laporan kerja praktek pt. kaltim parna industri proses...
TRANSCRIPT
LAPORAN KERJA PRAKTEK
PT. KALTIM PARNA INDUSTRI
PROSES PEMILIHAN VENDOR DAN AKTIVITAS PENGADAAN JASA PADA DEPARTEMEN LOGISTIC & SHIPPING MENGGUNAKAN SISTEM AVANTIS
Disusun oleh :
Joel Nuari Marpaung
14 06 07892
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2017
HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Kerja Praktek yang dilaksanakan di PT. Kaltim Parna Industri 19 Juni 2017 sampai dengan 4
Agustus 2017 disusun oleh:
Nama : Joel Nuari Marpaung
NPM : 14 06 07892
Program Studi : Teknik Industri
Fakultas : Teknologi Industri
telah diperiksa dan disetujui.
Yogyakarta, 20 November 2017
Pembimbing Lapangan Dosen Pembimbing
Wahyono Adhi Ir. B. Kristyanto, M.Eng ., Ph.D
ii
SURAT KETERANGAN PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis haturkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
berkat rahmat dan kuasa-Nya penulis dapat melaksanakan Kerja Praktek
selama 32 hari kerja di PT. Kaltim Parna Industri dan dapat menyelesaikan
laporan Kerja Praktek ini dengan baik.
Tujuan dari penyusunan Laporan Kerja Praktek yaitu sebagai salah satu
syarat akademis yang wajib dipenuhi oleh penulis dalam menempuh
perkuliahan di Fakultas Teknologi Industri Universitas Atma Jaya Yogyakarta,
serta sebagai bukti pertanggungjawaban terhadap kegiatan Kerja Praktek yang
telah penulis laksanakan. Tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek yaitu untuk
memperkenalkan dunia kerja yang sesungguhnya kepada mahasiswa, sehingga
dapat menjadi bekal bagi mahasiswa untuk menghadapi dunia kerja kelak.
Penulis menyadari bahwa terselesaikannya Laporan Kerja Praktek ini
tidak lepas dari campur tangan berbagai pihak yang senantiasa memberikan
bantuan dan motivasi kepada penulis. Maka dari itu, dengan segala kerendahan
hati penulis sampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Haryanto, selaku Logistic & ShippingManager yang membantu
dalam penjelasan struktur organisasi departemen Logistic & Shipping.
2. Bapak Wahyono Adhi, selaku Logistic Superintendent sekaligus
pembimbing lapangan yang telah membantu berbagai hal selama penulis
melakukan kerja praktek di PT. Kaltim Parna Industri.
3. Bapak Edi Susanto, selaku Procurement Supervisor yang telah
membantu dalam mengarahkan sistematis pekerjaan
4. Ibu Arifah Priestiwi, selaku Buyer-I yang telah membantu dalam hal
penjelasan pembuatan dokumen Purchase Order
5. Bapak Widi Pahala, selaku Buyer-II yang membantu dalam hal
penjelasan penilaian kualitas vendor
6. Bapak Lias Bu’tu Bunga, selaku Buyer-III (Pengadaan Jasa)
7. Bapak Harun, selaku HRD yang membantu dalam hal administrasi kerja
praktek dan penjelasan ketenagakerjaan karyawan PT. Kaltim Parna
Industri.
8. Bapak Masrani, selaku MPC yang membantu dalam menjelaskan
prosedur procurement jasa di PT. Kaltim Parna Industri.
iv
8. Bapak Agus Jaya, selaku Procurement Administration yang membantu
dalam menjelaskan penginputan data administrasi procurement dan
mengijinkan penulis melakukan penginputan data ke sistem.
9. Ibu Nanik, selaku sekertaris Maintenance yang membantu dalam
menjelaskan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam procurement
jasa di PT. Kaltim Parna Industri
10. Bapak Ir. B. Kristyanto, M.Eng., Ph.D selaku dosen pembimbing Kerja
Praktek yang telah membimbing dari awal pelaksanaan Kerja Praktek
hingga penyusunan Laporan Kerja Praktek.
11. Kedua orang tua penulis yang senantiasa memberikan dukungan,
motivasi, dan doa.
12. Seluruh karyawan PT. Kaltim Parna Industri yang telah membantu
selama pelaksanaan Kerja Praktek.
13. Teman-teman yang senantiasa memberikan dukungan pada penulis.
14. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang
telah membantu penulis selama pelaksanaan Kerja Praktek hingga
terselesaikannya Laporan Kerja Praktek ini.
Penulis menyadari bahwa penyusunan Laporan Kerja Praktek ini masih
jauh dari sempurna. Maka dari itu, kritik dan saran yang membangun guna lebih
baiknya laporan ini sangat penulis harapkan. Penulis juga berharap agar
Laporan Kerja Praktek ini dapat berguna untuk semua pihak yang terkait.
Yogyakarta, 04 Agustus 2017
Joel Nuari Marpaug
v
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .... .... ............................................................................ ...... i
HALAMAN PENGESAHAN .... .... ..................................................................... ii
SURAT KETERANGAN PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK .... .... ................. iii
KATA PENGANTAR .................................................... ..................................... iv
DAFTAR ISI ....................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ................................................................................. ......... viii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... x
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xi
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang .......................................................................................................... 1
1.2. Tujuan ......................................................................................................................... 2
1.3. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek ............................................... 3
BAB 2. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan ................................................................................. 4
2.2. Struktur Organisasi .................................................................................................. 9
2.3. Manajemen Perusahaan ...................................................................................... 14
BAB 3. TINJAUAN SISTEM PERUSAHAAN
3.1. Proses Bisnis Departemen .................................................................................. 26
3.2. Produk yang Dihasilkan ....................................................................................... 29
3.3. Proses Produksi ..................................................................................................... 31 vi
3.4. Fasilitas Produksi .................................................................................................. 38
BAB 4. TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA
4.1. Lingkup Pekerjaan................................................................................................. 42
4.2. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan..................................... 43
4.3. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan ................................................................. 43
4.4. Hasil Pekerjaan ...................................................................................................... 44 4.5. Purchasing .............................................................................................................. 68
BAB 5. KESIMPULAN
5.1. Kesimpulan ............................................................................................................. 69
5.2. Saran ........................................................................................................................ 69
vii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Prestasi KPI ............................................................................................... 7
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Keseluruhan Tahun 2015 ............................... 10
Gambar 2.3. Struktur Organisasi Departemen Logistik ........................................ 11
Gambar 2.4. Jadwal Shift PT. Kaltim Parna Industri ............................................. 18
Gambar 3.1. Proses Bisnis Departemen Logistic & Shipping di PT. Kaltim
Parna Industri ......................................................................................... 26
Gambar 3.2. Proses Produksi Amonia ..................................................................... 31
Gambar 3.3. Mesin Desulfurisasi ............................................................................... 32
Gambar 3.4. Mesin Primary Reformer ...................................................................... 33
Gambar 3.5. Mesin Secondary Reformer ................................................................ 33
Gambar 3.6. Mesin CO Shift Conversion................................................................. 34
Gambar 3.7. Mesin CO2Removal .............................................................................. 35
Gambar 3.8. Mesin Metanasi ...................................................................................... 36
Gambar 3.9. Mesin Amonia Converter ..................................................................... 37
Gambar 3.10. Tangki Refrigerasi ............................................................................... 38
Gambar 3.11. Tampilan Layar DCS .......................................................................... 39
Gambar 3.12 Tampilan Layar PHD untuk Aliran NG di PKB............................... 40
Gambar 3.13 Loading Arm .......................................................................................... 41
Gambar 4.1.Diagram Alur Pelaksanaan Pekerjaan............................................... 43
Gambar 4.2.Contoh Bid Tabulation ........................................................................... 44
Gambar 4.3.Contoh Surat Perintah Kerja ................................................................ 45 Gambar 4.4.Dokumen Vendor Qualification Form................................................. 47
Gambar 4.5.Interface Penginputan Informasi General ......................................... 48
Gambar 4.6.Interface Penginputan Informasi Taxes ............................................ 49
Gambar 4.7.Interface Penginputan Informasi Deskripsi Vendor ........................ 49
Gambar 4.8.Interface Vendor Details Page 1 ...................................................... 50
Gambar 4.9.Interface Vendor Details Page 2. ..................................................... 50
Gambar 4.10.Interface PenginputanGeneral WO Program AVANTIS . . . . .. 52
Gambar 4.11.Interface Add Line Wo Program AVANTIS ................................. 53
Gambar 4.12.Interface Description WO Program AVANTIS ........................... 54
Gambar 4.13.Contoh Printout Dokumen WO PT. KPI....................................... 54
viii
Gambar 4.14.Interface Awal Pembuatan PR ....................................................... 55
Gambar 4.15.InterfaceGeneral PR Program AVANTIS .................................... 56
Gambar 4.16.Interface Awal Pembuatan Line Baru Program AVANTIS .... 57
Gambar 4.17.InterfaceGeneral pada Line Program AVANTIS ....................... 58
Gambar 4.18.InterfaceDeliver topada Line Program AVANTIS ..................... 58
Gambar 4.19.Interface Vendor pada Line Program AVANTIS ....................... 59
Gambar 4.20.Interface Description General Information Line padaProgram
AVANTIS ............................................................................................. 59
Gambar 4.21.Interface Catalog Selection Line pada Program AVANTIS . 60
Gambar 4.22.Interface Price Line pada Program AVANTIS ........................... 60
Gambar 4.23.Contoh Printout Dokumen PR ........................................................ 61
Gambar 4.24.Interface awal PO program AVANTIS .......................................... 62
Gambar 4.25.Interface Penginputan General Information PO ........................ 63
Gambar 4.26.Interface General Add Line PO pada program AVANTIS ..... 64
Gambar 4.27.InterfaceDeliver to Add Line PO pada program AVANTIS .. 65
Gambar 4.28.Contoh Printout Dokumen PO-Service ........................................ 66
ix
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Daftar Peristiwa PT. Kaltim Parna Industri ............................................... 5
Tabel 2.2 Total Manpower PT.Kaltim Parna Industri ............................................ 15
Tabel 3.1 Spesifikasi Produk Amoniak dan Karbondioksida ............................... 30
Tabel 3.2 Komposisi Gas Alam .................................................................................. 30
x
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lembar Bimbingan Pelaksanaan dan Penyusunan Kerja Praktek
2. Proses Bisnis Departemen Logistic & Shipping di PT. Kaltim Parna
Industri
3. Catatan Harian Pelaksanaan Kerja Praktek
xi
BAB 1
PENDAHULUAN
Bab ini merupakan pengantar mengenai latar belakang dan tujuan
diadakannya Kerja Praktek ini. Bab ini terdiri dari 3 bagian yaitu latar belakang,
tujuan, serta tempat dan waktu pelaksanaan Kerja Praktek.
