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page 1La GED Fonction et processus - Cybersite Jeudi 29 janvier 2004
La GED Fonction etLa GED Fonction etprocessusprocessus
� Le contexte
� Les objectifs
� Les conditions d'une réussite
� Les moyens et les fonctions :� Structure de données, Coffre fort, Workflow� Référencer, retrouver, approuver, distribuer
� Quelques exemples
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GED-GDT/SGDTGED-GDT/SGDTGestion Électronique de DocumentsGestion Électronique de Documents
� Gestion Électronique de Documents
� Gestion de données techniques
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Le contexteLe contexte
� Le marché évolue� Les entreprises se transforment� Il faut de plus en plus de réactivité et de flexibilité� Les produits se diversifient
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Le contexte : le tout numériqueLe contexte : le tout numérique
� Les ressources informatiques prennent de plus en plus d’importance� Cette informatisation accélère la production et la dispersion des
informations numériques� Les documents traités par un employé augmentent de 15% par an
� une étude du Comité économique européen.
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Le contexte : les outils informatiquesLe contexte : les outils informatiques
� Les outils de productivité OFFICE, CAO, FAO, PAO,GPAO ,
sont associés à des données numérique spécifiques :� DOC, XLS, PPT� Plan CAO� Notes de calcul� Articles GPAO
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Le contexte : les outils informatiquesLe contexte : les outils informatiques
� Les outils de productivité OFFICE, CAO, FAO, PAO,GPAO
� S'intéressent à des étapes du PRODUIT� Marketing, Qualité, Conception, fabrication, maintenance
� Produisent des données numériques (documents)� N ’organisent pas et ne diffusent pas ces documents
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LA GEDLA GED
� S’intéresse à tous les documents de l’entreprise� Prend en compte toutes les étapes du processus� S’intéresse à tout le cycle de vie du produit et a touts
les documents de l ’entreprise� Cahier des charges� Notices techniques� Fiches qualités� Plan CAO� Devis� ...
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Les objectifsLes objectifs
� Permettre à l’équipe de partager des informations sur lesproduits, de se transmettre rapidement et avec exactitudeles documents,
� Stocker, contrôler et gérer des documents(textes, graphiques, dessins, etc.) et autres informationssur les produits.
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Les objectifsLes objectifs
� Renforcer et gérer le processus de création etd’utilisation de ces documents.
� Permettre l’intégration des informations, financières,administratives, techniques dans des systèmescohérents au sein de l’entreprise.
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La mise en œuvre d’une GED pose
plus un problème culturel que
technologique !
Les enjeux d’un GEDLes enjeux d’un GED
� Technique� machine et logiciel� Réseau fiable
� Temps de réponse
� Interface avec l’extérieur� Facilité d’utilisation
� Culturel� l Attente irréaliste
� Modification de propriétaire des données
� Opposition aux changements� Politique
� Ressources (installation, personnalisation, maintenance)
� Compétence
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Les conditions d'une réussiteLes conditions d'une réussite
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Êtes-vous prêt à investir dans une GED ?Êtes-vous prêt à investir dans une GED ?
� Les conditions préalables� Les hommes� L’organisation� Les outils
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Les hommesLes hommes
� Une volonté de la direction� Une volonté des services concernés� Une motivation des utilisateurs� Un support technique interne
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Une volonté de la directionUne volonté de la direction
� Une stratégie d’entreprise� Des objectifs connus� Implication dans le projet� Appliquer démarche de projet
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Une volonté des services concernésUne volonté des services concernés
� Disponibilité du personnel� Communication inter-services� Adhésion aux objectifs
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Une motivation des utilisateursUne motivation des utilisateurs
� Intérêt pour les outils informatiques� Information et formation� Travail de groupe
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Un support technique etUn support technique etdes compétences internesdes compétences internes
� Un responsable de projet� Une équipe de projet
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L’organisationL’organisation
� Fonctions de l’entreprise (re)définies� Processus à optimiser� Améliorations attendues
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Les outilsLes outils
� État et Maîtrise des outils existants� Communication entre les outils� État du système d’information
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Conditions de réussiteConditions de réussite
� Implication de la direction� L’habitude du travail en groupe� Volonté de décloisonnement des services� Démarche rigoureuse� S’appuyer sur des compétences extérieures
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Êtes-vous prêt à investir en GED ?Êtes-vous prêt à investir en GED ?
