la distribuzione delle competenze
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Come innovare i servizi di segreteria modello di organizzazione finalizzato al supporto dell’offerta formativa. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Come innovare i servizi di segreteria
modello di organizzazione finalizzatoal supporto dellrsquoofferta formativa
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Le scuole sono chiamate ad una rilevante azioneazione di trasformazione ed innovazionetrasformazione ed innovazione finalizzata soprattutto
- al miglioramento dei servizi offerti
- alla semplificazione dei processi
per individuare correttamente le linee guida che portano ad una riorganizzazione di tali servizi occorre partire dal loro assetto tradizionale per coglierne gli elementi di inadeguatezzacriticitagrave rispetto al nuovo contesto operativo
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La distribuzione delle competenze
Competenze dello StatoCompetenze dello Stato
- Inizio e durata percorsi di istruzione e formazione- Ordinamenti scolastici- Valutazione del sistema educativo diIstruzione e formazione professionale- Contenuto essenziale piani di studio- Esami di stato- Requisiti e formazione richiesti perabilitazione insegnamento- Livelli essenziali delle prestazionie Standard formativi spendibili deititoli professionali
Competenze delle RegioniCompetenze delle Regioni
- Legislazione sul sistema di istruzione e formazione- Edilizia scolastica- Diritto allo studio- Quota piani di studio del sistema istruzione- Indicazioni per i piani di studio del sistema istruzione e formazione prof- Certificazione titoli professionali di istruzione e formazione professionale- Altre competenze (assegnate DLgs 11298)
Autonomia scolastica organizzativa didattica di ricerca e sviluppo
Piano dellrsquoofferta formativaPiano dellrsquoofferta formativa
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
autonomia organizzativanecessitagrave della singola scuola di articolare il propriopropriofunzionamentofunzionamento in relazione agli obiettivi indicati nel POFobiettivi indicati nel POF(documento costitutivo dellrsquoidentitagrave culturale e progettuale di ogni scuola)
flessibilitagrave organizzativa diversa articolazione delle ore di lezione didattica modulare ecc distribuzione delle lezioni in 5 o 6 giorni ecc diverso utilizzo risorse umane e finanziarie strutturali (orari flessibili) utilizzo nuove tecnologie (comunicazioni famiglie)
autonomia didattica obbliga le scuole a confrontarsi e adottare strumenti di verifica sul raggiungimento degli obiettivi previsti dal POF (controllo gestione)
autonomia finanziariacostruzione obiettivi legati risorse finanziarie- budget finanziario
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteria COMPLESSITAgrave
Crisi del vecchio modello amministrativo statale e ricerca di nuove modalitagrave semplificate ma efficaci
Privatizzazione del rapporto di lavoro con conseguenti impatti psicologici e organizzativi
Attuazione della Carta dei servizi con relative misurazioni in chiave di ldquovalutazione dei servizirdquo allo scopo di misurare lrsquoefficacia degli investimenti
Leggi su trasparenza e privacy che richiedono interventi equilibrati rispetto a due istanze sovente contrastanti
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Attribuzione dirigenza
Scuole ndash Fondazioni (decreto Bersani) scuole pubbliche in cui affluiscono fondi privati gestiti da Consigli di amministrazione misti
POLI TECNICI riorganizzazione sistema istruzione formazione strutture che operano nellambito sistema dellistruzione e formazione tecnica superiore denominate ITS (art 1 comma 631 legge n 29606)
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Organizzazione didattica (ricerca docimologica supporto attivitagrave di progettazione gestione progettihellip)
Servizi di e-gov (comunicazione alle famiglie e al territorio)
Servizi segreteria (sportello consulenza orientamento gestione contenziosohellip)
Servizi logistici (servizi di rete normativa di sicurezza mensa acquisti sanificazione gestione aule apertura al territoriohellip)
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Questo significa che
- possono prendere decisioni autonome in materia didattica organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali)
ieri veniva indicato anche cosa - come ndash fare
oggi ogni scuola adotta un modello didatticoorganizzativo
singole scuole
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per
condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie
riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)
ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale
partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
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Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
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MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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Le scuole sono chiamate ad una rilevante azioneazione di trasformazione ed innovazionetrasformazione ed innovazione finalizzata soprattutto
- al miglioramento dei servizi offerti
- alla semplificazione dei processi
per individuare correttamente le linee guida che portano ad una riorganizzazione di tali servizi occorre partire dal loro assetto tradizionale per coglierne gli elementi di inadeguatezzacriticitagrave rispetto al nuovo contesto operativo
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La distribuzione delle competenze
Competenze dello StatoCompetenze dello Stato
- Inizio e durata percorsi di istruzione e formazione- Ordinamenti scolastici- Valutazione del sistema educativo diIstruzione e formazione professionale- Contenuto essenziale piani di studio- Esami di stato- Requisiti e formazione richiesti perabilitazione insegnamento- Livelli essenziali delle prestazionie Standard formativi spendibili deititoli professionali
Competenze delle RegioniCompetenze delle Regioni
- Legislazione sul sistema di istruzione e formazione- Edilizia scolastica- Diritto allo studio- Quota piani di studio del sistema istruzione- Indicazioni per i piani di studio del sistema istruzione e formazione prof- Certificazione titoli professionali di istruzione e formazione professionale- Altre competenze (assegnate DLgs 11298)
Autonomia scolastica organizzativa didattica di ricerca e sviluppo
Piano dellrsquoofferta formativaPiano dellrsquoofferta formativa
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
autonomia organizzativanecessitagrave della singola scuola di articolare il propriopropriofunzionamentofunzionamento in relazione agli obiettivi indicati nel POFobiettivi indicati nel POF(documento costitutivo dellrsquoidentitagrave culturale e progettuale di ogni scuola)
flessibilitagrave organizzativa diversa articolazione delle ore di lezione didattica modulare ecc distribuzione delle lezioni in 5 o 6 giorni ecc diverso utilizzo risorse umane e finanziarie strutturali (orari flessibili) utilizzo nuove tecnologie (comunicazioni famiglie)
