4th Dimension d.o.o. Sarajevo

Poslovni informacioni sistem 4D Wand Korisniko upustvo za prelazak na verziju 6.0 sa ranijih verzija

Decembar 2005

Stranica 1

1. Uvod

Ovo kratko uputstvo je namjenjeno upoznavanju korisnika prethodnih verzija Wand-a, sa promjenama i novim mogunostima u verziji 6.0 kao i nainu rada u PDV sistemu. Uputstvo je raeno sa pretpostavkom da su korisnici ve upoznati sa temeljnim principima rada u Wand-u, te su objanjenja iz tog podruja izuzeta. Obraeni su moduli Robnog knjigovodstva, Glavne knjige i Financijskog knjigovodstva koji su i najvie izmjenjeni. Instalacija 4D Wand v.6.0

Instalacija Wand-a 6.0 e biti ponuena korisnicima putem instalacionog CD-a sa automatski definiranom procedurom instalacije programa na raunare korisnika. Wand verzije 6.0 nee zamjeniti Wand ranije verzije koji ostaje kao arhivski program, odnosno za potrebe pristupa podacima iz ranijih godina. Wand v.6.0 e biti instaliran zasebno u direktorij WAND6. Sluit e samo za upotrebu u PDV sistemu tj. od 01.01.2006 godine. Update verzije 4D Wand v.6.x Kako je rije o uvoenju novog poreskog sistema u poslovanje, oekujemo da e tokom godine biti dosta izmjena na istom, a samim tim i izmjena na poslovnom sistemu Wand. Izmjene e biti kreirane u to kraem roku te objavljivane kao update verzije. Update verzije e biti prilagoen jednostavnom instaliranju te ponuen korisnicima putem Interneta. Sve informacije e biti redovno objavljivane na naem web site-u: www.4d.com.ba Revizija korisnikog uputstva Ovo korisniko uputstvo koje e takoer biti dostupno na naem web site-u, po potrebi e se revidirati odnosno proirivati.

Stranica 2

2. Nova podjela modula u Wand-u i struktura organizacionih jedinica i skladita

U verziji 6.0 predstavljamo glavni (poetni) meni koji je dobio novi izgled. Izgled je okvirno ostalo ista tj. donji dio za izbor alata i gornji za izbor modula. Implementirana je nova podjela modula i to:

a. Robno knjigovodstvo b. Financijsko knjigovodstvo c. Glavna knjiga d. Adresar e. Plae f. Kadrovsko g. Stalna sredstva

kao i namjenski pozivi za pojedine dijelove modula (na osnovu prethodno koritene koncepcije) kao to su: Veleprodaja (NC), Veleprodaja (VPC), Maloprodaja, Ugostiteljstvo, Blagajna).

Modul Robnog knjigovodstva je prema sadanjoj koncepciji dobio funkciju jedinstvene polazne take za upravljanje robnim knjigovodstvom bez obzira na tipove skladita u upotrebi, za razliku od prethodnih modula (Veleprodaja, Maloprodaja...) koji su mogli podravati samo rad sa skladitima njihovog tipa. Pod tipom skladita se podrazumjeva nain voenja skladita odnosno cijena po kojoj se vodi skladite, a na raspolaganju su nam slijedee opcije:

Stranica 3

- Skladite materijala (NC)............ po prosjenoj nabavnoj cijeni, - Veleprodajno skladite (NC) ..... po prosjenoj nabavnoj cijeni s planskom prodajnom cijenom, - Veleprodajno skladite (VPC) ... po veleprodajnoj cijeni, - Maloprodajni objekat (MPC) .... . po maloprodajnoj cijeni, - Ugostiteljski objekat (MPC) ....... po maloprodajnoj cijeni s porezom na potronju. Meniji u Robnom knjigovodstvu su organizirani kroz Registre (ifarnici i registri), Skladite (dokumenti vezani za skladite i interno poslovanje), Nabavu (dokumenti nabave ulaznog karaktera), Prodaju (dokumenti prodaje izlaznog karaktera) te Izvjetaje. Sadraj, odnosno opcije u menijima se mijenjaju u ovisnosti od tipa aktivnog skladita.

Novi moduli: Financijsko knjigovodstvo i Glavna knjiga su nastali od modula Financijsko knjigovodstvo, Blagajna, Kamate te dijelom iz robnog knjigovodstva (fakture) iz prethodnih verzija programa, upotpunjeni novim mogunostima. Financijsko knjigovodstvo je koncipirano na bazi financijske operative i pomonih evidencija. Sadri knjige faktura (ulaznih i izlaznih), knjige knjinih obavjesti (odobrenja i tereenja), obraun PDV-a, evidenciju transakcijskih rauna tj. izvoda, blagajne, salda konta kupaca i dobavljaa te evidenciju kompenzacija. Glavna knjiga je zadrala naloge, dnevnike knjienja sa kontnim planom, izvjetaje analitikih kartica, te bilanse (analitike, stanja, uspjeha...)

