alumna:

alumna: Liz Evelin Ocaa Nicols

Captulo 13: LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACIONEl almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas industriales o comerciales, el Almacn es una de las funciones que acta en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la Empresa.Actualmente las modernas tcnicas de organizacin de empresas y la reunin de los elementos logsticos en una sola dependencia, hacen resaltar la enorme importancia que, en el desarrollo do una empresa, tiene el almacenaje en cualquiera de sus etapas y el efecto que ejerce, en los aspectos financieros, contables y tcnico. El sobre stock y agotamiento de las existencias son los dos extremos entre lo que se debate el almacn, el uno conduce con cierta frecuencia a los obsoletos o artculos en desuso, y el otro a las paralizacinnes de produccin o ventas, falta de cumplimiento con los clientes, mayores gastos de obtencin de los artculos, etc. La importancia del almacn ha resaltado en los ltimos tiempos, llegndose a expresar que la organizacin de una empresa se inicia en el almacn, por ser el eje o ncleo de las actividades administrativo-contables. De all que deba dedicarse tiempo y preocupacin) a la organizacin y buen funcionamiento de los almacenes, buscando obtener eficiencia y rendimiento adecuados en el cumplimiento de sus tareas.1. ORIGEN DEL ALMACENTratndose de Almacenamiento, es interesante determinar Cmo y Por qu se origina el Almacn; Cul es la razn que determina que en todas las Organizaciones, sean Industriales o Comercia-los, existan almacenes; y para ello hay que recordar que producir es contar con la materia prima Conveniente, para que elaborada en la fbrica, pueda convertirse en el Producto; y ste ofrecido o solicitado ser vendido y dar lugar a una nueva produccin. De esta manera se forma un ciclo, que se denomina CICLO. DE LA PRODUCCION, constituido por los siguientes elementos: Materia Prima Fbrica Producto Cliente Que da origen a los almacenes, en razn de que nunca se podr contar con la materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite (Almacenes Industriales) y tampoco una vez elaborado el producto, se dispondr del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboracin, sino que es necesario guardarlo despus de elaborado y mientras es adquirido (Almacenes Comerciales).Profundizando un poco ms en el tema, existen factores tales como la demanda, la escasez, la obtencin de buenos precios, la lejana del lugar de obtencin, etc. que obligan a las organizaciones a abastecer de materias primas o de producto, en cantidad suficiente como para que puedan progresar y seguir adelante. Estos factores exigen que se controle el abastecimiento, de manera de estar alertas para evitar el agotamiento o la acumulacin de. Las existencias, en vista de la influencia que estos dos aspectos tienen en la vida de la organizacin2. ORGANIZACION DEL ALMACEN2.1 FinalidadSi se tiene en cuenta que el Almacn es la dependencia logstica de la empresa, que guarda la materia prima, semiacabados, artculos de consumo o el producto terminado, para proporcionarlo con oportunidad cuando se necesite, es lgico que su finalidad ser: "realizar las operaciones y actividades necesarias, para suministrar los materiales o artculos en condiciones de uso y con oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobre-existencias". Esto significa que el almacn debe disponer de su propio control sobre lo que guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los materiales en stock, pudiendo apoyar a Control de Inventarios para la renovacin e impulsar su movimiento haciendo presente la acumulacin o falta de materiales.2.2 Actividades y Deberes A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo del personal de almacenes y que consisten en:a) Recibirlos materiales que enva el proveedor u otro almacn.b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.c) Entregarlos a los depsitosd) Guardarlos ubicadose) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o prdida.f) Controlar su estado y ubicacing) Entregarlos cuando los soliciten con autorizacinh) Controlar su movimiento fsico para solicitarlos en caso necesario.i) Procurar su renovacin a fin de mantener una cantidad definida.j) Clasificar los materiales en existencia.Estas actividades se renen por su afinidad o similitud y pueden constituir los deberes del Almacn que se inician con la recepcin y terminan con la solicitud. De renovacin o reposicin, como se puede apreciar a continuacin. Recibir los materiales Clasificarlos Almacenarlos ubicados Mantenerlos y cuidarlos Entregarlos con autorizacin Controlarlos Solicitar su reposicinY que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovacin se volver al primer paso, es decir recibir los materiales, y se continuar con los otros. Este ciclo es conocido como CICLO DE ALMACENAJE y su realizacin est encomendada al personal de almacenes y control de inventarios.2.3 Elementos del Almacn.Conforme se indic al tratar la Organizacin en la Primera Parte de este libro, el cumplimiento eficiente de las actividades requiere su agrupacin por afinidad o similitud y la asignacin a elementos idneos que con su labor permitirn lograr la finalidad u objetivo asignado al almacn. Se debe tener en cuenta que la asignacin de las actividades reunidas, como deberes o funciones, trae aparejada una responsabilidad que debe asumir el personal del almacn.Si se analizan las actividades expuestas y su agrupacin se podr determinar los elementos que deben existir y conformar la funcin de Almacenes. As se tiene que al recibir, descargar, desembalar y controlar los materiales que llegan al almacn, constituye una funcin bastante amplia y de gran, responsabilidad, cuyo cumplimiento requiere minuciosidad y sobre todo dedicacin. Es por eso a un solo elemento que asuma la responsabilidad de autorizar el ingreso de los materiales a la empresa.La clasificacin de los materiales facilita el control y permite mejorarlo, dando lugar a que se soliciten oportunamente