La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica más pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones; es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.

Concepto de contabilidad

La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta aunque todas estas definiciones tienen algo en común. La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos económicos. La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones”  Su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado.  

Evolución de la contabilidad y sus principales aportes.

La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: “La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá” en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. En sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestros días.  La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables:• Tecnología.• Complejidad y globalización de los negocios.• Formación y educación.

Concepto de sistema de Información contable.

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:La contabilidad financiera o la contabilidad externaLa contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. 

 El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información.

Propósito y naturaleza de la información contable.

Estructura de un sistema contable

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías.Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida para su comprensión y también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Estructura de un sistema contable

Utilización de la información contable

El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Características de un sistema de información contable efectivo. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular. 

Objetivos de la información contable Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y

dirección de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. Cualidades De La Información Contable  La información es comprensible cuando es clara y fácil de

comprender. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee el valor de

realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la

medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

Conclusiones

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad Se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. 

Bibliografía

o JOSAR, Cristina. La Contabilidad y el Sistema Contable. Maracaibo, Estado Zulia.

 

Identificamos los conceptos que se han definido desde la Teoría General de Sistemas, tales como: el sistema, los elementos de entrada, los elementos de conversión, los elementos de salida, el medio, la visión, la misión, los objetivos, la sinergia, la entropía, la negentropía, la retroalimentación (feed back), la homeostasis, los flujos, los atributos, los valores, los procedimientos; en los sistemas de información contables, y como estos conceptos están en concordancia con las exigencias a la información que producen los sistemas de información contables para un mundo competido.

En 1928 Koehler hace los primeros intentos de explicar porque manera las propiedades de los sistemas regulan las conductas de sus componentes. Durante la década de 1930 se demando una lógica que abarcara tanto los sistemas vivientes como los no vivientes, las ideas elementales del biólogo alemán Ludwing Von Bertalanffy se publicaron en esta época, siendo una de las mayores contribuciones a las ciencias modernas y fundamentalmente a la administración. También por estos tiempos se desarrollaron conceptos relacionados con los sistemas abiertos en relación con las leyes de la termodinámica y la biología.

  En 1966 Rapoport percibe la teoría general de sistemas como una metodología,

más que una teoría, en el sentido científico de la palabra.  Para cumplir con los objetivos y cualidades de la información contable, al

sistema contable tradicional (información financiera) se le integran nuevos componentes que permitan evaluar la gestión de los administradores, ejercer el control sobre las operaciones del ente económico y cumplir con las cualidades de la información contable, todo esto bajo una visión holística (totalizadora) enmarcada en la era de la información y un mundo glogalizado (mercado).

La Real Academia de la Lengua Española define la palabra sistema como “un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo”.  El sistema contable cumple con las características básicas de las definiciones de sistema: SISTEMA ABIERTO: El sistema toma sus entradas, y manda sus salidas al medio, de tal forma que está intercambiando flujos de entrada y/o salida con el medio o entorno. SISTEMA CIBERNÉTICO: El sistema toma de sus salidas entradas, en forma de retroalimentación (feed back), con el objetivo de autorregularse y equilibrarse a las condiciones cambiantes del entorno y las condiciones internas generadoras de entropía (desorden), a través de procesos de homestoasis (ajustes) que permiten generar la negentropía (orden) necesaria para que el sistema se equilibre a las nuevas condiciones impuestas por el entorno o internamente.

2.1. LOS ELEMENTOS DE ENTRADA. Un sistema de información gerencial tiene como elementos de entrada la tecnología (hardware, software y comunicaciones), los datos contables, los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad, los procedimientos establecidos por los organismos de control autorizados para expedir normatividad contable, los procedimientos propios de la unidad económica, el personal y los recursos económicos, materiales, maquinaria, medios logísticos, organización y métodos, sistemas, datos no financieros y datos del entorno. 2.2. LOS ELEMENTOS DE CONVERSIÓN. Hay elementos de entrada, que una vez entran a ser parte del sistema se convierten en elementos de conversión como es el caso de los elementos relacionados en el punto anterior.Ejemplo serían los datos contables, que al aplicarles los procedimientos contables, que hacen la labor de conversión sobre esos datos, para transformarlos y agruparlos en información financiera. Igual ocurre con los otros subsistemas de información que integran el sistema de información gerencial que procesan los datos no financieros y del entorno que permiten evaluar la gestión de los administradores y ejercer control sobre las operaciones. 

