SILVIO SALZA - Università di Roma “La Sapienza” – 1

CENTRO DI ECCELLENZA ITALIANO SULLA CONSERVAZIONE DIGITALE

La conservazione digitale:quadro introduttivo

MARIA GUERCIO

Università degli Studi di Roma “La Sapienza”

CINI- Consorzio Interuniversitario Nazionale per l’Informatica

maria.guercio@uniroma1.it

Work supported by the European Community under the

Information Society Technologies (IST) program of the 7th FP for RTD

project APARSEN, ref. 269977

SILVIO SALZA - Università di Roma “La Sapienza” – 2

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definizioni: la conservazione digitale

• “L’insieme dei principi, delle politiche, delle disposizioni e delle strategie finalizzate a prolungare l’esistenza di un documento o di una risorsa digitale grazie alla sua tenuta in condizioni adatte all’uso nella forma originale e/o in un formato persistente che garantisca l’integrità della configurazione logica e del contenuto” (Standard ISO 14721 –Open Archive Information System – OAIS)

• “Insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione”(Glossario delle regole tecniche in corso di approvazione)

definizioni: l’autenticità - 1

E’ “la capacità del documento di essere ciò che dichiara, senza falsificazioni e manipolazioni” (glossario dell’International Council on Archives)

È riconducibile ai concetti di identità (dell’autore, del documento e delle sue relazioni) e di integrità

• E’ la “caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico” (glossario delle regole tecniche ai sensi dell’art. 71 del CAD)

definizioni: l’autenticità - 2

È a rischio nei processi di trasmissione e nei tempi lunghi della conservazione (non è possibile conservare originali digitali nel medio e lungo periodo per ragioni di obsolescenza tecnologica): si conserva la capacità di riprodurre e visualizzare il documento mediante la conservazione di copie autentiche delle componenti digitali che costituiscono il documento e delle regole che

L’autenticità è presunta sulla base del grado di requisiti cumulativamente rispettati da un sistema di conservazione: più alto è il numero dei requisiti rispettato più alto è il grado di presunzione dell’autenticità raggiungibile

definizioni: l’identità

• Fonte (ente) e autore del documento: provenienza certa (verificabile nel tempo)

• Data certa: riferimento temporale opponibile a terzi o, comunque, verificabile

• Identità del documento e delle sue relazioni (metadati): posizione logica nell’archivio (fascicolo/procedimento)

• Integrità della forma, del contenuto del documento e delle sue relazioni (metadati)

definizioni: l’integrità

• Integrità: insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo e inalterato

• Immodificabilità: caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso

autenticità versus validazione/autenticazione

La dichiarazione dell’autenticità di un documento da parte di chi sia autorizzato in un determinato sistema giuridico a produrre tale dichiarazione (pubblico ufficiale, notaio, autorità di certificazione):

può essere inclusa nel documento

in ambiente digitale si traduce in un metodo per provare l’autenticità del documento in un momento dato (firma digitale, sigillo informatico, timbro elettronico o contrassegni da apporre sul documento anche a fini di esibizione, ecc.)

firme digitali e firme elettroniche sono strumenti che provano l’autenticità per un arco temporale limitato (per 20 anni nell’ordinamento italiano i certificatori qualificati devono conservare i certificati), ma non garantiscono la conservazione a lungo termine

gli istituti di conservazione in Nord America non accettano in versamento documenti cifrati o firmati digitalmente

autenticità e conservazione

L’autenticità è assicurata dalla integrità e dalla identificazione univoca e certa dei documenti e delle informazioni per la loro formazione e gestione che ne consentono la comprensione con riferimento al contesto originario di produzione

L’autenticità è verificabile se il sistema documentario e i modi concreti di gestione sono documentati in modo completo in tutte le fasi del ciclo di vita del documento (mediante metadati organizzati in pacchetti informativi)

La conservazione digitale è gestibile a costi ragionevoli se le procedure sono pianificate e applicate sin dalla formazione dei documenti attraverso la creazione precoce e continuamente aggiornata di un sistema di conservazione digitale che includa la tenuta di manuali di gestione e di conservazione e del sistema di gestione informatica dei documenti

i metadati

• “dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione” (glossario delle regole tecniche)

• allegato in via di sviluppo:

– metadati minimi per il documento amministrativo informatico

– metadati minimi del fascicolo informatico e delle aggregazioni documentali informatiche

i processi conservativi e la gestione del ciclo di vita i nodi centrali per la tenuta e conservazione riguardano:

– l'adozione di comportamenti precoci e condivisi (nella fase attiva) atti a preservare i documenti in quanto testimonianza attendibile mediante:

• la corretta identificazione certa di tutti i documenti• la corretta formazione delle aggregazioni e la identificazione

delle relazioni– interventi di conservazione che includono:

