekerjasama dalam kegiatan ini. Koordinator Konsumsi, mengatur suplai
konsumsi untuk panitia penyelenggara.
Selain pembagian tugas, dari pertemuan pertama ini dibuat juga daftar rancangan
tugas yang ingin dicapai untuk pertemuan berikutnya. Di pertemuan pertama ini
ditetapkan tema kegaiatan acara tersebut yaitu “ Dengan Semangat Sumpah Pemuda,
Donorkan Darah Kita”.
Pada minggu pertama sudah dimulai pembuatan proposal, akan tetapi karena
adanya revisi dan perlunya tandatangan serta stempel dari LK ESQ DIY maka proposal
baru selesai pada minggu ketiga. Oleh karena itu, maka proposal baru bisa diedarkan
beberapa hari kemudian. Media komunikasi berupa poster, pamflet, leaflet sudah mulai
didesain pada minggu pertama, akan tetapi dengan adanya beberapa revisi maka baru
mulai dipublikasikan lima hari sebelum kegiatan aksi donor darah dimulai.
Kegiatan ini akan dilaksanakan di kampus UIN Sunan Kalijaga, agar
mempermudah dalam hal perijinan tempat dan hal-hal yang berhubungan dengan internal
UIN, oleh karena itu kami dari pihak SADONDA membutuhkan kerjasama dengan salah
satu organisasi internal kampus UIN. Dikarenakan beberapa dari anggota SADONDA
adalah mahasiswa UIN Sunan Kalijaga dan disaat yang sama KSR UIN juga akan
melaksanakan program donor darah ditempat yang sama, sehingga hal tersebut
mempermudah pihak SADONDA dalam menggandeng rekan kerjasama, yaitu KSR UIN
Sunan Kalijaga. Kerjasama dengan pihak KSR baru mulai dipastikan satu minggu
sebelum acara dilaksanakan, dikarenakan dari pihak KSR masih sulit untuk dihubungi
pada hari-hari sebelumnya. Setelah adanya kepastian dari pihak KSR, kami mengadakan
rapat bersama dengan pihak KSR. Rapat dengan KSR diadakan pertemuan sebanyak dua
kali.
Dua hari sebelum hari pelaksanaan, diadakan rapat internal SADONDA. Pada
rapat ini dibahas tentang kesiapan dari masing-masing divisi. Setiap divisi melaporkan
semua rancangan yang telah disiapkan sebelumnya.
Persiapan pelaksanaan acara dilaksanakan pada tanggal 25 Oktober 2011 mulai
pukul 16.30 dan selesai pukul 18.00 WIB di depan poliklinik UIN Sunan Kalijaga. 60%
persiapan acara diselesaikan pada sore itu, meliputi pemasangan panggung, pemasangan
spanduk, mengambil peralatan yang dibutuhkan dan bisa diambil pada sore itu.
Dilanjutkan rapat internal sadonda untuk melaporkan perkembangan dari masing-masing
divisi dimulai pukul 18.30 sampai pukul 19.30. Diputuskan bahwa esok harinya,
berkumpul di Poliklinik UIN Sunan Kalijaga pukul 06.00 WIB.
Gambar 2.Persiapan panggung hiburan
C. Pelaksanaan
Pada hari H, tepatnya tanggal 26 Oktober 2011 pukul 06.00 WIB, sebagian panitia
sudah hadir di lokasi. Dikarenakan sebagian panitia mengikuti perkuliahan, maka dari
jumlah panitia sebanyak 30 orang, hanya berkumpul 15 orang pada pagi itu untuk
mempersiapkan keperluan acara, mengambil peralatan sound system, dan mengatur tata
letak serta merapikan panggung. Dari jadwal yang sudah ditetapkan, acara seharusnya
dimulai pukul 08.00 WIB, tetapi dikarenakan masalah pada terminal listrik, maka acara
mundur sekitar 30 menit. Untuk menghangatkan suasana, acara dimulai dengan
penampilan dari saintek music yang membawakan 3 lagu.
Selang beberapa menit, Indah dan Yedi sebagai pembawa acara menyapa tamu
undangan dan para calon pendonor yang ada di sekitar panggung. Susunan acara yang
pertama yaitu pembukaan, dilanjutkan dengan sambutan-sambutan, sambutan yang
pertama dari Bapak Akhmad Khurun selaku Direktur LK ESQ DIY, dan untuk sambutan
yang kedua dari saudari Sita Fitriana selaku Ketua unit KSR UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta. Selanjutnya peresmian SADONDA sekaligus pembukaan acara donor darah
pada hari itu dengan simbolis pemukulan jimbe oleh Bapak Akhmad Khurun yang
didampingi Ibu Mutafiqoh Hasanah selaku kepala dari Poliklinik UIN Sunan Kalijaga,
Saudari Sita Fitriyana, Relawan Muda LK ESQ DIY, dan Prama-Prami SADONDA.
