laporan pengelolaan keterbukaan informasi dan … · laporan ini berisi tentang informasi dan...
TRANSCRIPT
LAPORAN
PENGELOLAAN KETERBUKAAN
INFORMASI dan DOKUMENTASI
SEMESTERI II TAHUN 2015
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN
BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN KETINDAN
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 2
DAFTAR ISI
Hal
KATA PENGANTAR ........................................................................ i
DAFTAR ISI .................................................................................... ii
I. Gambaran Umum
A. Kebijakan ............................................................................... 1
B. Sarana Prasarana .................................................................. 2-3
C. Sumber Daya Manusia ........................................................... 4-7
D. Pembiayaan ........................................................................... 8
II. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi
A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen .............................. 9-10
B. Daftar Informasi Publik ........................................................... 10
C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan ............................... 10
III. Pelaksanaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi
A. Pelayanan Informasi Publik .................................................... 11-13
B. Penyelesaian Sengketa ......................................................... 13
IV. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ............................................................................ 14
B. Saran ..................................................................................... 14
Lampiran - Lampiran
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 3
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah serta inayah-Nya sehingga laporan Pengelolaan
Keterbukaan Informasi dan Dokumentasi Semester I ini dapat diselesaikan
dengan baik. Laporan ini berisi tentang informasi dan gambaran balai secara
umum, pengelolaan, pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi.
Kami menyadari bahwa laporan ini belum sempurna, sehingga kami
sangat mengharapkan masukan dan sumbang saran dari pembaca untuk
perbaikan dan upaya tindaklanjut di masa yang akan datang. Tidak lupa kami
mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan
konstribusinya untuk penyelesaian laporan ini. Besar harapan kami, semoga
laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Lawang, Desember 2015
Kepala Balai
Dr. Ir. Adang Warya, MMNIP. 19590722 198903 1 006
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 4
BAB I
GAMBARAN UMUM
A. Kebijakan
Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945 Pasal 28 F disebutkan bahwa setiap orang berhak untuk
berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi
dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh,
memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis
saluran yang tersedia. Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang
dalam memperoleh Informasi, perlu dibentuk undang-undang yang
mengatur tentang keterbukaan Informasi Publik. Fungsi maksimal ini
diperlukan, mengingat hak untuk memperoleh Informasi merupakan hak
asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan
bernegara yang demokratis.
Pemberlakuan UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik (UU KIP) di lingkungan Kementerian Pertanian, secara garis besar
implikasinya melekat pada 2 pihak yaitu penyelenggara negara dalam hal
ini Unit Kerja/ Unit Pelaksana Teknis dan masyarakat atau publik yang
membutuhkan informasi publik. UU KIP menjamin masyarakat atau publik
untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan kepentingan publik,
dalam upaya berpartisipasi aktif dalam proses pembuatan kebijakan publik,
termasuk didalamnya akses untuk pengambilan keputusan dan
mengetahui alasan dalam pengambuilan keputusan yang berhubungan
dengan dengan kepentingan publik. Implikasi yang dipandang sangat
penting adalah dengan adanya penerapan UU KIP ini daya kritis
masyarakat atau publik terhadap kinerja penyelenggaraan pemerintahan
terutama pelayanan publik semakin meningkat dan diperkirakan tingkat
penilaian atau pengadun masyarakat atau publik terhadap kulitas layanan
publik semakin meningkat. UU KIP juga menjamin untuk mewujudkan
penyelenggaraan negara yang transparan dan demokratis.
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 5
Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan
negara yang terbuka adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai
dengan peraturan perundang-undangan. Setiap Badan Publik mempunyai
kewajiban untuk membuka akses atas Informasi Publik yang berkaitan
dengan Badan Publik tersebut untuk masyarakat luas. Melalui mekanisme
dan pelaksanaan prinsip keterbukaan, akan tercipta kepemerintahan yang
baik dan peran serta masyarakat yang transparan dan akuntabilitas yang
tinggi sebagai salah satu prasyarat untuk mewujudkan demokrasi yang
hakiki.
Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan sebagai
instansi pemerintah berkewajiban untuk menyelenggarakan keterbukaan
informasi publik.Dengan membuka akses publik terhadap Informasi
diharapkan dapat mempercepat perwujudan pemerintahan yang terbuka
yang merupakan upaya strategis mencegah praktik korupsi, kolusi, dan
nepotisme (KKN), dan terciptanya kepemerintahan yang baik (good
governance).