2.3. LOS ELEMENTOS DE SALIDA. Son los informes financieros (estados financieros) y no financieros que cumplen con los objetivos y cualidades que las normas exigen para la información contable que produce el sistema de información gerencial, la cual permite controlar el proceso del registro contable (desde la transacción hasta el informe – estado financiero en que aparece), el proceso administrativo (planear, hacer, controlar y actuar) y las operaciones de la empresa (las actividades relacionadas con la obtención de los productos que permitirán el cumplimiento de los objetivos de la organización). 2.4. EL MEDIO. El medio en el cual se establecen los sistemas de información gerenciales, parte del entorno económico en el que se desenvuelvala organización (teniendo en cuenta un mercado globalizado cuya dinámica es de constante cambio), además las entidades gubernamentales de control y vigilancia y las entidades privadas tales como: Junta Central de Contadores, Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Contaduría General de la Nación, Superbancaria, Supervalores, Supersociedades, Dancoop, Supersalud, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, etc.  2.5. LA VISIÓN. Propósito imaginado, criterio inusual o pronóstico, donde se visualiza la organización en el futuro, es una meta ambiciosa pero verosímil y asequible.

2.6 LA MISIÓN. Tarea específica que se encarga a una persona o a un grupo. Es la razón de ser, el deber ser de la organización. Evalúa directamente la forma como la empresa realizará su visión.

2.7. LOS OBJETIVOS. Estos deben estar orientados al logro de la misión, y esta a su vez se instrumenta para el logro de la visión.Los objetivos se clasifican en: Internos: También llamados institucionales, están orientados al uso eficiente de los recursos que consumen los productos y/o servicios que se producen, se controlan con indicadores de eficiencia. Externos: También llamados sociales, están orientados a cumplir con los atributos del producto y/o servicio que espera el cliente, se controlan con indicadores de eficacia y efectividad.

2.8. LA SINERGIA. El sistema de información adquiere una dimensión diferente al integrar como sus elementos componentes al sistema de información financiera contable (tradicional) y al sistema de información gerencial (toma de decisiones), de esta forma se hace frente a la entropía (desorden) generando la información para lo toma de decisiones cumpliendo con los objetivos y cualidades que la información contable debe tener. 

2.9. LA ENTROPÍA. Entendida como el desorden, contraria al orden (orden = información = negentropía. Cuando un sistema no tiene actividad, es por que ha alcanzado su máximo nivel de desorden y se dice que tiene bajo contenido de información. Un sistema con bajo contenido de información es un sistema entrópico, un sistema con alto contenido de información es negentrópico. La entropía se da por causa de desactualización de la normatividad, uso de tecnologías inapropiadas, personal poco capacitado, incumplimiento de los procedimientos internos, tecnologías de la información inadecuadas.

2.10. LA NEGENTROPÍA. (Orden = información = negentropía), entendida como el orden (Información). La negentropía la genera la organización con una actualización constante de la normatividad, el uso de tecnologías adecuadas, personal capacitado, procedimientos adecuados a las funciones que realiza organización, de tal forma que sé de armonía a todos los elementos involucrados en la preparación de la información y monitoreo constante del medio.