Dengan dipukulnya jimbe maka SADONDA diresmikan dan acara donor darah
dibuka. Untuk menarik perhatian para pejalan kaki di sekitar poliklinik UIN Sunan
Kalijaga, prama-prami menyebarkan leaflet dengan harapan mereka ikut mendonorkan
darahnya. Acara donor darah diiringi dengan Saintek music, dilanjutkan dengan YO band,
Ginong band, dan pembagian doorprice berupa buku dari sponsor.
- Mengisi Buku Tamu- Pendaftaran
- Mengisi Formulir - Ruang Tunggu
- Konseling Pradonasi- Pemeriksaan Darah dan Hemoglobin
- Pemeriksaan Tekanan Darah-Pengambilan Darah
- Mendapat Menu Gizi - Selesai
Gambar 3. Alur donor darah
Pada hari pertama, calon pendonor yang terdaftar sebanyak 235 orang. Jumlah
tersebut melebihi target awal yaitu sebanyak 150 calon pendonor. Dari jumlah calon
pendonor tersebut, 79 orang berhasil mendonorkan darahnya.
Aksi Donor Darah hari kedua dimulai pukul 08.30 WIB. Pada hari kedua ini,
calon pendonor yang pada hari pertama belum sempat mendonorkan darahnya, datang
kembali pada hari kedua ini untuk mendonorkan darahnya. didapatkan hasil pendaftar
yaitu 193 calon pendonor, dan terhitung yang memenuhi syarat sebagai pendonor dan
sudah mendonorkan darahnya sebanyak 80 orang pada saat aksi donor darah selesai
pukul 13.30 WIB.
Pada hari ketiga, acara dimulai pukul 08.00 WIB. Didapatkan 124 pendaftar dan
106 orang yang berhasil mendonorkan darahnya. Aksi donor darah selesai pukul 13.30
pada hari ketiga/terakhir ini.
Gambar 4.Pemeriksaan dan pengambilan darah
Gambar 5. Hiburan
Gambar 6. Pengecekan dan Pengambilan Darah
Gambar 7. Pengambilan Kantung Darah oleh PMI
Gambar 8. Spanduk Aksi Donor Darah
D. Kendala, Solusi dan Saran
Dalam pelaksanaan dan persiapan acara donor darah ini, panitia mengalami
beberapa kendala. Kendala tersebut dimulai dari ketidak hadiran beberapa panitia
disetiap rapat yang diadakan. Setelah diadakan beberapa kali rapat dan acara telah
disusun ternyata terdapat kendala di penyusunan proposal. Setelah proposal selesai
dicetak panitia mengedarkan proposal tersebut ke berbagai instansi yang telah
direncanakan sebelumya. Setelah proposal selesai diedarkan kami mengalami kendala
dalam keuangan, dana yang diperoleh dari donatur ternyata tidak sesuai dengan
kebutuhan anggaran dana yang sebelumnya telah diperkirakan. Akhirnya panitia
menyusun kembali semua kebutuhan dan meminimalkan semua biaya pengeluaran.
Kendala yang dialami oleh konsumsi adalah kurangnya komunikasi dengan
pihak kedua (KSR), tentang pengadaan konsumsi untuk makan siang, yang
menyebabkan beberapa panitia dari pihak sadonda tidak mendapatkan jatah makan
siang. Saran untuk kendala tersebut adalah lebih diutamakan dalam hal komunikasi
antara kedua belah pihak agar pada saat pelaksanaan acara hal tersebut tidak terjadi
kembali.
Hambatan dari acara ini yaitu listrik yang mati tiba-tiba, dari pukul 10.00
sampai pukul 11.00 WIB, sehingga acara dihentikan untuk sementara waktu. Dan
untuk kedepannya sebaiknya dilakukan pengecekan kembali tentang kelistrikan.
Kendala yang lainnya adalah adanya alat musik yang rusak, yaitu tiang mic yang
patah, sehingga dari pihak SADONDA berkewajiban untuk mengganti tiang mic yang
patah tersebut,
Kendala dari pihak humas adalah klarifikasi terhadap berita Aksi Donor Darah
yang terbit pada tanggal 29 November pada media cetak Kedaulatan Rakyat. Pihak
KSR UIN tidak berkenan terhadap isi dari publikasi pada media cetak tersebut.
Sehingga SADONDA melakukan klarifikasi terhadap isi berita di media cetak
tersebut. (dokumentasi media cetak terlampir)
E. Penutup
Secara umun acara yang telah kita laksanakan berjalan dengan baik, bahkan
diluar dugaan panitia sebelumnya, yaitu jumlah calon pendonor yang melebihi target.
Pendonor yang ditargetkan oleh panitia adalah sebanyak 150 orang, ternyata
pendonornya mencapai 265 orang. Terimakasih kami sampaikan kepada Lembaga
Kemanusiaan ESQ DIY, KSR Unit VII Yogyakarta, PMI, para pendonor, dan para
sponsor yang telah ikut bekerjsama. Semoga kerjasama yang telah berjalan antar
berbagai lembaga ini dapat terus meningkat pada program-program selanjutnya.