U verziji 6.0 ponuena je nova, proirena struktura organizacionih jedinica. Uvedena su tri nivoa organizacije: firma, poslovna jedinica (poslovnica/podrunica), organizacijska jedinica skladite. Zahvaljujui takvoj organizacionoj podjeli, podruje primjene poslovnog informacionog sistema obuhvatilo je i vee tj. sloenije poslovne subjekte. Za postavljanje organizacione strukture koristi se stavka glavnog menija: Podaci o korisniku.

Pored matinih podataka, u elemente koji se definiraju za nivo firme i poslovne jedinice spadaju logotipi tj. veze na datoteke sa grafikim prikazom logotipa, te sadraj tekstualnog zaglavlja za ispise. Predviena je mogunost vezanja pet razliitih datoteka (logo 1 do 5) koji se mogu koristiti na ispisima iz programa. Standardno smo koristili Logo 1, 2 i 3 za zaglavlje te proizvoljno logo 4 za podnoje ispisa. Za korisnike koji nemaju grafiki pripremljen logotip predviena je mogunost upotrebe tekstualnog zaglavlja koje se definira izborom i rasporedom varijabli matinih podataka. U parametrima klasifikacije se odreuje broj organizacionih nivoa u upotrebi (dva ili tri), te do tri registra (dimenzije) koji se koriste kao pomone klasifikacije za dodatno praenje robnog i financijskog knjigovodstva. U formi za definiranje skladita postavlja se tip skladite (nain voenja), veza na pomone financijske klasifikacije kao i prefiks ukoliko se koristi za brojanje dokumenata po skladitima (Prefix skladita-broj dokumenta/2006). Takoer u ovoj verziji programa mogue je postaviti broj decimala za koliinu (0-3 decimale), nabavnu (0-4 decimale) te prodajnu cijenu (0-4 decimale).

Stranica 4

Na ovoj formi se definira i osnovni komercijalista ukoliko je vezan za skladite te poslovni partner za interne dokumente tj. vlastita firma definirana kao poslovni partner, odnosno partner komisionar ukoliko je skladite koriteno kao komisiono. Ovdje se postavljaju i parametri vezani za skladite poput oznaka da je skladite po planskoj cijeni, da se koristi rezerviranje roba, da se skladite vodi po lotovima, da je proizvodnog karaktera i sl. (Neke opcije vrijede samo ukoliko korisnik ima licencu za upotrebu posebnih reima skladita: Lot, Proizvodnja itd.)

3. Novosti u robnom knjigovodstvu

Robno knjigovodstvo je centralni modul za robno-materijalno i komercijalno poslovanje firme. Podrava rad sa vie poslovnih jedinica te skladita razliitih tipova: Veleprodaja po nabavnoj cijeni, veleprodaja po veleprodajnoj cijeni, maloprodaja... (svi tipovi su navedeni u prethodnom poglavlju). Elementi robnog knjigovodstva su registri, dokumenti i izvjetaji grupirani u sljedee cjeline: Registri, Skladite, Nabava, Prodaja, Proizvodnja, Izvjetaji.

Opisat emo novosti kao i znaajnije stavke koje obiljeavaju Robno knjigovodstvo u verziji 6.0 po prethodno navednim cjelinama.

Stranica 5

Registri

U ovoj verziji su pored dosada postojeih registara od kojih su neki proireni i poboljani uvedeni i novi kojih emo se dotai prilikom opisa dokumenata kod kojih se koriste. Najznaajniji registri su svakako registar Roba i Partnera koji su i najvie proireni. Registar roba (artikala):

