kumppanien valinta vastaamaan europe …...3. medianäkyvyys: sosiaalinen media, verkkomedia,...
TRANSCRIPT
1
EUROOPAN KOMISSIO VIESTINNÄN PÄÄOSASTO Suomi
EHDOTUSPYYNTÖ
COMM/FIN/ED/2018–2020
KUMPPANIEN VALINTA VASTAAMAAN
EUROPE DIRECT -TIEDOTUSPISTEIDEN TOIMINNASTA SUOMESSA
(2018–2020)
Euroopan komissio julkaisee viestinnän pääosastonsa välityksellä ehdotuspyynnön valitakseen kumppaneita toimimaan Europe Direct -tiedotuspisteinä1. Valitut kumppanit saavat hankeavustuksen ja teknistä apua, joiden ansiosta ne pystyvät toteuttamaan viestintätoimia Europe Direct -tiedotuspisteenä.
Tämän ehdotuspyynnön tarkoituksena on luoda Europe Direct -tiedotuspisteiden verkosto. Tiedotuspisteet jakavat alue- ja paikallistasolla tietoa kansalaisille tärkeistä EU:hun liittyvistä aiheista, edistävät vuoropuhelua EU:ta koskevista kysymyksistä ja
tekevät yhteistyötä muiden EU:n2 tai paikallisten tiedotusverkostojen tai
yhteyspisteiden kanssa.
Hakijoiden on tutustuttava huolellisesti tähän asiakirjaan sisältyviin sääntöihin ja eritelmiin sekä kaikkiin tähän ehdotuspyyntöön sisältyviin muihin asiakirjoihin ja noudatettava niitä.
Perustiedot ehdotuspyynnöstä Suomeen vuodeksi 2018 osoitettu kokonaismäärä: 260 000 euroa edellyttäen, että budjettivallan käyttäjä hyväksyy talousarvion.
Vuotuisen hankeavustuksen vähimmäismäärä: 24 000
Vuotuisen hankeavustuksen enimmäismäärä: 30 000
Hakemusten määräaika: 7.8.2017
1 https://europa.eu/european-union/contact/meet-us_en.
2 EU:n verkostoista on lisätietoa osoitteessa http://bookshop.europa.eu/en/eu-information-and-assistance-services-pbNA0614007/.
2
1 JOHDANTO
Nykyiseen Europe Direct -tiedotuspisteiden verkostoon3 kuuluu yli 500 eri puolilla EU:ta sijaitsevaa tiedotuspistettä. Europe Direct -verkoston kolmas toimikausi päättyy joulukuussa 2017. Kolmas kausi on jatkoa vuodet 2005–2008 kattaneelle ensimmäiselle ja vuodet 2009–2012 kattaneelle toiselle toimikaudelle. Euroopan komissio ja Euroopan parlamentti käynnistävät nyt verkoston neljännen toimikauden, joka kattaa vuodet 2018–20204. Ne jatkavat näin tukeaan EU:sta tiedottaville organisaatioille. Euroopan komission viestinnän pääosasto julkaisee tämän ehdotuspyynnön Suomen-edustustonsa välityksellä. Ehdotuspyyntö on osoitettu avustuskelpoisille yhteisöille, jotka ovat kiinnostuneita viestimään EU:sta Europe Direct -tiedotuspisteinä. Euroopan komission Suomen-edustusto tekee kolmivuotisen kumppanuutta koskevan puitesopimuksen valittujen kumppanien kanssa. Valitut kumppanit saavat vuosittain hankeavustuksen, jos ne noudattavat jaksossa 10 kuvattua menettelyä. Vuotuinen hankeavustus maksetaan kertakorvauksena (ks. kohta 11.2.1), joka on vähintään 24 000 vuodessa ja enintään 30 000 vuodessa tiedotuspistettä kohti. Kertakorvaus määritetään siten, että se kattaa keskimäärin 50 prosenttia tiedotuspisteen viestintätoimien kustannuksista. Tämän vuoksi hakijan on varmistettava riittävä rahoitus muista lähteistä, jotta se pystyy täyttämään tiedotuspisteen henkilöstöön, toimintaan ja tiloihin liittyvät tarpeet. Avustusten myöntämisessä noudatetaan varainhoitoasetuksen5 VI osastossa ja varainhoitoasetuksen soveltamissäännöissä6 säädettyjä menettelyitä. Avustuksen lisäksi Euroopan komissio tarjoaa tiedotuspisteille koulutusta, julkaisuja, Europe Direct -intranetin tai vastaavan sivuston käyttöoikeuden sekä verkostoitumismahdollisuuksia. Euroopan komissio myös huolehtii siitä, että verkostosta tiedotetaan laajalti.
2 TOIMINTA-AJATUS – TAVOITTEET – TOIMET
2.1 Europe Direct -tiedotuspisteiden toiminta-ajatus ja yleistavoitteet
Europe Direct -tiedotuspisteet auttavat Euroopan komissiota tiedottamaan Euroopan unionista. Niiden tavoitteena on olla yhteydessä kansalaisiin paikallisella ja alueellisella tasolla. Europe Direct -tiedotuspisteiden tarkoituksena on muodostaa pysyvä
3 Komission päätös C(2012) 4158 final, annettu 21 päivänä kesäkuuta 2012, viestintää koskevan vuosittaisen työohjelman hyväksymisestä vuodeksi 2013 Europe Direct -tiedotuspisteitä Euroopan unionissa ylläpitävien organisaatioiden rahoittamiseksi vuosina 2013–2017 myönnettävien avustusten osalta, https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2013-communication-activities_en. 4 Komission päätös C(2016) 8443 final, annettu 19 päivänä joulukuuta 2016, viestintää koskevan työohjelman hyväksymisestä vuodeksi 2017; kyseinen päätös on samalla rahoituspäätös: https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2017-
communication-activities_en. 5 http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#financial_regulation 6 http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#rules_application
3
verkostoitumisympäristö, joka tarjoaa kansalaisille tietoa EU-aiheista ja pyrkii tuomaan ne osaksi kansalaisten arkipäivää. Tiedotuspisteet täydentävät ja tukevat Euroopan komission edustustojen, Euroopan parlamentin tiedotustoimistojen ja muiden EU:n toimielinten ja elinten tiedotustyötä paikallis- ja aluetasolla. Ne tekevät lisäksi yhteistyötä muiden EU:n tiedotus- ja tukiverkostojen kanssa. Europe Direct -tiedotuspisteiden tehtävänä on jakaa hyödyllistä perustietoa EU:sta ja sen toiminnasta etenkin yleistietoa kaipaavalle yleisölle. Europe Direct -tiedotuspisteet myös järjestävät tapahtumia ja hyödyntävät erilaisia viestintäkeinoja, joiden avulla ne pyrkivät saavuttamaan kansalaiset paikallisella ja alueellisella tasolla joko suoraan tai kerrannaisvaikutuksia tarjoavien toimijoiden tai sidosryhmien välityksellä. Lisäksi ne tukevat kansalaiskuulemisten7 järjestämistä läheisessä yhteistyössä Euroopan komission edustustojen kanssa. Europe Direct -tiedotuspisteet ovat myös yhteydessä paikalliseen ja alueelliseen mediaan ja antavat palautetta siitä, miten EU:ta koskevat asiat nähdään ja miten niihin suhtaudutaan yleisön keskuudessa. Europe Direct -tiedotuspisteiden verkoston hallinnoinnista vastaa Euroopan komissio.
2.2 Kolmevuotinen tiedotus- ja viestintästrategia sekä vuotuinen viestintäsuunnitelma
2.2.1 Kolmevuotinen tiedotus- ja viestintästrategia
-> Toimitetaan ainoastaan kerran tämän ehdotuspyynnön perusteella laaditun hakemuksen liitteenä (ks. liite 1).
Strategiassa on esitettävä kokonaissuunnitelma siitä, miten tiedotuspistettä8 hoidetaan kolmivuotisjakson ajan. Tässä suunnitelmassa on kuvattava kunakin vuonna toteutettavat toimet. Suunnitelman on vastattava kaikilta osin Europe
Direct -tiedotuspisteiden toiminta-ajatusta ja tavoitteita (ks. kohta 2.1). Strategian on lisäksi sisällettävä SMART-tavoitteet9 sekä seuraavat osatekijät:
1. perustelut sisältävä analyysi EU:ta koskevan tiedotuksen tarpeesta katettavalla alue- tai paikallistasolla
2. kohderyhmät (myös kerrannaisvaikutuksia tarjoavat kohderyhmät ja vaikeasti saavutettavat kohderyhmät) ja selkeästi määritellyt tiedotustoimet, joiden avulla kohderyhmät on tarkoitus saavuttaa
3. suorassa viestinnässä ja verkkoviestinnässä käytettävät tärkeimmät kanavat (lehdistö, televisio, radio, sosiaalinen media) ja katettavat aiheet (kuten Europe
7 EU-komissaarien tai Euroopan komission johtavien virkamiesten järjestämät keskustelutilaisuudet, joissa kansalaiset voivat
esittää näkemyksiään EU:ta koskevista asioista http://ec.europa.eu/citizens-dialogues.