autonomia didattica obbliga le scuole a confrontarsi e adottare strumenti di verifica sul raggiungimento degli obiettivi previsti dal POF (controllo gestione)
autonomia finanziariacostruzione obiettivi legati risorse finanziarie- budget finanziario
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteria COMPLESSITAgrave
Crisi del vecchio modello amministrativo statale e ricerca di nuove modalitagrave semplificate ma efficaci
Privatizzazione del rapporto di lavoro con conseguenti impatti psicologici e organizzativi
Attuazione della Carta dei servizi con relative misurazioni in chiave di ldquovalutazione dei servizirdquo allo scopo di misurare lrsquoefficacia degli investimenti
Leggi su trasparenza e privacy che richiedono interventi equilibrati rispetto a due istanze sovente contrastanti
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Attribuzione dirigenza
Scuole ndash Fondazioni (decreto Bersani) scuole pubbliche in cui affluiscono fondi privati gestiti da Consigli di amministrazione misti
POLI TECNICI riorganizzazione sistema istruzione formazione strutture che operano nellambito sistema dellistruzione e formazione tecnica superiore denominate ITS (art 1 comma 631 legge n 29606)
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Organizzazione didattica (ricerca docimologica supporto attivitagrave di progettazione gestione progettihellip)
Servizi di e-gov (comunicazione alle famiglie e al territorio)
Servizi segreteria (sportello consulenza orientamento gestione contenziosohellip)
Servizi logistici (servizi di rete normativa di sicurezza mensa acquisti sanificazione gestione aule apertura al territoriohellip)
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Questo significa che
- possono prendere decisioni autonome in materia didattica organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali)
ieri veniva indicato anche cosa - come ndash fare
oggi ogni scuola adotta un modello didatticoorganizzativo
singole scuole
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per
condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie
riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)
ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale
partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
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Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
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MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
18
Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
19
Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
20
Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
21
Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
23
Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
24
5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
25
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33
RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Slide 9
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Slide 18
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- Slide 32
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
-
3
La distribuzione delle competenze
Competenze dello StatoCompetenze dello Stato
- Inizio e durata percorsi di istruzione e formazione- Ordinamenti scolastici- Valutazione del sistema educativo diIstruzione e formazione professionale- Contenuto essenziale piani di studio- Esami di stato- Requisiti e formazione richiesti perabilitazione insegnamento- Livelli essenziali delle prestazionie Standard formativi spendibili deititoli professionali
Competenze delle RegioniCompetenze delle Regioni
- Legislazione sul sistema di istruzione e formazione- Edilizia scolastica- Diritto allo studio- Quota piani di studio del sistema istruzione- Indicazioni per i piani di studio del sistema istruzione e formazione prof- Certificazione titoli professionali di istruzione e formazione professionale- Altre competenze (assegnate DLgs 11298)
Autonomia scolastica organizzativa didattica di ricerca e sviluppo
Piano dellrsquoofferta formativaPiano dellrsquoofferta formativa
4
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
autonomia organizzativanecessitagrave della singola scuola di articolare il propriopropriofunzionamentofunzionamento in relazione agli obiettivi indicati nel POFobiettivi indicati nel POF(documento costitutivo dellrsquoidentitagrave culturale e progettuale di ogni scuola)
flessibilitagrave organizzativa diversa articolazione delle ore di lezione didattica modulare ecc distribuzione delle lezioni in 5 o 6 giorni ecc diverso utilizzo risorse umane e finanziarie strutturali (orari flessibili) utilizzo nuove tecnologie (comunicazioni famiglie)
autonomia didattica obbliga le scuole a confrontarsi e adottare strumenti di verifica sul raggiungimento degli obiettivi previsti dal POF (controllo gestione)
autonomia finanziariacostruzione obiettivi legati risorse finanziarie- budget finanziario
5
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteria COMPLESSITAgrave
Crisi del vecchio modello amministrativo statale e ricerca di nuove modalitagrave semplificate ma efficaci
Privatizzazione del rapporto di lavoro con conseguenti impatti psicologici e organizzativi
Attuazione della Carta dei servizi con relative misurazioni in chiave di ldquovalutazione dei servizirdquo allo scopo di misurare lrsquoefficacia degli investimenti
Leggi su trasparenza e privacy che richiedono interventi equilibrati rispetto a due istanze sovente contrastanti
6
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Attribuzione dirigenza
Scuole ndash Fondazioni (decreto Bersani) scuole pubbliche in cui affluiscono fondi privati gestiti da Consigli di amministrazione misti
POLI TECNICI riorganizzazione sistema istruzione formazione strutture che operano nellambito sistema dellistruzione e formazione tecnica superiore denominate ITS (art 1 comma 631 legge n 29606)
7
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Organizzazione didattica (ricerca docimologica supporto attivitagrave di progettazione gestione progettihellip)
Servizi di e-gov (comunicazione alle famiglie e al territorio)
Servizi segreteria (sportello consulenza orientamento gestione contenziosohellip)
Servizi logistici (servizi di rete normativa di sicurezza mensa acquisti sanificazione gestione aule apertura al territoriohellip)
8
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Questo significa che
- possono prendere decisioni autonome in materia didattica organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali)
ieri veniva indicato anche cosa - come ndash fare
oggi ogni scuola adotta un modello didatticoorganizzativo
singole scuole
9
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per
condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie
riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)
ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale
partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento
10
Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
11
Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
13
Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
14
MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
15
Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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-
4
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
autonomia organizzativanecessitagrave della singola scuola di articolare il propriopropriofunzionamentofunzionamento in relazione agli obiettivi indicati nel POFobiettivi indicati nel POF(documento costitutivo dellrsquoidentitagrave culturale e progettuale di ogni scuola)
flessibilitagrave organizzativa diversa articolazione delle ore di lezione didattica modulare ecc distribuzione delle lezioni in 5 o 6 giorni ecc diverso utilizzo risorse umane e finanziarie strutturali (orari flessibili) utilizzo nuove tecnologie (comunicazioni famiglie)
autonomia didattica obbliga le scuole a confrontarsi e adottare strumenti di verifica sul raggiungimento degli obiettivi previsti dal POF (controllo gestione)
autonomia finanziariacostruzione obiettivi legati risorse finanziarie- budget finanziario
5
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteria COMPLESSITAgrave
Crisi del vecchio modello amministrativo statale e ricerca di nuove modalitagrave semplificate ma efficaci
Privatizzazione del rapporto di lavoro con conseguenti impatti psicologici e organizzativi
Attuazione della Carta dei servizi con relative misurazioni in chiave di ldquovalutazione dei servizirdquo allo scopo di misurare lrsquoefficacia degli investimenti
Leggi su trasparenza e privacy che richiedono interventi equilibrati rispetto a due istanze sovente contrastanti
6
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Attribuzione dirigenza
Scuole ndash Fondazioni (decreto Bersani) scuole pubbliche in cui affluiscono fondi privati gestiti da Consigli di amministrazione misti
POLI TECNICI riorganizzazione sistema istruzione formazione strutture che operano nellambito sistema dellistruzione e formazione tecnica superiore denominate ITS (art 1 comma 631 legge n 29606)
7
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Organizzazione didattica (ricerca docimologica supporto attivitagrave di progettazione gestione progettihellip)
Servizi di e-gov (comunicazione alle famiglie e al territorio)
Servizi segreteria (sportello consulenza orientamento gestione contenziosohellip)
Servizi logistici (servizi di rete normativa di sicurezza mensa acquisti sanificazione gestione aule apertura al territoriohellip)
8
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Questo significa che
- possono prendere decisioni autonome in materia didattica organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali)
ieri veniva indicato anche cosa - come ndash fare
oggi ogni scuola adotta un modello didatticoorganizzativo
singole scuole
9
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per
condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie
riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)
ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale
partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento
10
Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
11
Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
13
Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
14
MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
15
Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
16
La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
17
Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
18
Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
19
Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
20
Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
21
Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteria COMPLESSITAgrave
Crisi del vecchio modello amministrativo statale e ricerca di nuove modalitagrave semplificate ma efficaci
Privatizzazione del rapporto di lavoro con conseguenti impatti psicologici e organizzativi
Attuazione della Carta dei servizi con relative misurazioni in chiave di ldquovalutazione dei servizirdquo allo scopo di misurare lrsquoefficacia degli investimenti
Leggi su trasparenza e privacy che richiedono interventi equilibrati rispetto a due istanze sovente contrastanti
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Attribuzione dirigenza
Scuole ndash Fondazioni (decreto Bersani) scuole pubbliche in cui affluiscono fondi privati gestiti da Consigli di amministrazione misti
POLI TECNICI riorganizzazione sistema istruzione formazione strutture che operano nellambito sistema dellistruzione e formazione tecnica superiore denominate ITS (art 1 comma 631 legge n 29606)
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Organizzazione didattica (ricerca docimologica supporto attivitagrave di progettazione gestione progettihellip)
Servizi di e-gov (comunicazione alle famiglie e al territorio)
Servizi segreteria (sportello consulenza orientamento gestione contenziosohellip)
Servizi logistici (servizi di rete normativa di sicurezza mensa acquisti sanificazione gestione aule apertura al territoriohellip)
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Questo significa che
- possono prendere decisioni autonome in materia didattica organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali)
ieri veniva indicato anche cosa - come ndash fare
oggi ogni scuola adotta un modello didatticoorganizzativo
singole scuole
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per
condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie
riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)
ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale
partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento
10
Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
11
Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
13
Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
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MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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- Slide 7
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- Slide 9
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- Slide 11
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- Slide 35
- Slide 36
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- Slide 53
-
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Attribuzione dirigenza
Scuole ndash Fondazioni (decreto Bersani) scuole pubbliche in cui affluiscono fondi privati gestiti da Consigli di amministrazione misti
POLI TECNICI riorganizzazione sistema istruzione formazione strutture che operano nellambito sistema dellistruzione e formazione tecnica superiore denominate ITS (art 1 comma 631 legge n 29606)
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Organizzazione didattica (ricerca docimologica supporto attivitagrave di progettazione gestione progettihellip)
