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Proactive s.a.s. – di Sandroni Giacomo e C.

Sede Legale: Via Sacco e Vanzetti ,40 - 56025 PONTEDERA (PI)- Sede Operativa: L.go F.lli Cervi, 8 - 56021 CASCINA (PI) C.F./P.IVA 01521150506 Tel. 050 703284 - Fax. 050 7912117

e.mail : [email protected] www.proactive-info.it www.informaticaperlasanita.com

Lab Pro ver. 5.0 Gestionale per STRUTTURE SANITARIE

Configurazione LABORATORI DI ANALISI MEDICHE E VETERINARIE

Panoramica funzionale del prodotto 1

Documento soggetto a copyright (Materiale illustrativo su software Registrato da Proactive sas presso la SIAE il 24/09/2003)

1 Aggiornato alla rev. 0063_01_038 del 25/08/15

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Sommario

DEFINIZIONE DEL PRODOTTO ............................................................................................................................... 4

CARATTERISTICHE TECNICHE ................................................................................................................................ 4

FUNZIONALITA’ GENERALI ........................................................................................................................................ 5

Maschere Applicativo ........................................................................................................................................... 5

Report ................................................................................................................................................................... 5

WebHelp ............................................................................................................................................................... 5

MODULO BASE .......................................................................................................................................................... 6

Tabelle di base – anagrafica esami ....................................................................................................................... 6

Altre tabelle di base .............................................................................................................................................. 7

Accettazione pazienti ........................................................................................................................................... 8

Inserimento risultati e stampa dei referti .......................................................................................................... 10

Gestione fatture e rapporti asl ........................................................................................................................... 11

Gestione PRESTAZIONI date in subappalto (service) .......................................................................................... 11

Gestione utenti ................................................................................................................................................... 12

Query e Statistiche ............................................................................................................................................. 12

MODULO CONTABILITA’ E FINANZA ....................................................................................................................... 18

Gestione Contabile ............................................................................................................................................. 18

Gestione Finanziaria ........................................................................................................................................... 18

Scadenziario attivo ............................................................................................................................................. 18

Scadenziario passivo ........................................................................................................................................... 18

MEDICINA DEL LAVORO — VERSIONE BASE ........................................................................................................... 19

Anagrafiche del modulo medicina del lavoro ..................................................................................................... 19

Accettazione dipendenti ..................................................................................................................................... 20

Fatturazione ........................................................................................................................................................ 20

MEDICINA DEL LAVORO — VERSIONE ESTESA ....................................................................................................... 22

Scadenzario interventi ........................................................................................................................................ 22

Cartelle sanitarie dipendenti e certificati di idoneità ......................................................................................... 22

Dati rilevanti per la comunicazione dati aggregati secondo l'allegato 3B TU Sicurezza .................................... 23

Relazione Sanitaria del medico competente ...................................................................................................... 23

MODULO APPUNTAMENTI MEDICI ........................................................................................................................ 24

Anagrafica medici e settimana medico .............................................................................................................. 24

Angrafica analisi e prestazioni ............................................................................................................................ 25

Prenotazioni ........................................................................................................................................................ 26




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Altre azioni su Agenda Appuntamenti ................................................................................................................ 27

Gestione prenotazioni del giorno ....................................................................................................................... 27

Valorizzazione prestazioni medico specialista .................................................................................................... 29

Inserimento risultati prestazioni specialistiche e stampa referti ....................................................................... 29

Fatture ................................................................................................................................................................ 29

MODULO GESTIONE DEL MONITOR DI SALA .......................................................................................................... 31

POSTAZIONE DI LAVORO MEDICO SPECIALISTA ..................................................................................................... 32

SERVIZIO REFERTI ON-LINE ..................................................................................................................................... 33

Normativa Referti on-line ................................................................................................................................... 33

Accesso paziente al servizio referti on-line ........................................................................................................ 33

Creazione degli utenti intermedi al servizio Referti on-line ............................................................................... 34

Esportazione Referti sul WEB SERVER ................................................................................................................ 35

Pannello di controllo ........................................................................................................................................... 35




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DEFINIZIONE DEL PRODOTTO

LabPro ver 5.0. Software CONFIGURABILE PER STRUTTURE SANITARIE è, prodotto, mantenuto e distribuito direttamente sul territorio nazionale dalla società:

Proactive s.a.s. – di Sandroni Giacomo e C. (Sede legale) Via Sacco e Vanzetti, 40 – 56025 PONTEDERA (PI).

(Sede operativa) L.go F.lli Cervi, 8 - 56021 CASCINA (PI) Tel. 050 5200490 Fax 02 30136077 e-mail: [email protected]; www.informaticaperlasanita.com Tale prodotto software è stato registrato da Proactive sas presso la SIAE (Società Italiana degli Autori ed Editori) il 24/09/2003. Pertanto La società Proactive sas è titolare in inclusiva dei diritti di utilizzazione economica del software. Il software è un gestionale configurabile in relazione alla tipologia di attività svolta. Le tre configurazioni base disponibili sono: STD — Software gestionale per laboratori di analisi mediche e veterinarie MDL — Software gestionale per servizi di medicina del lavoro PLB — Software gestionale per poliambulatori e centri medici polispecialistici Per tutte le configurazioni sono disponibili moduli aggiuntivi che gestiscono specifici aspetti dell’attività. Il presente materiale illustrativo è dedicato alla configurazione

STD — Software gestionale per laboratori di analisi mediche e veterinarie

Se la struttura effettua anche attività di: Poliambulatorio E’ possibile acquistare il Modulo Aggiuntivo Appuntamenti Medici Gestione medicina del lavoro E’ possibile acquistare il Modulo Aggiuntivo Medicina del Lavoro (disponibile sia nella versione base che estesa) CARATTERISTICHE TECNICHE

Linguaggio VBA—Visual Basic for Application

DataBase Microsoft SQL 2005/2008 Express (licenze database gratuite) / Microsoft SQL 2005/2008 (licenze da acquistare separatamente)

Gestione Stampanti Stampanti supportate dal S.O. Microsoft Windows Stampanti consigliate = laserjet con supporto PCL 5 o superiore Stampante etichette = con driver per S.O Windows Stampanti consigliate = Zebra ®, DYMO ®

Report Crystal Report (format report standard A4)






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FUNZIONALITA’ GENERALI

MASCHERE APPLICATIVO

Gestione Etichette personalizzate In tutte le maschere funzionali del programma l’utente può modificare le etichette, ovvero le descrizioni abbinate ad i campi.

Funzionalità delle Maschere a Foglio Dati (gestione delle colonne) La maggior parte delle maschere a foglio dati consente la gestione della visibilità, della larghezza e dell'ordinamento delle colonne dalla maschera. REPORT

Con il termine "Report" si intende qualsiasi stampa ottenibile direttamente dall'applicativo. Tutti i report ottenibili dal prodotto sono stati sviluppati/riscritti utilizzando Crystal Report ®, uno dei software più diffusi a livello mondiale per la creazione di reportistiche, prodotto della società Business Objects SA.

Gestione Etichette personalizzate In tutti i report ottenibili dal programma l’utente può modificare le etichette, ovvero le descrizioni abbinate ad i campi.

Funzionalità dei report in anteprima di stampa Tutti i report, quando vengono lanciati in anteprima di stampa, anziché in stampa diretta, hanno le funzionalità di: Esportazione in PDF, in file .xls, .doc, invio diretto per e-mail. WEBHELP

WebHelp Dalla maschera principale dell’applicativo è possibile connettersi direttamente al WebHelp (sul sito www.proactive-info.it). Il WebHelp non occupa spazio disco dell’utente ed è costantemente aggiornato con notizie e materiale di approfondimento procedure.





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MODULO BASE

TABELLE DI BASE – ANAGRAFICA ESAMI

L’anagrafica esami comprenderà tutte le prestazioni erogate dalla struttura sanitaria; essa comprende i seguenti elementi:

- Codice e Descrizione (dati obbligatori) - Descr. Breve: sigla alfanumerica con cui indicare l'esame/i. Verrà riportata sui Fogli di Lavoro o potrà

essere utilizzata per richiamare l'esame/i in varie funzioni del programma (ad es. Inserimento risultati); - Se la prestazione è erogata in regime di convenzione con il SSN il Prezzo del Nomenclatore Regionale ed il

Codice Nomenclatore; - UM e Valori normali (min-max, note); i valori normali vengono differenziati per tipologia di paziente (es.

uomo/donna/bambino, ma anche nel caso di analisi veterinarie per specie animale – es. cane, gatto, cavallo);

- Provetta utilizzata (per consentire la stampa in automatico del n° di etichette necessario e l’indicazione al prelevatore su apposita scheda);

- Metodica: Metodo di esecuzione dell'analisi - verrà riportata sul referto; - Se l’esame è eventualmente effettuato da terze strutture (service) per le relative stampe di riepilogo e

controllo fatture esterne. - Tempi di consegna: per calcolare la data in cui il referto potrà essere consegnato completo; - Codice IVA: per associare alla prestazione un codice IVA diverso dal codice di default (es. per prestazioni

non esenti IVA art. 10); - Prelievo (SI/NO): indica se l'analisi prevede il calcolo del prelievo (ematico) effettuato in automatico dal

software; - Gruppo (es. chimica clinica, ematologia ecc): il campo può essere utilizzato per gestire l'ordinamento delle

esame/i all'interno del Referto e può essere utilizzato come filtro o raggruppamento per statistiche e query;

- Fittizio: l’attributo Indica che l'esame non comparirà nella stampa dei Fogli di Lavoro e nei referti del Laboratorio; utilizzato per prestazioni di vario tipo (es. prelievi domiciliari, prelievi non ematici) che possono essere addebitati ai clienti, ma che non consistano in esami di laboratorio;

- Escludi dal Referto: l'esame comparirà sui fogli di lavoro, ma non sul referto di laboratorio. In caso di GESTIONE MEDICINA DEL LAVORO potranno essere utilizzati altri parametri attribuibili alla prestazione:

- Stampa in documenti dipendenti: E’ possibile indicare se l’esame debba essere stampato sui documenti dei dipendenti (es. protocolli sanitari nelle cartelle sanitarie, riepiloghi nominativi degli esami ecc.)

- Categoria: Classificazione utilizzabile nell’ambito della programmazione e pianificazione interventi (es. esami di laboratorio, visite specialistiche ecc.)