8 Nimen on oltava muotoa: ”Europe Direct -tiedotuspiste – [kaupunki/maakunta/alue…]”....
9 Lyhenne SMART tulee sanoista ”selkeästi määritelty, mitattavissa, aikaan sidottu, realistinen, tavoittelemisen arvoinen”.
4
Direct -tiedotuspisteen toiminta, paikallinen näkökulma EU-asioihin ja politiikkauutiset)
4. tiedot yhteistyöstä Europe Direct -tiedotuspistettä ylläpitävän kumppanin muiden toimintojen kanssa sekä EU:n ja kansallisten/alueellisten verkostojen ja sidosryhmien kanssa ja tiedot tiedotuspisteen toimintojen ja näiden muiden toimintojen ja tahojen täydentävyydestä ja niiden välisestä synergiasta
5. tiedot siitä, miten Europe Direct -tiedotuspisteen näkyvyyttä ja sen toiminnan saavuttavuutta on tarkoitus parantaa alueella.
2.2.2 Vuotuinen viestintäsuunnitelma
-> Toimitetaan ensimmäisenä vuonna tämän ehdotuspyynnön perusteella laaditun hakemuksen liitteenä (ks. liite 1). -> Toimitetaan jokaisena tämän jälkeisenä vuonna Euroopan komission edustuston esittämän kehotuksen perusteella (ks. kohta 10.1 ja liite VIII) Hakijan on esitettävä vuotuinen viestintäsuunnitelma, joka vastaa kaikilta osin tiedotuspisteen tiedotus- ja viestintästrategiaa (ks. kohta 2.2.1). Suunnitelman on sisällettävä selkeästi määritellyt vuotuiset tavoitteet ja katettavat selkeästi määritellyt keskeiset aihealueet. Näiden aihealueiden on oltava Euroopan komission edustuston ja Euroopan parlamentin tiedotustoimiston viestinnän painopisteiden mukaiset.
Vuodeksi 2018 asetetuissa viestinnän painopisteissä on otettava huomioon: 1. EU:n tuominen esille unionina, joka suojelee, puolustaa ja tarjoaa mahdollisuuksia10 2. Euroopan parlamentin vaalit vuonna 2019
10 www.europa.eu/rapid/attachment/IP-16-3500/en/CWP%20v14.pdf
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:52016DC0710http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:52016DC0710
5
Vuotuisen viestintäsuunnitelman on sisällettävä kuvaukset viestinnän eri toimityypeistä (ks. kohta 2.3). Toimityyppeihin sisältyvät muun muassa ”keskeiset viestintätoimet” ja ”tapahtuma(t)”, joita edellytetään kaikilta tiedotuspisteiltä. Muiden vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan sisällytettävien toimityyppien valinnassa on enemmän joustavuutta. Tapahtumilla on keskeinen merkitys, koska vuorovaikutus kansalaisten kanssa on entistä tärkeämpää. Tämän vuoksi toimityyppi ”tapahtuman/tapahtuminen järjestäminen” sisällytetään viestintäsuunnitelmaan niin monta kertaa kuin on tarpeen tiedotuspisteen toiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. Avustuksen enimmäismäärää ei kuitenkaan saa ylittää. Vuotuisen viestintäsuunnitelman toimityyppejä voidaan yhdistellä eri tavoin (ks. kohta 2.3) avustuksen enimmäismäärään asti (ks. jakso 4).
2.3 Vuotuisen viestintäsuunnitelman toimityypit
Vuotuinen viestintäsuunnitelma koostuu seuraavista toimityypeistä, joista osa on pakollisia ja osa vapaavalintaisia ja joista jokaista varten on määritetty tietty kertakorvaus (ks. kohta 11.1.1):
Pakollinen:
”Keskeiset viestintätoimet” (valitaan ainoastaan kerran) — ks. kohta 2.3.1
”Tapahtuma(t)”
”Tapahtumien järjestäminen” (valitaan niin monta kertaa kuin on tarpeen; avustuksen enimmäismäärää ei kuitenkaan saa ylittää) — ks. kohta 2.3.2.1
Seuraavat toimityypit ovat vapaavalintaisia, ja ne valitaan niin monta kertaa kuin on tarpeen:
o ”Tapahtumaan/tapahtumiin osallistuminen” – ks. kohta 2.3.2.2
Seuraavat toimityypit ovat vapaavalintaisia, ja ne voidaan valita ainoastaan kerran:
”Viestintätuotteet”:
o ”Julkaisut” — ks. kohta 2.3.3.1
o ”Viestinnän tukimateriaali” — ks. kohta 2.3.3.2
o ”Audiovisuaalinen ja muu sähköinen materiaali” — ks. kohta 2.3.3.3
o ”Sähköinen uutiskirje” — ks. kohta 2.3.3.4
”Asiakaspalvelupiste” — ks. kohta 2.3.4
6
Valittuihin toimityyppeihin sisältyvien toimien laajuuden on oltava oikeassa suhteessa avustuksen määrään.
2.3.1 Keskeiset viestintätoimet (pakollinen)
Vuotuisessa viestintäsuunnitelmassa on selitettävä, miten keskeiset viestintätoimet on tarkoitus toteuttaa. Näihin toimiin kuuluvat seuraavat:
palvelu puhelimitse ja sähköpostitse
yksittäisten tapaamisten järjestäminen pyydettäessä
kysymyksiin vastaaminen tai asiakkaiden ohjaaminen muihin EU:n verkostoihin tai Europe Direct -keskustietopalveluun11
yhteistyö komission Suomen-edustuston ja Euroopan parlamentin Suomen-tiedotustoimiston kanssa
aktiivinen yhteistyö muiden Europe Direct -tiedotuspisteiden kanssa kansallisella tai rajat ylittävällä tasolla sekä aktiivinen yhteistyö muiden EU:n verkostojen kanssa
EU:n julkaisujen, EU-tiedon sekä EU:ta koskevien videoleikkeiden ja viestien jakaminen
suhteiden luominen paikalliseen ja alueelliseen mediaan ja niiden säännöllinen ylläpitäminen; tämä kattaa muun muassa artikkelien julkaisemisen ja osallistumisen radio- tai televisiolähetyksiin
säännöllinen viestiminen yleisön kanssa sosiaalisessa mediassa
ajan tasalla olevan verkkosivuston (tai verkkosivun) ylläpitäminen; sivustolla tiedotetaan tiedotuspisteen toiminnasta ja annetaan ajankohtaista ja puolueetonta EU-tietoa, joka vastaa paikallisen ja/tai alueellisen yleisön tarpeita
osallistuminen Euroopan komission edustuston ja Brysselissä sijaitsevan Euroopan komission päätoimipaikan järjestämiin koordinointi-/koulutuskokouksiin, joiden järjestämiseen osallistuu aktiivisesti myös Euroopan parlamentti12
käyttäjätyytyväisyyden mittaaminen Euroopan komission tätä varten käyttöön antamalla työkalulla tiedotuspisteen toiminnan arvioimiseksi (tapahtumat ja muut toimet tapauksen mukaan)
tietojen toimittaminen komission käyttöön antaman verkkotyökalun kautta kuukausittain tiedotuspisteen toiminnasta, yleisötiedustelujen yleisimmistä aiheista, näkyvyydestä paikallisessa ja/tai alueellisessa mediassa ja ajankohtaisaiheista.
11 https://europa.eu/european-union/contact/call-us_en
12 Komissio korvaa Brysselissä järjestettävien koulutusten matka- ja majoituskustannukset. Lisäksi järjestetään joka vuosi jossakin EU:n jäsenvaltiossa yleiskokous, jonka osalta komissio korvaa ainoastaan majoituskustannukset. Näitä yleiskokouksia on tarkoitus järjestää tämän sopimuskauden aikana enintään kolme. Komission Suomen-edustusto järjestää sopimuskauden aikana lisäksi Suomessa 1-2 koulutustilaisuutta vuodessa, joista yleensä korvataan sekä matka- että majoituskustannukset.
.
7
2.3.2 Tapahtumat
Tämä toimityyppi voidaan valita niin monta kertaa kuin on tarpeen tiedotuspisteen toiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. Avustuksen enimmäismäärää ei kuitenkaan saa ylittää.