1.1. Latar Belakang
Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, tingkat persaingan dalam
dunia usaha semakin ketat seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi
dewasa ini, termasuk dalam sektor industri. Hal ini menyebabkan dunia kerja
menuntut tersedianya faktor produksi yang berkualitas. Tenaga kerja sebagai
salah satu faktor produksi dituntut untuk dapat menguasai pekerjaannya dengan
baik, terampil, dan profesional untuk dapat mendukung tercapainya tujuan suatu
perusahaan dan peningkatan taraf hidup yang lebih baik.
Universitas merupakan suatu lembaga pendidikan yang berperan
mencetak tenaga-tenaga profesional yang dibutuhkan oleh masyarakat maupun
industri. Namun demikian, bekal yang diberikan oleh universitas kepada
mahasiswa memadai secara teori, namun kurang memadai dalam prakteknya,
sehingga banyak sarjana lulusan universitas kurang mengenal secara langsung
dunia kerja yang akan dimasukinya serta penerapan ilmu yang diperolehnya
selama kuliah.
Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas
Atma Jaya Yogyakarta (PSTI UAJY) mewajibkan semua mahasiswanya untuk
melaksanakan kerja praktek sesuai dengan Kurikulum di PSTI UAJY. Untuk
melaksanakan kerja praktek ini mahasiswa memerlukan bekal ilmu yang cukup,
karenanta syarat untuk melaksanakan kerja praktek ini adalah mahasiswa telah
menempuh kuliah minimal 5 semester. Selain itu mahasiswa diwajibkan telah
mengikuti kegiatan Kunjungan Industri untuk mendukung pemahaman akan
lingkungan yang akan dihadapi ketika melaksanakan kerja praktek. Untuk
melaksanakan kerja praktek ini, mahasiswa dapat memilih sendiri perusahaan
tempat kerja prakteknya dan kemudian mengajukannya ke PSTI UAJY untuk
mendapatkan persetujuan dan surat pengantar dari Fakultas Teknologi Industri
UAJY kepada perusahaan tempat kerja praktek yang dituju. Adapun syarat bagi
1
mahasiswa untuk dapat mengajukan surat pengantar kerja praktek tersebut
adalah telah menempuh minimal 81 sks, memperoleh nilai minimal C untuk
mata kuliah Sistem Produksi, telah mengikuti seminar (ujian) kerja praktek
minimal 3 kali (dalam waktu yang berbeda), telah mengikuti sosialisasi kerja
praktek dan kegiatan kunjungan industri yang diselenggarakan oleh PSTI UAJY.
Kerja Praktek paling cepat dilaksanakan setelah Ujian Akhir Semester kelima
sejak pertama kali mahasiswa terdaftar.
PSTI UAJY memandang kerja praktek sebagai wahana atau sarana bagi
mahasiswa untuk mengenali suasana di industri serta menumbuhkan,
meningkatkan, mengembangkan, dan mensimulasikan etos kerja profesional
sebagai calon sarjana Teknik Industri. Kerja praktek dapat dikatakan sebagai ajang
simulasi profesi mahasiswa teknik industri. Paradigma yang harus ditanamkan
adalah bahwa selama kerja praktek mahasiswa bekerja di perusahaan yang
dipilihnya. Bekerja, dalam hali ini mencakup kegiatan perencanaa, perancangan,
perbaikan, penerapan dan pemecahan masalah. Karenanya dalam kerja praktek
kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa adalah:
a. Mengenali ruang lingkup perusahaan
b. Mengikuti proses kerja di perusahaan secara kontinu
c. Melakukan dan mengerjakan tugas yang diberikan oleh atasan, supervisor
atau pembimbing lapangan
d. Mengamati perilaku sistem
e. Menyusun laporan akhir dalam bentuk tertulis
f. Melaksanakan ujian kerja praktek
Secara khusus, dalam lingkup Teknik Industri haruslah selalu disadari
bahwa yang dikaji adalah kesatuan elemen sistem yang terdiri atas Manusia,
Mesin, Material, Metode, Uang, Energi, Lingkungan dan Informasi. Artinya,
dalam melaksanakan aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya, Sarjana
Teknik Industri harus selalu memandang aktivitasnya dalam kerangka sistem
yang melingkupi aktivitas itu.
1.2. Tujuan
Hal-hal yang ingin dicapai melalui pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah:
a. Melatih kedisiplinan.
2
b. Melatih kemampuan berinteraksi dengan bawahan, rekan kerja, dan atasan
dalam perusahaan.
c. Melatih kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja.
d. Mengamati secara langsung aktivitas perusahaan dalam berproduksi dan
menjalankan bisnisnya.
e. Melengkapi teori yang diperoleh di perkuliahan dengan praktek yang ada di
perusahaan.
f. Menambah wawasan mengenai sistem produksi dan sistem bisnis.
1.3. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Kerja Praktek ini dilaksanakan terhitung mulai tanggal 21 Juni 2017
sampai dengan 04 Agustus 2017 di PT. Kaltim Parna Industri.
Selama pelaksanaan kerja praktek, Penulis ditempatkan pada
Departemen Logistic & Shipping khususnya di sektor pengadaan barang
dibawah pengawasan Manager Departemen Logistic & Shipping yaitu Bapak
Haryanto dan Pembimbing Lapangan yaitu Bapak Wahyono Adi.
3
BAB 2
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
2.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Kaltim Parna Industri atau dikenal dengan nama KPI adalah pabrik
yang memproduksi Anhyrous Amonia dengan kapsaitas 1.500 MT/hari. Pada
awal berdirinya, 13 Februari 1996, KPI merupakan perusahaan berstatus
PMDN, namun seiring dengan perjalanannya dan berdasarkan persetujuan
BKPM, tanggal 27 Februari 1998, diubah statusnya menjadi PMA. Namun
selanjutnya melalui keputusan BKPM No.867/A.8/PMA/2013 tanggal 7 Mei 2013
status KPI kembali berubah menjadi PMDN.
Selanjutnya KPI dikenal sebagai salah satu pemasok dan eksportir
amoniak untuk Kawasan Asia dan Australia
Secara komersil produksi amoniak KPI dimulai pada bulan Februari
2002, dan sejak itu sampai dengan Desember 2013 pengapalan amoniak telah
mencapai 5.211.681.939 MT. Dalam pengoperasiannya didukung oleh 263
karyawan terdiri dari karyawan direct hire, karyawan penungasan dari PT.
Pupuk Kaltim dan karyawan alihdaya.
Pabrik dan kantor pusat KPI terletak di kawasan industri PT.Kaltim
Industrial Estate,Bontang, dengan kantor perwakilan di Jakarta. Pemilihan lokasi
pabrik mempertimbangkan berbagai factor antara lain kemudahan memperoleh
bahan baku, pemasaran, transportasi, penyediaan tenaga kerja, utilitas,
lingkungan dan lain-lain. Untuk pemilihan kantor sendiri di tempatkan pada ibu
kota yang mudah untuk di cari dan ditemukan. Pabrik memiliki batas batas
lokasi pada penempatannya. Batas lokasi pabrik yaitu :
a. Sebelah Utara : Urea Bulk Strorage 5 PT. Pupuk Kaltim
b. Sebelah Barat : Pabrik Methanol Industri (KMI)
c. Sebelah Selatan : Laut
d. Sebelah Timur : Boiler Batubara PT.Pupuk Kaltim
Selanjutnya merujuk pada keputusan Rapat Umum Pemegang Saham
tanggal 27 Mei 2013,seluruh pemegang saham asing di KPI dialihkan kepada
PT.Parna Raya, sehingga jenis Perseroan menjadi PMDN yang diwakilkan 4
4
Direksi, dengan kepemilikan saham : PT.Parna Raya 90%, YKHT Pupuk Kaltim
5% dan Dana Pensiun Pupuk Kaltim 5%.
Tabel 2.1 Daftar Peristiwa PT. Kaltim Parna Industri
Tanggal Peristiwa
28 September 1995 Pemerintah menyetujui pendirian KPI sebagai perusahaan
PMDN sesuai dengan akta NO.97 pada tanggal 17 Juli
1995
26 Januari 1996 Perjanjian kerjasama penanaman modal ditandatangani
antara PT. Parna Raya, YKHT Pupuk Kaltim dan
Mitsubishi Corporation.
