ww

w.h

amk.

fi

Kokemuksia intran rakentamisesta pilveen,

case #HAMKverkkotoimintojen kehittäjä Mirlinda Kosova-Alija

verkkoviestintäpäällikkö Lotta Linko @viestintalotta

Hämeen ammattikorkeakoulu @HAMK_UAS

ww

w.h

amk.

fi

Esityksen sisältö

• Osa Office 365 -palvelua

• Uuden intran konseptointi

• Vaiheistus

• Käyttöönotto käytännössä

• Osana opetusta ja työn tekemistä, esimerkkejä

• Käyttäjäpalaute

• Projektista opittua

• www.hamk.fi/O365intra

ww

w.h

amk.

fi

Uusi intra osana O365-palvelua

• O365 -> sähköposti, yhteystiedot, kalenteri, tehtävät, uutissyöte, OneDrive for Business, selainkäyttöiset Office-sovellukset, sivustot, Delve, OneNote, Sway, Yammer...• Uutissyöte: kokoaa henkilölle kuuluvat tiedot ja syötteet

• OneDrive for Business: tiedostojen yhteisöllinen työstö

• Sivustot: • informatiivinen intra

• tiimien työtilat

• Yammer organisaation yhteisenä viestintävälineenä

ww

w.h

amk.

fi

Intran konsepti

Informatiiviset intrasivut

- koulutusvastuun täsmätietoa

- toimipaikkakohtaista asiaa

- myös kaikille yhteistä sisältöä, esim. koulutuksen

toimintaohjeet.

Oma uutissyöte

- koulutuksen& toimipaikan jne.

uutissyöte- yhteiset

opiskelijatiedotteet- omat seurattavat

sivustot ja tiedostot (esim. koulutuksen

sivuilta tai tutkimuksen työtiloista)

- omat linkit (esim. SoleOpsiin tai

koulutuksen sivulle)

Työtilat + OneDrive

- yhteisölliseen työskentelyyn (esim.

ryhmätöiden tekemiseen)

tarkoitettuja sivustoja- henkilökohtainen

pilvitallennustila- selainkäyttöiset Office-ohjelmat

Yammer

- koulutukseen, kampuksiin ja kouluun liittyvä viestintä ja keskustelu

www.hamk.fi

- tietoa koulutuksesta- tietoa opiskelun

käytännöistä- tietoa opiskeluun

liittyvistä toiminnoista ja palveluista

SoleOps

- opetustarjonta- ilmoittautuminen

opintoihin- arvosanat

Moodle

- opiskelu eli toteutusten sisältö, ohjaus ja viestintä

WinhaWille

- ilmoittautuminen lukuvuodelle

ww

w.h

amk.

fi

Osana opetusta ja työn tekemistä, esimerkkejä• Informatiiviset intrasivut:

• toiminta- ja työohjeet opiskelijoille ja henkilökunnalle

• OneDrive for Business: • verkkolevyiltä työskentely siirtynyt pilveen: yhdessä työskentely ja etätyö helpottuneet

• Työtilat:• opiskelijaryhmillä, koulutuspäälliköillä, johdolla, projekteilla, yksiköillä, tiimeillä• keskustelu, tiedostokirjasto, linkkilista, muistikirja, kalenteri, aikajana, tehtävät

• Yammer: • kaikki tiedotus yhdessä palvelussa• kohdentaminen, julkisuuden rajaaminen, läpinäkyvyys, löydettävyys, integrointi

sivustoihin, mobiilikäyttö

ww

w.h

amk.

fi

Projektin vaiheistus

Vaihe Aikataulu

Esiselvitys 2013

Pilotointi kevätlukukausi 2014

Release 1.0 syyslukukausi 2014

Release 2.0 kevätlukukausi 2015

Release 3.0 syyslukukausi 2015

ww

w.h

amk.

fi

Käyttöönotto käytännössä

• Strategia vaatii digitaalisuuteen ja yhteisöllisyyteen -> selkänoja käytännössä

• Ketterät menetelmät projektin toteutuksessa -> nopeat tulokset ja nopeat korjaukset

• Projektin toiminta työtiloissa ja Yammerissa -> opimme, käytämme ja näytämme esimerkkiä

• Nimetty projektiporukka -> jatkuvuus, mutta oman työn ohella

• Toimipaikkakierrokset -> palvelu esille jo rakentamisen aikana

• Ylläpitäjien nimeäminen ja koulutus -> jalkautus yksiköihin kunkin oman tarpeen mukaan

• Online-koulutukset ja läsnäolo Yammerissa -> tehdään niin kuin opetetaan

• Opasmateriaali -> nyt osana uusien opiskelijoiden perehdytysmateriaalia

• Sitoutetaan johto, koulutuspäälliköt, tuutorit, opintosihteerit -> puuttuvat 'muun henkilöstön' esimiehet

• Opiskelijoiden kampuskiertueet -> vertaisilta vertaisille omalla kielellä

• Esittely henkilöstöpäivillä -> tavoitettiin suuri massa kerralla

• Yksiköistä parhaita käytäntöjä esiin -> monenlaiset käyttötavat ja soveltamiset omaan työhön

• 'Intrapassi' osana osaamismerkkejä -> sidotaan osaamisen kehittämiseen ja näyttämiseen

ww

w.h

amk.

fi

Käyttäjäpalaute

Plussaa

• yhdessä tekeminen

• jakamisen helppous, läpinäkyvyys

• ajantasainen materiaali

• nopea seuraaminen

• hyvä haku ja löydettävyys

• rentous ja henkilökohtaisuus

• aika-, paikka- ja laiteriippumattomuus

• korvaa sähköposteja ja pdf-tiedotteita

Miinusta

• palvelun hajanaisuus

• eri työkalujen rooli

• vakiintumattomat työtavat

• kriittisen massan puute

• tulevaisuuden sisältömassa

• vaatii uudenlaista osaamista ja toimintatapojen muutosta

ww

w.h

amk.

fi

Projektista opittua

• Käyttötarkoitus ja käyttö suhteessa muihin järjestelmiin• Ohje tietojen luokitteluun ja tallennuspaikkoihin• Omistajuus ja päätöksenteko• Ketterät menetelmät ja release-ajattelu

• Mahdollisimman vähän räätälöintiä• Avoin toiminta, mallin näyttäminen, käyttäjien mukaan ottaminen • Kyse on toimintakulttuurin muutoksesta enemmän kuin teknisestä

toteutuksesta• Projekti, josta tuli jatkuva prosessi – valinta on tehty, joten kuljettava

kehityksen mukana

ww

w.h

amk.

fi

Julkaisu: Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla• Julkaisussa kerrataan ja kootaan sisäisen sivuston suunnittelu- ja

rakennusprojektin aikana havaittuja asioita viestinnällisestä ja toiminnallisesta näkökulmasta.

• Suomenkielinen: www.hamk.fi/O365intra

• Englanninkielinen tiivistelmä: www.hamk.fi/O365intranet

• Tulossa uusi julkaisu käyttöönottoprojektista 2016 alussa