“El tiempo es el recurso más importante;

Quién no lo sabe administrar, no sabe

administrar nada”

Peter Drucker

➜ Insustituible➜ Inexorable➜ Indispensable➜ Inelástico➜ Atípico➜ Equitativo

¿Cómo valoras tu tiempo?

El tiempo

o Se ha de utilizar para alcanzar los objetivos

o Lo que cuenta es lo que conseguimos, no lo que trabajamos

o La eficacia sólo se consigue con una administración correcta del tiempo

o Perder el tiempo es hacer algo que es menos importante de lo que

debiera hacer

o La importancia viene determinada por los objetivos

o Siempre debemos preguntarnos: ¿Cuál es la mejor manera de utilizar

ese minuto ?

Ideas para entender la gestión del tiempo

ESTIMACIÓNESTIMACIÓN CONTRATOCONTRATO

Tu elección

✔ Categorizar

✔ Priorizar

✔ Gestión del tiempo

Objetivos

La persona más importante Yo

Priorizar: Porque a mí me interesa

Egoísmo ObjetivosEgoísmo Objetivos

➊Lo más fácil➋Lo más corto➌Lo más cómodo➍Lo primero que llega➎Lo último que llega➏Lo más urgente

Sólo hay un criterio:

LO MÁS IMPORTANTE

Criterios para priorizar

No saber decir que NO

Dejar para luego…

Perfeccionismo

Hacer varias cosas a la vez

Cambio de objetivo inmediato con frecuencia

Improvisación

Falta de puntualidad

Cortoplacismo

Hábitos para cambiar

El 20% de nuestro tiempo contribuye

Al 80% de nuestros resultados

20 8020 80

Criterio ABC:

15% que genera el 65% de los resultados

20% que genera el 20%

65% que genera el 15%

Leyes de Murphy:

“Nada es tan sencillo como parece al principio”

“Todo lleva más tiempo de lo que preveemos”

“Si algo puede Ir mal, irá mal”

“Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larga

nunca hay tiempo”

Las matemáticas y Murphy

Categorizar 

Visión global

Estructurar la informaciónpara no perder tiempo

Consciente 1 tema

Preconsciente 10 temes

Subconsciente ∞ temes

Estructura del cerebro

Tareas

Categorías

Áreas clave

Objetivos

Estructura en abeto

1. Objetivos

2. Áreas Clave

3. Categorías

4. Tareas

Objetivos

1 2 … 10

1.1 1.2 1… 1.10 2.1 2.2 2… 2.10 …

XxxxXxxxXxxxXxxxXxxx

XxxxXxxxXxxx

XxxxXxxx

Xxxx XxxxXxxxXxxxXxxx

XxxxXxxxXxxx

XxxxXxxx

XxxxXxxxXxxxXxxx

XxxxXxxxXxxx

Urgencia+ -

Imp

ort

anci

a

-

+ IHacerlo(Crisis)

IIPlanificar

IVNoHacer

IIIDelegar

Matriz de Covey

• Tareas A Muy importantes

• Tareas B Importantes

• Tareas C Menos importantes

Análisis ABC

• Calcular la duración de la tareas

• Interrupciones / Ladrones de tiempo

• Tiempo Rojo – Tiempo verde

Planificación

Descripción de la tarea

Fecha de finalización

Notas y comentarios

Outlook - Tareas

Tareas

Planificación

Outlook - Planificar

• Teléfono

• e-mail

• Interrupciones

• Reuniones ineficaces…

• Viajes, esperas…

• Escritorio, archivo….

Los Ladrones de tiempo

Tiempo Rojo

• Concentración• Tareas nuevas o

difíciles• No disponible

• Tareas rutinarias• Disponible

Tiempo Verde

Tiempo Rojo Tiempo verde

➲ Recorta el elefante en bistecs pequeños

➲ Cómete uno cada día

➲ Antes de darte cuenta, te habrás comido el elefante

Tareas Elefante

• Visualiza los objetivos

• Prepara la lista de prioridades

• Planifica las tareas diariamente

• Planifica las interrupciones i urgencias

• Programa actividades de ocio

• Divide los trabajos grandes en tareas manejables

• Haz un seguimiento de tus progresos

• Delega todo lo que debas

• Establece criterios para decir "No“

• Concentra determinadas tareas

• Utiliza activamente el tiempo Rojo

• Utiliza la tecnología adecuadamente

Consejos prácticos