13 Februari 1996 KPI didirikan sesuai dengan akte No.97
09 Januari 1998 Asahi Chemical bergabung sebagai salah satu pemegang
Saham
19 Februari 1998 Penandatanganan kontrak EPC dengan Mitsubishi Heavy
Industries, Ltd
27 Februari 1998 Pemerintah menyutujui perubahan status KPI menjadi
PMA sesuai keputusan BKPM No.13/V/PMA/1998
14 Juli 1999 Ditandatanganinya kontrak jual beli gas alam dengan
Pertamina
02 Februari 2000 Dimulainya pemasangan tiang pancang
10 November 2000 Instalasi alat-alat berat
26 Oktober 2001 Dimulainya uji coba produksi
12 Novermber 2001 Produksi ammonia pertama
26 November 2001 Dana pension Pupuk Kalimantan Timur bergabung
sebagai salah satu pemegang saham
14 Desember 2001 Penyelesaian uji kinerja pabrik
31 Januari 2002 Serah terima pabrik KPI dari Mitsubishi Heavy Industries,
Ltd
5
01 Februari 2002 Dimulainya produksi secara komersial
04 Juli 2002 Peresmian pabrik KPI oleh Presiden RI
01 September 2004 NYK Line bergabung sebagai salah satu pemegang
Saham
01 Nopember 2004 Pertama kalinya mendapatakan sertifikat ISPS code
03 Januari 2005 Diterimanya penghargaan kerja nihl kecelakaan kerja
yang pertama kali
10 Nopember 2006 Mendapatkan sertifikat system manajemen terpadu ISO
9001, ISO 14001, OHSAS 18001
25 Juni 2008 Memperoleh sertifikat SMK3 peringkat bendera Emas
12 Juni 2009 Laboratorium KPI mendapatkan sertifikat ISO 17025;2005
dari Komite Akreditasi Nasional KAN
27 Januari 2010 Mencapai 2500 hari LTI (lost time Injury)
13 Juni 2011 Mendapatkan penghargaan Properda peringkat bendera
Emas
30 November 2012 Memperoleh Predikat Emas pada acara Temu Karya Mutu
Produksi Nasional XVI
27 Mei 2013 Pengalihan saham PT. Parna Raya dari pemegang saham
Jepang dan KPI menjadi perusahaan PMDN
2.1.2. Profil Perusahaan
PT. Kaltim Parna Industri mempunyai tiga (3) bagian penting yaitu:
Kantor Perwakilan, Kantor Industri dan Wisma KPI sebagai tempat pengiriman
surat. Berikut disajikan profil perusahaan dari PT. Kaltim Parna Industri:
a. Kantor pewakilan
i. Lokasi : Menara Imperium Lantai 12 Metropolitan
Superblok Jl.HR. Rasuna Said, Kav.1, Jakarta
12980
ii. Telepon : (021)8354081
iii. Fax : (021)8354106
6
Ditahun 2006 KPI mendapatkan sertifikat sistem Manajemen Terpadu
untuk ISO 9001, ISO 14001, OHAS 18001 sebagai komitmen menjadi
perusahaan yang handal dalam pemenuhan persyaratan standar internasional
untuk Manajemen Mutu, Keselamatan Kesehatan dan Lingkungan.
ISPS Code Terminal KPI telah menerima sertifikasi ISPS Code dari
kementrian perhubungan, Direktorat Jendral Perhubungan Laut sejak tahun
2004 dengan pemenuhan ISPS Code, maka terminal KPI dapat memastikan
melakukan aktivias pemuatan kapal berbendera Indonesia pelayaran luar negri
dan juga kapal berbendera asing.
Sertifikat ISO 17025 pada laboratorium KPI, meliputi bidang manajemen
dan teknik, untuk memastikan data analisis produk dapat dilakui, baik secara
nasional maupun secara internasional.
Dengan pengawasan dari lembaga pemerintah baik dari daerah, provinsi
dan pusat melakukan Properda dan Propernas menjadikan KPI selalu berusaha
berpartisipasi dan meningkatkan pengolaan lingkungan serta pencegahan
terjadinya pencermaran lingkungan baik air, udara maupun yang sibebakan
oleh limbah B3.
KPI juga memperoleh sertifikat Sistem Manajemen Keselamatan dan
Kesehaan Kerja (SMK3) untuk kedua kali dengan tingkat pencapaian tingkat
kinjera EMAS.
2.1.4. Sumber Energi
Energi merupakan unsur yang penting pada suatu produksi, energi
berguna untuk sarana penyokong produksi, pada PT. KPI mempunyai sumber
energi listrik sendiri yang di kelola oleh KDM (Kaltim Daya Mandiri), selain KDM
PT. KPI mempunyai 4 genset yang berguna bila terjadi pemadaman. Tenaga
listrik pada KDM hanya di gunakan sekitar 20%, karena sumber tenaga listrik
utama pada PT. KPI merupakan dari Steam Turbine Generator (STG) sebesar
80%. STG merupakan generator yang merubah energi gerak menjadi energi
listrik. Bila pada saat listrik dari KDM mati, maka kebutuhan listrik pabrik akan
disuplai melalui STG dan power dari emergency diesel generator (EDG). PT KPI
mempunyai 1 EDG lama dan 2 EDG baru. Listrik dari EDG di suplai ke Motor
Control Centre (MCC) yang akan mendistirbusikan energi listrik ke semua user.
Listrik diperoleh dengan memproduksinya sendiri danada juga yang
membeli dari KDM (Kaltim Daya Mandiri). Steam yang terdiri dari 4 jenis, yaitu
8
steam LP, steam MLP, steam MP , dan steam HP diproduksi sendiri di package
boiler dan waste heat boiler yang bahan baku utamanya adalah air laut yang
telah mengalami beberapa treatment, yaitu desalination, demineralization,
deareator hingga dapat digunakan sebagai umpan boiler.
2.1.5. Produk yang dihasilkan
Produk yang ingin dihasilkan dari KPI sendiri merupakan amoniak yang
sudah dapat digunakan secara komersial, biasa disebut dengan amoniak
anhidrat.Makna dari istilah diatas menandakan bahwa amoniak yang diproses
tidak mempunyai kandungan air. Disain konsentrasi amoniak di KPI adalah
99,90% namun kenyataannya KPI berhasil membuat konsentrasi amoniak
hingga 99,97%.
2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu jabaran dari kedudukan setiap pelaku
dalam perusahaan, hubungan dari orang-orang yang menjabat di
dalamnya.Struktur organisasi mencerminkan setiap kedudukan memiliki fungsi,
tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi berperan
sangat fundamental dalam suatu perusahaan karena tanpa adanya struktur
organisasi, maka suatu perusahaan tidak akan dapat menjalankan fungsi
sebagaimana mestinya. Penempatan jabatan dalam organisasi harus sesuai
dengan kemampuan yang dimiliki sehingga orang-orang tersebut dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Struktur organisasi tiap perusahaan
pasti berbeda-beda, disesuaikan dengan kebutuhan dan kultur daripada
perusahaan tersebut. Selain itu juga disesuaikan dengan ukuran atau skala dari
perusahaan tersebut.
2.2.1. Bagan Struktur Organisasi
Bagan struktur organisasi yang penulis sajikan adalah bagan organisasi
secara keseluruhan dan lebih spesifik ke bagian logistik. Bagan struktur
organisasi PT. Kaltim Parna Industri dapat dilihat pada gambar 2.2
9
Berikut adalah penjelasan untuk fungsi masing-masing jabatan:
1. President Direktur.
2. Internal Controller: Bertugas untuk memeriksa kembali Purchase Order dan
mesetujui Purchase Order dengan cara mentanda tangani KPI PO Approval.
3. Production Director
4. QSHE Manager: Bertugas untuk menjamin keselamatan para pekerja
dengan cara pemberian instruksi kelesamatan serta pemberian safety
equipment.
5. Operation Manager: Bertugas untuk mengkontrol dan mengatur tentang
pengoperasian produksi, target produksi, dan efesiensi yang mengarah ke
standard prosedur produksi
6. MaintenanceManager: Bertugas untuk mengatur, mengkontrol dan
berkoordinasi dengan hal yang melibatkan aktivitas maintenance seperti
inspeksi, quality control, modifikasi dan pebetulan yang terkait dengan
target produksi, kualitas, kuantitas dan efesiensi agar sesuai dengan
standard keamanan lingkungan
7. Technology Director
8. Technivsl support Manager Bertugas untuk, mengkontrol dan
mengkoordinasikan perencanaan mengenai kehandalan teknologi dengan
melakukan inspeksi, modifikasi yang terkait dengan kehandalan teknologi
pabrik.
9. Technology Manager: Bertugas untuk mengatur dan mengkontrol pada
perkembangan sisem dan aktivias pada laboratory, melakuan pengecekan
kualitas terhadap bahan mentah serta barang jadi
10. HRD & GADirector
11. GA Manager: Bertugas untuk merencanakan, berkoordinasi dan mengelola
hubungan dengan pihak luar dengan tujuan untuk mempermudah
kelancaran operasi perusahaan. GA manager dapat membantu HRD
Manager dalam hal Human Resource bila diperlukan.
12. HRD Manager: Bertugas untuk merencanakan dan mengembangkan
sumber daya manusia pada keseluruhan organisasi untuk mencapai
sumberdaya manusia yang paling efektif.
13. Legal & Compi Manager: Bertugas untuk bertangung jawab atas
management dari department legal, dan sebagai penyediaan layanan
12
konsultasi hukum dan memastikan menejemen yang efektif dari resiko
hukum dan kontrak.
14. Finance Director
15. FA Manager: Bertugas untuk mengatur dan mengkontrol accounting,
finance, pajak dan dokumen import yang bertujuan untuk dimasukan pada
sistem untuk mempermudah pihak internal dan pihak eksternal.
Berikut adalah penjelasan untuk fungsi masing-masing jabatan pada departemen
Logistic & Shipping:
1. GM Logistic: Bertugas untuk menyiapkan dan memonitor persediaan
barang, spare part yang di butuhkan pada tiap department. Me-review dan
mengawasi jalannya pembelian pada tahap tertentu. Melakukan persiapan
koordinasi bersama devisi shipping, terutama persiapan dokumen yang
dperlukan buyer agar proses pengapalan berjalan dengan baik
2. Logistic and Shipping Manager: Bertugas untuk mengawasi secara langsung
dan memantau alur pembelian barang baku, dan material lainnya yang
dibutuhkan oleh semua departemen dan berkoordinasi serta mengawasi devisi
shipping untuk melakukan penyaluran amoniak ke kapal pengangkut.
3. Logistic superintendent: Bertugas untuk mengawasi, menyiapkan dan
bertanggung jawab dalam ketersediaan barang, material, dan sparepart
yang di butuhkan pada semua departemen untuk membantu terjalannya
proses produksi.
4. Procurement Admin: Bertugas untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan
administrasi Logistic, termasuk pengisian dan distribusi dokumen yang
dibutuhkan oleh Logistic & Shipping Manager, Logistic Superintendent,
Logistic Supervisior dan buyer.
5. Procurement Supervisor: Bertugas untuk membantu dan memberi laporan
kepada logistic superintendent mengenai pembelian yang bertujuan untuk
mengatur pembelian domestik dan import, bidding proses, pemilihan
vendor,dll
6. Inv & Warehouse Supervisor: Bertugas untuk mengawasi dan mengkoordinasi
perihal, penerimaan, penempatan dan pemeliharaan barang yang user
perlukan, agar tetap dalam kondisi terbaik saat diperlukan.