2.3.2.1 ”Tapahtuman/tapahtumien järjestäminen” (pakollinen) käsittää tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden järjestämisen. Vuotuisessa viestintäsuunnitelmassa on kuvailtava vähintään seuraavat:
1. kohdeyleisö ja siihen liittyvät viestintätarpeet
2. kattava mediasuunnitelma, joka sisältää television, paperilehdet, radion, verkkomedian ja/tai sosiaalisen median sen mukaan, millaisesta tapahtumasta on kysymys
3. tapahtuman tyyppi, viesti ja sisältö, myös sen ohjelma, päivämäärä ja paikka
4. odotetut tulokset / odotettu vaikutus kohdeyleisöön.
2.3.2.2 ”Tapahtumaan/tapahtumiin osallistuminen” (vapaavalintainen) kattaa muun muassa tiedotuspisteen esittelyosaston tai esitelmän ulkopuolisten järjestämissä tapahtumissa. Vuotuisessa viestintäsuunnitelmassa on kuvailtava vähintään seuraavat:
1. tapahtuman kuvaus ja perustelut tiedotuspisteen osallistumiselle tapahtumaan
2. tapahtuman kohdeyleisö ja tiedotuspisteen esittelyosasto sekä viestintätarpeet
3. medianäkyvyys: sosiaalinen media, verkkomedia, televisio, paperilehdet ja/tai radio tapauksen mukaan
4. tiedotuspisteen esittelyn/esityksen viesti ja sisältö tapahtumassa
5. odotetut tulokset / odotettu vaikutus kohdeyleisöön.
2.3.3 Viestintätuotteet (vapaavalintainen)
Näiden tuotteiden sisällön on täydennettävä EU:n toimielinten jo tuottaman materiaalin sisältöä.
2.3.3.1 ”Julkaisut” sisältävät painettuja julkaisuja ja/tai koulutusmateriaaleja, jotka tiedotuspiste on joko tuottanut itse tai tulostanut EU Bookshop -kirjakaupan13 verkkosivustolta. Vuotuisessa viestintäsuunnitelmassa on kuvailtava vähintään seuraavat:
13 https://bookshop.europa.eu/en/home/
8
1. kohdeyleisö ja siihen liittyvät viestintätarpeet
2. julkaisujen tyyppi, viesti ja sisältö
3. jakelukanavat sekä määrät
4. odotetut tulokset / odotettu vaikutus kohdeyleisöön.
2.3.3.2 ”Viestinnän tukimateriaali” voi sisältää muun muassa tiedotusaineistoa, infografiikkaa ja lehtisiä. Vuotuisessa viestintäsuunnitelmassa on kuvailtava vähintään seuraavat:
1. kohdeyleisö ja siihen liittyvät viestintätarpeet
2. materiaalin kuvaus
3. jakelukanavat sekä määrät
4. odotetut tulokset / odotettu vaikutus kohdeyleisöön.
2.3.3.3 ”Audiovisuaalinen ja muu sähköinen materiaali” koostuu tiedotuspisteen omista tuotteista. Vuotuisessa viestintäsuunnitelmassa on kuvailtava vähintään seuraavat:
1. kohdeyleisö ja siihen liittyvät viestintätarpeet
2. materiaalin viesti ja sisältö, myös sen sisältämä alustava teksti
3. jakelukanavat
4. odotetut tulokset / odotettu vaikutus kohdeyleisöön.
2.3.3.4 ”Sähköinen uutiskirje” sisältää tiedotuspisteen tuottamaa aineistoa. Uutiskirjeen jakelu on järjestettävä käyttämällä tarkoituksenmukaisia viestintäkanavia (esimerkiksi postituslistat ja sosiaalinen media). Vuotuisessa viestintäsuunnitelmassa on kuvailtava vähintään seuraavat:
1. kohdeyleisö ja siihen liittyvät viestintätarpeet
2. viesti, sisältö ja julkaisuväli
3. jakelukanavat
4. odotetut tulokset / odotettu vaikutus kohdeyleisöön.
2.3.4 Asiakaspalvelupiste (vapaavalintainen)
Asiakaspalvelupisteen olisi sijaittava paikassa, joka antaa selkeää lisäarvoa. Hakijan on osoitettava, että asiakaspalvelupiste
sijaitsee keskeisellä paikalla, minkä ansiosta voidaan olettaa, että se houkuttelee runsaasti kävijöitä.
9
Asiakaspalvelupisteen on täytettävä seuraavat vaatimukset:
asiakaspalvelupisteessä on oltava esillä aukioloajat sekä tiedot sen henkilökunnasta
sen on oltava helppopääsyisessä paikassa
sen on oltava hyvin näkyvillä (asianmukaiset opasteet, ks. kohta 12.1)
sillä on oltava tilat kävijöiden vastaanottamista ja EU-aiheisen materiaalin esillepanoa varten.
2.4 Riippumattomuutta koskeva lauseke
Vaikka tiedotuspisteet tekevät tiivistä yhteistyötä Euroopan komission edustuston ja Euroopan parlamentin tiedotustoimiston kanssa, ne ovat riippumattomia eivätkä edusta Euroopan komission ja/tai Euroopan parlamentin näkemyksiä. Tiedotuspisteiden on kuitenkin varmistettava, että ne välittävät EU:n kannat ja näkemykset aina mahdollisimman tarkasti ja että niiden viestintä on neutraalia, puolueetonta ja asiasisällöltään virheetöntä. Niiden olisi myös kerrottava kohdeyleisölleen Europe Direct -tiedotuspisteiden roolista. Ks. myös jakso 12.
2.5 Kumppanien sitoumukset
Kumppanit, jotka valitaan toteuttamaan viestintätoimia Europe Direct -tiedotuspisteenä, sitoutuvat
varmistamaan, että tiedotuspiste noudattaa kaikilta osin toiminta-ajatustaan ja vuotuista viestintäsuunnitelmaansa, joka on laadittu Euroopan komission edustuston antamien ohjeiden mukaisesti
varmistamaan, että tiedotuspiste tarjoaa neutraalia, paikkansapitävää ja asiasisällöltään virheetöntä tietoa EU:sta ja että tiedotuspistettä ei käytetä tai katsota käytettävän tarkoituksiin, jotka eivät vastaa sen toiminta-ajatusta ja tavoitteita
varmistamaan, että tiedotuspisteen henkilökunnalla on tämän ehdotuspyynnön kohdassa 8.2 esitetyissä valintaperusteissa vaadittu osaaminen ja pätevyys
tukemaan yhteistyötä, jota tiedotuspiste tekee muiden Europe Direct -tiedotuspisteiden ja muiden kyseeseen tulevien verkostojen ja sidosryhmien kanssa
käyttämään Europe Direct -nimeä ja -logoa ja muita Euroopan komission tiedotuspisteelle toimittamia tunnisteita järjestelmällisesti kaikessa toiminnassaan ja kaikissa tuotteissaan
ilmoittamaan Euroopan komission edustustolle mahdollisimman pian ongelmista vuotuisen viestintäsuunnitelman toteuttamisessa
toteuttamaan kaikki tiedotuspisteen vastuulla olevat toimet veloittamatta niistä maksua käyttäjiltä
huolehtimaan siitä, että tiedotuspiste toimii moitteettomasti jokaisen vuoden ensimmäisestä kuukaudesta alkaen, kun otetaan huomioon, että 70 prosenttia
10
avustuksen mukaisesta ennakkomaksusta maksetaan kunkin vuoden ensimmäisen neljänneksen aikana ja loppumaksu tätä seuraavana vuonna
varmistamaan, että Euroopan komissiolla on pääsy tiedotuspisteen tiloihin.
3 AIKATAULU
Vaiheet Päivämäärä, aika tai ajanjakso
a) Ehdotuspyynnön julkaiseminen 8.6.2017
b) Kysymysten esittämiselle ja selvennysten pyytämiselle asetettu määräaika
2.8.2017 klo 16.00
c) Hakemusten jättämisen määräaika 7.8.2017 klo 16
d) Arviointivaihe (viitteellinen) 9.8. – 31.8.2017
e) Hakijoille ilmoittaminen (viitteellinen) 31.10.2017
f) Kumppanuutta koskevan puitesopimuksen allekirjoittaminen viimeistään 31. joulukuuta 2017
g) Vuotuisen erillissopimuksen allekirjoittaminen (viitteellinen) Vuoden 2018 alussa
h) Ensimmäisen vuotuisen viestintäsuunnitelman mukaisten toimien aloituspäivä
1. tammikuuta 2018
4 KÄYTETTÄVISSÄ OLEVAT MÄÄRÄRAHAT
Suomessa sijaitsevien Europe Direct -tiedotuspisteiden viestintätoimien yhteisrahoitusta varten varatut vuotuiset kokonaismäärärahat ovat arviolta 260 000 euroa.
Lopullinen määrä riippuu kuitenkin siitä, miten paljon varoja tähän tarkoitukseen on käytettävissä vuoden 2018 talousarviossa sen jälkeen kun budjettivallan käyttäjä on hyväksynyt sen.
