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Komplettdokumentation

für

www.pico-system.de

Stand: 18.02.2016

Aurelie

C PICO-SYSTEM - Andreas Pietzka - Südringbrede 7 - D-32429 Minden - www.pico-system.deIrrtümer und Änderungen an der Software und diesem Handbuch sind vorbehalten

Aurelie 2.4 Inhalt

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DokumentenausgabeBenutzerdefinierte AktionenErstellen und Ändern von StandardtextenDruckvermerkeEtikettenträger erstellenFunktionsschutz aktivierenDie KundendatenbankDatenbank öffnenDatenbank speichernDatenbank importierenDatenbank exportierenSuche in der DatenbankUmsätze protokollierenSuche in den UmsatzberichtenGewinne und Verluste ermittelnPlausibilitätsprüfungForderungsmanagementBackUp von Arbeitsdateien erstellenListe wichtiger ArbeitsdateienNotizblatt

VorwortSystemvoraussetzung

LeistungsübersichtÜbersicht der DruckfunktionenDer StartvorgangFreischalten der VollversionEinrichtungVerwenden vorgedruckter BriefbögenAutomatischer VorlagenwechselMandant und Arbeitsverzeichnis einrichtenUmsatzsteuer einstellenUSt-EinzelausweisungKundenaufnahmeBelegerfassungRabatteLöschen und Einfügen von Belegzeilen

InstallationDeinstallation

Artikelmakros erstellen und verwaltenLaden und Speichern von Belegen

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Aurelie 2.4 Vorwort / Systemvoraussetzung

Vorwort:Vielen Dank für den Erwerb der Software . Bei handelt es sich um eineSoftware für die Auftragsbearbeitung, Rechnungs- und Lieferscheinerstellung, und vielesmehr. ist ein Sharewareprodukt. Software, die als Shareware vertrieben wird, darf inder vorliegenden, installierbaren Fassung (Setup-Datei) an Jedermann frei und kostenlosweitergegeben werden. Erst durch den Erwerb eines Freischaltcodes haben Sie das Produktfür die dauerhafte Nutzung lizenziert. Vor der Lizenzierung wird dem Nutzer ein Testzeitraumvon ca. 30 Tagen eingeräumt. In der nicht freigeschalteten Software müssen Sie jedoch mitleichten Einschränkungen und Erinnerungsdialogen rechnen, auf die in diesem Handbuchnicht näher eingegangen werden soll. In der folgenden Beschreibung wird davonausgegangen, daß Ihnen entweder eine vollständige Produkt-CD und / oder derFreischaltcode vorliegt.

Aurelie Aurelie

Aurelie

Systemvoraussetzung:PC mit 200 MHz-CPU (>500 MHz empfohlen)512 MB RAM (>1GB Speicher empfohlen)Auflösung: min. 800x600 Pixel (1024x768 Pixel oder höher empfohlen)Drucker (entweder Lokal, Netzwerk und / oder PDF-Druckertreiber)Windows 2000/XP/Vista/Win7/8/10 (aktuelle Servicepacks empfohlen)

Das Programm muss mit Administrator-Rechten betrieben werden.Unter älteren Betriebssystemen wird die Anwendung nicht mehr getestet!Hinweise:

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Rechtliche Hinweise: Alle Markenbezeichnungen in diesem Handbuch dienen der Beschreibung und sind Eigentum der jeweiligen Inhaber!

Aurelie 2.4 Installation

InstallationBeenden Sie alle laufenden Anwendungen und legen Sie die CD ein. Wenn Ihnen die CDnicht vorliegt, haben Sie die Möglichkeit das komplette Programm kostenlos aus dem Internetherunterzuladen. Doppelklicken Sie im Arbeitsplatz (Computer) auf das Symbol Ihres CD-Laufwerks und starten Sie die Installation über die Datei Wählen Sieeinen Pfad auf Ihrer Festplatte aus, in dem Sie das Programm installieren möchten, z. B.

und folgen Sie ggf. weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm. Das Programminstalliert und registriert sich automatisch im System. Ein Neustart von ist in derRegel nicht erforderlich. Bitte lesen Sie auch das Kapitel

Windows"Einrichtung" .

Setup_Aurelie.exe.

„C:\Aurelie"

(ab Seite 14)

Hinweis: arbeitet mit -Datenbanken. Beim ersten Start der Anwendungwerden Sie gefragt, wo Sie Ihre Datenbank anlegen wollen. Damit Ihr PC diese Datenbankerstellen und auf sie zugreifen kann, muß sichergestellt sein, daß die sogenannte Datenbank-Engine des entsprechenden Herstellers (in diesem Fall von Microsoft) und derenZugriffsmodule (MDAC) installiert ist. Das ist normalerweise der Fall. Bei älterenBetriebssystemen, z. B. unter müssen diese Module ggf. nachinstalliert oderaktualisiert werden. N

Aurelie Access

Windows 2000ach der Installation von MDAC ist ggf. ein Neustart erforderlich. Sollte

Ihnen die MDAC_TYP-Datei nicht vorliegen, können Sie die aktuelle Version von derWebseite herunterladen.www.microsoft.com

MS-Jet

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Deinstallation:Rufen Sie in der Systemsteuerung den Ordner „Software" oder “Programme und Funktionen”auf. Markieren Sie das -Programm und klicken Sie auf . DieAnwendung wird danach von der Festplatte gelöscht und z. T. aus den Registrationsdateienentfernt. Falls der Deinstaller die Frage

stellt, sollten Sie sicherheitshalber aufoder klicken, um die Stabilität anderer Programme nicht zu gefährden.Allerdings sei angemerkt, daß die Dateien eventuell auch unnötig Platz auf Ihrer Festplatteverschwenden könnten. Als fortgeschrittener -Anwender können Sie auch andersverfahren, sofern Sie die Auswirkungen auf andere Anwendungen abschätzen können.Alternativ können Sie die Deinstallation durch Aufruf der gleichnamigenProgrammverknüpfung aus der -Programmgruppe einleiten.

der Installationsordner wird durch Deinstallieren meist nicht gelöscht, da sich ggf.noch diverse Einstellungsdateien (z. B. die Dateien oder ), dieUmsatzdateien und eventuell Ihre Datenbankdatei in dem Installationsver-zeichnis befinden können. Der Deinstaller kennt diese Dateien nicht, da sie erst nach derInstallation vom Programm angelegt wurden und beläßt sie folglich auf der Festplatte. B

sollten Sie zunächst Ihre Kunden-datenbank sichern, wenn Ihnen die dort gespeicherten Daten wichtig sein sollten. Im Falleeiner beabsichtigten Update-Installation können Sie die Dateien dort belassen und ersparensich so die erneute Eingabe Ihrer Daten. Hinweise zu den einzelnen Dateien finden Sie auchim Kapitel auf

Aurelie

Windows

Aurelie

„Entfernen von gemeinsamen Dateien, weil sievon keiner Anwendung benötigt werden" [Nein]

[Alle Behalten]

Arbeitsdateien

evorSie das Verzeichnis nun vollständig manuell löschen,

[Hinzufügen / Entfernen]

Gestaltung.dat Personal.datkunden.mdb

Hinweis:

Seite 78.

Aurelie 2.4 Deinstallation

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Aurelie 2.4 Leistungsübersicht

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Leistungsübersicht:Aurelie verfügt über eine große Funktionsvielfalt. Eine stichpunktartige Zusammenfassungder wichtigsten im Programm enthaltenen Funktionen bietet die folgende Leistungsübersicht:

- Mandantenfunktionalität für bis zu fünf unabhängige Mandanten

- Datenbank mit Notizfunktion ( -Format *.mdb) inkl. Suchfunktionen und Übersichtstabelle

- Aufnahme neuer Kunden mit automatischer Existenzprüfung und Auswahlliste während derEingabe

- Automatische Übernahme in die Datenbank (deaktivierbar)

- Brutto- und Netto-Erfassung für alle Belege

- Einzelausweisung der Mehrwertsteuer für jeden Posten

- Datenbankimport für eigenes Format (*.arx) und ASCII-Formate, d.h. alle reinen, auf *.txtbasierenden Formate. abellen sind demnach also im *.csv-Format zu erstellen, bevorsie importiert werden können.

Access

Excel-T

- Export selektierter Datensätze im eigenen Dateiformat (*.arx) und ASCII-Format (*.txt), sowieverschlüsselter Export (für das Format *.arx)

Aurelie 2.4 Leistungsübersicht

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- Mehrseitige Rechnungen / Lieferscheine / Angebote usw. mit Übertrag- Massenadressierung von Belegen an alle oder selektierte Datensätze- Emailfunktion (Massen-Email nur Vollversion!)- Briefbogendesigner mit Vorschlagsfunktion und vielen Einstellungsmöglichkeiten,sowohl für eigenes Design, aber auch für vorgefertigte Druckerei-Briefbögen geeignet

- Makroerfassung zum speichern von Einzelartikeln, Artikelzusammenstellungen und Belegen- Verwaltung in Artikelmakros in Gruppen- Rabattfunktion über Einzelpositionen oder Gruppe- Starten externer Anwendungen inklusive einem zugehörigem Dokument- Individuell erstellbare Textdokumente mit Datenbezug zur Anwendung via Skriptsprache- Umsatzprotokollierung mit Verlaufsstatistik für Einnahmen, Ausgaben, Gewinne- Gewinnermittlung mit Plausibilitätsprüfung der angezeigten Daten- Automatische Belegsicherung. Direkter Aufruf über Einnahmeprotokoll- Forderungsmanagement durch Protokollierung offener Posten und Mahnstufen- Bilanzierung per Einnahmeüberschußrechnung- Individuell konfigurierbarer Funktionsschutz und Zugangsautorisation- Freie Etikettendefinition (für A4- und A5-Trägerbögen)- Druckfunktion für alle Datensätze in Tabellenform- Back-Up-Funktion zur Sicherung der Arbeitsdateien- Druckaufträge sind für alle installierten Druckertreiber möglich (auch Fax, Netzwerkdruckeroder PDF-Datei-Mailer), separat einstellbar für jeden Dokumententyp!. Die Verwendung vonDruckern mit teilweise sehr großen, nicht bedruckbaren Randbereichen (> 12mm) ist füreinige Dokumente möglicherweise nur eingeschränkt empfehlenswert.

Übersicht der Druckfunktionen:

- Angebot (und Vergleichsangebot)- Auftragsbestätigung- Lieferschein- Rechnung- Zahlungserinnerung- Mahnung- Gutschrift- Briefbogen (leer)

- Adressen-Etiketten (einzeln, selektiert und komplette Datenbank)- Umschläge DIN Lang, C5, B5, C6 (einzeln, selektiert und vollständige Datenbank)- Nachnahme-Überweisungsscheine (Einzelschein oder im A4-Bogen)(benutzerdefinierte Anpassung über Texteditor möglich)

- Paketschein mit Einlieferungsbeleg (auch nutzerdefiniert)

- Alle und selektierte Datensätze der Datenbank

Aurelie 2.4 Übersicht der Druckfunktionen

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Aurelie 2.4 Startvorgang

Der Startvorgang:Bei jedem Start derAnwendung liest zunächst die Mandantenübersichtsdatei ein. Sieenthält alle verwendeten Arbeitsverzeichnisse und die Nummer des zuletzt geladenenMandaten. Die Datei trägt den Namen und liegt nach Beendigung derSoftware im Verzeichnis Ihres Betriebssystems. Bei 64-Bit-Betriebssystemen heißt das Verzeichnis \ . Anschließend liest dieSoftware die Datei ein, die sich mit den restlichen Arbeitsdateien

Der Pfad zur Kundendatenbank muß dabei nicht zwangsläufig identisch mit demArbeitsverzeichnis sein. Wird das Programm bei der Suche nach einer Kundendatenbanknicht fündig, erscheint eine Abfrage, wo sich diese Datei befindet. Existiert eine solche Datei(mit der Dateiendung ) markieren Sie sie. Verweisen Sie dagegen auf ein leeresVerzeichnis, so wird dort automatisch eine neue Datenbank des Namensangelegt. Die Datei enthält natürlich noch keine Daten, sondern lediglich dieStrukturinformationen über den Aufbau der Datenbank. Beim nächsten Start wird dieDatei nun automatisch erkennen und nutzen.

Aurelie

Aurelie

"Mandanten.aur"System32 \ pico-system-

sysWOW64 pico-system"Mandant.inf"

*.mdb"kunden.mdb"

imArbeitsverzeichnis des zu ladenden Mandanten befindet.

Das -Programm meldet sich bei jedemStart mit einem oder zwei akustischen Ping-Signalen, solange

Aurelie

a) eine Datenbank nicht existiert, bzw. sie noch keine Datenb) die persönlichen Daten nicht eingegeben sindc) keine Seitengestaltung mit Briefkopf festgelegt ist.

enthält

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Aurelie 2.4 Freischalten der Vollversion

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Freischalten der Vollversion:Starten Sie die Anwendung und öffnen den Menüpunkt . Eserscheint der Dialog . Geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen, sowie denzugehörigen Freischaltcode in die dafür vorgesehenen Felder ein. Achten Sie darauf, daßsich die Zeichen O und 0 bzw. I und 1 sehr ähneln und überspringen Sie die Bindestrichenicht. Klicken Sie Anschließend auf . meldet daraufhin die erfolgreicheFreischaltung. Sie können die Freischaltprozedur jederzeit wiederholen, falls dieserforderlich sein sollte. Beenden Sie nach erfolgreicher Freischaltung zunächst dieAnwendung. Beim Neustart darf sich nun keine Sharewaremeldung mehr zeigen.

