la documentación específica en trabajo social la historia

iSSN: 0214-0314Cuadernos de Trabajo Social2000, 13: 75-90

La documentación específica en trabajosociaL la historia, la ficha y el informesocial

Leandra PÉREZ RIVERO*

Resumen AbstractEl articulo recuerda la importancia que tie-

ne la documentación específica utilizada enTrabajo Social para un buen desempeño del ejer-cicio protesional, a la vez que alerta sobre la ten-dencia actual a simplificada reduciéndola a la quees informatizada en los Servicios Sociales y olvi-dando otros documentos de gran utilidad como laHistoria Social. Tras definir esta documentación ydestacar su uso e importancia pasa a explicar sustundamentos mefodológicos, poniendo así demanifiesto sus utilidades colaterales sobre todopara la investigación. A continuación describe lostres documentos básicos, la Historia, la Ficha y elInforme Social, terminando con un breve recorda-tono de la el¡ca en la elaboración de documentos.

Introducción

D urante estos últimos años se haido acentuando la necesidad deponer de manifiesto la importan-

cia que tiene en el desempeño profe-sional la elaboración y mantenimientode la Documentación específica utiliza-da por el Trabajo Social. Citaremos dosmotivos que lo justifican, entre otros másque se podrían argumentar:

This article underlines Ihe importance ofsome specific documentation used in Social Workfor a corred development of trie professional prac-tice. At eñe same time it highlights trie corren 1 trendlo sin~plify and limil it lo file dala processedal theSocial Services information systems, forgeftingother usetul documenís as the Social History Aflerdefining this documentatlon and stressíng lIs useané imporfance, this article explains its melhodo-logical toundations, highlighting ita collateral usesin research. Aflerwards it defines Che lhree basicdocumenls: Ihe Hisfory Ihe File and Che SocialReport, ending with a shod reminder aboul theethics vvhen preparing these documenta

— Los Servicios Sociales afortu-nadamente han promovido la informati-zación de la documentación, lograndoque sus profesionales y usuarios dis-fruten de las ventajas que aporta la tec-nología moderna. Sin embargo, muchasveces, una reflexión superficial, fre-cuente en estos tiempos que corren lle-nos de prisas, puede conducir, y dehecho así ha ocurrido en algunos sec-tores de la profesión, a pensar que todo

Profesora Titular de Trabaio Social. Universidad Pablo Oiavide. Sevilla.

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lo que hay que hacer en la recogida dela información de los usuarios es ate-nerse a rellenar los formularios que vana ser informatizados abandonando larealización de la Historia Social, y per-diendo con ello la riqueza de informa-ción que el cliente puede suministrarSe confunde la información con las tec-nologías que la soportan, y se supedi-ta aquélla a éstas, condicionando y limi-tando su utilidad.

— Por otro lado, el propio esta-blecimiento de los Servicios Socialesexige la elaboración de estudios y lainvestigación de nuevos conocimientos,que les permitan evolucionar, desarro-llarse y perfeccionarse. Esos estudios einvestigaciones no serán posibles si losdatos e información de partida se cap-tan sin utilizar la metodología adecua-da que ha confirmado su eficacia en eluso que se hace de ellas en otras cien-cias sociales y que está a nuestra dis-posición.

Resulta, por tanto, necesario insis-tir en la importancia de esta documen-tación específica recordando las basesmetodológicas utilizadas.

En su tarea diaria los TrabajadoresSociales están obligados a manejar unagran cantidad de información que deben,por una parte, saber obtener de las fuen-tes más idóneas, por otra, saber elabo-rar y, finalmente, por otra, saber trans-mitir a aquellos a quienes va destinada.El conjunto de documentos que manejanes lo que se llama la DocumentaciónGeneral.

Entre ella, para ayudarlos en sufunción específica, disponen de una

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serie de documentos definidos, que seutilizan con unos procedimientos esta-blecidos, y que al ser conocidos portodos los profesionales resultan senci-llos de comprender y, por tanto, se faci-lita la labor de transmisión de la infor-mación. Son los que en Trabajo Socialconstituyen la llamada DocumentaciónEspecífica, compuesta básicamentepor la Historia Social, la Ficha Social yel informe Social. Contienen toda lainformación significativa para su traba-jo, aunque no excluyen otros documen-tos que personalmente sean útiles alprofesional para su propia organización,como puedan ser un Registro deEntrevistas o una Ficha de Recursos yServicios.

Puede parecer paradójico que enla era de la información, cuando la tec-nología ha venido a revolucionar ysobrepasar todas las facilidades quetiempos atrás hubiéramos podido ima-ginar, se hable de mantener unos docu-mentos que vienen funcionando desdehace muchos años. Las tecnologías vie-nen a simplificarnos los trabajos pesa-dos, pero no alteran la metodología deobtención de la información, ni el usoque se tenga que hacer de ésta. A prin-cipios de este siglo la única forma deconservar la narración que una perso-na nos hacía de su vida era ir con papely pluma y escribir lo que decía. Paraayudar en este trabajo había técnicascomo la taquigrafía. Hoy día se puedeir con un grabador de mini-disc, quegraba en digital, incorporar el testimoniovivo de la persona a la historia informa-tizada, e incluso reproducirlo por escri-to utilizando un programa de conversión

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de voz. Todo mucho más fácil. Pero laforma de conducir la entrevista, la utili-dad que tenga, el uso a que se destineposteriormente la información, todo esono se ha visto alterado por el hecho decambiar los medios.