Avustuksen enimmäismäärä on vähintään 24 000 vuodessa ja enintään 30 000 euroa vuodessa.
Komissio varaa oikeuden olla jakamatta kaikkia käytettävissä olevia varoja.
5 EDELLYTYKSET HAKEMUKSEN KÄSITELTÄVÄKSI OTTAMISELLE
Hakemus on lähetettävä ennen kohdassa 3.c mainitun määräajan päättymistä.
Se on toimitettava hakulomakkeelle laadittuna (ks. jakso 14).
Hakemus on laadittava jollakin EU:n virallisista kielistä.
Jos hakemus ei täytä jotakin edellä mainituista vaatimuksista, se hylätään.
11
6 AVUSTUSKELPOISUUSKRITEERIT
6.1 Avustuskelpoiset hakijat
Jos ehdotus täyttää käsiteltäväksi ottamiselle asetetut edellytykset, tehdään tarkistus sen selvittämiseksi, voiko hakija saada komission hankeavustuksen.
Avustuskelpoisuuskriteerit
Avustuskelpoisia ovat seuraavat hakijat:
– julkisyhteisöt, jotka voivat osoittaa asemansa tai
– julkisen palvelun tehtäviä hoitavat yksityisoikeudelliset yhteisöt, jotka voivat osoittaa asemansa14.
Luonnolliset henkilöt ja voittoa tavoittelevat yhteisöt eivät ole avustuskelpoisia.
Avustuskelpoisia ovat vain sellaiset hakemukset, jotka on tehnyt johonkin EU:n jäsenvaltioon sijoittautunut oikeushenkilö.
Oikeushenkilöt, joilla on hakijaan sellainen oikeudellinen yhteys tai pääomayhteys, jota ei ole rajoitettu hankkeeseen tai luotu pelkästään hankkeen toteuttamista varten, voivat osallistua hankkeeseen sidosyhteisöinä.
Tätä varten hakijoiden on ilmoitettava tällaiset sidosyhteisöt hakulomakkeessa ja annettava tiedot edellä tarkoitetusta oikeudellisesta yhteydestä tai pääomayhteydestä.
Hakemukseen liitettävät asiakirjat:
Jotta hakijan avustuskelpoisuus voitaisiin arvioida, hakemukseen on liitettävä seuraavat asiakirjat (myös mahdollisten sidosyhteisöjen osalta):
– jäljennös hakijan yhtiöjärjestyksestä tai perustamisasiakirjasta tai
– jäljennös virallisesta todistuksesta, joka osoittaa, että hakija on laillisesti perustettu ja rekisteröity.
6.2 Avustuskelpoiset toimet
Avustuskelpoiset toimet on kuvattu edellä kohdassa 2.3.
6.3 Toteutusjakso
Tiedotuspisteen kuhunkin vuosittaiseen viestintäsuunnitelmaan sisältyvät viestintätoimet on toteutettava 12 kuukauden jaksolla, joka alkaa 1. tammikuuta ja päättyy 31. joulukuuta samana vuonna.
14 Julkisen palvelun tehtäviä hoitavan yksityisoikeudellisen yhteisön asema voidaan määritellä sen maan
lainsäädännössä, jossa yhteisö on rekisteröity. Jos tällaista lakia ei ole, tulojen ja menojen hyväksyjä ottaa
huomioon (muun muassa) seuraavat seikat päättäessään, täyttääkö hakija määritelmän vaatimukset:
- hakija on puhtaasti voittoa tavoittelematon yhteisö (sillä ei ole kaupallisia etuja) tai
- sen määrärahat tällaisten tehtävien hoitamista varten on saatu pääasiassa valtiolta tai viranomaisilta tai
toiselta voittoa tavoittelemattomalta yhteisöltä tai
- se hoitaa tehtäviään valtion/viranomaisten tai voittoa tavoittelemattoman yhteisön puolesta, minkä vuoksi
kyseisten tehtävien katsotaan olevan yleisen edun mukaisia.
12
7 POISSULKEMISPERUSTEET
7.1 Poissulkeminen
Hakemukseen liitettävät asiakirjat15:
Hakijalta vaaditaan kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus, jonka hakija on allekirjoittanut omissa nimissään (ja jos hakemukseen sisältyy sidosyhteisöjä, kyseisten sidosyhteisöjen puolesta) ja jossa hakija vakuuttaa, ettei se ole missään varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdassa tai 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista. Lomake, joka hakijoiden on täytettävä tältä osin, on hakulomakkeen liitteessä B.
7.2 Hakijan hylkääminen
Tulojen ja menojen hyväksyjä ei saa myöntää avustusta hakijalle, joka
a. on jossakin kohdassa 7.1 tarkoitetuista tilanteista, minkä vuoksi se ei voi osallistua ehdotuspyyntöön (ks. hakulomakkeen liite B)
b. on menettelyyn osallistumista varten vaadittuja tietoja ilmoittaessaan antanut vääriä tietoja tai ei ole toimittanut vaadittuja tietoja
c. on aikaisemmin osallistunut ehdotuspyyntöasiakirjojen laatimiseen, ja tämä aiheuttaa sellaista kilpailun vääristymistä, jota ei voida korjata muulla keinoin.
Samoja poissulkemisperusteita sovelletaan myös sidosyhteisöihin. Jos hakija tai sen sidosyhteisöt ovat syyllistyneet väärien tietojen antamiseen, niille voidaan määrätä hallinnollisia ja taloudellisia seuraamuksia.
8 VALINTAPERUSTEET
8.1 Taloudelliset valmiudet
Hakijalla on oltava vakaat ja riittävät rahoituslähteet, jotta se voi ylläpitää Europe Direct -tiedotuspisteen toimintaa koko avustuskauden ajan ja osallistua sen rahoittamiseen. Taloudelliset valmiudet arvioidaan seuraavien hakemukseen liitettävien asiakirjojen perusteella:
– kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus (ks. hakulomakkeen liite B). Euroopan komission edustusto voi vaatia lisätietoja taloudellisten valmiuksien osoittamiseksi.
Jos edustusto katsoo toimitettujen asiakirjojen perusteella, että hakijalla on heikot taloudelliset valmiudet, se voi
15 Viittaukset tältä osin hakemukseen EU:n jäsenvaltioiden sekä eräiden ETA-maiden ja ehdokasmaiden
tapauksessa liitettäviin asiakirjoihin ovat eCERTIS-tietokannassa:
http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do
13
pyytää lisätietoja
päättää olla myöntämättä ennakkomaksua
päättää myöntää ennakkomaksun, joka maksetaan erissä
hylätä hakijan hakemuksen.
8.2 Toiminnalliset valmiudet
Hakijalla on oltava tiedotuspisteen ehdotettujen viestintätoimien toteuttamiseen tarvittava ammatillinen osaaminen ja pätevyys. Hakijan on osoitettava, että sillä on etenkin seuraavanlaista osaamista ja kokemusta:
hyvät logistiset valmiudet (esimerkiksi luotettava tietotekniikan tuki ja välineistö sekä kokoustilat)
vähintään kahden vuoden kokemus yleisöviestinnästä
Europe Direct -tiedotuspisteestä vastaamaan nimitettävältä henkilöltä tai tiimiltä16 (jos tiedotuspisteestä vastaamaan nimitetään tiimi) edellytetään
o viestintätaitoja, joita tarvitaan yleisölle ja/tai sidosryhmille tiedottamisessa ja vuorovaikutuksessa yleisön ja/sidosryhmien kanssa ja joihin kuuluu myös vähintään kahden vuoden kokemus seuraavista:
tapahtumien järjestäminen, keskustelutilaisuuksien vetäminen ja hyvät esiintymistaidot
erilaisille kohderyhmille eri viestintäkanavien kautta jaettavien viestintämateriaalien laatiminen ja valmistelu
verkkosivuston ylläpito ja verkkoyhteisöjen luominen sosiaalisen median avulla
työskentely lehdistön ja median kanssa
o tietämystä EU-asioista (esim. opinnot ja ammattikokemus)
o johtamistaitoja ja ennakoivaa ja luovaa asennetta tehtävien hoitamiseen (tätä edellytetään etenkin Europe Direct -tiedotuspisteen toiminnasta vastaavalta henkilöltä / sen toiminnasta vastaavan tiimin vetäjältä)
o kansallisen/alueellisen kielen puhumista äidinkielenä tai sujuvasti; kielitaitotason on vastattava vähintään tasoa C2 kieliä koskevassa yhteisessä eurooppalaisessa viitekehyksessä17
16 Hakijat voivat nimetä yhden henkilön tai tiimin, jolla on selkeästi nimetty tiiminvetäjä, vastaamaan
Europe Direct -tiedotuspisteen toiminnasta. Tiiminvetäjä toimii pääasiallisena yhteyshenkilönä
komissioon päin ja osallistuu kaikkiin komission järjestämiin avustuksen kattamia toimia koskeviin
koulutuksiin ja kokouksiin. Jos tiedotuspisteestä vastaamaan nimitetään tiimi, tulee tiimin jäsenten
täydentää toistensa osaamista siten, että kaikki toiminnalliset valmiudet tulevat täytettyä.