[OK] Aurelie

"Info / Vollversion freischalten"Abb. 11.1

Abb. 11.1 Freischalten der Vollversion

BittebewahrenSie Ihren

Freischaltcodesorgfältig auf

Aurelie 2.4 Freischalten der Vollversion

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Hinweise:

App.lic

Grundsätzlich dürfen Sie mit Ihrer Freischaltnummer, gemäß den Lizenzbe-dingungen, auch einige künftige Versionen kostenlos freischalten. Der Freischaltbereicherstreckt sich normalerweise über insgesamt 5 Versionen. Haben Sie z. B. ursprünglich dieVersion 1.9 erworben, können Sie mit Ihrem Code alle Versionen bis einschließlich 2.3kostenlos freischalten. Lizenznehmer der Version 2.0 können maximal die Version 2.4freischalten usw.

Sollte die Freischaltung nach dem Aufspielen einer späteren -Version scheitern,obwohl Ihre Eingaben korrekt sind und der Eingabecode innerhalb des genanntenFreischaltbereichs liegt, beenden Sie die Anwendung und löschen Sie die Datei ausdem Installationsverzeichnis der Anwendung. Versuchen Sie die Freischaltung anschließenderneut. Besteht das Problem weiterhin, kontaktieren Sie den Autor oder Hersteller, der Ihnengerne weiterhilft.

DieAnwendung zeigt beim Start ein Erinnerungsfenster, solange sie nicht freigeschaltet ist.

Aurelie

Aurelie 2.4 Einrichtung

Abb. 13.1 Eingabedialogfür "Persönliche Daten".

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Einrichtung:Wenn Sie die Software zum ersten mal benutzen, sollten Sie zunächst den Briefbogen IhresMandanten einrichten, damit Sie Rechnungen, Lieferscheine usw. überhaupt druckenkönnen. Rufen Sie zunächst den Menüpunkt auf

und tragen Sie dort die Daten ein, die üblicherweise in einem Briefbogenangegeben werden. Sie sollten die Felder möglichst vollständig ausfüllen, damit Ihnen dieentsprechenden Funktionen an der jeweiligen Stelle auch zur Verfügung stehen. Diese Datenwerden nach Beendigung der Software in der Datei im Arbeitsverzeichnisvon Aurelie gespeichert. Im Anschluß an die Eingabe der persönlichen Daten rufen Sie denMenüpunkt auf . Hier können Sie miteinem einzigen Klick auf den Button sämtliche Daten in IhrenBriefbogen übernehmen und anschließend Änderungen im Detail vornehmen. Außerdemkönnen Sie in diesem Dialog je eine links- und eine rechts ausgerichtete Grafik in denBriefbogen laden. Ein Logo ist zumindest empfohlen.

Für den Briefkopfbereich ist als Gestaltungsmethode voreingestellt, d.h. Sie können bis zu 4 Textzeilen eingeben und individuell umgestalten, z. B. mit eineranderen Schriftart oder Hintergrundfarbe versehen. Klicken Sie mit der rechten Maustasteauf eine Zeile, so erscheint der Menüpunkt . Sobald Sie eine Grafik ladenwird die Gestaltungsmethode automatisch geändert, ist dann also .Durch Aufruf des Dialogs können Sie das jederzeit rückgängig machen

. Beachten Sie bitte die richtige Definition der Grafiken (Briefkopf oder Logo). Sie kannper einfachen Mausklick getauscht werden.

“Einstellungen / Persönliche Daten...”

"personal.dat"

“Einstellungen / Seitengestaltung...”[Eintragungen vorschlagen]

"auf Text basierend"

"Eigenschaften...""auf Grafik basierend"

[Erweitert]

(Abb. 13.1)

(Abb. 15.1)

(Abb.18.1)


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Abb. 15.1 Seitengestaltung

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Definition der rechtenGrafik als Briefkopf oderLogo

Laden einer Briefkopf-grafik

Bereich zur Gestaltungdes Brieffußes. JedesFeld kann getrenntnachbearbeitet werden

Auswahl der aktivenGestaltungsvorlage

Die Vorschlagsfunktionträgt alle wichtigenAngaben ein

Der Fußbereich läßtsich in bis zu 4 Felderunterteilen

Erweiterte Einstellungen(z. B. Briefkopf inTextform oder Grafik)

Bei Klick auf OK erfolgtdie Speicherung in derDatei Gestaltung.dat

Adressfeld tauschen(Rechts / Links)

Abständeeinstellen

Belegtyp-Schriftstilfestlegen


WICHTIG:

Tipp:

die Grafiken könnten zu groß oder zu klein angezeigt und ausgedruckt werden,wenn sie nicht mit der DPI-Zahl ihres Druckers konform gehen.Um die Größe der Grafiken an die von Ihnen genutzte Druckerauflösung anzupassen, klickenSie mit der rechten Maustaste auf die angezeigte Grafik und stellen den Zoomfaktor zwischen50% und 200% ein. Wenn der Stellbereich nicht ausreicht, sollten Sie die Grafik physischverändern. Dazu benutzen Sie ein Grafikprogramm (wie z. B. oder

oder unsere hauseigene Bildbetrachtersoftware ). Alternativ könnenSie im Druckertreiberdialog des Betriebssystems die DPI-Zahl herauf- oder herabsetzen, umdie Grafiken größenrichtig darzustellen. Manchmal wird diese Option vom Hersteller einfachnur mit “Qualität = Standard", "Fast" oder "Schnelldruck” bezeichnet. Der -Dialog“ ” gibt in dem gelben Infofenster an, welche Druckerauflösung IhrStandarddrucker momentan verwendet.

Sie wollen sicher auch mit Ihren Belegen einen positiven Eindruck beim Kundenhinterlassen. Aus diesem Grunde sollten Sie für Ihre Rechnungen natürlich nicht unbedingtden Schnelldruckmodus Ihres Druckers verwenden. Für einen sauberen, korrespondenz-fähigenAusdruck sind Einstellungen von 600 DPI oder höher, sowie ein höherwertiges Papierempfehlenswert. Aus Gründen des Umweltschutzes sollten Sie auf nicht chlorgebleichtesPapier aus nachhaltig angebauten Rohstoffen (erkennbar z. B. an den Siegeln

oder ) oder Recyclingpapier verwenden.

(Dots per Inch = Pixel pro Zoll)

Adobe Photoshop CorelPhotopaint Megashow

AurelieSeitengestaltung

Ökopa Blauer EngelAqua Pro

Natura,

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Aurelie

Aurelie

startet üblicherweise mit dem Kundenaufnahmeformular. Wenn Sie statt dessenlieber mit der Datenbankansicht starten möchten, haben Sie die Möglichkeit dies unter demMenüpunkt festzulegen. Viele weitereGrundeinstellugen werden in diesem Dialog festgelegt. Nehmen Sie sich die Zeit undschauen sich alle Rubriken einmal an.

Die Währungseinstellung ist bei standardmäßig auf voreingestellt. Sie könnenjede beliebige Währung unter dem Menüpunkt

einstellen. Falls die gewünschte Währung nicht in der Liste aufgeführt ist,tragen Sie das entsprechende Symbol als letztenAuswahlpunkt ein. Für Überweisungsträgerist die Währung zusätzlich im dreibuchstabigen ISO-Format anzugeben, z. B. AUD für denAustralischen Dollar. Im gleichen Fenster können Sie auch die von Ihnen bevorzugtenVersandkosten neu festlegen. Um zwischen In- und Ausland unterscheiden zu können, isthier ferner das postalische Länderkennzeichen für das Inland einzustellen.

Bei Kunden aus dem Ausland sind in der Kundenaufnahme die Postleitzahlen stetsmit dem jeweiligen Länderzeichen einschließlich Bindestrich (z. B. “A-1100”) einzugeben. FürInlandskunden ist das nicht erforderlich!

“Einstellungen / Anwendungsverhalten...”

Euro“Einstellungen / Währung &

Versandkosten”

Hinweis:

Aurelie 2.4 Verwenden vorgedruckter Briefbögen / Automatischer Vorlagenwechsel

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Verwenden vorgedruckter Briefbögen:Haben Sie bereits Briefbögen in einer Druckerei fertigen lassen und sie möchten auf das teurePapier nicht verzichten, bietet Ihnen Aurelie zu diesem Zweck die Möglichkeit Druckbereicheauszuschließen. Rufen Sie dazu den Menüpunkt auf,klicken Sie auf den Button und schließen Sie die vorgedruckten Bereiche aus

. Wenn Sie vorgedruckte Briefbögen mit fertigem Brieffuß und Logo verwenden,empfiehlt es sich nicht, die Wechselautomatik zu aktivieren, auf dessen Funktionsweise dernächsteAbschnitt eingeht.

"Einstellungen / Seitengestaltung"[Erweitert]

(Abb. 19.1)

Automatischer Vorlagenwechsel:Sie können in der Seitengestaltung für In- und Ausland separate Briefbogenvorlageneinrichten. Benennen Sie dazu die Vorlage zunächst um in . Fügen Sieanschließend eine neue Vorlage mit dem Namen hinzu. Ist eine Vorlage sobenannt, wird statt der Inlandsbankverbindung die internationale Bankverbindung undder internationale Bankcode in in das Formular eingetragen, sobald Sie auf dieVorschlagsfunktion klicken. Klicken Sie auf den Button . Es erscheint der Dialog

. Weisen Sie der Wechselautomatik nun dieseVorlage zur gewünschten Verwendung zu, indem Sie ein Häkchen bei "Ausland" setzen. DieWechselautomatik wird deaktiviert, sobald Sie beide Häkchen markieren oder auf denZustandsanzeigeknopf klicken. In diesem Fall verwendet die Software ausschließlich diesichtbare Seitengestaltungsvorlage.

“Standard” “Inland”“Ausland”

IBANBIC/Swift

[Erweitert]“Erweiterte Einstellungen” (Abb. 19.1)

Aurelie 2.4 Verwenden vorgedruckter Briefbögen / Automatischer Vorlagenwechsel

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Abb. 19.1Erweiterte Einstellungen

Ausschluß von Druckbereichen

Gestaltungsmethode Text oder Grafik

Automatischer Vorlagenwechselfür In und Ausland

Zustandsanzeigeund Ausschaltknopffür dieWechselautomatik

Aurelie 2.4 Mandant und Arbeitsverzeichnis einrichten

Ihr Unternehmen wird in intern in Form einesMandanten verwaltet. Wenn Sie mit mehr als einemMandanten arbeiten, muß jedem ein eigenesArbeitsverzeichnis zugewiesen werden, damit dieSoftware die zugehörigen Daten und Einstellungenindividuell speichern kann. Sie können maximal neunMandanten verwalten. Beim ersten Start derAnwendung legt die Software das Installations-verzeichnis als Mandantenarbeitsverzeichnis fest.Das ist eher nachteilig, insbesondere sobald Sie sichentscheiden, mit mehreren Mandanten zu arbeiten. Esempfiehlt sich also vorausschauend eine sinnvolleStrukturierung der Arbeitsverzeichnisse, außerhalbdes -Installationsverzeichnisses, zu planen.

Prüfen Sie zunächst, ob ausreichend Platz auf derFestplattenpartitionen zur Verfügung steht. Legen Siemit Hilfe der Funktionen des Betriebssystems einen

auf einer beliebigen Festplatten-partition an. Falls möglich, sollten Sie den Ordnerjedoch nicht auf dem Laufwerk C: erstellen, da hier

Aurelie

Aurelie

Neuen Ordner

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Mandant undArbeitsverzeichnis einrichten:

Abb. 20.1 Empfohlene Verzeichnisstrukturfür Ihre Mandantenarbeitsverzeichnisse

AurelieWork\

Mandant 1\

usw...

Mandant 2\

Programme\

Aurelie\


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meist das Betriebssystem installiert ist. Bei einer ordentlichen Neuinstallation desBetriebssystems könnten durch die Formatierung dieses Festplattenbereichs Daten verlorengehen, sofern man nicht vorher an eine Datensicherung denkt. Benennen Sie den Ordneranschließend um, beispielsweise in . Erstellen Sie darin weitereOrdner für jeden Mandanten und benennen Sie diese ggf. ebenfalls um in "Meine Firma","Gabis Firma" oder schlicht in "Mandant 1", "Mandant 2" usw..

Mandanten-v

AurelieWork

Starten Sie und rufen Sie den Mandantenmanager über den Menüpunktauf. Fügen Sie nacheinander neue Mandanten zur

Mandantenliste hinzu und benennen Sie diese so, wie die angelegten Verzeichnisse. WeisenSie diesen schließlich die zuvor erstellten Verzeichnisse zu. Zur Auswahl deserzeichnisses klicken Sie auf den Button . Zuletzt wählen Sie den Mandanten aus der

Liste aus, mit dem Sie nach Klick auf den -Button arbeiten wollen.

Ein Informationsfeld zeigt Ihnen an, welche Aktion der Manager bei Klick auf durchführt.Wenn Sie den momentan aktiven Mandanten in das neue Verzeichnis verlagern möchten,aktivieren Sie die angebotene Kopiermöglichkeit durch markieren der entsprechendenOption. Alle wichtigen Dateien und die gesicherten Belege werden dadurch in das neueVerzeichnis kopiert, andernfalls wird ein leerer Mandant angelegt. Für die Kundendatenbanksollte zusätzlich die Option aktiviert sein,sonst wird diese Datei nicht in eine Kopieraktion einbezogen oder eine Neuerstellungveranlaßt. Üblicherweise sollten Sie diese Option immer aktiviert lassen, es sei denn, Siemöchten mit allen Mandanten auf einen gemeinsamen Kundenbestand zugreifen.

Aurelie"Einstellungen / Mandanten..."

