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La gestione delle scorte in Farmacia
Maurizio Da Bove
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Gli obiettivi della gestione delle
scorte Soddisfare la domanda
Dare pronta disponibilità di
materiale al cliente
◦ Volumi
◦ Mix
Soddisfare le esigenze di
“kit”, ovvero di un set di
prodotti richiesti
Gestire le scadenze del
materiale
Minimizzare i costi
Ridurre il capitale
assorbito dal magazzino
Ridurre gli spazi occupati
Ridurre i costi logistici di
trasporto
Ridurre i costi derivanti da
inefficienze (obsolescenza)
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Come soddisfare questi obiettivi?
Strumenti
di controllo
Tecniche
di gestione
Prassi di
integrazione
Controllare le giacenze
Disporre di un sistema di
“alert” su:
• livelli alti di giacenza
• livelli bassi di giacenza
Misurare le prestazioni:
• economiche
• logistiche
Parametrizzare le
decisioni
Rendere il sistema
informativo “intelligente”
(proposta d’ordine)
Integrare gli attori
Minimizzare i costi di
gestione
Controllare e gestire l’intera catena
logistica:
• dal fornitore/distributore
• …
• …
• al paziente
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Gli strumenti per il controllo delle
giacenze Non è facile definire la struttura di un sistema di controllo delle
scorte poiché nella pratica si riscontrano approcci tra loro molto
diversi in funzione delle specificità di gestione e di comportamento
organizzativo.
Gli strumenti più di frequente impiegati ai fini del controllo delle
scorte sono:
1. la rotazione delle scorte e la connessa misura del range di copertura
dello stock ;
2. le posizione di lenta movimentazione e il magazzino obsoleto;
3. l’analisi ABC e ABC incrociata.
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Un quadro di sintesi degli strumenti
Tali elaborazioni forniscono al management un quadro
della situazione delle giacenze attraverso il quale è
possibile soddisfare in modo esaustivo le principali
esigenze legate a:
◦ controllo logistico, finalizzato alla valutazione degli impatti delle
politiche di pianificazione della produzione e di gestione delle
scorte;
◦ controllo economico-finanziario, teso alla costante verifica
dell’assorbimento di risorse finanziarie immobilizzate negli stock,
che potrebbero essere altrimenti investite, e dell’impatto generato
dagli oneri finanziari sulla redditività complessiva dell’impresa.
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La rotazione delle scorte
Una prima classe di elaborazioni che presenta un notevole interesse ai fini del controllo riguarda la determinazione della rotazione delle scorte (Inventory turnover), ovvero il numero di volte in cui il magazzino si è rinnovato in un determinato intervallo di tempo.
Il presupposto di fondo dell’indice di rotazione risiede nella consapevolezza che i materiali devono restare immobilizzati in magazzino il minor tempo possibile in attesa del loro impiego nei processi interni, quindi:
◦ una permanenza troppo lunga è un segnale di una probabile disfunzione nei fondamentali processi di gestione aziendale;
◦ viceversa, un’elevata rotazione delle scorte è indice di un impiego efficiente del capitale immobilizzato nel magazzino, in quanto minore è la durata del ciclo di investimento/disinvestimento.
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La rotazione delle scorte
In termini analitici, l’indice di rotazione delle scorte viene
solitamente determinato come rapporto tra la quantità totale
consumata in un periodo e la giacenza media nel periodo stesso:
Un progressivo aumento dell’indice di rotazione di un articolo deve
essere giudicato favorevolmente in quanto presuppone un minor
fabbisogno di capitali e, quindi, un minore onere in termini di
interessi passivi. Le scorte, infatti, ruotando più velocemente,
restano meno a lungo in magazzino e pertanto immobilizzano per
un tempo minore i capitali investiti.
periodo del media Giacenza
Consumi del periodo scorte delle rotazione di Indice =
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Esempio
Alla fine dell’anno l’unità rileva una giacenza di magazzino di euro 1.200.000,
con una spesa complessiva per gli stessi materiali di euro 4.800.000.
periodo del media Giacenza
Consumi del periodo scorte delle rotazione di Indice =
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Esempio
Alla fine dell’anno l’unità rileva una giacenza di magazzino di euro 1.200.000,
con una spesa complessiva per gli stessi materiali di euro 4.800.000.