� La maîtrise et la formalisation de vos processus� La maîtrise de vos outils informatiques
� L’existence d’un réseau informatique
� La culture d ’entreprise
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Êtes-vous prêt à investir en GED ?Êtes-vous prêt à investir en GED ?
� Les facteurs de coûts� Les services (100 % du coût du produit)� Faisabilité du projet (6 à 8 mois)
� implication du fournisseur et de l’entreprise
� Les réorganisations et la mise en place (plusieursannées)
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� Au-delà du choix d´un outil et de considérations d´ordre technique, ilne faut pas oublier que le succès dépend surtout de la mise en placede la solution.� L´organisation des dossiers,� le choix des politiques d´accès,
� la formation et l´adhésion des utilisateurs
� sont primordiales pour permettre à un groupe de travaillerefficacement avec ces nouveaux outils.
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Les fonctions GED, GDT-SGDTLes fonctions GED, GDT-SGDT
Systèmes de Gestion de Données Techniques
Gestion de Documents Techniques
Gestion Électronique de Documents
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VaultWorkflow
Structure de données
La gestion électronique deLa gestion électronique dedocumentsdocuments
Système de traitement électronique et de contrôle de l’information desproduits pendant tout leur cycle de vie à travers les applications et lesacteurs d’une entreprise. Il nécessite :le stockage, la gestion des activités, et une structure de données.
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Structure de donnéesStructure de données
������������������� �������������� ������� ����
��� ���������������� �
��� ����������������������
������������
�….
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Utilisateur avecdroit d’accès
Coffre fortCoffre fort
�Un coffre-fort (Vault ) est un lieu sûr pour stocker desinformations électroniques.
�On peut définir des droits d’accès par type dedonnées techniques : droit en lecture, modification,consultation, etc.. :� Pour des utilisateurs spécifiques,� Des fonctions (qualité, maintenance).
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WorkflowWorkflow
� Les processus de l’entreprise sont décomposés en suited’actions ordonnées (Workflow).
� Pour chaque action sont identifiées les personnesresponsables ou associées, les données nécessaires ouproduites et qui les approuvera.
� L’outil de GED enregistre la réalisation effective desprocessus et contrôle en permanence qu’ils satisfont lesrègles préétablies.
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Réception dela demande
Réception dela demande
Rédaction d’unOM
Rédaction d’unOM
Réalisation de lamodification
Réalisation de lamodification ApprobationApprobation Prise en compte
de la Modification
Prise en compte de la Modification
Exemple :Exemple :Traitement d’une demande de modificationTraitement d’une demande de modification
d’une procédure qualitéd’une procédure qualité
� Réception et analyse de la demande (Raison, procédureconcernée, délai …)
� Envoi au responsable qualité entreprise� Rédaction d’un OM (ordre de modification)� Notification de l’ordre au responsable qualité du secteur� Réalisation de la modification� Approbation de la modification� Introduction de la modification dans le système qualité
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� Référencer et organiser� des documents selon les normes et votre SMQ.
� Retrouver� les bons documents rapidement et partout.
� Approuver� des documents sans les perdre.
� Distribuer� les documents aux destinataires sans perdre de temps.
Les principes de la GEDLes principes de la GED
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OrganiserOrganiser
� Documents de référence : organigrammes, notices,procédures qualité…
� Documents d'origine externe : commandes client,factures fournisseur, articles de presse…
� Formulaires : demandes de congés, notes de frais,télécopie, courriers type, modèle de devis, modèlesd'envoi de document…
� Projet : plan marketing, projet développement,élaboration budget, projet ISO…
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Auteur
Affaire
Type
Responsable
Critères de recherche
Référence les documentsRéférence les documents
� Décrire un document par des attributs pour :� Le retrouver plus facilement ,� Permettre une classification.