Bitna proirenja se odraavaju kroz uvoenje dodatne klasifikacije (Program/Mrea) pomou koje sada moemo paralelno klasificirati artikle po jo jednom kriteriju (u prethodnim verzijama je bila mogua samo osnovna hijerarhijska klasifikacija na klase i grupe artikala. Tako da je pomou dodatne klasifikacije mogue grupirati i pratiti artikle koji pripadaju razliitim grupama osnovne klasifikacije. Uvedena su i Pakovanja koji slue za definiranje razliitih oblika pakovanja artikla sa koliinom u pakovanju, dimenzijama i bar kodovima pakovanja. Polja Akciza i Markice slue kao koeficijenti za obraun prilikom uvozne odnosno akcizne kalkulacije. Takoer, uvedena je i teina artikla koja slui za preraun na statistikim izvjetajima kada se zahtjeva svoenje razliitih jedinica mjere na jedinstvenu vrijednost (teina). U verziji 6.0 postoji mogunost rezerviranja roba te praenja rezervacija (aktivira se u parametrima skladita). Rezervacija roba podrazumjeva blokiranje izlaza odreene (rezervirane) koliine sa skladita za sve dokumente osim onog od kojeg je nastala ili njegovih vezanih sljedbenika. Npr. ukoliko se odreena koliina robe rezervira po nekom predraunu omogueno je kreiranje izlaza sa skladita za sve dokumente dok na stanju skladita postoji vea koliina od rezervirane. Ukoliko na stanju ostane samo rezervirana koliina tada jedino otpremnica kreirana po predraunu koji je izvrio rezervaciju moe biti odobrena. Rezervirana koliina se prati na tabeli artikala pored koliine na stanju, a detaljno preko kartice Rez. Kol. za artikal. Za potrebe zahtjevnijih skladita uvedena je i mogunost voenja skladita po lotovima tj. stanja artikla po serijama, pakovanjima, smjetajima, rokovima trajanja i sl.

Stranica 6

Registar partnera: Na registru Partnera su izvrene odreene promjene od kojih navodimo najbitnije: Uveden je registar Organizacionih oblika (doo, dd, str...) tako da se oblik isputa iz naziva partnera koje se unosi u polju Naziv, to doprinosi boljoj standardizaciji registra partnera. Uveden je i registar Grupa partnera koji slui za grupiranje po potrebama korisnika ili za definiranje rabatne politike. Uvedena mogunost definiranja dostavnih mjesta tj. partnera koji e imati vezu na svoju Centralu (koja je takoer uvedena kao partner) te na koju e biti automatski fakturirane isporuke napravljene po dostavnim mjestima, te koja e se dalje pratiti u financijskom poslovanju. Tu su i dvije oznake vezane za PDV sistem: Oznaka da je partner PDV obveznik (to je jako bitno definirati za PDV) kao i pripadnost entitetu a vezano za poreske prijave.

Stranica 7

Formiranje cijena: Planski cjenik Uvoenjem veleprodajnog tipa skladita koje se vodi po nabavnoj cijeni nastala je potreba za definiranjem planskog cjenika kao operativnog cjenika u prodaji. Tako se u planskom cjeniku unosi planska cijena koju e sistem nuditi kao osnovnu prilikom kreiranja dokumenata. Pored nje tu se nalaze i dvije fiksne dilerske cijene kao i planska maloprodajna cijena za maloprodajna skladita bez stalne zalihe robe. Napomena: Za veleprodajna skladita po nabavnoj cijeni je obavezno definiranje planske prodajne cijene. Formiranje cijena: Rabatna politika Jedna od novih mogunosti za upravljanje politikom cijena je i rabatna politika. Rabatna politika se postavlja uvezivanjem grupa partnera sa robnim grupama te odreivanjem rabata za takvu kombinaciju. Partneri se svrstavaju u grupe putem registra Grupa partnera, dok su robne grupe odreene klasifikacijom artikala. Rabatne grupe predstavljaju mjesto za povezivanje ta dva parametra i dodjeljivanje rabata.

Formiranje cijena: Cjenici za kupce Jo jedan nain postavljanja politike cijena je formiranje konkretnih cjenika sa neto cijenom za pojedinog kupca.

Skladite Skladite je meni u Robnom knjigovodstvu koji obuhvata dokumente skladinog karaktera kao to je prikazano na slici:

Navesti emo samo nove i neke od promjenjenih dokumenata. Zapisnik o prepakiranju je u prethodnim verzijama bio pokriven zapisnikom o zamjeni artikala. Odluili smo da ga izdvojimo kako je njegova namjena izriito u prepakiranju artikala odnosno u sluajevima kada se forsira nepostojanje nabavnog salda po dokumentu. Interni ulaz i interni izlaz su dva nova dokumenta nastala iz potrebe da se dokument prenosnica koji je po unosu ulaznog dijela dokumenta automatski kreirao izlazni dokument te vrsto drao integritet veze izmeu oba, oslobodi takve veze. Sada oni djeluju neovisno jedan od drugog to omoguava odvojeno auriranje izlaznog i odredinog skladita to nalazi primjenu kod skladita koja su udaljena ili gdje ne postoji uvezani informacioni sistem. Uvedeni su i dokumenti Izdatnice i Povratnice koji slue kao pomona evidencija u skladinom poslovanju u smislu da omoguavaju paralelnu evidenciju prometa skladita koju vode skladitari. Napominjemo da ovi dokumenti zapravo ne auriraju stanje skladita (oni su samo pomona evidencija). Jedan od praktinih primjera je sluaj kada se koriste kao zbirni nalog skladitarima (otpremnica) za popunjavanje jedne dostave (vozila) koju ini vie otpremnica za razliite kupce, a dostavljaju se istovremeno.

