RFP ‐ #BC‐21217‐ M         Addendum No. 2 dated 2/19/21 UMBC Landscape Services       Page 1 of 2 The  purpose  of  this  ADDENDUM NO.  2  dated  February  19,  2021,  is  to  distribute  information  in  response  to questions  received  from  proposers.    All  other  specifications,  terms  and  conditions  of  this  solicitation  not expressly amended by the responses in this ADDENDUM remain as originally stated.  Please include the attached Addendum Acknowledgement Form in your firm’s technical proposal.  1.  Questions from Proposers:  1.1  Question: Section 1.18. Can you specify the types and limits on size of plant material included in removal 

and replacement that should be included in the contract? Will these operations be performed outside the regular contract on a work‐order basis?  

   UMBC Response: The dead plant material will be removed on a work order (T&M) basis outside of the 

base maintenance work at the Manager’s discretion.   

1.2  Question: Seasonal color plants are mentioned in Section 1.18. It does not appear that the color beds are currently planted. Are seasonal color rotations to be included in the contract or provided on a work‐order basis? If so, are there numbers of rotations, approximate quantities and types of plants per rotation and planting locations that should be incorporated? 

   UMBC Response: Seasonal color will be provided on an as needed basis beyond the base maintenance 

work  and as requested by the Manager on a work order (T&M).   1.3   Question: Section 1.10: Mulching of leaves with mulching deck mowers is normally performed during 

later mowing visits and leaf removals. This process is beneficial as it returns nutrients to the soil without harming stands of turf. While excess leaves will be removed, but is the leaf mulching process acceptable to the University? 

   UMBC Response: Yes, leaf mulching is an acceptable means of accomplishing the work described in 

Section 1.10. Heavy/excessive leaves shall be removed. The goal is to present a clean neat appearance.   1.4  Question: Are there areas on campus where leaf debris can be disposed of and allowed to naturally 

decompose?    UMBC Response: Yes, there are wooded areas where leaves may be spread to decompose.  These areas 

will be coordinated with the Manager in advance.    1.5  Question: Was mulch performed in the previous year? Or perhaps not performed because of the 

pandemic? There appear to be tree rings and beds that are not mulched, especially on the exterior of Hilltop Circle. Are these to be mulched and weeded normally? 

   UMBC Response: As noted in Section 1.11, “all beds and tree rings shall receive complete mulching”.  

Mulching was performed in 2020.  Trees on the exterior of Hilltop Circle but not integral with the “forested” areas are to be mulched.  The spring mulching for 2021 will be performed by the current contractor prior to the start of the new contract.  The University anticipates that the selected Contractor will perform the first mulch activity under this contract in August 2021.  The Manager may request additional mulching at the Manager’s discretion between now and August on a work order (T & M) basis. 

  

RFP ‐ #BC‐21217‐ M         Addendum No. 2 dated 2/19/21 UMBC Landscape Services       Page 2 of 2 1.6   Question: Can you confirm that “woods’ edge trimming” refers to new growth only? Would any 

aggressive thinning or cutting back of a wood line be considered a work‐order project?    UMBC Response: Wood line edge trimming refers to new growth only.  Aggressive cut back and thinning 

would be performed by work order (T&M).   1.7   Question: Does the “land cover‐polygon selection” in the map key cover areas that are outside of the 

service area? For example: the practice fields and the turf areas around them? Are these areas the responsibility of the Athletic Department? 

   UMBC Response: The fields and the surrounding areas inside the athletic complex are the responsibility 

of the Athletic Department and outside the scope of this contract.     1.8  Question: Snow services are described as “on‐call”. Will there be events, such as minor icing, re‐

treatment, and ice watch that will be performed in‐house? Or shall contractor expect respond to all winter events? 

   UMBC Response:  The selected Contractor shall respond to all snow/ice events at the Manager’s request 

in accordance with Section 1.24. These will be coordinated prior to each event.  If the University decides to proceed with snow removal per event on a lump sum basis, the lump sum amount shall cover all work needed to meet the requirements of Section 1.24 from the time precipitation starts to the time precipitation ends, as well as the clearance of all roadways and walkways following the single event.  In house staff will perform minor icing retreatment in the days following the end of the event. Call backs of the Contractor for icing treatments will be T&M. 

 1.9  Question: Areas for snow piling/hauling are to be determined by manager. Is there a copy of the current 

snow and ice plan or parking map for our review?    UMBC Response: A map indicating snow priorities is attached to this addendum.  All walkways, 

stairwells, interior roadways, and parking lots are to be maintained clear per Section 1.24.  This section states, “The Contractor shall be directed to haul and dispose of snow on campus by the Manager. Hauling shall occur only when it is determined necessary by the Manager.”  The need to haul is rare but may be necessary in heavy snow falls in congested areas where there is nowhere to place the snow.  Hauling will be to a location on campus as close as possible.  If the University decides to proceed with snow removal per event on a lump sum basis, the lump sum should include the cost for hauling as noted above.  The University anticipates hauling would be needed on a very limited basis for storms 12” or less.  All storms in excess of 12” are to be done on a T & M basis.

 2.  Acknowledgement of Addendum Form:  The attached Acknowledgement of Receipt of Addendum form 

is to be completed/signed and included with the Technical Proposal.  

