Kodeks Etyczny Archiwisty uchwalony na XIII Midzynarodowym Kongresie Archiww w PekiniePrace nad kodeksem etycznym archiwisty sfinalizowane zostay w trakcie obrad Zgromadzenia Oglnego Midzynarodowej Rady Archiww, ktrego spotkania odbyway si w dniach 47 IX 1996 r. w ramach XIII Midzynarodowego Kongresu Archiww w Pekinie. Z inicjatyw jego opracowania wystpia kilka lat temu Sekcja Profesjonalnych Stowarzysze Archiwalnych. Kodeks uznano za dokument, ktrego tre moe ulega zmianom i udoskonaleniom, i jako taki nie ma mocy obowizujcej dla rzdw pastw-czonkw MR, a stowarzyszenia archiwistw w tych pastwach mog przyjmowa wasne kodeksy etyczne. Przyjty dokument zawiera krtk preambu i 10 zasad etycznych, ktrymi powinien kierowa si archiwista. Zosta on opublikowany w: International Session of the General Assembly, Beijing 4, 6, 7 September 1996, Paris 1996. W niniejszym numerze Archiwisty zamieszczamy tre kodeksu w tumaczeniu na jzyk polski. Jednoczenie, nawizujc do zaoe kodeksu Midzynarodowa Rada Archiww zawara w styczniu 1997 r. w porozumieniu z UNESCO umow dotyczc powoania grupy dyskusyjnej w celu omwienia prawnych i etycznych aspektw dostpu do archiww zawierajcych osobiste informacje. Szczeglna uwaga powicona bdzie moliwociom, ktre powstaj w zwizku z nowymi technologiami w dziedzinie informacji i komunikowania oraz ich zastosowaniu w subie archiwalnej. MR zaproponowaa imiennie przedstawicielom dziesiciu krajw, w tym Polski, uczestnictwo w pracach grupy. Kraj nasz reprezentowa bdzie Wadysaw Stpniak, przedstawiciel Stowarzyszenia Archiwistw Polskich.

KODEKS ETYCZNY WSTP1. Kodeks Etyczny archiwistw powinien ustali wysokie normy zachowa dla zawodu archiwisty. Kodeks powinien zapoznawa adeptw tego zawodu z tymi normami, przypomina dowiadczonym archiwistom o ich odpowiedzialnoci zawodowej oraz inspirowa w spoeczestwie zaufanie do tego zawodu. 2. Termin: archiwici uywany w Kodeksie obejmuje wszystkich tych, ktrzy zajmuj si kontrol, ochron, opiek, konserwacj i zarzdzaniem archiwami. 3. Naley popiera wykorzystywanie instytucji i sub archiwalnych dla zastosowania takich kierunkw polityki i praktyki, ktre uatwiaj realizacj tego Kodeksu. 4. Kodeks ma na celu stworzenie generalnych ram etyki dla przedstawicieli tego zawodu, nie za wskazywanie specyficznych rozwiza konkretnych problemw. 5. Wszystkie zasady s zaopatrzone w komentarz; zasady i komentarze razem wzite stanowi Kodeks Etyczny. 6. Realizacja Kodeksu jest zalena od woli jego stosowania poprzez instytucje archiwalne oraz stowarzyszenia zawodowe. Moe to by realizowane poprzez szkolenie oraz tworzenie mechanizmw pomagajcych rozwizywa wtpliwoci, bada nieetyczne postawyi w razie potrzeby stosowa sankcje.

KODEKS ETYCZNY1. Archiwici powinni broni nienaruszalnoci materiau archiwalnego, gwarantujc w ten sposb, i pozostanie on godnym zaufania wiadectwem przeszoci.