Servizi di e-gov (comunicazione alle famiglie e al territorio)
Servizi segreteria (sportello consulenza orientamento gestione contenziosohellip)
Servizi logistici (servizi di rete normativa di sicurezza mensa acquisti sanificazione gestione aule apertura al territoriohellip)
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Questo significa che
- possono prendere decisioni autonome in materia didattica organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali)
ieri veniva indicato anche cosa - come ndash fare
oggi ogni scuola adotta un modello didatticoorganizzativo
singole scuole
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per
condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie
riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)
ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale
partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
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Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
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MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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-
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Organizzazione didattica (ricerca docimologica supporto attivitagrave di progettazione gestione progettihellip)
Servizi di e-gov (comunicazione alle famiglie e al territorio)
Servizi segreteria (sportello consulenza orientamento gestione contenziosohellip)
Servizi logistici (servizi di rete normativa di sicurezza mensa acquisti sanificazione gestione aule apertura al territoriohellip)
8
Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Questo significa che
- possono prendere decisioni autonome in materia didattica organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali)
ieri veniva indicato anche cosa - come ndash fare
oggi ogni scuola adotta un modello didatticoorganizzativo
singole scuole
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per
condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie
riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)
ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale
partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
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Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
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MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
Questo significa che
- possono prendere decisioni autonome in materia didattica organizzativa (nel rispetto delle norme nazionali e regionali)
ieri veniva indicato anche cosa - come ndash fare
oggi ogni scuola adotta un modello didatticoorganizzativo
singole scuole
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per
condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie
riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)
ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale
partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
11
Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
13
Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
14
MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
15
Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
16
La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
17
Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
18
Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
19
Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
20
Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
21
Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
23
Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
24
5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
25
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33
RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
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- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
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- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
-
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Percheacute innovareinnovare i servizi di segreteriaCOMPLESSITAgrave
- Devono prevedere un modello di organizzazione per erogare modelli educativi coerenti con le esigenze del territorio - Devono lavorare in RETE POLI per
condividere strutture strumenti risorse umane e finanziarie
riorganizzare il modo di operare (utilizzo ICT)
ldquopassare dal ruolo esecutivordquo alla responsabilitagrave del servizio rendendo il personale
partecipe ldquoattorerdquo del cambiamento
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
11
Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
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Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
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MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
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- Slide 51
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- Slide 53
-
10
Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Direttive Vincolanti
Atti di indirizzo Linee guidadirettive
atti di indirizzo1048709 sono preliminari alle linee guidadirettive 1048709 si riallacciano a indicazioni di massima derivanti da
prime rilevazioni sui fabbisogni condizioni poste alla base dellrsquoutilizzo di finanziamenti vincolati principi generali di buona progettazione con lrsquoapertura massima a costituzione di Reti e di sistemi di ampia partecipazione di tutti gli stakeholder
linee guidadirettive1048709 contengono gli obiettivi da raggiungere ma spesso
non precisano i modi per ottenerli lasciando tale compito alla progettualitagrave al personale
1048709 sottolineano concetti moderni privacy e sicurezza1048709 sottendono criteri di ottimizzazione e di
trasparenza1048709 sottolineano la necessitagrave di forme di monitoraggio
e di autovalutazione
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
13
Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
14
MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
15
Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
16
La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
18
Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
19
Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
21
Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
23
Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
24
5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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Percheacute innovare i Servizi di segreteria MODALITAgrave OPERATIVE
da Indicazioni Verbali
istruzioni (procedure) di lavoro
1 conoscere chi fa cosa e quando
2 distribuire le responsabilitagrave helliphellippratiche non completate non corretto utilizzo dei prodotti per la sanificazione mal funzionamento attrezzature laboratori ecc
3 possibilitagrave di individuare il responsabile dellrsquoazione
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
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Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
