kongre turizmi ve fuarcılık 13

1

İÇİNDEKİLER

4.5.5 Fuara Katılım Prosedürü

4.5.6 Fuar Organizasyonunda Sunulan Hizmetler

4.6 Stand Yönetimi

4.6.1 Standların Yapısı

4.6.2 Stand Tipleri

Fuarcılık ve Fuar Organizasyonu

Fuar Katılım ProsedürüFuar Organizasyonunda Sunulan HizmetlerStandların YapısıStand Tipleri

2

4.5.5 FUARA KATILIM PROSEDÜRÜ

3

Karar verme süreci olumlu sonuçlandığında, hemen hemen bütçeleme süreciyle birlikte, katılım prosedürleri sürecinin de başlaması gerekir. Çünkü, bütçelemenin bazı verileri bu süreç sonucunda ortaya çıkacaktır.

Fuara katılım kontratı imzalama aşamasına gelinceye kadar, fuarla ilgili çalışma ve kararların önemli bir kesiminin sonuçlanması gerekir. Bunun içinde karşı teklifler, sağlanan imkanlar, istenen seçenekler ve katılım için gerekli görülen diğer işlemlerin neler olduğunun bilinmesi zorunluluğu vardır.

Katılım Formu

4

Fuarlar, fuar düzenleyicileri veya organizatörler tarafından gerçekleştirilirler. Karar verme sürecinden sonra ilk aşama olarak kongre organizatörü ile temasa geçilmelidir.

Düzenleyici veya organizatörlerin katılımcılara sundukları avantajlar ve katılım ücretleri, organizatörlerin kamu kuruluşu veya özel nitelikli oluşlarına göre değişkenlik gösterir.

Aymankuy, 2010; Özer, 2010

Katılım Formu

5

Kongre organizatöründen talep edilecek formlarda;

o Standların minimum ve maksimum alanları (m2)o Fuardaki standların kapalı veya açık olma durumu,o Standların derinlik ve yüksekliği,o Standların tipleri (standartlar, köşe, son, blok vb.)o Sergi salonunun plan alternatifleri,o Seçilen veya teklif edilen standların fuardaki yeri,o Sergilenecek ürünlerin fuar içindeki dağılımı,o Sergide alt katılımcı olarak katılma koşulu,o Standların kirası ve ödeme koşulları,o Tanıma servisi,o Oda rezervasyonu,o Taşıma ve sigorta,o Fotoğraf servisi vb. gibi temel bilgilerin verilmesi istenecektir.


6


Aşağıdaki TÜYAP’ın web sitesinden yurtiçi ve yurtdışı birçok fuara katılmak için online kayıt yapılabilmektedir ve gerekli bilgiler organizatörlerden sağlanabilmektedir.

http://www.tuyap.com.tr

Katılım Formu

7Aymankuy, 2010; Özer, 2010

http://www.tuyap.com.tr/

Katılımcı Olma Koşulları ve Kayıt İşlemleri

8

Organizasyon ile ilgili yukarıda ifade edilen bilgiler elde edildikten sonra, sıra işin finansal yönünün olumlu bir şekilde sonuca bağlanmasına ve katılım kontratının imzalanması aşamasına gelmektedir.

Katılım kararını bu uzun süreçte mümkün olduğu kadar erken vermek gerekmektedir. Karar verme sürecinin erken olmasında organizatörlerden çok katılımcıların yararı söz konusudur. Büyük ölçekli bir fuara katılmak için 6-8 ay öncesinden bir başvuru yapılmalıdır.


Katılımcı Olma Koşulları ve Kayıt İşlemleri

9

Bu aşamada en önemli konular stand kirasının ödeme koşullarıyla, bir

olumsuzluk halinde standın iptal koşullarıdır. Ayrıca teknik hususlar ile

ilgili koşulların da karara bağlanması gerekmektedir. Stand için izin verilen

maksimum ağırlık, yükseklik ve diğer hususların katılım şartnamesinde

ortaya konulması gereklidir. Tüm bu işlemlerden sonra ücretin tümünün

veya belli bir kısmının ödenmesi koşuluyla kayıt yapılmış olur.


Dönem Planının Yapılması

10

Fuar planlamasında faaliyet üretim süreciyle başlar. Gerekirse özel imalatlar yapılır. Fuardaki standa davet edilecek kişiler oldukça önemlidir. Fuardaki standa davet edilecek kişiler için ortamın yaratılması ve seçimi, zamana ve davetlilerin iş koşullarına göre farklılıklar gösterebilmektedir.

Neyin, ne zaman yapılacağını gösteren dönem planının yapılması, fuarı aceleye getirmeyi ve bundan doğabilecek hata ve arızaları önlemeyi amaçlamaktadır. Ayrıca dönem planları zaman ve para kaybını da azaltmaktadır.