IdR = € 4.800.000 / € 1.200.000 = 4 volte
Il magazzino ruota 4 volte in un anno
Il magazzino si svuota completamente e si reintegra 4 volte in un anno
Limiti ???
periodo del media Giacenza
Consumi del periodo scorte delle rotazione di Indice =
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Limiti della precedente formula
Periodo?
◦ Anno
◦ Trimestre
◦ Mese
◦ Settimana
Utile avere un sistema rolling, ad esempio:
◦ Controllo mensile – rolling settimanale Tempo
… Sett. 1 Sett. 2 Sett. 3 Sett. 4 Sett. 5 Sett. 6 Sett. 7 Sett. 8 …
IdR 1-4
IdR 2-5
IdR 3-6
IdR 4-7
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Limiti della precedente formula
Rimanenza finale?
Giacenza media
◦ Media delle giacenze osservate nel periodo
◦ Somma delle rimanenze finali giornaliere / numero di giorni
2008 1 gen. 31 dic.
Scorte ? Rimanenza
finale
Giacenza
iniziale
€1.200.000 €1.200.000
Tempo
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Limiti della precedente formula
Calcolo a livello di magazzino?
◦ Media delle media per tutti i codici gestiti
◦ Impossibilità a impostare e avviare azioni di miglioramento specifiche
Indicatore calcolato per articolo
◦ IdR del codice X
◦ IdR del codice Y
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Limiti della precedente formula
Calcolo a livello economico o logistico?
Economico (Euro)
◦ Pesa in modo diverso i prodotti rispetto al valore degli stessi
◦ Corretto se si vuole calcolare una rotazione di famiglia di prodotti
Logistico (Pezzo; Unità)
◦ Corretto per il singolo codice di materiale tenuto a magazzino
◦ Non inficiato da variazioni nei prezzi di acquisto
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Indice di rotazione
Indice di Rotazione
(IdR) =
Somma degli scarichi (pezzi)
del codice X
nel periodo t
Giacenza media (pezzi)
del codice X
nel periodo t
Come interpretare l’indice:
In modo puntuale
Per trend (periodo n-1 e periodo n)
Confronto tra famiglie di prodotti
Confronto con altre unità organizzative
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Le azioni di miglioramento
Gli interventi principali che possono consentire di aumentare il numero di rotazioni delle scorte sono:
◦ concludere contratti con fornitori caratterizzati da tempi di approvvigionamento (lead time: tempo che intercorre tra l’emissione dell’ordine e la consegna del materiale) più brevi e costi logistici contenuti, in modo da operare numerosi reintegri di bassi volumi, abbattendo la giacenza media;
◦ concludere contratti con i fornitori che prevedono rigidi termini di consegna dei materiali acquistati, al fine di ridurre il livello delle scorte di sicurezza e, quindi, della giacenza media di periodo;
◦ ridurre i tempi interni dovuti alla gestione amministrativa dei reintegri e i tempi di caricamento del materiale a magazzino
◦ trasferire al fornitore l’onere connesso al mantenimento della scorta di sicurezza qualora non sia in grado di rispettare le condizioni previste per la fornitura;
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L’indice di copertura delle scorte
Un’elaborazione speculare alla precedente prevede la determinazione
del range di copertura (ovvero della “durata”) dello stock di un
articolo.
In sintesi, permette di valutare qual è stata la capacità delle scorte di
magazzino di soddisfare, in termini temporali, i consumi medi o,
secondo un’altra prospettiva, il numero di giorni di permanenza in
magazzino della giacenza media.