Naturalmente, el disfrute de nue-vas tecnologías tiene su cruz y requie-re un esfuerzo. Cuando los ServiciosSociales de Atención Primaria hanmecanizado la Ficha Social ha habidoque someterse a un proceso de nor-malización y sistematización impuestopor la propia tecnología. El beneficio esdisponer de un documento que contie-ne datos que son muy fácilmente con-sultables, evaluables estadisticamente,transmisibles, acumulables e integra-bles en otros documentos destinados aotros usos.

Queda pues clara la apuesta porel uso de las más modernas tecnologí-as, y los Trabajadores Sociales debenaplicarse a utilizarlas y a estar al día enla aparición de nuevas facilidades. Perosin que ello desvie la atención de loesencial en el trabajo, sin que se con-vierta en más importante la pluma quelo escrito.

Definición e importanciade la documentaciónen Trabajo Social

Yepes’ señala que <‘la documen-tación es un evidente apoyo al creci-miento de toda rama del saber por lavía del método científico, es portadorade principios científicos y técnicos que

constituyen, naturalmente, la base detoda documentación especializada”.Para este autor hay, por tanto, unacien-cia de la documentación que él mismodefine como «aquella ciencia generalque tiene por objeto el estudio del pro-ceso de transmisión y recuperación delas fuentes para la obtención de unnuevo conocimiento>’. Y también hayuna documentación especializada des-tinada a algo concreto, resultando porun lado que la documentación en gene-ral es la que hace posible la comunica-ción de la ciencia, y una especializadaque sirve de apoyo a una cierta ramadel saber y que sin abandonar su some-timiento al método científico, se adaptamejor a las circunstancias y caracterís-ticas del conocimiento buscado. Es elcaso de la Documentación específicautilizada en Trabajo Social.

Un ejemplo de actuación profe-sional de un trabajador social permitecomprender mejor la aplicación real deesta documentación.

La puerta de entrada a losServicios Sociales de Atención Primariaes el Servicio de información, Valoración,Orientación y Asesoramiento, en otrossitios llamado sólo de Información yOrientación. Este Servicio responde alderecho que tienen los ciudadanos deestar informados sobre los recursos dis-ponibles en la sociedad para satisfacersus necesidades. Su función, por tanto,es proporcionar a los ciudadanos lainformación y asesoramiento técniconecesarios para facilitar su acceso a losrecursos sociales existentes, analizan-do y orientando las demandas socialesplanteadas.

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Por consiguiente, las actividadesde este Servicio son facilitar informa-ción, orientación y asesoramiento a ciu-dadanos, grupos e instituciones sobrederechos y recursos sociales existentesen la comunidad; estudiar, valorar y, ensu caso, gestionar las demandas reci-bidas, tramitando las prestaciones quesean requeridas, canalizándolas a losServicios Sociales o sistemas de pro-tección que les puedan dar respuesta;y, finalmente, estudiar y analizar lasdemandas sociales y los problemasplanteados con vistas a una correctaplanificación de recursos y actividadesque se adapten más a la realidad exis-tente, o lo que es lo mismo, recoger lainformación que posibilite un conoci-miento de la realidad social donde seactúa.

Así pues, este Servicio debe dis-poner de un Banco de Datos donde seenumeran y describen los recursossociales existentes, de donde el traba-jador social puede obtener los datosnecesarios para ofrecer una solución asu cliente o para transferir su demanda.Para ello, previamente, el trabajadorsocial ha tenido que recibir al cliente,escucharle, conocer su problema, ana-izarlo y proponer una vía de actuacióncon vistas a su solución. A lo largo deeste proceso se elabora una documen-tación que tiene varios usos:

1. Un uso interno, para el propiotrabajador social, que debe proponer undiagnóstico y una solución.

2. Un uso por las institucionescon el fin de dar respuesta al proble-rna.


3. Un uso por los distintos Ser-vicios para proceder a una correcta pla-nificación de los recursos y actividadesnecesarios.

4. Un uso por los investigadoresque analizan el proceso de cambio ydesarrollo de la realidad social, lo quepermite anticiparse en la adecuaciónfutura del sistema de protección a laevolución de las necesidades.

Cada uno de estos usos de lavaliosa información obtenida presentaunas exigencias. Así, el uso intefno porel propio trabajador exige disponer delos datos de una forma ordenada que leayuden en su reflexión.

Las Instituciones que recibeninformación de distintos servicios ela-boradas por diferentes profesionalesexigen un cierto grado de normalizaciónque las haga fácilmente comprensiblesy tratables en el proceso de tramitaciónde la prestación.