[...][OK]

[OK]

"In jeden Wechsel einbeziehen, sofern möglich"

(s. Abb. 20.1)

(Abb. 22.1)


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Abb. 22.1 Einstellungsdialog "Mandanten"

Klicken Sie auf den Button [...] um dasvoreingestellte Arbeitsverzeichnis zu ändern

Weitere Mandanten könnenhinzugefügt werden

Auswahlliste aller zur Verfügungstehenden Mandanten

Informationsfeld für die bevorstehendeAktion bei Klick auf [OK]

Hinweis: Wenn ein Backup erforderlich wird (z.B. vor jeder Aktualisierung der Anwendung),brauchen Sie lediglich den Ordner , samt Inhalt und Struktur, zu sichern.Bekannte, für diese Aufgabe geeignete Pack- und Backup-Programme sind z. B. je nachpersönlichemAnspruch oder .

"AurelieWork"

Winzip TrueImage

Aurelie 2.4 Umsatzsteuer einstellen

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Umsatzsteuer einstellen:Unter dem Menüpunkt rufen Sie den Dialog rund um dieBerechnung und Verhaltensweisen in Bezug auf die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer auf

. Sie können hier bis zu zwei Mehrwertsteuersätze eintragen. Tragen Sie den amhäufigsten genutzten Steuersatz an erster Stelle, als Primärsteuersatz, ein.Als Verkäufer vonLebensmitteln oder Büchern könnte es vielleicht von Vorteil sein, an dieser Stelle denermäßigten Steuersatz einzutragen.

Standardmäßig verstehen sich alle Eingaben in der Belegtabelle . Diese Einstellungsollten Sie beibehalten, wenn es bei Ihrem Kundenkreis überwiegend um Endverbraucher (imengeren Sinne) handelt. Richtet sich Ihre Leistung dagegen überwiegend oder ausschließlichan Firmen, können Sie Sie hier auch die Einstellung

“Einstellungen / Umsatzsteuer”

“Brutto”

“Alle Betragseingaben verstehen sichNetto”

“Gewinne und Verlusteermitteln”

auswählen, sofern das bei Ihnen geboten ist. In der Belegaufnahmeansicht könnenSie diesen Modus auch jederzeit durch Drücken der Tastenkombinationumschalten. Sollte sich ein Umsatzsteuersatz ändern, empfiehlt es sich auf jeden Fallzunächst einen Abschluß zu machen. Lesen Sie dazu das Kapitel

auf .

(Abb.24.1)

Seite 70

[Strg+1]

Aurelie 2.4 USt-Einzelausweisung

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USt-EinzelausweisungFalls Sie öfter Rechnungen mit gemischtenMehrwertsteuersätzen ausstellen müssen,so aktivieren Sie die Einzelausweisung. Inder Belegaufnahmeansicht besteht auch hierdie Möglichkeit den Modus per Tastaturkürzel

umzuschalten.

Bei aktivierter Einzelausweisung werdenzwei zusätzliche Spalten, für MwSt-Betragund -satz, in der Belegtabelle eingeblendet.Und so wie sie angezeigt wird, so wird dieTabelle später auch gedruckt. Wenn Sie nuneinen Posten (Menge, Bezeichnung undEinzelpreis) in die Tabelle eingeben, wirddaraufhin der Gesamtpreis, sowie zusätzlichder Mehrwertsteuersatz und -betrag in dergleichen Zeile angezeigt. Standardmäßigerfolgt die Berechnung zunächst mit demPrimärsteuersatz.

[Strg+2]

Abb. 24.1Umsatzsteuer-Einstellungsdialog

Aurelie 2.4 Kundenaufnahme

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Kundenaufnahme:Das Kundenaufnahmeformular dient der Aufnahme einesAdressaten einer Bestellung und derAufnahme in die Datenbank. Wenn ein Kunde Sie anruft,starten Sie das Programm und können sofort die Daten des Kunden eingeben. DasKlicken auf den Button ist nicht erforderlich, da alle Eingabefelder zunächstleer sind. Das Betätigen dieses Buttons wird erst notwendig, wenn ein zuvor bearbeiteterKunde noch im Formular angezeigt wird.

Sobald Sie den Namen (oder einen Namensteil) eingegeben haben und mit der -Tastezum Vornamefeld wechseln, wird im Hintergrund die Datenbank nach bereits vorhandenenKunden gleichen Nachnamens gesucht und ggf. als Auswahlmöglichkeit angeboten. Ist dasder Fall, betätigen Sie einfach die -Tasten auf Ihrer Tastatur, um in der gezeigtenAuswahl zu navigieren. Betätigen Sie die -Taste, um eine Auswahl in das Formularzu übernehmen. Ist der gesuchte Kunde in der Auswahl nicht gelistet, so schreiben Sie ganznormal weiter und wechseln durch erneutes Betätigen der -Taste zum nächstenEingabefeld.

gleichzeitig

[Neuer Kunde]Aurelie

(Abb. 26.1)

[Tab]

[Pfeil][Return]

[Tab]

Klicken Sie auf den eingeblendeten Prozentwert um zwischen Primär- und Nebensteuersatzund 0% umzuschalten. Wenn Sie generell, also auch bei einem Betrag von Null, dieBetragssumme des Nebensteuersatzes auf Ihren Belegen ausweisen möchten, so aktivierenSie das Feld .“Betragssumme für Nebensteuersatz immer ausweisen”

Aurelie 2.4 Kundenaufnahme

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Abb. 26.1Dialog zurKundenaufnahme

Existenzprüfungund automatischeÜbernahme indie Datenbank

Eingabefelder

Für weitereEingaben benutzenSie das Notizfeld

Suche in derKundendatenbank

Aurelie 2.4 Belegerfassung

Das Feld kann bei überlangen Firmennamen oder zur Adressierung an eineAbteilung zweizeilig angelegt werden. Dazu geben Sie am Ende der 1. Zeile einen vertikalenUmbruchbalken mit Hilfe der Tastenkombination ein und schreiben in dergleichen Zeile weiter. Geben Sie Auslandspostleitzahlen immer mit der LandeskennungBindestrich ein, also z. B. (für Winterthur); für Inlandspostleitzahlen ist das nichterforderlich. Bei Klick auf werden die Kundendaten automatisch in Ihre Datenbankübernommen, sofern Sie die automatische Datenübernahme aktiviert haben, wasstandardmäßig der Fall und auch empfohlen ist. Ist diese Einstellung deaktiviert, können Siesich später entscheiden, ob Sie den Kunden manuell in die Datenbank aufnehmen. Dazuklicken Sie auf den Button und anschließend .kehrt im Anschluß automatisch in die Kundenaufnahme-Ansicht zurück. Umgekehrt ist esnatürlich auch möglich, einen angezeigten Kunden aus der Datenbank in dasKundenaufnahmeformular zu übertragen. Klicken Sie dazu auf den Button

. Möchten Sie mit der Bestellaufnahme fortfahren, klicken Sie auf den Buttonund gelangen daraufhin zur Belegerfassung.

"Firma"

"|"und

CH-8400[Weiter]

[Datenbank] [Adresse übernehmen]

[Adresseübertragen][Weiter]

Aurelie

Die Belegerfassung:Die Belegerfassung ist wie eine Rechnungstabelle aufgebaut. Sie ist für alle aufBriefbogen zu druckenden Dokumente, wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw. vonBedeutung. Im Folgenden wird manchmal etwas ungenau nur von Rechnungen gesprochen,obwohl eine Funktion prinzipiell auch für andere Belegarten ihren Zweck erfüllt. Durch Klick inein freies Feld (Menge, Bezeichnung oder Preis) versetzt man das Feld in den

[Alt Gr]+[<]

(Abb. 28.1)

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Abb. 28.1 Belegerfassung

Rabatt-Knöpfe

Anfordern einerBelegnummer undWechsel des Belegtyps

SelbstdefinierteMakro-Buttons

Tabelle löschen

Seitenanzeige mitHinzufügen- undEntfernen-Buttons

Datum von Heute setzen Zugewiesene Kundennummer


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Eingabemodus. Man sagt auch, das Feld erhält den Eingabefokus. Das Feld mit dem Fokuswird mit gelben Hintergrund dargestellt. Die Tabellenfelder werden durch Drücken der

- oder -Taste abgeschlossen, woraufhin der Eingabefokus in das nächsteEingabefeld wechselt. Geben Sie nun Menge, Artikelbeschreibung und Einzelpreis ein. JedeBestellposition wird sofort erkannt. Die Zwischen- und Endsummesumme wird fortlaufenderrechnet, ähnlich wie in einer Tabellenkalkulation, nur daß Sie dafür keine Zellen-verknüpfungen herstellen und abstrakte Formelkonstruktionen beherrschen müssen.

[Return] [Tab]

Abb. 29.1 Auswahlmenü zum Wechsel des BelegtypsAbb. 29.2 Menü zur Eingabe bzw. zum Einstelleneines Belegnummernteils mit +/-Tasten


Den vorgegebenen Mehrwertsteuersatz können Sie unterhalb der Tabelle ändern, falls dieserforderlich sein sollte. Bei aktivierter Einzelausweisung ist der jeweilige Prozentsatzdagegen in der betreffenden Spalte anzuklicken. Besondere Beachtung sollten Sie allenfarblich hervorgehobenen Feldern schenken, die um die Tabelle herum angeordnet sind.Klicken Sie auf ein Datumsfeld oder auf den kleinen Button , rechts neben denDatumsfeldern, um ein Datum festzulegen. Wenn Sie Belegnummern vergeben, können Siediese ebenfalls direkt eingeben oder durch einen Klick auf den Button die nächste freieRechnungsnummer laden. Sollte der Button einmal rot hinterlegt sein (z. B. nach dem Ladeneines alten Belegs), so ist das ein Hinweis darauf, daß die angezeigte Nummer nicht aktuellist. Mehrmaliges drücken dieses Buttons erhöht die Nummer nicht. Ein Wechsel desBelegnummerntyps (z. B. für Lieferscheine) erreichen Sie, indem Sie diese Taste etwaslänger gedrückt halten, worauf sich das Auswahlmenü öffnet. Durch Klick auf

wird der -Button dann zum Button .

Vielleicht möchten Sie mit Ihrer Belegnummer nicht bei 001, sondern bei 3728 beginnen, weilSie zuvor bereits Rechnungen mit einer Textverarbeitung oder einer anderen Softwareausgestellt haben. Falls Sie die Belegnummer also neu festlegen möchten, klicken Sie direktauf die Anzeige, woraufhin sich das Dialogmenü öffnet. Mit Hilfe der und -Tasten oder auch per Direkteingabe können Sie eine neue Nummer einstellen oder denBereich um eine Stelle erweitern. Idealerweise sollten Sie beide Bereiche der Belegnummerverwenden. Hierbei ist es wichtig zu verstehen, daß zwar beide Teile derBelegnummer beimAusdruck einer Rechnung speichert, aber nur den rechten Teil hochzählt.

[H]

[R]

“Lieferschein-Nr.” [R] [L]

[+] [-]

Aurelie

(s. Abb. 29.1)

Abb. 29.2

- 30 -

Bei einem vierstelligem Zählbereich heißt das folglich, daß nach Erreichen der 9999 mit 0000und nicht etwa mit der 10000 fortgefahren wird. In diesem Fall müssten Sie den linken Bereichmanuell heraufschalten oder dem Zählbereich manuell eine Stelle hinzufügen. Dem linkenund rechten Teil der Belegnummer, lassen sich per Einstellung aber auch Sonderfunktionen,wie z. B. die Darstellung der Kalenderwoche und Jahr im Format zuweisen. RufenSie dafür den Menüpunkt auf, klicken Sie auf dieLasche und anschließend auf den Button . Hier habenSie auch Einfluß auf die automatische Weiterschaltung des Belegnummernzählers.

Stellen Sie zum Schluß noch Zahlungsziel und die Versandkosten ein. Falls Sie dieEingabeposten öfter eingeben müssen, empfiehlt es sich einzelne Artikel oder die ganzeRechnungstabelle als Makro abzuspeichern. Dies erledigen Sie durch Aufruf derMenüfunktion . Mehr über Makroerstellung erfahren Sie im Kapitel

. Sie löschen den Inhalt der Rechnungstabelle durch Klick auf den Button. Haben Sie Ihre Eingaben abgeschlossen, klicken Sie auf und erreichen so die

Dokumentenausgabe. Mit lassen sich Rechnungen mit maximal zwanzig Seitenerstellen.

"JJKW""Einstellungen / Anwendungsverhalten"

"Belegerfassung" [Belegnummer...]

“Makro / Hinzufügen”“Belegmakros”[X] [Weiter]

Aurelie


- 31 -

Aurelie 2.4 Rabatte

- 32 -

Abb. 32.1 Dialog zu Aktivierung der Rabattfunktion

RabatteStandardmäßig ist die Rabattfunktion deaktiviert.Falls Sie Rabatte vergeben möchten, aktivierenSie die Funktion über das Menü

. Es erscheint der Dialog .Hier können Sie bis zu 8 Rabattstufen hinzufügenund bearbeiten. Nach Klick auf stehen diesein der Belegansicht rechts neben der Belegtabelleals Rabattknöpfe zur Verfügung

. Rabatte können Sie nun auf zweierleiWeise errechnen. Natürlich mußmindestens ein Rechnungsposten eingegebensein, um überhaupt einen Rabatt vergeben zukönnen.

“Einstellungen /Rabatte...”