- Classificazione su Relazione Sanitaria: Indicare se l’esame, ai fini della Relazione Sanitaria, sia classificabile come Prestazione Specialistica, Monitoraggio Biologico o Esame Chimico—Clinico;

- Valori di riferimento per monitoraggio biologico: utilizzabili ai fini delle classificazioni in Relazione Sanitaria o Riepiloghi Nominativi Dipendenti; è possibile impostare sia il VR (valore di riferimento) che il BEI (valore limite biologico);

Da “Il monitoraggio biologico degli agenti chimici” – Scheda Tecnica n°7/09 pubblicata da ISPESL – Istituto Superiore per la Prevenzione e la Sicurezza del Lavoro - …omissis…I valori di

riferimento biologici rappresentano una stima, eseguita sulla popolazione non professionalmente esposta, della concentrazione di una determinata sostanza riscontrabile nei




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liquidi biologici. Il valore di riferimento, determinato in situazioni per le quali è stata esclusa una specifica esposizione lavorativa, consente di verificare se l’esposizione del lavoratore è

superiore rispetto a quella della popolazione generale. … omissis … I BEI indicano la concentrazione al di sotto della quale la maggior parte dei lavoratori non dovrebbe subire

effetti negativi per la salute … omissis

Scomposizione in sotto esami Ogni analisi può essere scomposta in sotto esami (esempi tipici EMOCROMO, ESAME URINE ecc.) ai quali potranno essere associati molti dei parametri normalmente attribuibili all’analisi (unità di misura, valori normali ecc). Ai sotto esami può essere assegnato un GRUPPO di appartenenza per migliorare la leggibilità del referto (es. ESAME URINE raggruppato in esame fisico o esame chimico). Viene gestito il calcolo automatico, attraverso l’inserimento di formule, sia all’interno di sotto esami appartenenti allo stesso esame che fra esami/sotto esami diversi che relativamente a parametri precodificati attraverso l’inserimento di formule. Anche sui sotto esami è possibile pre-impostare un risultato di default. ALTRE TABELLE DI BASE

Commenti risultati esami e codici predefiniti risultati Attraverso queste due anagrafiche sarà possibile impostare delle codifiche da utilizzare in fase di inserimento risultato sia per l’inserimento di un commento al risultato dell’analisi, sia per l’inserimento di risultati non quantitativi (es. A= assente, P = presente ecc)

Protocolli standard (Gruppi di prestazioni) Attraverso la definizione dei protocolli standard (ovvero di raggruppamenti di prestazioni) sarà possibile, in fase di prenotazione appuntamento o di accettazione anche per medicina del lavoro, richiedere per il paziente una serie di prestazioni per indagini specifiche (medicina del lavoro, medicina sportiva, check-up completi ecc.).

Medici I medici definiti in questa anagrafica possono essere:

- Medici Specialistici (che operano nell’ambito della struttura sanitaria) - Medici esterni (proscrittori o medici curanti dei pazienti) - Medici del lavoro (Utilizzabili con il Modulo Medicina del Lavoro e assegnabili in Anagrafica Ditta come

medico competente) Potranno essere inserite le seguenti informazioni anagrafiche:

- Codice, Nominativo, Indirizzo, Codice Fiscale, Data Nascita, Comune Nascita, Note, Telefono, Fax, Tipo Medico, e-mail, Cellulare, Codice Regionale Medico;

Inoltre, per quanto riguarda l’invio delle agende appuntamenti, sono previsti 2 parametri: - Invia Agenda per e-mail: Se fleggato l'agenda appuntamenti del medico potrà essere inviata per e-mail allo

stesso dalle apposite funzioni; - Invia Agenda per SMS: Se fleggato informazioni sintetiche sugli appuntamenti del medico potranno essere

inviate come SMS allo stesso dalle apposite funzioni

Listini di vendita Con la definizione dei listini la struttura sanitaria potrà definire il prezzo applicato alle prestazioni. Sono definibili sia listini convenzionati con il SSN (esenti, cd. “franchigia”) e listini privati e/o altre convenzioni (es. convenzioni con assicurazioni). Con il Modulo Medicina del Lavoro in anagrafica Ditta sarà specificato il listino da applicare ed un eventuale sconto sullo stesso.




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Anagrafica struttura sanitaria Attraverso l'inserimento della ragione sociale, del logo e degli altri dati anagrafici della struttura sanitaria è possibile ottenere le principali stampe (Referti, fatture ecc.) intestate con i dati di cui sopra. Grazie a questa caratteristica è possibile utilizzare per le stampe normale carta bianca anziché carta prestampata. ACCETTAZIONE PAZIENTI

Accettazione pazienti La procedura di accettazione dei pazienti ha le seguenti funzionalità:

- Richiamo automatico dei dati paziente presenti in anagrafica: nel caso in cui il paziente sia già presente in anagrafica sarà possibile ricercarlo inserendo il cognome e nome o solo una parte del cognome. Tutti i dati presenti (indirizzo, data di nascita, codice fiscale ecc.) verranno richiamati automaticamente;

- Alimentazione automatica dell’anagrafica pazienti in fase di accettazione: per i pazienti non presenti in anagrafica i dati digitati verranno storicizzati nell’archivio anagrafico per utilizzi successivi;

- Gestione omonimo: il programma è in grado di gestire pazienti omonimi, differenziandoli in base alle date di nascita;

- Codice Fiscale: il codice fiscale può essere digitato oppure calcolato dal sistema utilizzando l’apposita funzione; è possibile inoltre ricercare/inserire i pazienti anche digitando il codice fiscale oppure leggendolo dalla TESSERA SANITARIA utilizzando un lettore di codici a barre;

- Inserimento Ricetta Sanitaria: anche per l’inserimento del numero di RICETTA SANITARIA potrà essere utilizzato un lettore di codice a barre;

- Gestione “privacy”: viene gestita la stampa del modulo di autorizzazione al trattamento dei dati (cd. Legge “privacy”), proposto in automatico nel caso di nuovo paziente. La data di firma dell’autorizzazione viene memorizzata in anagrafica paziente.

Inserimento esami richiesti. Per rendere quanto più veloce possibile la fase di inserimento degli esami richiesti il sistema include le seguenti caratteristiche:

- Chiavi alternative: è possibile inserire gli esami sia attraverso l’inserimento del codice laboratorio che della sua descrizione (entrambi definiti nella tabella di base Anagrafica Esami);

- Richiamo della descrizione in fase di digitazione: mentre l’utente digita la descrizione dell’esame sul campo il sistema richiama il primo esame la cui descrizione inizia con le lettere digitate.

- Finestra di aiuto: sia sul campo Codice che sul campo Descrizione è attivabile la finestra di ricerca (si può ricercare anche per parte della descrizione dell’analisi)

- Gestione alias: si possono inserire ALIAS per la stessa analisi e ricercare per entrambi (es. EMOCROMO o ESAME EMOCITOMETRICO).

- Segnalazione di duplicazione esami: per evitare di inserire erroneamente due volte lo stesso esame il sistema segnala un messaggio di attenzione;

- Listino: si tratta del tipo di pagamento associato al singolo esame nell'ambito dell'accettazione. Il campo può essere modificato in fase di inserimento dell'esame per gestire prezzi diversificati nell’ambito della stessa accettazione.

- Nel caso di accettazioni in regime di convenzione con il SSN sarà impostabile un listino “Pagante di default” che verrà proposto per gli esami non erogabile in regime di convenzione. In questo caso il Rapporto USL conterrà solo gli esami in regime di convenzione e la fatturazione al paziente includerà invece gli esami a pagamento. Il sistema consente quindi la gestione di accettazioni "miste" (esami a pagamento ed esami convenzionati oppure esami inclusi in particolari convenzioni, anche private, ed esami esclusi con un’unica operazione di accettazione).

- Visualizzazione totale ricetta: l’operatore avrà sempre visione sullo schermo dell’importo che il paziente deve pagare per la prestazione.




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- Gestione antibiogramma con legame al tipo di esame culturale: viene gestita l’associazione dell’antibiogramma alla coltura di riferimento (urine, tampone faringeo ecc); inoltre esiste la possibilità di aggiungere/togliere/modificare l’antibiogramma accettato anche in fase di inserimento risultati.

Creazione fattura da accettazione La fattura al paziente potrà essere stampata direttamente in fase di accettazione. La descrizione della fattura comprenderà analiticamente tutti gli esami oppure il totale da pagare su un'unica riga con una descrizione generica, a scelta dell’utente. Nella creazione della fattura da accettazione vengono gestiti:

- Addebito marca da bollo: il calcolo della marca da bollo, se dovuta, viene effettuato in automatico; - Altri addebiti eventuali legati alla modalità di pagamento; - Importo da pagare, importo pagato e calcolo dell’eventuale resto; - Indicazione della modalità con cui il paziente ha pagato (es. contanti, POS, Carta di Credito)

Stampe effettuabili al termine dell’accettazione Il programma, sempre in fase di accettazione, permette di stampare:

- Ricevuta al paziente per il ritiro del referto: il documento contiene varie informazioni per il paziente (data ritiro referto, importo da pagare/pagato, delega per il ritiro da parte di altri soggetti)

- Scheda per il prelevatore: il documento contiene informazioni per il prelevatore (esami richiesti, provette da utilizzare, n° etichetta ecc.):

- Etichette per le provette: vengono stampate automaticamente il N° di etichette necessarie per le provette da utilizzare. Le etichette possono essere stampate anche in un momento successivo alla accettazione, scegliendo anche un range di accettazioni.

Numeratori Il numeratore dell’accettazione può essere impostato, a scelta della struttura:

- Con ri-azzeramento automatico giornaliero o mensile o con azzeramento manuale; - Entro un range numerico a scelta dell’utente (es. da 0 a 1.000)

Punti di prelievo L'utilizzo di diversi punti di prelievo consente di differenziare vari elementi del flusso di lavoro (Il n° delle etichette identificative delle provette; l’inserimento dei risultati; stampa dei risultati; i rapporti interni/statistiche). Questa organizzazione del lavoro è necessaria quando il laboratorio effettua i prelievi contemporaneamente in due o più punti fisicamente distinti (ad es. diverse località, reparti, in sede e a domicilio, presso le aziende clienti etc.), ma può essere utilizzata anche per scopi statistici o comunque per tracciare direttamente la provenienza del campione.

Fogli di lavoro I fogli di lavoro sono ottenibili seguendo tre diversi criteri:

- Per paziente (tutte le analisi richieste per ogni accettazione); - Per analisi (tutti i pazienti che hanno richiesto un dato esame); - Per aggregazione di analisi (cd. Foglio di lavoro aggregato). L’aggregazione di analisi può essere fatta

seguendo le esigenze organizzative del laboratorio e normalmente corrisponde ad un gruppo di lavoro, un macchinario, una sezione specializzata ecc.)

Interrogazioni Sono previste varie tipologie di interrogazioni sia a video che in stampa sulle accettazioni dei pazienti.

- Interrogazioni per paziente con risultati: la ricerca in base al nominativo (anche parziale) del paziente restituisce l’elenco delle accettazioni effettuate per il paziente stesso. Selezionando l’accettazione saranno visualizzabili i risultati e potranno essere ristampati i referti.

- Stampa elenchi delle accettazioni effettuate selezionabili per date, punto di prelievo, listino.




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- Ricerche accettazioni in base ai dati principali di accettazione (data, nominativo, punto di prelievo, listino, numero fattura emessa ecc.)

- Ricerche accettazioni in base agli esami richiesti. INSERIMENTO RISULTATI E STAMPA DEI REFERTI

Inserimento risultati manuale I risultati degli esami effettuati possono essere inseriti nel sistema con i seguenti criteri (anche in modo misto):

- Per esame e punto di prelievo - Per esame indipendentemente dal punto di prelievo - Per paziente

La scelta dipenderà dall’ organizzazione operativa del flusso di lavoro. Sarà possibile inserire dei commenti precodificati al risultato dell’esame, qualunque sia la procedura di inserimento seguita.