7. Shipping Superintendent: Bertugas untuk mengawasi dan bertangung jawab
atas pekerjaan Shipping Officerdalam hal pengapalan serta pengurusan
dokumen yang dibutuhkan. 13
8. Warehouse officer: Bertugas untuk membantu mengidentifikasi material
yang datang dan mengarahkan warehouseman di lapangan dalam
penempatan material yang masuk..
9. Inventory Officer :serta meramalkan stock item yang diperlukan, serta
bersiap untuk membuat Purchase Request untuk memenuhi material On
Hand. Mengurus dokumen yang masuk dan juga membuat Material
Acceptance Report.
10. Buyer: Membantu, melapor, dan bertanggung jawab kepada Procurement
Supervisor, dan mengatur dan melaksanakan pembelian material / spareparts /
equipment dari supplier lokal melalui proses bidding/penawaran atau kepada
vendor yang telah ditetapkan, agar harga beli yang terbaik dan spesifikasi
maupun waktu pengiriman yang diminta user, dapat terpenuhi.
11. Service Buyer :Bertugas untuk melakukan melakukan pengadaan jasa yang
dibutuhkan oleh seluruh departemen, untuk menunjang proses produksi
12. Warehouseman: Bertugas untuk mengatur stock item, bisa berupa barang
kimia, spare part dan menempatkan pada keadaan tertentu untuk mejaga
kondisi stock item, dengan proedur yang tepat
13. Warehouse Helper :Tenaga Out sourcing yang bertugas untuk siap
membantu Warehouseman dalam melakukan tugasnya.
14. Shipping officer: Bertugas untuk melakukan pengecekan kapal selama
proses loading Amoniakdan mengendalikan alur dokumentasi berupa
penyaluran dokumen yang dibutuhkan oleh buyer, agent dan bea cukai
terkait pengapalan
2.3. Manajemen Perusahaan
2.3.1. Visi dan Misi Perusahaan
a. Visi
Perusahaan penghasil amoniak terefisien di dunia.
b. Misi
i. Peduli akan kualitas, keselamatan, kesehatan dan lingkungan
ii. Fokus pada produktifitas dan ketepatan hasil pabrik
iii. Perusahan yang tangguh dan prima, dimana setiap karyawan
berkomitmen untuk turut dalam pengembangan secara terus menerus
dan bangga menjadi bagian dari Perusahaan
14
2.3.2. Ketenagakerjaan
a. Sumber Daya Manusia
Manusia adalah salah satu elemen dalam perusahaan. Tanpa adanya
manusia, proses bisnis suatu perusahaan tidak akan mungkin berjalan. Manusia
yang memiliki potensi dan kemampuan sesuai dengan kebutuhan sangat
dibutuhkan sebagai sumber daya perusahaan. PT. Kaltim Parna Industri
memiliki 289 karyawan terhitung hingga bulan Juli 2016 ini.Penjabaran jenis-
jenis karyawan dan jumlahnya dapat dilihat pada tabel 2.1.
Tabel 2.2 Total Manpower PT.Kaltim Parna Industri
Total Manpower PT.Kaltim Parna Industri
BOD 4
Direct Hire 208
PKT Assigne 9
Outsourcing Employee 68
Total All Employee 289
PT. Kaltim Parna Industri menerapkan sistem karyawan tetap dan
karyawan kontrak. Operator mesin yang ada di lantai produksi diterapkan sistem
karyawan tetap. Sedangkan untuk karyawan tidak tetap diambil dari
outsourcing. Contoh untuk karyawan tidak tetap seperti driver bus dan security.
Untuk Pekerja operator diterapkan sistem job rotation yaitu operator yang
menangani mesin tertentu akan dipindah untuk mengoperasikan mesin yang
lain pada periode tertentu. Hal ini didasari dengan adanya perhatian dari
perusahaan terhadap karyawannya tentang adanya ancaman gangguan
kesehatan yang disebabkan dari aktivitas pekerjaan.
b. Prosedur Perekrutan Karyawan
Pada PT. Kaltim Parna Industri perekrutan karyawan untuk mengisi
jabatan tertentu yang kosong diprioritaskan lebih dahulu kepada karyawan yang
sudah bekerja di PT. Kaltim Parna Industri. Sehingga hal ini memungkinkan
seorang karyawan di PT. Kaltim Parna Industri untuk rotasi/mutasi/promosi dari
15
jabatan sebelumnya. Namun perekrutan ini juga harus melewati serangkaian
tes seleksi.
Jika tidak ada kandidat internal dari karyawan PT. Kaltim Parna Industri
maka perusahaan baru membuka lowongan kerja ke masyarakat umum maupun
outsourcing. Sebelum seseorang diterima sebagai karyawan di PT. Kaltim Parna
Industri, calon karyawan tersebut harus mengikuti prosedur perekruitan karyawan
yang ada. Berikut ini merupakan prosedur perekrutan karyawan yang terbagi
menjadi beberapa tahap, antara lain adalah sebagai berikut:
1) Tahap seleksi administrasi yaitu melalui surat lamaran yang masuk. Bagian
HRD akan menyeleksi surat lamaran yang masuk, apakah sudah
memenuhi syarat yang ada.
2) Tahap pemanggilan calon karyawan untuk tes.
3) Tahap pelaksanaan tes tertulis
4) Tahap pelaksanaan tes wawancara
5) Tahap pelaksanaan tes psikotest
6) Tahap pelaksanaan tes kesehatan
Setelah melalui serangkaian tes pihak HRD akan mengirimkan surat
berhasil / gagal kepada seluruh pelamar. Untuk pelamar yang berhasil HRD
menyertakan surat penawaran berkaitan dengan posisi yang diterima pelamar.
Setelah pelamar memutuskan untuk bergabung, pelamar harus mengikuti
kegiatan PDPE & K3, penyuluhan keselamatan kerja dan keperluan administrasi
lainnya seperti membuat badge karyawan (izin masuk kawasan pabrik), stiker
masuk kendaraan (izin kendaraan untuk memasuki wilayah tertentu) dan lain
sebagainya. Setelah semua kegiatan diikuti, maka secara resmi pelamar
tersebut menjadi karyawan PT. Kaltim Parna Industri.
c. Pembagian Jam Kerja
Pada pembagian jam kerja di PT. Kaltim Parna Industri terdapat 2 jenis
pembagian jam kerja yaitu jenis shift dan non-shift.
Untuk jenis shift ditujukan untuk karyawan yang bekerja di area produksi yaitu
operator mesin. Selain itu jugabagian securitydan bagian penelitian labolatorium
untuk bahan kimia.
Jam operasional produksi pada PT. Kaltim Parna Industri adalah selama 24
jam. Hal ini berarti pabrik ini tergolong ke dalam continuous production. Hal itu
mengakibatkan terjadinya pembagian 3 shift untuk, yaitu meliputi :
1) Shift 1, bekerja dari pukul 07.00-15.00 WITA
16
2) Shift 2, bekerja dari pukul 15.00-23.00 WITA
3) Shift 3, bekerja dari pukul 23.00-07.00 WITA
4) Shift 4, Off (Tidak bekerja)
Di bagian produksi terdapat pembagian operator menjadi 4 group.
Disetiap grup operator terdiri dari 17 hingga 19 orang. Sistem pergantian shift
untuk setiap grup operator diganti dengan jangka 2 hari sekali, sehingga grup
operator di shift 1 tidak selalu bekerja di shift 1 setiap harinya. Misalnya grup
operator A bekerja di shift 1 terhitung dari hari selasa. Untuk hari rabu grup
operator A tetep bekerja di shfit 1. Namun untuk hari kamis dan jumat grup
operator bekerja di shift 2. Khusus untuk hari Sabtu, Minggu dan Senin jadwal
untuk bekerja di suatu shift tertentu adalah 3 hari. Untuk contoh jadwal shift
dapat dilihat pada gambar 2.1.
17
yang memiliki jadwal shift di hari libur nasional, maka pekerja di grup operator
tersebut terhitung sebagai kerja lembur.
Untuk jenis non-shift ditujukan untuk karyawan yang bekerja di area
perkantoran seperti karyawan di Departemen Logistic & Shipping, HRD & GA
Directorate,Finance Directorate dan Departemen Maintenance. Berikut adalah
pembagian jam kerja untuk jenis non-shift :
1) Hari Senin - Kamis, bekerja dari pukul 07.30 - 16.30 WITA
2) Hari Jumat, bekerja dari pukul 07.30 - 17.30 WITA
Untuk hari sabtu, minggu dan hari libur nasional, karyawan non-shift tidak
bekerja.
d. Sistem Pengupahan
Sistem pengupahan pada PT. Kaltim Parna Industri dibayarkan sebulan
sekali pada awal bulan. Gaji tersebut dibayarkan melalui rekening Bank dari
masing-masing karyawan. Besarnya gaji yang diterima oleh karyawan tetap PT.
Kaltim Parna Industri ditinjau berdasarkan dari tingkat jabatan dari karyawan
tersebut. Didalam suatu tingkatan jabatan tersebut masih ditinjau lagi dari grade
level jabatannya biasanya dilihat dari masa kerja, pencapaian atau prestasi dan
lain sebagainya. Sedangkan untuk pengupahan karyawan outsourcing besarnya
pengupahan yang dibayarkan oleh PT. Kaltim Parna Industri kepada karyawan
outsourcing adalah sesuai dengan perjanjian kontrak diawal penerimaan
karyawaan.
Besar nominal pengupahan karyawan outsourcing juga didasarkan pada
jenis pekerjaan dan tingkat jabatan dari karyawan tersebut. Semua upah yang
diterima oleh karyawan yang bekerja di PT.Kaltim Parna Industri besar
nominalnya sudah berada di atas rata - rata UMHK (Upah Minimum Hasil Kimia)
yang berlaku.
