kontroling je menadžerska aktivnost · organizacijska shema direktor direktor direktor direktor...
TRANSCRIPT
Tko smo?
• Specijalizirana trgovina građevinskog materijala
• Prodajom fasada, suhe gradnje i izolacija
Čime se bavimo?
• Započeli smo poslovanje 2000. godine s distribucijom hidroizolacijskih
materijala.
Kako i kada smo nastali?
• Razvojem prodaje uvidjeli smo da će izolacijski materijali zauzeti važno mjesto
u budućoj gradnji. Logičan slijed je bio razviti prodaju toplinskih fasadnih
sustava.
• Cilj je bio pružiti kvalitetna, stručna i cjelovita rješenja za izolaciju od stiropora i
kamene vune, koja su najbolja i najisplativija rješenja za uštede kod grijanja
prostora.
Gdje smo danas?
• Prisutni smo na devet prodajnih
lokacija u Hrvatskoj.
• Zagreb - Odra
• Zagreb - Novi Zagreb
• Zagreb - Sesvete
• Koprivnica
• Bjelovar
• Sisak
• Karlovac
• Rijeka
• Vodice
Vizija
• Nastaviti kvalitetan rast i razvoj
• Ostvariti suradnju sa novim klijentima, koji će kao i naši dosadašnji prepoznati
prednosti suradnje s nama
• Graditi dugoročne odnose sa povjerenjem
2000
• 1 POSLOVNICA
• 3 DJELATNIKA
• HIDROIZOLACIJE
2008
• 2 POSLOVNICE
• 15 DJELATNIKA
• FASADE
2010
• 5 POSLOVNICA
• 30 DJELATNIKA
• SUHA GRADNJA
2013
• 8 POSLOVNICA
• 50 DJELATNIKA
2018
• 9 POSLOVNICA
• 70 DJELATNIKA
BIT PROMET kroz godine
Direktor
Nabava Prodaja Logistika Računovodstvo i financije
Organizacijska shema
Direktor Direktor Direktor Direktor
U početku smo bili jednostavna organizacija sa malim brojem zaposlenih i
centralnim upravljanjem.
• Objedinjena funkcija vlasnika i menadžera
• Centralizirano upravljanje
• Autokratski stil odlučivanja
• Stihijski formirane organizacijske strukture
• Stihijska kadrovska politika
• Nedostatak kvalitetne komunikacije
• Izvještavanje oslonjeno na porezne propise
• Informacijski sustav koji ne podržava moderni
sustav upravljanja
• Nedostatak potrebne edukacije zaposlenih
• Mislili smo da je rezultat dobar
• Mislili smo da radimo dobro
• Mislili smo da vladamo poslovanjem
Koji je bio rezultat toga načina?
• Odluke da li je nešto dobro i loše
• Sigurnost odlučivanja je bila upitna
• Da li idemo u dobrom pravcu
• Da li gubimo tlo pod nogama
Direktor
Nabava Prodaja Logistika Računovodstvo i financije
Direktor Direktor Direktor Direktor
Rastom i razvojem poduzeća uvidjeli smo da je došao trenutak za promjenu
upravljanja jer smo kao vlasnici osjećali da gubimo tlo pod nogama i sa
dosadašnjim načinom rada nećemo se moći dalje razvijati.
Bit promet na prvom susretu sa kontrolingom
Na upoznavanju sa kontrolingom upit od strane
vlasnika prema Jasmini je bio sljedeći:
Da li postoji neki magični štapić koji bi to sve
riješio u jednom zamahu?
Naravno, odgovor je bio ne.
Upoznavanje sa kontrolingom
Misija• Zašto postojimo?
• Što želimo biti?
• Kako se vidimo u budućnosti?
• Da li ćemo i sutra biti na tržištu?
Vizija• Zašto, gdje i kako će se poduzeće i
njezini konkurenti natjecati u
budućnosti
Ciljevi• Poduzeća
• Odjela
• Timova
Sa upoznavanjem naišli smo na prepreke i mnoga pitanja na koje smo morali dati
odgovore.