Toda la información acumulada,sometida al tratamiento adecuado paraglobalizaría, integrarla y clasificarla, uti-izando diferentes medios como estu-dios estadisticos, elaboración de indi-ces, detección de singularidades, etc.sirve para estudiar y planificar los recur-sos y servicios necesarios, por lo que lainformación deberá facilitarse de formaque se adecúe a los distintos trata-mientos a que va a ser sometida.

Por último, el uso para la investi-gación exige utilizar una metodologíareconocida de recogida y conservaciónde la información. Entre otras cosas exi-ge que en algún documento la informa-

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ción se conserve con toda la frescuraoriginal de cuando fue captada, sin ver-se afectada por todas las distintas ela-boraciones posteriores, pues determi-nados investigadores sociales puedenquerer profundizar en aspectos en losque a lo mejor no se pensaba cuandose recogió la información, y necesitanpor tanto que no se haya destruido nin-gún vestigio que permita investigarlos.

Otro enfoque es el que hace elProfesor Fmncisco Alvira 2 sobre lostres momentos en que la investigaciónsocial debe entrar en contacto con losServicios Sociales:

1. En la adquisición de los cono-cimientos adecuados previos al plante-amiento y desarrollo de ServiciosSociales, tanto para profundizar en elorigen y dinámica de los problemashumanos como para estimar las nece-sidades existentes a medio y largo pla-70.

2. En el diseño, análisis y mejorade los instrumentos necesarios en eldesarrollo de los Servicios Sociales, demanera que se propicie una retroali-mentación de la información adecuada.

3. Y por último, en la evaluaciónde programas y proyectos socialesdesarrollados y establecer el grado decumplimiento de los objetivos previstos.Hay que recordar que la evaluación esuno de los pasos importantes del méto-do de Trabajo Social.

En cualquier caso es manifiesta lautilidad de los documentos elaboradospor los trabajadores sociales que, ade-más de servir para tramitar las presta-

ciones necesarias, o en otras palabras,para que funcione de hecho el sistema,generan una fuente de información deutilidad a aplicaciones posteriores.

Estos documentos, con la infor-mación que contienen, quedarán nor-malmente en dos lugares:

— Los documentos originales,los que Contienen toda la informaciónen la forma en que ha sido adquirida enpoder del profesional que la ha elabo-rado o en bancos de documentaciónreservados, para garantizar que su usoestá sometido a las normas éticas queaconseja la práctica profesional.

— La información relevante ex-traída, pero de la que se quitan losdatos y señales de identificación perso-rial para convertirla en anónima en losBancos de Datos, generalmente infor-matizados, y con un uso mucho másabierto y menos restringido.

Fundamentasmetodológicos

De los tres documentos indica-dos, hay que decir que los datos conte-nidos en la Ficha Social y en los nive-les descriptivos del caso en el InformeSocial se encuentran todos en laHistoria Social, de la cual han sidoextraídos, ordenados y normalizadospara que puedan ser incorporados a losBancos de Datos informatizados. El res-to de la información que contiene elInforme Social es la que corresponde asu tuncióri, ya que se trata del docu-mento que el Trabajador social elabora

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para informar a terceros sobre su opi-nión respecto al problema planteado ylas soluciones a adoptar, por lo que sepuede decir que se trata de un informecon el diagnóstico de la situación ela-borado tras la reflexión sobre el conte-nido de la Historia Social.

Así pues, la metodología se refie-re a la aplicable al documento principal,esto es, a la Historia Social, y su fun-damento se encuentra en el métodobiográfico, de amplio uso en las cien-cias sociales, y más concretamente enlas llamadas Historias de Vida.

El método biográfico ha sido y esutilizado ampliamente en investigaciónen las Ciencias Sociales. Así, por ejem-pío, la Antropologia ha utilizado las bio-grafías de personajes pertenecientes auna tribu concreta para tratar de extra-er datos sobre la estructura social de latribu, sus creencias, formas de vida,etc. Un ejemplo característico del usodel método biográfico en la investiga-ción antropológica es el que se hizo enEstados Unidos durante los Siglos xíx yxx de las biografías, memorias y relatosde indios para la reconstrucción de lasformas de vida de unas tribus que porla guerra de exterminio desencadenadacontra ellos, y su posterior confina-miento, corrían peligro de desaparición,al menos con sus formas de vida origi-nales.

Estos estudios sobre las tribusindias se iniciaron con la publicación deun ensayo de Rufus Anderson en 1825que contenía las memorias de unamujer cherokee. El estudio de la apli-cación del método biográfico en esta


etapa es de gran interés, pues presen-ta el aliciente de estar sometido a todaclase de influencias nefastas que podrí-an haberlo invalidado. La razón es queesta literatura sobre la vida de losindios se hizo muy popular, por lo quefue objeto de una fuerte explotacióneconómica, que llevó a algunos edito-res a adaptar los relatos a las prefe-rencias del público, desvirtuando suautenticidad. Ver cómo en medio deesta confusión interesada los antropó-logos son capaces de realizar unalabor rigurosa y separar la paja del tri-go es todo un ejemplo para aprendercómo se usa el método biográfico enAntropología.