Stranica 8

Tu su i nalozi skladitu za izdvajanje ili isporuku koji mogu nastajati iz ulazne narudbe od kupca te slue za provjeru stanja prije kreiranja otpremnice odnosno za pripremu i evidentiranje izdvajanje robe spremne za otpremu. Reversi su znaajno unaprijeeni te je omogueno kvalitetnije praenje istih. Trebovanje je dokument kojem smo u PDV okruenju namjenili znaajniju ulogu. Naime, sluit e i za izuzimanje robe za vanposlovne svrhe, to e se fakturirati i pratiti u knjizi internih faktura. Dodan mu je i registar podtipova kako bi se detaljnije mogla pratiti namjena ili svrha. Napomena: Trebovanje e biti pomenuto u sljedeim poglavljima.

Nabava Nabava je meni u Robnom knjigovodstvu koji obuhvata dokumente nabavnog karaktera kao i alate u svrhi nabave.

Najznaajniji dokument je Prijemnica kalkulacija. Trenutno su ponuene sljedee vrste kalkulacija:

1. Vrijednosna kalkulacija (upotreba u domaem prometu, zavisni trokovi) 2. Teinska kalkulacija (upotreba kod teinskog rasporeda trokova) 3. Carinska kalkulacija (upotreba kod uvoza, zavisni trokovi i carina) 4. Akcizna kalkulacija (upotreba kod uvoza, zavisni trokovi, carina, akcizna roba)

Vrsta kalkulacije utie na elemente kalkulacije odnosno samu formu dokumenta i stavki. Kako je pretpostavka da su dosadanji korisnici upoznati sa nainom upotrebe kalkulacije, navodimo samo razlike u novoj verziji: Akcizna kalkulacije je zamjenila prethodnu Visokotarifnu kalkulaciju. Na formi dokumenta se unose koeficijenti za akcize i markice ukoliko nisu razliiti po robama kada se unose u stavke kalkulacije pojedinano tj. prenose iz vrijednosti definiranih u registru artikala. Unosi se Neto iznos dobavljaa, te zavisni trokovi koji se definiraju u pomonoj tabeli za trokove koja se poziva tipkom Ul. Fakture (prethodno Z. trokovi) koja se nalazi u donjem redu sa tipkama na listi dokumenata.

Stranica 9

U stavkama kalkulacije se evidentiraju kalkulativni elementi vezani za robu:

U kalkulaciji se iskazuje i ulazni PDV koji ne ulazi u nabavnu cijenu, a kalkulira se do prodajne cijene sa porezom iako je posljedica kalkulacije prodajna cijena po kojoj se vodi dotino skladite. Dakle prodajna cijena i cijena sa PDV-om je samo informativnog karaktera na skladitima koja se ne vode po veleprodajnoj cijeni ili u drugom sluaju po maloprodajnoj cijeni. Napomena: Prikazana je samo akcizna kalkulacija kao najsloenija, sve ostale vrste se koriste na isti nain dok zahtjevaju manje elemenata.

Prodaja Prodaja je meni u Robnom knjigovodstvu koji obuhvata dokumente prodajnog karaktera kao i alate u slubi prodaje. Uvoenje PDV sistema je znaajno uticalo na dokumente prodaje, te emo im se malo vie posvetiti. Rauni otpremnice (prethodno samo Otpremnice) su osnovni dokument prodaje. U sutini to je Otpremnica sa vezom na fakture (Raun). PDV sistem nas je naveo na uspostavu vre veze izmeu dokumenta Otpremnice i njene fakture. Zapisnik o zamjeni je dokument koji izvrava zamjenu artikala bez kontroliranja salda nabavne cijene, za razliku od Zapisnika o prepakiranju.

