KORESPONDENSI

PENGERTIAN KORESPONDENSI

• KORESPONDENSI = SURAT MENYURAT.• KORESPONDENSI ADALAH PENYAMPAIAN

PESAN DARI KOMUNIKATOR KEPADA KOMUNIKAN DAN PENYAMPAIAN RESPONS OLEH KOMUNIKAN KEPADA KOMUNIKATOR DENGAN MENGGUNAKAN SURAT ATAU EMAIL (ELECTRONIC MAIL).

• EMAIL = SURAT ELEKTRONIK.

PENGERTIAN SURAT

• SURAT ADALAH SEBAGAI SARANA KOMUNIKASI YANG DIGUNAKAN UTUK MENYAMPAIKAN PESAN ATAU INFORMASI TERTULIS OLEH KOMUNIKATOR KEPADA KOMUNIKAN.

• SURAT BISNIS ADALAH SURAT YANG DIGUNAKAN OLEH SESEORANG, PERUSAHAAN, LEMBAGA ATAU INSTITUSI UNTUK MENYAMPAIKAN PESAN PESAN BISNIS SECARA TERTULIS KEPADA FIHAK LAIN YANG MENJADI REKAN BISNISNYA.

PENGGUNAAN SURAT

• SURAT SIFATNYA FORMAL DAN SERING DIGUNAKAN UNTUK BERKOMUNIKASI DENGAN KALANGAN DILUAR PERUSAHAAN :

• 1. PELANGGAN DAN KONSUMEN.• 2. PEMASOK.• 3. KREDITUR.• 4. PEMERINTAH.• 5. MASYARAKAT.

CONTOH CONTOH SURAT BISNIS

• SURAT PEMESANAN PRODUK.• SURAT PENAWARAN PRODUK.• SURAT PERMINTAAN INFORMASI PRODUK.• SURAT PERKENALAN BISNIS.• SURAT PINDAH ALAMAT KANTOR.• SURAT PENAGIHAN.• SURAT PENERIMAAN KERJA.• SURAT PERINTAH KERJA.

SYARAT SURAT YANG BAIK

• 1. MENGGUNAKAN BAHASA YANG MUDAH DIFAHAMI.

• 2. MENGGUNAKAN KALIMAT YANG SEDERHANA.

• 3. ISI PESANNYA JELAS DAN TEGAS (TIDAK BERTELE TELE)

• 4. PILIH KERTAS YANG MUTUNYA BAIK, BERSIH DAN UKURANNYA SESUAI.

FUNGSI SURAT BISNIS

• 1. SEBAGAI WAKIL ATAU DUTA BAGI PENGIRIM SURAT.

• 2. ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN PESAN BISNIS.• 3. ALAT BUKTI TERTULIS (DOKUMEN TERTULIS).• 4. ALAT UNTUK MENGINGAT (ARSIP).• 5. BUKTI SEJARAH (HISTORIS).• 6. SEBAGAI PEDOMAN KERJA.• 7. MEDIA PROMOSI BAGI PENGIRIM SURAT.

PENGELOMPOKAN SURAT MENURUT WUJUDNYA.

• 1. SURAT BERSAMPUL.• 2. KARTU POS.• 3. WARKAT POS.• 4. TELEGRAM DAN TELEKS.• 5. MEMORANDUM (MEMO) DAN NOTA.• 6. SURAT TANDA BUKTI.

PENGELOMPOKAN SURAT MENURUT PEMAKAIANNYA

• 1. SURAT PRIBADI.• 2. SURAT DINAS.• 3. SURAT BISNIS.• 4. SURAT SOSIAL.

PENGELOMPOKAN SURAT MENURUT SIFATNYA

• 1. SURAT BIASA.• 2. SURAT EDARAN.• 3. SURAT KONFIDENSIAL (TERBATAS/SEMI

RAHASIA).• 4. SURAT RAHASIA.

PENGELOMPOKAN SURAT MENURUT URGESI PENYELESAIANNYA

• 1. SURAT BIASA.• 2. SURAT SEGERA.• 3. SURAT KILAT.

KOMPONEN KOMPONEN SURAT• 1. KEPALA SURAT (KOP SURAT).• 2. TANGGAL SURAT.• 3. NOMOR, LAMPIRAN DAN PERIHAL.• 4. NAMA DAN ALAMAT SURAT.• 5. SALAM PEMBUKA.• 6. ISI SURAT.• 7. SALAM PENUTUP.• 8. TANDA TANGAN, NAMA JELAS DAN JABATAN.• 9. TEMBUSAN.• 10. INISIAL.