Segnalazione risultati out-of-range In fase di inserimento idei risultati il sistema segnala all’operatore (sia acusticamente che visivamente warning) quando i risultati fuori dai limiti di riferimento. I risultati fuori dai limiti di riferimento verranno marcati in rosso.

Inserimento risultati automatico (servizio di interfacciamento strumentazione diagnostica) L’integrazione tra il software LabPro – gestionale per laboratori di analisi e la strumentazione analitica viene realizzata mediante specifici programmi di comunicazione. In generale qualsiasi strumento analitico è collegabile on-line purché sia dotato di interfaccia di comunicazione e di protocollo di collegamento. L’interfacciamento avviene di regola mediante un collegamento fisico (realizzato con cavo seriale) tra lo strumento e la postazione di lavoro più vicina. Il collegamento è generalmente bidirezionale:

- Il software comunicherà allo strumento la Work-list (elenco delle accettazioni con esami richiesti - Il software riceverà dallo strumento i risultati o l’operatore potrà visualizzarli, validarli o, eventualmente,

modificarli I risultati ricevuti verranno memorizzati sul database centrale e saranno automaticamente integrati con i risultati inseriti manualmente e potranno essere stampati i referti.

Stampa dei referti La stampa dei risultati può essere effettuata con tre tipologie di selezione:

- Stampa per periodo. Consente di stampare tutti i referti relativi ad una data o range di date secondo lo stato dello stesso (completo/incompleto; mai stampato/ristampa) Ad esempio sarà possibile utilizzare la stampa per periodo (che consente di selezionare solo i referti completi e mai stampati) nella gestione del flusso quotidiano;

- Stampa selettiva. Dall’elenco delle accettazioni fatte in una certa data/range di date si può effettuare una selezione dei referti di cui si vuole ottenere la stampa. L’elenco visualizzato indicherà anche lo STATO del referto (competo, stampato, validato, inviato per e-mail, firmato digitalmente ecc.)

- Stampa diretta da inserimento per paziente.

Stampa elenchi: incompleti, per data consegna, completi e stampati. E’ possibile chiedere un elenco dei referti incompleti di una certa data o di un range di date con eventuale dettaglio degli esami che risultano non ancora refertatati.

Altre funzionalità accessorie all’inserimento/visualizzazione dei risultati per paziente Direttamente dalla maschera di inserimento/visualizzazione dei risultati per paziente sarà possibile:

- Visualizzare i risultati pregressi per lo stesso esame; - Visualizzare completamente i referti precedenti dello stesso paziente ed eventualmente ristamparli; - Validare il referto da parte di un utente loggatosi con account e password di validatore; - Ottenere la stampa cartacea del referto;




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- Ottenere la stampa digitale (pdf); - Firmare digitalmente il referto2 - Inviare il referto per e-mail3 - Inviare un SMS al paziente per “avviso di referto pronto”.4 - Stampa trend dei risultati per paziente: è possibile visualizzare o stampare, sotto forma di grafico,

l’andamento dei risultati di un esame effettuato presso la struttura. GESTIONE FATTURE E RAPPORTI ASL

Fatturazione La fatturazione dell’accettazione pazienti può essere fatta:

- Direttamente dalla procedura di accettazione del paziente: - Dalla funzione di fatturazione richiamando le accettazioni che risultano ancora da fatturare. - E’ possibile inserire fatture “manuali” (non legate ad accettazione pazienti) sia definitive che provvisorie,

sia relative a prestazioni presenti in anagrafica analisi e altre prestazioni che fatture di righe descrittive (prestazioni non presenti in anagrafica).

- E’ possibile modificare fatture emesse relativa ad accettazioni pazienti modificando importi o aggiungendo righe sia di anagrafica analisi che descrittive.

- E’ possibile effettuare fatturazioni di affitti o canoni periodici.

Gestioni accessorie alla fatturazione Il software consente di gestire: Codici IVA Numeratori fatture Calcolo automatico addebito imposta di bollo

Stampa rapporti ASL Il programma prevede 2 tipologie di stampa: Dettagliata: Contenente tutti i dati inerenti alle singole impegnative Riepilogativa. Contenente i dati riepilogativi, a livello di singolo codice analisi, delle prestazioni effettuate (N°, valore unitario, valore totale).

Generazione rapporti ASL su supporto informatico Il programma è predisposto per la realizzazione di file da inviare alle ASL di competenza, contenenti i dati delle prestazioni effettuate in regime di convenzione. La realizzazione dello specifico tracciato richiesto dalla ASL di competenza verrà effettuato su richiesta del cliente. GESTIONE PRESTAZIONI DATE IN SUBAPPALTO (SERVICE)

Definizione anagrafica fonditori service e listino prezzi L’anagrafica fornitore prevede:

- I comuni dati anagrafici del fornitore (ragione sociale, indirizzo, e-mail, telefono, fax ecc.; - Il listino prezzi praticato dal fornitore

2 La funzionalità di firma digitale richiede l’acquisizione da parte del cliente di un dispositivo per la firma digitale. Le funzionalità descritte fanno riferimento all’utilizzo di Aruba Key acquistabile da Aruba SPA. Per maggiori informazioni visitare il sito www.pec.it. 3 La funzionalità richiede la disponibilità di un account mail (es. [email protected], [email protected] ecc) del quale si conoscano i parametri del server di posta in uscita (SMTP) oppure la presenza di Microsoft Outlook sul PC dal quale si vuole effettuare l’invio. 4 Per l’invio di SMS occorre un abbonamento con gestore SMS via internet






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Elenchi prove affidate in subappalto Sono ottenibili elenchi delle specifiche prove affidate in subappalto (con riferimenti all’accettazione dei pazienti) analitici e sintetici con il relativo valore. Possono essere filtrati per: date accettazione, punto, fornitore ecc. Qualora i risultati delle analisi affidate all’esterno vengano inserite nel database sarà possibile ottenere anche l’elenco delle analisi ancora non pervenute. GESTIONE UTENTI

Creazione degli utenti che possono accedere all’applicativo con relativa password di accesso. Utenti o gruppi di utenti possono essere abilitati/disabilitati ad eseguire le varie funzionalità previste dal menu. QUERY E STATISTICHE

Query Estrazioni estremamente flessibili sulle principali tabelle del database. I dati estratti potranno essere visualizzati, ordinati (ascendente/discendente) per ognuno dei campi ottenuti e potranno essere esportati in formato xls e leggibili con i programmi di office automation (es. Microsoft Excel ®, Open Office ®). La seguente tabella riassume le query standard ottenibili. GRUPPO TITOLO Campi di filtro possibili

01-Anagrafiche Anagrafica clienti

La query restituisce i dati anagrafici completi dei clienti inseriti nel database

Codice, Nominativo Paziente, Data Nascita da, Data Nascita a, Codice Medico, Ditta Appartenenza, Comune Residenza, Nominativo Medico, Tipo Cliente, Provincia Residenza, Listino, Data Privacy, Ex Dipendente (cod. Ditta),Bar code, Non salvare modifiche in accett., P.IVA,Conto Ricavo,Mastro, Invio SMS, Salva indirizzo Ditta, od. Esenzione, Categoria

Anagrafica prestazioni/esami

La query restituisce i dati completi degli esami/prestazioni inserite in anagrafica nel database

Tipo,Provetta,Interno,Fornitore,Categoria,Famiglia,Mutuabile,Con Prelievo,Considera Completo,Tempo di Consegna, Multiplo,Fittizio,Valori normali su FDL,Calcolo VN,N. Decimali,N. Etichette,Branca,Fattore Conversione,Stampa su Fatt. MDL,Struttura Erogante,IVA default,Stampa su Documenti dip.,Escludi da referto

:

Anagrafica ditte

La query restituisce i dati completi delle ditte inserite nel database

(solo per configurazione o modulo Medicina del Lavoro)

Medico Lavoro,Referente 1,Medico Lav. 2,Referente 2,Settore,Ambulatorio,Area,Categoria Ricavo,Listino,Modalità Pagamento, Intestazione, Citta, Provincia, Sconto Perc.,Fatturare a, Disattivata, Campoutente1, Campoutente2, Campoutente3, Campoutente4, Campoutente5, Campoutente6, Campoutente7, Campoutente8, Campoutente9, Campoutente10

02 - Totali Accettazioni Accettazioni Totali

La query restituisce i dati completi delle accettazioni pazienti inserite nel database

Data Accettazione da,Data Accettazione a,Punto,Accettazioni Ditta,Cliente,Tipo Paziente,Medico,Listino Testata,CF paziente,Data Nascita Paziente,Data Consegna da,Data Consegna a,Comune Residenza,Sesso,Fatturata,Numero Fattura,Data Fattura da,Data Fattura a,PIVA,Mittente,Categoria Cliente,Invio SMS,SMS Inviato




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GRUPPO TITOLO Campi di filtro possibili

Ricette in convenzione con il SSN

La query restituisce i dati completi delle ricette in convenzione con il SSN inserite nel database

Data da,Data a,Listino,Punto,Medico,Tipo Esenzione,N° ricetta,Codice Esenzione,Nominativo,CF paziente,Comune Residenza,Tipo Accesso,Data Ricetta da,Data Ricetta a

03 - Dettagli Accettazioni Prestazioni

La query restituisce i dati completi degli esami/prestazioni inserite in accettazione nel database

Data da,Data a,Punto,Tipo esame,Branca,Esame,Accettazione Ditta,Listino,Mutuabile,Sconto,Esame con prelievo,Medico Specialista,Classe,Tipo Provetta,Interno,Codice Fornitore,Categoria Esame,Struttura Erogante,Specialistica,Nominativo,Tipo Paziente,Data nascita da,Data nascita a,Codice medico,Comune residenza paz.