14
o hyvää englannin, ranskan tai saksan kielen taitoa, joka vastaa vähintään tasoa B2 kieliä koskevassa yhteisessä eurooppalaisessa viitekehyksessä. Tätä kielitaitoa tarvitaan muun muassa osallistuttaessa Euroopan komission järjestämään koulutukseen, raportoitaessa sekä tehtäessä rajat ylittävää yhteistyötä Europe Direct -tiedotuspisteiden ja muiden verkostojen kanssa.
Hakemukseen liitettävät asiakirjat:
Hakijan on toimitettava hakemuksen liitteenä seuraavat asiakirjat osoitukseksi toiminnallisista valmiuksistaan:
kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus (ks. hakulomakkeen liite B)
kuvaukset vähintään kahdesta viimeksi kuluneiden kahden vuoden aikana toteuttamastaan toimesta osoitukseksi siitä, että sillä on kokemusta yleisöviestinnästä
tiedotuspisteen toiminnasta vastaavan henkilön ansioluettelo tai tiimin jäsenten ansioluettelot, jo(t)ka osoittaa (osoittavat), että kyseisillä henkilöillä on vaadittava osaaminen; mukaan on liitettävä myös erittely kyseisten henkilöiden tehtävistä ja vastuualueista. Edellä mainitut kompetenssit on osoitettava asiakirjoin, kuten asiaan kuuluvan kokemuksen osoittavalla todistuksella tai suosituskirjeellä. Lisäksi tiedotuspisteen toiminnasta vastaavan henkilön tai tiiminvetäjän on toimitettava lyhyt hakemuskirje, jossa hän esittää viimeaikaisia esimerkkejä ennakoivasta ja luovasta lähestymistavastaan tehtävien hoitamiseen.
9 AVUSTUSTEN MYÖNTÄMISPERUSTEET
9.1 Kolmivuotista kokonaisvaltaista tiedotus- ja viestintästrategiaa ja vuodeksi 2018 laadittua vuotuista viestintäsuunnitelmaa koskevat myöntämisperusteet
Arvioinnin läpäisseet hakemukset arvioidaan käyttämällä myöntämisperusteita. Kolmivuotinen kokonaisvaltainen tiedotus- ja viestintästrategia arvioidaan käyttämällä perusteita 1 ja 2. Vuotta 2018 koskeva vuotuinen viestintäsuunnitelma arvioidaan käyttämällä perusteita 3 ja 4.
1. Kolmivuotisen tiedotus- ja viestintästrategian merkitys seuraavien seikkojen kannalta (30 pistettä):
a. Europe Direct -tiedotuspisteen toiminta-ajatus ja yleistavoitteet — 15 pistettä
b. EU-aiheisen tiedon tarpeen täyttäminen paikallisella ja/tai alueellisella tasolla, myös hakijan ilmoittamat kohderyhmät ja tärkeimmät viestintäkanavat — 15 pistettä
2. Europe Direct -tiedotuspisteen toiminnan tehokkuus (20 pistettä):
17 http://europass.cedefop.europa.eu/resources/european-language-levels-cefr
15
a. tiedotuspisteen verkostoitumisvalmiudet (yhteistyö Europe Direct -tiedotuspistettä ylläpitävän kumppanin kanssa sekä EU:n ja kansallisten/alueellisten verkostojen ja sidosryhmien kanssa ja tiedotuspisteen ja näiden muiden tahojen keskinäinen täydentävyys ja niiden välinen synergia) ja tiedotuspisteen vaikutus hakemuksen kattamaan alueeseen — 10 pistettä
b. tiedotuspisteen näkyvyys ja sen mahdollisesti saavuttaman yleisön määrä, myös odotetut kerrannaisvaikutukset — 10 pistettä
3. Vuotta 2018 koskevan vuotuisen viestintäsuunnitelman laatu ja sen yhdenmukaisuus kolmivuotisen tiedotusstrategian kanssa (40 pistettä):
a. vuodeksi 2018 laaditun vuotuisen viestintäsuunnitelman vaikuttavuus ja sen yhdenmukaisuus kolmivuotisen tiedotus- ja viestintästrategian ja vuodeksi 2018 asetettujen viestinnän painopisteiden kanssa (ks. kohta 2.2.2) — 20 pistettä
b. vuodeksi 2018 laadittuun vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan sisällytettyjen toimityyppien tarkoituksenmukaisuus ja toteutettavuus
4. vuotuisen viestintäsuunnitelman toteuttamismenetelmien tehokkuus, etenkin tavoitteiden saavuttamiseksi käytettävät henkilö- ja taloudelliset resurssit (10 pistettä).
Hakemukset asetetaan paremmuusjärjestykseen sen perusteella, miten paljon pisteitä ne ovat saaneet (maksimi on 100 pistettä). Ehdotuksista valitaan parhaat eli eniten pisteitä saanut ehdotus asetetaan ensimmäiselle sijalle, toiseksi eniten pisteitä saanut ehdotus toiselle sijalle jne. Ehdotuksista laaditaan luettelo, jossa ne ovat paremmuusjärjestyksessä.
Hakemukselle ei myönnetä avustusta, jos se saa jonkin myöntämisperusteen osalta alle 60 prosenttia kyseisen myöntämisperusteen maksimipistemäärästä. Avustusta ei myöskään myönnetä ehdotukselle, jonka saama kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia kaikkien myöntämisperusteiden yhteenlasketusta maksimipistemäärästä.
9.2 Maantieteellinen tasapaino
Jos samasta maakunnasta tai samalta alueelta saadaan useita ehdotuksia, Euroopan komission Suomen-edustusto myöntää avustuksen suurimman pistemäärän saaneelle ehdotukselle. Sen mukaan, miten paljon määrärahoja on saatavilla, samaa sääntöä sovelletaan siihen asti, kun Suomessa sijaitsevien Europe Direct -tiedotuspisteiden viestintätoimien yhteisrahoitusta varten varattujen vuotuisten kokonaismäärärahojen enimmäismäärä on saavutettu.
Etusija annetaan tiedotuspisteille, jotka sijaitsevat paikkakunnilla, joilla ei ole Euroopan komission edustustoa tai Euroopan parlamentin tiedotustoimistoa
9.3 Vuosiksi 2019 ja 2020 laadittuja vuotuisia viestintäsuunnitelmia koskevat myöntämisperusteet
Vuosia 2019 ja 2020 koskevia vuotuisia viestintäsuunnitelmia ja niitä vastaavia talousarvioita (ks. kohta 10.1) arvioitaessa käytetään seuraavia myöntämisperusteita:
16
1. vuotuisen viestintäsuunnitelman vaikuttavuus — 25 pistettä
2. vuotuisen viestintäsuunnitelman yhdenmukaisuus kolmivuotisen tiedotus- ja viestintästrategian ja Euroopan komission edustuston ja Euroopan parlamentin Suomen-tiedotustoimiston ilmoittamien viestinnän vuotuisten painopisteiden kanssa — 25 pistettä.
3. vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan sisällytettyjen toimityyppien
tarkoituksenmukaisuus ja toteutettavuus — 40 pistettä
4. vuotuisen viestintäsuunnitelman toteuttamismenetelmien tehokkuus, etenkin
tavoitteiden saavuttamiseksi käytettävät henkilö- ja taloudelliset resurssit — 40 pistettä.
10 OIKEUDELLISET SITOUMUKSET
Avustukseen sovelletaan kumppanuutta koskevaa puitesopimusta (ks. liite 2) ja erillisiä avustussopimuksia (ks. liitteessä 2 oleva liite III). Kumppanuutta koskeva puitesopimus kattaa kolmen vuoden jakson ja vuotuisen viestintäsuunnitelman toteuttamiseksi tehtävät erilliset avustussopimukset kattavat kukin yhden vuoden pituisen jakson. Jos yksittäisten viestintätoimien toteuttamiseksi tehdään erillisiä avustussopimuksia, kyseiset sopimukset kattavat ehdotusten toimittamista koskevassa kehotuksessa ilmoitetun ajanjakson.
Sopimukset tulevat voimaan sinä päivänä, jona ne jälkimmäisenä allekirjoittava sopimuspuoli (Euroopan komission edustusto) allekirjoittaa ne.