[OK]

bereits

Entscheidend ist hierbei die zuletztaktivierte Eingabezeile. Klicken Sie nach IhrerEingabe einfach mit der Maustaste auflinken

Abb. 32.1

(Abb. 28.1 undAbb. 33.1)

einen Rabattknopf. Daraufhin wird in der unmittelbar

ein kleiner Eingabedialog

darunterliegenden Zeile der errechneteRabatt zu dieser Einzelposition ausgewiesen. Sie können aber auch mehrereRechnungspositionen zugleich rabattieren. In diesem Fall klicken Sie mit derMaustaste auf einen Rabattknopf. Daraufhin erscheint unterhalb der letztenRechnungsposition . Geben Sie hier nun die “Position” ein, ab der ein Rabatt berechnet werden soll (z. B. von 1 bis 10) und schließen Siedie Eingabe mit der -Taste ab. Standardmäßig werden jetzt zwei Zeilen ausgegeben

rechten

Von-(Abb. 33.2)

[Enter]

Aurelie 2.4 Rabatte

- 33 -

Die Eingabe der Von-Position zurBerechnung des Rabatts erfolgt hierunterhalb der Rechnungsposition 10

Abb. 33.2 Rabattfunktion mit Zwischensumme

Abb. 33.3 Anzeige von Zwischensumme und Rabatt

Errechnete Zwischensumme(hier aus Pos. 1 bis 10)

Errechneter Rabatt

Abb. 33.1 Rabattknöpfe

Rabattknöpfe könnenmit der linken und derrechten Maustastebedient werden!

Aurelie 2.4 Löschen und Einfügen von Belegzeilen

- 34 -

(s.Abb. 33.3), die Zwischensumme aus den von Ihnen gewählten Positionen und darunter derRabatt. Durch deaktivieren des Häkchens am Summen-Zeichen (Sigma-Symbol), könnenSie die Ausweisung der Zwischensumme unterbinden. Sie verlassen den Dialog mit Hilfe der

-Taste; eine Berechnung wird dann nicht durchgeführt. In der Positionsspalte derBelegtabelle werden diese Zeilen durch die Sonderzeichen und markiert. Diese Zeichenwerden nicht gedruckt.

[Esc]x %

Löschen und Einfügen von BelegzeilenAlle Zeilen der Belegtabelle, die eine Informationen enthalten, lassen sich einzeln löschen,indem Sie bei gedrückter -Taste auf die -Spalte der Zeile klicken, die Sie zu löschenwünschen. Auch durch Aufrücken lassen sich Zeilen löschen. Klicken Sie dazu mit derrechten Maustaste auf die zu löschende Zeile der Belegtabelle. Aus dem sich öffnendenPopUp-Menü wählen Sie anschließend den Eintrag . Nachfolgende Zeilender aktuellen Seite werden herangerückt. Die letzte Zeile der Seite wird dadurch zwangsläufigzur Leerzeile. Umgekehrt lassen sich auf diese Weise auch freie Zeilen einfügen. Wählen Siestattdessen , wodurch die letzte Zeile der Seite, sofern sie Informationenenthält, auf Nachfrage gelöscht wird, also nicht auf die nachfolgende Seite verschoben wird.

Pos

“Zeile löschen”

“Zeile einfügen”

[Strg]

Artikelmakros erstellen und verwaltenIn der Belegerfassungsansicht können Sie einzelne Artikel oder eineArtikelauswahl permanent als Makro abspeichern, so daß Sie per Mausklick schnell wiederaufzurufen sind. Diese Makros lassen sich zudem in Gruppen verwalten. Die Funktion istsehr leistungsstark, wenn man sie effektiv zu nutzen versteht.Artikelmakros sind in folgendenSituationen sinnvoll:

Geben Sie nun einen Artikel mit der Menge 1 und dem Einzelpreis in die oberste Zeile IhrerRechnungstabelle ein. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt .Geben Sie Ihrem Rechnungsmakro anschließend einen aussagekräftigen, aber möglichstnicht zu langen Namen und legen Sie bei Bedarf zusätzliche Optionen fest. Nach dem Klickauf erscheint ein neuer Button am oberen Rand derArbeitsoberfläche, Ihr Makro! DieserMakrobutton steht auch beim nächsten Start der Anwendung wieder zur Verfügung. Falls siezu diesem Zeitpunkt noch keine Makrogruppe angelegt haben, so wird wird die erste Gruppezeitgleich mit Ihrem ersten Makro erstellt.Auf diese Makrogruppen gehen wir später noch ein.

“Makro / Hinzufügen”

[OK]

(Abb. 28.1)

- Sie wollen IhreArtikel allgemein, schnell aufrufen können- Sie müssen eine umfangreichere Komplettbestellung öfter erstellen- Ein einzelnerArtikel oder eine Leistung wird besonders häufig benötigt-Artikel werden mit zurAuswahl stehenden Zubehör bestellt- EinArtikel oder eine Leistung erfordert eine zusätzliche Beschreibung- BenötigteAnmerkungen und Hinweise

Aurelie 2.4 Artikelmakros erstellen und verwalten

- 35 -

Betätigen Sie den Makrobutton nun per Mausklick, so werden die gespeicherten Datenwieder in die Tabelle eingetragen, und zwar an die Position, die von der Software als aktuelleZeile angesehen wird. Um die aktuelle Zeile festzulegen oder zu ändern, klicken Sie einfach indie gewünschte Zeile hinein.Allerdings führt das nur zum Ziel, wenn Sie bei der Erstellung desMakros nicht die Option gesetzt haben, denn in diesem Fallwird stets die erste Zeile als aktuell angesehen. Das gleiche gilt, wenn Sie die -Tastegedrückt halten, während Sie auf einen Makrobutton klicken. Wenn Sie den Inhalt der Tabellezuvor manuell löschen möchten, so klicken Sie erst auf den Button , rechts neben derZwischensumme der Belegtabelle, wählen dann ggf. die gewünschte Zeile aus und rufen imAnschluß das Makro auf.

Beim Anlegen von Artikelmakros werden führende Leerzeilen und Leerzeilen unterhalb desletzten Eintrags ignoriert. Leerzeilen zwischen den Artikeln werden jedoch beibehalten, wasSie ebenfalls beim Speichern undAktualisieren per Option unterbinden können.

Um ein Makro über das Menü zu löschen müssen Sie es zunächst aufrufen. Das gleiche giltauch, wenn Sie die gespeicherten Daten eines Makros aktualisieren möchten. Verfahren Siealso in der Reihenfolge Makro bzw. .

Vermutlich werden Sie für mehrere Artikel einen Makrobutton erstellen wollen. Mehreregleichzeitig sichtbare Buttons bilden eine Makrogruppe. Beim erstellen der erstenMakrogruppe trägt diese den Namen . Diesen Namen können Sie natürlichjederzeit ändern und Sie können neue Gruppen erstellen. Die zeigt exemplarisch

"Bei Aufruf Tabelle löschen"

[X]

”Laden, Löschen” ”Laden, Ändern,Aktualisieren”

"Nicht benannt"

[Strg]

Abb. 37.1


- 36 -


- 37 -

Die Artikelgruppen sollten instrukturierbarer Form benannt seinEin Doppelklick auf eine beliebigeGruppe öffnet die zugehörige Dateiund die Makrobuttons werdenangezeigt

Markierte Makrogruppen könnenSie jederzeit umbenennen. ImErstellen-Modus können nur dieneuen Gruppen umbenannt werden

Abb. 37.1 Makrogruppenansicht

Ein Klick in die Kopfspalte sortiertdie Gruppen alphabetisch aufsteigendoder in absteigender Folge

Bei einer höheren Anzahl von Gruppenlohnt es sich hier ggf. einen Begriff alsAnzeigefilter einzugeben


- 38 -

Im angezeigten Beispiel auf wäre das etwa "Mode - Kinder - Jungen - Schuhe -Markenname". Die Reihenfolge könnte aber auch "Mode - Schuhe - Markenname - Jungen"lauten. Hauptsache, sie ist konsequent einheitlich. Nach Klick auf werden dieangezeigten Makros der zuletzt aufgerufenen Gruppe entfernt. Nun können die Makros fürdie neue Gruppe eingegeben werden.

[OK]

Seite 37

die Benennung von Makrogruppen für Bekleidungsmode. Da die Spalten der gezeigtenTabelle alphabetisch sortiert werden können, sollten Sie sich ein ähnliches Schema für IhrArtikelsortiment überlegen. Jeder Gruppeneintrag repräsentiert eine , die imMakros-Verzeichnis des Arbeitsverzeichnisses gespeichert wurde. Falls erforderlich, lassensich die vom -System tatsächlich vergebenen Dateinamen mit Hilfe derTastenkombination einblenden.

Um eine neue, leere Makrogruppe zu erstellen, rufen Sie aus der Hauptansicht denMenüpunkt auf. Sie können einen beliebigen Namen eingeben,empfehlen tut sich aber eine strukturierte Benennung, etwa nach dem Muster:

*.mak-Datei

"Makros / Neue Gruppe"

Aurelie[Strg+D]

"Nummer - Gruppe - Art"

"Oberbegriff - Gruppe - Untergruppe - Art - Unterart"

oder


- 39 -

Haben Sie mehrere Makrogruppen erstellt und wollen zwischen diesen schnell wechseln,rufen Sie aus dem Hauptmenü den Punkt auf. Schneller geht esmit der Tastenkombination . oder durch Klick auf den Button . PerDoppelklick können Sie im nun angezeigten Dialog die benötigteArtikelgruppe aufrufen.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Makrogruppendatei manuell im -Editor zubearbeiten. Dies ist jedoch nur dem erfahrenenAnwender zu empfehlen, da auf jeden Fall dieFormatierung eingehalten werden muß. Um eine Namensänderung an einem Makrodurchzuführen oder ein Artikel zu korrigieren, können Sie dazu den Menüpunkt

aufrufen. Sie können das aber eleganter über die Funktionerreichen.

Natürlich können Sie hunderte Makros in eine einzige Gruppendatei schreiben. Dasgeht aber zu Lasten der Übersichtlichkeit und des schnellen Aufrufs. Es hängt auch ein wenigvon der verwendeten Bildschirmauflösung ab, die mindestens 1024x768 Pixel betragensollte. Legen Sie stattdessen lieber mehrere neue Gruppen an.

"Makros / Gruppe laden""Makrogruppen"

"Makro /Manuell bearbeiten" "Makro /Aktualisieren"

Eine nicht mehr benötigte Makrogruppe können Sie löschen, indem Sie aus dem Hauptmenüden Menüpunkt auswählen. Natürlich können Sie auch dieentsprechende *mak-Datei aus dem Makros-Verzeichnis löschen. Grundsätzlich zeigt diegelbe Markierung zuerst die aktuell geladene Gruppe an, die es ggf. zu löschen gilt. Siekönnen aber auch jede andere Gruppe auswählen oder mehrere Einträge zugleichmarkieren.

"Makro / Gruppe löschen"

Windows

[Strg+G]

Hinweis:

Aurelie 2.4 Laden und Speichern von Belegen

- 40 -

Laden und Speichern von Belegen:Sie haben ein Angebot erstellt und möchten natürlich für den Fall, daß Ihnen der Kunde eineZusage erteilt, das Dokument auch wieder verfügbar haben. Rufen Sie dazu den Menüpunkt

auf, geben Sie dem Dokument einen eindeutigen Namen undspeichern es ab. vergibt für alle Einzelbelege standardmäßig die DateiendungEmpfehlenswert ist es, die Belege in einem gemeinsamen Ordner zu speichern. Bei derNamensvergabe für die Datei sollten Sie sich ein einheitliches System überlegen. VerwendenSie den Nachnamen, Firmennamen oder die Kundennummer und setzten Sie sie an denAnfang des Dateinamens. Der Vorname sollte hier, wenn überhaupt, eher hinten angehängtwerden.

In einer BLG-Datei werden alle Informationen des Auftraggebers und des Dokuments, d.h. der vollständige zugehörige Kundendatensatz inklusive Optional- und

Notizfeld, sowie der Inhalt der Belegtabelle, der Belegtyp, Versandkosten, Kunden- undBelegnummer, Mehrwertsteuersätze für jeden einzelnen Posten, usw...

Wenn Sie das Dokument später abrufen möchten, wählen Sie den Menüpunktaus und verweisen auf das gesuchte Dokument. verfügt zusätzlich über

eine automatische Belegsicherung. Die gesicherten Belege werden im UnterverzeichnisdesArbeitsverzeichnisses für jeden Belegtyp getrennt gespeichert.

"Datei / Beleg speichern..."*.blg.

"Datei / Belegöffnen..."

"..\Belege\.."

Aurelie

Aurelie

gespeichert

Aurelie 2.4 Dokumentenausgabe

Dokumentenausgabe:Sie erreichen die Dokumentenausgabe über den Hauptmenüpunkt

, durch die Schnellaufruftaste oder über einen Klick aufin der Belegerfassungsansicht. Die folgenden Dokumententypen lassen sich ausdrucken:

Für alle Dokumententypen wird ein zusätzliches Dialogfenster aufgerufen, in dem Sie dieAnzahl der zu druckenden Dokumente und andere individuelle Voreinstellungen tätigenkönnen. Bei Etiketten und Umschlägen können Sie in einer Dropdown-Auswahlliste

oder einstellen. Empfehlung: Halten Sie sichimmer in der Nähe Ihres Druckers auf, w

“Ansicht /Dokumentenausgabe” [Weiter]

“AlleDatensätze” “Alle markierten Datensätze”

enn Sie Dokumente für mehr als einen Datensatz

(Abb. 42.1)[F9]

- Leerer Briefbogen (mit Kopf und Fuß)- Angebot / Vergleichsangebote- Auftragsbestätigung- Lieferschein- Rechnung- Zahlungserinnerung und Mahnung (mit Belegkopie)- Gutschrift- Briefumschläge- Adress-Etiketten- Überweisungsträger (z. B. für Nachnahme)- Paketschein mit Einlieferungsbeleg- Benutzerdefinierte Aktionen

- 41 -


Ihr Drucker das Umschlagsformatdirekt unterstützt. Falls das nicht derFall ist, wird der Umschlag sobehandelt, als sei er eine DIN-A4-Seite. In diesem Fall müssen Sie demProgramm mitteilen, an welchemAnschlag Ihr Dokument eingelegt wird,denn jeder Drucker arbeitet hieranders. Machen Sie einen Probedruckauf einem DIN-A4-Blatt, um dies zuermit te ln und stel len Sie dieAusgabeposition im Druckerausgabe-Dialog entsprechend ein .