El uso en Sociología ha sido, sicabe, más amplio, pues aunque comoha señalado Kluckhohn las libretas decampo de los antropólogos suelen estarllenas de esbozos o de verdaderos rela-tos biográficos, éstas raramente hanvisto la luz en forma de historias devida. La razón es que el objetivo de laAntropología está más orientado a des-velar las bases de constitución y fun-cionamiento de los sistemas sociocul-turales que a interesarse por las tra-yectorias individuales.

La producción de los sociólogosha sido mayor porque el estudio de losproblemas sociales se presta más aponer de manifiesto la participación delos distintos actores en el problema. O,quizás, estimulados por el que puedeser considerado el ejemplo más signifi-cativo del uso del método biográfico ensociología, que es el trabajo de Thomasy Znaniecki de 1920 «El campesinopolaco en Europa y América», en el que

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se narran las peripecias de un campe-sino que emigra a Estados Unidos des-de un pequeño pueblo de Polonia.Describe la infancia en su pueblo comohijo de un herrero, su trabajo comopanadero, su emigración a Alemania enbusca de empleo y su llegada y vida enChicago.

Los autores analizaron el entra-mado de relaciones que vincula laestructura social y el carácter indivi-dual. También investigaron si ciertaspautas de socialización típicas de lavida rural polaca se adaptaban o no ala vida social e individual norteamerica-na. A partir de entonces son innumera-bles los estudios sociológicos que hanutilizado el método biográfico.

Entre estos cabe destacar losestudios de la marginación. Los proce-sos de cambio, desplazamientos ymigraciones tan íntimamente ligados alas situaciones de marginalidad ypobreza en las sociedades industrialesinteresan cada vez más a los sociólo-gos. En Europa se recibe un flujo conti-nuo de población de orígenes socialesreligiosos y culturales de lo más diver-so, que van desplazando poco a pocoa la mano de obra autóctona por laescasa natalidad y el envejecimiento dela población. Muchos de estos emi-grantes pasan por las manos de los tra-bajadores sociales en su proceso deintegración. Las Historias Sociales queéstos hagan constituirán sin duda unmaterial valiosísimo de investigaciónpara unos estudios que tienen que des-cender al análisis del comportamientosociológico de las poblaciones emigra-das.

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Se puede seguir argumentandomás sobre la utilización del método bio-gráfico en otras ciencias, como laHistoria, donde es evidente, o en lamedicina o psicología, porque se van autilizar las aplicaciones en estas cien-cias para lograr una mayor aproxima-ción a la Historia Social.

Desde el punto de vista de la cla-sificación de los distintos documentosbiográficos existentes, la Historia Socialse aproxima más a lo que PujadasMuñoz llama Historias de Vida. Esteautor distingue en primer lugar losdocumentos personales de los registrosobtenidos por encuesta. Entre los pri-meros se encuentran las autobiogra-fías, las memorias así como toda do-cumentación personal como corres-pondencia, fotografías, etc, esto es,cualquier tipo de registro no motivadopor el investigador en el desarrollo desu trabajo.

Entre los registros por encuesta,Pujadas distingue, por un lado, la histo-ria de la vida de una persona tal comoella lo cuenta, que se corresponde conlos términos inglés de Jite storyo el fran-cés réc¡t de vie y propone llamar rela-tos de vida. Por otro lado, señala lareconstrucción que el investigador pue-de hacer de la forma más objetiva posi-ble añadiendo al relato de vida la infor-mación aportada por cualquier otrafuente documental, como la personal,correspondencia, etc. a la que proponellamar historia de vida, equivalente a liteh¡story o histoire de Vie.

La diferencia entre la Historia deVida y la Historia Social hay que bus-

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carla en el fin de cada una de ellas. LaHistoria de Vida es, según Pujadas, <‘elrelato autobiográfico obtenido por elinvestigadormediante entrevistas suce-sivas, en las que el objetivo es mostrarel testimonio subjetivo de una personaen la que se recojan tanto los aconteci-mientos como las valoraciones quedicha persona hace de su propia exis-tencia». En ella el investigador es sola-mente el inductor de a narración, a laque puede agregar aquellas fuentesdocumentales a las que tenga acceso.Un ejemplo característico es la biogra-fía de Jenny Masterson, una ancianaacogida en una residencia que se que-ja de su internamiento, y que sirvió aGordon AiIport5 para un magnifico estu-dio sobre las modificaciones de la vidaindividual como resultado de su inter-namiento en una institución de acogida,gracias a que llegaron a sus manos lascartas enviadas por Jenny a dos ami-gos de su único hijo. También Thomasy Znaniecki utilizaron cartas de emi-grantes polacos a su familia.