Sen jälkeen kun sopimukset on allekirjoitettu, niitä voidaan muuttaa niiden toteutusjaksolla ainoastaan, jos Euroopan komission edustusto hyväksyy muutoksen etukäteen. Euroopan komission edustustolla on oikeus tarkistaa, että muutos on alkuperäisen ehdotuksen mukainen.
10.1 Vuotuisen viestintäsuunnitelman toteuttamiseksi tehtävät erilliset avustussopimukset
Jos hakijan hakemus hyväksytään, Euroopan komission edustusto tekee hakijan kanssa kolmivuotisen kumppanuutta koskevan puitesopimuksen ja tämän jälkeen vuotuisen erillisen avustussopimuksen, joka kattaa vuoden 2018.
Vuotuisen viestintäsuunnitelman toteuttaminen aloitetaan 1. tammikuuta 2018. Vuoden 2018 toimet on saatettava päätökseen 31. joulukuuta 2018 mennessä.
Vuotuisen avustuksen myöntäminen ei anna oikeutta avustukseen seuraavina vuosina.
Seuraavat (puitesopimuksen kattamalla kolmivuotisjaksolla) vuosiksi 2019 ja 2020 tehtävät erilliset hankeavustussopimukset voidaan allekirjoittaa ainoastaan, jos Euroopan komission edustusto antaa myöntämisperusteisiin perustuvan myönteisen arvion toimitetuista ehdotuksista. Nämä ehdotukset toimitetaan Euroopan komission edustuston kehotuksesta ja niiden on sisällettävä vuotuinen viestintäsuunnitelma ja sitä vastaava talousarvio. Ehdotusta ei tällöin enää tutkita käyttämällä poissulkemis- ja valintaperusteita.
17
Hakijan on ilmoitettava kaikista sellaisista kumppanuutta koskevan puitesopimuksen allekirjoittamisen jälkeen olosuhteissa tapahtuneista muutoksista, joilla voi olla vaikutusta poissulkemis- ja valintaperusteiden kannalta. Euroopan komission edustustolla on oikeus tarkistaa kyseiset muutokset ennen kuin se esittää ehdotusten toimittamista koskevan kehotuksen.
Oikeudellisten sitoumusten alustava aikataulu
Vuosi/sopimus Ehdotuksen jättäminen
Avustuksen myöntämisestä ilmoittaminen
Allekirjoittaminen Alkamispäivä/päättymispäivä
Kolmivuotinen kumppanuutta koskeva
puitesopimus
ehdotus toimitetaan vastauksena tähän ehdotuspyyntöön
ennen vuoden 2017 loppua
vuoden 2017 viimeisellä
neljänneksellä
1. tammikuuta 2018 – 31. joulukuuta 2020
vuotta 2018 koskeva erillinen
hankeavustussopimus
ehdotus toimitetaan vastauksena tähän ehdotuspyyntöön
ennen vuoden 2017 loppua
vuoden 2018 ensimmäisellä neljänneksellä
1. tammikuuta 2018 – 31. joulukuuta 2018
vuotta 2019 koskeva erillinen
hankeavustussopimus
määräaika on asetettu kumppanuutta
koskevan puitesopimuksen I.1 artiklan 1 kohdan 2
alakohdassa
ennen vuoden 2018 loppua
vuoden 2019 ensimmäisellä neljänneksellä
1. tammikuuta 2019 – 31. joulukuuta 2019
vuotta 2020 koskeva erillinen
hankeavustussopimus
määräaika on asetettu kumppanuutta
koskevan puitesopimuksen I.1 artiklan 1 kohdan 2
alakohdassa
ennen vuoden 2019 loppua
vuoden 2020 ensimmäisellä neljänneksellä
1. tammikuuta 2020 – 31. joulukuuta 2020
18
10.2 Yksittäisten viestintätoimien toteuttamiseksi tehtävät erilliset avustussopimukset Kumppanuutta koskevaan puitesopimukseen sisältyy mahdollisuus pyytää kumppaneilta ehdotuksia sellaisista yksittäisistä viestintätoimista, jotka eivät sisälly vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan (ks. kumppanuutta koskevan puitesopimuksen I.1 artiklan 2 kohdan 2 alakohta). Näitä ehdotuksia koskevat tarkat vaatimukset, joihin kuuluvat myös avustuksen myöntämisperusteet, ilmoitetaan ehdotusten toimittamista koskevassa kehotuksessa. Tällaisia yksittäisiä viestintätoimia koskevia erillisiä hankeavustussopimuksia voidaan tehdä vain, jos Euroopan komissio antaa toimitetuista ehdotuksista myönteisen arvion. Ehdotusta ei tällöin enää tutkita käyttämällä poissulkemis- ja valintaperusteita. Hakijan on ilmoitettava kaikista sellaisista kumppanuutta koskevan puitesopimuksen allekirjoittamisen jälkeen olosuhteissa tapahtuneista muutoksista, joilla voi olla vaikutusta poissulkemis- ja valintaperusteiden kannalta. Euroopan komission edustustolla on oikeus tarkistaa kyseiset muutokset ennen kuin se esittää ehdotusten toimittamista koskevan kehotuksen.
11 RAHOITUSMÄÄRÄYKSET
11.1 Avustuskelpoiset kustannukset
Kuhunkin vuotuisen viestintäsuunnitelman toimityyppiin liittyvä kertakorvaus on laskettu siten, että huomioon on otettu kaikki avustuskelpoiset välittömät ja välilliset kustannukset, joita avustuksen saajalle aiheutuu kohdassa 2.3 kuvattujen toimien toteuttamisesta.
11.2 Avustuksen muoto
11.2.1 Kertakorvaukset
Vuotuista viestintäsuunnitelmaa varten tarkoitettu avustus maksetaan kertakorvauksena, joka kattaa kaikki hankkeen avustuskelpoiset kustannukset. Vuotuisen kertakorvauksen kokonaismäärä on vähintään 24 000 ja enintään 30 000 euroa
Kutakin vuotuisen viestintäsuunnitelman toimityyppiä (ks. kohta 2.3) varten on määritetty kertakorvaus, joka käy ilmi seuraavasta taulukosta. Kertakorvauksia ei voida muuttaa.
Vuotuisen viestintäsuunnitelman toimityypit Pakollinen/vapaavalintainen
Myönne-tään
kertaa
Kerta-korvauk-
set (euroa)
KESKEISET VIESTINTÄTOIMET Pakollinen Kerran
18000
TAPAHTUMAT Tapahtuman/ tapahtumien järjestäminen
Pakollinen Useam-min kuin kerran
2 400
Tapahtumaan/ tapahtumiin osallistuminen
Vapaavalintainen Useam-min kuin kerran
840
19
VIESTINTÄTUOTTEET Julkaisut Vapaavalintainen Kerran 1800
Viestinnän tukimateriaali
Vapaavalintainen Kerran 600
Audiovisuaalinen ja muu sähköinen materiaali
Vapaavalintainen Kerran 1 200
Sähköinen uutiskirje Vapaavalintainen Kerran 600
ASIAKASPALVELUPISTE Vapaavalintainen Kerran 6000
Avustuksen kokonaismäärä lasketaan lisäämällä keskeisiä tiedotustoimia varten määritettyyn kertakorvaukseen jokaista vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan tämän toimityypin lisäksi sisällytettyä toimityyppiä varten määritetty kertakorvaus.
Tapahtumien järjestäminen ja tapahtumiin osallistuminen voidaan valita useampaan kertaan, kunhan avustuksen enimmäismäärää ei ylitetä.
Vuotuisen viestintäsuunnitelman muut toimityypit voidaan valita ainoastaan kerran.
Hakijan on yhdisteltävä eri toimityyppejä niin, että avustuksen kokonaismäärä on vähintään 24 000 ja enintään 30 000 euroa
Haetun avustuksen määrän on perustuttava edellä esitettyihin sääntöihin, siinä on otettava huomioon avustuksen vähimmäis- ja enimmäismäärä ja sen on oltava vuotuisen viestintäsuunnitelman mukainen.
Vaikka jokaista toimityyppiä vastaava kertakorvaus on kiinteämääräinen (hakija ei esim. voi pyytää puolta kertakorvauksesta), jonkinlainen jousto on mahdollista vuoden aikana. Avustuksen saaja voi esimerkiksi korvata jonkin toimityypin toisella, jos
- se varmistaa, että korvaaminen on vuotuisen viestintäsuunnitelman mukaista - Euroopan komission edustusto on etukäteen hyväksynyt korvaamisen ja - avustuksen lopullinen määrä ei ylitä erillisen avustussopimuksen mukaista
avustuksen enimmäismäärää. Jos jokin vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan sisällytetyistä toimityypeistä on korvattu toisella ja jos korvaavaa toimityyppiä varten on määritetty
o suurempi kertakorvaus, jo myönnettyä avustusta ei koroteta
o pienempi kertakorvaus, avustuksen lopulliseen määrään tehdä vastaava vähennys.