CONTOH SALAM PEMBUKA

• DENGAN HORMAT.• SALAM HORMAT. • ASSALAMU ALAIKUM WR WB.• SALAM SEJAHTERA.• IBU UTAMI YANG TERHORMAT.• BAPAK SADIKIN YANG TERHORMAT.

ISI SURAT

• 1.PARAGRAF PEMBUKA.• 2. PARAGRAF ISI.• 3. PARAGRAF PENUTUP.

CONTOH ISI PARAGRAF PEMBUKA

• KAMI BERITAHUKAN KEPADA SAUDARA BAHWA.......

• SEHUBUNGAN DENGAN SURAT SAUDARA NO...TGL ....THN PERIHAL TSB DIATAS DENGAN INI KAMI SAMPAIKAN BAHWA...

• SESUAI DENGAN PEMBICARAAN SAUDARA MELALUI TELEPON PADA TANGGAL 22 PEBRUARI, MAKA......

CONTOH PARAGRAF ISI/INTI

• DALAM KESEMPATAN INI KAMI MENAWARKAN PRODUK FOTO COPY TERBARU MEREK CANON........

• DARI CATATAN PEMBUKUAN KAMI, MASIH TERDAPAT TAGIHAN PADA PERUSAHAAN SAUDARA SEBESAR.......

• KAMI TERTARIK UNTUK MENJADI PEMASOK/SUPPLIER PRODUK KOSMETIK.....

CONTOH PARAGRAF PENUTUP

• ATAS PERHATIAN SAUDARA, KAMI UCAPKAN TERIMA KASIH.

• DEMIKIAN LAPORAN KAMI, ATAS PERHATIAN BAPAK KAMI SAMPAIKAN TERIMA KASIH.

• SEMOGA JAWABAN SURAT INI DAPAT LEBIH MEYAKINKAN TEKAD SAUDARA.

• SEMOGA APA YANG MENJADI HARAPAN SAUDARA DAPAT MENJADI KENYATAAN.

SALAM PENUTUP

• HORMAT KAMI.• HORMAT SAYA.• SALAM TAKZIM.• SALAM KAMI.• WASSALAM.

BENTUK BENTUK SUSUNAN SURAT

• 1. FULL BLOCK STYLE.• 2. SEMI BLOCK STYLE.• 3. TRADISIONAL STYLE.

TAHAPAN MENULIS SURAT

• 1. MENGENAL AUDIENCE.• 2. MENGUMPULKAN DATA DAN INFORMASI.• 3. MENULIS DRAF SURAT.• 4. MEREVISI DRAFT SURAT.• 5. FINAL DRAFT.

TIGA BENTUK ISI SURAT

• 1.PERSUASIF NEWS.• 2. BAD NEWS.• 3. GOOD NEWS.

PERSUASIVE NEWS

• PENULISAN MENGGUNAKAN POLA TIDAK LANGSUNG.• SUSUNAN SURAT:• 1. PEMBUKAAN = PERKENALKAN REPUTASI

PERUSAHAAN.• 2. ISI: PERKENALKAN PRODUK YANG DITAWARKAN

BESERTA RINCIAN SPESIFIKASINYA.• 3. PERSUASIVE, BUJUK KOMUNIKAN UNTUK

MEMBELINYA.• 4. PENUTUP.

BAD NEWS

• GUNAKAN PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG.• SUSUNAN SURAT :• 1. PEMBUKA : PERNYATAAN PERNYATAAN

NETRAL.• 2. ALASAN.• 3. BAD NEWS.• 4. PENUTUP.

GOOD NEWS

• GUNAKAN PENDEKATAN LANGSUNG.• SUSUNAN SURAT :• 1. PEMBUKA = PERNYATAAN GOOD NEWS.• 2. PERTENGAHAN/ISI : PENJELASAN RINCI.• 3. PENUTUP : UCAPAN SELAMAT DAN

HUBUNGAN KEDEPAN.

AIDA

• BENTUK SUSUNAN SURAT MENGIKUTI KONSEP AIDA :

• ATTENTION.• INTEREST.• DESIRE.• ACTION.

KERJA KELOMPOK

• SURAT PENAWARAN KOMPUTER.• SURAT PENAWARAN MESIN FOTO COPY.• SURAT PERMINTAAN REDIT.• SURAT PENOLAKAN KLAIM ASURANSI.• SURAT LAMARAN KERJA.• SURAT PERKENALAN PERUSAHAAN.