PT. Kaltim Parna Industri selain memberikan gaji pokok juga memberikan
tunjangan lain kepada seluruh karyawannya. Tunjangan tersebut antara lain :
1. Tunjangan Makan
2. Tunjangan Perumahan
3. Tunjangan Transportasi
4. Tunjangan Hari Raya (Idul Fitri)
5. Bonus Akhir Tahun
6. Bonus Pencapaian Target Produksi
19
e. Fasilitas yang Diterima oleh Karyawan
Karyawan adalah salah satu elemen paling penting yang harus dimiliki
dan dirawat oleh suatu perusahaan. Dari sisi kesehatan, jaminan ekonomi,
tunjangan, keselamatan, agama, budaya dan keamanan. Setelah seseorang
diterima menjadi karyawan di PT. Kaltim Parna Industri ini, semua karyawan
memiliki hak untuk mendapatkan fasilitas meliputi:
1) Tunjangan makan
Tunjangan makan disini berbentuk uang tunai yang diberikan ke semua
karyawan yang ada di PT. Kaltim Parna Industri. Tunjangan makan
diberikan bersama pada saat pembayaran gaji.
2) Tunjangan Hari Raya (THR)
Menjelang hari raya Idul Fitri setiap setahun sekali perusahaan memberikan
tunjangan hari raya keagamaan sesuai dengan PerMen No.04/Men/1994
tentang pemberian tunjangan hari raya. Dan diberikan selambat-lambatnya
7 hari sebelum hari raya.
3) Tunjangan Perumahan
Tunjangan perumahan disini berbentuk uang tunai yang diberikan kepada
karyawan PT. Kalitim Parna Industri khusus yang tidak mendapatkan
fasilitas rumah dinas dari PT. Kaltim Parna Industri.
4) Bonus Akhir Tahun
Bonus akhir tahun disini berbentuk uang tunai yang diberikan oleh PT.
Kaltim Parna Industri kepada seluruh karyawannya yang diberikan setiap
akhir tahun.
5) Bonus Pencapaian Target Produksi
Bonus pencapaian target produksi disini berbentuk uang tunai yang
diberikan oleh PT. Kaltim Parna Industri kepada seluruh karyawannya
dimana besarnya nominal bonus berasal dari jumlah keuntungan
pencapaian target produksi yang didapat oleh PT.Kaltim Parna Industri
dibagi rata untuk seluruh karyawannya.
6) Jaminan kesehatan (melalui BPJS)
Perusahaan memberikan jaminan kesehatan dengan mendaftarkan setiap
karyawan ke dalam Program BPJS ketenagakerjaan dan BPJS kesehatan
yang meliputi kecelakaan kerja, jaminan dihari tua,biaya rumah sakit dan
kematian.
7) Asuransi Kesehatan (melalui AXA)
20
Perusahaan memberikan jaminan kesehatan dengan mendaftarkan setiap
karyawan ke dalan program asuransi kesehatan melalui AXA yang meliputi
biaya pengobatan rumah sakit yang bekerja sama dengan Rumah Sakit
PKT. Jika biasanya dalam asuransi yang diberikan oleh perusahaan
memiliki batas maksimal nominal biaya, asuransi di PT. Kaltim Parna
Industri ini tidak memiliki batas maksimal nominal biaya. Selain itu
berapapun jumlah anggota keluarga yang masih dalam satu kartu keluarga
akan ditanggung biaya kesehatannya.
8) Rumah Sakit PKT
Fasilitas ini adalah sebuah bentuk kepedulian perusahaan terhadap
kesehatan dan keselamatan karyawannya. Semua karyawan yang
mengalami cedera atau keluhan kesehatan akibat pekerjaannya di pabrik
dapat mendatangi rumah sakit ini. Semua biaya pengobatan pekerja di PT.
Kaltim Parna Industri di rumah sakit ini ditanggung oleh asuransi
perusahaan sehingga karyawan PT. Kaltim Parna Industri.
9) Tempat ibadah
Fasilitas mushola disediakan disetiap unit, dan di dalam masing-masing
unit, terdapat beberapa titik ruangan mushola. Karyawan dapat menunaikan
kewajiban beribadahnya meskipun jauh dari tempat ibadah. Namun selain
itu di depan kompleks pabrik terdapat satu masjid besar yang juga dapat
digunakan untuk beribadah khususnya ibadah sholat jumat. PT. Kaltim
Parna Industri akan menyediakan bus pengangkut yang akan
mengantarkan semua karyawan yang hendak pergi ke masjid tersebut hal
ini dikarenakan jarak ke masjid yang cukup jauh.
10) Kantin Koperasi
Terdapat sebuah kantin yang disediakan oleh PT. Kaltim Parna Industri
yang menjual beberapa jenis makanan snack maupun makanan berat.
Sistem pembeliannya adalah pesan di pagi harinya, hal ini dikarenakan
kantin tidak menyediakan juru masak melainkan menyediakan jasa
pembelian makanan diluar komplek pabrik. Di dalam kantin tersedia meja
dan kursi dengan jumlah yang memadai. Kantin juga menyediakan jasa
pembelian makanan dengan cara dibungkus untuk karyawan yang ingin
makan didalam kantor saja.
21
11) Toilet
Toilet tersebar dengan jumlah yang merata pada semua bangunan di
departemen bahkan di area produksi (pabrik). Toilet difasilitasi dengan
kloset jongkok maupun kloset duduk, keran (sumber air), ember, gayung
dan sabun cuci tangan.
12) Area parkir
Kebanyakan karyawan di PT. Kaltim Parna Industri menggunakan alat
transportasi umum yaitu bus perusahaan. Namun ada juga beberapa
karyawan dengan jabatan tertentu menggunakan kendaraan pabrik yaitu
mobil. Hal ini disebabkan karena jauhnya jarak yang harus ditempuh
karyawan untuk menuju ke pabrik. Oleh karena itu perusahaan
menyediakan tempat parkir roda empat yang disediakan dibagian depan
pabrik disebelah pintu masuk area pabrik. Untuk parkir kendaraan roda dua
sendiri tidak disediakan karena kendaraan roda tidak diperbolehkan
memasuki area pabrik.
13) Bus Penjemput
PT. Kaltim Parna Industri ini menyediakan beberapa unit bus penjemput
yang dapat digunakan oleh karyawan untuk menuju ke area pabrik. Bus
penjemput ini datang pada dua shiftkhusus untuk karyawan non-shift. Shift
pertama jam 06.45 WITA dan shift berikutnya jam 07.30 WITA. Bus ini
dapat digunakan baik menuju area pabrik maupun meninggalkan area
pabrik. Untuk meninggalkan area pabrik, jadwal antar bus ini menyesuaikan
jadwal pulang karyawan baik karyawan non-shift dan karyawan shift.
Jadwal untuk mengantar karyawan non-shift yang pulang kerja adalah jam
16.00 WITA untuk hari Senin hingga Kamis, jam 17.30 WITA untuk hari
Jumat. Sedangkan untuk jadwal mengantar karyawan shiftadalah jam 15.00
WITA, jam 23.00 WITA dan jam 07.00 WITA. Selain untuk mengantar
karyawan yang pulang kerja, bus ini juga digunakan untuk mengantar
karyawan yang akan melaksanakan ibadah di masjid besar yang ada di luar
area pabrik, jadwal bus mengantarkan karyawan untuk ibadah ini adalah
pada jam 12.00 WITA.
14) Safety Tools
PT. Kaltim Parna Industri selalu memperhatikan keselamatan dari para
karyawannya, sehingga perusahaan menyediakan alat-alat pengaman saat
bekerja (safety tools). Untuk semua karyawan memperoleh sepatu pelindung
22
dan helm pelindung. Kemudian untuk karyawan yang berada diproses
diberikan perlengkapan tambahan seperti sarung tangan, masker,
kacamata pelindung danear plug. Untuk karyawan pada divisi K3 juga
disediakan baju anti api untuk digunakan jika sewaktu - waktu terjadi
kebakaran dan harus memadamkan api.
15) Smoking area
Di area perkantoran dan khususnya area produksi, karyawan tidak dijinkan
merokok. Namun PT.Kaltim Parna Industri menyediakan tempat khusus
untuk merokok bagi karyawan yang merokok yaitu di area terbuka.
16) Fasilitas Komunikasi
Untuk beberapa karyawan yang memiliki job desk yang mengharuskan
karyawan untuk berhubungan dengan pihak luar ataupun karyawan yang
memiliki kesibukan tinggi, PT.Kaltim Parna Industri memberikan fasilitas
komunikasi berupa satu unit handphone
17) Internet dan email
Setiap karyawan di berikan email untuk memperlancar komunikasi tentang
pekerjaan, mengirim file dal lain sebagainya. Untuk fasilitas internet
diberikan kepada karyawan agar proses pegirimanemail tersebut dapat
terlaksana dengan baik, selain itu juga untuk mencari informasi yang
dibutuhkan dengan menggunakan browser.
18) Kendaraan Dinas
Fasilitas kendaraan dinas ini diberikan oleh PT. Kaltim Parna Industri
kepada beberapa karyawan disetiap departemen berdasarkan jabatannya.
Jabatan yang memperoleh kendaraan dinas ini seperti Superintendent,
Manager, General Manager, dan President Directure. Sedangkan untuk
General Manager, President Directure mendapat fasilitas tambahan lagi
berupa supir pribadi.
19) Rumah Dinas
Rumah dinas ini diberikan oleh PT. Kaltim Parna Industri kepada seluruh
karyawan diseluruh departemen yang berasal dari luar Pulau Kalimantan
serta karyawan dengan jabatan mulai dari Superintendent, Manager, Genral
Manager, danPresident Directure.
20) Bantuan Biaya Transportasi
Bantuan biaya transportasi ini adalah biaya dana yang diberikan pada saat
mudik libur. Untuk karyawan yang berdomisili di Pulau Kalimantan bantuan
23
dapat berupa bantuan dana untuk tiket bus dan transportasi umum lainnya.
Sedangkan untuk karyawan yang berasal dari luar Pulau Kalimantan akan
mendapat bantuan dana mulai dari transportasi darat dari Kota Bontang
menuju bandara di Kota Balikpapan hingga bantuan dana untuk tiket
pesawat terbang sesuai tujuan masing - masing karyawan.