 El concepto de negentropía parte del mismo concepto de entropía, que al multiplicarla matemáticamente por menos uno (-1) nos da la misma cantidad pero con su signo matemático contrario, veamos:ENTROPÍA = DESORENENTROPÍA * -1 = DESOREN * -1- ENTROPÍA = -DESORDENNEGENTROPÍA = ORDEN

2.11. LA RETROALIMENTACIÓN (FEED BACK). La retroalimentación se da como producto o resultado de la evaluación que se hace da la información de salida que produce el sistema, esta evaluación permite observar si la organización está cumpliendo con los objetivos y cualidades que el medio le establecen, de no cumplirlos, se debe proceder a establecer cuales son las causas que originan las distorsiones o desviaciones y emprender un plan de ajuste en la organización para que se supere el problema y la organización vista como un sistema vuelva a equilibrarse.

2.12. LAS ENTIDADES. En un sistema de información contable tradicional las entidades están conformadas por las organizaciones que realizan las diferentes transacciones existentes en el universo económico, estas transacciones se configuran en registros contables, y es en esta forma de registros contables que los datos entran al sistema de información contable.

2.13. LA HOMEOSTASIS. Procesos de ajuste que se realizan al interior de la organización con el objetivo de equilibrarse o autorregularse cuando no se está cumpliendo con los objetivos, estos procesos se dan como resultado de los procesos de retroalimentación. Son los departamentos de control encargados de evaluar la información que produce el sistema, los responsables de dar la alerta cuando el sistema se esté desviando de sus objetivos.

2.14. LOS FLUJOS. Son los datos que entran al sistema y que fluyen hasta convertirse en salidas en forma de información, estos datos se capturan en formatos y se originan cada vez que se realizan transacciones económicas entre las organizaciones dentro de una economía o entre economías diferentes o cada vez que suceden eventos no financieros que se están midiendo con el objetivo de controlar la empresa. Los datos son el principal suministro de los sistemas de información.

2.15. LOS ATRIBUTOS. Son los posibles valores que puede tomar cada uno de los campos del registro que conforma el flujo. 2.16. LOS VALORES. Es el registro que asume un valor entre un universo de posibles valores. LOS PROCEDIMIENTOS. Las funciones se apoyan en los procedimientos, cuando un procedimiento involucra una transacción se produce un flujo de datos para el sistema de información gerencial.

 

Conclusiones

Los sistemas de información contable deben entenderse no sólo como aquellos que producen información financiera (la cual fue muy útil en la era industrial), sino como aquellos que producen información: financiara y no financiera, interna y externa, para evaluar la gestión y el control de los procesos oportunamente.

Los actores de decisiones (directivos) del entorno colombiano, deben entender que la información contable no sólo sirve para presentar unos resultados a los socios y a las entidades de control y vigilancia del Estado (DIAN, superintendencias, etc.). Los actores de decisiones deben ser conscientes que la información contable suministrada por un sistema de información contable tradicional (información financiera) es sólo una parte de la información requerida, ya que esta información es muy limitada como se vio en el anterior párrafo, que se deben diseñar sistemas de información contables que trasciendan a lo gerencial para poder lograr evaluar la gestión del administrador y la eficiencia, eficacia y efectividad de las operaciones que constituyen la clave para el logro de los objetivos de la organización a través de sus productos.

   

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Los elementos básicos de un sistema semiótico son: el signo, el significante y el sujeto; de acuerdo con esta triada, las ramas de la semiótica son: la sintaxis que estudia la relación de los signos entre sí, la semántica que estudia la relación del signo con el significado y la pragmática que estudia la relación entre el signo y el usuario. Como se aprecia la semiótica se refiere a tres aspectos de la información: la sintaxis, la semántica y la pragmática de las cuales se desprenden la teoría sintáctica o matemática de la información, la teoría semántica de la información y la teoría pragmática de la información. La sintaxis utiliza como herramienta el cálculo de probabilidades, la semántica utiliza como herramienta la lógica preposicional clásica y el pragmatismo utiliza como herramienta al individuo humano.

o Conocer las teorías de la información para explicar la naturaleza de la información contable.