Risultati Esami

La query restituisce i dati completi dei risultati degli esami/prestazioni inserite in accettazione nel database

Data da,Data a,Punto,Tipo Esame,Esame,Accettazione Ditta,Nominativo,Tipo,Data Nascita da,Data Nascita a,Medico Inviante,Tipo Esame,Fuori Tolleranza

Prestazioni in convenzione SSN (lordo Ticket/Quota ricetta)

La query restituisce i dati completi dei risultati degli esami/prestazioni inserite in accettazione in convenzione con il SSN nel database

Data da,Data a,Medico,Listino,N. ricetta,Branca,Punto,Nominativo,Tipo Paziente,Comune Residenza Paz.,Comune Residenza Medico,Data Ricetta da,Data Ricetta a,Tipo Esenzione,Codice Esenzione,Esame,Codice ASL

03 - Accettazioni Ditte Accettazioni Ditte

La query restituisce i dati completi delle accettazioni dipendenti ditta inserite nel database (solo per configurazione o modulo Medicina del Lavoro)

Data da,Data a,Medico Lav. (anagrafica ditta),Referente 1,Settore,Ditta,Citta,Prov.,P.Iva,Listino,Cond. Cred.,Mod. Pag.,Referente 2,Fatturare a,Area,Ambulatorio,Medico 2,Cod. Interno, Disattiva, Campoutente1, Campoutente2, Campoutente3,Campoutente4,Campoutente5,Campoutente6,Campoutente7,Campoutente8,Campoutente9,Campoutente10

05 - Fatturato Fatturato

La query restituisce i dati completi delle fatture emesse

Data da,Data a,Intestazione,Sequenza,Fattura Ditta,Modalita Pagamento,Punto di Prelievo,Codice Cliente (ditta),Codice Fiscale,P.IVA,Codice Cliente (privato),Esportata dal,Esportata al

06 - Fatturato Ditte Fatturato Ditte

La query restituisce i dati completi delle fatture emesse alle ditte (solo per configurazione o modulo Medicina del Lavoro)

Data da,Data a,Medico Lav. - (Anagrafica Ditta),Referente 1,Medico Lav.2,Referente2, Settore, Ambulatorio, Area, Categoria Ricavo,Sequenza,Ditta,Ditta Provincia,Ditta PIVA,Ditta Listino,Ditta Codice Interno,Ditta disattiva, Campoutente1,Campoutente2,Campoutente3,Campoutente4,Campoutente5,Campoutente6,Campoutente7,Campoutente8,Campoutente9,Campoutente10,Mod. Pag. Fattura,Cond. Credito Fattura

07 - Fatturato-Ricavi Fatturato per Riga Ricavi

La query restituisce i dati completi delle righe relative alle fatture emesse

Data da,Data a,Intestazione,Sequenza,Fattura Ditta,Conto Ricavo,Codice Esame,Tipo Riga,Cliente (ditta),Cliente (privato)




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GRUPPO TITOLO Campi di filtro possibili

Fatturato per Centri di Costo

La query restituisce i dati completi delle ripartizioni per centri di costo relativamente alle fatture emesse

Data da,Data a,Intestazione,Sequenza,Fattura Ditta,Conto Ricavo,Cliente (ditta),Cliente (privato)

08 - Scadenziario MDL Scadenziario interventi MDL

La query restituisce i dati completi delle scadenze interventi per medicina del lavoro ditte (solo per configurazione o modulo Medicina del Lavoro)

Data prossimo da,Data prossimo a,Ditta,Categoria (anagrafica esami),Medico Lav.,Referente 1,Medico 2,Referente 2, Settore, Ambulatorio, Area, Categoria, Listino, Tipo Esame, Codice Esame

09 - Scadenziario attivo Scadenze aperte fatture attive

La query restituisce i dati completi delle scadenze aperte relative alle fatture emesse (solo per Modulo Contabilità e Finanza)

Data scadenza da,Data scadenza a,Modalita Pagamento,Data fattura da,Data fattura a,Intestazione,Sequenza,Cliente Ditta,Cliente (ditta),Cliente (privato)

10 - Scadenziario passivo Scadenze aperte fatture passive

La query restituisce i dati completi delle scadenze aperte relative alle fatture emesse (solo per Modulo Contabilità e Finanza)

Data scadenza da,Data scadenza a,Modalita Pagamento,Data protocollo da,Data protocollo a,Intestazione,Sequenza,Fornitore.

Statistiche La funzione delle statistiche permette di ottenere oltre 180 report statistici sulle diverse aree di attività. Inoltre, grazie alla possibilità di modifica dei parametri di aggregazione e di ordinamento dei dati esposti sono ottenibili ulteriori statistiche personalizzabili dall’utente stesso. In relazione alla tipologia di statistica i dati possono essere rappresentati, sia attraverso tabelle numeriche che sotto forma grafica, nei seguenti modi alternativi (tipo report): TIPO REPORT DESCRIZIONE

STATISTICHE NUMERICHE

A Statistiche per periodo

E’ la statistica di base: per un dato periodo rappresenta le quantità ed il valore di un certo dato secondo il criterio di raggruppamento scelto.

B Statistiche annuali Per un dato periodo rappresenta le quantità ed il valore ANNUI di un certo dato secondo il criterio di raggruppamento scelto.

C Statistiche mensili Per un dato periodo rappresenta le quantità ed il valore MENSILE di un certo dato secondo il criterio di raggruppamento scelto.

D Statistiche annuali comparate Per un dato periodo rappresenta le quantità ed il valore di un certo dato secondo il criterio di raggruppamento scelto, confrontando sia quantità che valore con il corrispondente periodo dell’anno precedente e calcolandone la variazione %.

STATISTICHE GRAFICHE




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TIPO REPORT DESCRIZIONE

E Distribuzione % Per un dato periodo rappresenta in forma grafica (grafico a torta) la distribuzione % di un certo dato secondo il criterio di raggruppamento scelto. Il dettaglio è relativo ai primi 8 elementi con una maggiore contribuzione di valore in termini %. Gli altri elementi sono raggruppati sotto la voce “Altri”.

F Trend Grafico Mensile Per un dato periodo rappresenta in forma grafica (grafico a linee con indicatori di valori) le quantità ed il valore MENSILE di un certo dato secondo il criterio di raggruppamento scelto.

La seguente tabella riassume le Statistiche standard ottenibili. GRUPPO TITOLO STATISTICA Tipo Report ottenibili

01 - Totali Accettazioni

Quantità = numero di accettazioni

Valore = importo dell’accettazione

Accettazioni per Medico inviante (Imp. Privato - Imp. SSN) A

Punti di prelievo (Importo totale) A – B – C – D – E – F

Accettazioni per Giorno del Mese (Importo totale) C

Accettazioni per Giorno (Imp. Privato - Imp. SSN) A

Ricette Convenzione SSN per mese e listino A

Accettazioni per Medico specialista (Imp. Privato - Imp. SSN) A

Accettazioni per medico specialista (Importo totale) A – B – C – D – E – F

02 - Dettagli Accettazioni

Quantità = numero di prestazioni (esami) in accettazione

Valore = importo delle prestazioni in accettazione

Prestazioni A – B – C – D – E – F

Prestazioni per punto A – B – C – D – E – F

Prestazioni per tipo esame A – B – C – D – E – F

Prestazioni per punto e tipo esame A – B – C

Prestazioni per listino - sintetico A – B – C – D – E – F

Prestazioni per listino e punto- sintetico A – B – C

Prestazioni per listino - dettagliata A – B – C

Prestazioni in convenzione SSN (lordo Ticket/Quota ricetta) A – B – C – D – E – F

Prestazioni per medico specialista A – B – C

03 - Accettazioni Ditte

Solo per modulo MDL

Quantità = numero di accettazioni dipendenti

Valore = importo dell’accettazione dipendenti

Accettazioni Ditte per Medico del Lavoro - sintetica A – B – C – D – E – F

Accettazioni Ditte Medico del Lavoro - analitica A – B – C

Accettazioni Ditte per referente 1 - sintetica A – B – C – D – E – F

Accettazioni Ditte per referente 1 - analitica A – B – C

Accettazioni Ditte per settore - sintetica A – B – C – D – E – F

Accettazioni Ditte per settore - analitica A – B – C




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GRUPPO TITOLO STATISTICA Tipo Report ottenibili

04 - Settori Attività

Quantità = numero di accettazioni

Valore = importo dell’accettazione

Esami/prestazioni A

Medico Prescrittore A

I settori in cui viene suddivisa l’attività sono i seguenti: 1- privati paganti 2- privati esenti (SSN) 3- privati con quota ricetta (cd. Franchigia) 4- ditte/MDL 5 – altro (listini eliminati)

05 – Fatturato

Quantità = numero di fatture

Valore = imponibile fattura

Fatturato per punto A – B – C – D – E – F

Fatturato per sequenza fatturazione e punto A – B – C

Fatturato per giorno del mese C

Fatturato per modalità di pagamento e punto A – B – C

06 - Fatturato Ditte

Solo per modulo MDL

Quantità = numero di fatture

Valore = imponibile fattura

Fatturato Ditte per Medico del Lavoro - sintetica A – B – C – D – E – F

Fatturato Ditte per Medico del Lavoro - analitica A – B – C

Fatturato Ditte per referente 1 - sintetica A – B – C – D – E – F

Fatturato Ditte per referente 1 - analitica A – B – C

Fatturato Ditte per categoria ricavo - sintetica A – B – C – D – E – F

Fatturato Ditte per categoria ricavo - analitica A – B – C

07 - Fatturato-Ricavi

Valore = imponibile fattura suddiviso

Fatturato per codice riga ricavo A – B – C – D – E – F

Fatturato per conto e codice riga ricavo A – B – C

Analisi ricavi per centri di costo A – B – C – D – E – F

Analisi ricavi per punto e centri di costo A – B – C

07 – Scadenziario MDL

Solo per modulo MDL

Versione ESTESA

Quantità = numero di prestazioni (esami – prelievo escluso)

Valore = valore della prestazione in base al listino ditta e sconti impostati

Scad prestazioni MDL per ditta

Scad prestazioni MDL per medico del lavoro e ditta

Scad prestazioni MDL per categoria esame

Scad prestazioni MDL per categoria esame e ditta

Scad prestazioni MDL per tipo esame

Scad prestazioni MDL per tipo esame e ditta

A – B – C – D – E – F

A – B – C

A – B – C – D – E – F

A – B – C

A – B – C – D – E – F

A – B – C

NB Queste statistiche rappresentano una proiezione delle attività di medicina del lavoro dei periodi a venire, sia in termini di prestazioni richieste che di fatturato previsto.

09 - Scadenziario attivo

Solo per modulo Gestione Finanziaria

Scadenze fatt. per cliente (scaduto ad oggi e a scadere) C

Scadenze fatt. per mod. pagamento e cliente (scaduto ad oggi e a scadere)

C




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GRUPPO TITOLO STATISTICA Tipo Report ottenibili

Quantità = numero di scadenze aperte

Valore= importo scadenza

Riepilogo Scadenze fatt. per mese e modalità di pagamento A

10 - Scadenziario passivo

Solo per modulo Gestione Finanziaria

Quantità = numero di scadenze aperte

Valore= importo scadenza

Scadenze fatt. per fornitore (scaduto ad oggi e a scadere) C

Scadenze fatt. per mod. pagamento e fornitore (scaduto ad oggi e a scadere)

C

Riepilogo Scadenze fatt. per mese e modalita di pagamento A




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MODULO CONTABILITA’ E FINANZA

Il modulo gestisce l’attività amministrativa5a e finanziaria della struttura sanitaria: scadenziari clienti e fornitori, solleciti automatizzati a clienti, registrazione fatture passive, stampa libri iva, registrazioni incassi e pagamenti e stampa prima nota cassa/banca. GESTIONE CONTABILE

Stampa provvisoria e definitiva LIBRI IVA Vendite, registrazione fatture fornitori e stampa provvisoria e definitiva LIBRI IVA Acquisti, impostazione centri di ricavo per analisi fatturato. GESTIONE FINANZIARIA

Registrazione incassi e pagamenti, registrazione altri movimenti finanziari, stampe prima nota cassa e banca, emissione Ri.Ba. anche su file (tracciato ABI) per caricamento su Home/Internet banking. SCADENZIARIO ATTIVO

- Gestione partite da fatture emesse, stampe partite aperte/chiuse con vari criteri di selezione (sequenza di fatturazione, data fattura, numero fattura, cliente, data scadenza, modalità di pagamento, banca struttura sanitaria, anche rate saldate, rate con effetti presentati, dettagli o solo totali);

- Invio Moduli di sollecito pagamenti a clienti anche per e-mail SCADENZIARIO PASSIVO

- Gestione partite da fatture ricevute, stampe partite aperte/chiuse con vari criteri di selezione (sequenza, Data Scadenza, Data Registrazione, N° Protocollo, Fornitore, Data Fattura, anche Rate Saldate, dettagli o solo totali).