Pero el Trabajo Social tiene unavocación de intervención para modificarla realidad, lo que quiere decir que eltrabajador social confecciona su histo-ria para realizar un diagnóstico de lasituación y proceder a aplicar unasmedidas correctoras, por lo que tieneque tomar medidas que le faciliten lainmediatez de la decisión y de laacción. El objetivo de la Historia Sociales la intervención social. En este senti-do hay quien asimila la Historia Sociala la Historia Clínica utilizada enMedicina, en cuyo caso el procedi-miento de obtención de datos seria la


anamnesis médica, olvidando que enésta la preocupación y finalidad residenen la recopilación de datos, unos sínto-mas objetivos, que le lleven a deducirun diagnóstico cierto, mientras que elpaciente queda reducido a un meromediador entre esos datos y el médico.Este, a veces, ni siquiera puede utilizaral propio paciente como informador,como ocurre en la anamnesis pediátri-ca. Algo completamente diferente alproblema planteado en Trabajo Social,donde la persona con sus circunstan-cias forma parte integrante del propioproblema.

Másse aproxima, sin embargo, laHistoria Social a la Historia Clínica quehace el médico para las enfermedadespsicosomáticas, que exige una consi-deración bidimensional y simultánea delacontecer corporal y psíquico tal comoocurre en las psiconeurosis y en lasneurosis de órganos. Para estos casosla medicina cuenta con la llamadaanamnesis biográfica, cuyo propósitoes poner en claro las interrelacionesexistentes entre la historia vital y la his-toria clinica. Esto indica que se puedeencontrar una mejor aproximación estu-diando los documentos usados en psi-cología.

En efecto, la anamnesis biográfi-ca se incorporó a la medicina de lamano de las escuelas psiquiátricas, yson estos y los psicólogos quienes hanperfeccionado el método. La mejor guíateórica para construir la Historia Sociales utilizar el método de la llamadaentrevista psicológica de evaluación odiagnóstica. Rodríguez Sutil 6 despuésde afirmar que la mayoría de los auto-

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res señalan que la entrevista en psico-logia es el principal método de diag-nóstico y aquel en que, en definitiva, seresumen todos los demás, constata laescasez de literatura al respecto, y quela que hay tiene la forma de manualescon técnicas y consejos. Esto le lleva aafirmar que la entrevista es más un«arte’> que una técnica.

La Historia Social

La Historia Social es el primerdocumento en el tiempo de todos losutilizados en Trabajo Social. Fue MaryRichmond quien estableció la necesi-dad de una sistematización del conoci-miento sobre la vida de los pobres ynecesitados, haciéndola más científicay eficaz, teniendo en cuenta las carac-teristicas de la persona, su entornosocial y cultural y todo según la escalade valores que la sociedad en esemomento tiene. Toda esta informaciónno podía quedar al albur de las memo-rias de los profesionales o de sus notasanárquicas, por lo que se estableció laconfección de la Historia.

Historia Social familiar, y lo constituyenlas características individuales de losmiembros de una familia en su trayec-toria educativa, económica, laboral, desalud, etc., así como las relacionesexistentes entre ellos y con el entornosocial en que están insertos. La estruc-tura del documento se realiza por temasy, dentro de ellos, por descripciónsecuencial. También se adjuntan otrosdocumentos como los informes que,realizados por otras instituciones, com-plementan conocimientossobre las per-sonas o el barrio.

Los temas en torno a los cualesse articula la Historia Social son:

— Datos de identificación delcliente.

— Composición familiar.— Trayectoria educativa.— Trayectoria sanitaria.— Evolución económica y laboral.— Tipo de vivienda— Características del barrio.— Relaciones familiares y socia-

les.— Asociacionismo, etc.

Posteriormente se ha visto influen-ciada en su contenido y valoración porlas teorías a las que se ha adscrito elTrabajo Social en cada momento histó-rico en cada sociedad concreta. Así, enunas épocas se centró más en el indivi-duo y en otras más en la sociedad, car-gando las responsabilidades y las solu-ciones de los problemas en mayor gra-do a uno u otra.

Hoy día su contenido más fre-cuente es el correspondiente a una

Aunque los apartados del docu-mento coinciden básicamente con loscontenidos de la Ficha y el InformeSocial, la forma de tratarlos es total-mente distinta, ya que el objetivo deldocumento así lo exige. La HistoriaSocial recoge las raíces humanistas delTrabajo Social, y así, a la hora de, porejemplo, describir la vivienda, el Informey la Ficha describirán la vivienda actual,el número de habitaciones su equipa-miento, etc. La Historia Social añadi-té las causas de que vivan allí, otras

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viviendas tuvieron antes, cuál es el gra-do de satisfacción de los ocupantes conla vivienda, etc. Aunque solamente seincorpora la variable tiempo, ya da unacomprensión de la situación actual, ysincroniza los hechos con otros acon-tecimientos que puedan ser relevantes.Otro ejemplo es que la Historia respetalas expresiones empleadas por losclientes, lo que recoge ‘<su cultura”, suforma particular de nombrar las cosas,riquezaque se pierde en los otros docu-mentos.

Siendo el cliente el centro de suatención y, respetando el principio deautodeterminación por el que el clientees libre de escoger sus propias solu-ciones, el trabajador social, al realizar laHistoria Social, trabaja cara a cara consu cliente, contribuyendo a encontrarlas soluciones adecuadas con el solohecho del mantenimiento de la entre-vista. Es la interrelación profesional-cliente, cuya importancia ya destacóOctavia Hill en los procesos de ayuda.