21) Mobilisasi dan Demobilisasi
Mobilisasi adalah bantuan yang diberikan oleh PT. Kaltim Parna Industri
kepada semua karyawan baru yang akan pindah dari tempat asalnya (diluar
Kota Bontang) untuk tinggal di Kota Bontang. Bantuan disini dapat berupa
bantuan dana untuk membayar transportasi diri dari kota asal menuju Kota
Bontang maupun bantuan untuk mengangkut barang - barang pribadi
menggunakan jasa pengiriman barang.
Demobilisasi adalah bantuan yang diberikan oleh PT.Kaltim Parna Industri
kepada semua karyawan yang keluar atau berhenti bekerja dari PT.Kaltim
Parna Industri. Bantuan disini berupa dana yang digunakan untuk
membayar transportasi diri dari Kota Bontang menuju kota tujuan maupun
untuk membayar biaya pengangkutan barang dari Kota Bontang menuju
kota tujuan.
2.3.3. Sistem Pengolahan Limbah
Salah satu hasil samping dari proses produksi adalah limbah. Pengertian
limbah adalah sisa hasil pengolahan dari suatu proses yang tidak memiliki nilai
tambah, tetapi memberikan dampak negatif bagi lingkungan dan harus segera
ditangani agar tidak membahayakan lingkungan. Setiap pabrik harus
mengidentifikasi potensi limbah apa yang bisa muncul akibat kegiatan
operasionalnya. Setelah mengidentifikasi potensi limbah yang muncul dalam
suatu pabrik, pabrik tersebut harus berupaya untuk menanggulanginya
sehingga limbah tersebut menjadi sesuatu yang berguna atau tidak berguna
tetapi tidak memberikan dampak bahaya bagi lingkungan. Limbah yang
dihasilkan oleh PT. Kaltim Parna Industri adalah limbah gas dan limbah cair.
Untuk limbah cair yang dihasilkan oleh PT.Kaltim Parna Industri berupa air
yang mengandung zat amonia (NH3) sedangkan untuk limbah gas yang dihasilkan
beupa gas karbondioksida (CO2). Untuk penanganan limbah gas CO2 PT.Kaltim
Parna Industri langsung membuangnya ke udara bebas dengan menggunakan
cerobong asap karena menurut PT.Kaltim Parna Industri gas CO2
dapat diserap dan diolah oleh tanaman. Langkah yang dilakukan PT.Kaltim 24
Parna Industri dalam rangka membantu mempercepat penyerapan CO2oleh
tanaman adalah dengan mengadakan kegiatan rutin penanaman bibit pohon.
Untuk limbah cair di PT.Kaltim Parna Industri sendiri tidak mempunyai sistem
pengolahan limbah cair sendiri sehingga limbah cair yang dihasilkan oleh
PT.Kaltim Parna Industri dikirim ke anak perusahaan PT.Pupuk Kaltim yaitu PT.
KNE untuk kemudian diolah sebelum dibuang ke laut lepas.
25
BAB 3
TINJAUAN SISTEM PERUSAHAAN
3.1. Proses Bisnis Departemen
Proses bisnis adalah rangkaian aktivitas dari suatu bagian atau antar
bagian yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan bisnis. Porses bisnis
tidak hanya mencakup lingkungan internal organisasi, tetapi mengacu juga pada
pihak customer atau mitra bisnis sehingga mencapai suatu tujuan bisnis yang
diinginkan. Proses bisnis yang penulis dapatkan adalah proses bisnis di
departemen dimana penulis ditempatkan yaitu Departemen Logistic& Shipping.
Proses bisnis pada PT. Kaltim Parna Industri secara umum dapat dilihat dari
gambar 3.1.
Gambar 3.1 Proses Bisnis Departemen Logistic & Shipping di PT. Kaltim
Parna Industri (Terlampir)
Dari proses bisnis pada gambar 3.1 dapat dilihat aliran aktivitas yang
terjadi pada Departemen Logistic khususnya pada aktivitas procurement jasa.
Pihak - pihak yang berkaitan dengan proses bisnis tersebut antara lain
Outsourcing & Contract Administration,Manager Maintenance,
Planner,Sekertaris Maintenance, Direktur Produksi, Tim Pemilih Kontraktor,
Kontraktor, Presiden Direktur, User, QSHEdan Finance.
Proses yang berlangsung dimulai dari bagian Planner menerima Work
Request (WR) dari user. WR merupakan dokumen yang berisi tentang
permintaan jasa yang dibutuhkan oleh user beserta dengan tanggal
dibutuhkannya dan prioritas pekerjaan. Setelah menerima WR, planner
kemudian melakukan peninjauan langsung ke lapangan dan membuat gambar
teknik tentang rincian pekerjaan jika diperlukan.Kemudian Planner membuat
Work Order (WO). Work order disini merujuk pada WR yang sebelumnya telah
diterima. Dalam Work Order ini memuat informasi mengenai rincian berbagai
macam perihal yang dibutuhkan untuk menunjang terlaksananya penyediaan
jasa beserta dengan spesifikasinya.
Disini PT. Kaltim Parna Industri memiliki tiga pilihan yaitu menggunakan
sistem tender, penunjukan kontraktor atau menggunakan jasa karyawan sendiri.
Pertimbangan perlu atau tidaknya penggunaan tender dilihat bedasarkan tingkat
26
kesulitan pekerjaan penggunaan jasa, jumlah dana yang dibutuhkan dan tingkat
emergency. Jika diputuskan untuk tidak menggunakan tender, yaitu
menggunakan tenaga karyawan bagian maintenance PT. Kaltim Parna Industri
maka setelah diterbitkan dokumen Work Order (WO) maka planner akan
menerbitkan Dokumen Maintenance Daily Activities yang selanjutnya akan
diserahkan kepada karyawan yang akan melakukan pengerjaan jasa. Jika
memutuskan untuk melakukan penunjukan secara langsung suatu kontraktor
tertentu maka PT. Kaltim Parna Industri akan langsung menerima quotation dari
kontraktor. Namun jika diputuskan perlu tender maka pihak tim pemilih
kontraktor (yang terdiri dari MPC dan engginer yang terkait) akan melakukan
pemilihan kontraktor dengan mengirimkan surat permintaan penawaran atau
Request for Quotation (RFQ). Dalam keadaan tertentu PT. Kaltim Parna Industri
akan mengundang para kontraktor yang tertarik untuk bekerja sama agar
datang ke PT. Kaltim Parna Industri dan memberikan pengarahan. Kegiatan ini
bernama Aanwijzing yaitu penjelasan tentang scope pekerjaan dan data teknis
pekerjaan. Para kontraktor yang menerima surat permintaan penawaran dan
berminat untuk bekerja sama akan memberikan quotation atau surat
penawaran. Dalam hal ini akan ada tiga kondisi yaitu total harga penawaran
kurang dari sama dengan 20 juta rupiah, melebihi 20 juta rupiah namun
dibawah 500 juta rupiah, dan diatas 500 juta rupiah.
Outsourcing & Contract Administration harus membuat dokumen Bid
Tabulation atau Memo to File (MTF). Perbedaan Bid Tabulaton dan Memo to
File sendiri terletak pada jumlah kontraktor yang dapat menyediakan suatu jasa
tertentu. Jika hanya ada satu kontraktor yang mampu menyediakan jasa
tertentu yang dibutuhkan oleh PT. Kaltim Parna Industri maka tim pemilih
kontraktor akan membuat Memo to File, namun jika ada beberapa kontraktor
yang mampu menyediakan suatu jasa tertentu yang dibutuhkan oleh PT. Kaltim
Parna Industri maka akan dibuat Bid Tab ulation. Dalam Bid Tabulation ini akan
berisi informasi mengenai penawaran harga jasa dari masing -masing kontraktor
yang hendak digunakan oleh PT. Kaltim Parna Industri. Kemudian tim akan me-
review dan memverifikasi Bid Tabulation atau Memo to File dan melakuan
negosiasi ulang kepada kontraktor jika masih memungkinkan.
Kemudian jika Bid Tab atau MTF tersebut telah memenuhi spesifikasi
atau harga yang ditetapkan oleh tim pemilih kontraktor maka perlu adanya
persetujuan oleh pihak tertentu berdasarkan jumlah nominal total harganya. Jika
27
total harga kurang dari atau sama dengan 20 juta rupiah maka membutuhkan
persetujuan dari Manager terkait, jika total harga lebih dari 20 juta namun
dibawah 500 juta rupiah maka hanya membutuhkan persetujuan dari Direktur
terkait sedangkan jika total harga melebihi 500 juta rupiah maka membutuhkan
persetujuan dari Presiden Direktur. Dokumen Bid Tab / MTF ini bisa disetujui
maupun tidak. Jika Bid Tab/MTF tidak disetujui maka permintaan terhadap
kontraktor tersebut dapat di batalkan pembeliannya ataupun negosiasi ulang
dengan kontraktor jika memungkinkan dan pilihan terakhir adalah mencari
kontraktor lain. Namun jika Bid Tab / MTF disetujui maka berlanjut ke proses
berikutnya yaitu proses pembuatan Purchase Request (PR). Bagian outsourcing
& contract administration membuat Purchase Request (PR) yaitu dokumen
permintaan pengadaan barang atau jasa yang berisi informasi tentang jumlah
item yang dibutuhkan beserta deskripsi spesifikasinya. Setelah itu kemudian
bagian oursourcing & contract administration membuat PO-service&SPK.
Dokumen PO-service ini merupakan dokumen resmi dari perusahaan
untuk membeli barang atau jasa dari kontraktor terpilih, dimana dalam dokumen
ini dicantumkan spesifikasi barang atau jasa yang diperlukan, jumlah, harga,
tempat pengiriman, tanggal pengiriman, kondisi pembayaran, dan persyaratan
khusus jika diperlukan. Dalam PO-service pun terdapat pihak yang harus
menandatangani sesuai dengan jumlah nominal total harga yang tertera dalam
dokumen PO-service. Jika total harga dalam dokumen PO-service kurang dari
sama dengan 20 juta rupiah maka Manager Maintenance yang
menandatangani, jika total harga dalam dokumen PO-service lebih dari 20 juta
rupiah namun tidak lebih dari 500 juta rupiah maka Direktur Produksi yang
harus menandatangani. Sedangkan jika total harga dalam dokumen PO-service
lebih dari 500 juta rupiah maka Presiden Direktur yang harus menandatangani.