Nadrzdny obowizek archiwistw polega na utrzymaniu nienaruszalnoci archiwaliw znajdujcych si pod ich ochron i opiek. W trakcie wypeniania tego obowizku musz oni bra pod uwag uzasadnione, lecz czasami sprzeczne prawa i interesy pracodawcw, wacicieli, podmiotw i uytkownikw dokumentw w przeszoci, teraniejszoci i przyszoci. Obiektywizm i bezstronno archiwistw stanowi miar ich profesjonalizmu. Powinni oni przeciwstawia si naciskom z jakiegokolwiek rda, majcym na celu manipulowanie wiadectwem w celu ukrywania lub znieksztacania faktw.2. Archiwici powinni ocenia, selekcjonowa i utrzymywa materia archiwalny w jego historycznym, prawnym i administracyjnym kontekcie przestrzegajc tym samym zasad pochodzenia oraz zabezpieczajc i uwidaczniajc pierwotne powizania midzy dokumentami.

Archiwici powinni dziaa zgodnie z oglnie przyjtymi zasadami i praktyk. Archiwici powinni wykonywa swoje obowizki i funkcje zgodnie z zasadami swego zawodu przy tworzeniu, utrzymywaniu i dysponowaniu biecymi i na poy biecymi materiaami, w tym elektronicznymi i multimedialnymi, przy selekcji i nabywaniu mate2

riaw dla opieki archiwalnej, przy ochronie, zabezpieczaniu i konserwacji archiww znajdujcych si pod ich opiek oraz porzdkowaniu, opisaniu, publikacji i udostpnianiu dokumentw w celu ich uytkowania. Archiwici powinni dokonywa bezstronnej oceny materiaw archiwalnych opierajc si na wszechstronnej wiedzy administracyjnych wymogw danej instytucji i jej polityki w dziedzinie nabywania. Powinni oni porzdkowa i opisywa wyselekcjonowane do zatrzymania archiwalia zgodnie z zasadami archiwalnymi (zasad pochodzenia i zasad pierwotnego porzdku) i obowizujcymi normami, tak szybko jak pozwalaj na to rodki. Archiwici powinni nabywa materiay archiwalne zgodnie z celami i zasobami ich instytucji. Nie powinni dy do nabywania lub przejmowania materiaw, jeeli zagraaoby to nienaruszalnoci lub bezpieczestwu zbiorw archiwalnych. Powinni wsppracowa ze sob dla zagwarantowania zabezpieczenia tych zbiorw w najbardziej stosownym dla nich miejscu. Archiwici powinni wsppracowa w dziedzinie odzyskania przemieszczonych archiwaliw.3. Archiwici powinni chroni autentyczno dokumentw podczas ich opracowywania, zabezpieczania i uytkowania.

Archiwici powinni dba o to, eby archiwalna warto dokumentw, w tym elektronicznych lub multimedialnych, nie zostaa naruszona w procesie pracy nad ich ocen, porzdkowaniem i opisem, a take konserwacj i uytkowaniem. Wszelkiego rodzaju pobieranie prbek naley przeprowadza zgodnie ze szczegowo opracowanymi metodami i kryteriami. Zastpowanie oryginaw innymi egzemplarzami musi by dokonywane w wietle prawnej, merytorycznej i informatycznej wartoci archiww. Gdy zastrzeone dokumenty usuwa si tymczasowo z kartoteki, uytkownik musi by o tym powiadomiony.4. Archiwici powinni zapewnia stay dostp do materiaw archiwalnych i ich zrozumiao.

Archiwici powinni selekcjonowa dokumenty do przechowywania lub niszczenia przede wszystkim po to, by zachowa podstawowe wiadectwo dziaalnoci osb lub instytucji, ktre wytworzyy i zgromadziy dokumenty, pamitajc jednoczenie o zmieniajcych si potrzebach bada. Archiwici powinni by wiadomi tego, e nabywanie nawet ciekawych dokumentw, ale o wtpliwym pochodzeniu, moe sprzyja nielegalnemu handlowi. Powinni te wsppracowa z archiwistami i instytucjami strzegcymi prawa w celu aresztowania i karania osb podejrzanych o kradzie archiwalnych dokumentw.5. Archiwici powinni ewidencjonowa materia archiwalny i mc uzasadnia swojedziaania jego dotyczce.