Stranica 10

Maloprodajni raun je novi dokument koji slui za registriranje POS rauna u obliku poreske fakture te za komercijalno praenje prodaje preko maloprodaje (diskont) kada takav dokument slui za evidenciju i pripremu prodaje iz operativne veleprodaje, a realizaciju preko dnevnog prometa maloprodaje na nain rezerviranja robe do trenutka zakljuenja. Ugovori su novi dokument koji slui evidentiranju ugovora ili zakljunica koje kreiraju otpremnicu i fakture odnosno generiranje i praenje otplatnog plana kod prodaje na odgodu ili rate. Ulazne narudbe su dokumenti koji slue evidenciji narudbi od kupaca i koji imaju mogunost kreirati otpremnicu ili izdatnicu za raspoloivu koliinu robe, izvriti rezervaciju iste ili generirati narudbu dobavljau za nedostatnu koliinu. Plan po robnim grupama odnosno po komercijalistima i robnim grupama slui kao alat za postavljanje plana prodaje, to je podloga za kasnije izvjetavanje o realizaciji i analiziranje ostvarenja. U verziji 6.0 smo uveli i mogunost evidentiranja serijskih brojeva po izlaznom dokumentu. Tabela za auriranje serijskih brojeva se za odabrani dokument poziva iz menija Stavka Serijski brojevi, dok za pregled po dokumentu slui tabela iz menija Dokument Serijski brojevi. Postoji kontrola za unos jedinstvenog serijskog broja u jednom dokuementu te kontrola koja ne dozvoljava unos razliitog broja serijskih brojeva spram koliine izdatih artikala. Tako evidentirani serijski brojevi mogu sluiti za ispis garantnih listova ili pretraivanje u smislu kontrole prilikom povrata ili sl. Rauni-otpremnice Navodimo neophodne i znaajne karakteristike ovog dokumenta. (koristimo ga kao osnovni primjer za sve izlazne dokumente) Veza na tip fakture je obavezno polje koje slui za odabir knjige faktura u koju e dokument biti fakturiran to je potrebno zbog razvrstavanja za obraun PDV-a. Nain obrauna poreza je opcija koja dodaje PDV na prodajnu cijenu u otpremnici iako se skladite vodi po cijenama bez ukljuenog poreza (osim maloprodaje). Standardno ponuena opcija je Oporezivo. Uslovi prodaje su varijante koje utiu na predloenu prodajnu cijenu. Standardno ponuena opcija je Normalna prodaja. 1-Normalna prodaja znai da je predloena cijena prodajna cijena sa skladita (kod Veleprodaje po nabavnoj cijeni to je planska prodajna cijena) podlona uticaju ponuenog rabata definiranog na dokumentu, ili na partneru ili kao posljedica rabatne politike cijena. 2-Dilerska cijena 1 znai da je predloena neto prodajna cijena prije poreza, cijena postavljena u planskom cjeniku kao Dilerska cijena 1, a na dokumentu prikazana kao neto cijena nastala po odbitku preraunatog rabata od osnovne prodajne cijene. 3-Dilerska cijena 2 znai da je predloena neto prodajna cijena prije poreza, cijena postavljena u planskom cjeniku kao Dilerska cijena 2, a na dokumentu prikazana kao neto cijena nastala po odbitku preraunatog rabata od osnovne prodajne cijene. 4-Ugovorena cijena za kupca znai da je predloena neto prodajna cijena prije poreza, cijena iz cjenika za kupca, a na dokumentu prikazana kao neto cijena nastala po odbitku preraunatog rabata od osnovne prodajne cijene. 5-Svoenje na nabavnu cijenu preko rabata znai da je predloena neto prodajna cijena prije poreza, nabavna cijena, a na dokumentu prikazana kao neto cijena nastala po odbitku preraunatog rabata od osnovne prodajne cijene. 6-Svoenje na nabavnu cijenu promjenom cijene znai da je predloena prodajna cijena prije poreza, nabavna cijena, a na dokumentu prikazana kao prodajna cijena, te da odobravanje dokumenta nastaje nivelacijski zapisnik osim u sluaju skladita po nabavnoj cijeni.

Stranica 11

Kako bi se olakalo i ubrzalo popunjavanje formi uvedena je mogunost snimanja uzorka popunjene forme koju e program automatski tako popunjenu nuditi. Forme se definiraju po korisnicima. Opcija se koristi tako da se popuni forma uzorak prema zahtjevima te pritisne CTRL+S. Nakon toga svaki put e defaultno biti nuena takva forma. U formi stavki je vidljivo da je u verziji 6.0 uveden jo jedan rabat, tako da sada postoji Rabat 1 i Rabat 2 koji zajedno ine ukupan rabat a zbrajaju se po principu da je Rabat 2 primjenjen na osnovicu prethodno umanjenu za Rabat 1. Primjena dodatnog rabata na koji ne utiu rabatne politike moe biti u smislu povremenog ekstra rabata ili akcijskog rabata.