y Compras pueda disponer de suficiente tiempo para la renovacin de los stocks.Almacenar los materiales significa guardarlos en un lugar determinado en el cual se puedan encontrar fcilmente, en razn de la sealizacin o codificacin de cada lugar, para que su entrega sea rpida al ser solicitados El mantenimiento o cuidado de los materiales, consiste en cuidarlos y evitar su deterioro mediante tratamientos especiales en funcin del tipo de material y del deterioro que pueda sufrir por accin del clima, manipuleo o del mismo almacenaje. La tarea es delicada y requiere de tiempo y de control constante para prevenir las posibilidades de que se malogren o deterioren los materiales, por lo que el personal que la ejecute debe tener experiencia al respecto.Hecho el anlisis, completamente simple, de las actividades que se realizan en el almacenamiento, se puede concluir indicando que en todo almacn' deben existir, cuando menos, cuatro elementos que se denominan dela siguiente manera: Recepcin Almacenaje y entrega Control MantenimientoY que al desempear las tareas inherentes a sus funciones debern, actuar coordinadamente para cumplir con la finalidad o el objetivo del almacn. La mencionada coordinacin se logra si todos los almacenes actan bajo un slo comando o jefatura que dirige y coordina el trabajo, asumiendo la responsabilidad de que el almacn cumpla su finalidad dentro de la organizacin.2.4 Funciones de los elementosSe han indicado las denominaciones que corresponden y las actividades y deberes a su cargo, de ellos se deduce la finalidad o funcin bsica de cada uno, que se asignar en el Manual de Funciones correspondiente, como por ejemplo: Jefatura de Almacenes. Dirigir y coordinar la labor de los diferentes elementos que constituyen la dependencia de almacenes, responsabilizndose por su buen funcionamiento y control y por el cumplimiento de la finalidad designada. Recepcin. Recibir los artculos que lleguen al almacn, comprobando si son los solicitados, por medio de la confrontacin con el pedido u orden de compra y determinando el estado en que llegan, la cantidad y calidad, procediendo a entregarlos posteriormente a las bodegas o depsitos de almacenaje y de despacho, donde se guardarn hasta su utilizacin. Almacenamiento propiamente dicho. Recibir los artculos, que le entrega Recepcin, confrontndolos con el Parte de Ingresos que ste debe elaborar; despus de recibidos, los ubicar de manera de saber exactamente dnde se encuentran, guardndolos hasta que les sean solicitados y los entregar a cambio de la orden de salida o despacho correspondiente. Control. Controlar el movimiento de las existencias, estableciendo el momento de pedir y las cantidades mnimas y mximas por mantener de cada artculo; proceder a clasificar las existencias y solicitar su reposicin cuando sea conveniente. Mantenimiento. Se encargar de mantener en buen estado de conservacin y limpieza las existencias y los depsitos, y realizar la manipulacin y transporte de los artculos dentro de la zona de almacenaje.3. CICLO DE ALMACENAMIENTOAl citar en lneas anteriores el ciclo de almacenamiento, se indic que est constituido por los deberes que tiene' el almacn, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organizacin a la cual pertenece, y que estos deberes constituan las funciones de los elementos que formaban el almacn. Por ello se ver en este captulo lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los agrupa.3.1 RecepcinEste elemento del almacn es el encargado de recibir los artculos que Compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en: Descarga Desembalaje Inspeccin, Verificacin o chequeo Ingreso o entrega a los depsitos, informando su llegada y elaborando un parte o informe de recepcin e ingreso.Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los artculos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilizacin.3.1.1 Descarga.- Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artculos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que sern recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecnicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artculos sepa anteladamente, cual es la mercadera que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mnimo de tiempo posible y con los medios adecuados.Su principal preocupacin debe ser reducir al mnimo los gastos de recepcin y evitar prdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que sta puede dar lugar a deterioro de los materiales.3.1.2 Desembalaje.- Es la labor manual de retirar los artculos de los bultos en que han llegado, es decir, quitar a los artculos el embalaje que traen, para ello se debe contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores prdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o artculos frgiles. Ello requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artculo y colocndolos en l o los lugares donde se efectuar la verificacin o chequeo sin que se mezclen. Inspeccin, Verificacin o chequeo.- Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artculos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los requisitos tcnicos exigidos en el pedido corresponde con los artculos llegados.Esta parte de la recepcin, es posiblemente la ms importante, por cuanto de ella depende el que los artculos llegados puedan ser usados y por ello es que el encargado de la recepcin se preocupar por realizar una inspeccin organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los artculos en el orden en que se encuentran en dicho documento, evitndose as equivocaciones que posteriormente darn lugar a lamentaciones que no se podrn remediar.La inspeccin o verificacin se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra cualitativa, es decir que se establecer un resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones tcnicas que debe reunir el artculo.La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que solo sepa contar; la segunda requiere de personas que conozcan los artculos y en muchos casos de verdaderos tcnicos en la materia. Para llevar a cabo una buena verificacin o control de los artculos que llegan al almacn, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y le faciliten su labor. Ellas se refieren a: Igualdad de terminologa y clasificacin entre Compras, Almacenes y los usuarios. Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los artculos, lotes o forma en que deben llegar, guas de remisin que deben enviar, etc. Modalidad de recepcin para cada tipo de material, estableciendo: Criterios de comprobacin cuantitativa Criterio de estibaje antes del control Registros a efectuar Mtodos y medios a usar en el transporte interno Responsabilidad en cuanto a recepcin en s, al control de la calidad, condiciones tcnicas exigibles, cantidad etc. Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderas que no renan las condiciones necesarias, o que lleguen deterioradas, reclamos al seguro en caso de que la mercadera est asegurada.En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en la verificacin y definir la forma de solucionarlos rpidamente, para evitar el aumento en el costo de la recepcin de los artculos y la prdida de tiempo.3.1.4 Entrega a los depsitos, ingreso de los artculos, informes o partes por emitir. Realizada la verificacin o control, para dar por terminada la recepcin hay que entregar el o los materiales o artculos a los depsitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados y al Jefe del Almacn de la llegada de la mercadera, indicando las novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la recepcin. Para hacerlo hay que pre: parar un parte o informe de recepcin, en el cual se consideren todos los datos correspondientes y necesarios para que Compras, Produccin o Ventas, Control y Contadura, adems de Almacenes tengan los elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilizacin de la mercadera llegada.Recepcin debe entregar un informe indicando detalladamente los artculos llegados y que entregan a los depsitos en que deben guardarse, recibiendo a su vez la conformidad del jefe de dicho depsito de que ha recibido los artculos en buenas condiciones y donde o en qu lugar se han colocado; en esta forma, el informe o parte hecho por recepcin es completado en el almacn y posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a informar a su Vez a los elementos interesados de acuerdo a lo expresado lneas arriba.3.1.5 Recomendaciones a los encargados de la recepcin. Para terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuacin alguna recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente. La desconfianza sirve ms en la recepcin de materiales que la excesiva confianza o la indiferencia Se debe firmar el ingreso de los artculos solamente cuando se est seguro, de que es exactamente lo solicitado. No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario para ingresar los artculos sin una buena revisin y control. Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe medirse y contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande.. Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehculo o medio en que llega el artculo. Revisar la documentacin que traen los bultos, ella servir para efectuar la recepcin y los controles correspondientes. Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos, por segundad del personal y del artculo que se est recibiendo. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que denoten alteraciones. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan lquidos, no sea que se hayan derramado. Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artculos peligrosos. Utilizar la Orden de Compra para efectuar la verificacin y realizar sta en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan. Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un artculo, con ello solamente se est asegurando que lo que so recibe es conforme. Preparar los medios para realizar la identificacin, no buscarlos a ltima hora. Procurar que los artculos permanezcan el menor tiempo posible en' recepcin, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia, pero no por ello descuidar el control.3.2 Almacenamiento propiamente dicho.Consiste en guardar los artculos, ubicndolos y cuidndolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el (momento que los necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos relacionados con el espacio de que se dispone y los artculos que se deben almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en la forma ms adecuada posible, permitiendo que todos los artculos puedan ser alcanzados fcilmente por el personal de despachadores, o por el personal de inventarios para su control.Es funcin del personal del almacn ubicar los materiales de acuerdo a lo ya establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para que pueda ser retirado cuando lo necesiten, definiendo el cdigo de ubicacin que indica el lugar en que se encuentran los materiales ingresados.La forma de almacenar depende del artculo. En s y de las disposiciones que la jefatura de almacenes haya dictado, al respecto, teniendo en cuenta el sistema de despacho que hay que seguir y que se tratar posteriormente.Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento propiamente dicho son: Ubicacin de los artculos Distribucin de los locales Mtodos o procedimientos de almacenaje Control de los artculos Clasificacin y simbolizacin de los artculos ReposicinQue se tratarn minuciosamente ms adelante.3.3 Despacho o Entrega.Consiste en entregar los artculos que guarda el almacn a cambio de una orden o vale de salida, tambin denominada Nota de Entrega y que constituye un comprobante del movimiento efectuado.El despacho constituye la ltima parte del almacenamiento y en l hay que tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los artculos, por cuanto con la entrega se efecta la rotacin de ellos, y sta debe ser planificada para evitar la formacin de pequeos saldos que generalmente llegan a constituir existencias sin movimiento, en vista de su pequea magnitud.

