Le défiComme toute entreprise moderne et intelligente, le Gleneagle Group utilise essentiellement les communications électroniques. Cependant, ses différents sites avaient véritablement besoin de meilleures fonctions d'impression en interne. Le Gleneagle Group imprime notamment des factures pour les clients à leur sortie, pour leurs repas, l'ordre du jour des réunions, des panneaux et des avis, à la fois pour des activités internes et des réunions et conférences. Le groupe crée également un grand nombre de supports publicitaires, tels que des affiches et des prospectus.

À propos du clientFondé en 1957 lors de l'ouverture du Gleneagle Hotel, le Gleneagle Group est l'un des plus anciens groupes hôteliers et événementiels d'Irlande. Aujourd'hui, la société gère l'INEC (Irish National Entertainment Centre), la plus grande salle de spectacle en dehors de Dublin, le Centre de convention de Killarney et sept sites hôteliers indépendants qui peuvent recevoir jusqu'à 4 000 clients ou congressistes et qui emploient 250 personnes.

Étude de cas OKI

Gleneagle Hotel Group espère réduire ses coûts d'impression de 30 % grâce à la solution Managed Print Services d'OKI

COÛTS D'IMPRESSIONANNUELSESTIMÉS

RÉDUITS DE 30%

Secteur : Hôtellerie Solution : Managed Print Services Lieu : Irlande

Lors de l'audit d'impression mené par OKI pour le Gleneagle Group en juillet 2014, le volume annuel d'impression s'élevait à plus de 857 000 pages sur 46 périphériques répartis entre plusieurs sites. Cette évaluation a eu lieu dans le cadre d'une analyse générale des politiques et des processus d'approvisionnement du groupe, la fonction d'impression étant incluse dans les dépenses informatiques.

« Nous étions évidemment à la recherche d'une possible réduction des coûts », se souvient Clio O'Gara, Directrice marketing. « Mais l'analyse des achats est un vaste programme et un examen complet de la situation s'impose. L'objectif consiste avant tout à améliorer la gestion de nos fournisseurs et des processus pour, au final, optimiser la qualité et renforcer l'efficacité. Dans un

premier temps, nous avons accepté la proposition d'OKI de recourir à un service d'impression géré afin de déléguer à des spécialistes les responsabilités de cette fonction certes importante, mais pas centrale. Mais l'offre est devenue encore plus attractive lorsque nous avons appris que nous pouvions réaliser jusqu'à 30 % d'économies chaque année. »

La solutionLe service géré d'OKI et de son partenaire Tierney's Office Automation a été mis en place à la fin de l'année 2014. Tierney's est le partenaire TIC de Gleneagle Group depuis plusieurs années.

Adrian Diviney (OKI Systems Ireland) et Terence McCarthy (Gleneagle Hotel Group)

«  Comme nous disposons de notre propre centre d'impression en interne et d'une équipe de conception graphique, nous pouvons créer un grand nombre de supports en petite série, de niveau professionnel et à un coût raisonnable. »

Clio O'Gara, Responsable informatique, Gleneagle Group

Spécialisée dans le secteur hôtelier, l'entreprise dont le siège social se trouve à Ennis propose depuis plus de 25 ans une vaste gamme de produits et services informatiques ainsi que des services d'assistance et de conseils.

OKI a commencé par réaliser un premier audit. La société a ensuite remplacé les 46 périphériques d'impression des différents sites du Gleneagle Group par 38 imprimantes OKI. Même si le nombre total de périphériques semblait toujours relativement élevé, chacun de ces appareils était nécessaire pour couvrir les différents sites du groupe. La majorité des nouveaux périphériques étaient des multifonctions qui mettaient à la disposition du Gleneagle Group un certain nombre de fonctions utiles, comme la numérisation directe dans un e-mail, des flux de documents ou d'applications, la copie et la télécopie ainsi que l'impression couleur et monochrome.

Les avantages« Nous en avons fait l'expérience : avec les multifonctions, notre personnel informatique et d'autres employés gagnent du temps », explique Clio O'Gara. « Ils n'ont plus à se préoccuper de tâches telles que la commande de consommables. Et la réponse du service d'assistance est immédiate. Tous les petits tracas liés à l'impression

appartiennent désormais au passé. Ce n'est qu'après avoir utilisé les multifonctions pendant quelques mois que nous nous sommes rendu compte du temps que nos employés consacraient à toutes ces tâches. »

Autre fonction utile proposée par OKI : le suivi précis des coûts. « C'est encore un peu tôt pour parler des économies, mais il semblerait qu'elles répondent à nos attentes », ajoute Clio O'Gara. « Ce qui est important, c'est que nous maîtrisons désormais les coûts ainsi que les raisons qui expliquaient auparavant le gaspillage et l'inefficacité. Autrefois, nous achetions des imprimantes sur chacun des six sites dès que quelqu'un décidait que nous en avions besoin. Avant l'évaluation, nous avions plus de 20 types de cartouche différents et celle dont nous avions le plus besoin faisait souvent défaut. Désormais, seules quatre sortes de cartouches sont utilisées et nous ne sommes jamais à court de consommables. »

Les avantages en bref : • Gestion simplifiée des

imprimantes et visibilité financière

• Gestion automatisée des consommables

• Flexibilité des supports permettant d'imprimer une large gamme d'applications

• Importantes économies de temps et d'argent tout en réduisant le gaspillage

L'avenirAyant adopté la solution Managed Print Services d'OKI il y a deux ans seulement, le Gleneagle Group se réjouit de pouvoir un jour proposer à ses clients un tout nouvel éventail de fonctionnalités.

« Comme nous disposons de notre propre centre d'impression en interne et d'une équipe de conception graphique, nous pouvons créer un grand nombre de supports en petite série, de niveau professionnel et à un coût raisonnable », se félicite Clio O'Gara. « Nous sommes par exemple très attentifs à notre identité de marque. Ainsi, nos logos et nos palettes de couleurs sont toujours homogènes sur tous nos supports, car nous contrôlons l'ensemble du processus. »

Outre les importantes économies de temps et d'argent, la solution Managed Print Services d'OKI présente un autre avantage : la nouvelle gamme de fonctionnalités que les imprimantes OKI offrent à l'équipe de conception interne du Gleneagle Group.

« Comme nous vendons du divertissement, les affiches jouent un rôle majeur et nous créons de nombreux autres types de supports promotionnels », précise Clio O'Gara. « Nous proposons aussi à nos clients de conférence un service complet d'impression et de signalétique, dont les courts délais sont très utiles lorsqu'ils se rendent compte qu'ils ont besoin de supports d'impression supplémentaires. Il est déjà arrivé qu'une coquille soit trouvée dans un programme ou un menu alors que des milliers de participants affluaient sur le site. »

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Le programme Smart Managed Print Services d'OKI intègre un ensemble de méthodes et d'outils éprouvés visant à évaluer les coûts et processus d'impression d'une entreprise, avant qu'OKI n'établisse une proposition professionnelle sur mesure capable de répondre aux besoins spécifiques des clients. Nos équipes de vente et d'ingénierie travaillent en étroite collaboration avec nos principaux partenaires en vue d'optimiser la valeur

de Managed Print Solutions pour les clients.

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Gleneagle Hotel, Killarney

«  Ce n'est qu'après avoir utilisé les multifonctions pendant quelques mois que nous nous sommes rendu compte du temps que nos employés consacraient à toutes ces tâches. »

Clio O'Gara, Responsable informatique, Gleneagle Group