La descripción que se hace a con-tinuación sobre la forma de recoger lainformación para la Historia Social estábasada fundamentalmente en la entre-vista psicológica de evaluación o diag-nóstico.

Realización y contenidode la Historia Social

Aunque existen hojas orientativascon una descripción bastante detalladadel contenido que debe tener la HistoriaSocial, en la recopilación de los datoshay que tener presente siempre la posi-


bilidad de descubrir otros menos visi-bles pero más significativos que seanlos verdaderos motores del comporta-miento y expliquen la reacción de lapersona. Esta tarea es lenta y a ella sedebe acceder con la mayor flexibilidady concentración posible.

Las estrategias que ofrece laentrevista psicológica para poderlasaplicar son básicamente tres:

— La directiva, útil para obteneruna información determinada y precisareferente al problema que motiva laconsulta. Es la típica de la anamnesismédica. El entrevistador dirige el pro-ceso de principio a fin, buscando unainformación determinada. Esta es ade-cuada cuando la causa a corregir escompletamente ajena a la voluntad delindividuo.

— La no directiva, típica deFreud y su método. En ella el entrevis-tador en principio no dota de ningunaestructura al proceso, sino que es elentrevistado quien va produciendo lainformación según su propio hilo narra-tivo. La entrevista carece de estructurasalvo la que el sujeto le dé. Es máspropia de la entrevista psicológica tera-péutica.

— La semi-directiva o semi-estruc-turada, que es la más característica dela entrevista psicológica diagnóstica ode evaluación. Es un modelo mixto delas dos anteriores y, por tanto, va alter-nando fases con una u otra, obtenien-do en la fase directiva datos objetivos,muchas veces cuantificables, y en la nodirectiva informaciones subjetivas quepermitan deducir el comportamiento del

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cliente frente a su problema y la visiónque tiene del mismo.

Esta última es la más recomen-dable para la confección de la HistoriaSocial en la que hay que obtener unaserie de datos objetivos que luegopasarán a integrar la Ficha Social, jun-to a otros que orienten al profesionalpara establecer el mejor diagnósticoposible. Aunque la Historia Social per-mite una gran creatividad conviene dis-poner de patrones o guías de la entre-vista que eviten el olvido de recogerdatos importantes, y resten anarquíaen las fases no directivas de la entre-vista.

En su desarrollo la entrevistapasa por una serie de fases de las quese pueden destacar las siguientes:

— La entrada, que es el primercontacto con el cliente, y que tiene dosmomentos:

• Uno no directivo correspondien-te a la contestación a la pregunta inicial“dígame, ¿qué le trae por aquí?”, dichaen tono empático que facilite una res-puesta fluida

• Uno segundo directivo en elque se recogen los datos más rele-vantes empezando por los de identifi-cación

— La indagación, en la que sealternan fases directivas y no directivasa medida que se va investigando sobrediferentes aspectos. Asi por ejemplo,después de una fase directiva de la quese obtiene la composición exacta delnúmero y parentesco de las personas

que conviven con el cliente, se puedepasar a una fase no directiva en la queel entrevistado puede expresar su opi-nión sobre ellos e incluso, los senti-mientos que le provocan algunas rela-ciones particulares.

— El encuadre, en la que elentrevistador ha elaborado internamen-te sus conclusiones particulares y lasexpone al cliente buscando su acuerdo.Estas conclusiones pueden ser tan sim-ples como expresarle al cliente la nece-sidad de una segunda entrevista, si esque el trabajador social tiene que reca-bar otros datos o asesorarse antes dedar una solución, o puede plantear yauna primera acción inicial a realizar. Enesta fase es importante que se esta-blezca un verdadero diálogo, para loque deberán utilizarse las técnicas ade-cuadas, como reclamar la devoluciónde la información para estar seguros deque el cliente nos ha comprendido per-fectamente.

En las prácticas sobre confecciónde una Historia Social se deben repa-sar las técnicas de la entrevista que seimparten junto con las técnicas deobservación y de registro y recopilaciónde la información en los temas corres-pondientes, aunque como recordatoriose pueden destacar aquí algunosaspectos:

— Hay preguntas abiertas quepermiten libertad al entrevistado paraelaborar su respuesta, y preguntascerradas que implican una respuestaúnica. Estas últimas deben formularsecon gran claridad evitando ambigúeda-des.

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— Una entrevista semi-estructu-rada exige dejar espacios para que elentrevistado pueda organizar sus res-puestas, por lo que hay que ser cons-ciente del manejo de los silencios.Estos suelen provocar alguna ansiedaden el entrevistado, lo que no es malo sino llega a extremos patológicos o quemuevan al desafío, pues suelen facilitarque el entrevistado se exprese conmayor espontaneidad.

— Otro aspecto a tener en cuen-ta es la terminología del lenguajeempleado. Lo importante es que elcliente entienda lo que se le dice, y estose facilita usando un lenguaje próximoal que él utiliza, aunque en algunoscasos, al prescindir de términos cientí-ficos que el cliente no podría entender,se produzca una cierta imprecisión des-de el punto de vista científico. El uso dellenguaje especializado es imprescindi-ble para el diálogo con otros profesio-nales, pero se puede obviar en el tratocon los clientes si con ello se consiguemejorar la comunicación.

