KỸ NĂNGSOẠN THẢO VĂN BẢN

Nguyen Vu Hung2015/03/02

Lấy ý tưởng và một phần nội dung từ anh Lê Ngọc Quang Viami

Nội dung1. Phân loại văn bản2. Qui tắc chung cho soạn thảo văn bản3. Qui ước soạn thảo văn bản4. Hình thức văn bản qui chuẩn và ”lọt mắt”5. Mẹo sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản6. Phương pháp sử dụng Style7. Phương thức gửi văn bản qua e-mail

TIẾP NHẬN & XỬ LÝ THÔNG TIN

LOGICSuy xétPhân tíchPhản ứng

CẢM XÚCThích ↔ GhétVui ↔ BuồnHay ↔ Dở

XỬ LÝ & CÂN BẰNG THÔNG TINSáng tạoHình ảnhGợi cảmNgữ điệuMinh họaĐồng thờiHình ảnh lớnHình tượng/Khoảng cáchMã hóaDài hạnNhìnCảm nhậnVô nghĩaTức thì

LogicTiếng nóiPhân tíchNgữ phápTâm điểmLiên tiếp

Chi tiếtChữ/SốGiải mã

Ngắn hạnNghe

Suy nghĩCó nghĩaKế hoạch

Vì sao phải có kỹ năng soạn thảo■ Trông mặt bắt hình dong, nhìn chữ đoán ra người

→ Đẳng cấp người trình bày

→ Nâng cao (hoặc che dấu) mình bằng kỹ năng

→ Nghệ thuật trình bày

■ Bài hay nhưng cần có người đọc

■ Nội dung hay, bố cục dở → ai quan tâm?

■ Nội dung dở, bố cục đẹp → có người muốn đọc...

■ Muốn đọc, muốn xem → sẽ quan tâm...

■ Đọc hiểu, đọc lướt vẫn hiểu → cảm tình...

■ Kỹ năng không phụ thuộc vào ”Trình (công cụ) soạn thảo”

Các công cụ soạn thảo chính

■ 2 dòng Office chính: Microsoft (MS) là độc quyền và OpenOffice, LibreOffice... (OO) là mã nguồn mở, miễn phí, dễ sử dụng và có phiên bản tiếng Việt

■ Các công cụ online khác: Google Docs, Zoho

Trình soạn thảo Microsoft Office Open OfficeVăn bản Word WriterBảng tính Excel SpredsheetTrình chiếu Powerpoint PresenterVẽ Draw Draw

Phân loại các văn bản

■ Thư từ (thư, fax, e-mail...)■ Tầm thường, cấp trên, cấp dưới...■ Quảng cáo, chào hàng...

■ Công văn, văn bản chính thống...■ Báo cáo■ Giới thiệu, trình chiếu...■ ...

Thành phần của văn bản

■ Tiêu đề: ngắn gọn mang ý chính nhất■ Mở đầu: dẫn chuyện, gợi sự tò mò, mong muốn...■ Nội dung: các ý chính, bố cục rõ ràng, toát ra ý tưởng,

tránh lan man lạc đề■ Minh họa: gợi ý, gợi cảm■ Đoạn kết: chốt hạ, kết luận...

Nguyên tắc soạn thảo■ Ý tưởng và thông điệp chuyển tải■ Chính tả, ngữ pháp chuẩn tiếng Việt■ Soạn thảo khác với gõ chữ■ Trình bày

■ Văn bản: bắt mắt, gọn gàng, qui củ...■ Bảng tính: bố cục bảng, đầu bảng, đóng khung gợi ý...■ Trình chiếu: rõ ràng, ý chính, minh họa...■ Vẽ hình: bố trí chữ và hình cân xứng, gọn trong trang...

Vòng đời của soạn thảo

1. Suy nghĩ

2. Nháp, tốc ký

3. Kế hoạch, dàn bài4. Viết

5. Chỉnh sửa, sắp xếp

6. Duyệt đọc

VIẾTĐỌC

Qui tắc chung cho văn bản■ Các dấu chấm, phảy, chấm phảy, ngoặc...■ Dấu cách■ Đẩy chữ■ Viết hoa■ Đánh số, chấm điểm (gạch đầu dòng)■ Canh lề, thụt lề, thụt hàng, dóng hàng...■ Phông chữ, cỡ chữ, style (kiểu) chữ, màu chữ...■ Đoạn văn

Qui ước về soạn thảo■ Qui ước = Qui tắc mềm với người đọc

■ Phụ thuộc vào văn hóa khu vực■ Phụ thuộc vào thời đại■ Phụ thuộc vào công cụ soạn thảo■ Phụ thuộc vào đối tượng

