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La administración de fondos de Título IV: responsabilidad de todos
Lillian Negrón – Colón, Ph. D.
Presidenta Universidad Central de Bayamón
Convención PRASFAA – 7 de diciembre de 2018
Reflexión sobre el perfil del estudiantado actual
de las instituciones de educación superior: reto
en la administración de los fondos de Título IV
Evolución de las instituciones de educación
superior: nuevos retos
Cumplimiento en la administración de los
fondos de Título IV: roles y responsabilidades
Hallazgos más comunes en los ProgramReviews – Elementos para el éxito institucional
Administración de fondos de Título IV:
responsabilidadde todos
REFLEXIÓN:
PERFIL DE LOS ESTUDIANTES
DIFERENTES GENERACIONES EN EL AULA
¿QUÉ ES UNA GENERACIÓN?
Además de la coincidencia en la fecha de
nacimiento, una generación se define por:
Gustos en común
Valores (se moldean en los primeros
años de edad)
Actitudes (los valores dan forma a las
actitudes)
Experiencias
(Zenke, Raines, Filipczak, 2000)
CICLO GENERACIONAL
Representa a las personas “moviéndose a través del tiempo” con una imagen distintiva de sí mismos.
Cada generación tiene un conjunto de creencias y comportamientos comunes.
Cada generación tiene una ubicación común en la historia.
(Zenke, Raines, Filipczak, 2000)
DETALLES DE LAS GENERACIONES
Niños de la postguerra (1930-1948)
• Recoge aquellos que superan los 70 años de edad.
• Son personas muy austeras y trabajadoras que han sido educados en la cultura del esfuerzo y el sacrificio y que han conocido una vida mucho más dura.
Baby boom (1949-1968)
• Tras la II Guerra Mundial se produjo una gran explosión demográfica por el número extraordinariamente alto de nacimientos que siguieron a un suceso tan dramático como fue esta contienda.
• Estas personas, que ahora rondan entre los 70 y 50 años de edad, han vivido las penurias de la postguerra y la época del auge de la industrialización, marcada también por valores de identificación fuerte con sus países y empresas para las que trabajan.
DETALLES DE LAS GENERACIONES (CONT.)
Generación X (1969-1980)
• Son los hijos de los baby boomers, los nacidos en los setenta.
• En el aspecto tecnológico, son los protagonistas de la aparición de MTV y el surgimiento del Disco. En esta época, más concretamente en 1969, el origen de Internet, que aparecería como tal en 1982.
• Se envió el primer mensaje de correo electrónico. Asimismo, se lanzó el Apple II y salió a escena el primer teléfono móvil, un Motorola.
• Vivieron el esplendor del consumismo y la obsesión por el triunfo a toda costa. Fueron los primeros en familiarizarse con los ordenadores como herramienta de trabajo.
Millennials o Generación Y (1981-1993)
• Seguramente la generación más conocida y criticada. Los Millennials son aquellas personas nacidas entre 1981 y 1993 (o 1996, según el organismo que se consulte).
• Es la primera generación que puede considerarse global.
• Han crecido con los inicios de la digitalización y su acceso al mercado laboral estuvo marcado por la crisis económica. Será interesante ver cómo afecta en su futuro este inicio ‘lento’ que han tenido en sus carreras profesionales.
• Es una generación estigmatizada que ha sido descrita como perezosa y individualista. Pero también son estos jóvenes los que impulsaron la vida sana, la alimentación saludable o el ecologismo.
DETALLES DE LAS GENERACIONES (CONT.)
Generación Z (1994-2010)
• Es la generación que ha cogido el relevo a los millennials. Tienen como mucho 23 años y superan en número a sus predecesores.
• Son más emprendedores que los millennials. Aprenden rápido y de forma autodidacta, ello los convierte en unos jóvenes mucho más irreverentes que sus compañeros los millennials, educados con sistemas mucho más rígidos.
DETALLES DE LAS GENERACIONES (CONT.)
¿Cómo es la generación Z?
(1994-2010)
• La generación Z experimenta lademocratización del acceso a las oportunidades.
• Solo cuenta tu talento. Son nativos digitales y aprovechan esta ventaja para buscar nuevas salidas profesionales en un mercado laboral cada vez más cambiante.
• Son jóvenes muy creativos, con una alta adaptabilidad a nuevos entornos. Saben que tendrán que adaptarse muchas veces a nuevas realidades laborales y tener mucha movilidad geográfica en un mundo cada vez más global.