5 Contabilità semplificata oppure invio prima nota cassa/banca al consulente esterno per la tenuta della contabilità ordinaria.




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MEDICINA DEL LAVORO — VERSIONE BASE

Il modulo in oggetto consente di automatizzare e velocizzare le procedure relative alla gestione delle prestazioni erogate nell’ambito della medicina del lavoro e di procedere alla fatturazione delle stesse. ANAGRAFICHE DEL MODULO MEDICINA DEL LAVORO

Anagrafica ditta Contenente tutti i dati anagrafici della ditta:

- Comuni dati anagrafici: codice e descrizione (dati obbligatori), Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, città,

provincia, cap, e-mail, cellulare, telefono, fax, responsabile, note, settore di appartenenza, codice Ateco, Medico del Lavoro, referente,

- Dati inerenti la fatturazione: listino prezzi applicabile, % sconto applicata, metodo di applicazione dello sconto (sconto indifferenziato o sconto differenziato per singola prestazione), codice IVA, categoria di ricavo attribuita alle prestazioni effettuate sulla ditta, indirizzo di spedizione fattura, cliente di fatturazione (se diverso dal cliente di accettazione), condizioni di credito e modalità di pagamento, banca cliente, IBAN, invio fatture per e-mail

Altri dati:

- Ditta disattiva: per non effettuare più accettazioni o programmazioni scadenze sulla ditta senza cancellare l’anagrafica;

- 10 campi utente: campi a disposizione dell'utente per finalità varie. Il campo potrebbe essere utilizzato per personalizzazione delle reportistiche oppure per raccogliere altri dati anagrafici non espressamente previsti;

Anagrafica reparti I reparti consentono di raggruppare i dipendenti per mansioni omogenee, ovvero aventi lo stesso protocollo di sorveglianza sanitaria6. Ai reparti possono essere associati i rischi lavorativi relativi alle mansioni.

Anagrafica dipendenti Contenente i dati dei dipendenti della ditta:

- Dati anagrafici principali: cognome, nome, data di nascita, sesso, reparto di appartenenza; - Altri dati: numero di matricola, data di assunzione e data dimissione, note cliniche, comune di nascita,

codice fiscale (con funzioni di calcolo), indirizzo di residenza, medico curante, telefono, cellulare, e-mail, data firma consenso privacy,

- 10 campi utente: campi a disposizione dell'utente per finalità varie. Il campo potrebbe essere utilizzato per personalizzazione delle reportistiche oppure per raccogliere altri dati anagrafici non espressamente previsti.

Associazione prestazioni (protocollo) alla ditta/dipendenti Le prestazioni del protocollo di sorveglianza sanitaria possono essere associate alla ditta od ai reparti di appartenenza dei dipendenti. Il protocollo di sorveglianza sanitaria comprende i seguenti dati:

- Prestazione, periodicità della prestazione (in mesi)7; - Altri dati: medico associato alla prestazione (medico competente o medico specialista), prestazione da

non riprogrammare.

6 Il protocollo di sorveglianza sanitaria è l'insieme delle visite mediche, delle indagini specialistiche e di laboratorio al fine di garantire la protezione sanitaria dei lavoratori nei confronti del rischio lavorativo. 7 Per la gestione dello scadenziario degli interventi sarà necessario acquistare il Modulo Medicina del Lavoro versione estesa




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Protocolli sanitari per tipologia di attività Per facilitare la gestione della programmazione interventi è gestita la definizione di protocolli sanitari associabili al settore di attività dell’azienda. Allo stesso settore di attività possono essere associati più protocolli per gestire interventi presso aziende che, pur appartenendo allo stesso settore, presentano diversi fattori di rischio. Una volta definito il protocollo sanitario (con esami associati e periodicità relative, eventualmente differenziate per reparto), questo può essere utilizzato al momento della creazione ditta in anagrafica. ACCETTAZIONE DIPENDENTI

L’accettazione dei dipendenti della ditta può essere effettuate con due modalità alternative: accettazione singola o accettazione multipla.

Accettazione Singola Da questa funzione verranno effettate le accettazioni dei dipendenti delle ditte per singolo dipendente; l’utente potrà richiamare la ditta e visualizzare l’elenco dei dipendenti associati (dipendenti già inseriti in anagrafica ditta); potrà inoltre richiamare il protocollo associato alla ditta o al reparto di appartenenza del dipendente e caricare le analisi in automatico. Nel caso di un nuovo dipendente da questa funzione sarà possibile alimentare in automatico l’elenco dei dipendenti dalla fase di accettazione, associare il dipendente all’eventuale reparto di appartenenza e richiamare gli esami associati alla ditta o al reparto.

Accettazione Ditta Multipla Da questa funzione sarà possibile effettuare un accettazione contemporanea per tutti i dipendenti della ditta, oppure selezionare uno specifico reparto. E’ possibile inoltre accettare tutte le prestazioni o solo quelle associate ad una o più categoria di prestazione (es. esami ematochimici, monitoraggio biologico, esami strumentali ecc). La procedura accetterà le prestazioni del protocollo di sorveglianza associate alla ditta od al reparto di appartenenza del dipendente. Nel caso in cui venga utilizzato lo scadenziario interventi (vedi Medicina del Lavoro — versione estesa) sarà possibile impostare la data di scadenza prevista entro la quale si vogliono effettuare le accettazione automatiche. Si possono inoltre generare tutte le etichette relative all’accettazione dei dipendenti selezionati. FATTURAZIONE

La fatturazione della ditta viene fatta in automatico in base alle accettazioni effettuate nel periodo. Nella procedura di fatturazione si selezionerà il periodo relativamente al quale si vogliono fatturare le prestazioni (da data a data) ed eventualmente il cliente. La fattura, in relazione alle impostazioni effettuate nell’applicativo, valorizzerà:

- Le prestazioni raggruppate per giorno di accettazione (es. PRESTAZIONI SORVEGLIANZA SANITARIA DEL [data di accettazione]);

- Le prestazioni raggruppate per codice prestazione relativamente a tutto il periodo oggetto di fatturazione con la relativa quantità e valore (es. Visite Medico del Lavoro q.ta 3 prezzo unitario € XX,XX, prezzo totale € YYY,YY)

Le descrizioni inserite in fattura possono essere parametrizzate dall’utente ed è possibile differenziarle per singolo cliente. Sarà possibile indicare un cliente di fatturazione diverso dalla ditta di appartenenza dei dipendenti ed un diverso indirizzo di spedizione fattura. Alla fattura potranno essere associati gli elenchi nominativi dei dipendenti a cui sono stati effettuate le prestazioni.

Fatturazione di prova E’ possibile scegliere di effettuare una fatturazione di prova per le prestazioni effettate alle ditte o per una selezione di esse.




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Le fatture di prova generate possono essere stampate o visualizzate, controllate ed eventualmente modificate e successivamente trasformate in fatture definitive.

Altre operazioni su fatturazione a ditte Sono previste alcune operazioni massive che possono essere effettuate su fatture generate dalle procedure:

- Trasformazione fatture provvisorie in fatture definitive - Stampa massiva fatture (sia provvisorie che definitive) - Invio fatture a mezzo mail (anche con allegati gli gli elenchi nominativi dei dipendenti a cui sono stati

effettuate le prestazioni.




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MEDICINA DEL LAVORO — VERSIONE ESTESA

Il modulo in oggetto consente di gestire: - Lo scadenziario degli interventi relativi alla medicina del lavoro; - La generazione e compilazione Cartelle Sanitarie e di Rischio secondo l'allegato 3A TU Sicurezza; - Dati rilevanti per la comunicazione dati aggregati secondo l'allegato 3B TU Sicurezza; - La gestione della Relazione Sanitaria del medico competente.

SCADENZARIO INTERVENTI

Lo scadenziario degli interventi viene gestito analiticamente per ogni dipendente in base al protocollo associato alla ditta (reparto generico) o al reparto di appartenenza del dipendente.

Interventi programmati e interventi confermati In base alla periodicità degli interventi definiti in anagrafica ditta e alla data dell’ultimo intervento effettuato il software genera uno scadenziario degli interventi programmati. Saranno disponibili delle reportistiche, sia sommarie che analitiche, delle scadenze previste per ditta, per medico competente, per area geografica di attività o per ambulatorio (nel caso in cui l’attività venga svolta in più di una sede). Sarà poi possibile trasformare gli interventi programmati in interventi confermati specificando la data esatta concordata con la ditta ed, eventualmente, l’orario, il medico e se l’intervento è all’interno della struttura o presso la ditta. Tale gestione potrà avvenire per singolo esame/dipendente o attraverso raggruppamenti di dipendenti (reparti) o di esami (categorie ad es. esami ematochimici, prove di funzionalità, monitoraggio biologico, vaccinazioni ecc.)

Funzionalità particolari in definizione del protocollo ditta/reparto E’ possibile definire nel protocollo associato alla ditta o ad un reparto:

- Una sequenza di programmazione degli esami - Un attributo di non riprogrammazione di un esame

La sequenza di programmazione può essere utilizzata quando all’esame/prestazione del protocollo succede un altro esame/prestazione. Tipici esempi pratici di utilizzo delle sequenze di programmazione sono la gestione delle vaccinazioni (es. antitetanica) oppure se la struttura decide di attribuire una diversa codifica alla visita iniziale rispetto alla visita periodica (ad esempio per differenze nei prezzi praticati). L’attributo Riprogrammazione a NO, può essere utilizzato nei casi in cui, ad esempio, un accertamento sia previsto solo al momento dell’assunzione (visita preventiva) e poi non riprogrammata successivamente con cadenza periodica.

Eccezioni dipendente Nello scadenziario analitico per dipendente è possibile inserire delle eccezioni rispetto al protocollo definito sulla ditta o sullo specifico reparto. In particolare possono essere definiti:

- Prestazioni aggiuntive (accertamenti non previsti dal protocollo); - Periodicità di accertamento di una prestazione diversa da quella prevista dal protocollo.

Riprogrammazione La funzione di riprogrammazione consente di visualizzare, per la ditta e le scadenze selezionate, tutti gli interventi previsti con l’evidenziazione di quelli non effettuati. Le scadenze relative ai dipendenti od ai singoli esami che erano previsti, ma non sono stati effettuati possono essere chiusi comunque e riprogrammato l’intervento alla prossima scadenza.