■ Quy ước về style■ Bố trí hình ảnh, tỷ lệ hình ảnh, nền hình ảnh, đồ thị

minh họa

Các dòng qui ước chính■ French style

■ Cổ điển, kiểu đánh máy■ Chương ở giữa dòng■ Các điểm đầu dòng■ Thụt chữ đầu đoạn văn■ Cứng nhắc■ Khó thoát ý■ Kiểu chữ bay bướm

■ English style■ Hiện đại, mạnh■ Bố trí từ trái sang phải■ Các điểm thụt dần■ Đầu đoạn văn để thẳng■ Qui củ, dễ nhận■ Gợi ý■ Kiểu chữ Arial, cứng

Việt Nam dùng cả 2 styles

Cách sắp xếp bằng bảng■ Mục đích dùng bảng:

■ Trình bày khung các ý tưởng■ Sắp xếp nhiều ngăn và canh nội dung theo từng ngăn■ Bố trí ngăn nắp giữa chữ và minh họa■ Tính toán

■ Các qui ước dùng bảng:

■ Tiêu đề cột, dòng, chân bảng, tổng...■ Đoạn văn, phông, canh lề, justify■ Đóng khung cho bảng (viền, nền...)

Dùng Section/Page break

■ Mục đích: không bị ảnh hưởng khi soạn thảo nội dung của các phần khác

■ Chia vùng (phần)■ Mỗi phần có thể có style riêng■ Phân vùng để soạn thảo bên trong từng vùng

■ Chia trang■ Sang trang cứng

Dùng kiểu dáng (style)

■ Dùng các style có sẵn■ Định nghĩa, thiết kế style■ Phân vùng style■ Sử dụng style

■ Thực hành Style:...

Kỹ năng soạn thư/e-mail■ Biết rõ đối tượng■ ¼ phần đầu quan trọng nhất■ Tôn trọng người đọc■ Bố cục thân thư■ Dùng bảng và nền màu■ Không quên link tham khảo■ Gợi tò mò để mở file đính■ File đính nên dùng PDF■ Có chữ ký để liên hệ

Kỹ năng soạn báo cáo

■ Mô hình trực tiếp ■ Mô hình gián tiếpNgười đọc đã

được biết trướcBáo cáo

Ý chính------------------------------------------------------------------------------------------------

Người đọcchịu đọc

Người đọc quantâm đến kếtquả trước

Người đọccần đượcdẫn dắt

Báo cáo

------------------------------------------------------------------------------------------------

Ý chính

Người đọc cầnđược

thuyết phục

Người đọc cóhiềm khíchthất vọng...

Kỹ năng soạn bảng tính■ Bảng tính có kèm văn viết → chú ý xếp/căn lề, gộp xẻ ô■ Đóng khung theo cấp độ■ Canh lề trong ô, xoay chữ■ Kết quả (Tổng và tiểu tổng) theo hàng ngang/dọc ■ Khung đồ thị■ Sắp xếp bảng tính để in ■ Chèn Bảng tính trong Trình soạn văn bản

Kỹ năng soạn thảo trình chiếu■ Slide: ý chính, thoát ý, dòng chảy, dễ cảm nhận

■ Mẫu nền slide gợi ý và ấn tượng

■ Câu ngắn chọn, từ như chọn tiêu đề, đề mục (ghi chú để diễn giải khi trình bày)

■ Nguyên tắc xanh: hình, đồ thị, minh họa > 20%

■ Hình ảnh: nơi đặt, nền, giữ tỷ lệ...

■ Hiệu ứng: phông chữ, hoạt hình, slide

■ Chuyển chương nên có hình ảnh toàn slide

■ Không nên dùng khung tự do để giữ style

Soạn thảo ↔ rà soát

Rà soátSoạn thảo

Thêm bớt chi tiếtChọn những từ khác nhau

Thay đổi nội dung

Sửa chữ, cách viết

Đánh dấu, điểm

Chính tả

Ngữ pháp

Hoàn thiện văn bản

■ Xây + Hoàn thiện = Thương hiệu + Đẳng cấp■ Rà soát

■ đọc lại 2 lần■ nhờ người khác đọc ít nhất 1 lần

■ Sẵn sàng in/gửi/trình bày

Bài tập Thực hành

Bài thực hành #1

Đọc, sửa một cover letter của ứng viên

Bài thực hành #2

Đọc, chỉ ra các điểm bất cập/tốt, sửa CV của một ứng viên

Bài viết mẫu

Blog Dương Trọng Tấn

Bài viết mẫu

Blog khoa học máy tính

Bài viết mẫu

thái's blog (bảo mật)

Sách

Phong cách học Tiếng ViệtThe elements of styleAmazon: Technical writing