Setelah dokumen PO-service ditandatangani sesuai dengan
penanggungjawabnya masing - masing, bagian outsourcing & contract
administration mengupdate PO-service yang telah disetujui pada program
AVANTIS. Setelah data diupdate oleh outsourcing & contract administration, PT
Kaltim Parna Industri yang diwakilkan oleh user dan tim pemilih kontraktor
mengumumkan pemenang serta mengadakan pertemuan (Kick-off Meeting) dengan
kontraktor pemenang untuk membahas persetujuan kontrak beserta dengan
penyerahandokumen PO-service dan Surat Perintah Kerja (SPK) yang harus
ditandatangani oleh kontraktor yang memenangkan . Jika kontraktor setuju
28
dengan semua ketentuan kontrak, maka tim pemilih kontraktormenyerahkan
pekerjaan kepada user. Sebelum melaksanakan pekerjaan bagian QSHE
melakukan job safety analysis untuk memastikan keamanan pekerja kontraktor.
Setelah QSHE menilai dan memberikan semua kelengkapan keamanan yang
dibutuhkan maka kontraktor yang diarahkan dan dipantau oleh user mulai
melaksanakan pekerjaan. Setelah pekerjaan selesai dikerjakan oleh kontraktor,
user melakukan pengecekan hasil pekerjaan yang dilakukan kontraktor. Jika
hasil pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor tidak memenuhi standar yang
telah ditentukan maka kontraktor harus melakukan pekerjaan ulang, namun jika
hasil pekerjaan telah memenuhi standar yang ditetapkan maka user akan
memberitahu ke MPC bahwa hasil pekerjaan kontraktor telah diterima kemudian
sekertaris maintenance dapat menutup PO-service.
Kontraktor akan membuat dokumen Berita Acara Penyelesaian
Pekerjaan (BAPP) sebagai tanda bahwa kontraktor telah menyelesaikan
pekerjaan dengan baik. BAPP ini akan ditanda tangani oleh pihak kontraktor
dan pihak PT. Kaltim Parna Industri.PT. Kaltim Parna Industri sendiri akan
membuat dokumen Kontraktor Assessment yaitudokumen yang berisi mengenai
penilaian kinerja kontraktor sebagai evaluasi yang dapat dijadikan pedoman
untuk pemilihan kontraktor dikemudian hari. Kontraktor juga akan mengirimkan
invoice ke departemen finance yang berisi informasi tagihan yang harus
dibayarkan PT. Kaltim Parna Industri kepada kontraktor. Setelah bagian finance
menyelesaikan pembayaran dengan lunas, maka proses selesai.
3.2. Produk yang Dihasilkan
3.2.1. Produk
Pabrik Amoniak PT. Kaltim Parna Industri memproduksi amoniak cair
anhydrat (tidak mengandung air) yang disimpan dalam tangki pada kondisi
bertekanan. Produksi minimumnya sebanyak 1500 ton per hari. Selain amoniak
pabrik juga menghasilkan CO2 yang akan di-venting pada kondisi normal.
Spesifikasi produk amoniak yang dihasilkan dapat dilihat pada tabel 3.1
29
Tabel 3.1 Spesifikasi Produk Amoniak dan Karbondioksida
Amoniak Karbondioksida (basis kering)
NH3 Min. 99,9 % Co2 Min. 99,0 %
H2O berat H2 + N2 + CH4 berat
Minyak Maks. 0,1% Kandungan air Maks. 1 % mol
Tekanan berat Tekanan Jenuh
Suhu Maks. 5 Ppm Suhu 0,27 Kg/cm2 G
berat 40 °C
5 Kg/cm2G
-32 °C
3.2.2. Bahan Baku
Bahan baku utama pabrik amoniak adalah gas alam yang juga
digunakan sebagai fuel. Komposisi komponen-komponen yang ada dalam gas
alam dapat dilihat dalam tabel 3.2
Tabel 3.2 Komposisi Gas Alam
Komponen Komposisi, % vol Komposisi, % vol
(kondisi dasar) (kondisi terburuk)
CH4 88,14 82,668
C2H6 6,49 5,647
C3H8 1,5 3,881
iC410 0,24 0,824
iC4H10 0,32 0,927
iC5H12 0,14 0,350
nC5H12 0,08 0,215
C6H14 0,08 0,414
C02 2,97 5,001
N2 0,04 0,073
Total 100 100
Apabila dalam gas alam terdapat senyawa organik S, maka ditambahkan katalis
Co-Mo. Unsur senyawa utama pembentuk amonia diproduksi dari Hidrogen (H2)
30
BAB 4
TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA
4.1. Lingkup Pekerjaan
Dalam pelaksanaan Kerja Praktek di PT. Kaltim Parna Industri, penulis
ditempatkan di Departemen Logistic & Shipping di bawah pengawasan Bapak
Wahyono Adhi, selaku Logistic Superindendent. Penulis ditugaskan untuk
membantu tugas dari departemen Logistic yaitu untuk membantu departemen
Logistic dalam mengarsipkan filepurchase order dan aktivitas lain serta
mengamati kegiatan atau aktivitas yang terjadi di departemen tersebut.Selama
pelaksanaan kerja praktek, penulis telah dibimbing dan dibantu oleh:
a. Bapak Haryanto, selaku Logistic & Shipping Manager yang membantu
dalam penjelasan struktur organisasi departemen Logistic & Shipping.
b. Bapak Wahyono Adhi, selaku Logistic Superintendent sekaligus
pembimbing lapangan yang telah membantu berbagai hal selama penulis
melakukan kerja praktek di PT. Kaltim Parna Industri.
c. Bapak Edi Susanto, selaku Procurement Supervisor yang telah membantu
dalam mengarahkan sistematis pekerjaan
d. Ibu Arifah Priestiwi, selaku Buyer-I yang telah membantu dalam hal
penjelasan pembuatan dokumen Purchase Order
e. Bapak Widi Pahala, selaku Buyer-II yang membantu dalam hal penjelasan
penilaian kualitas vendor
f. Bapak Lias Bu’tu Bunga, Selaku Buyer-III yang membantu dalam hal
penjelasan pengadaan jasa.
g. Bapak Harun, selaku HRD yang membantu dalam hal administrasi kerja
praktek dan penjelasan ketenagakerjaan karyawan PT. Kaltim Parna
Industri.
h. Bapak Masrani, selaku MPC yang membantu dalam menjelaskan prosedur
procurement jasa di PT. Kaltim Parna Industri.
i. Bapak Agus Jaya, selaku Procurement Administration yang membantu
dalam menjelaskan penginputan data administrasi procurement dan
mengijinkan penulis melakukan penginputan data ke sistem.
j. Mas Rendy dan Mas Gideon, selaku staff bagian MCR yang telah
membantu dalam menjelaskan proses produksi amonia.
k. Ibu Hesti Ningrum, selaku staff HR yang menjelaskan sistem pengupahan.
42
k. Ibu Nanik, selaku sekertaris Maintenance yang membantu dalam
menjelaskan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam procurement jasa
di PT. Kaltim Parna Industri
4.2. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan
Pada saat Kerja Praktek berlangsung, penulis diberi tanggung jawab
oleh user untuk melakukan bidding terhadap penawaran yang diberikan oleh
sejumlah vendor, menentukan perusahaan mana yang berhasil memenangkan
tender berdasarkan hasil bidding dengan berkonsultasi terlebih dahulu kepada
pembimbing, membuat SPK (Surat Perintah Kerja) terhadap perusahaan yang
memenangkan tender, dan mempelajari Sistem AVANTIS . Penulis juga diberi
sejumlah wewenang, yaitu :
a. Mengamati secara langsung kegiatan atau aktivitas yang terjadi pada
perusahaan.
b. Berkomunikasi atau bertanya kepada pembimbing jika ada hal yang kurang
dipahami.
4.3. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan
Langkah-langkah pengerjaan tugas yang diberikan pada Departemen
Logistic &Shipping dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut.
Gambar 4.1 Diagram Alur Pelaksanaan Pekerjaan
43
4.4. Hasil Pekerjaan
Dalam melaksanakan Kerja Praktek, penulis tidak hanya terfokus atau
mengerjakan tugas yang diberikan sebagai tanggung jawab saja, penulis juga
diberikan tugas lain, seperti mengarsipkan dokumen – dokumen Quotation,
Purchase Requisiton, dan Purchase Order yang telah di close dalam bentuk
hardcopy dan softcopy.
4.4.1. Purchase Requisition Purchase Requisition (PR) adalah sebuah dokumen yang berisi
permintaan pengadaan barang atau jasa yang dibuat oleh User dan dilengkapi dengan spesifikasi yang lengkap dan benar, PR untuk pengadaan jasa juga harus dilengkapi dengan Request for Quotation (RFQ).
4.4.2. Quotation
Quotation adalah penawaran dari supplier atau kontraktor kepada perusahaan sebgai respon dari letter of inquiry.
4.4.3. Bid Tabulation
Bid Tabulation adalah daftar penawaran dari para supplier atau kontraktor dengan menggunakan perbandingan “apple to apple”. Persyaratan teknis, safety dan komersil harus dimasukkan dalam pertimbangan pada Bid Tabulation. Seperti yang telah dijelaskan pada pengertiaannya bahwa bukan
hanya harga dari penawaran yang diberikan oleh supplier saja yang menentukan pemenang dalam sebuah bidding, tetapi juga terdapat hal lain yang menentukan pemenang sebuah bidding, seperti kelengkapan spesifikasi jasa/barang yang ditawarkan, sertifikat untuk pengadaan jasa, dan hal teknis lainnya. Gambar 4.2 merupakan contoh Bid Tabulation.
Gambar 4.2 Contoh Bid Tabulation
4.4.4. Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi dari perusahaan untuk membeli barang atau jasa dari supplier/kontraktor terpilih, pada dokumen ini
tercantum spesifikasi dari barang/jasa yang diperlukan, jumlah, harga, tempat pegiriman.