B. Sarana Prasarana
Untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok, BBPP Ketindan dilengkapi
dengan sarana prasarana sebagai berikut :
1. Asrama
1.1 Asrama Melati kapasitas : 28 orang
1.2 Asrama Mawar kapasitas : 20 orang
1.3 Asrama Manggis kapasitas : 12 orang
1.4 Asrama Som Jawa kapasitas : 32 orang
1.5 Asrama Buah Tin kapasitas : 104 orang
Total kapasitas asrama : 196 orang
2. Wisma
2.1 Wisma Shorgum kapasitas : 8 orang
2.2 Wisma Kacang Tanah kapasitas : 8 orang
2.3 Wisma Gandum kapasitas : 6 orang
Total kapasitas wisma : 22 orang
3. Kelas dan Aula
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 6
3.1 Aula Mahkota Dewa kapasitas : 150 orang
3.2 Kelas Tapak Liman I kapasitas : 30 orang
3.3 Kelas Tapak Liman II kapasitas : 30 orang
3.4 Kelas Tapak Liman III kapasitas : 30 orang
3.5 Kelas Tapak Liman IV kapasitas : 30 orang
3.6 Kelas Tapak Liman V kapasitas : 30 orang
3.7 Kelas Padi kapasitas : 30 orang
Total kapasitas aula & kelas : 330 orang
4. Rest Area
5. Ruang Sekretariat
6. Laboratorium
4.1 Teknologi Pengolahan Hasil Tanaman Pangan dan Tanaman
Hortikultura/ Tanaman Obat
4.2 Bioteknologi
4.3 Kultur Jaringan
4.4 Proteksi dan Hama Penyakit Tanaman
4.5 Bio Oil
7. Screen House
5.1 Screen house koleksi tanaman obat
5.2 Screen house drip irigasi tetes
5.3 Screen house aeroponik + NFT
8. Instalasi penunjang lainnya yaitu : gerai herbal, Spa, Sport Center,
ruang pertemuan, ruang makan, mushola, koperasi, lahan praktek, dan
perpustakaan.
Sedangkan dalam rangka pelaksanaan keterbukaan informasi publik,
didukung sarana prasarana sebagai berikut :
1. Perpustakaan
2. Media Cetak (Buletin triwulan, profil balai, leaflet, katalog, brosur);
3. Media internet dan media sosial: Whatsapp, Twiter, Instagram,
Facebook, Yahoo Messenger, Google Plus, Skype.
Website : [email protected]
Email: [email protected]
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 7
4. Local Area Network
5. Hot Spot
C. Sumber Daya Manusia
Dalam rangka mendukung tugas pokok sebagai lembaga
pelatihan pertanian, BBPP Ketindan mempunyai keragaan di bidang SDM.
1. Berdasarkan keragaan jumlah pegawai:
Berdasarkan keragaan pegawai di BBPP Ketindan berjumlah 119 orang
terdiri dari 93 orang pegawai atau 78%, 3 orang pegawai masih
berstatus CPNS atau 2%, 3 orang pegawai yang berstatus Tenaga
Harian Lepas atau 3% dan tenaga outshourcing sejumlah 20 orang atau
17%.
2. Berdasarkan keragaan kedudukan jabatan
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 8
Berdasarkan kedudukannya dibagi menjadi 4 jabatan yaitu: pejabat
struktural berjumlah 11 orang atau 11%, pejabat fungsional widyaiswara
berjumlah 24 orang atau 25%, fungsional pranata komputer 2 orang atau
2% dan fungsional umum berjumlah 59 orang atau 62%.
3. Berdasarkan keragaan golongan pegawai
Berdasarkan golongan pegawai, golongan IV berjumlah 19 orang atau
19%, golongan III berjumlah 53 orang atau 55%, sedangkan pegawai
golongan II berjumlah 22 orang atau 24% dan golongan I berjumlah 2
orang atau 2%.
4. Berdasarkan keragaan jenis kelamin
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 9
Berdasarkan diagram diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah pegawai
laki-laki sejumlah 56 orang atau 58% dan jumlah pegawai perempuan 40
orang atau 42%.