— Por último, hay que recordarsiempre que hay que respetar la liber-tad de respuesta del entrevistado.

Normalización de la Ficha Socialy el Informe Social

Con buen criterio, desde la crea-chin de los Servicios Sociales se deci-dió dotarlos de una estructura de mane-jo de documentos que facilitara la aten-ción a los usuarios, incorporando lasventajas que se derivan de una correc-ta informatización.


En lo que se refiere a los docu-mentos específicos de Trabajo Social,se vio que los dos documentos que sir-ven de relación entre los distintos ser-vicios y profesionales son la Ficha y elInforme Social. Son además los docu-mentos que contienen la informaciónmás cuantificable y, por tanto, suscepti-ble de tratamiento posterior a efectosestadísticos o de investigación.

Conscientes de la oportunidadhistórica de hacer lascosas bien desdeel principio, el Consejo General deTrabajadores Sociales y AsistentesSociales se puso a la labor de diseñode estos documentos, convocando unSeminario de Ficha e Informe Social,y publicando en 1985 un pequeñomanual sobre estos dos documentosbásicos para someterlos a discusión yofrecerlos a la Administración para laimplantación de los Servicios Sociales.

Asi se ha hecho en todas las Co-munidades Autónomas, y en Anda-lucía la Ficha y el Informe Social seencuentran informatizados, es decirunificados y normalizados a través delprograma SIUSS, del que se hanimpartido cursos para usuarios desti-nados a todas las personas relaciona-das con el tema.

Los objetivos generales buscadoscon la normalización de documentosson:

Conseguir la unificación yhomogeinización de los instrumentosde trabajo

— Acreditar la tarea profesionalcualitativa y cuantitativamente basán-

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dose en instrumentos de mayor fiabili-dad

— Acceder a un conocimientomás riguroso de las causas y efectosen relación a necesidades sociales y ala comprobación de la validez de losrecursos aplicados a esas necesida-des

En cuanto a los objetivos especí-ficos comunes a Informe y Ficha son:

— Sistematización de la proble-mática atendida en los distintos servi-cios.

— Detección de los problemasindividuales y colectivosdesde criterioshomogéneos.

— Garantizar una informacióncorrecta.

— Establecer una vía de coordi-nación de organismos, instituciones oentidades, tanto públicas como priva-das, prestadores de recursos y servi-cios Sociales.

— Prevenir desigualdades en laprestación de recursos y serviciossociales.

— Realizar un correcto segui-miento de los problemas planteados enlos servicios hasta la solución de losmismos.

— Racionalizar aplicación derecursos y servicios.

— Facilitar el conocimientode lasdificultades o necesidades del usuarioen la derivación de la demanda.

La Ficha Social

Es la parte Común sistematizabiey cuantificable de la Historia Social.

Del tratamiento de los datos apor-tados por la Ficha Social se puedenobtener índices de funcionamiento delos Servicios Sociales, como por ejem-pío, duración media de los casos aten-didos, tiempos de espera en la soluciónde los problemas o tipos de demandasmás frecuentes planteadas.

Por tanto, al ser necesario el tra-tamiento conjunto de datos de lasPichas, ésta se divide en dos partes:

— una que contiene los datosconfidenciales de identificación perso-nal a la que sólo tiene acceso el centroque lo trata,

— y otra destinada a formar par-te, además, del Banco de Datos gene-ral.

El contenido de la Ficha Socialcoincide esencialmente con el de laHistoria, sólo que, como se ha dicho, seextraen únicamente los datos cuantifi-cables o sistematizables. Tiene un for-mato uniforme con respuestas codifica-das.

El Informe Social

Este documento es la síntesisexplicativa, respecto de una situacióndada, que emite el trabajador socialcomo resultado del estudio, valoracióny dictamen para el logro de un objetivodeterminado.

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Una vez analizada la informaciónobtenida y reflejada en la HistoriaSocial, el trabajador social debe elabo-rar el diagnóstico o interpretación de losdatos, y como consecuencia dar unarespuesta a las necesidades plantea-das, pasando a movilizarse para con-seguir los recursos que sean necesa-rios.

Es en este punto donde entra enjuego el Informe Social, pues a travésde él se informa a las Instituciones pres-tadoras de recursos y a los profesiona-les que hay en ellas de las necesidadesplanteadas a aquel cliente concreto,para que habiliten lo necesario paradarles respuesta.

Por tanto, los objetivos delinforme son:

— Dar a conocer la existencia ycaracterísticas de una situación socialdeterminada, con el propósito de paliar-la o de modificarla.

— Aportar información para eldictamen profesional.

— Obtener recursos sociales yaestablecidos.

— Promover recursos sociales.

— Facilitar información a otro tra-bajador social o a otro profesional delos Servicios Sociales.

— Volver a reflexionar sobre eldictamen profesional al proceder areflejar en el Informe todo el conjunto dedatos del problema.