44
4.4.5. Surat Perintah Kerja (SPK)
Surat Perintah Kerja adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh Perusahaan kepada kontrakor untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu. Dalam SPK harus dicantumkan poin-poin pekerjaan yag harus diselesaikan. Untuk pekerjaan yang nilainya diatas Rp. 200,000,000 harus dibuatkan dibuatkan Surat Perjanjian / Kontrak yang ditandatangani oleh Presiden Direktur, dan melibatkan FA dan legal dalam proses pembuatan kontraknya. Gambar 4.3 adalah contoh Surat Perintah Kerja.
Gambar 4.3 Contoh Surat Perintah Kerja
4.4.6. Penginputan Data Kualifikasi Vendor ke sistem
Vendor yang telah memiliki catatan transaksi dengan PT. Kaltim Parna
Industri akan di data dan di input ke dalam sistem AVANTIS. PT. Kaltim Parna
Industri akan mengirimkan DokumenVendor Qualification yaitu kuisioner tentang
data perusahaan yang harus diisi oleh vendor sebagai dasar penginputan data
vendor. Dokumen lampiran pelengkap yang dibutuhkan dalam proses
penginputan data vendor antara lain NPWP, SIUP, Izin gangguan /Izin usaha,
SPPKP/SKT (Surat pengukuhan pengusaha kena pajak / Surat Keterangan
Terdaftar), akta pendirian perusahaan dan TDP (Tanda Daftar Perusahaan).
Disini penulis ditugaskan untuk menginput data vendor kedalam sistem
AVANTIS berdasarkan data yang terisi dalam vendor qulification. Berikut adalah
contoh Dokumen Vendor Qualification dapat dilihat pada gambar 4.4
45
dan tanggal amandemen akte pendirian usaha dapat diisi maupun tidak sesuai
dengan keadaan masing-masing vendor. Hal ini dikarenakan tidak semua
vendor mengalami perubahan akte pendirian usaha. Pada kolom
Licence/Trading Business/TDP No. penulis akan mengisikan informasi
mengenai nomor surat izin usaha perusahaan suatu vendor.
Pada vendordetails page 2 seperti dalam gambar 4.9 penulis mengisikan
pada kolom Licence/Trading Business/TDP Date mengenai tanggal surat izin usaha
perusahaan suatu vendor. Kemudian pada kolom Licene Registration/IUP No. dan
Licene Registration/IUP Date penulis akan mengisikan data informasi mengenai
nomor registrasi perusahaan dan tanggal registrasi perusahaan suatu vendor. Pada
kolom Licence SKDU No. dan Licence SKDU Validity Date penulis akan mengisikan
data informasi mengenai nomor izin lokasi dan tanggal izin lokasi suatu vendor.
Kemudian untuk pengisian data informasi mengenai nama bank dan nomor
rekening bank perlu diperhatikan jenis mata uangnya. Untuk vendor yang memiliki
rekening dengan jenis mata uang rupiah maka data informasi nama dan nomor
rekening bank diisikan ke kolom Bank Name IDR dan Bank Account No IDR namun
jika vendor memiliki rekening dengan jenis mata uang US Dollar maka data
informasi nama dan nomor rekening bank diisikan ke kolom Bank Name USD dan
Bank Account No USD.
4.4.7. Pembuatan Work Order (WO)
Dokumen Work Order (WO) dikeluarkan setelah planner MPC menerima
Dokumen Work Request (WR) dari User. Dokumen WO adalah dokumen resmi
dari PT.Kaltim Parna Industri dimana pada dokumen tersebut memuat informasi
mengenai rincian perencanaan berbagai macam perihal yang dibutuhkan untuk
menunjang terlaksananya penyediaan jasa beserta dengan spesifikasinya.
Pada Dokumen WR tidak tercantum spesifikasi berbagai macam perihal yang
dibutuhkan untuk menunjang terlaksananya suatu pengadaan jasa, sehingga
informasi kebutuhan berbagai macam perihal yang ada di dalam Dokumen WO
ini dibuat sendiri oleh planner. Untuk membuat Dokumen WO pertama-tama
penulis harus memilih modul KPI-WO pada program AVANTIS.
51
PO di tahun 2016 dimasukkan ke dalam komputer dengan judul folder PO 2016.
Kemudian file hasil scan juga diberi format penamaan judul yaitu nomor PO (spasi)
nama vendor. Disini penulis juga ditugaskan mulai dari mengoperasikan mesin
scaner untuk melakukan scanDokumen PO yang langsung terkirim secara otomatis
ke e-mail, mengunduh dan mengarsipakn filescan ke folder sesuai dengan
ketentuan beserta dengan format nama file yaitu nomor PO (spasi) nama vendor.
Selain itu penulis juga mendapat tugas untuk mengarsipkan hardcopy dokumen PO
ke dalam suatu wadah tersendiri bernama Ordner. Setiap isi didalam Ordner
dipisahkan berdasarkan interval nomor Dokumen PO tertentu.
Dokumen PO yang dimasukkan kedalam suatu Ordner juga harus
diurutkan dari bawah keatas berdasarkan nomor Dokumen PO paling kecil
hingga nomor Dokumen PO paling besar. Selain itu Dokumen PO juga harus
dilihat tipe item-nya. Jika kode item diawali dengan hurunf I diikuti kode
berikutnya maka Dokumen PO tersebut masuk kedalam OrdnerStock Item
namun jika kode item diawali selain huruf I kemudian diikuti kode selanjutnya
maka Dokumen PO tersebut masuk kedalam OrdnerNon-Stock Item.
4.4.11. Mengamati Proses Aanwijzing dalam pemilihan Kontraktor
Pada pengerjaan suatu proyek perbaikan atap warehouse penulis
ditugaskan untuk mengetahui setiap prosedur mulai dari Dokumen WR masuk
hingga Dokumen PO diterbitkan. Hal itu termasuk juga proses Aanwijzing,
dimana penulis ditugaskan untuk mengikuti Aanwijzing dan mengamati kegiatan
yang terjadi. Aanwijzing sendiri adalah penjelasan tentang scope pekerjaan dan
data teknis pekerjaan yang ditenderkan kepada para peserta tender sebelum
para peserta tersebut mengajukan quotation. Pada saat Aanwijzing berlangsung
terdapat 4 kontraktor yang menerima Surat Request for Quotation dan berminat
untuk bekerja sama. Dalam kegiatan Aanwijzing ini perwakilan dari PT.Kaltim
Parna Industri adalah Warehouseman dan Outsourcing & Contract
Administration dan User. Setelah melakukan penjelasan tentang scope
pekerjaan dan data teknis, kemudian dari para kontraktor yang hadir
dipersilahkan untuk mengajukan pertanyaan kepada perwakilan dari PT. Kaltim
Parna Industri. Setelah sesi pertanyaan berakhir, kemudian para kontraktor
bersama dengan perwakilan PT. Kaltim Parna Industri menuju ke lokasi
warehouse untuk melakukan peninjauan keadaan dilapangan.
67
4.5. Purchasing
Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2009) prinsip adalah hal pokok yang
dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud
dengan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan
fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian
atau bagian pembelian diadakan dalam suatu organisasi perusahaan bukan
untuk dirinya sendiri, tetapi terutama untuk organisasi lain, yaitu organisasi
produksi, atau fabrikasi, atau marketing atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan
untuk melayani atau menunjang organisasi lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-
prinsip kerjanya harus sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas
penunjang seperti yang ditugaskan tersebut dan prinsip kerja dari fungsi
pembelian harus diatur supaya mampu memberikan kontribusi yang besar bagi
keberhasilan perusahaan.
Prinsip dari purchasing yaitu:
1. The Right Price The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan
dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi
pembelian dilakukan.
2. The Right Quantity Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah
yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan atau perhotelan pada saat
tertentu.
3. The Right Time The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia
setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan
karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang
tersebut.
4. The Right Place The right place mengandung pengertian bahwa barang yang
dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
5. The Right Quality The right quality ada lah mutu barang yang diperlukan oleh
suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling
menguntungkan perusahaan.
6. The Right Source The right source mengandung pengertian bahwa barang
berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi
prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the
right place, and the right quanlity.
68
BAB 5
KESIMPULAN
5.1. Kesimpulan
PT. Kaltim Parna Industri adalah perusahaan dibidang manufaktur bahan
kimia yang memproduksi amonia cair yang berasal dari gas alam. Hasil yang
didapatkan penulis selama melaksanakan kerja praktek di PT.Kaltim Parna
Industri adalah :
a. Selama penulis melaksanakan kerja praktek,penulis ditempatkan di
departemen logistic & shipping. Aktivitas utama yang penulis lakukan dalam
departemen logistic & shipping ini adalah melakukan kegiatan pengadaan
jasa. Namun diluar aktivitas utama tersebut penulis juga diberi tugas untuk
mengarsipkan filepurchase orderbaik dalam bentuk hardcopy maupun
softcopydan melakukan input data vendor ke sistem AVANTIS.
b. Proses pengadaan jasa yang terjadi di departemen logistic & shipping
PT.Kaltim Parna Industri dilakukan dengan menggunakan sofeware
bernama AVANTIS. Software tersebut sudah terintegrasi ke semua
departemen yang ada di PT.Kaltim Parna Industri untuk membantu
perusahaan dalam melakukan aktivitas di setiap departemennya. Setiap
departemen hanya diberikan modul-modul software AVANTIS yang sesuai
dengan kepentingan aktivitasnya saja.
5.2. Saran
a. Sebaiknya terdapat rundown materi untuk pelaksana Kerja Praktek
b. Sebelum penawaran diajukan oleh supplier terhadap PT. KPI, sebaiknya
PT. KPI membuat format penawaran untuk penawaran yang akan diajukan
oleh supplier, sehingga ketika melakukan bidding penawaran tidak banyak
waktu yang terbuang untuk menginput description dari bidding karena
adanya perbedaan format dari setiap supplier.
c. Untuk pelaksanaan legalisasi dokumen seperti purchase request, purchase
order, Bid Tab/MTF dan lain sebagainya, sebaiknya legalisasi dapat
dilakukan secara terkomputerisasi, seingga mengurangi penggunaan
kertas.
d. Jika memungkinkan sebaiknya alur proses bisnis dapat diringkas, sehingga
tidak terdapat kompleksitas.
69
LAMPIRAN