3.3.1 Sistema de lo que entra primero sale primero.Se utiliza para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar en el depsito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicacin las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando aquellas encima de manera que obligadamente sean despachadas primero. Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias ms antiguas, o mejor dicho, que un artculo de gran movimiento permanezca en el Almacn sin efectuar su rotacin.Dichos sistemas son:Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupn desglosable formado de dos partes iguales,, que tienen el mismo nmero y donde se indica la ubicacin del artculo. Al llegar la mercadera se coloca el cupn desglosando una parte y guardndola en cajones especiales en orden correlativo y de llegada. Cada vez que el artculo sea solicitado, se saca el cupn ms antiguo y se despacha el artculo que tiene el mismo nmero, asegurndose as la rotacin de todos los artculos.Sistema de doble rea: Este sistema asigna a un artculo doble rea de la que necesita para su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se almacena en el espacio libre de la ubicacin y no se despacha hasta terminar con la. Que ya exista. Como inconveniente de este sistema, podemos mencionar la necesidad de contar con el doble de espacio, lo que muchas veces no es posible tener.Sistema de separacin mvil: Es utilizado generalmente con artculos que pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y consiste en despachar siguiendo una direccin, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva remesa, s colocan los artculos recin llegados, en el espacio libre dejado por los sucesivos despachos efectuados, o sea, a la derecha, y se comienza a despachar del lado contrario es decir de izquierda a derecha, cambiando en esta forma el sentido o direccin en que se toman los artculos para su entregad) Sistema de alimentacin por gravedad: Consiste en el ordenamiento de los artculos nuevos en la parte superior del estante o ubicacin que ocupan; e irlos despachando por la parte inferior, de manera que siempre se despachen los ms antiguos y queden los ms nuevos. Se utiliza generalmente con artculos envasados en cilindros o cajas circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes inclinados y diseados especialmente de manera que los cilindros o cajas se deslicen.3.3.2 Entrega de Artculos.-Los artculos slo pueden ser entregados por el almacn a cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente, es conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas. Por ejemplo, es conveniente disear las rdenes o notas de salida o entrega de manera que contengan todos los datos que requiere contadura y almacenes para efectuar su control y as se tendr que colocar el nombre y smbolo del artculo deseado, la cantidad que se solicita y-la unidad de medida o despacho, quien lo solicita y para qu, etc., est dems decir que dichas rdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan la salida del artculo.3.3.3 Formas de Entrega: La entrega de los artculos puede hacerse en el mismo almacn o puede ser ste el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la preparacin o planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artculos.En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas formas, pues se entrega en el propio almacn o se enva al consumidor por medio del elemento o dependencia Transportes de la entidad.Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota, Vale u Orden de Salida y que sea firmada por la persona que retira el artculo, por cuanto constituye comprobante de la salida o entrega-efectuada y representan para el almacenero lo que los cheques para el Banco, salvo que en vez de entregar dinero se entrega su equivalente en el artculo que se est despachando.3.4 Control. Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en ltimo lugar en el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el, desde la recepcin hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacn, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendr que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones tcnicas que debe requerir el artculo, es decir Control de Calidad.En muchas empresas por la magnitud de artculos y del movimiento de estos, existe na dependencia especial separada del almacn que se encarga del control de las existencias, es decir, del control del movimiento de ellas para as poder evitar su agotamiento o su inmovilidad. El estudio del control de existencias lo veremos posteriormente.4. RELACIONES DEL ALMACENPor ser el almacn la dependencia que recibe, guarda y entrega los artculos que necesitan para su trabajo las otras dependencias de la identidad, debe tener relaciones con todas ellas y mantenerlas informadas de lo que tiene en sus depsitos, as como recibir sus necesidades para poder satisfacerlas.El primero, o sea el contable, ejerce control sobre el almacn, constituyndose en un fiscalizador de su funcionamiento. El segundo proporciona los artculos que adquiere y que son solicitados por el almacn o por quien los usa; el tercero da movimiento a sus existencias y lo informa de sus necesidades oportunamente para que las pueda proporcionar.4.1Relaciones del Almacn con la ContaduraEsta relacin es sumamente estrecha, por cuanto la gran parte del capital de una empresa se encuentra invertido en las existencias que el almacn guarda, y por consiguiente, es Contadura la dependencia que actuara como elemento controlador de ese capital inmovilizado. El control que realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud de los registros que lleva, comparndolos con la realidad, de manera de evitar perdida, sustracciones, deterioros, etc., que atentan contra el capital invertido. llegada de los artculos ingresos y salidas efectuadas diariamente distribucin de las existencias dentro del almacn (ubicacin) perdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento. Ajustes que debe realizar, de acuerdo con faltantes o excedentes.

