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La organización profesional de eventos en el mundo de hoy
Prof. María José ÁlvezDirectora Regional para Latinoamérica
de International Congress & Convention Association (ICCA).
Auditorio de la Facultad de Comunicación y DiseñoUniversidad ORT Uruguay
9 de junio de 2009
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La organización profesional deEventos en el mundo de hoy
La organización profesional deEventos en el mundo de hoy
María José Alvez, CMP
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• Registración de delegados
• Salas de reuniones y armados
Día 2Día 2
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Procedimientos y tecnologías que nosayudan a evitar potenciales problemas
• Pre registración• Registración on-line• Registración on-site• Armado y personal• Generación de leads
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Pre registración:¿Qué quiero saber de los delegados?
Info. General:» Información de contacto» Información para acreditación» Requerimientos especiales
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Pre registración:¿Qué quiero saber de los delegados?
Info. Según necesidades:» Datos demográficos» Precios y formas de pago» Instrucciones de registración» Opciones de alojamiento» Instrucciones para reservaciones
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-line85% de organizadores la usanVentajas:• Exactitud de la información• Información completa• Formularios Inteligentes• Capacidad de edición y actualización• Cobro automático• One stop shopping
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-line
Proveedores de servicios de aplicaciones
Acceso privado a administraciónPasswords
Obtener y cambiar información en tiempo real
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicacionesAspectos claves:• Personalización
• Capacidad• Conveniencia para delegados
• Automatización de la comunicación• E-marketing, profiling & surveys
• Eficacia
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicacionesAspectos claves:7. Aumento de participantes
8. Reducción de costos9. Manejo del presupuesto
10. Análisis y exactitud de la información11. Reportes
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicacionesAspectos claves:12. Contabilidad automática
• Reservas de Hotel y aéreo• Programa online
15. Manejo de exposición y expositores16. Seguridad y soporte
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Conveniencia para los delegados• Se completa una sola vez
• Capacidad de edición• Disponibilidad 24/7
• Formularios inteligentes
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Conveniencia para los delegados• Manejo de agendas
• Reserva de otros servicios• Confirmación inmediata – edición
• Links a floor-plans y otros detalles
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Automatización de la comunicación• Marketing integrado• Generación rápida de otro tipo de anuncios
• Comunicaciones generales• Recordatorios automáticos
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Eficacia• Sin instalación de software ni costos de
entrenamiento• Updates automáticos
• Administración de tareas
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Aumento de participantes• Viral marketing• Recordatorios automáticos y personalizados
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Reducción de costos en:• Impresiones y correos• Tiempo de staff
• Llamadas telefónicas
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Manejo del presupuesto• Reportes cruzados de eventos• Manejo del presupuesto
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Contabilidad automática• Rastrear pagos, devoluciones y otras
transacciones, emiten facturas y recibos
• Procesan tarjetas de crédito• Manejan múltiples registraciones, incluidos los
acompañantes
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Reserva de Hotel y aéreo• One stop shopping
• Opciones personalizadas de acuerdo al tipo departicipante
• Manejo de múltiples hoteles y tarifas
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Reserva de Hotel y aéreo• Capacidad de editar o cancelar lo reservado
• Reportes de ocupación• Room mate matching
• Rooming lists a demanda
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Programas online• Programa
• Biografías y CVs de disertantes• Call for papers
• Listas de espera• Revisión y actualización en cualquier momento
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Manejo de exposición y expositores• Planos interactivos o por producto
• Exhibición virtual• Venta de stands online
• Directorio de expositores
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-lineProveedores de servicios de aplicaciones
• Manejo de exposición y expositores• Demostraciones de nuevos productos
• Mapa personalizado• Agenda de expositores
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-line: recomendaciones
• Guíe a los delegados en la secuencia delproceso
• Use formularios inteligentes• Establezca campos obligatorios• Haga link a preguntas frecuentes• Maneje con seguridad la información
financiera• Implemente verificación automática de tarjetas
de crédito
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-site:
Tarea del organizador: eliminar demorasinnecesarias en el proceso
Hágalo fácil y rápido !!!
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-site:
¿Qué es lo que la registración tiene quehacer por mi?
¿Manual o computarizada?
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Registración on-site:Tareas básicas:• Listar registrados, pagos y no pagos• Producir reportes financieros
• Registración y elaboración de acreditaciones• Listar registrados para las diferentes sesiones
• Listar registrados de acuerdo a diferentesparámetros
• Emitir facturas
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Armado y personal:Analizar procesos anteriores, éxitos y fracasos
Planear dos áreas de registración
Pre registradosRegistración onsite
Mayor el evento, más diversificada el área deregistración
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Armado y personal:
Service center: cerca de pre registración
Chequear: Luces, señalización, espacio parahacer fila, circulación, líneas de comunicación,sistema de cobranza con tarjeta
Publicar ubicación de registración y horarios deatención
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Personal: cosas a tener en cuentaRegistración manual= más gente en el
mostrador
Evaluar habilidades necesarias para tareas
Disponer tiempos y espacios para briefingsy entrenamientos
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Personal: deberá saber• Como completar los formularios• Qué información es esencial• Cómo manejar formularios en blanco• Información que debe haber en cada tipo
de acreditación.• Formato de letras usado en las
acreditaciones
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Personal: deberá saber
• Precios de registración y otros servicios• Costos de ítems adicionales• Cómo manejar grupos especiales:
disertantes, prensa, VIPs, etc.• Política ante problemas
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Personal: Cajeros• Darles el cambio necesario para cada jornada
• Establecer cómo y quien recolectará el dinerode la caja durante y después del evento
• Caja de seguridad
• Guardia de seguridad
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Generación de leads:
• Tipos de dispositivos:• Tarjeta de crédito
• Banda magnética• Código de barras
– Standard: 40 caracteres– 2D: 1800 caracteres
Registración de delegadosRegistración de delegados
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Generación de leads:
• Tarjetas inteligentes, contact y contactless,ambas 16.000 bits.