Yogyakarta, 04 November 2011
Ketua Penyelenggara Sekretaris
Agung Nur Hidayat Diah Aprilliasari
PenanggungJawab,
Direktur Program LK ESQ DIY
Mohammad Kurniawan
Lampiran 1
Dokumentasi Media
PANDUAN KODE KEUANGAN
I. Beban konsumsiII. TransportIII. Beban lain-lain IV. Beban bangunanV. Beban penunjang
I. Konsumsia. Makan siang panitia donor
darahb. Snack panitia donor darahc. Air minerald. Makan siang panitiae. Air mineralf. Air mineralg. Makan siang panitiah. Konsumsi evaluasi panitia
II. Transporta. Uang bensin mobilb. Uang bensin motorc. Uang bensin motord. Uang bensin motore. Uang bensin motorf. Uang bensin motor
III. Beban Cetaka. Proposalb. Stempelc. Amplopd. Tinta stempele. Kertas HVSf. Formulirg. Formulirh. Poster
i. Pamflet j. Spanduk k. Pinl. Stikerm. Bannern. Stikero. Cetak laporan
IV. Beban bangunana. Panggung dan tendab. Sewa alat music
V. Beban Lain-laina. Beli tiang micb. Balonc. Kertas kado dan pitad. DVD
LAPORAN KEUANGAN AKSI DONOR DARAH
TANGGAL 26-28 NOVEMBER 2011
Lokasi : Poliklinik UIN Sunan Kalijaga
Tanggal No. Keterangan Kode Rincian Debet Kredit Saldo
A. PEMASUKAN 9/28/2011 LK ` Rp 100,000 10/6/2011 Donasi Relawan Muda Rp 150,000
10/13/2011 Donasi Bpk. Agus Rp 400,000 10/20/2011 LK Rp 1,000,000 10/20/2011 Donasi Ibu Supardi Rp 25,000 10/24/2011 LK Rp 900,000 10/24/2011 Donasi Kipo Bu Djito Rp 53,500 10/26/2011 Donasi PemKot DIY Rp 500,000
Total Pemasukan Rp 3,128,500 Rp 3,128,500 B. PENGELUARAN 1 Beban konsumsi I
10/26/2011 Makan siang panitia donor darah I a 60 orang Rp 240,000
10/26/2011 Snack I b 50 orang Rp 100,000
10/26/2011 Air mineral I c 2 dus Rp 23,800
10/27/2011 Makan siang panitia donor darah I d 10 orang Rp 50,000
10/26/2011 Air mineral I e 1 dus Rp 20,400
10/27/2011 Air mineral I f 2 dus Rp 40,000
10/28/2011 Makan siang panitia donor darah I g 8 orang Rp 40,000
11/4/2011 Konsumsi evaluasi panitia I h 25 orang Rp 150,000
Total Rp 664,200
2 Beban transportasi II
10/26/2011 Bensin mobil II a 10 lt Rp 50,000
10/26/2011 Bensin motor II b 5 lt Rp 25,000
10/26/2011 Bensin motor II c 4 lt Rp 20,000
10/27/2011 Bensin motor II d 4 lt Rp 20,000
10/27/2011 Bensin motor II e 4 lt Rp 20,000
10/28/2011 Bensin motor II f 4 lt Rp 20,000
Total Rp 155,000
3 Beban cetak III
10/7/2011 Proposal III a 20 bendel Rp 334,500
10/9/2011 Stempel III b 1 buah Rp 25,000
10/10/2011 Amplop III c 20 biji Rp 11,000
10/10/2011 Tinta stempel III d 1 buah Rp 5,000
10/10/2011 Kertas HVS III e 1 rim Rp 28,000
10/26/2011 Formulir III f 200 lembar Rp 30,000
10/26/2011 Formulir III g 150 lembar Rp 18,800
10/20/2011 Pamflet III h 50 lembar Rp 132,500
10/20/2011 Poster III i 30 lembar Rp 84,000
10/24/2011 Spanduk III j 2 buah Rp 160,000
10/24/2011 Pin III k 30 buah Rp 50,000
10/24/2011 Stiker III l 100 lembar Rp 50,000
10/24/2011 Banner III m 1 buah Rp 40,000
10/27/2011 Stiker III n 3 lembar A4 Rp 51,000 11/7/2011 Cetak laporan III o 5 bendel Rp 150,000
Total Rp.1.169.800
4 Beban Bangunan IV 10/24/2011 Panggung dan tenda IV a 1 unit Rp 170,000 10/26/2011 Sewa alat music IV b 1 unit Rp 200,000
Total Rp 370,000
5 Beban lain-lain V
10/24/2011 Ganti rugi tiang mic V a 1 buah Rp 75,000 10/26/2011 Balon V b 7 buah Rp 25,000 10/26/2011 Kertas kado dan pita V c 1 set Rp 20,000 11/5/2011 DVD V d 1 buah Rp 2,800
Total Rp 122.800 Total Pengeluaran Rp 2,481,800 Rp 2,481,800
Saldo Rp 646,700