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Le rôle du responsable de la rédaction des procès-verbaux varie d’une entreprise à l’autre. Il est
généralement admis que ce rôle consiste à assister à la réunion, à prendre des notes et à rédiger
le procès-verbal final. Ces activités sont certes fondamentales, mais de nombreuses autres
fonctions peuvent incomber au rédacteur. Et dans bien des cas, il s’agit de tâches administratives
devant être réalisées avant, pendant et après la réunion.
Pour être efficace, la rédaction des procès-verbaux réclame une approche professionnelle et
la démonstration d’un large éventail de compétences. Ce livre blanc dévoile quelques conseils
et astuces et explique comment constituer un kit d’outils qui vous aidera à vous préparer et à
rédiger des procès-verbaux de manière plus efficace.
QU’EST-CE QU’UN PROCÈS-VERBAL ? Un procès-verbal est un compte rendu écrit des affaires traitées lors d’une réunion et des décisions
prises. Il constitue donc une trace permanente de la réunion. La rédaction de procès-verbaux de
qualité est une tâche plus compliquée et chronophage qu’il n’y paraît, et qui dépasse largement
le cadre administratif.
Bien qu’il n’existe pas de format imposé pour la rédaction des procès-verbaux, ceux-ci doivent
être clairs, concis et exempts de toute ambiguïté. Tous les chiffres et dates pertinents doivent y
figurer (comme les données financières ou les échéances) et être clairement définis. Enfin, un
procès-verbal se doit d’être impartial.
La rédaction des procès-verbaux est une fonction cruciale pour toute entreprise. On se trouve souvent amené à rédiger des procès-verbaux, malgré le peu d’informations disponibles sur le contenu et le déroulement des réunions. Plusieurs facteurs rédhibitoires peuvent vite transformer cette tâche en cauchemar : accords ambigus, ordre du jour imprécis, interruptions, président peu efficace, etc.
L’ABC de la rédaction de procès-verbaux La rédaction des procès-verbaux peut être améliorée grâce à la technologie et à une meilleure préparation
Ce livre blanc a été produit en
collaboration avec l’ICSA : The
Governance Institute.
Aucune modification ne peut être apportée à un procès-verbal,
hormis pour corriger des erreurs manifestes. Le cas échéant, les
modifications doivent être effectuées avant la signature et être
paraphées par le président. Une fois signé, le procès-verbal ne
peut plus être modifié. Toute révision postérieure devra prendre
la forme d’un amendement au procès-verbal lors d’une réunion
ultérieure.
OBJECTIF DE LA RÉDACTION DE PROCÈS-VERBAUXLa rédaction d’un procès-verbal a pour but de fournir un compte
rendu interne exact, impartial et équilibré des points traités lors
d’une réunion. Le niveau des détails consignés est fonction, dans
une large mesure, des besoins de l’entreprise, de son secteur
d'activité, des exigences de l’autorité de réglementation et des
pratiques de travail du président, du conseil d’administration et
du secrétaire d’entreprise.
Le procès-verbal doit au minimum contenir les principaux points
de discussion, les décisions prises et, le cas échéant, les raisons
de celles-ci et des actions convenues, ainsi qu’un enregistrement
de toute délégation d’autorité pour agir au nom de l’entreprise.
Si le rédacteur se fie uniquement à sa mémoire, le risque de
distorsion, de confusion et de réinterprétation est grand, raison
pour laquelle une approche professionnelle est indispensable
lors de la production d’un procès-verbal.