5. Berdasarkan keragaan pendidikan pegawai
Dilihat dari latar belakang pendidikan pegawai berpendidikan S3
sebanyak 1 orang atau 1%, S2 sebanyak 22 orang atau 23%, S1
sebanyak 32 orang atau 34%, pendidikan D4 sebanyak 6 orang atau
6%, pendidikan D3 berjumlah 6 orang atau 6%, pendidikan SMA
berjumlah 21 orang atau 22%, SMP berjumlah 3 orang atau 3% dan
pendidikan SD berjumlah 5 orang atau 5%.
Untuk meningkatkan keterampilan dan pendidikan, pegawai
BBPP Ketindan melakukan tugas belajar maupun izin belajar. Sampai
dengan bulan Desember, pegawai yang tugas belajar sebanyak 6 orang
dimana yang tugas belajar 2 orang mengambil program S2 dan 6 orang
mengambil program D4. Sedangkan pegawai yang izin belajar ada 11
orang, 3 orang mengambil program Doktor (S3) dan 8 orang mengambil
program S2.
Daftar nama pegawai yang mengikuti tugas belajar dan ijin belajar
sampai dengan Desember 2015:
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 10
No. Nama Pegawai Perguruan
Tinggi Jenjang
Pendidikan Keterangan
1. Dewi Melani, S. Si. Universitas Brawijaya
S2 Tugas Belajar
2. Lina Novi Ariani, STP Universitas Brawijaya
S2 Tugas Belajar
3. Solikin STTP Malang D4 Tugas Belajar
4. Djoko Witono, AMd STTP Malang D4 Tugas Belajar
5. Vaya Zuanif STTP Malang D4 Tugas Belajar
6. Rafi Fitrianto STTP Malang D4 Tugas Belajar
7. Diana Triswaningsih, MP Universitas Brawijaya
S3 Izin Belajar
8. Saptini M. Rahajeng, M. Si. Universitas Brawijaya
S3 Izin Belajar
9. Juniawan, SP. M. Si. Universitas Brawijaya
S3 Izin Belajar
10. Ir. Tuban Universitas Muhamadiyah Malang
S2 Izin Belajar
11. Saeroji, SP Universitas Muhamadiyah Malang
S2 Izin Belajar
12. Ir. Murdani Universitas Muhammadiyah
S2 Izin Belajar
13. Roikhan BE., SP Universitas Brawijaya
S2 Izin Belajar
14. Suparjo, SST Universitas Brawijaya
S2 Izin Belajar
15. Nurul Qomariyah, S.Sos. Universitas Brawijaya
S2 Izin Belajar
16. Hadi Feriyanto, STP Universitas Brawijaya
S2 Izin Belajar
17. Isdianto, SST Universitas Muhammdiyah
S2 Izin belajar
18. Ahmad Dedy Syaitori, S.ST, M.Si
Universitas Brawijaya
S3 Izin Belajar
*). Data Bagian Umum BBPP-Ketindan
Mengacu pada Peraturan Menteri Pertanian No.
103/Permentan/OT.140/10/2013 tanggal 9 Oktober 2013 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Pelatihan Pertanian Ketindan, tugas
penyebaran informasi menjadi tanggung jawab Sub Bagian Kepegawaian
dan Rumah Tangga pada Bagian Umum.
Sedangkan untuk menunjang pelaksanaan penyebaran informasi
dan mendukung tugas PPID, telah dibentuk tim pengelola informasi publik
dan dokumentasi pembantu pelaksana dengan struktur organisasi
terlampir.
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 11
D. Pembiayaan
Pembiayaan yang tersedia untuk Sistem Informasi, Publikasi dan
Promosi sebesar Rp. 101.250.00,00. Sampai dengan bulan Desember
anggaran terserap Rp. 74.517.500, atau 98,76%. Kegiatan diperuntukkan
untuk:
1. Pembuatan/cetak cetak bulletin
2. Pembuatan tas untuk tempat souvenir
3. Pameran Hari Pangan Sedunia lingkup BPTP Jatim di Karangploso
Jatim tanggal 5 – 17 Oktober 2015
4. Pameran Desa dalam rangka HUT Desa Ketindan tanggal 23 Oktober
2015.