4.5.6 FUAR ORGANİZASYONUNDA SUNULAN HİZMETLER

11

Fuar organizatörlerinin, fuara katılan katılımcı ve ziyaretçilerin ihtiyaçlarını ve isteklerini göz önüne alarak bir takım hizmetleri sunması gerekmektedir. Bunlardan en önemlileri arasında;

Kapalı ve açık araç otoparkı, Çeşitli büyüklükte toplantı salonları, Yiyecek ve içecek hizmeti, Güvenlik hizmeti, İlk yardım hizmeti, Stand hizmetleri sayılabilir.


4.5.6 FUAR ORGANİZASYONUNDA SUNULAN HİZMETLER

12

En kapsamlı olan hizmet stand hizmetidir. Çoğu fuar organizasyon şirketi, stand ve dekorasyon hizmetini fuar organizasyonuna dahil etmişlerdir. Fuar denildiğinde ilk akla gelen konulardan biri standlardır. Çünkü standlar, fuarın yapılma nedeni olan, mal ve ürünlerin sergilenmesi amacına hizmet eden en önemli araçlardandır.


Standlar, bir işletmenin kartviziti olduğu kadar, işletmenin önemli bir pazarlama aracıdır. Standlar, gözler için çekici, kulaklar için haz ve ziyaretçiler içi cezp edici olmalıdır. Aynı zamanda fonksiyonel olmaları şarttır. Bu yüzden fuar standları;

• Etkileyici olmalı,• Çağdaş olmalı,• Davet edici olmalı,• Sıcak ve samimi olmalı,• Görünümü hoş olmalıdır.

4.6 STAND YÖNETİMİ

13


Standın, büyük ya da küçük boyutlarda oluşu, standın etkinliğine etki etmemektedir. Önemli olan standların fonksiyonel alanlara sahip olması ve standın ürünlerin sergilenmesine elverişli bir türde ve yerde olmasıdır.

4.6.1 STANDLARIN YAPISI

14


Bir fuarda sergileme işlevinin yapılması için üç türlü alan vardır. Bunlar firmaların sergilendikleri objelerin miktar, tür ve biçimlerine göre gerek boyut ve gerekse fonksiyon olarak değişkenlik gösterirler.

Bu alanlar;

Fonksiyonel Alanlar

15


Prezantasyon

Alanı

Görüşme

Alanı

Yardımcı

Mekanlar

1. Prezantasyon Alanı

16

Tanıtım için seçilmiş objelerin sergilendiği, video veya demonstrasyon

gösterilerinin yapıldığı ve tanıtım boardlarının bulunduğu alandır. Bu alan

rahatça herkes tarafından görülebilecek ve objelerin sıkıştırmadan

sergilenebileceği düzeyde olmalıdır.


Bu alanlar, tanıtılacak ürünün türüne bağlı olarak gruplara veya bireysel görüşmeye imkan veren mekanlardır. Bu alanlar bazı durumlarda başkaları tarafından görülmeyi engelleyecek paravanlı veya kapalı mekanlar olarak düzenlenirler. Bu paravanlı veya kapalı mekanlar, özellikle kişilerin daha rahat oldukları mekanlardır. Çoğu kez firma yetkilileri de, görüştüğü kişilerin kendisini gizlice gözlem altında tutan diğer rakipleri tarafından bilinmesini istemezler.

2. Görüşme Alanı

17


3. Yardımcı Mekanlar

18

Sergilemenin, servis hizmetlerinin yapıldığı ve başkaları tarafından

görülmeyen mekanlardır. Broşürlerin, dağıtılmak için getirilmiş eşantiyonların,

bazı teknik aletlerin konduğu ve enerji bağlantılarının, şartel yeri, soyunma yeri

ve çay ocağı vb. alan ve ekipmanların bulunduğu yerler yardımcı mekanlardır.


Fuarlardaki çeşitli katılımcıların bir araya gelerek paylaştıkları ve kendi ürün, mal veya hizmetlerini sergileyerek sattıkları mekanlara stand denilmektedir. Bu standlar fuar salonu içinde bulundukları konuma göre çeşitli isimler alırlar.

Ziyaretçilerin etkilenmesi, standların büyüklüğü veya salon içindeki konumlarına kısmen bağlıdır. Özellikle küçük stand sahipleri standlarının salonun hemen çıkış veya hemen giriş yerlerinde olmasını pek istemezler. Fakat bu konumdaki standların da kendilerine özgü avantjları vardır.

4.6.2 STAND TİPLERİ

19


Fuarlarda yerleşim yapısı itibariyle altı tür stand tipi vardır. Bunlar;

Sıra standları, Köşe standları, Blok standları, Blok sonu standları, Salon standları, Açık hava standları olarak ifade edilir.

4.6.2 STAND TİPLERİ

20


1. Sıra Standları

21

Bazı standlarla yan yana ve aynı zamanda aynı sırada olan sadece bir cephesi ziyaretçilerin gezinti koridorlarına veya mekanlarına bakan standlardır. Bunların sağda ve solda iki bitişik yan komşusu vardır.