Le procès-verbal doit être : ● Objectif
● Clair
● Concis
● Complet
Le procès-verbal doit être : ● Neutre
● Rédigé au passé
Le procès-verbal doit contenir les informations suivantes :
● Le nom de la société (y compris le numéro d’entreprise)
● Le type de réunion
● La date et le lieu de la réunion
● Les noms des personnes présentes et des personnes
excusées
● Les détails des discussions pertinentes
● L’intégralité des résolutions adoptées
QUALITÉS REQUISES POUR UNE RÉDACTION EFFICACE DES PROCÈS-VERBAUXVoici quelques compétences requises pour la rédaction de procès-verbaux de qualité :
● Écouter plusieurs personnes en même temps et saisir les
arguments et le ton de chacun
● Synthétiser un argument sans le déformer et consigner les
décisions prises et les points nécessitant un suivi
● Identifier les moments importants de la discussion à
consigner
● Ne pas avoir peur de demander des éclaircissements
● Rester ferme lorsqu’une personne demande une
modification par rapport à un compte rendu qu’elle estime
pourtant exact
Il n’est pas facile de rédiger un procès-verbal tout en participant
à part entière à une réunion.
L’IMPORTANCE DU STYLE RÉDACTIONNEL Le procès-verbal doit être rédigé de manière à ce qu’une
personne qui n’était pas présente à la réunion puisse suivre les
décisions qui ont été prises. Un procès-verbal peut également
s’inscrire dans le cadre d’un audit externe ou d’un examen
réglementaire, ou encore servir dans une procédure judiciaire.
Lors de la rédaction d’un procès-verbal, il est essentiel de
garder à l’esprit qu’un rapport officiel permanent est créé, et
qu’il contiendra une partie de la « mémoire de l’entreprise ». Il
doit offrir un compte rendu exact, équilibré, impartial et objectif
de la réunion, tout en demeurant raisonnablement concis. Il est
primordial de ne pas sous-estimer l’importance de l'exactitude,
car le procès-verbal deviendra la preuve définitive de ce qui
s’y est passé et des personnes présentes. Les tribunaux lui
donneront force probante jusqu'à preuve du contraire. La
manière exacte de rédiger un procès-verbal est une question de
style et de pratique pour l’entreprise.
Il est généralement convenu que : ● Le conseil d’administration porte la responsabilité
collective des décisions qu’il prend. Il convient par
conséquent d’éviter autant que possible de citer des
personnes, même si ce n’est pas la règle dans certains
secteurs.
● Les procès-verbaux doivent être numérotés
consécutivement pour faciliter toute référence ultérieure.
L’ABC de la rédaction de procès-verbaux La rédaction des procès-verbaux peut être améliorée grâce à la technologie et à une meilleure préparation
Pour être efficace, le responsable de la rédaction du procès-verbal
doit anticiper et être préparé. La préparation revêt une importance
critique pour la qualité du procès-verbal final. La constitution d’un
kit d’outils contenant tout le nécessaire pour la réunion garantira
la qualité et l'exactitude du procès-verbal final.
De quels éléments de référence ai-je besoin ?
Assurez-vous que votre kit d’outils contient tous les éléments de
référence nécessaires. Ils vous permettront d’être parfaitement
préparé pour les consulter chaque fois que nécessaire.
Liste de contrôle pour les éléments de référence :
● Vos notes originales prises lors de la réunion
● Vos notes structurées
● Le procès-verbal de la précédente réunion
● Tous les documents qui ont été distribués avec l’ordre du jour
● Les notes concernant les interventions orales présentées
lors de la réunion
● Toute autre information que vous jugez utile
L’organisation de vos réunions par un portail pour conseils
d’administration vous permettra d’accéder beaucoup plus
facilement aux éléments de référence, d’un simple clic sur un
bouton. Ces portails offrent toute une série de fonctions de
gouvernance, notamment des bibliothèques de documents
sécurisées, qui vous permettent de stocker et de consulter en
toute sécurité les éléments de référence, tel que les documents
de la réunion, les procès-verbaux archivés, la documentation
préparatoire, les politiques et la législation.
Si vous n’utilisez pas d’application de rédaction de procès-verbaux
ou de portail pour conseils d’administration, la préparation d’un
modèle de référence pour chacune des réunions dont vous rédigez
le procès-verbal peut se révéler très utile. Il vous donnera dès le
départ une structure et une mise en page clairement définies.