Uvođenje kontrolinga nije jednostavna stvar
• Novi informatički sustav
• Tehničke i savjetodavne usluge
• Nove problematike
• Da li mi to možemo?
• Da li se prodaja može osloniti na izvještaje?
• Šta ako se promjenama poremeti rezultat dosadašnjeg rada?
• Da li išta mijenjati?
Odlučili smo preuzeti rizik i napraviti promjene.
Upoznavanje sa kontrolingom
Izvještaji
• Iskaz uspjeha po poslovnicama
• Iskaz uspjeha po kupcu
• Iskaz uspjeha po brandu
• Iskaz uspjeha po grupi
• BCG matrice
• ABC analiza artikala
Jedan od preduvjeta za uvođenje kontrolinga je bio sređivanje baze podataka
• Mjesta troška
• Poslovnice
• Brandovi
• Grupe
• Podgrupe
• Tipovi
• Odabir pravog poslovnog rješenja za analizu podataka
Uvođenjem kontrolinga naišli smo na:
Dobra strana
• Promjene u načinu razmišljanja
• Usavršavanje
• Mjerljivost rezultata
• Lakše donošenje odluka
Loša strana
• Samo 2 djelatnika uključena u uvođenje kontrolinga
• Puno informacija
• Loša komunikacija
• Needuciranost
• Neprihvaćanje promjena
Neki od zadataka:
• Izrada strateških prognoza
• Informiranje i savjetovanje menadžmenta na putu ostvarivanja ciljeva te podizanje ukupne
efikasnosti poduzeća
• Kontinuirana komunikacija kroz cijelo poduzeće
• Utvrđivanje pozitivnih i negativnih trendova te prijedlozi poboljšanja
Kontroling
Nakon svih radnji, ipak, za pravo korištenje kontrolinga u upravljanju potrebna nam je bila nova
organizacijska struktura koja je dovela do sistematizacije radnih mjesta sa odgovornosti gdje je
kontroling dobio svoje mjesto i zadatke.
Nova organizacijska shema
VLASNICI
IZVRŠNI DIREKTOR
KONTROLING PROJEKTI
NABAVA PRODAJA LOGISTIKAOPERATIVNI
POSLOVI
VELEPRODAJAMALOPRODAJA MARKETING
POSLOVNICA POSLOVNICA
SKLADIŠTE
TRANSPORT
ODRŽAVANJE
RAČUNOVODSTVO
ICT
PRAVNI I OPĆI POSLOVI
Kontrolerski financijski izvještaji dobivaju na snazi kontinuiranim
načinom rada i poštivanjem protokola
Primjeri:
• Rabatna politika
• Zalihe
• Upravljanje transportom
• Reorganizacija odjela nabave
• Naplata potraživanja
• Sustav nagrađivanja
Rabatna politika - prošlost
• Individualan pristup prema svakom klijentu
• Veliki broj klijenata
• Sustav koji ne podržava rabatnu politiku
Rabatna politika – problemi kod uvođenja
• Zbog raznolikosti vrsta roba i povijesnih podataka koje smo imali nismo znali
na osnovu čega krenuti sa kreiranjem rabatne politike (grupe, podgrupe, RUC,
marža, brand ...)
• Nekoliko mjeseci nakon puštanja u proces shvatili smo da to baš i nije najbolje
rješenje.
• Testirali smo na nekoliko načina dok nismo donijeli zajedničku odluku i prvu
verziju sa 12 grupa pustili u proces.
• Shvatili smo da broj rabatnih grupa moramo povečati kako bi rabatna politika
mogla nesmetano funkcionirati.