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MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
23
Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
24
5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
25
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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- Slide 53
-
La complessitagrave di questo nuovo modo di operare comporta che
DS
DSGA
Curi (direttamente o attraverso gli organismipreposti) la messa a punto di obiettivi specificie misurabili noncheacute criteri di sceltatrasparenti
Definisca un quadro di procedure (manualeoperativo) per la realizzazione dei variadempimenti sottesi agli obiettivi finalizzati airisultati
Organizzi la raccolta ed elaborazione di datiinerenti le attivitagrave (compresi i Servizi) in modo daconsentire il monitoraggio continuo dei processi
Solo in questo modo si puograve passare
dalle gestione delle circolari alla condivisione delle direttive
13
Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
14
MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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- Slide 50
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- Slide 52
- Slide 53
-
13
Percheacute ri _ organizzare i Servizi diverse modalitagrave operative
Scuola Ferma
1048709 non una ldquoscuola fermardquo attorno alla quale la
societagrave si muove e cambia in continuazione ma una ldquoscuola in movimentordquo promotrice culturale che orienta rendendosi protagonista del cambiamento
1048709 scuola come centro di una Rete di Rete di RelazioniServiziRelazioniServizi capace di rappresentare il servizio educativoformativo e di fornire ai giovani le competenze e conoscenze culturali di base indispensabili per interpretare ed agire in una societagrave moderna noncheacute di fornire Servizifornire Servizi
14
MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
15
Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
16
La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
17
Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
18
Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
19
Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
20
Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
21
Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
23
Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
24
5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
25
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33
RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
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- Slide 11
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- Slide 53
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MODELLO ORGANIZZAZIONE
lrsquoart 14 del regolamento n 27599 impone la riorganizzazione SERVIZI
tenendo conto del nuovo assetto e della complessitagrave dei compiti per garantire allrsquoutenza
un efficace servizio
Percheacute innovare i Servizi necessitagrave per le scuole di dotarsi
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Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
19
Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Slide 9
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- Slide 11
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- Slide 31
- Slide 32
- Slide 33
- Slide 34
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- Slide 37
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- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
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- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
-
15
Si puograve parlare di INNOVAZIONE solo se hellip
Modello di INNOVAZIONE funziona se
inserito in SISTEMA UNITARIO (DS DSGA docentiATA) con lrsquoobiettivo di armonizzarsi e condividere gli obiettivi
viene ldquoripensatardquo lrsquoassegnazione degli incarichi specifici piugrave coerenti con lrsquoofferta della scuola e con i bisogni dei docenti che nella scuola operano in funzioni strettamente legate alla progettazione innovativa
16
La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
17
Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
18
Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
19
Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
20
Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
21
Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
23
Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
24
5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Slide 9
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La gestione del budget finanziario
egrave legata agli obiettivi progettuali del POF con lrsquointento di realizzare una continuitagrave tra
programmazione didattica e programmazione finanziaria
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Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Slide 9
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
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- Slide 14
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- Slide 24
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- Slide 28
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- Slide 31
- Slide 32
- Slide 33
- Slide 34
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- Slide 36
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- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
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- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
-
17
Creare sistema informativo integrato
1 progettano (indicazioni OOCC) 2 elaborano documentazione3 scambiano4 archiviano in Rete (segreteria virtuale ndash WEB-)
DATI
Produrre documentazione a supporto delle attivitagrave svolte
distribuire informazioni nel momento e nel luogo adatto
insieme di persone (DS staff DSGA funzioni aggiuntive hellip
CON LrsquoOBIETTIVO
18
Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
19
Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
20
Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
21
Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
23
Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
24
5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
25
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Slide 9
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- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
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Organizzare programmazione finanziaria integrata
ProgrammazioneDidattica
ProgrammazioneFinanziaria
Finalitagrave Efficace erogazione del servizioSistema documentale (semplice e funzionale)
Programmazione Integrata (ldquocostruzionerdquo programma annuale)1 comunicazione budget (DSGA)2 assegnazione budget ai progetti (OO CC - DS)3 criteri ripartizione FIS (RSU)4 compilazione schede (responsabili progettoDSGA)5 documentazione iniziale in itinere finale (DSGA- DS ndash segreteria)
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Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Slide 9