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Retrouve les documentsRetrouve les documents
� Pouvoir retrouver les documents grâce à des critèresde recherche
� Pouvoir consulter les documents grâce à des«visualisateurs» intégrés
� fichier «texte»,� fichier CAO «vectoriel» …..
� Pouvoir annoter des documents� se superpose au document original.
� Sans que l’utilisateur n’ait à se soucier du formatd’origine ou de l’endroit de stockage
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RechercherRechercher
� L'association de la recherche structurée et de larecherche en texte intégral offre une grande pertinencedans les résultats de la requête.
� recherche par mots clés
� recherche par navigation
� recherche en texte intégral
� recherche multi-critères
� recherche booléenne
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Approuver vos documentsApprouver vos documents
� Par des cycles de vie paramétrables
� Pour mettre en application un document, il est possible :� De nommer tous les intervenants à la création,� De modifier le cycle à chaque étape,� D’envoyer les documents en parallèle ou en série.
� Toutes les opérations sur les documents sont tracées :� Cela fait office de signature électronique intangible.� Grâce à la mise à jour des données, l’historique apparaît
sur les versions électroniques et papier des documents.
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Approuver les documentsApprouver les documents
� Organisation du processus depuis l’état de brouillonjusqu’à sa mise en application� Contrôle des «phases» d’élaboration du document� Circulation pour contribution, vérification...� Obtention de signatures électroniques à chaque étape
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Distribuer vos documentsDistribuer vos documents
� Pouvoir transmettre à une liste de destinataires undocument pour application, une révision...� Vos documents applicables seront distribués automatiquement à
des listes de destinataires.� Ceux-ci accèdent d’un clic de souris aux documents.� Vous pouvez contrôler la distribution des documents grâce aux
accusés réception automatiques� La redistribution automatique des nouvelles versions supprime les
versions périmées.
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DiffuserDiffuser
� L'Abonnement à une diffusion sélective et contrôlée del'information.
� La Notification par mail� Le push de l'information par l'envoi automatique d'un mail
aux personnes abonnées permet de les avertir de la miseen ligne des nouvelles informations les concernant.
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Confidentialité et sécuritéConfidentialité et sécurité
� La confidentialité de l'information en gérant des droitsd'accès.
� Cacher à l'utilisateur les fichiers ou dossiers auxquels iln'a pas accès.
� Contrôler l’accès aux documents en fonction de droits� Pouvoir gérer et conserver les différentes versions du
document.� Conserver le descriptif des modifications
� justification de modification,� auteur,� descriptif de la modification réalisée.
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Quelques exemplesQuelques exemples
ACTIVDMS http://www.aosis.fr/ALEXANDRIE http://www.gbconcept.frAUTOEDMS http://www.acssoftware.com/html/autoedms.htmlAZILYS http://www.gsb-info.net/html/logiciels_azilys.htmlBRIGHTSUITE http://www.dcasoft.com/Columbus http://www.oasys-software.com/product/downloads/dm/columbus/DIP MAKER http://www.dip-systemes.com/main/sommaire.htmlDOCUMATGED http://www.rte-multimedia.com/documatged.aspxDocument Imaging Solutions http://www.disolutions.com/DOCUMIND http://www.novadys.com/fr/products.htmlEVERSUITE http://www.ever-team.com/corporate/offres.htmlEX LIBRIS http://www.cadic.fr/FILE MAGIC 5 http://www.westbrooktech.com/products/filemagic/filemagic.htmLIVELINK http://www.opentext.com/livelink/MAGISTIC http://www.datatrade.comSIM http://www.archimed.fr/ABV/framesetPortail.aspVDOC http://www.vdoc-quality.com/webfolio http://www.ged-webfolio.com/