Kasa skonto je sada iskljuen iz prodajnog iznosa a slui samo kao informativni podatak o odobravanju skonta koji e se naknadno obraunavati ukoliko plaanje zadovolji vremenski kriterij, te pratiti putem knjinih obavjesti.

Stranica 12

Fakturiranje U Raunu-otpremnici je standardno ponuen ispis 3 varijante forme otpremnice, 3 varijante forme rauna-otpremnice i 3 varijante forme rauna. Razlika je u tome da je otpremnicu mogue ispisati bez fakturiranja, a raun-otpremnicu i raun nije mogue potpuno ispisati bez prethodnog fakturiranja ime titimo integritet brojanja rauna u odgovarajuem KIF-u i broja na ispisanom primjerku. Takoer ukoliko je rije o dostavnom mjestu koje ima svoju centralu (Partner kojem je u registru partnera povezana Centrala partner) na ispisu otpremnice e biti naslovljeno dostavno mjesto odnosno u dokumentu odabrani partner dok e fakturiranje upisati u KIF pod tom fakturom Centralnog partnera te e na ispisu rauna, raun-otpremnice biti naslovljena centrala. Napomena: Fakturiranje se vri odabirom opcije Fakturiranje koja se nalazi u meniju Obrade iz pogleda liste dokumenata. Napomena: Sve prethodno opisano vrijedi i za druge izlazne dokumente osim nekih razlika kao to su npr. predrauni koji se mogu fakturirati u avansne fakture ili trebovanja koja se fakturiraju kao interne fakture za vanposlovnu upotrebu sa naznakom svrhe u napomeni. Dnevni promet u maloprodaji se evidentira preko POS kase. Omogueno je generiranje maloprodajnog rauna iz POS rauna. Dnevni promet se fakturira u Knjigu izlaznih faktura te se na taj nain ukljuuje u PDV prijavu. Fakturiranje povrata od kupaca: Povrati od kupca se takoer fakturiraju ali u knjigu faktura tipa knjine obavjesti.

Otpremnica nosi za obraun PDV-a dva bitna elementa: Knjigu faktura u koju e biti evidentirana kada postane Raun, te nain obrauna poreza koji moe biti: Oporeziva isporuka ili Isporuka osloboena poreza. Da li je PDV obraunat u otpremnici a kasnije i u fakturi regulira izbor naina obrauna poreza. Na drugoj strani knjiga faktura u koju e otpremnica biti fakturirana je prilikom otvaranja definirana kao knjiga izlaznih faktura, knjiga izvoznih faktura, knjiga faktura za vanposlovne svrhe ili knjiga avansnih faktura. Kombinacije tih elemenata uz podatak o kupcu odnosno oznaku PDV obveznika iz registra Partnera direktno utie na obraun PDV-a i poresku prijavu.

Stranica 13

4. Novi moduli financijskog knjigovodstva i glavne knjige

Financijsko knjigovodstvo verzije 6.0 Financijsko knjigovodstvo je novi preraeni modul nastao dodavanjem pomonih evidencija te izuzimanjem glavne knjige iz modula Financijsko knjigovodstvo iz ranijih verzija, kao i prenosom knjiga faktura iz Robnog knjigovodstva iz ranijih verzija. Zamiljen je kao modul za financijsku operativu, novano poslovanje, praenje dospjea i naplate, pomonu evidenciju, obraun poreza i sl.

Sadri sljedee evidencije:

1. Knjige ulaznih faktura i primljenih knjinih obavjesti 2. Knjige izlaznih faktura i izdatih knjinih obavjesti 3. Izvode sa iro rauna 4. Blagajnike dnevnike 5. Poresku evidenciju (obraun-prijava) 6. Izvode otvorenih stavki - Salda konti 7. Kompenzacije/cesije 8. Obraun kamata 9. Opomene

Tipovi faktura Fakture su u Wandu verzije 6.0 organizirane na sljedei nain:

1. Tipovi faktura koji mogu biti: Ulazne ili Izlazne 2. Klase faktura koje mogu biti: Faktura ili Knjina obavijest 3. Vrste knjiga koje mogu biti: - za Ulazni tip faktura: Pomona evidencija, Ulazne fakture, Uvozne fakture, Fakture za vanposlovne

svrhe, Avansne fakture, - za Izlazni tip faktura: Pomona evidencija, Izlazne fakture, Izvozne fakture, Fakture za vanposlovne

svrhe, Avansne fakture. Kombinacija sva tri parametra otvara knjigu faktura. Broj knjiga faktura nije ogranien. Postavke faktura se definiraju u meniju Registri Tipovi faktura Tek po definiranju tipova faktura, pojavljuju se u menijima Ulazne fakture i Izlazne fakture.