CARTELLE SANITARIE DIPENDENTI E CERTIFICATI DI IDONEITÀ

(Gestione contenuti allegato 3A D.lgs 81/08—TU Sicurezza)




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Il programma permette la generazione delle Cartelle Sanitarie dipendenti delle ditte inserite in anagrafica. Le cartelle possono essere differenziabili (ad. es. per la prima visita e per gli accertamenti sanitari periodici successivi). I documenti generabili sono conformi a quanto stabilito dall’allegato 3A del D.Lgs 81/08, ma liberamente definibili nel contenuto specifico dalla struttura stessa. E’ possibile ottenere:

- Cartelle Sanitaria predisposte per compilazione manuale da parte del medico (stampate con i soli dati anagrafici del dipendente e della ditta, fattori di rischio, note cliniche del paziente ed altri eventuali dati anagrafici, accertamenti effettuati ecc,) e predisposte per la successiva compilazione manuale delle sezioni relative alla visita medica;

- Cartelle Sanitarie che prevedono la compilazione totale a video. DATI RILEVANTI PER LA COMUNICAZIONE DATI AGGREGATI SECONDO L'ALLEGATO 3B TU SICUREZZA

E’ possibile ottenere un documento riepilogativo per ditta contenente i dati rilevanti per la comunicazione dei dati aggregati previsti dall’allegato 3B TU sicurezza. Principali sezioni:

- DATI IDENTIFICATIVI DELL'AZIENDA - NUMERO LAVORATORI OCCUPATI - DATI IDENTIFICATIVI DEL MEDICO COMPETENTE - DATI RELATIVI ALLA SORVEGLIANZA SANITARIA - RISCHI LAVORATIVI - ADEMPIMENTI AI SENSI DELL’ART. 41 CO 4 – D.LGS. 81/08

RELAZIONE SANITARIA DEL MEDICO COMPETENTE

La Relazione Sanitaria Periodica prevista dall'art. 25 lettera i) fra gli OBLIGHI DEL MEDICO COMPETENTE dal nuovo TU in materia di sicurezza (D. Lgsl. (1/08), ovvero: "Il medico competente …… (omissis) i) comunica per iscritto, in occasione delle riunioni di cui all'articolo 35 (nota: almeno una volta l'anno) , al datore di lavoro, al responsabile del servizio di prevenzione protezione dai rischi, ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata e fornisce indicazioni sul significato di detti risultati ai fini della attuazione delle misure per la tutela della salute e della integrità psico-fisica dei lavoratori…(omissis)". NOTA. La struttura della relazione sanitaria proposta si basa sullo schema elaborato dal Dipartimento di Sanità Pubblica, Servizio Prevenzione e Sicurezza Ambienti di Lavoro, della AUSL di Modena (reperibile sul sito: http://www.ausl.mo.it/dsp/spsal/spsal_sorv_sanitaria.htm) prevede le seguenti sezioni:

- ACCERTAMENTI EFFETTUATI SUDDIVISI PER REPARTO - RIEPILOGO IDONEITA’ (suddiviso per reparto e lavoratori maschi-femmine) - RIEPILOGO RISULTATI PRESTAZIONI SPECIALISTICHE (suddiviso per reparto e lavoratori maschi-femmine) - RIEPILOGO RISULTATI MONITORAGGIO BIOLOGICO (suddiviso per reparto e lavoratori maschi-femmine) - RIEPILOGO RISULTATI ESAMI CHIMICO-CLINICI (suddiviso per reparto e lavoratori maschi-femmine)




http://www.ausl.mo.it/dsp/spsal/spsal_sorv_sanitaria.htm

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MODULO APPUNTAMENTI MEDICI

ANAGRAFICA MEDICI E SETTIMANA MEDICO

Medici I medici definiti in questa anagrafica sono i soli Medici Specialistici (che operano nell’ambito della struttura sanitaria) e per i quali sarà possibile definire l’agenda degli appuntamenti. Potranno essere inserite le seguenti informazioni anagrafiche:

- Codice, Nominativo, Indirizzo, Codice Fiscale, Data Nascita, Comune Nascita, Note, Telefono, Fax, Tipo Medico, e-mail, Cellulare, Codice Regionale Medico;

Inoltre, per quanto riguarda l’invio delle agende appuntamenti, sono previsti 2 parametri: - Invia Agenda per e-mail: Se fleggato l'agenda appuntamenti del medico potrà essere inviata per e-mail allo

stesso dalle apposite funzioni; - Invia Agenda per SMS: Se fleggato informazioni sintetiche sugli appuntamenti del medico potranno essere

inviate come SMS allo stesso dalle apposite funzioni

Prestazioni del medico Qualora il medico sia uno specialista o un medico del lavoro è possibile definire/richiamare dall’anagrafica prestazioni, le prestazioni specifiche erogate dal medico stesso. Nel caso di medico specialista tali prestazioni saranno visibili in fase di prenotazione appuntamento. Se si definiscono i prezzi praticati dal medico alla struttura per le prestazioni indicate (in valore assoluto o in % rispetto al prezzo praticato dalla struttura), l’assegnazione del medico in prenotazione e la successiva accettazione delle prestazioni erogate comporterà la possibilità di ottenere delle stampe di valorizzazione delle prestazioni del medico stesso che verranno riconosciute dalla struttura.

Settimana medico La scheda è utilizzata per la definizione della settimana “standard” del medico.

- E’ possibile indicare le date di validità (dal /al) per indicare a quale periodo si riferisce la settimana tipo (se non indicate sarà applicabile sempre);

- Per lo stesso giorno della settimana è possibile indicare più intervalli (ad esempio in caso di attività della mattina e del pomeriggio con pausa pranzo);

- E’ possibile indicare delle note specifiche per il giorno della settimana di presenza del medico; le note saranno visibili in fase di prenotazioni appuntamenti;

- E’ possibile assegnare la stanza al medico per il giorno della settimana indicato (vedi paragrafo Assegnazione stanza al medico e ricerche stanze disponibili); nel caso venga selezionata una stanza già occupata da altro medico per lo stesso spazio orario o comunque per un orario che si sovrappone viene segnalato all’operatore.

Indisponibilità E’ possibile creare delle date di indisponibilità del medico nell’ambito della sua settimana tipo (ad esempio ferie del medico); una data resa indisponibile potrà essere successivamente ripristinata.

Disponibilità Extra E’ possibile creare delle date specifiche di “disponibilità extra” sia perché la data non ricade nella settimana tipo del medico sia perché l’impostazione di ora inizio/ora fine/durata è diversa da quella prevista dalla settimana tipo (ad esempio perché il medico viene 1 ora prima del previsto); in questo secondo caso per la data creata nelle disponibilità extra la struttura (orario inizio/orario fine/durata) prevale sulla settimana tipo.




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TIP: La scheda Disponibilità Extra può essere utilizzata anche per tutti i casi in cui la presenza del medico non è di tipo settimanale (es. ogni 15 giorni, oppure se le presenze vengono

comunicate di volta in volta).

Sintesi: Priorità della struttura ora inizio/ora fine/ durata nella creazione dell’agenda medico In base a quanto detto la stessa data potrebbe trovarsi contemporaneamente sia nella settimana tipo del medico, nella scheda indisponibilità e nella scheda disponibilità extra. In questo caso le impostazioni verranno considerate nel seguente ordine di priorità: I - Scheda Indisponibilità. Quando una data è nella scheda indisponibilità, indipendentemente da altre impostazioni, la giornata comparirà nell’agenda con il simbolo indisponibile) e non sarà possibile inserirvi prenotazioni. II - Scheda Disponibilità Extra Quando una data è nella scheda disponibilità Extra la struttura qui riportata sarà l’unica che verrà presa in considerazione per la creazione dell’agenda in quella data; in altre parole la settimana tipo non verrà considerata, anche se definita per un’altra fascia oraria. III - Scheda Settimana Medico Poiché la struttura qui rappresentata è quella della settimana “tipo” o “standard”, la struttura viene considerata solo se non sono state immesse eccezioni per quella data (punti I o II).

Indisponibilità dell’intera struttura: calendario festività Nel caso in cui l’intera struttura sia chiusa (es. festività, ferie ecc.), sarà possibile, anziché inserire le indisponibilità nelle schede dei singoli medici, inserire il calendario delle festività per la struttura.

Assegnazione stanza al medico e ricerche stanze disponibili L'assegnazione delle stanze al medico è una fase opzionale (non è necessaria per creare l'agenda del medico); viene utilizzata per: - Organizzare la disponibilità delle stanze a disposizione della struttura (propedeutico per l’utilizzo della funzione di Ricerca Disponibilità Stanze, stampe da Anagrafiche Stanze con l'occupazione giornaliera delle stanze) - Assegnare il Biglietto Coda con indicazione della stanza in cui recarsi (gestione del Monitor di Sala) La stanza può essere assegnata al medico:

- “Riservandola” al medico dall’anagrafica stanze (in questo caso la stanza non potrà essere assegnata ad altri medici nemmeno quando il medico a cui è riservata non è presente in struttura);

- In fase di definizione della settimana medico o delle disponibilità extra del medico. In questo caso la stanza sarà occupata solo nelle giornate/orari di presenza del medico.

La funzione di ricerca stanze disponibili consente di trovare le stanze disponibili indicando il giorno ora inizio e ora fine. La funzione restituirà le informazioni sulle stanze disponibili per la giornata, occupate nella giornata ma con un orario compatibile e occupate nella giornata e con orario non compatibile. ANGRAFICA ANALISI E PRESTAZIONI

Anagrafica analisi e prestazioni – informazioni base Ad ogni prestazione effettuata è possibile associare:




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- Codice e Descrizione (dati obbligatori) - Se la prestazione è erogata in regime di convenzione con il SSN il Prezzo del Nomenclatore Regionale ed il

Codice Nomenclatore; - Le note prenotazione legate alla prestazione (informazioni o istruzioni inerenti la preparazione all’esame

che verranno inserite nella conferma della prenotazione al paziente.

PRENOTAZIONI

Le funzionalità previste dal Modulo consentono di effettuare le prenotazioni dei pazienti per i vari medici specialistici che operano all’interno della struttura sanitaria

Ricerca disponibilità E’ possibile ricercare sia direttamente il medico che le prestazioni erogate visualizzando i medici che erogano la prestazione. Una volta selezionato il medico il sistema proporrà:

In automatico il primo spazio disponibile

Evidenzierà in verde le giornate disponibili

Evidenzierà in rosso le giornate di presenza ma completamente prenotate

Le giornate incluse nella settimana tipo ma eccezionalmente non disponibile con croce rossa Sarà possibile spostarsi rapidamente di mese in mese e cliccare sulla giornata selezionata per visualizzare gli spazi orari disponibili. Concordata la giornata e l’orario sarà possibile effettuare la prenotazione.