Avustus maksetaan täysimääräisenä, jos vuotuinen viestintäsuunnitelma on toteutettu asianmukaisesti. Jos jotakin vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan sisällytettyä toimityyppiä ei ole toteutettu asianmukaisesti, avustukseen tehdään toteutuksen puutteita vastaava vähennys. Tällöin avustuksen saajan on arvioitava loppumaksupyynnön toimitusajankohtana, mikä osuus kyseisestä vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan sisältyvästä toimityypistä on toteutettu (ks. sarake b liitteessä V Ks. myös kohta 11.4.)
20
Edellä lueteltujen, kertakorvauksen maksamisen edellytyksenä olevien ehtojen täyttyminen tarkistetaan viimeistään ennen loppumaksun suorittamista. Tarkistuksia ja tarkastuksia sen varmistamiseksi, että ehdot ovat täyttyneet, voidaan tehdä myös loppumaksun suorittamisen jälkeen.
Avustuksen saajaa voidaan vaatia osoittamaan, että se on toteuttanut vuotuisen viestintäsuunnitelman asianmukaisesti.
Avustuksen saajan ei kuitenkaan tarvitse ilmoittaa hankkeen toteuttamisesta aiheutuneita todellisia kustannuksia.
Kertakorvausten määriä ei kyseenalaisteta jälkitarkastuksissa. Avustuksen määrää voidaan kuitenkin vähentää edellä kuvatulla tavalla.
Avustuksen maksaminen ei vaikuta oikeuteen tutustua avustuksen saajien lakisääteiseen kirjanpitoon seuraavissa tarkoituksissa:
kirjanpidon arviointi tulevia avustuksia varten tai
EU:n taloudellisten etujen suojaaminen eli petosten, sääntöjenvastaisuuksien tai velvoitteiden rikkomisten havaitseminen.
11.2.2 Todellisten kustannusten korvaaminen
Kumppanuutta koskevan puitesopimuksen mukaan avustusmuotona voi olla todellisten avustuskelpoisten kustannusten korvaaminen. Todellisten kustannusten korvaamista voidaan käyttää ainoastaan silloin, kun on kyse yksittäisistä viestintätoimista (ks. kohta 10.2). Tällaisen avustuksen määrä lasketaan kertomalla avustuksen saajan ja tapauksen mukaan sen sidosyhteisöjen ilmoittamat todelliset avustuskelpoiset kustannukset yhteisrahoituksen enimmäisosuudella. Tarkemmat tiedot, kuten yhteisrahoitusosuus ja avustuskelpoiset kustannukset, ilmoitetaan tarvittaessa ehdotusten toimittamista koskevassa kehotuksessa.
11.3 Tasapainoinen talousarvio
Vuotuista viestintäsuunnitelmaa varten laadittuun alustavaan talousarvioon sisältyvien tulojen ja menojen on oltava tasapainossa.
Talousarvio on laadittava euroina.
Jos hakijalle aiheutuvat kustannukset eivät ole euromääräisiä, ne on muunnettava euroiksi käyttämällä Infor-euro-verkkosivustolla julkaistua vaihtokurssia:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
Hakijan on varmistettava, ettei EU:n avustuksella kateta kaikkia vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan sisältyvien toimien toteuttamisesta aiheutuvia menoja. Komission päätöksessä hyväksytyt kertakorvaukset on määritetty siten, että komission avustus kattaa keskimäärin 50 prosenttia vuotuisen viestintäsuunnitelman toteuttamisen kustannuksista.
Vuotuisen viestintäsuunnitelman yhteisrahoitus voi olla peräisin
hakijan omista varoista avustuksen saajana
kolmansien osapuolten rahoitusosuuksista.
Yhteisrahoitus ei saa sisältää kolmansilta peräisin olevia luontoissuorituksia.
21
11.4 Avustuksen lopullisen määrän laskeminen
Euroopan komission edustusto laskee avustuksen lopullisen määrän ennen loppumaksun suorittamista. Laskennassa on seuraavat vaiheet:
Vaihe 1 — Kertakorvaukseen perustuvien rahoitusosuuksien laskeminen yhteen
Vaiheen 1 määrä saadaan laskemalla yhteen toteutettuun vuotuiseen viestintäsuunnitelmaan sisällytetyille toimityypeille myönnetyt kertakorvaukset.
Vaihe 2 — Määrän rajoittaminen avustuksen enimmäismäärään
Kokonaismäärä, jonka komissio maksaa avustuksen saajille, ei saa missään olosuhteissa ylittää erillissopimuksen mukaista avustuksen enimmäismäärää. Jos vaiheessa 1 laskettu määrä on suurempi kuin avustuksen enimmäismäärä, avustuksen lopullinen määrä rajoitetaan kyseiseen enimmäismäärään.
Vaihe 3 — Voiton tuottamista koskevaan kieltoon perustuva vähennys – ei sovelleta
Vaihe 4 — Sopimuksenvastaisesta toteutuksesta tai muiden sopimusvelvoitteiden rikkomisesta johtuva vähennys
Komissio voi pienentää avustuksen enimmäismäärää, jos hanketta ei ole toteutettu asianmukaisesti (ts. jos hanketta ei ole toteutettu tai jos se on toteutettu puutteellisesti, vain osittain tai myöhässä) tai jos jotakin muuta sopimusvelvoitetta on rikottu.
Vähennyksen määrä määritetään suhteellisesti sen perusteella, mikä prosenttiosuus kustakin toimityypistä on toteutettu.
Ks. myös kumppanuutta koskevan puitesopimuksen liite V.
11.5 Raportointi ja maksujärjestelyt
Avustuksen saajalla on oikeus saada seuraavat maksut, jos avustussopimuksen ehdot (kuten maksuajat, enimmäismäärät) täyttyvät. Maksupyyntöjen on oltava avustussopimuksen määräysten mukaisia, ja niihin on liitettävä seuraavassa taulukossa mainitut asiakirjat:
Maksupyyntö: Liiteasiakirjat Maksuaika:
Ennakkomaksu, joka on 70 prosenttia myönnetyn avustuksen määrästä
a) allekirjoitettu erillissopimus
30 kalenteripäivän kuluessa erillissopimuksen voimaantulosta (erillissopimus tulee voimaan päivänä, jona sen viimeiseksi allekirjoittava sopimuspuoli on allekirjoittanut sen)
22
Loppumaksun suorittaminen
Komissio vahvistaa loppumaksun määrän lopullista avustusta koskevan laskelman perusteella (ks. edellä kohta 11.4)
a) tekninen loppuraportti b) taloutta koskeva
loppuselvitys
60 kalenteripäivää loppumaksupyynnön toimittamisesta (avustuksen saajan on toimitettava loppumaksupyyntö 60 kalenteripäivän kuluessa raportointijakson päättymisestä)
* Ks. jaksossa 10 oleva taulukko.
11.6 Muut rahoitusehdot
a) Päällekkäisten avustusten kielto
Yhteen hankkeeseen voi saada EU:n talousarviosta vain yhden avustuksen.
Samoja kustannuksia ei missään olosuhteissa rahoiteta EU:n talousarviosta kahdesti. Jotta varmistetaan, että näin ei tapahdu, hakijoiden on ilmoitettava avustushakemuksessaan
samaa hanketta tai samaa hankkeen osaa varten saadun tai haetun EU:n rahoituksen lähteet ja määrät
hakijan toiminnan rahoittamista varten samana varainhoitovuonna saadun tai haetun EU:n rahoituksen lähteet ja määrät
samaa hanketta varten haettu tai saatu muu rahoitus.
b) Taannehtivuuskielto
Päättyneisiin hankkeisiin ei myönnetä avustusta takautuvasti.
Jo aloitettua hanketta varten voidaan myöntää avustus vain, jos hakija voi osoittaa avustushakemuksessa, että hanke oli aloitettava ennen avustussopimuksen allekirjoittamista.
Avustuskelpoiset kustannukset eivät tällaisissa tapauksissa kuitenkaan saa olla aiheutuneet ennen avustushakemuksen jättämispäivää.
c) Toteuttamiseen liittyvät hankintasopimukset/alihankinta
Jos avustuksen saajan on tehtävä hankintasopimus hankkeen toteuttamiseksi (toteutusta koskevat sopimukset), se on tehtävä kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tai hinnaltaan edullisimman tarjouksen perusteella pyrkien välttämään mahdolliset eturistiriidat.
Avustuksen saajan on dokumentoitava tarjouskilpailumenettely asianmukaisesti ja säilytettävä asiakirjat mahdollista tarkastusta varten.