Stranica 14

Dodatne parametri koji definiraju nain i pravila nastanka fakture su: Fakture se razdvajaju po organizacionim jedinicama Omoguava voenje iste knjige faktura sa paralelnim brojanjem faktura po skladitu odnosno org. Jedinici dokumenata iz kojih nastaju sa filtriranjem po istoj. Npr. Moemo otvoriti jednu knjigu faktura za robne isporuke te u nju fakturirati otpremnice sa vie skladita gdje e fakture moi zadrati identino brojanje kao kod otpremnica. Fakture mogu objedinjavati vie robnih dokumenata Ostavljena mogunost da se moe vie dokumenata fakturirati na jednu fakturu. Fakture preuzimaju datum robnog dokumenta iz kojeg nastaju Prenosi datum dokumenta u datum fakture a ne trenutni datum Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju Prenosi se broj dokumenta u broj fakture a ne sljedei slobodni broj fakture Fakture se kreiraju na centralu kupca iz robnog dokumenta Ukoliko kupac ima postavljenu centralu partnera (u registru partnera) faktura se naslovljava na partnera koji je postavljen kao centrala kupca iz dokumenta Fakture se prate i povezuju kroz modul za zatvaranje stavki Po fakturama se prati naplata odnosno plaanje te se vri povezivanje odnosno zatvaranje otvorenih stavki (IOS)

Stranica 15

Fakture nastaju: Slobodnim unosom u knjigu faktura, Akcijom kreiranja iz robnog dokumenta, Odobravanjem robnog dokumenta Slobodnim unosom nastaju ulazne fakture tj. fakture koje nemaju podlogu u robnim dokumentima. Akcijom kreiranja iz robnog dokumenta - aktivira se opcija fakturiranja iz menija Obrade pojedinih dokumenata Odobravanjem robnog dokumenta - automatski se izvodi akcija fakturiranja prilikom odobravanja robnog dokumenta Za razliku od robnih dokumenata, fakture se vode i po godinama to znai da u jednoj bazi tj. poslovnoj godini mogu postojati fakture i iz prethodnih godina. To svojsvo e biti koriteno za prenos otvorenih faktura iz prethodne godine.

Tabela knjige faktura. Obratiti panju na oznaku godine, izbor za skladite (org.jed.), neaktivnu tipku Unosa -> rezultat prethodnih parametara tj .osobina fakture. Napomena: Fakture u verziji 6.0 nemaju vlastite stavke mada se prikazuju za fakture nastale iz robnih dokumenata putem redirekcije.

Ulazne fakture Nastaju slobodnim unosom u knjigu ulaznih faktura. Forma sadri elemente iznosa fakture, osnovica i iznosa poreza koji se moe odbiti i koji se ne moe odbiti. Na osnovu tako uneenih podataka, faktura se na odgovarajui nain ukljuuje u obraun poreza (PDV prijava).

Stranica 16

Novitet kod ulaznih faktura je i njihova Struktura tj. nain da se iznos fakture razradi na dijelove iznosa kojima e se vezati drugo mjesto troka ili konto to slui kod automatskog knjienja u glavnu knjigu. Poreska evidencija obraun poreza Poreska evidencija slui za automatski (ili slobodni) odabir poreskih dokumenata (faktura) koje e se uvrstiti u PDV prijavu, kao i generiranje iste.

iro rauni iro rauni su pomona evidencija za bankovne izvode. Vode se po bankama odnosno raunima

.

Stranica 17

Automatski se prenose u glavnu knjigu poto sadre i sve potrebne elemente za knjienje. Takoer postoji mogunost da se koriste i za direktno zatvaranje stavki odnosno povezivanje uplata sa raunima prilikom unosa izvoda. Blagajna Izgled i nain upotrebe blagajne je slian Izvodima. Slui za evidentiranje blagajnikih dnevnika sa ili bez temeljnica odnosno sa raunima vezanim na blagajnu preko temeljnica ili vezanim direktno tj. bez temeljnica. Postoji mogunost praenja blagajne preko modula za povezivanje stavki tj. zatvaranja stavki preko gotovinske uplate. Takoer, prenosi se u glavnu knjigu automatski. Otvorene stavke To je modul koji slui za praenje plaanja po raunima putem zatvaranja plaenih stavki tj. povezivanja uplata sa fakturama. Takoer i knjinih obavjesti sa fakturama odnosno kompenzacija sa fakturama. Otvorene stavke se prate za kupce i dobavljae zasebno.