Falls Ihr Drucker über keine getrenntenPapierschächte für Einzelblatt undPapierstoß verfügt, druckt er evtl. Um-schläge auf dem Papier weiter, daß

(Abb. 43.1)

Abb. 42.1 Dokumentenausgabe

- 42 -

drucken wollen. Beim Etikettendruck sind die Trägerbögen vorab zu definieren, sofern in demangezeigten Dialog keine Etikettenträger zur Auswahl stehen. Näheres erfahrenSie im Kapitel . Umschläge und Etikettenbögen müssen demEinzelblatteinzug Ihres Druckers zugeführt werden. Das Programm erkennt automatisch, ob

“Etikettenträger erstellen”(Abb. 43.2)


- 43 -

sich im Hauptmagazin des Druckers befindet! Das gilt auch, wenn Sie einen Druckerverwenden, der das geforderte Umschlagsformat direkt unterstützt, Sie aber perSoftwareeinstellung die druckerinternen Papierformate umgehen. Grundsätzlich werdenEinstellungen, die Sie in einem beliebigen Druckerausgabedialog machen, bei nach-folgenden Druckaufträgen der gleichen Art wieder hergestellt. Im Druckerausgabedialog für

Abb. 43.1 Druckerausgabe-Dialog für Umschläge

Abb. 43.2 Druckerausgabe-Dialog für Etiketten


- 44 -

Abb. 44.1 Druckerausgabe-Dialog fürNachnahme-Überweisungsscheine

Zahlscheindaten könnenvor dem Ausdruck nocheinmal geändert werden

Feinjustierung zur Korrekturder Schriftposition

Wählen Sie aus der Liste allerverfügbaren Drucker aus

Formularvorschau undunten: Auswahl der Einzugspositionfür DIN-A6-Scheine für verschiedeneDruckertypen

Formularauswahl

Eingabefeld für Zahlscheingebühr


- 45 -

Etiketten zeigt die Spalten- und Zeilenanzeige immer das Etikett als Startpositionan, das auf das zuletzt gedruckte Etikett folgt. Mit einem Klick auf den Button stellen Siedie Startposition auf das erste Etikett zurück. Über die Dokumentenausgabe ist es auchmöglich, Überweisungsträger für Nachnahmesendungen zu drucken, die Sie Ihrer Lieferungbeilegen können. Dazu können Sie sowohl Einzelscheine, die Sie üblicherweise am Bank-oder Postschalter erhalten, als auch Überweisungsträgervordrucke auf DIN-A4-Formularenverwenden, die Sie im Schreib- und Computerwarenhandel erhalten. Den zugehörigen

[R](Abb. 43.2)

Abb. 45.1 Druckerausgabe-Dialog für Rechnungen Abb. 45.2 Druckerausgabe-Dialog für Angebote


Druckerausgabedialog zeigt die . Legen Sie zuerst die Ausgabeposition fest undhalten Sie sich dabei an die Kante, wie es der Drucker für den Einzug erfordert. Machen Sieeinen Probedruck und justieren Sie anschließend die Ausgabeposition mit der Feinjustierungnach, wenn die Lettern nicht exakt in die jeweiligen Felder gedruckt werden. Machen Sie ggf.weitere Probedrucke auf einer DIN-A4-Seite, ehe Sie das erste mal einen Einzelscheinbedrucken. Auf diese Weise vermeiden Sie eine unnötige Verschmutzung Ihres Druckers.Wenn Sie statt des Einzelscheins ein A4-Formular verwenden, müssen Sie die linke, obereEckposition des Überweisungsträgers auf dem DIN-A4-Formular voreinstellen. Auch hierkönnen Sie anschließend eine Feinjustierung vornehmen. Beachten Sie: die Maßangabender Feinjustierung sind Relativ-Werte und beziehen sich immer auf die momentaneingestellte Druckausgabeposition des Überweisungsträgers. Sie können hiermit auf den10tel-Millimeter genau korrigieren.

Die Druckerausgabedialoge für alle auf Briefbogen gedruckten Dokumente (vgl.und ) weichen optisch nur wenig voneinander ab. Bei Auftragsbestätigungenkönnen Sie z. B. optional einen Liefertermin angeben, bei Rechnungen und Angeboten ist esauch möglich, diese an ausgewählte oder an alle Datensätze zu adressieren. Dies ist sinnvoll,falls Sie einheitliche, monatliche Gebühren oder Beiträge erheben.

Abb. 44.1

Abb. 45.1Abb. 45.2

- 46 -

Aurelie 2.4 Benutzerdefinierte Aktionen

BenutzerdefinierteAktionenIn der Dokumentenausgabe können Sie zusätzlich bis zu fünf Programme vonFremdherstellern aufrufen, indem Sie sie als benutzerdefinierte Aktion festlegen. Wenn dieAnwendung das unterstützt, können Sie auch gleichzeitig ein zur Anwendung zugehörigesDokument laden, z. B. einen eingescanntes Formular, die Briefkopfvorlage für IhreTextverarbeitung oder eine aufwändig gestaltete Preisliste.

Klicken Sie dazu in der Dokumentenausgabe auf den Button . Eserscheint der Dialog . Klicken Sie auf die Buttonund verweisen Sie auf die EXE-Datei der Anwendung, die Sie über den -Button aufrufen möchten (z. B. soffice.exe für ). Jede beliebige Anwendung kannfür einenAufruf festgelegt werden.

Als benutzerdefinierte Aktion können Sie ferner eine AUML-Skriptdatei angeben, die Sie alsDokument einbinden. Das AUML-Dateiformat ermöglicht ein enges Zusammenspiel mit der

-Anwendung, um individuelle Textdokumente mit Daten aus der Anwendung zuerstellen. Mehr dazu im folgenden Kapitel.

legt beiAufruf der benutzerdefiniertenAnwendung automatisch den Namenund die Adresse des aktuellen Kundendatensatzes in die . Sie brauchen inder aufgerufenenAnwendung lediglich die Zwischenablagefunktion “Einfügen” aufrufen, bzw.

auf der Tastatur drücken, um die Daten in das Dokument zu übernehmen.

[Eigenschaften...]"Benutzerdefinierte Aktion" [...]

[Benutzerdefiniert]

Zwischenablage

Open-Office

Aurelie

Aurelie

(Abb. 42.1)

(Abb. 49.1)

Hinweis:

[Strg+V]

- 47 -

Aurelie 2.4 Erstellen und Ändern von Standardtexten

- 48 -

Erstellen und Ändern von StandardtextenAurelie

Aurelie

druckt für Zahlungserinnerungen und Mahnungen jeweils einen individuellen Text.Falls Sie

lieber eigene Texte verwenden wollen, können Sie die Skripte auch ändern. Hierzu

Grundsätzlich ist ist dabei zu beachten, daß u. U. Belegdaten in ein Dokument integriertwerden müssen, die bei jedem Dokument anders ausfallen können. Folglich müssen Sie fürsolche Daten einen Platzhalter oder Skriptbefehl verwenden. interpretiert diesePlatzhalter mithilfe einer Skriptsprache namens . Alle Dateien, die diese Spracheverwenden, tragen die Dateiendung .

Der Aufbau einer AUML-Skriptdatei ist denkbar einfach. Sehen Sie sich dazu die eingangserwähnte -Datei an. Es gibt dort zwei eingetragene Skripte. Das gesuchteSkript erkennen Sie an dessen Startmarkennamen oder

. Die Namen der Startmarken dürfen nicht geändert werden, sonstfindet Aurelie den Text nicht. Ändern Sie den übrigen Text behutsam, speichern Sie die Dateianschließend ab und überprüfen Sie das Ergebnis durch einen Probedruck. AlleSkriptbefehle erkennen Sie an den gescheiften Klammern. Wenn Sie die Software

veranlassen wollen an einer bestimmtenTextstelle die Rechnungsnummereinzutragen, so tragen Sie an dieser Stelle den Platzhalter ein. Den Nachnahmen

Diese vorgefassten Texte werden aus einer sogenannten Skriptdatei ausgelesen.öffnen Sie

die Datei mit dem -Editor von . Diese Datei finden die Sieim Installationsverzeichnis derAnwendung vor.

beispielsweise

eines Kunden trägt die Software durch den Befehl ein. Beenden Sie ein Skript immer

Brieftexte.auml

{Name}

Notepad Windows

AUML*.auml

Brieftexte.auml{Marke="Zahlungserinnerung"}

{Marke="Mahnung"}

{ReNr}

mit dem Befehl . Für Ihre eigenen Skripte erstellen Sie am besten eine neue Datei untereinem eigenen Namen. Eine Skriptdatei kann bis zu 256 Einzelskripte enthalten. Inkönnen Sie die fertige Skriptdatei schließlich über einen Benutzerdefinierbaren Button derDokumentenausgabe einbinden. Alle Skripte erscheinen dann in einer Auswahlliste, wovonSie eines auf den Benutzerbutton legen können .

In der Datei finden Sie eine Übersicht über alle Skript-befehle der AUML-Sprache und die ggf.einzuhaltenen Regeln.

{E}

"AUML Skriptsprache.txt"

Aurelie

(s. Abb. 49.1)

Hinweis:

Aurelie 2.4 Erstellen und Ändern von Standardtexten

- 49 -

Manuelle Skriptbearbeitung aufrufen(nur sichtbar, wenn AUML-Skript vorliegt)

Abb. 49.1Dialog "Benutzerdefinierte Aktion"

eingebundener AUML-Skriptdateimit

Skriptliste mit allen Skripten einer Datei

Auswahl eines Dokuments zur Anwendungoder eines AUML-Skripts

Auswahl einer zu startenden Anwendung

Aurelie 2.4 Druckvermerke

- 50 -

DruckvermerkeDen Dialog erreichen Sie über das Menü

. Er ist in mehrere Teile eingeteilt. Diese sind z. B. ,und .

In der Rubrik können Sie vorgeben, ob und welche Belegnummern Sieverwenden möchten und z. B. Optionen für die SeitenNummerierung festlegen. Der Rubrik“ ” ist ein weiterer Dialog nachgeschaltet. Dort ist es möglich, denKundennummern eine Landeskennung oder voranzustellen oder wahlweise einenOffsetwert festzulegen. Legen Sie z. B. einen Offsetwert von 10000 fest, wenn Ihr ersterKunde die Kundennummer 10001 erhalten soll.

In der Rubrik können Sie nicht benötigte Druckvermerke aktivieren,deaktivieren und ggf. den Wortlaut ändern. Für eine Fremdenpension ist es beispielsweisesinnvoll, daß der Dankesvermerk nicht , sondern

lautet.r Rubrik Unter der Lasche können Sie außerdem für jeden

Belegtyp eine eigene Zusatzzeile festlegen (z. B. eine Garantiebeschränkung), die Sie aufdiesem drucken möchten.

Druckvermerke "Einstellungen /Druckvermerke" NummerierungStandard-vermerke Eigene Vermerke

"Nummerierung"

Kundennummer

"Standardvermerke"

"Wir bedanken uns für Ihren Auftrag""Wir bedanken uns für Ihren Besuch"

"Eigene Vermerke"

ein Präfix

Unter der Karteikartekönnen Sie einen Abfragedialog aktivieren, der unmittelbar vor jedem Belegdruck zurEingabe einer hier selbst definierten Nummer auffordert (verwendbar z. B. für eine Referenz-nummer oder das Kürzel des zuständigen Sachbearbeiters, KFZ- Kennzeichen o. dgl.).

Standardmäßig sind die meisten Optionendiese aktiviert.

"Zusatzangabe"

(Abb. 51.1)

Aurelie 2.4 Druckvermerke

- 51 -

Abb. 51.1Dialog Druckvermerke

Erweiterte Optionenfür die Kundennummer

Option für die Abfrage einerzusätzlichen Nummer

Hier können Sie u. a. auchden Wortlaut von Beleg-bezeichnungen undDruckvermerken ändern

Etikettenträger erstellen:Rufen Sie im Menü den Dialog

auf. Daraufhin wird einEckausschnitt eines Etikettenträgersangezeigt. In der Regel wird vomEtikettenhersteller jeder Packung einMaßblatt beigelegt, dessen Werte Siefür die Eingaben verwenden können.Sind die von Ihnen bevorzugtenEtikettenträger nicht in der Auswahl-liste aufgeführt, so klicken Sie in auf

und geben Sie dem neuenEtikettenträger zuerst einen eindeu-tigen Namen. Als Trägertyp sindausschließlich DIN-A4 und DIN-A5-Bögen (quer) verwendbar. ImAnschluß an die Namenseingabe, dieSie mit Klick auf abschließen,können Sie die Maße eingeben oder

"Einstellungen / Etikettenträger..."

[Neu...]

[OK]

(Abb. 52.1)

Aurelie 2.4 Etikettenträger erstellen

Abb. 52.1 Etikettenträger erstellen

einstellen. Mit den Tasten verstellen Sie den Wert. Mit einem Doppelklick auf eineMaßangabe können Sie das gewünschte Maß direkt eingeben. Die Maßeinheit ist Millimeter.