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
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- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
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- Slide 32
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
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- Slide 40
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- Slide 44
- Slide 45
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- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
-
19
Gap da superarecaratteristiche ieri oggi
Criteri decisionali
Capacitagrave di spesa ed equilibrio finanziario
Risultati di valore per lrsquoutenza (genitoriallievi)
Criteri decisionali
Continuitagrave con lrsquoesercizio precedente
Anticipazione dei bisogni ndash innovazione ndash ricerca nuovi metodi e strumenti operativirisorse finanziaria
Comportamento individuale
Adattativo Attivo con condivisione del risultato e disponibilitagrave a lavorare in team
Capacitagrave gestionali(ricostruzionicertificazioni fiscali)
Procedure rigide Istruzioni di lavoro - formazione
Controlli Documentazione formale
Capacitagrave lettura risultati valutazione costibenefici e soddisfazione dellrsquoutenza
20
Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
21
Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
23
Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
24
5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
25
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
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- Slide 9
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- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
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- Slide 32
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- Slide 34
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- Slide 36
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- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
-
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Asset del cambiamento
passa attraverso1 capacitagrave progettare e pianificarele attivitagrave per dare piugrave sicurezza ai collaboratori
2 capacitagrave di innovare per migliorare i servizi
3 capacitagrave di creare valore ossia motivare ed incentivare i colleghi piugrave diffidenti verso il cambiamento (fare gruppo condividere le ansie essere propositivi verso il DSGAhellip)
4 capacitagravevolontagravestrategia per personale ATA di creare il portfolio spendibile di conoscenze e competenze
5 necessitagrave di conoscere ICT e lavorare in gruppo
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Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
25
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28
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
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- Slide 53
-
21
Asset del cambiamento
1 utilizzo ICT per la comunicazione (interna ed esterna) lrsquoutilizzo adeguatodelle nuove tecnologie porta benesserelavorativohelliphelliphelliphelliphellip
2 dotarsi di ldquonuovirdquo Uffici organizzati(hellip altri ufficio comunicazione orientamento progettazione
qualitagrave processo di riorganizzazione)
22
Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
23
Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
24
5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
25
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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Utilizzo nuove tecnologie
ldquoRi _ organizzarerdquo i Servizi anche attraverso le nuove tecnologie
In unottica di
1 diminuzione del personale2 necessitagrave di erogazione di servizi sempre piugrave complessi3 creare benessere organizzativo (lavorare meglio e meno)
Diventa necessarioDiventa necessario (hellip (hellip obbligatorioobbligatorio))
1 ragionare per processi di lavoro 2 orientare il personale verso logiche di condivisione dei
documenti
rete interna
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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Utilizzare la RETE INTERNA
1 non significa compromettere le proprie specificitagrave ma mantenerle e metterle al servizio degli obiettivi comuni
2 significa unire le competenze ampliare e qualificare la risposta allrsquoazione comune migliorando il servizio e diminuendo lo stress
3 significa lavorare in maniera piugrave veloce condividendo le informazioni e riducendo i tempi di risposta al problema non si egrave vincolati ad un luogo fisico
4 significa che avendo condiviso le informazioni e i metodi di lavoro i collaboratori sanno svolgere diverse mansioni e risolvere piugrave problematiche non si egrave piugrave legati quindi alla vecchia organizzazione degli uffici specializzazione di un dipendente (in caso di sua assenza o malattia una pratica rimane inevasa in attesa del suo rientro sul posto di lavoro i dati sono sul suo computer e solo lui puograve accedervi)
Lavorare in reteLavorare in rete
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
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- Slide 7
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-
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5 egrave necessaria la presenza di un centro di responsabilitagravecentro di responsabilitagrave costituito da una persona o da un gruppo che si assume il compito di garantire che il progetto sia seguito dallrsquoinizio alla fine
5 egrave necessario indirizzare i collaboratori ad informare i colleghi della segreteria verbalmente e tramite e-mail della creazione di files e dellrsquoavvenuto aggiornamento degli stessi informazioni a cui tutti possono accedere in quanto utilizzatori della rete (ad es rendo noto a tutti che in rete trovate la versione aggiornata del file Assenzedoc aggiornato al 090909)
Utilizzare la RETE INTERNA Lavorare in reteLavorare in rete
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
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- Slide 53
-
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33
RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Slide 9
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Slide 18
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- Slide 32
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
-
30
31
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33
RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
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- Slide 7
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- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
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- Slide 6
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- Slide 52
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RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Slide 9
- Slide 10
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- Slide 45
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- Slide 47