Rabatna politika
• Sustav koji podržava rabatnu politiku na osnovu rabatnih grupa po više
parametra (klijent, grupa klijenta i vremensko razdoblje)
• Automatsko fakturiranje računa sa minimalnom kontrolom
• Mogućnost vođenja i praćenja projekata
(U prošlosti je na fakturiranju računa radilo 3 djelatnika)
Zalihe - prošlost
• Roba se naručivala po potrebi bez
zadanih količina
• Bez rasporeda
• Svaka poslovnica je slala svoje narudžbe
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Dobavljač
REZULTAT:
• Velik broj narudžbi
• Nema kontrole količina
• Nekurentne zalihe
Zalihe
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Poslovnica
Nabava
Dobavljač
Dobavljač
Dobavljač
Dobavljač
Dobavljač
Dobavljač
• Poslovnice šalju narudžbe u odjel nabave
• Svaki artikl ima
definirane količine:
➢ minimalne
➢ poželjne
➢ maksimalne
• Raspored naručivanja
• Nabava kontaktira sa dobavljačima
• Nabava šalje narudžbe dobavljačima
ABC ANALIZA ZALIHA
C 5%Artikli na zalihi
(strategija poduzeća)Dozvoljene nestašice
TIP ARTIKLA UDIO U PRODAJI DANI VEZIVANJA ZALIHA UPUTA
A 80% Do 45 dana Nisu dozvoljene nestašice
B 15% Preko 45 dana Dozvoljene nestašice
D Roba po narudžbi
Zalihe
Zalihe
REZULTAT:
• Manje nekurentne zalihe
• Bolji obrtaj zaliha
• Manji broj narudžbi prema dobavljačima
Reorganizacija odjela nabave
Nabava - sadašnjost
Dobavljač
Dobavljač
Dobavljač
Dobavljač
Dobavljač
Dobavljač
Dobavljač
Referent nabave
Referent nabave
Referent nabave
Naplata potraživanja - prošlost
• Odgovornost na jednoj osobi - vlasnik
• Velik broj kupaca
• Bez prave kontrole i praćenja rezultata
• Individualan pristup prema svakom klijentu
• Bez pravila postupanja prema klijentima
2018
2017
2016
Dobavljači Kupci
• Odgovornost sa jedne osobe prebacili smo na djelatnike u prodaji
• Svaki od njih ima portfelj svojih klijenata o kojima se brine
• Postoje pravila postupanja za određene situacije
• Tjedni sastanci
• Rezultati su postali mjerljivi
• Upotreba alata i izvještaja
Naplata potraživanja - sadašnjost
30.09.17. 31.10.17. 30.11.17. 19.12.17. 28.02.18. 27.03.18. 25.04.18. 26.05.18. 30.06.18. 26.08.18. 23.09.18. 30.09.18.
Potraživanja preko 90 dana
Potraživanja preko 90 dana Linear (Potraživanja preko 90 dana)
Rezultat naplate potraživanja u godini dana
2015 2016 2017 2018
Neto prodaja
Neto prodaja Linear (Neto prodaja)
Dospjela potraživanja
Dospjela potraživanja Linear (Dospjela potraživanja)
Rezultat naplate potraživanja u godini dana
Sustav nagrađivanja
Zalihe
Nabava
Investiranje
Prodaja
Sustav nagrađivanja
Projekti
Financije
Marketing
Plan
Sustav nagrađivanja
Sa kontrolingom i novim sustavom koji nam omogućava jednostavno praćenje
rezultata izgradili smo novi sustav nagrađivanja kako bi motivirali zaposlenike i
zajednički lakše ostvarili zadane ciljeve.
Neto prodaja
RUC
Dodatne akcije
Kvalitativne ocjene
Inventura
Naplata
Pokazatelji koji se koriste u sustavu su: OSTVARENO / PLAN PRODAJE
OSTVARENO / PLAN RUC-A
OSTVARENO / UKUPAN BROJ AKCIJA
MJESEČNO OCJENJIVANJE POSLOVNICA PO 30 TOČAKA
OSTVARENO / SKALA DANA NAPLATE
VIŠAK+MANJAK / UKUPNI PROMET