[+]/[-]

- 52 -

Aurelie 2.4 Funktionsschutz aktivieren

- 53 -

Die einzustellenden Maße beziehen sich auf das Einzeletikett (stellvertretendfür alle anderen Etiketten). Ferner ist der Abstand zu den Blatträndern und der Abstandzwischen den Etiketten (Stege) festlegbar. Die Anzahl der Etiketten wird automatischerrechnet. Wenn die verwendeten Bögen keine Stege zwischen den Etiketten besitzen,stellen Sie diese Maße einfach auf Null. Es ist empfohlen nur symmetrisch angeordneteEtikettenbögen mit Etiketten in einheitlicher Größe zu verwenden.

Links-Oben

Funktionsschutz aktivieren:Falls Sie das Programm für den uneingeschränkten Zugriff nur auf autorisierte Personenbegrenzen, die Einsicht in Einnahme- und Ausgabeprotokolle unterbinden oder dieDatenbank gegen versehentliches Löschen einzelner Datensätze schützen möchten, bietetIhnen die Möglichkeit gezielt einzelne Funktionen wie das Ändern oder Löschen vonDaten zu deaktivieren und mit einem Passwort zu sichern. Öffnen Sie dazu den Dialog“ ” und klicken Sie auf die Lasche

. Aktivieren Sie den Funktionsschutz für die jeweils gewünschten Punkte oder dieganze Anwendung. Sie werden anschließend aufgefordert ein Passwort festzulegen. DieFunktionsbeschränkungen sind bei Klick auf sofort aktiv.

Aurelie

Einstellungen / Anwendungsverhalten “Sicherheit”

[OK]

(Abb. 54.1)

Aurelie 2.4 Funktionsschutz aktivieren

- 54 -

Abb. 54.1 Funktionsschutz

Aurelie 2.4 Die Kundendatenbank

Die Kundendatenbank:Die Kundendatenbank basiert auf dem Microsoft- -Dateiformat mit der Dateinamens-erweiterung . Der Name der aktuell geladenen Kundendatei wird permanent in derTitelleiste des Fensters von eingeblendet. Beim ersten Start von wird eineneue Datenbank namens erzeugt, oder alternativ kann auf eine bereitsexistierende Datenbank verwiesen werden. Falls Sie mit mehreren Kundendatenbankenarbeiten, sind die zuletzt genutzten Dateien per Schnellaufruf im Dialogmenüaufrufbar. Die Datenbanken, die von gelesen und erzeugt werden können,

Access

Aurelie Aurelie

Aurelie

*.mdb

“kunden.mdb”

“Datei”verfügen

über eine Datenfeldbreite von insgesamt 18 Feldern (Spalten).

zwar sind Datenbanken als normale Dateien zu erkennen und auch als solche fastgenauso zu handhaben, damit sie jedoch wunschgemäß funktionieren ist, ist neben derinstallierten Anwendung , die Installation einer sog. Datenbank-Engine und derenZugriffsmodule erforderlich. Sollte Ihr Programm nicht ordnungsgemäß funktionieren, lesenSie die Hinweise im Kapitel .

Die Datenbankansicht erhalten Sie durch Klick auf den Button , oder über dasMenü . Es stehen zwei Datenbankansichten zur Verfügung: dieund die . Mit der Standardansicht erhalten Sie eine bessere

Aurelie

“Installation”

[Datenbank]“Ansicht” Standardansicht

Tabellenansicht

Hinweis:

(Abb. 56.1)

- 55 -


- 56 -

Abb. 56.1 Datenbank(Standardansicht)

SuchfunktionWeitersuchfunktionmit Erfolgsanzeige

Datensatzanzeige kannvon Kundennummerabweichen

Übernahme einesDatensatzes aus und indie Kundenaufnahme

Datensatznavigation

Dateipfad der aktuellgeöffneten Datenbankauf der Festplatte

Kundennummernanzeige


Übersicht über einen einzelnen Datensatz. Hier stehen auch die Korrekturfunktionen zurVerfügung. Die Tabellenansicht bietet eine bessere Übersicht über eine Datensatzgruppeund die gesamte Datenbank. Das letzte Datenfeld ist ausschließlich in derStandardansicht verfügbar, da es sich um ein mehrzeiliges Feld handelt.

Das Notiz- und Optionalfeld wird in der Standardansicht durch Klick auf die Karteikarteangezeigt. Das Löschen oder Änderungen einzelner Datensätze ist nur in der

Standardansicht möglich. Von dort ist es auch möglich ein Etikett oder Umschlag zu druckenoder dem Kunden direkt eine Email zu senden. Der Button legt die vollständigeAnschrift in die Windows-Zwischenablage. Die Funktionsweise der Zwischenablage sollteeigentlich jedem Windows-Nutzer geläufig sein, deshalb wird an dieser Stelle nicht näherdarauf eingegangen. Klicken Sie auf die -Taste, so öffnet sich ihr standardmäßigeingestelltes Emailprogramm bereits mit eingetragener Emailadresse des momentanangezeigten Kunden.

Die Tabellenansicht dient der Unterstützung von Suche, Sortierung und der Selektioneinzelner Datensätze. Sobald Sie die Tabellenansicht durch Klick auf den gleichnamigenButton oder aus dem Menü öffnen, sind alle in der Datenbank gespeichertenDatensätze lesbar. Mit dem Scroll-Balken, auf der rechten Seite können Sie das untere Ende,also die zuletzt gespeicherten Daten ansteuern. Mit einem Klick in die Tabellenkopfzeilekönnen Sie eine alphabetische Sortierung der einzelnen Spalten durchführen. Durch das mitder rechten Maustaste aufrufbare Kontext-Menü (auch genannt) lassen sich

“Notizen”

“Notizen”

[Clip]

[@]

“Ansicht”

PopUp-Menü

- 57 -


gezielt einzelne Spalten ausblenden. Wenn Sie einen Datensatz per Doppelklick aufrufen,erscheint die bereits beschriebene Standardansicht mit der vollständigen Anschrift, denKommunikationsdaten und eventuell vorhandenen Notizen des aufgerufenen Datensatzes.Sie können bei Bedarf auch eine Selektion von Datensätzen durchführen. Machen Sie vondieser Möglichkeit Gebrauch, wenn Sie eine Aktion in einem Durchgang für mehrereKundendatensätze ausführen möchten (z. B. Etiketten drucken, Datensätze exportieren oderEmail senden). Für Emails müssen Sie nach der Selektion in die Standardansichtzurückkehren und bei gedrückter -Taste auf den -Button klicken.

Zur farblichen Unterscheidung wird der aktuelle Datensatz in weißer Schrift auf dunkelrotemGrund dargestellt. Selektierte Datensätze heben sich dagegen in vonden restlichen Datensätzen ab. Einen einzelnen Datensatz selektieren Sie, indem Sie ihn beigedrückter -Taste anklicken. Um eine Datensatzgruppe zu markieren, bewegen Sie dieMaus bei festgehaltener Maustaste abwärts. Wenn Sie die Maustaste loslassen, sollte dieStrg- oder Shift-Taste zwar gedrückt sein, sie muß aber nicht die ganze Zeit gehalten werden.Haben Sie es versäumt, die - oder -Taste zu drücken, läßt sich die ganze Gruppeauch durch Klick mit der rechten Maustaste in die markierten Datensätze nachträglichselektieren. Es gibt noch eine weitere Selektionsvariante: hierbei können Sie die aktuelleDatensatzposition auf einen Anfangsdatensatz setzen, das Fenster zum gewünschtenEnddatensatz scrollen und auf diesen bei gedrücker -Taste klicken. Beachten Sie, daßeine Selektion durch erneutes selektieren aufgehoben wird. Diese Verfahrensweise ist fürbesonders große Datensatzgruppen vorteilhaft.

[@]

“schwarz auf grün”

[Alt]

[Strg]

[Strg] [Shift]

[Shift]

- 58 -

Aurelie 2.4 Datenbank öffnen und speichern

Datenbank öffnen:

Datenbank speichern:

Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten, so können Sie durchAufruf des Menüpunktes, eine andere mit erzeugte Datenbank einlesen.

Es ist nicht explizit notwendig, die geöffnete Datenbank nach einer Änderung zu speichern,da jede Änderung der Datensätze zur Programmlaufzeit zeitgleich auch in der geöffneten

erfolgt.

Verwenden Sie aus dem Hauptmenü die Funktion ,wenn Sie z. B. eine Sicherheitskopie der geöffneten Datenbank anlegen möchten. Natürlichkönnen Sie das auch mit den Kopierfunktionen Ihres Betriebssystems erledigen, sofern dieAnwendung zuvor beendet wird.

“Datei / Datenbank öffnen...”

*.mdb-Datei

“Datei / Datenbank speichern unter...”

Aurelie

-Datenbanken, die mit Fremdprogrammen erzeugt wurden, können nichteingelesen werden, sofern die Datenbankstruktur nicht mit der von erzeugtenDatenbankstruktur übereinstimmt. Solche Datenbanken können ggf. über die Importfunktioneingelesen werden, wenn die Anwendung, die diese Datenbank ursprünglich erzeugt hat,über eine entsprechendeASCII-Text-Exportfunktion verfügt (lesen Sie dazu auch das Kapitel:

und natürlich das Handbuch der fremdenAnwendung).

AccessAurelie

"Datenbanken importieren"

Hinweis:

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Aurelie 2.4 Datenbank importieren

Datenbank importieren:Falls Sie bisher Ihre Kunden in einer Tabellenkalkulation (z. B. oder )gespeichert haben, so ist es nun möglich diese Datensätze in zu importieren.Zunächst müssen Sie die Daten natürlich in ein für lesbares Format bringen. In derRegel geschieht dies, indem Sie die Tabelle, wie bisher, in Ihre Tabellenkalkulation laden undanschließend unter neuem Namen abspeichern bzw. exportieren. Beherrscht dasexportierende Programm kein , ist als zu speichernder Dateityp oderein oder gleichartiges, d.h. einASCII-Text-konformes Dateiformat zu wählen. Dies ist mit denbeiden oben genannten Programmen problemlos möglich.

Nun ist Ihre Datei für den Import in geeignet. Wählen Sie den Menüpunktaus und verweisen Sie auf die zuvor gespeicherte Tabelle. Es wird

ein Dialog angezeigt, der Ihnen gestattet jede importierte Tabellenspalte(Datenfeld) einem existierenden Datenfeld in zuzuweisen. In der Vorschau könnenSie bereits einige Datensätze provisorisch lesen. Klicken Sie in die Tabellenkopfzeile undordnen Sie die gezeigten Daten den richtigen Datenfeldern zu, also Nachnamen zum Name-Feld, Vornamen zum Vorname-Feld, Straßennamen zum Straße-Feld, Postleitzahlen zumPLZ-Feld, usw. Wenn eine Spalte nicht importiert werden soll belassen Sie den Spaltenkopfauf . Um den Vorgang zu beschleunigen haben Sie die Möglichkeit, die Datenfelder

StarOffice-Calc ExcelAurelie

Aurelie

Aurelie

Aurelie

*.arx-Dateiformat *.txt

“Datei /Datenbank importieren”

“KEIN”

WICHTIG: speichern Sie die Datei mit Ihrer exportierenden Software und setzen Siedabei als Exportoption für den Datenfeldtrenner das {Semikolon} oder wahlweise das{Tabstop}-Zeichen. Setzen Sie als Texttrenner das {Anführungszeichen} ein!

(Abb. 61.1)

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Aurelie 2.4 Datenbank importieren

auch automatisch zuzuweisen. Besonders sinnvoll ist die automatische Zuweisung natürlichbei Dateien, die von selbst stammen.Aurelie

Vergessen Sie im Anschluß an dieDatenfeldzuweisung nicht den ersten zu importierenden Datensatz (waagerechte rote Zeile)zu kennzeichnen. Ist die Importoption aktiviert, werden während des“Import überprüfen”

Die Reihenfolge ist bei der autom. Zuweisungjedoch starrvorgegeben. Sie müssen sie ggf. überarbeiten, sonst sind z. B. die Straßennachher als Firmennamen zu sehen und die Telefonnummern als Emailadressen importiert.Es dürfen keine Felder doppelt vergeben werden!

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Imports die Nachnamen, Vor-namen und Firmennamen mitden existierenden Daten-sätzen verglichen. Sind alle dreiFeldinhalte identisch, wird derDatensatz nicht importiert.Nicht importiert werden auchZeilen, die mit hoher Wahr-scheinlichkeit als Kopfzeileninterpretiert werden können. Istdiese Option gesetzt kann sichder Import bei großen Daten-banken merklich verlangsa-men.

Abb. 61.1 Import-Dialog

Aurelie 2.4 Datenbank exportieren

Hinweis:

Hinweis:

das Datenfeld hat lediglich kennzeichnenden Charakter, dieKundennummern werden also generell nicht importiert, da den Datensätzen während desImports freie Kundennummern zugewiesen werden. Die Doppelvergabe von Kunden-nummern ist also ausgeschlossen. Die alten Kundennummern Ihrer Kunden gehen dadurchverloren. Sofern dies ein Nachteil sein sollte, kann die schnelle, in enthalteneKundensuche diesen Nachteil jedoch weitgehend ausgleichen. -Dateien können Sieauf die beschriebene Weise natürlich nicht importieren, da es keineASCII-Dateien sind.