• la individuazione e conservazione dei metadati rilevanti (ad esempio nel caso di documenti d’archivio i metadati relativi alla registrazione e classificazione dei documenti e alla formazione di fascicoli/aggregazioni documentali digitali)

• la gestione periodica delle attività di valutazione e selezione dei documenti cartacei e digitali

• La definizione di responsabilità e procedure/policy precoci per l’invio delle risorse digitali nei depositi di conservazione

2003-2013: i principali standard internazionali sulla conservazione digitale

• Lo standard ISO 14721:2003 OAIS - Open Archival Information System

• Lo standard PREMIS – Preservation metadata: implementation strategies (2005, 2008): dizionario dei metadati per la conservazione e definizione di uno schema XML di rappresentazione (www.loc.gov/standards/premis)

• Lo standard ISO 23081 - Records management processes. Metadata for records

• Lo standard ISO 16363 - Requirements for bodies providing audit and certification of candidate trustorworthy digital repositories

questioni aperte

• Identità digitali e persistenza

• Quali modalità per datare con certezza e nel tempo i documenti digitali?

• Quale regime (tempistica, sedimentazioni) per la “selezione e la conservazione dei documenti”?

• Quale modello e quali responsabilità per la conservazione a lungo termine?

•

gli errori da evitare• la frammentazione e moltiplicazione dei sistemi informatici (ad esempio

riducendo e integrando le applicazioni di registrazione/identificazione univoca dei documenti)

• l’assenza di controlli sul corretto utilizzo degli applicativi (i piani di avvio, la formazione in aula e i pacchetti di e-learning sono condizioni necessarie ma non sufficienti)

• la sottovalutazione di policy (ad esempio manuali di gestione utili anche per definire le scelte operative in relazione ai modi per gestire la trasmissione telematica, i flussi di lavoro) e un quadro chiaro di responsabilità da realizzare anche con la creazione di una rete di referenti motivati e di un coordinamento interno

• la mancanza di documentazione dei processi rilevanti a fini conservativi

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la crescente responsabilità delle organizzazioni nelle scelte operative

• E’ sempre più un compito esclusivo delle organizzazioni definire e adottare criteri e regole che

– sottraggano la produzione, gestione e tenuta dei documenti informatici a margini di incertezza, discrezionalità e inaffidabilità,

– riducano la frammentazione e i rischi di perdita

– definiscano con chiarezza i modi concreti per formare e gestire documenti, fascicoli e sedimentazioni documentarie significative

• In particolare sono demandate all’ente e alle sue strutture operative internela scelta del livello di garanzia da adottare per la produzione e trasmissione di documenti informatici, per le condizioni di verifica della autenticità e la definizione del grado di innovazione nella gestione dei processi

• Lo strumento principale è l’adozione e la descrizione di procedure e policy con particolare attenzione per la gestione delle attività più critiche

lo stato della ricerca e le sue potenzialità

• La cooperazione internazionale in un settore complesso è un requisito per sviluppare e diffondere linee guida, raccomandazioni e soluzioni tecniche idonee

• La ricerca è impegnativa, richiede capacità di investimenti di lungo periodo e disponibilità al lavoro interdisciplinare e programmicontinuativi, oltre che qualità dei ricercatori senior coinvolti e disponibilità a investire sui giovani ricercatori

• L’Italia è sostanzialmente estranea ai progetti archivistici di maggior rilievo per mancanza di risorse presso le istituzioni archivistiche di conservazione, ma ancor più per

– la disattenzione delle istituzioni pubbliche competenti in materia di ICT

– il disinteresse della gran parte delle istituzioni universitarie che operano nel campo specifico delle ICT

vincoli e requisiti per una partecipazione attiva

creazione di infrastrutture adeguate, tra cui in particolare:

– risorse dedicate,

– laboratori permanenti e centri di competenza di livello internazionale,

– condivisione delle esperienze di ricerca e delle soluzioni applicative,

– continuità degli investimenti,

– definizione di strategie di ricerca capaci di adattarsi all’evoluzione tecnologica

– ruolo strategico dell’amministrazione archivistica

i limiti dei finanziamenti internazionali ed europei

• duplicazione/ridondanza delle iniziative di ricerca

• sottovalutazione delle conoscenze acquisite dalle comunità scientifiche tradizionali, che tuttavia devono essere opportunamente aggiornate

• dispersione dei risultati per l’incapacità/l’impossibilità di convogliare soluzioni e materiali in canali di comunicazione efficaci che implicano un uso avanzato della rete e di sistemi di e-service

• frammentazione e discontinuità nell’uso delle risorse da parte dei soggetti finanziatori (Commissione europea)

• Horizon 2020 dedica risorse solo alla conservazione dei big data