Con los cuales realiza la Contadura en sus registros el control permanente del capital que la entidad tiene en sus almacenes. Estos registros se constatan con la realidad por medio de la toma de inventarios, que le proporciona elementos fundamentales para los balances y estados de cuentas, facilitando de esta manera a los dirigentes los datos necesarios para fijar precios de venta o produccin y dirigir y controlar la marcha de sus negocios.4.2 Relaciones de Almacn con ComprasCompras es la dependencia logstica que procura los artculos o materias primas que el almacn debe guardar, por lo que sus relaciones se efectan alrededor o en torno a la adquisicin de los artculos que el almacn requiere para reponer sus existencias. Por consiguiente es de gran inters, para ambas dependencias, estar informadas del movimiento de los artculos, fluctuaciones del mercado, cantidades econmicas, etc., que permiten determinar cmo, cundo y cunto se adquirir. Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son: Determinacin de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el consumo de las existencias y el volumen de adquisicin ms bajo, para que el precio resulte compatible con el menor costo. Informacin sobre existencias disponibles, rapidez de consumo, necesidades futuras por parte del almacn para que compras pueda fijar las cantidades a pedir y los plazos de entrega que deben cumplir los proveedores. Proporcionar registros de las cantidades ms econmicas de adquisicin, por cada artculo de manera de determinar con exactitud el mximo de existencias por mantener y la poca de efectuar las solicitudes procurando establecer cantidades standard. Recabar de almacenes la informacin sobre los materiales por comprar, antes de efectuar cualquier adquisicin. Esta informacin consiste en los datos correspondientes a existencias en los depsitos y materiales por llegar y consumos promedios de los meses o aos anteriores. Acordar la cantidad y el periodo que abarcaran los compromisos de adquisicin o los contratos futuros que establezca Compras. Determinar el espacio disponible en los almacenes para fijar el volumen de las compras y obtener los mejores precios. Planear las adquisiciones de comn acuerdo, teniendo en cuenta los puntos ya mencionados.Todos estos puntos de contacto son informaciones que se proporcionan mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las mejores condiciones de precio y sin gravar a su entidad inmovilizando grandes cantidades de capital.4.3 Relaciones del Almacn con Ventas-ProduccinLas relaciones que debe establecer almacenes con ventas o produccin son de suma importancia, pues son estas dependencias las que mueven son su consumo los artculos que se encuentran almacenados,El ciclo de almacenamiento, indicado en prrafos anteriores, se completa cuando el almacn da salida a los artculos que guarda, y esto solo se realiza si los consumidores los solicitan. Es decir, que en el caso de los almacenes comerciales, solamente a travs de Ventas se mueven los artculos, y en el de los industriales es Produccin la que da salida a los materiales para utilizarlos o transformarlos.4.4 Otras relaciones del AlmacnEl almacn como toda dependencia tiene relaciones de subordinacin y mando, es decir, que tiene jefes y subordinados y con ellos debe mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, que veremos a continuacin:Las de subordinacin son las que debe mantener con sus jefes inmediatos, recibiendo de ellos las directivas o instrucciones sobre el cumplimiento de su funcin: sobre la autoridad que ejerce y la responsabilidad que le corresponde: los medios que contara, etc.Las de mando se refieren a aquellas que tienen el almacn con sus elementos subordinados, y a los que debe dirigir en su trabajo, exigiendo el cumplimiento de sus obligaciones y dndoles las pautas necesarias para que cumplan con su funcin en forma coordinada, simplificando los procedimientos y controlndolos de manera de obtener el cumplimiento de la finalidad del almacn..