En cuanto a las cualidades técni-cas que debe de tener el Informe, lo


más destacable es la utilización de unlenguaje profesional, con una termino-logía precisa, evitando el uso de eufe-mismos o expresiones que se prestan aconfusión o introducen ambigúedad. Esdecir, el Informe debe elaborarse:

— Con datos fiables, evitandocifras aproximadas, puntualizacionesincorrectas, etc.

— Con precisión en la terminolo-gía usada.

— Con claridad expositiva, conun hilo conductor claramente visible.

— Con argumentación didáctica,omitiendo anécdotas, etc.

En cuanto al contenido, la norma-lización impuesta corrige muchos erro-res de los Informes Sociales del pasa-do, que muchas veces se limitaban aexpresar las condiciones económicas,pues iban destinados a obtener ayudasde la Beneficencia, que era lo único quehabía.

No obstante, la normalización nocondiciona la libertad del trabajadorsocial, que a la hora de emitir suInforme selecciona los datos que creemás relevantes y, por ejemplo, valoracon entera libertad el grado de urgenciaen la prestación demandada según seaprecie en la necesidad planteada. Eltrabajador social debe ser conscientede que nunca se podrá amparar en laestructura del documento, o en otrosaspectos formales, para justificar unaomisión de información o una descrip-ción deficiente.

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La Étícaen la elaboraciónde la información

Las personas que acuden al tra-bajador social lo hacen con el conven-cimiento de que éste actúa ateniéndo-se a las reglas de la ética profesional yque, por tanto, va a respetar la confi-dencialidad de los datos suministrados.En particular, conviene recordar tresaspectos ligados a la ética profesionalque tienen más relevancia en relación ala documentación que maneja el traba-jador social:

— En primer lugar la informacióndebe ser veraz. Es difícil sustraerse alsubjetivismo a la hora de reflejar lainformación, y mucho más cuando seemite una opinión en un informe. Perohay que evitar en cualquier caso quepara apoyar las opiniones que seexpresan se desvirtúe lo más mínimo lainformación.

— Toda la información suminis-trada por el cliente tiene carácter confi-dencial y está amparada por el secretoprofesional. Por tanto, el trabajadorsocial sólo podrá desvelar esta infor-mación en la medida en que sea estric-tamente necesario para conseguir laprestación o ayuda necesaria. Cuandosuministre información para la estadís-tica o la investigación deberá asegurar-se de que la que se suministra estádesprovista de toda posibilidad de iden-tilicación personal. Si la investigaciónque se va a realizar requiere el sumi-nistro de información confidencial debe-rá recabar la autorización del informan-

te o, si esto no fuera posible, asegurar-se de que el investigador va a mantenerla confidencialidad exigida.

— Por último, el trasiego de infor-mación debe ser eficaz, de manera quela información y los informes se enviena las personas adecuadas o se pre-senten en lugar y tiempo oportuno, evi-tando que por no hacerloasí se pierdandocumentos, haya que repetirlos o lle-guen a personas equivocadas que notienen porqué tener acceso a la infor-mación.

conclusión

Dentro de toda la información queutilizan los trabajadores sociales en sudesempeño profesional se ha repasadola documentación que es específica deTrabajo Social, la Historia, la Ficha y elInforme Social.

Se ha visto cómo la HistoriaSocial es el documento donde se reco-pila toda la información que adquiere eltrabajador social y que es el documen-to fuente a partir del cual se elaboran laFicha y el Informe Social.

También se ha repasado la me-todologia para la elaboración de laHistoria Social y se la ha relacionadocon la metodología seguida en otrasciencias sociales afines, confirmandouna vez más el pluralismo cognitivo ymetodológico característico del TrabajoSocial.

Y finalmente se ha puesto demanifiesto la importancia de trabajar deforma rigurosa en la elaboración de la

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información, pues es la base de laacción que permite intervenir en la rea-lidad que es la vocación del TrabajoSocial. intervención que debe ajustarseen todo momento a lo exigido por la éti-ca profesional como es natural, y queen el manejo de la documentaciónrequiere una especial atención.

Notas

1. YEPES, J. L. (1981). El estudio de la documen-ladón. Madrid. Tecnos.

2. Citado en nos documentos Básicos en TrabajoSociaL (1985) Consejo General de Diplomadosen Trabajo social y Asistentes Sociales. Madrid.Siglo XXI.

3. Citado en PUJADAS, J. J. (1992). “El métodobiográlico: el uso de las historias de vida enciencias sociales”. Cuadernos metodológicosni 5. Madrid. CIS Centro de investigacionesSociológicas.

4. Op. cit., pág. 135. ALLPORT G.W. (1965). Letters trorn Jenny

Londres. Hartcourt Brace Jovannvich. citadopoí PUJADAS, Ji. (1992), op. cii.

6. RODRíGUEZ SUTIL, C. (1994). “La entrevistapsicológica” en DELGADO, J. H. y GiJTIE-AREz. J. (Comp.) Métodos y técnicas cualitati-vas de investigación en Ciencias Sociales.Madrid. Síntesis.

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