Die Datenbank kann durch Aufruf des Menüpunktesexportiert werden. Dies geschieht analog zum normalen Speichern einer Datei.Standardmäßig exportieren Sie Ihre Daten im , daß auchVerschlüsselungsmechanismen beherrscht. Beabsichtigen Sie die exportierte Datei in einFremdprogramm zu importieren, daß keine *.arx-Unterstützung bietet, wählen Sie entwederdas nichtverschlüsselnde *arx-Format oder das -Text-Format . Für die Weitergabevon Daten an autorisierte Dritte (z. B. über das Intranet) sollten auf jeden Fall dasverschlüsselnde *.arx-Format wählen, und zusätzlich ein Passwort vergeben.

das importierende Programm muß die Spalten einer exportierten Tabelle erkennenkönnen. Aurelie exportiert unverschlüsselte Tabellen grundsätzlich mit Semikolon alsDatenfeldtrenner und Anführungsstrichen als Texttrenner. Zum besseren Verständnis ist dasKapitel zu lesen.

“KundenNr”

*.mdb

“Datei / Datenbank exportieren”

-*.arx-Format

*.txt

“Datenbank importieren”

Aurelie

ASCII

Datenbank exportieren:

Aurelie

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Aurelie 2.4 Suche in der Datenbank

Suche in der Datenbank :In der unteren Steuerleiste der Hauptansicht ist das Eingabefeld zur Kundensuche in derDatenbank . Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf jeden beliebigenDatensatz. Wenn Sie einen bereits gespeicherten Kunden in der Datenbank suchenmöchten, geben Sie seine Kundennummer Nachnamen oder Firma bzw. nur einen Teil davonim Suchfeld ein. Der Suchmodus wechselt automatisch und erkennt ob es sich um eineKundennummer oder einen Namen handelt. Die Berücksichtigung von Vornamen nehmenSie per Trennung durch ein Komma vor. Wenn Sie Kunden anhand einer Telefonnummer oderdes Ortes ermitteln möchten, müssen Sie die Einstellung explizit vornehmen. Die Sucheerfolgt standardmäßig mit der Einstellung . Das heißt, daß der eingegebene Textals Bestandteil eines Datenbankeintrags gesucht wird (gleichbedeutend mit ).Sie können die tolerante Suche auch deaktivieren und nach einem exaktenAusdruck suchen.Verwenden Sie die Platzhalter und um die Toleranz zu erhöhen. So werden Sie beiausgeschalteter Toleranz und Eingabe der Phrase alle , also sowohl die mitEI, mit EY, mit AI, als auch die mit AY erhalten, während bei eingeschalteter Toleranz auchNamen wie gefunden werden. Ein gefundenes Ergebnis wird mit einer grünenSignalanzeige angezeigt. Zeigt dieses Signal Rot, so bedeutet das, daß kein, oder keinweiterer Eintrag gefunden wurde, der dem Suchmuster entspricht. Die Suche wird durch Klickauf den Button oder fortgesetzt. Alternativ verwenden Sie die Funktionstasten(=Weiter) und (=Zurück) auf Ihrer Tastatur.

permanent sichtbar

Die Datenbank kann also, von jedemDatensatz ausgehend, vorwärts oder rückwärts durchsucht werden. Als alternativeSuchmöglichkeit bietet sich auch derAufruf der Datenbank-Tabellenansicht an. Durch Klick indie Kopfzeile kann jede Tabellenspalte in absteigender Reihenfolge sortiert werden.

“tolerant”*Suchbegriff*

[>>] [<<]

Meiers

Bachmayer

“*” “?”“m??er”

[F3][F2]

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Aurelie 2.4 Umsätze protokollieren

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Umsätze protokollieren :Wenn Sie zum ersten mal eine Rechnung ausdrucken, werden Sie von der -Softwaregefragt, ob Sie ein Einnahmeprotokoll führen möchten. Normalerweise sollten Sie dieseFrage bejahen. Sie können die Protokollierung zu jedem Zeitpunkt aus- und wieder

Aurelie

einschalten. Für diesen Fall finden Sie den zugehörigen Einstellungsdialog unter demMenüpunkt .

Wer darüber hinaus eine Erfassung der Einnahmen benötigt, z. B. für einenNachtrag oder um eine erhaltene Gutschrift als Einnahme zu buchen, findet hier ebenfalls dieentsprechende Option. Sinnvoll ist dies vermutlich nur in wenigen Fällen. Beireklamationsbedingten Gutschriften auf Einkaufsseite ist es vermutlich besser, diese alsNegativbeträge in denAusgaben einzutragen. Dagegen sollten Gutschriften, die Sie für einenIhrer Kunden ausstellen, z. B. weil dieser bei Ihnen eine Lieferung reklamiert hat, entweder ineiner Rechnung als Negativbetrag eingegeben oder alsAusgabe positiv gebucht werden.

“Einstellungen /Anwendungsverhalten / Umsatzprotokolle”

manuelle

(Abb. 65.1)


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Abb. 65.1 Einstellungsdialog für Belegerfassung und Protokollierung der Umsätze

Die Protokollierung der Einnahmenund Ausgaben können getrenntaktiviert werden

Durch Aktivierung dieser Optionkönnen Einnahmen auchmanuell eingegeben werden

Nur-Buchen-Funktion

Einstelloptionen für die Plausi-bilitätsprüfung in der Ansicht"Gewinne und Verluste"


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Es empfiehlt sich auch, die automatische Belegsicherung zu aktivieren. Diegesicherten Belege werden im Unterverzeichnis des voreingestelltenArbeitsverzeichnisses abgespeichert. Diese können zur nachträglichen Einsichtnahme direktaus dem Einnahmeprotokoll heraus, aufgerufen werden.

Die Protokolle rufen Sie, sofern Sie diese aktiviert haben, unter dem Menüpunktund aus dem Hauptfenster heraus auf.

Innerhalb des aufgerufenen Dialogs klicken Sie einfach auf den Button oder umzwischen Einnahmen und den Ausgaben umzuschalten. Die Summenzeile jedes Monats istgrün (Einnahmen) oder rot (Ausgaben) dargestellt. Die Jahressumme kann durch Mausklickauf eine beliebige Quartalssumme umgeschaltet werden. Die Umsätze könnenstandardmäßig zwei Jahre rückwirkend aufgerufen und ausgedruckt werden. Normalerweiseist das vollkommen ausreichend. Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres werden Siedennoch gefragt, ob Sie der Protokollierung ein weiteres Jahr hinzufügen wollen oder ob dasälteste im Protokoll verzeichnete Jahr gelöscht werden kann. Die Umschaltung auf einzurückliegendes Jahr nehmen Sie mit dem Jahreseinsteller vor. Um eine Verlaufsübersichtüber das aktuelle Geschäftsjahr zu erhalten, klicken Sie auf den Button Statistik.

Die Protokollierung der Einnahmen geschieht vollautomatisch oder manuell. Ausgabenmüssen dagegen stets manuell erfasst werden. Dazu klicken Sie auf den Button für diemanuelle Erfassung. Sie brauchen hier nur das Datum (ohne Jahr), den Brutto-Endbetragund den Aussteller der

an dieser Stelle

per Rechtsklick mit der Maus,

vorliegenden Rechnung einzugeben. Nettobetrag und

“Belege”

“Ansicht / Einnahmen” “Ansicht / Ausgaben”[A] [E]

(Abb. 67.1)


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Abb. 67.1 Protokollansicht: Ausgaben

Manuelle ErfassungJahreseinstellung

Umschaltung Einnahmen /Ausgaben / Gewinne & Verluste

Auswahl derDarstellung(detailliert oderkompakt)

Jahres- oderQuartalssumme

Monatssummen

Statistikfensteraufrufen

Druckfunktion

Suchfunktion


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Umsatzsteuer werden bei Betätigung der Eingabetaste im letzten Feld automatischerrechnet und in die Ausgabetabelle des zutreffenden Monats eingefügt. Das Programmwartet daraufhin auf die Eingabe weiterer Daten. Wenn Sie keine Eingaben mehr tätigenwollen, klicken Sie auf den Button oder drücken die Taste .

Nachträgliche Korrekturen führen Sie durch Aufruf der Funktiondurch. Damit keine Lücken bezüglich den vergebenen Rechnungsnummern

entstehen, sollten die Einnahmen lediglich storniert werden, es sei denn es handelt sich umden allerletzten Eintrag.

[Schließen]

“Ansicht / Stornierung(Löschen)”

Eine stornierte Einnahme wird mit auffälligem Vermerk inder Bruttospalte markiert. Der Name und die Rechnungsnummer bleiben jedoch erhalten. ImFalle eines Fehlers können Sie auch durch erneutes Ausstellen einer Rechnung mitidentischer Rechnungsnummer den Datensatz vollständig überschreiben. Die Softwaredurchsucht bei jedem Rechnungsdruck bzw. Buchen den Monat, in den das eingestellteRechnungsdatum fällt, ob eine Rechnung mit dieser Nummer bereits in der Einnahmedateiverzeichnet wurde.

Das manuelle editieren einer Protokolldatei, z. B. mit Hilfe des -Editors, istzwar möglich, jedoch nur versierten Anwendern empfohlen, da die Formatierung unbedingteingehalten werden muß.Andernfalls droht ein Datenverlust!

Eventuell ist es in Ihrem Fall sinnvoll, die Stornierungs- und Löschfunktion miteinem Passwort zu blockieren. Informationen dazu lesen Sie im Kapitel

auf .

“Storno!”

“Funktionsschutzaktivieren”

Notepad

[Enter]

[Esc]

Hinweis1:

Hinweis2:

Seite 53

Aurelie 2.4 Suche in den Umsatzberichten

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Suche in den Umsatzberichten:Einnahmen- undAusgabenprotokolle verfügen über eine Suchfunktion KlickenSie den mit dieser Funktion belegten Button an oder rufen Sie die Funktion durch Rechtsklickin der Tabelle mit Hilfe der Maus auf. Ebenso ist der Aufruf durch das Tastaturkürzelmöglich. Es erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie einen Namen oder eine Firma eingebenkönnen. Die vollständige Namenseingabe ist nicht erforderlich. Es wird nach dereingegebenen Sequenz, ohne Rücksicht auf Groß-/Kleinschreibung gesucht. Die Suchestartet, sobald Sie das Feld mit der -Taste abschließen.

Zunächst wird immer der zuletzt gefundene Eintrag markiert, auf den das Suchkriteriumzutrifft, d. h. die Suche läuft rückwärts (von Dezember nach Januar). Handelt es sich nicht umdas gewünschte Suchergebnis, so drücken Sie die Taste , um die Suche fortzusetzen.Die Suche wird nur über das aktuell angezeigte Jahr durchgeführt. Wenn Sie die Suche ineinem Vorjahr fortsetzen möchten, müssen Sie das Jahr zuerst einstellen und erneut aufdrücken. Mit der rechten Maustaste können Sie sich dann den zugehörigen Beleg anzeigenlassen, vorausgesetzt die Belegsicherung war zum Zeitpunkt der Buchung aktiviert.

(s.Abb. 67.1).

[Strg+F]

[Enter]

[F2]

[F2]

Aurelie 2.4 Gewinne und Verluste ermitteln

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Gewinne und Verluste ermitteln:Die Gewinn- und Verlustrechnung wird nach dem Einnahmeüberschußprinzip durchgeführt.Sie steht nur dann zur Verfügung, wenn die Umsatzprotokollierung aktiviert ist. Sie könnenden Dialog zum Einen über das Menü

oder innerhalb des Protokollansichtsdialogs durch Klick auf denButton aufrufen.

“Gewinne und Verluste” “Ansicht /Gewinne und Verluste”

[E-A]

(Abb. 71.1)

(Abb. 70.1)

Dabei wird zunächst die Ansicht gezeigt. Den anzuzeigenden Zeitraumkönnen Sie aber beliebig festlegen, z. B. für einen einzelnen Monat oder ein bestimmtesJahresquartal. Für unübliche Zeiträume, also wenn Sie die Anzeige z. B. von Februar bisAugust einstellen möchten, klicken Sie zunächst auf den Anfangsmonat und klickenanschließend bei gedrückter -Taste auf den Endmonat.

Auch in dieser Ansicht stehen Ihnen die Funktionen , undmit den gleichnamigen Button zur Verfügung.

“Jahresbilanz”

[Detailliert] [Kompakt] [Statistik]

[Strg]

Abb. 70.1 Steuerung in derProtokollansicht

Einnahmen

Ausgaben

Manuelle Erfassung

Gewinne & Verluste (Einnahmen - Ausgaben)

Ansicht drucken

Aurelie 2.4 Gewinne und Verluste ermitteln

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Abb. 71.1 Gewinneund Verluste ermitteln

Zeitraum einstellen

Die Plausibilitäts-anzeige macht hierdarauf aufmerksam,daß etwas mit denAusgaben nichtstimmen kann

Aurelie 2.4 Plausibilitätsprüfung

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Plausibilitätsprüfung:Die Prüfung und Anzeige der Plausibilität erfolgt automatisch mit der Gewinn- und Verlust-anzeige. Zweck der Prüfung ist die Erkennung fehlerhaft gespeicherter Datensätze in denDateien und . In diesen Protokolldateien werden keineMonats-, Quartals- oder Jahressummen gespeichert, sondern nur die Einzeldatensätze derBelege. Sie werden beim Öffnen der Umsatzansicht geladen und neu aufsummiert. Durch dieVerwendung unterschiedlicher -Versionen können sich Datenfelder verschobenhaben und so zu Fehlinterpretationen durch die Anwendung führen.