Sedangkan anggaran untuk kegiatan Keterbukaan Informasi Publik (KIP)
sebesar Rp 16.200.000,00. Sampai dengan bulan Juli anggaran telah
terserap Rp. 12.193.600 atau 99,75%. Kegiatan ini diperuntukkan untuk
mengikuti rapat-rapat/ bimtek/ pertemuan koordinasi informasi publik,
sosialisasi baik yang dilaksanakan oleh Kementerian Pertanian atau
instansi terkait lainnya serta kunjungan yang dilaksanakan oleh instansi
lain ke BBPP Ketindan.
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 12
BAB II
PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen
Pengumpulan informasi dilakukan melalui koordinasi antar bagian
dan unit kerja di internal BBPP Ketindan, baik melalui rapat, diskusi,
informasi yang disampaikan pada waktu apel pegawai, briefing, mading
dan lain sebagainya.
Pengolahan informasi diklasifikasi menjadi 2 (dua) yaitu informasi
yang bersifat terbuka dan informasi yang dikecualikan (tertutup).Informasi
yang wajib disediakan oleh balai seperti profil, sejarah singkat, struktur
organisasi, program kerja dan produk serta program diklat. Disamping itu
secara rutin telah disajikan laporan bulanan triwulan, tahunan dan laporan
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP). Sedangkan informasi
yang tidak bisa dipublikasikan adalah informasi yang bersifat internal
pribadi PNS, informasi yang bersifat proses pengolahan dan penyelesaian
hasil pertanian yang belum dipublikasikan dan pengelolaan dokumen
terpusat pada Bagian Umum.
Untuk pengelolaan dokumen melalui beberapa tahap, sebagai
berikut :
1. Pembuatan Dokumen
2. Pengesahan
3. Pengidentifikasian Dokumen
4. Penomoran
5. Pencatatan dalam DIK
6. Distribusi
a. Dokumen Tidak Terkendali
b. Dokumen Terkendali
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 13
7. Pemeliharaan
8. Pengkajian
a. Revisi
b. Pemusnahan
B. Daftar Informasi publik
1. Profil balai
2. Leaflet
3. Brosur
4. Laporan kegiatan
5. E-SIPP
6. E-Proc/LPSE
7. E-evaluation
8. SIDA (Sistem Informasi Diklat Aparatur)
9. Website
10. Buletin Inforta
11. Media cetak lainnya
C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan
1. Keterbatasan sumber daya manusia yang kompeten dalam pengelolaan
informasi dan publikasi.
2. Kurangnya sarana prasarana yang mendukung kelancaran pelaksanaan
keterbukaan informasi publik.
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 14
BAB III
PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
A. Pelayanan Informasi Publik
Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara
rutin sebagai bagian dari pelayanan prima.Informasi disediakan melalui media
cetak maupun media elektronik.
Informasi publik disajikan secara berkala maupun terus menerus.Melalui
media cetak, buletin Inforta terbit dalam triwulan.Untuk profil, leaflet, brosur
diterbitkan sekali dalam satu tahun.Informasi yang di-update secara terus
menerus adalah melalui website. Sedangkan untuk laporan disesuaikan
dengan jenis kegiatan baik itu bulanan, semester, tahunan maupun setelah
kegiatan selesai dilaksanakan.
Pelaksanaan PID dari bulan Juli sampai dengan Desember antara lain:
- Telah mengikuti Bimtek PPID yang dilaksanakan di Balai Besar Pelatihan
Peternakan (BBPP) Batu tanggal 15 – 17 Oktober 2016.
- E-Proc/LPSE digunakan dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa
yang nilainya di atas 200 juta. Di semester II, tehitung sampai bulan
Desember 2015 terdapat pengadaan barang dan jasa yang nilainya diatas
300 juta, yaitu: pengadaan fasilitas untuk asrama Balai Besar Pelatihan
Pertanian (BBPP) Ketindan Rp. 660.473.000.
- SIDA adalah merupakan sistem infomasi diklat aparatur yang dibuat oleh
Lembaga Adimistrasi Negara agar sistematis penginputan data peserta
diklat dari unsur aparatur yang disertai dengan profile instansi dan SDMnya
serta kegiatan-kegiatan diklat aparatur yang terkait dengan materi,
narasumber/ fasilitator serta alumni diklat.
- E-Evaluation adalah sistem aplikasi untuk mengetahui realisasi anggaran
dan realisasi fisik kegiatan BBPP Ketindan yang bias dilihat oleh lingkup
Kementerian Pertanian.