Binomio juventud y tecnología
• Esta generación es la primera en nacer en la
era digital. Su dominio de las nuevas
tecnologías innato y, de hecho, casi la mitad
de ellos pasan entre 6 y 10 horas conectados
a sus móviles.
• Desconfían del sistema educativo
tradicional, porque en muchos casos ellos
mismos tienen acceso a la información de
manera directa y más rápida que sus
profesores.
• Su actitud es irreverente en el sentido de que
se cuestionan absolutamente todo.
• Son mucho más críticos que sus predecesores
y esta actitud les permite avanzar y no
quedarse anclados.
DEBILIDADES
• La inmediatez es también una característica innata en ellos. Están acostumbrados a descargar veloces y a mantener multitud de conversaciones a la vez en sus redes sociales. Pero esta cualidad puede ser a la vez una de sus debilidades.
• Tienen menor capacidad de conservar la atención en todo aquello que no otorgue resultados inmediatos y muestran importantes lagunas en la expresión oral y escrita.
• Tienen fama de ser muy individualistas y sí que son muy egocéntricos colgando selfiestodo el tiempo en sus redes sociales, pero también son muy solidarios. El compromiso social es un elemento muy presente no solo en estos jóvenes, sino en las nuevas empresas que nacen bajo su brazo.
• También son inconformistas. Ya no se conforman con una casa, un buen trabajo y formar una familia.
• Las generaciones cada vez son más globales, más tecnológicas e interraciales.
• En manos de esta generación está nuestro futuro. Una generación digital, emprendedora e inconformista, capaz de trasformar el mundo a la misma velocidad en la que se transforman nuestras sociedades.
https://www.lavanguardia.com/vivo/20180408/442342457884/descubre-que-generacion-perteneces.html
EVOLUCIÓN DE LAS
INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN
SUPERIOR: NUEVOS RETOS
Cambios a los programas de ayuda económica a nivel federal, eliminación del
SEOG, reducción en fondos para Estudio y Trabajo, mayor rendición de
cuentas
Reducción en la asignación de ayudas económicas del Consejo de
Educación de Puerto Rico (de 25M a 8M) o su posible eliminación
Reducción de la población, cambios sociodemográficos,
disminución en la matrícula estudiantil K-12 y creciente
ola de emigración
Cambios significativos en los requisitos y estándares
de acreditación de la MSCHE y otras agencias
acreditadoras así como en el área de cumplimiento
Retos de las IES
Estancamiento prolongado de la economía generando múltiples retos fiscales
a las IES: financiamiento de la educación superior
Cambios vertiginosos en las comunicaciones y las redes sociales
Altos costos de la tecnología: mantenimiento de la
infraestructura tecnológica, costo de las licencias,
reemplazo de equipos, seguridad cibernética
Consideración de nuevos elementos de seguridad
institucional en múltiples niveles
Retos de las IES(cont.)
Cambios generacionales en el perfil de la población estudiantil y sus
respectivas necesidades y demandas académicas
Altos costos en el mantenimiento de la planta física y los seguros
Fortalecimiento de la educación a distancia y la
internacionalización
Atención al ser humano (comunidad universitaria):
• Reglamentación local y federal
• Responsabilidad social y ciudadana
• Valores y la dimensión espiritual
• Bienestar y calidad de vida
• Servicios de apoyo
Retos de las IES(cont.)
Aspectos legales y de
cumplimiento
Matrícula y reclutamiento
Solvencia financiera
Preparación para las crisis
Lesiones y aspectos éticos en el
escenario deportivo
Juntas de síndicos / directores y asuntos
de gobierno
Informes externos
Ataques sexualesResultados: retención,
graduación y empleo
Acreditación
Crecimiento, oportunidades e
innovación
Ataques cibernéticos e infraestructura
tecnológica
Mercado disruptivo
Infraestructura física
RIESGOS INSTITUCIONALES INTERDEPENDIENTES
CUMPLIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN
DE FONDOS DE TÍTULO IV: ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los presidentes y rectores
de las instituciones de
educación superior (IES)
actualmente se encuentran
en una posición sin
precedentes en términos de
la complejidad de sus roles,
funciones y
responsabilidades
(ACE, 2018).
ROLES Y RESPONSABILIDADESA medida que
aumenta la
complejidad de las
funciones, roles y
responsabilidades, la
rendición de cuentas
y la visibilidad del
liderazgo
institucional, así
mismo aumenta la
urgencia de manejar
proactivamente los
riesgos asociados a
éstos.