Die Prüfung geschieht auf die folgende Weise: Die Software addiert zunächst alleerrechneten Monatssummen in der gespeicherten Datenbank und zeigt sie an. Im zweitenSchritt wird verglichen, ob die Summe der nach Umsatzsteuersatz geordnetenAngaben, alsodie Werte, den Gesamtwerten, abzüglich der Toleranz entspricht. Das Beispiel in

zeigt, daß auf der Ausgabenseite eine Nachkontrolle mit dem Taschenrechnerangebracht ist. Beachten Sie also: Die Plausibilitätsprüfung ist keine Wahrheitsanzeige überdie gesamte Datenbank, sondern eine Aussage über die offensichtliche Widersprüchlichkeitder Daten, . Heben sich z. B. mehrere nichtplausibleDatensätze rechnerisch gegenseitig auf, wird angezeigt, obwohl das imEinzelfall nicht gegeben ist.

Einnahmen.dat Ausgaben.dat

"Plausibel"

AurelieDurch die

Rundungsproblematik sind Plausibilitätsfehler ferner unumgänglich. Deshalb ist hier eineToleranzschwelle von 0,10 Währungseinheiten standardmäßig voreingestellt. Über denMenüpunkt läßt sich dieToleranzschwelle auch ändern.

über einen von Ihnen gewählten Zeitraum

Einstellungen / Anwendungsverhalten / [Umsatzprotokolle]

Davon-zu-Abb. 71.1

In diesem Fall wäre eine Prüfung jedes Einzeldatensatzes angebracht. Wechseln sie dazuzuvor wieder in die Einnahme- oder Ausgabeansicht. Mit Hilfe der Tastenkombination

läßt sich nun rechts, oben ein Button einblenden, der eine Einzelanalyse derDatensätze vornehmen kann. Durch die Verwendung dieser Funktion werden diemangelhaften Daten farblich hervorgehoben. Sie können anschließend mit Hilfe der rechtenMaustaste auf einen markierten Datensatz ein PopUp-Menü einblenden und den Menüpunkt"Datensatz bearbeiten" auswählen um die Plausibiliät des Datensatzes manuell einzustellen.

Aber auch wenn eine Steuersatzänderung mitten in den betrachteten Zeitraum fällt, wird dieAnzeige unplausibel anzeigen, da die Software nur mit zwei Steuersätzen und 0% gleichzeitigumgehen kann. Dies sollte dann nicht weiter stören, wissen sollte man das aber dennoch.

[Strg+S]

Aurelie 2.4 Plausibilitätsprüfung

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Aurelie 2.4 Forderungsmanagement

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Forderungsmanagement:Zur Aktivierung / Deaktivierung des Forderungsmanagers rufen Sie im Hauptfenster denMenüpunkt auf. Verse-hen Sie den Punkt mit einem Häkchen. Eventuellmöchten Sie hier auch einige vorgegebenen Fristen, die in Rechnungen nicht als Fristausgewiesen werden (z. B. bei Nachnahmelieferungen) anpassen.

Vorausgesetzt die Umsatzprotokollierung ist ebenfalls aktiv, wird bei Verbuchung einesEinnahmedatensatzes der Betrag zunächst als unbezahlt eingebucht und hellgrau unterlegtdargestellt. Die Unterlegung mit Hellgrau bedeutet grundsätzlich, daß Sie sich dem Kundenmomentan widmen müssen, da eine Zahlung innerhalb der im Beleg ausgewiesenenZahlungsfrist erfolgt, oder weil Sie eine Mahnfrist gesetzt haben, die noch nicht verstrichenist. Ist ein Datensatz dagegen hellgelb unterlegt, sollten Sie die Zahlungseingänge auf IhrenBankkonten prüfen. Die

Markieren Sie im Umsatzprotokoll den Datensatz als - verwenden Sie dazu dierechte Maustaste - wenn die Zahlung inzwischen eingegangen ist. Daraufhin wird derDatensatz weiß unterlegt. Markieren Sie den Datensatz als , wird die Zeile erneuthellgrau unterlegt und eine Nachfrist, gemäß Ihren Einstellungen im Forderungsmanager,gesetzt. Es empfiehlt sich, zeitgleich den Beleg aus dem Archiv zu öffnen und eine Mahnungauszustellen.

“Einstellungen / Anwendungsverhalten / Forderungsmanager”“Offene-Posten-Kontrolle aktivieren”

nicht

“Bezahlt”

“Gemahnt”

zeigt Ihnen beispielhaft alle möglichen Stufen offenerForderungen.

Angemahnte Kunden erkennen Sie an der roten Schrift.

Abb. 75.1

Aurelie 2.4 Forderungsmanagement

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Abb. 75.1 Einnahmeprotokollausschnitt mitmöglichen Forderungsstufen für Offene Posten

Offen, Nachfrist überschritten

Offen, gemahnt, innerhalb Nachfrist

Gezahlt ist immer weiß unterlegt

Offen, Zahlungsfrist überschritten

Offen, innerhalb Zahlungsfrist

Hinweis: Nur gelb unterlegte Zeilen erfordern Ihr Handeln. Grau unterlegte Zeilenliegen innerhalb einer eingeräumten Frist (oder Nachfrist)!

Summenzeile über einen Monat

Aurelie 2.4 BackUp von Arbeitsdateien erstellen

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BackUp vonArbeitsdateien erstellen:Es ist empfehlenswert, regelmäßig Sicherheitskopien Ihrer Arbeitsdateien anzufertigen. Allewichtigen Dateien, wie Einnahmen, Ausgaben und die Kundendatenbank, befinden sich imArbeitsverzeichnis des Programms. Um eine Sicherheitskopie Ihres gesamten, aktuellenArbeitsverzeichnisses anzufertigen, rufen Sie im Menü den Punkt

den BackUp-Manager auf . Falls Sie das erste mal ein“Datei / Arbeitsdateien /

BackUp erstellen” (s. Abb. 76.1)

Stammverzeichnis für alle Backupsneu einstellen

Markieren Sie, welche DateienSie sichern wollen

Unterverzeichnis mit Mandantennameund Datum, in das die Arbeitsdateienkopiert werden

Abb. 76.1 BackUp-Manager

Aurelie 2.4 BackUp von Arbeitsdateien erstellen

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BackUp erstellen, legen Sie ein neues Standardverzeichnis für alle BackUps an. legtanfangs im Betriebssystem-Verzeichnis den Ordnerautomatisch an. Diese Vorgabe ist möglicherweise ungünstig. Besser geeignet wäre z. B.eine verschlüsselte Laufwerkspartition, die Sie jederzeit im Ganzen kopieren können. Auchein Verzeichnis auf einem USB-Stick wäre dazu geeignet.

Aurelie“Eigene Dateien” "Aurelie-BackUps"

Hinweis: Beachten Sie, daß nach einem erfolgten BackUp auf ein externesMedium, Geräte, wie z.B. USB-Sticks oder Flashcard-Leser, nicht einfach vomRechner abgezogen werden dürfen. Benutzen Sie die Funktion

des Betriebssystems, die üblicherweise in die Symbolleisteeingeblendet wird, sobald ein externes Laufwerk mit dem Rechner verbunden wird.

"Hardwareentfernen"

Innerhalb dieses Standardverzeichnisses legt einen weiteren Ordner mitMandantenname und dem aktuellen Tagesdatum an. Sie können wählen, obSie ein vollständiges Backup durchführen oder ob Sie nur das nötigste kopieren wollen. WennSie auswählen, werden weniger wichtige Dateien nichtmitkopiert. Bei einer Restauration des Back-Ups müssen dann jedoch viele individuelleEinstellungen und auch die Gestaltung des Briefkopfes erneut durchgeführt werden. Um eineRestauration durchzuführen, kopieren Sie ein mit Datum benanntes Verzeichnis zurück aufdie Festplatte, benennen es ggf. um und weisen über demaktuellen Mandanten das Verzeichnis als neuesArbeitsverzeichnis zu.

Aurelie

"Aufwärtskompatibles sichern"

"Einstellungen/ Mandanten"

(s. Abb. 76.1)

Aurelie 2.4 Liste wichtiger Arbeitsdateien

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Liste wichtigerArbeitsdateien:Während der Laufzeit legt sich mehrere wichtige Dateien im Arbeitsverzeichnis derAnwendung an. Es empfiehlt sich eventuell für Sie, von e

anzufertigen. Haben Siedas Arbeitsverzeichnis, wie im Kapitelempfohlen, außerhalb des Installationsverzeichnisses verlegt, so kopieren Sie einfach denganzen Ordner. Eine Garantie, daß diese Dateien auch mit späteren -Versionenfunktionieren werden, kann nicht gewährt werden! Folglich wäre im Falle des “Updatens” derAnwendung ein Sicherheitsbackup dieser Dateien sehr sinnvoll.

Als einzigeArbeitsdatei liegt sie im Dateipfad " und nichtim Arbeitsverzeichnis des Mandanten, unter einem 64-Bit- statt imVerzeichnis Sie enthält die Liste aller verwalteten Mandanten-Arbeitsverzeichnisse, die im Dialog festgelegt werden.

Diese Datei liegt, wie alle anderen Arbeitsdateien im Arbeitsverzeichnis und enthältInformation zu den zuletzt genutzen Datenbanken, die dem Mandanten zuletzt zugeordnetwurden. Sie dient derAnwendung auch zur Erkennung eines -Arbeitsverzeichnisses.

Aurelie

Aurelie

Windows

Aurelie

inigen darin enthaltenen Dateien,insbesondere der Umsatzdateien, gelegentlich Sicherheitskopien

Die Bedeutung dereinzelnen Dateien wird nachstehend beschrieben:

“Mandant und Arbeitsverzeichnis einrichten”

Windows\system32\pico-system\"\sysWOW64\...

\system32\...."Einstellungen / Mandanten..."

Mandanten.aur

Mandant.inf


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Personal.dat

Gestaltung01.dat

Layouts.dat

Einnahmen.dat undAusgaben.dat

Rabatte.dat

01 30

Hier sind alle persönlichen Daten gespeichert, die Sie im Dialogeingegeben haben.

Hier werden alle Daten gespeichert, die Sie im Dialogfür die Vorlage (max. bis ) vorgenommen haben. Die zugehörigen Grafiken werden imUnterverzeichnis gespeichert.

In dieser Datei werden die Namen aller erstellten Seitengestaltungsvorlagen, sowie einIndex, der auf die korrekte Gestaltungsdatei verweist, gespeichert.

Diese Dateien enthalten alle protokollierten Umsätze, sofern die Protokollierung nichtdeaktiviert worden ist. Das regelmäßige Anlegen von Sicherheitskopien dieser Dateien wirddringend empfohlen!

Enthält die Einstellungen, die von Ihnen im Einstellungsdialog vorgenommenwurden.

”Einstellungen /Persönliche Daten”

“Einstellungen / Seitengestaltung”

“Grafics”

“Rabatte”


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Versand.dat

Basic.dat

Nachnahmeschein.inf

Kunden.mdb oder andere MDB-Dateien

In dieser Datei wird die Liste Ihrer Versandgebühren und alle Einstellungen, die Sie im Dialogvorgenommen haben, gespeichert (ab

2.2 Rev. 31 entfallen. Die Speicherung erfolgt statt dessen in der Datei Verhalten.dat).

Enthält weitere grundsätzliche Arbeitseinstellungen, die es ermöglichen, die Anwendungbeim Start z.T. so wieder herzustellen, wie sie beendet wurde.

Enthält Informationen für den Ausdruck von verschieden Formulartypen aus derFormularauswahl im Nachnahmedialog. Es können auch neue Scheine hinzugefügt werden.

“Einstellung / Währung und Versandkosten”Aurelie

Auf Dateien dieses Typs ist an anderen Stellen dieses Handbuchs ausführlich eingegangenworden. Die Datei enthält Teile oder ggf. den gesamten Kundenbestand,sofern Sie keine Änderungen des Datenbankpfades veranlaßt oder neue Datenbankenerstellt haben. Die Datei kann, muß aber nicht zwangsläufig im Arbeitsverzeichnis liegen undSie kann auch einen anderen Namen tragen (z. B. oder

). Sie können nur -Datenbanken einlesen, die von selbst erzeugtwurden. Die aktuell von genutzte Datenbank erfahren Sie in der Datenbank-Standardansicht der geöffnetenAnwendung unterhalb desAdressfeldes .

Kunden.mdb

Lieferanten.mdb Auktionshaus-kunden.mdb *.mdb Aurelie

Aurelie(s.Abb. 56.1)


BelegNr.dat

A00001.mak

Etiketten.dat

UserBtn.inf

Verhalten.dat

Vermerke.dat

Enthält alle zuletzt gespeicherten Belegnummern für Lieferscheine, Rechnungen, usw.

Eine von vielleicht vielen Gruppenmakrodateien aus dem Makros-Verzeichnis. Enthält dievon Ihnen gespeichertenArtikel- und Rechnungsmakros. Sie tragen die Dateiendung .

Enthält die Daten aller vorgegebenen und der von Ihnen eingegebenen Etikettenträger-bögen.

Enthält die in der Dokumentenausgabe von Ihnen festgelegten, externen Anwendungen fürdie Schalter .

Hier werden Informationen gespeichert, die über das Menüvoreingestellt wurden, z. B. Fristen für das Forderungsmanagement.

*.mak

“Benutzerdefiniert...”

“Einstellungen / Anwendungs-verhalten”

“Einstellungen / Druckvermerke”In dieser Datei werden alle Einstellungen und Zusatzvermerke gespeichert, die Sie im Dialog

eingegeben haben (ab 2.2 Rev. 31 entfallen. DieSpeicherung erfolgt statt dessen in der Datei Verhalten.dat)

Aurelie

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Aurelie 2.4 Notizen

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komplettdokumentation für aurelie - pico-system.de · aurelie 2.4 vorwort / systemvoraussetzung...

Documents