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- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
-
33
RETE ESTERNARETE ESTERNA - PORTALEPORTALE
Le scuole possonodevono lavorare in Rete in diversimodi per condividere obiettivi
- da un lato puograve esserci lipotesi in cui piugrave scuole si riuniscono per fornire Servizi di supporto alle scuole con organico ridotto (RC Pensioni trasmissione dichiarazioni fiscali)
- oppure dare vita a ldquosistema di erogazione servizi al territoriordquoper via telematica quindi dare vita ad un portale che fornisca informazioni o permetta di effettuare on line determinate azioni
portale
34
La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
35
Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
36
2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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La creazione del portalecreazione del portale rappresenta la possibilitagrave di interazione e interazione e trasparenza con il territoriotrasparenza con il territorio
bull Possibilitagrave di rispondere alle richieste di informazioni da parte delle famiglie in vista della scuola o corsi da far frequentare ai figli
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte delle famiglie che hanno i figli che frequentano la scuola
bull Possibilitagrave di reperimento di dati e informazioni da parte di qualunque tipo di utenza (corsi per adulti corsi per diplomati ecc)
bull Agenda per tutte le scadenze gli appuntamenti e le iniziative in corso
bullAmpio contenitore di modulistica per- personale interno (docenti tecnici di laboratorio personale ata)- personale esterno- studenti e famiglie
PORTALESITOPORTALESITO
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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Nel sito due accessi
radic radic APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI
radicradic RISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIERISERVATO PER DOCENTI E FAMIGLIE
11 APERTO A TUTTIAPERTO A TUTTI libero per reperire informazioni e modulistica
bull Ne possono usufruire i genitori dei ragazzi che possono interagire con la scuola piugrave velocemente
bull Possibilitagrave (da parte di famiglie personale interno ed esterno) di scaricare modelliscaricare modelli saltando un passaggio in segreteria (file rallentamento del lavoro)
PORTALESITOPORTALESITO
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
37
Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
38
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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2 RISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTIRISERVATO PER FAMIGLIE E STUDENTI E PER DOCENTI
Famiglie e studentiFamiglie e studenti bull I genitori possono tenere sotto esame il processo di
apprendimento dei ragazzi controllo di voti e assenze
bull Gli studenti vengono coinvolti nel processo di loro responsabilizzazione quando assenti possono controllare ufficialmente cosa si egrave fatto in classe (argomenti affrontati interrogazioni compiti in classe)
DocentiDocenti bull Possono accedere a modulistica riservata Verbali di cdc
patto formativo relazione di fine anno ecc
bull Caricano voti on-line (su software apposito) compilano files condivisi con colleghi del cdc per analizzare le situazioni a rischio degli alunni (insufficienze bocciatura recuperi
abbandono scolastico)
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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- Slide 51
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Quanto detto comporta
bull Vantaggio per DS e DSGA che possono leggere i documenti e monitorare la situazione e lrsquoevolversi delle dinamiche scolastiche in tempo reale (ad es non crsquoegrave necessitagrave di convocare di persona il responsabile del Cdc per analizzare situazione voti di una classe)
bull Conseguente necessitagrave di tenere il sito aggiornato e di caricare (anche in PDF per evitare modifiche) tutti i modelli aggiornati ed al passo con le normative e circolari
bull Possibilitagrave di comunicazione e scambio arricchente con docenti e responsabili di aree e progetti che possono interagire con la segreteria per creare nuovi modelli o modificare (secondo necessitagrave) modelli giagrave esistenti
PORTALESITOPORTALESITO
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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43
LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 la delega punto di forza del DS e DSGA Delegare consente di liberare tempo ed energie per utilizzarle incompiti di livello piugrave alto (progettazione coordinamento tra settorididattici e amministrativi immagine della struttura servizi e quindi dellascuola rapporti con lrsquoesterno)Per delegare egrave necessario1 possedere conoscenze e competenze2 conoscere bene i propri assistenti e collaboratori3 spiegare in modo esaustivo quali risultati si vogliono raggiungere4 dire quali modi di operare auspicabili e quali invece inaccettabili5 dire quali varianti siano possibili di fronte un imprevisto cambiamento
delle situazioni
delegare rappresenta per il DSGA la piugrave chiara indicazione di quale sia da un lato il livello di professionalitagrave raggiunto
dallrsquoaltro lo spazio progettuale che egrave riuscito a crearsi
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Slide 9
- Slide 10
- Slide 11
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- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
-
39
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 incentivazione egrave stata adottata per orientare le persone verso obiettivi condivisi per premiare lrsquoassunzione di maggiori responsabilitagrave
Nella fase progettuale (elaborazione piano di lavoro) devono essere indicatendash Modalitagrave di riconoscimento della attivitagrave da incentivare
(riunione personale helliphellip)ndash La misura dellrsquoincentivazione (proposta e contrattazione)
La misurazione e successiva valutazione dellrsquooperato di ognuno deve rappresentare una premessa irrinunciabile per qualunque riconoscimento
40
Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
42
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
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Strumenti per gestire il cambiamento
1048709 flessibilitagrave gestire la flessibilitagrave organizzativa superare le vecchie logiche dellrsquoorario fisso
1048709 formazione lrsquoautonomia nella scuola ha significato ldquodecongestionamentordquo di competenze dagli uffici centrali a quelli periferici formare (piano di formazione) diventa strategico
41
La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
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La formazione e lrsquoaggiornamento professionale
sono sicuramente gli strumenti fondamentali per migliorare la qualitagrave del servizio
ndash ieri formazione egrave stata basata soprattutto sulle
conoscenze
ndash oggi importante saragrave anche attivare formazione sulle abilitagrave e sulla comunicazione finalizzata agli specifici obiettivi locali (formazione continua)