Tous les en-têtes corrects seront en place et certaines informations
demeureront inchangées d’une réunion à l’autre. Bien sûr, vous
devrez apporter des ajustements et des mises à jour et vous
devrez toujours faire un résumé de la discussion pour chacun des
points de l’ordre du jour. Mais la mise en place d’une structure
vous donnera le sentiment d’avoir fait des progrès avant même
de commencer.
DES PROCÈS-VERBAUX PLUS AISÉS GRÂCE À DILIGENT BOARDS La technologie de portail pour conseils d’administration, telle
que Diligent Boards, est devenue la norme pour de nombreux
conseils d’administration, ce qui signifie que de nombreux
organisateurs saisissent déjà tous les détails de leur réunion
dans la plate-forme choisie. Ils ne doivent dès lors plus dupliquer
L’ABC de la rédaction de procès-verbaux La rédaction des procès-verbaux peut être améliorée grâce à la technologie et à une meilleure préparation
les informations dans des documents de rédaction de procès-
verbaux distincts. Au lieu de cela, ils peuvent importer leur
procès-verbal dans le portail sécurisé, notamment la liste des
participants et l’ordre du jour de la réunion.
Le responsable de la rédaction du procès-verbal peut alors
prendre des notes directement dans l’application durant la
réunion et les associer à des points de l’ordre du jour et à des
mesures à prendre. Après la réunion, il lui suffit d’organiser
les notes en procès-verbal et de les associer à chaque point
de l’ordre du jour, d'attribuer les mesures à prendre et de les
distribuer en toute sécurité à travers l’application.
En rationalisant ces opérations et en vous évitant de devoir
jongler entre différents programmes, Diligent Boards permet
de gagner d’innombrables heures de travail. Dans la mesure
où les procès-verbaux renferment les informations les plus
confidentielles d’une entreprise, il n’est pas étonnant que
les rédacteurs se tournent vers cette solution collaborative
sécurisée.
Exploiter la puissance de l’information. En toute sécurité.
Pour aider les organisations les plus puis-santes du monde à révéler le pouvoir de l’information et de la collaboration en toute sécurité, Diligent fournit aux conseils d’ad-ministration et aux équipes de gestion les outils qui leur permettront de prendre de meilleures décisions. Plus de 4 700 clients dans plus de 75 pays comptent sur Diligent pour accéder immédiatement à leurs infor-mations les plus urgentes et confidentielles avec des outils qui facilitent leur consultation, la discussion et la collaboration avec les principaux décideurs. Diligent Boards accé-lère et simplifie la création et la distribution des documents de conseil sur les iPad, les appareils Windows et les navigateurs. Paral-lèlement, Diligent Boards offre des avantages pratiques comme la réduction des coûts de production, une contribution au développe-ment durable et l’accélération des procé-dures administratives et informatiques pour les leaders du monde entier.
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Tél. : +33 (0)1 56 60 58 58Email : [email protected] Web : www.diligent.com/fr
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« Diligent » est une marque de Diligent Corporation, déposée auprès de l’Office des brevets des États-Unis. « Diligent Boards », « Diligent D&O », « Diligent Evaluations », « Diligent Messenger » et le logo Diligent sont des marques déposées de Diligent Corporation. Toutes les marques tierces appartiennent à leur détenteur respectif. ©2018 Diligent Corporation. Tous droits réservés.
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Institute of Chartered Secretaries and Administrators
L’ICSA est un organisme professionnel de gouvernance. Fort de 125 années d’expé-rience à son actif, l’ICSA travaille aux côtés d’organismes de réglementation et de déci-deurs politiques afin de promouvoir des normes élevées de gouvernance et de pro-poser des certifications, des formations et des conseils.
Pour obtenir des informations à jour sur la rédaction de procès-verbaux, ainsi que des conseils sur les meilleures pratiques et des détails sur des cours et des publications pertinents, consultez le site web de l’ICSA : www.icsa.org.uk/minutetaking
ICSA : The Governance Institute