20-30 años atrás Hoy día
Búsqueda de fondos Solvencia fiscal
Funcionamiento de los atletas Serias presiones de reclutamiento
Currículo Educación / innovación disruptiva
Mantener la tradición Resultados
Planificación presupuestaria Ciberseguridad
Planta física Agresiones sexuales
Cumplimiento rutinario Escándalos entre los estudiantes
atletas
Francotiradores
Fraude
Evolución del área de
cumplimiento
Capacidad administrativa
de la institución Identificación del personal
Asignación de responsabilidades
y canales adecuados de
comunicación y manejo de
información y procesos
ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LAS IES
•Presidencia
Responsable último en el manejo de los fondos de
Título IV.
Su liderazgo influye significativamente en los
procesos administrativos de los fondos de Título IV.
Establece las políticas administrativas y la parte
procesal para el cumplimiento correspondiente.
ESTAMENTOS RESPONSABLES
Oficina de Asistencia EconómicaResponsable de la orientación a estudiantes y progenitores
Provee información al consumidor
Determina la elegibilidad de los participantes
Asigna las ayudas económicas a los estudiantes: pagos, reembolsos
Participa con otros estamentos en la preparación de los informes para los IPEDS y otros informes requeridos
Monitorea el SAP y prepara los informes de rigor
Se encarga del R2T4 y reconciliación
Encargada de la divulgación de la reglamentación y leyes vigentes
Informa cambios de elegibilidad
ESTAMENTOS RESPONSABLES (CONT.)
Oficina de Finanzas (VP, Decanato)Responsabilidad fiscal en la administración de lso fondos
Controles internos
Contabilidad
Procesos de auditoría
Emite informes
Identifica situaciones en el flujo de efectivo
Se encarga de diferentes procesos: reconciliaciones, cancelaciones, pagos, devoluciones, retiros, desembolsos (préstamos), cancelaciones, comunicaciones bancarias, G5, manejo de efectivo, etc.
Desarrolla e implementa políticas institucionales
FISAP
IPEDS
ESTAMENTOS RESPONSABLES (CONT.)
OTROS ESTAMENTOS RESPONSABLESAsuntos Académicos: retención, graduación, programas académicos, políticas académicas (horas créditos, asistencia, SAP), IPEDS.
Admisiones: información al consumidor, orientación sobre programas académicos, ayudas económicas, servicios disponibles.
Registro: SAP, NSLDS, FERPA, transferencia de créditos, bajas académicas, IPEDS.
Asuntos Estudiantiles: consejería, servicios estudiantiles, Jeanne Clery Act, Título IX, Plan de Retención, Reglamento de estudiantes y el de uso de drogas, alcohol y tabaco.
Seguridad: Clery Act, Informe Anual de Seguridad, Plan para el Manejo de Emergencias, Políticas sobre violencia contra la mujer, etc.
Informática: seguridad de datos e información estudiantil
Investigación y desarrollo institucional: IPEDS, College Navigator, divulgación de información.
HALLAZGOS MÁS COMUNES EN
PROGRAM REVIEWS
HALLAZGOS MÁS COMUNES ENCONTRADOS EN PROGRAM
REVIEW REALIZADOS A INSTITUCIONES EDUCATIVAS
• Incumplimiento con la divulgación del Informe Anual de Seguridad
• Violación a la verificación de documentación
• Errores en el cómputo de la devolución de fondos provenientes de ayudas económicas de Titulo IV (R2T4)
• Deficiencias en el cómputo del balance de los estudiantes.
• Incumplimiento con la divulgación del Reglamento Sobre Uso de Drogas, Alcohol y Tabaco
• Incumplimiento en proveer información actualizada y precisa (NSLDS Roster Reporting)
• Incumplimiento con la entrevista de Entrada/Salida
• Incumplimiento con el requisito de divulgación de Información al Consumidor (estudiante)
• Incumplimiento con la aplicación adecuada de la Política de Progreso Académico Satisfactorio
• Incumplimiento con el archivo de documentación precisa y actualizada
HALLAZGOS MÁS COMUNES ENCONTRADOS EN PROGRAM
REVIEW REALIZADOS A INSTITUCIONES EDUCATIVAS (CONT.)
ELEMENTOS PARA EL ÉXITO INSTITUCIONAL
Comunicación
Colaboración
Cooperación
Oficina de Cumplimiento
PREGUNTAS
INFORME ANUAL 2016 – 2017
•GRACIAS
INFORME ANUAL 2016 – 2017