Avustuksen saajat saavat käyttää hankkeeseen kuuluvien tehtävien suorittamiseksi alihankintaa. Niiden on tällöin varmistettava, että edellä mainittujen kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta ja eturistiriitojen
23
poissulkemista koskevien ehtojen lisäksi seuraavassa luetellut edellytykset täyttyvät:
a) Alihankinta ei kata hankkeeseen sisältyviä keskeisiä tehtäviä.
b) Alihankinnan käyttö voidaan perustella hankkeen luonteella ja sen toteuttamiseen liittyvillä tarpeilla.
c) Alihankinnan arvioidut kustannukset ovat selvästi erotettavissa alustavassa talousarviossa.
d) Silloin kun alihankinnasta ei ole mainittu hankekuvauksessa, avustuksen saaja ilmoittaa alihankinnan käyttämisestä ja komissio hyväksyy sen. Komissio voi antaa hyväksyntänsä:
i) ennen kuin alihankinnan käyttö aloitetaan, jos avustuksen saajat pyytävät sopimuksen muuttamista
ii) sen jälkeen, kun alihankinnan käyttö on aloitettu:
jos alihankinnan käytölle on esitetty erityiset perusteet teknisessä väliraportissa tai teknisessä loppuraportissa ja
jos alihankinnan käyttö ei aiheuta avustussopimukseen muutoksia, jotka saattaisivat kyseenalaiseksi avustuksen myöntämispäätöksen tai olisivat vastoin hakijoiden tasavertaisen kohtelun periaatetta.
e) Avustuksen saajien on varmistettava, että tiettyjä niihin sovellettavia avustussopimuksen ehtoja (kuten näkyvyyttä ja luottamuksellisuutta koskevia ehtoja) sovelletaan myös alihankkijoihin.
d) Tuki kolmansille osapuolille
Hakemuksiin voi sisältyä kolmansille osapuolille tarkoitettu tuki, joka myönnetään kilpailuun perustuvan palkinnon muodossa. Tällöin hakemuksissa on oltava:
perusteellinen kuvaus kilpailusta
kuvaus kilpailun kohderyhmästä
tiedot palkinnon myöntämisperusteista
jos palkinto ei muodostu esimerkiksi promootiotuotteista, tiedot kullekin kolmannelle osapuolelle myönnettävästä enimmäismäärästä ja sen määrittämisperusteista.
12 JULKISUUS
12.1 Avustuksen saajan velvoitteet
Avustuksen saajan on selvästi ilmaistava Euroopan unionin osallistuminen kaikissa julkaisuissa ja toimissa, joihin avustusta käytetään.
Kaikissa avustuksen saajan osana yhteisrahoitettua hanketta tuottamissa julkaisuissa, julisteissa, ohjelmissa ja muissa tuotteissa on tämän vuoksi
mainittava, että Europe Direct -tiedotuspiste on ”Euroopan unionin yhteisrahoittama hanke”.
24
esitettävä Euroopan unionin tunnus näkyvällä paikalla
käytettävä Europe Direct -nimeä ja -logoa ja muita Euroopan komission tiedotuspisteelle toimittamia tunnisteita.
Lisäksi avustuksen saajan on käytettävä vastuuvapauslauseketta, jossa todetaan, ettei EU ole vastuussa mielipiteistä, jotka ilmaistaan niissä julkaisuissa ja/tai niiden toimien yhteydessä, joihin avustusta käytetään.
12.2 Komission velvoitteet
Lukuun ottamatta luonnollisille henkilöille myönnettyjä apurahoja ja sitä eniten tarvitseville luonnollisille henkilöille myönnettyä suoraa tukea, kaikkia tiettynä varainhoitovuonna myönnettyjä avustuksia koskevat tiedot julkaistaan EU:n toimielinten internetsivuilla viimeistään kyseisten avustusten myöntämisvuotta seuraavan varainhoitovuoden 30. päivänä kesäkuuta.
Komissio julkaisee seuraavat tiedot:
avustuksen saajan nimi
jos avustuksen saaja on oikeushenkilö, saajan osoite, tai jos avustuksen saaja on luonnollinen henkilö ja jos hänellä on kotipaikka EU:ssa, saajan alue NUTS 2-tasolla18, tai jos hänen kotipaikkansa on EU:n ulkopuolella, NUTS 2 -aluetta vastaavat tiedot
avustuksen käyttötarkoitus,
myönnetyn avustuksen määrä.
Julkaisemisesta luovutaan avustuksen saajan asianmukaisesti perustellusta pyynnöstä, jos vaarana on, että julkaiseminen uhkaa asianomaisten henkilöiden oikeuksia ja vapauksia, sellaisina kuin ne ovat suojattuina Euroopan unionin perusoikeuskirjassa, tai vahingoittaa avustuksen saajan kaupallisia etuja.
13. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
Ehdotuspyyntöön vastaaminen merkitsee henkilötietojen (kuten nimen, osoitteen ja ansioluettelon) kirjaamista ja käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annettua asetusta (EY) N:o 45/2001. Jollei toisin mainita, pyydetyt vastaukset ja henkilötiedot ovat tarpeen hakemuksen arvioimiseksi ehdotuspyynnön mukaisesti ja Euroopan komission Suomen- edustuston päällikkö käsittelee niitä ainoastaan tässä tarkoituksessa.
Komissio voi kirjata henkilötietoja varhaishavainta- ja poissulkemisjärjestelmään, jos avustuksen saaja on jossakin varainhoitoasetuksen (asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012)19 106 artiklan 1 kohdassa tai 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista (lisätietoja tietosuojaselosteessa osoitteessa
18 EUVL L 39, 10.2.2007. 19 http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32012R0966
25
http://ec.europa.eu/budget/library/explained/management/protecting/privacy_statement_edes_en.pdf).
14. EHDOTUSTEN JÄTTÄMISMENETTELY
Ehdotukset on jätettävä jaksossa 3 ilmoitettuun määräaikaan mennessä.
Hakijat eivät voi muuttaa hakemustaan tämän määräajan päättymisen jälkeen. Komissio voi kuitenkin ottaa yhteyttä hakijaan arviointivaiheen aikana, jos jokin seikka vaatii selvittämistä tai hakemuksessa on teknisiä virheitä.
Hakijalle ilmoitetaan kirjallisesti valintamenettelyn tuloksista.
Hakulomake on liitteessä 1.
Hakemus on toimitettava oikealla lomakkeella, joka on asianmukaisesti täytetty ja päivätty. Hakemuksissa on oltava mukana kaikki vaaditut liiteasiakirjat, jotka on lueteltu hakulomakkeen liitteenä olevassa hakijoille tarkoitetussa tarkistuslistassa. Hakemus liiteasiakirjoineen on toimitettava kolmena kappaleena (yksi selkeästi merkitty alkuperäiskappale ja kaksi jäljennöstä) sen henkilön allekirjoittamana, jolla on oikeus tehdä oikeudellisesti päteviä sitoumuksia hakijan puolesta. Kaikki hakemuksen muodostavat asiakirjat on lisäksi toimitettava USB-muistitikulla tai DVD-levyllä.
Hakemukset on lähetettävä seuraavaan osoitteeseen:
Euroopan komission Suomen-edustusto
Malminkatu 16
00100 HELSINKI
postitse, jolloin toimituspäivä on postileiman päivämäärä,
henkilökohtaisesti, jolloin toimituspäivä on vastaanottopäivämäärä
lähettipalvelua käyttäen, jolloin toimituspäivä on päivämäärä, jona kuriiripalvelu on vastaanottanut lähetyksen toimitettavaksi.
Yhteyshenkilöt
Ilmoitetaan tiedusteluihin vastaava yhteyshenkilö:
Euroopan komission Suomen-edustusto
Susanna Wasenius
Usein kysyttyjä kysymyksiä: www.ec.europa.eu/finland
Liitteet:
– Liite 1 — Hakulomake, joka sisältää tarkistuslistan liitteineen:
– Liite A Alustava talousarvio
– Liite B Kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus
– Liite 2 — Kumppanuutta koskevan puitesopimuksen malli liitteineen:
26
– Liite I Toimintasuunnitelma
– Liite II Yleiset ehdot
Liite III a Kertakorvauksena maksettavaa avustusta koskevan erillisen avustussopimuksen malli
– Liite III b Todellisten avustuskelpoisten kustannusten korvaamiseen perustuvaa avustusta koskevan erillisen avustussopimuksen malli
– Liite III c Kertakorvauksena maksettavaa avustusta ja todellisten avustuskelpoisten kustannusten korvaamiseen perustuvaa avustusta koskevan erillisen avustussopimuksen malli
– Liite IV Teknisen loppuraportin malli
– Liite V Taloutta koskevan loppuselvityksen malli
– Liitteitä VI ja VII ei käytetä tässä ehdotuspyynnössä
– Liite VIII a Vuotuisen viestintäsuunnitelman malli
– Liite VIII b Vuotuisen viestintäsuunnitelman alustavan talousarvion malli