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
44
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
46
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
47
Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
53
ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
- Slide 1
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LA RI_ORGANIZZAZIONE INVESTE
1048709 PERSONE ciascuna portatrice di aspettative ed obiettivi che non sempre coincidono con quelli della Dirigenza egrave compito del DSGA
ndash indirizzale verso il cambiamento ndash individuare valorizzare competenzendash evitare mobbing stress benessere organizzativo
1048709 STRUTTURE definita dallrsquoORGANIGRAMMAndash il ruolo dei singoli viene definito dal rispettivo
mansionario mentre le procedure definiscono chi fa cosa come e quando organigramma e mansionari sono strumenti indispensabili per incominciare parlare di ldquosistema scuola organizzatordquo
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
45
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
48
Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
50
Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
51
Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
52
- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
FRONT OFFICE per laccoglienza dellutente mette adisposizione dellutenza servizi di
ndash prima accoglienza saper accogliere con cortesia e gentilezza
ndash ascolto dello stesso attraverso il colloquio diretto qui entra in gioco la gestione dei rapporti interpersonali
ndash rilevazione dei bisogni il personale addetto deve essere in grado di capire nel poco tempo le esigenze dellrsquoutenza di soddisfarle nei limiti del possibiletrasmettere la richiesta allrsquoufficio interessato
saper comunicareProblem Solving
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
DSGA
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI
BACK OFFICE (retrosportello o sistema di elaborazione)
dove le procedure vengono svolte e i dativengono tenuti aggiornatiIl personale del back office svolge le procedurerelative alle seguenti aree
bull Area didatticabull Area amministrativabull Area finanziariabull helliphellip
ottimizzazione lavorobenessere lavorativo
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FRONT OFFICE
BACK OFFICE
UTENZA
saper comunicareProblem Solving
saper comunicareProblem Solving
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In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
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Strumenti
In sintesinuovo contesto operativo
nuove attivitagravenuovi strumenti
nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
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nuove responsabilitagravenuovo modo di lavorare
organizzazione flessibileorganizzazione adattata alla realtagrave
organizzazione piugrave efficienteorganizzazione per istruzioni di lavoro
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Procedure - istruzioni di lavoro-
Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
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Il passaggio (obbligato) dal modellooperativo (ieri)al modello ldquoper obiettivi condivisirdquo(oggi)comporta la necessitagrave per ciascuna area(allievi personale patrimonio bilanciogestione progetti protocollo ecc)
individuare ldquosequenza di azionirdquo procedureda seguire (L Bassanini prevede lesistenza di procedure codificate estandardizzate ancorcheacute definite a livello di ogni singola unitagrave scolastica)
Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
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Procedure - istruzioni di lavoro-
(RI) organizzare rivisitare tutti iprocedimenti loro successione nodi di controlloIn particolare egrave necessario
- rilevare la situazione esistente- valutarne i punti forti e i punti deboli- progettare il ldquomodello-obiettivordquo- scandire le fasi operative- acquisire eventuali input di revisionemiglioramento
Che cosa viene fatto (far descrivere ogni fase)
Chi lo fa
Dove viene fatto (far specificare luogo fisico)
Quando entro quando e in quali tempi viene fatto
Percheacute viene fatto Ovvero le ragioninorma che giustificano il passaggio procedurale
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Adeguamento della modulistica
Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
LrsquoATTIVITAgrave GESTIONALE SI SVILUPPA attraverso
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
liquidazione dei compensi accessori)
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Importantebull nella riorganizzazione dei servizi diventa
importante la creazioni di modelli standard per tutti i procedimenti svolti nei vari settori
bull una delle cause di disorganizzazione nelle segreterie egrave rappresentato dalla scarsa standardizzazione della comunicazione
ed una modulistica inadeguata (abbandono procedure vincolate helliphelliphellip ognuno procede a modo proprio)
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Adeguamento della modulistica creazioni di modelli standard
chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
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chiarezza di informazione e di linguaggio importante individuare i destinatari del messaggio linguaggio semplice Una informazione confusa produce errori di comprensione eo compilazione e porteragrave lutenza a tornare nellufficio con conseguenza perdita di tempo da tutte le parti
completezza di informazioni linformazione deve essere piugrave completa possibile sia quella che va dagli uffici agli utenti sia quella che viene richiesta agli utenti stessi importante diventa la capacitagrave di richiedere tutti i dati necessari per non dover perdere tempo a richiedere integrazioni
economicitagrave non devono essere richieste informazioni inutili e comunque giagrave in possesso dellamministrazione (in questo errore si incorre facilmente sia per pigrizia o incapacitagrave di saperli reperire sia per sicurezza)
ergonomia la grafica e la chiarezza del modello diventano importantissimi
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- PROGRAMMAZIONE - si fissano gli obiettivi - si analizzano le risorse
disponibili - si definiscono i programmi (compreso il piano di lavoro del personale ATA)
- ORGANIZZAZIONE - si predispone lrsquoimpiego delle risorse si
distribuiscono i compiti si fissano i ruoli e si predispone il coordinamento degli stessi (compito DSGA sulla base della direttiva del DS)
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ndash REALIZZAZIONE si forniscono le indicazioni necessarie ad
attuare gli obiettivi programmati (procedure) si producono i prodotti (aspetto documentale)
- CONTROLLObull si misurano i risultatibull si confronto con i risultati attesibull si correggono eventuali scostamentibull si valutano i risultati conseguiti (necessari per la
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