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 15
- Kegiatan E-SIPP adalah menginput biodata peserta diklat dan hasil
evaluasi diklat. Sampai bulan Desember 2015, jumlah peserta diklat
aparatur yang sudah dientry data sebanyak 975 ditambah pada semester
ke dua sejumlah 90 orang total 1.065 orang atau terealisasi 96,38% dari
target 1.105 orang, sedangkan jumlah peserta diklat non aparatur yang
sudah dientry data sampai semester dua sebanyak 1238 orang atau
terealisasi 100% dengan target 1238 orang berdasarkan DIPA.
a. Berikut ini rekapitulasi penyelenggaraan Diklat Aparatur secara
keseluruhan dari APBN:
No Nama Diklat Waktu Pelaksanaan
Peserta
Target (org)
Realisasi (Orang)
Jml L P 1 Diklat Agribisnis Tanaman Rimpang 29 Juli – 4 Agst 30 30 27 3
2 Diklat PBT Ahli Angkatan I dan II 29 Juli – 18 Agst 60 60 23 37
Jumlah 90 90 50 40
b. Berikut ini rekapitulasi penyelenggaraan Diklat Non Aparatur secara
keseluruhan dari APBN:
No Nama Diklat Waktu
Pelaksanaan
Peserta
Target (org)
Realisasi (Orang)
Jml L P 1 Diklat Pasca Panen Jagung 29 Juli – 4 Agst 30 30 30 0
2 MSG 5 – 14 Agst 8 8 5 3
3 Diklat Agribisnis Tanaman Rimpang 10 – 16 Agst 30 30 18 12
4 Diklat Berbasis Kompetensi 9 – 15 September 30 30 28 2
5 Diklat Berbasis Kompetensi
Produksi Benih Angkt I
28 Sep – 4 Okt 30 30 26 4
6 Diklat Berbasis Kompetensi
(Fasilitator Tan. Organik)
28 Sep – 4 Okt 30 30 30 0
7 Diklat Berbasis Kompetensi
Produksi Benih Angkt II
20 – 26 Okt 30 30 30 0
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 16
8 Diklat Berbasis Kompetensi
Fasilitator Tan. Organik Jogjakarta
7 – 13 Okt 30 30 29 1
9 Diklat Berbasis Kompetensi
Produksi Benih Jogjakarta
19 – 25 Okt 30 30 30 0
10 Diklat Berbasis Kompetensi
Inseminasi Buatan Magelang
19 – 25 Okt 30 30 30 0
Jumlah 278 278 256 22
Kegiatan E-SIPP lainnya yaitu evaluasi diklat. Evaluasi yang sudah dientry
sebanyak 54 angkatan, meliputi evaluasi daily mood, evaluasi materi, evaluasi
sikap dan perilaku, evaluasi fasilitator, evaluasi kepuasan aparatur dan non
aparatur serta hasil pre dan post test.
Kegiatan website berjalan optimal dan konten atau menu-menu telah banyak
menyempurnakan website BBPP Ketindan. Dengan kerjasama yang baik dari
pengelola website, tim media dan pembuat artikel atau berita sehingga berita-
berita selalu berusaha untuk disajikan secara update. Pada tahun akhir 2015
BBPP Ketindan meraih juara ke III lomba website yang diadakan oleh Badan
Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian dan Bakorluh seluruh
Indonesia.
B. Penyelesaian Sengketa
Sampai dengan saat ini, belum timbul sengketa yang disampaikan oleh
masyarakat maupun pihak lain kaitannya dalam pelaksanaan keterbukaan
informasi publik. Hal ini menjadi prestasi tersendiri yang harus tetap
dipertahankan agar informasi yang disampaikan kepada pihak luar terus dapat
dipertanggungjawabkan.
Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 17
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara
rutin sebagai bagian dari pelayanan prima. Informasi yang disediakan
melalui media cetak dan media elektronik.
2. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi BBPP Ketindan, informasi yang
banyak diperlukan oleh masyarakat terkait dengan jenis DIKLAT, durasi
dan pelaksanaan DIKLAT.
3. Sampai saat ini belum timbul sengketa dengan pihak masyarakat terkait
dengan pelaksanaan DIKLAT maupun penyediaan sarana dan
prasarana.
B. Saran
1. Kemampuan SDM dan jumlah pengelola informasi publik hendaknya
dapat ditambah;
2. Perlu tambahan fasilitas sarana prasarana untuk menyempurnakan
kegiatan PID.