Sıra başlarında veya sonlarında bulunan iki cephesi ziyaretçilerin gezinti koridorlarına veya mekanlarına bakan standlardır. Bunların sadece bir bitişik yan komşusu vardır.

2. Köşe Standları

22


3. Blok Standlar

23

Bu tür standlara oda standları da denir. Bunların bitişik yan komşuları yoktur, dört cephesi de ziyaretçilerin gezinti koridorlarına veya mekanlarına bakarlar. Gösteri yapmaya elverişlidir. Aynı zamanda pahalı standlardır.


4. Blok Sonu Standlar

24

Blok başlarında veya sonlarında bulunan üç cephesi ziyaretçilerin gezinti

koridor veya mekanlarına bakan standlardır. Bu standların yan komşuları

yoktur, bir veya iki arka komşusu vardır. Görünümü etkileyici olmalıdır.


5. Salon Standlar

25

Kapalı fuar alanları pek çok salonlarda veya binalarda oluşmuştur. Binanın

tümünün veya bir salonun tamamının bir stand olarak kullanılmasıdır. Ülke

veya meslek kuruluş topluluğu tarafında tutulurlar. Daha sonra yine kendi

aralarında ayrımlar yapılarak paylaşılır. Böylece bir ülke veya yöre katılımcıları

bir çatı altında toplanmış olur.


6. Açıkhava Standları

26

Açıkhava standları sergilenecek objelerin belirli ağırlığın üzerinde olması

veya geniş biçimlerde olması halinde kullanılır. Bazı hallerde bu tür standları

katılımcılar geçici bir örtülü alan haline getirirler. Amaç ziyaretçileri ve objeleri

güneş ve yağmurda kısmen korumaktır.


27

2. ÖĞRENME ÇIKTILARI

Bu dersin sonunda öğrenci;

• Fuara Katılım Prosedürünü,

• Fuar Organizasyonunda Sunulan Hizmetleri,

• Stand Yönetimi, Stand Yapısı ve Tiplerini Öğrenir.

28

1. BİR SONRAKİ DERS İÇİN ÖNERİLER

Türkiye’de fuarların ve fuarcılığın gelişimi ile ilgili kaynakların incelenmesi.

29

3. KONU DEĞERLENDİRME SORU VE CEVAPLARI

DERSİN ADI KONGRE VE FUAR ORGANİZASYONLARI HAFTA NO 4

KONU BAŞLIĞI

Fuara Katılım Prosedürü ve Stand YönetimiYAYIM TARİHİ 19.10.2012

S1 Aşağıdakilerden hangisi bazı standlarla yan yana ve aynı zamanda aynı sırada olan sadece bir cephesi ziyaretçilerin gezinti koridorlarına veya mekanlarına bakan standlara verilen isimdir?

C1c

a) Köşe standlar

b) Blok standlar

c) Sıra standlard) Salon standları

e) Blok sonu standlar

S2 Aşağıdakilerden hangisi sıra başlarında veya sonlarında bulunan iki cephesi ziyaretçilerin gezinti koridorlarına bakan standlara verilen isimdir?

C2e

a) Blok sonu standlar

b) Sıra standlar

c) Salon standlar

d) Blok standlar

e) Köşe standlar

S3 Aşağıdaki standların hangisinin bitişik yan komşusu yoktur ve dört cephesi de ziyaretçilerin gezinti koridorlarına bakar?

C3d

a) Blok sonu standlar

b) Sıra standlar

c) Açık hava standları

d) Blok standlar

e) Köşe standlar

30

S4 Aşağıdaki ifadelerden hangisi yanlıştır?

C4e

a)Fuarlar, fuar düzenleyicileri ve organizatörler tarafından gerçekleştirilir.

b)Kongre organizatöründen talep edilecek katılım formunda taşıma ve sigorta bilgilerinin verilmesi istenecektir.

c) Fuar planlamasında faaliyet üretim süreciyle başlar.

d) Fuar standları çağdaş, etkileyici, davet edici, sıcak ve samimi olmalıdır.

e)Büyük ölçekli bir fuara katılmak için 3-4 ay öncesinden bir başvuru yapılmalıdır.

S5Aşağıdaki standlardan hangisi sergilenecek objelerin belirli ağırlığın üzerinde olması veya geniş biçimlerde olması halinde kullanılır ve bazı hallerde bu tür standları katılımcılar geçici bir örtülü alan haline getirirler?

C5d

a) Blok standlar

b) Blok sonu standlar

c) Köşe standlar

d) Açık hava standları

e) Salon standlar

31

Ders ile ilgili tüm soru ve görüşleriniz için

forum saatinde öğretim elemanıyla

iletişime geçiniz.

32

4. ÖNERİLEN KAYNAKLAR

1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay Yayıncılık, 2010.

2.ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, 2010.

33

5. KAYNAKÇA1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay

Yayıncılık, 2010.2. ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri

Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, 2010.

kongre turizmi ve fuarcılık 13

Travel