Effettuazione prenotazione Informazioni inseribili nella prenotazione:

- Cognome e Nome (unici dati obbligatori) Facendo doppio clic sul campo cognome verrà richiamata in automatico l’anagrafica clienti censiti per quel cognome (o parte di esso). Qualora già esistente il paziente potrà essere richiamato dall’anagrafica e sarà visualizzato il Codice Cliente nel relativo campo e tutti i dati anagrafici già salvati in precedenza (es. recapiti vari, note cliniche paziente) verranno visualizzati.

Nel caso di utilizzo congiunto con il Modulo Medicina del lavoro sarà possibile indicare la ditta ed aprire l’anagrafica dei dipendenti della ditta.

- Altri dati inseribili in prenotazione (non obbligatori): data di nascita, codice fiscale, telefono, cellulare, e-mail, note prenotazione, listino prezzi da applicare.

- Inserimento Prestazione/i da effettuare.

NB: Non è necessario l'inserimento della specifica prestazione in quanto l'appuntamento viene salvato anche senza tale indicazione (appuntamento generico);

La durata di ogni appuntamento “standard” sarà stabilita in anagrafica medico. E’ però possibile attribuire ad una o più specifiche prestazioni delle durate diverse (inferiori o superiori) alla durata standard. In questo caso, al momento della prenotazione lo spazio orario successivo verrà corrispondentemente diminuito o aumentato.




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Al salvataggio della prenotazione è possibile stampare la CONFERMA PRENOTAZIONE per consegnarla al paziente oppure inviarla per e-mail. La conferma prenotazione potrà contenere dati utili quali indicazioni per raggiungere la struttura, mappa stradale ecc. La conferma della prenotazione potrà essere inviata anche via SMS8

Invio di promemoria appuntamento sia via e-mail che SMS9 a pazienti o medici E’ possibile inviare i promemoria degli appuntamenti ai pazienti che hanno prenotato, ad esempio, per il giorno dopo. I promemoria possono essere inviati sia via SMS che e-mail. E’ possibile inviare l’agenda al medico, ad esempio per il giorno successivo, via e-mail, oppure un riepilogo degli appuntamenti per il giorno successivo (numero appuntamenti, ora primo appuntamento e ora ultimo appuntamento) via SMS3.

Gestione più punti di prenotazioni contemporanei Per la gestione delle prenotazioni effettuate contemporaneamente da più di una postazione, la giornata su cui è posizionato un operatore sarà "Bloccata" fino all'uscita stessa. In questo modo non sarà possibile prendere appuntamenti contemporanei per la stessa data/medico da parte di operatori diversi.

Stampa Agenda Dall’agenda sarà possibile stampare:

- L’agenda relativa al singolo medico (per una giornata o per un periodo), che potrà essere consegnata al medico stesso;

- L'agenda giornaliera per l’intera struttura — che potrà rimanere al banco di ricevimento pazienti. L’agenda degli appuntamenti per il giorno o i gironi successivi potrà essere inviata al medico a mezzo mail ALTRE AZIONI SU AGENDA APPUNTAMENTI

Ricerca prenotazione, spostamento o cancellazione E’ possibile ricercare le prenotazioni effettuate (sia per date future che passate) per vari criteri: nominativo paziente (o parte di esso), medico, data, numero prenotazione e orario. La prenotazione può essere sia cancellata che spostata in altra data/orario senza necessità di reinserire i dati.

Annullamento disponibilità spazi orari o intera giornata Direttamente dall’agenda del medico è possibile sia rendere indisponibili degli spazi orari che l’intera giornata.

Inserimento appuntamenti “fuori orario” E’ possibile inserire appuntamenti senza occupare spazi orari. Gli appuntamenti così inseriti seguiranno comunque il normale “ciclo” degli appuntamenti con orario (ad esempio potranno essere comunque oggetto di accettazione e fatturazione al paziente). GESTIONE PRENOTAZIONI DEL GIORNO

Dalla funzionalità di gestione delle prenotazioni del giorno saranno visualizzati tutti i pazienti prenotati per la giornata in ordine di orario prenotato. Dalla maschera è possibile visualizzare solo i pazienti non ancora accettati dalla segreteria (impostazione standard) oppure anche i pazienti già accettati. Dalla funzione di gestione delle prenotazioni del giorno sarà possibile:

- Stampare il biglietto coda all’arrivo del paziente. Il biglietto coda mostrerà, oltre al numero di coda assegnato (per chiamata anonima del paziente) il medico con il quale è stata prenotata la prestazione, l’orario prenotato ed il numero delle prenotazioni precedenti che non hanno già terminato la visita;

- Gestire lo “stato prenotazione”: paziente non arrivato, paziente in sala d’attesa, paziente in chiamata, paziente dal medico e paziente visita terminata. Lo stato prenotazione potrà essere gestito sia dalla

8 Per l’invio di SMS occorre un abbonamento con gestore SMS via internet

9 Per l’invio di SMS occorre un abbonamento con gestore SMS via internet




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segreteria che direttamente dalla postazione di lavoro del medico; si rappresenta sotto il flusso dello stato prenotazione dei pazienti.

Figura 1 - Flusso di gestione "stato prenotazione"

- Le operazioni sullo “stato prenotazione” possono essere effettuate sia dal medico (postazione di lavoro Medico Specialista” che dalla segreteria/accettazione (postazione di lavoro standard);

- Ideale completamento alla gestione dello “stato prenotazione” è il modulo Gestione Monitor di Sala

Il monitor di sala per la visualizzazione delle prenotazioni del giorno consente ai pazienti presenti nelle sale di attesa di visualizzare il numero assegnato con il biglietto coda: il numero del paziente attualmente dal medico e del prossimo paziente che verrà chiamato, la stanza e il piano in cui visita il medico con cui hanno prenotato la prestazione, il paziente in chiamata per

il medico. Può essere aggiunto un video10 con informative o pubblicità sulle prestazioni della struttura.

10 Video non incluso—realizzazione a carico dell’utente (anche con Microsoft Power Point)

Arrivo Paziente

La segreteria/accettazione indica "paziente in sala di attesa" e stampa biglietto coda

Chimata prossimo paziente

Il medico cliccando su "Chiama prossimo paziente" mette in automatico il primo paziente in coda in stato "paziente in chiamata". Sul monitor verrà visulizzato il numero coda ed il nominativo del paziente in chiamata

Paziente dal Paziente dal medico

Il medico cliccando su "Paziente dal medico" conferma l'arrivo del paziente (cliccando nuovamente su chiamata prossimo paziente si mette invece in chiamata il paziente successivo) .

Paziente visita terminata

Il medico cliccando su "Chiama prossimo paziente" mette in automatico il primo paziente in coda in stato "paziente in chiamata" ed il paziente con stato "dal medico" in stato "paziente visita terminata"




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Accettazione pazienti Quando il paziente prenotato si reca presso la struttura la prenotazione viene trasformata in accettazione. Nella trasformazione verranno integrati gli eventuali dati mancanti del paziente (indirizzo, codice fiscale ecc.); se il paziente è già presente in archivio verranno proposti i dati presenti. La trasformazione in accettazione consentirà di:

- Effettuare la fatturazione al paziente (sia da parte del poliambulatorio che del medico con la gestione accentrata degli incassi;

- Produrre i riepiloghi ASL/Regione per le prestazioni erogate in regime di convenzione SSN; - Alimentare le stampe di riepilogo di valorizzazione delle prestazioni del medico specialista.

Codice Fiscale Il codice fiscale può essere digitato oppure calcolato dal sistema utilizzando l’apposita funzione; è possibile inoltre inserire il codice fiscale (o leggere lo stesso dal bar-code della tessera sanitaria, utilizzando un comune lettore di codici a barre) e, richiamare il paziente — qualora già presente in anagrafica — oppure precompilare i dati ricavati dalla lettura (data di nascita, comune di nascita, sesso).

Gestione “privacy” Viene gestita la stampa del modulo di autorizzazione al trattamento dei dati (cd. Legge “privacy”), proposto in automatico nel caso di nuovo paziente. La data di firma dell’autorizzazione viene memorizzata in anagrafica paziente. VALORIZZAZIONE PRESTAZIONI MEDICO SPECIALISTA

Se indicato in Anagrafica Medico Specialista le prestazioni erogate con i relativi prezzi (in valore assoluto od in % sul valore della prestazione erogata al paziente), le accettazioni relative al medico specialista verranno valorizzate. Sarà possibile ottenere dei report di valorizzazione:

- Sintetici (per giornata e prestazione); - Analitici (con dettaglio per singolo paziente).

INSERIMENTO RISULTATI PRESTAZIONI SPECIALISTICHE E STAMPA REFERTI

Inserimento risultati prestazioni specialistiche Il programma consente la compilazione del referto del medico specialista, per le prestazioni inserite in accettazione. Tale compilazione è facilitata da una tabella di risultati predefiniti (refertazioni standard), suddivisi per tipologia di risultati e abbinati alle prestazioni. I risultati predefiniti, una volta richiamati sullo specifico referto medico, possono essere modificati nel referto stesso. Nella configurazione “Postazione di Lavoro medico specialista” il medico, una volta loggato nel software con proprio nome utente e password avrà accesso alla refertazione dei soli pazienti relativi ad una prenotazione da lui erogata.

Aggiunta di immagini e di informazioni specifiche per il referto Nel caso in cui si desiderino aggiungere immagini o altre informazioni specifiche legate al tipo di referto o alla prestazione sarà possibile richiedere referti personalizzati (servizio). FATTURE

Fattura poliambulatorio e Fattura medico E’ possibile fatturare le prestazioni specialistiche sia da parte del poliambulatorio che del medico con gestione della riscossione accentrata del poliambulatorio (l.296/2006). Nel caso della fattura da parte del medico sarà possibile gestire:

- Intestazione fattura con logo del medico - Numero fattura automatico (con gestione numeratore) o manuale;




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- Registro degli incassi effettuati in nome e per conto del medico; - Dati utili per la compilazione della Comunicazione annua dei compensi riscossi da parte delle strutture

sanitarie private (Mod SSP)

Fatturazione automatica affitti o canoni periodici E’ possibile impostare per ogni medico la frequenza e l’importo dell’affitto o di altri canoni periodici che il poliambulatorio fatturerà al medico per l’uso dei locali e/o delle attrezzature. Le fatture potranno essere generate automaticamente a fine mese o per altro periodo/frequenza.




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MODULO GESTIONE DEL MONITOR DI SALA

Il Modulo Gestione del Monitor di Sala consente di far visualizzare su un monitor normalmente posto a parete della sala di aspetto e connesso ad un PC in rete11, l’elenco dei medici presenti nella giornata in struttura con:

- Numero di Coda del paziente dal medico - Numero di coda del prossimo paziente per il medico - Stanza/piano dove visita il medico - Il paziente in chiamata (evidenziato in giallo)

Sarà inoltre possibile, in una sezione dello schermo, far visualizzare un filmato a ciclo continuo dove la struttura potrà fornire informazioni utili all’utenza ad esempio sulla struttura, le prestazioni erogate o altri argomenti. Il filmato potrà essere creato dall’utente stesso con utilizzo di comuni strumenti per la creazione di video (esempio Microsoft Power Point). Il modulo è l’ideale completamento dell’utilizzo del:

- Biglietto coda: Stampato e consegnato all’arrivo del paziente per effettuare la chiamata del paziente in forma anonima.