Esta teoría fue Desarrollada por C.E. Shannon y W. Weaver. La sintaxis se refiere a la teoría matemática de la información también llamada teoría métrica de la información o teoría sintáctica de la información. Esta teoría no se ocupa del contenido semántico del conjunto de mensajes, del cual selecciona uno para trasmitirlo, sino que centra su atención en las señales que son transmitidas independiente de su significado. La sintaxis se abstrae de todo contenido semántico y pone su atención en cómo se forman y transforman los signos. Podemos decir que la naturaleza de la información contable no se explica con la teoría sintáctica de la información, ya que fue construida a partir de la teoría de la comunicación relacionada con el intercambio de mensajes y se basa en la probabilidad de aparición de una unidad elemental portadora de información. 

Debido a las limitaciones que tiene la teoría matemática de la información al no tener en cuenta el contenido de los símbolos, sino únicamente la frecuencia con la que estos pueden ocurrir, y que sus resultados y terminología se aplican en el campo de las comunicaciones, en donde el término información tiene un sentido semántico asignado, hubo necesidad de desarrollar una teoría semántica de la información, esta teoría ha sido desarrollada con base a la lógica inductiva de probabilidades propuesta. La teoría semántica de la información, tampoco explica la naturaleza de la información contable; pero los interpreta desde la lógica proposicional clásica donde el significado de las preposiciones solo puede ser verdadero o falso y deja de lado el significado de los enunciados desde el contexto y la intención del sujeto, este significado desde el contexto y la intención del sujeto es lo que interesa a la información contable, ya el significado de los enunciados contables adquiere sentido desde el contexto social, político y cultural donde se encuentre el sujeto que los interpreta. 

Se entiende la información como una cualidad secundaria de los objetos la cual es producida por los sujetos a partir de las propiedades presentes en esos objetos. Lo anterior significa que la información es el producto de una síntesis de propiedades reales de los objetos (elementos objetivos) y la actividad del sujeto (elementos subjetivos). Las estructuras que utiliza el sujeto para estructurar esas propiedades objetivas se encuentran condicionadas por el desarrollo psicogenético y el contexto social, político, histórico y cultural en el que vive el sujeto.

 Ese paso del símbolo a la información, es una actividad que se realiza y se repite cada vez que se lleva a cabo la estructuración de los datos por diferentes sujetos o por el mismo sujeto, pero cada vez dando como resultado más o menos el mismo producto, sino se conocen las reglas de estructuración para que esos símbolos nos lleven al mundo de la información, el informe contable puede estar allí enfrente de nosotros y no decirnos nada. El hombre se pone en contacto con el mundo de la información a través de los objetos sensibles, pero a la contabilidad le interesan ciertos objetos específicos, creados específicamente para conectar al mundo de la información contable.

La física ha aportado una medida cuantitativa del desorden para describir el grado de desorganización que tiene un sistema, esta medida ha recibido el nombre de entropía, y se define como una medida del grado de desorden en un sistema.

Nos aporta un concepto importante, y es que los sistemas deben generar una fuerza igual y contraria a la entropía para contrarrestar su efecto degradativo, y esta fuerza es la neguentropía a la que aquí se le llama información.

Conclusioneso Por último, podemos decir que ninguna de las siguientes teorías

explican la naturaleza de la información contable ya que, La teoría sintáctica proporciona la característica cuantitativa del concepto de la información; La teoría semántica tiene en cuenta el significado de los enunciados pero se fundamenta en la lógica proporcional clásica y deja al lado el contexto e intención del sujeto; La teoría neguentrópica solo nos aporta que se define como una medida del grado de organización de un sistema.

 o Pero la teoría Pragmática si explica la naturaleza de la información

contable, ya que el hombre en su vida cotidiana se pone en contacto con el mundo de la información a través de los objetos sensibles, pero a la contabilidad le interesan ciertos objetos específicos, creados específicamente para conectar con el mundo de la información contable, y son estos objetos precisamente los que le permiten al hombre abandonar la ontología de primer nivel que trabaja con objetos concretos, tangibles e individuales, y pasar a trabajar con entes más abstractos y elaborados como lo es la información contable.

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Bibliografía

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