Tabela ima tri bitna filtera: 1. Sve/Otvorene/Zatvoren

e stavke je filter po statusu stavke 2. iralno/Gotovinski/Sve je filter po nainu plaanja (Fakture otpremnica, izvodi su npr. iralne dok su fakture Maloprodajnih rauna i blagajna gotovinske) 3. Fakture/Uplate/Odobre

nja slui za filtriranje po vrsti stavke Kombinacija filtera je mogua.

Kursne razlike je mogue pratiti u verziji 6.0. Rijeene su putem paralelnog praenja deviznog iznosa i po vaeem kursu preraunatog domaeg iznosa u trenutku transakcije (na fakturama i izvodima). Vezivanje tj. evidencija plaanja se zatvara preko deviznog iznosa a razlika izmeu domaih iznosa iz transakcija se tretira kao kursna razlika te posebno evidentira.

Stranica 18

Povezivanje stavki je pretpostavka za financijske izvjetaje o dospjeu, ronosti, kanjenju, naplati, kursnim razlikama itd. Kompenzacije su pomona evidencija koja slui za registriranje kompenzacija / cesija, meusobno povezivanje njihovih stavki te automatsko knjienje u glavnu knjigu. Definira se ukljuivanjem ulaznih i izlaznih faktura, a konani saldo mora biti 0.

Glavna knjiga Modul glavne knjige u verziji 6.0 je nastao iz modula Financijsko knjigovodstvo iz ranijih verzija. Slui za voenje glavne knjige po kontnom planu preko naloga za knjienje i dnevnika. Takoer slui za automatsko knjienje robnih dokumenata u glavnu knjigu, te za financijske preglede i izvjetavanje poput bilansa. Navest emo samo elemente koji su dodani u novoj verziji. Uveden je ispis bilansa stanja i bilansa uspjeha. U kontnom planu je na sintetikom nivou dodana oznaka za svrstavanje sintetike na bilansima (Prihod, Rashod, Aktiva, Kapital, Obaveze) ije definiranje je preduvjet za ispis bilans astanja i uspjeha. Uvedena je mogunost filtriranja na ispisima po vrsti dokumenta koji je knjien (IZV izvod, PRI ulaz robe, OTP izlaz, KOM kompenzacija itd.) tako da je npr. mogue dobiti izvjetaj karticu analitike za konto kupca koja prikazuje samo kompenzacije i sl. Uvedeno je praenje knjienja i izvjetavanje po tri pomone financijske klasifikacije (dimenzije) prema izboru korisnika npr. mjesto troka, komercijalista, projekat/ugovor... Sva knjienja se takoer mogu voditi po poslovnim jedinicama i organizacionim jedinicame, te na takav nain koristiti u izvjetavanju.

abloni za automatsko knjienje (Knjine transakcije) se sada razlikuju od ranijih verzija tj. omogueno je detaljnije definiranje. Takoer na listi robnih dokumenta uvedeno je jednostavnije oznaavanje za period koje olakava oznaavanje vie dokumenata koji spadaju u isti period a koji se knjii. (Poziva se iz liste dokumenata, menija Oznaavanje Oznai dokumente za period)

Stranica 19

5. Dodaci

Prenos poetnog stanja

U verziji 6.0 mogu je prenos poetnih stanja preuzimanjem iz prethodne godine ili prenosom u narednu godinu. Prenos je ponuen u dvije faze: Prva za otvaranje nove godine, prenos registara, te poetnih stanja skladita i druge za prenos poetnog stanja glavne knjige.

Stranica 20

Preglednik

Wand verije 6.0 i dalje koristi Microsoft Word kao osnovni preglednik za izvjetaje, no znaajna razlika je sada u pokretanju preglednika. U prethodnim verzija preglednik je morao uvijek biti aktivan kako bi opsluivao potrebe ispisa izvjetaja, te ukoliko je iz nekog razloga bio zatvoren bilo ga je potrebno prvo pokrenuti. Sada preglednik ne mora biti aktivan jer se po potrebi sam pokree. Korisnici i prava pristupa

Korisnika prava pristupa su znaajno unaprijeena uvoenjem prava rada prema pojedinim poslovnim jedinicama, te detaljnijih prava auriranja registara, kao i prava pregleda, auriranja ili zabrane vezanih za tipove dokumenata. No, ve u sljedeim podverzijama Wand-a oekuje se aktiviranje novog modula za korisnika prava koji jo kvalitetnije pokriva potrebe problematike prava. Ujedno sa njim e biti predstavljena i nova politika licenciranja modula, korisnika i radnih stanica poslovnog sistema Wand.