- Postazione di lavoro medico specialista: I pazienti potranno essere chiamati dal medico stesso sul Monito di Sala attraverso la sua postazione di lavoro.

11 Il PC, il monitor ed il filmato non vengono forniti. Il cliente si potrà rivolgere a fornitori di sua fiducia




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POSTAZIONE DI LAVORO MEDICO SPECIALISTA

La postazione di lavoro “Medico Specialista” richiede che l’utente che accede al programma sia stato definito fra i medici operanti nella struttura. In particolare il medico specialista potrà accedere alle funzioni di12:

Gestione Agenda Nella sua agenda il medico potrà:

- Effettuare prenotazioni - Cancellare prenotazioni - Spostare una prenotazione a data/orario diverso - Rendere indisponibile lo spazio/ ripristinare la disponibilità dello spazio

Appuntamenti del giorno Negli appuntamenti della giornata in corso il medico visualizzerà:

- L’elenco degli appuntamenti relativi alle prestazioni da lui erogate - I pazienti con lui prenotati arrivati in sala di aspetto

Il medico inoltre potrà mettere in chiamata il prossimo paziente— la chiamata comparirà sul Monitor di sala

Fatturazione del medico Qualora sia previsto che sia il medico a fatturare il paziente finale potrà essere lui stesso a farlo. Nel caso in cui invece la fatturazione sia effettuata dalla segreteria il medico potrà comunque visualizzare le fatture fatte per suo conto, eventualmente ristamparle.

Registro degli incassi Anche in questo caso l’incasso potrà essere gestito dal medico o dalla segreteria. Il medico potrà stampare comunque il registro degli incassi che lo riguardano.

Refertazione Il programma consente la compilazione del referto del medico specialista, per le prestazioni inserite in accettazione. Tale compilazione è facilitata da una tabella di risultati predefiniti (refertazioni standard), suddivise per tipologia di risultati e abbinata alla prestazione. I risultati predefiniti, una volta richiamati sul referto medico, possono essere modificati nel referto. Il referto potrà anche essere firmato digitalmente e inviato per e-mail al paziente.

Aggiunta di immagini e di informazioni specifiche per il referto Nel caso in cui si desiderino aggiungere immagini o altre informazioni specifiche legate al tipo di referto (es. branca) o alla prestazione sarà possibile richiedere referti personalizzati (servizio).

12 Alcune delle funzioni elencate potranno essere eventualmente inibite dalle impostazioni per utente




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SERVIZIO REFERTI ON-LINE

IL SERVIZIO Mette a disposizione di: - Pazienti finali della struttura sanitaria - Medici curanti (per i pazienti privati) - Medici del lavoro (per la medicina del lavoro) - Punti di Prelievo/ditte (o comunque strutture terze a cui i pazienti fanno riferimento)

i Referti emessi direttamente sul WEB in un’area riservata e protetta da crittografia SSL 128 bit, certificata da Geo Trust Global CA, la più accreditata Authority del mondo per la sicurezza su Internet.

- L’utente intermedio (medico curante o medico del lavoro) che può accedere all’area riservata per la consultazione dei Referti relativi ai propri pazienti viene creato in automatico dalla conferma di adesione al servizio in anagrafica medico e le credenziali di accesso al cliente finale vengono comunicate a mezzo mail (invio automatizzato)

- I Referti emessi (solo se validati o firmati digitalmente) vengono caricati in automatico sul sito WEB e sia il paziente finale (se ha fornito il proprio indirizzo mail) che il medico curante (se ha aderito al servizio) viene informato della disponibilità sul WEB di nuovi referti a mezzo mail (invio automatizzato)

- Il caricamento automatico dei Referti emessi dalla struttura sanitaria sul WEB SERVER viene effettuato attraverso una connessione FTPS (FTP che usa trasferimento sicuro e criptato di tipo SSL)

- La pagina di accesso all’area riservata da parte sia del paziente finale che del medico curante viene personalizzata con i dati della struttura sanitaria (loghi, dati anagrafici) e potrà anche essere integrata con il sito internet utilizzato dalla struttura sanitaria.

NORMATIVA REFERTI ON-LINE

Con le “Linee guida in tema di referti on-line”, pubblicate il 25 giugno 2009, il Garante della Privacy ha regolamentato alcuni aspetti della REFERTAZIONE ON-LINE ovvero della possibilità per l'assistito di accedere al "referto" …. con modalità informatica. Si pone a carico della struttura sanitaria che vuole implementare questo servizio alla propria clientela una serie di oneri e precauzioni in materia di sicurezza e tutela dei dati personali del paziente, fra i quali:

- Protocolli di comunicazione sicuri, basati sull'utilizzo di standard crittografici per la comunicazione elettronica dei dati, con la certificazione digitale dell'identità dei sistemi che erogano il servizio in rete (protocolli https ssl – Secure Socket Layer);

- L’utilizzo di idonei sistemi di autenticazione dell'interessato; - Disponibilità limitata nel tempo del referto on-line (massimo 30 gg.); - Possibilità da parte dell'utente di sottrarre alla visibilità in modalità on-line i referti che lo riguardano; - Facoltatività per il paziente all’adesione del servizio—possibilità di non aderire solo per alcuni referti; - Facoltatività di concedere l’accesso al/ai referti anche al medico curante; - Garanzia al paziente in ogni caso (ndr anche se ha aderito al servizio referti on-line) della possibilità di

continuare a ritirare i referti cartacei presso la struttura erogatrice della prestazione.

Il servizio Referti on-line messo a disposizione dai clienti LabPro ver 5.0 rispetta i requisiti imposti dalla normativa

ACCESSO PAZIENTE AL SERVIZIO REFERTI ON-LINE

Le credenziali di accesso al servizio referti on-line potranno essere consegnate al paziente insieme al biglietto di ritiro del referto, a condizione che abbia prestato il consenso per la pubblicazione on-line.




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Le credenziali di accesso saranno DUE: - ID Utente - ID Referto (password)

ID Utente: E’ assegnato in automatico dal software ed è composto dal codice del punto di prelievo + codice cliente. Quando questi due elementi non variano l’ID paziente sarà il medesimo (ad esempio alla stessa persona accettata da due diversi punti di prelievo saranno assegnati due diversi ID Utente).

ID Referto: Sarà la password assegnata in automatico dal software ad ogni accettazione del paziente, nel rispetto delle comuni regole di sicurezza della password:

- NON E’ RICONDUCIBILE ALL’UTENTE: La password non contiene parti significative del nome di account o del nome dell'utente

- LUNGHEZZA: La password sarà lunga almeno 9 caratteri - COMPLESSITA’: La password contiene sia numeri che lettere - DURATA LIMITATA NEL TEMPO: La password è relativa alla singola accettazione; ad

un’accettazione/referto successivo all’utente sarà assegnata una nuova password

Notifica al paziente della disponibilità del referto.

Quando il referto sarà validato o firmato digitalmente e sarà caricato sul WEB qualora il paziente abbia fornito il proprio indirizzo mail verrà avvisato in automatico della disponibilità

del referto sul WEB.

CREAZIONE DEGLI UTENTI INTERMEDI AL SERVIZIO REFERTI ON-LINE

Gli utenti intermedi al servizio referti on-line possono essere: - Medici curanti (per i pazienti privati) - Medici del lavoro (per le accettazioni di medicina del lavoro) - Punti di Prelievo (per le accettazioni effettuate da o per strutture in service)

Nel caso del medico curante e medico del lavoro l’input alla creazione dell’utente del servizio Referti on-line avviene direttamente dall’anagrafica Medici di LabPro ver 5.0, fleggando sul campo Abilita accesso a Referti on-line. L’utente sarà creato con:

- Login = codice medico LabPro (non modificabile) - Nome = Nominativo medico. - Password = all’inserimento del cliente nel database sul WEB SERVER la password verrà generata in

automatico con un criterio random nel rispetto dei requisiti di sicurezza, ovvero di lunghezza 10, contenente sia lettere minuscole, maiuscole e numeri (esempio: pFDqe56kDd); l’utente potrà modifica la password dopo aver fatto il primo accesso.

- E-mail = e-mail inserita nella scheda Dati Medico

La mail di comunicazione delle credenziali di accesso viene inviata automaticamente all’utente intermedio (medico o strutture esterne)




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ESPORTAZIONE REFERTI SUL WEB SERVER

Nelle impostazioni del modulo è possibile scegliere se pubblicare sul WEB i referti: - FIRMATI DIGITALMENTE - VALIDATI SENZA FIRMA DIGITALE

In entrambi i casi verranno esportati sul WEB solo i Rapporti di Prova per i clienti finali che hanno aderito al servizio. Qualora il Referto, anche successivamente all’esportazione sul WEB, venga ricreato e firmato digitalmente nuovamente esso sarà nuovamente esportato sul WEB e andrà a sostituire il precedente. Dalla maschera di Stampa dei referti verrà visualizzata l’informazione esportato e la data di esportazione sul WEB.

La mail di comunicazione delle disponibilità ON LINE di nuovi Referti viene inviata automaticamente al cliente al caricamento degli stessi sul WEB SERVER.

PANNELLO DI CONTROLLO

Manutenzione Dati Pagina Login Sarà possibile modificare: Impostazioni relative alla pagina di log-in dei propri clienti all’area riservata dal WEB SERVER (Ragione Sociale struttura sanitaria/intestazione/logo / e-mail) Impostazioni relative al mailing automatico (corpo mail comunicazione credenziali di accesso e notifica Referti, se inviare la notifica in copia conoscenza nascosta alla struttura sanitaria, se usare il link standard o meno—ad esempio per integrare la pagina con il proprio sito)

Manutenzione Utente intermedio (medico) I medici utenti del servizio Referti on-line saranno generati/modificati in automatico dall’anagrafica clienti di Lab Pro per cui normalmente non si dovrà fare uso di questo menu per creare e/o modificare l’anagrafica degli utenti del servizio. L’unica eccezione è la CANCELLAZIONE del cliente che, se effettuata dall’anagrafica clienti del programma dovrà essere effettuata anche dalla presente pagina del pannello di controllo. Da questo menù sarà possibile inoltre re-inviare le credenziali di accesso al cliente.

Reset Password La funzione può essere utilizzata per resettare la password di accesso dell’utente intermedio al servizio Referti on-line. La password verrà generata nuovamente in automatico con un criterio random nel rispetto dei requisiti di sicurezza, ovvero di lunghezza 10, contenente sia lettere minuscole, maiuscole e numeri (esempio: pFDqe56kDd); l’utente potrà modifica la password dopo aver fatto il primo accesso. Dopo aver effettuato il reset della password dell’utente intermedio verrà inviata in automatico una mail per le comunicazione delle nuove credenziali di accesso.

Gestione File RdP La struttura sanitaria potrà ricercare i Referti disponibili sul WEB SERVER filtrando per data emissione e/o cliente. I Referti potranno essere visualizzati e stampati oppure eliminati dal WEB Server.




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