END OF ADDENDUM #2 DATED 2/19/21  

This Addendum #2 on RFP #BC‐21217‐M and its attachments are posted on UMBC’s ebid Board at http://procurement.umbc.edu/bid‐board/ 

  Attachment: Snow Removal Priorities Map

RFP NO.: BC-21217-M RFP FOR: UMBC Landscape Services TECHNICAL PROPOSAL DUE DATE: Thursday, February 25, 2021 on or before 11:59 pm. NAME OF PROPOSER: __________________________________ ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT OF ADDENDA The undersigned, hereby acknowledges the receipt of the following addenda:

Addendum No. 1 dated February 12, 2021

Addendum No. 2 dated February 19, 2021

Addendum No. dated

Addendum No. dated

Addendum No. dated

Addendum No. dated

Signature ________________________

Printed Name_____________________

Title____________________________

Date____________________________

 

H I L L T O P

H I L L T O P C I R C L E

H I L L T O P R O A D

W A L K E R A V E N U E

WI L

KE

NS

AV

EN

UE

( RO

UT

E 3

72

)

CE

NT

ER

RO

AD

W A L K E R A V E N U E

B A C KR O A D

TENNISCOURTS

POOL

LIBRARYPOND

THE QUAD

RECFIELD

H I L L T O P C I R C L EU

MB

C B

OU

LE

VA

RD

R E S E A R C H P A R K D R I V E

P O P L A R A V E N U E

P O P L A R A V E N U E

P AR K

R

OA

D

WE

ST

LA

ND

PEDESTRIAN BOARDWALK TO BWTECH@UMBC NORTH

CERA TRAIL

JOSEPH BEUYS SCULPTURE PARK

RETRIEVER SOCCER PARK

TICKETBOOTH

BASEBALLFIELD

SOFTBALLFIELD

ATHLETICFIELDS

ATHLETICFIELD

CONSERVATION AND ENVIRONMENTAL RESEARCH AREA

(CERA)

CONSERVATION AND ENVIRONMENTAL RESEARCH AREA

(CERA)

TICKETBOOTH

CERAPOND

C I R C L E

C O M M O N S D R I V E

PEDESTRIAN TUNNEL

BL V

D

WE

ST

LA

ND

SH

EL

BO

UR

NE

R

OA

D

BO

UL

EV

AR

DA V E NU E

L I N D E N

V A L L E Y R O A D

D R I V E

H I L L T O P R O A D

ARMY ROTC BLDG.

PHYSICSBLDG

RETRIEVERACTIVITIES

CENTER(RAC)

ALBIN O. KUHNLIBRARY

& GALLERY

CENTRALPLANT

HILLSIDEAPARTMENTS

ERICKSON HALL

HARBORHALL

CHESAPEAKE HALL

STUDENTDEVELOPMENT

& SUCCESS CENTER

PUBLIC POLICYBLDG

WALKER AVENUEAPARTMENTS

(SOUTH)

FINEARTSBLDG

ENGINEERINGBLDG

INFORMATIONTECHNOLOGY/ENGINEERING

BLDG

ADMINISTRATIONBLDG

SHERMANHALL

UNIVERSITYCENTER

MEYERHOFFBLDG

MATH &PSYCHOLOGY

BLDG

SONDHEIMHALL

BALTIMORE COUNTYCOURTHOUSE

BALTIMORE COUNTY POLICE

PATAPSCO HALL

TRUEGRIT ’S

SATELLITEPLANT

WAREHOUSE

GREENHOUSE

FACILITIES MANAGEMENT

BLDG

ALUMNIHOUSE

THE COMMONS

UMBC STADIUM COMPLEX

PERFORMING ARTS & HUMANITIES BLDG

BIOLOGICALSCIENCES

BLDG

SUSQUEHANNAHALL

POTOMACHALL

TECHNOLOGY RESEARCH

CENTER ( TRC)

TECH 2BLDG

5521RWD TECHNOLOGIES

5522U.S. GEOLOGICAL

SURVEY

5520MULTI-TENANT

5523MULTI-TENANT

5525ALLEGIS

POC

MANSDL

CAS

BRE

DPCELK

PTX

WIC

PRESCHOOLCENTER

RECCOURT

CENTRAL RECEIVING

LOT 21

LOT 22LOT 8

LOT 2

LOT 1

LOT 3LOT 4

STADIUM LOT

LOT 23

LOT 24

LOT 25

LOT 28

LOT 27

LOT 5

LOT 9

STADIUM LOT

LOT 10

LOT 12

LOT 26

LOT 20

LOT 11LOT 29

LOT 7

WALKER AVENUEGARAGE

COMMONS DRIVEGARAGE

ADMINISTRATION DRIVEGARAGE

PARKING SERVICES

WALKER AVENUEAPARTMENTS

(NORTH)

LOT 3

SAS

ANT

CHITUC

GUN

MON

NAN

HI L

L T OP

C

I RC

L E

EVENT CENTER

A D M I N I S T R A T I O N

LOT 6

NAVAL ROTC BLDG.

INTERDISCIPLINARY LIFE

SCIENCES BUILDING

MICROWAVETOWER

COMPLEX

RESEARCH & TECHNOLOGY PARK SOUTH

INTERSTATE

INTERSTATE

SO

UT

H R

OL

LI N

G R

OA

D

T O R O L L I N G R O A DA N D M A I N C A M P U S

TECHNOLOGY CENTER

SATELLITE LOT 1

SATELLITE LOT 2

CLEAN ENERGYTECHNOLOGY

INCUBATOR

UMBC TRAININGCENTERS

EMERGENCY AND LIFE SAFETY ACCESS

24 HR. ACCESSIBLE BUILDING

ACCESS FOR ESSENTIAL SERVICES

PARKING AND WALKWAY ACCESS

SNOW REMOVALAT THE

RESEARCH PARKAND

SOUTH CAMPUSUNDER

(BWTECH) MANAGEMENT

SNOW REMOVALWALKER APARTMENTS MANAGEMENT

ACTIVECONSTRUCTION

AREA

ICE/SNOWREMOVAL

HOT SPOTS

FEET150 0 150 300 500

SNOW REMOVALPRIORITIES

WINTER 2018-19