È possibile ottenere l’indice di copertura dividendo il numero dei
giorni del periodo considerato (generalmente l’anno) per l’indice di
rotazione:
di periodo media Giacenza di periodo (consumi) Vendite copertura di Giorni =
Periodo (numero di giorni)
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Esempio
Alla fine del mese l’unità rileva una giacenza media di magazzino del prodotto
X pari a euro 40.000, con una spesa complessiva per gli stessi materiali di euro
100.000.
di periodo media Giacenza di periodo (consumi) Vendite
Periodo (numero di giorni) copertura di Giorni =
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Esempio
Alla fine del mese l’unità rileva una giacenza media di magazzino del prodotto X pari a euro 40.000, con una spesa complessiva per gli stessi materiali di euro 100.000.
GG di copertura = 30 / ( 100.000 / 40.000)
= 30 / 2,5
= 12 giorni
Come interpretare l’indice:
Come l’IdR
Confronto con la vita utile del prodotto (scadenza)
Confronto con il lead time di approvvigionamento del fornitore
di periodo media Giacenza di periodo (consumi) Vendite
Periodo (numero di giorni) copertura di Giorni =
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Le posizioni di lenta
movimentazione Le posizioni di lenta movimentazione sono relative ad articoli che,
ad una certa data, risultano non aver subito movimenti da un
determinato numero di periodi. Tale elaborazione è utile a
supportare la cosiddetta analisi dello slow-moving, che permette di
evidenziare i codici rimasti quasi immobilizzati all’interno del
magazzino.
Quando la mancata movimentazione va oltre una soglia predefinita
dal management, si è in presenza di articoli ormai obsoleti, che non
hanno più una domanda da parte dei reparti interni.
I responsabili logistici devono provvedere alle opportune azioni di
razionalizzazione di tali articoli, in quanto, oltre ai costi connessi
con il capitale immobilizzato, possono comportare altri oneri
accessori (p.e., occupazione spazio di magazzino, oneri assicurativi
etc.).
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Slow moving: il report Codice di materiale GG di copertura
Aaa 10
Fff 12
Ggg 13
Ttt 60
Yyy 75
Uuu 80
Iii 90
Ccc 150
Vvv 180
Bbb 190
Nnn 250
Mmm 275
Jjj 280
kkk 300
Alto rotanti
Obsoleti
Slow moving
Basso rotanti
Normali
No moving
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Il costo delle scorte
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41
Sintesi
Strumenti
di controllo
Tecniche
di gestione
Prassi di
integrazione della
Supply Chain
Report Trimestrale
Matrice ABC incrociata
per famiglie di prodotti
Analisi criticità e
azioni di miglioramento
Report Mensile
IDR / GG di Cop. Per famiglia
Dettaglio IDR e GG di Cop.
per codice
Giornale Slow Moving
Analisi criticità
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43
Le tecniche di gestione delle scorte
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Classificazione dei modelli di gestione delle scorte
DETERMINISTICI
STOCASTICI
STATICI
STOCASTICI
DETERMINISTICI
DINAMICI
PER GESTIONE
RIPETITIVA
PER PERIODO
SINGOLO
ARTICOLI A
DOMANDA
INDIPENDENTE
ARTICOLI A
DOMANDA
DIPENDENTE
GESTIONE IN RETE
JOINT ORDERING
JUST IN TIME
M.R.P.
ECONOMIC ORDER QUANTITY
# SEMPLICE
# CON TASSO DI PRODUZIONE FINITO
# CON SCONTI DI QUANTITA’
# CON POSSIBILITA’ DI MANCANZA
# CON LOTTI DI RIORDINO DISCRETI
SISTEMI
# A REVISIONE CONTINUA (Q,So)
# A REVISIONE PERIODICA (S,T)
# MISTI (T,S,s)(T,s,nQ)
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