• RFID (identificación por radio frecuencia)
• Dispositivos inalámbricos y smart phones
Registración de delegadosRegistración de delegados
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• Registración de delegados
• Salas de reuniones y armados
Día 2Día 2
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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
• Reservas
• Armados y configuraciones
• Equipamientos
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Hoteles pueden negociar espacio porhabitaciones y A&B
Cuanto más valor podamos demostrar enesas pareas, menor el costo del espacio
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
• Reservas
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• Detallar las necesidades de espacio en elcontrato
• Salas con armados difíciles, bloquear por mástiempo
• Liberar para la re venta lo que no se use
• En el contrato habrá un “release date”
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
• Reservas: a tener en cuenta
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• No pagar “attrition” por salas y habitaciones,negociar uno o el otro.
• Cambiar los armados lo menos posible• Especificar el mínimo de metros cuadrados de
superficie y altura necesarios para cada sala• Especificar los nombres de las salas y las
circunstancias en las que pueden serreasignadas
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
• Reservas: a tener en cuenta
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• Objetivos de la sesión• Seguridad y confort de los participantes
• Requerimientos audiovisuales• Perspectiva del disertante
• Tráfico en sala• Acceso a baños
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Selección de salas, factores críticos:
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• Comodidad para servicio de A&B• Acceso a zona de coffee breaks
• Ruidos externos• Control de iluminación
• Conectividad• Líneas de visión
• Tráfico de una sesión a otra
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Selección de salas, factores críticos:
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• Board meetings, briefings & debriefings• Proveedores externos
• Altura de luminarias en salas• Evitar salas con espejos detrás de disertantes
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Selección de salas, otros factores:
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• Grupos grandes – menos área por persona• Grupos pequeños – mayor área por persona
• Elegir el armado de acuerdo a: seguridad,confort, línea de visión, ambiente paraaprendizaje e interactividad
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Armados y configuraciones:
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Principio 1:Armar en la pared más larga de la sala cuando
sea posible, acerca a los participantes y aldisertante. Si tenemos poco espacio entonces loharemos sobre la pared corta que deja entrarmás gente
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Armados y configuraciones, principiosque lo aseguran:
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Principio 2:Minimizar la cantidad de asientos en línea recta,
porque se reduce la visibilidad desde las puntas,no permitiendo tampoco la interacción de losparticipantes
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Armados y configuraciones, principiosque lo aseguran:
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Principio 3:Evitar pasillos centrales siempre que sea posible,
el centro de la sala tiene el mejor punto devisión.
Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Armados y configuraciones, principiosque lo aseguran:
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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Auditorio o teatro:
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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Auditorio o teatro:
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Auditorio o teatro:
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Auditorio o teatro: claves de armado:
•1er fila a dos altos de la pantalla o 1,80 mts del frente de laplataforma
•No hacer filas de más de 14 asientos
•Pasillos laterales: 1,20 mts de ancho
•Sillas laterales no sobrepasan la línea frontal de la plataforma
•Si hay más de 10 filas agregar 60 cm al pasillo: 1,80 mts
•Si hay más de 30 dilas agregar otros 60 cm al pasillo: 2,20 mts
•Espacio entre sillas: 10 o 15 cm, se aceptan hasta 5
•Espacio entre filas 61 a 76 cm
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Aulas:
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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Aulas: claves de armado:
•1er fila a dos altos de la pantalla o 1,80 mts del frente de laplataforma
•No hacer filas de más de 14 asientos
•Pasillos laterales: 1,20 mts de ancho
•Sillas laterales no sobrepasan la línea frontal de la plataforma
•Si hay más de 10 filas agregar 60 cm al pasillo: 1,80 mts
•Si hay más de 30 dilas agregar otros 60 cm al pasillo: 2,20 mts
•Mesas de 46 cm de profundidad ( 1,80 a 2,40 de largo)
•Dar 60 cm por persona en la mesa: mesa 1,80 tres personas, mesa2,40 cuatro personas.
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Directorio:
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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Directorio: claves de armado:
•Para gropos pequeños con alto nivel deinteracción
•Máximo 15 personas
•Más de 5 personas en una misma fila no se ven,en ese caso usar ángulos como en lassiguientes figuras
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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Directorio:
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Mesa en U:
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Mesa en O:
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Mesas con múltiples lados:
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• Reservas
• Armados y configuraciones
• Equipamientos
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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Equipamiento
• Tengo el espacio
• Lista de requerimientos para cada sesión
• Comparo lo que necesito con lo que tiene elvenue
• Se establece qué está incluido en el precio yqué no.
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Equipamiento: sillas
Standard:
Ancho 44 a 47 cm
Profundidad 51 cm
Altura 43 cm
Con posa brazos tienen asiento menor
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Salas de reuniones y armadosSalas de reuniones y armados
Equipamiento: mesas
Altura standard 76 cm
Rectangulares: 1,80 y 2,10 de largo, 76 cmprofundidad. Se usan para: U, Board oconference, buffet, registración y display
Rectangulares: 1,80 y 2,10 de largo, 46 cmprofundidad. Se usan para: aula
Semicirculares de 76 cm o 1,52 mts se usanpara hacer ovales y buffet
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Equipamiento: tarimas
Lectern : mobiliario de apoyo del disertante(reading stand)
Podium : plataforma para elevar al disertante
Plataforma : 15, 30, 41, 61, 81 cm de alto,superficies standard: 1,20 x 2,24 mts y 1,80 x2,40 mts
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María José Alvez, CMP