Archiwici powinni propagowa praktyk rzetelnego przechowywania archiww przez cay cykl ycia dokumentw oraz wsppracowa z ich twrcami, sugerujc nowe formaty dokumentw oraz nowe praktyki zarzdzania informacj. Powinni oni zajmo3

wa si nie tylko nabywaniem istniejcych materiaw archiwalnych, lecz take zapewni, aby bieca informacja i systemy archiwalne zawieray od samego pocztku odpowiednie procedury dla zabezpieczania cennych dokumentw. Archiwici, pertraktujc z urzdnikami lub wacicielami przekazujcymi dokumenty, powinni dy do uczciwych rozwiza w peni uwzgldniajc w stosownych przypadkach prawo do przekazywania, darowania lub sprzeday, finansowe umowy i korzyci, plany przetwarzania, prawo autorskie oraz warunki dostpu. Archiwici powinni prowadzi sta ewidencj dostpu do dokumentw, ich konserwacji, a take caoksztatu wykonywanej pracy archiwalnej.6. Archiwici powinni popiera jak najszerszy dostp do materiaw archiwalnych i zapewnia bezstronne obsugiwanie wszystkich uytkownikw.

Archiwici powinni odpowiednio zapewni zarwno oglne, jak i specjalne rodki, pomocne w znajdywaniu wszystkich dokumentw pod ich opiek. Powinni te suy bezstronn rad dla wszystkich oraz wykorzystywa dostpne rodki dla zapewnienia jednakowego zakresu obsugi. Archiwici powinni odpowiada grzecznie w duchu udzielania pomocy na wszystkie uzasadnione pytania dotyczce zbiorw i zachca do maksymalnego z nich korzystania zgodnie z ustanowion polityk, wymogami dotyczcymi zabezpieczenia archiwaliw, wzgldami prawnymi, prawami osobistymi oraz umowami z darczycami. Powinni oni tumaczy potencjalnym uytkownikom istniejce ograniczenia oraz sprawiedliwie je stosowa. Archiwici powinni by przeciwni nieuzasadnionym ograniczeniom w zakresie dostpu do dokumentw i ich uytkowania, ale mog sugerowa lub te akceptowa w charakterze warunku nabycia materiaw archiwalnych wyranie sformuowane krtkotrwae ograniczenia. Powinni oni wiernie przestrzega oraz bezstronnie stosowa wszystkie porozumienia zawarte w momencie nabycia, ale dla dobra liberalizacji dostpu powinni te renegocjowa warunki wraz ze zmian okolicznoci.7. Archiwici powinni szanowa zasad dostpu, a zarazem tajemnicy oraz dziaa w granicach okrelonych norm prawnych.

Archiwici powinni dba o to, eby tajemnice instytucji i osb prywatnych, a take bezpieczestwo narodowe byy chronione bez niszczenia informacji, zwaszcza w przypadkach elektronicznej dokumentacji, gdzie uzupenianie i usuwanie danych jest powszechn praktyk. Powinni te szanowa ch zachowania tajemnicy przez osoby, ktre tworzyy dokumenty lub s ich podmiotem, szczeglnie za te, ktre nie maj wpywu na ich uytkowanie lub dysponowanie nimi.8. Archiwici powinni wykorzystywa okazane im szczeglne zaufanie w interesach ogu i unika czerpania korzyci dla siebie lub innych z tytuu swego stanowiska.

Archiwici nie powinni podejmowa dziaa, ktre mogyby zaszkodzi ich zawodowej integralnoci, obiektywizmowi i bezstronnoci. Nie mog czerpa osobistych4

korzyci finansowych lub innych ze szkod dla instytucji, uytkownikw lub wsppracownikw. Archiwici nie powinni kolekcjonowa oryginalnych dokumentw lub uczestniczy w jakimkolwiek handlu dokumentami z korzyci dla siebie. Powinni unika takich dziaa, ktre mogyby wytworzy w opinii publicznej pozr konfliktu interesw. Archiwici mog skorzysta ze zbiorw archiwalnych swojej instytucji dla celw wasnych bada i publikacji pod warunkiem, e odbywa si to na tych samych zasadach, jakie przewidziane sada innych uytkownikw tych zbiorw. Nie powinni ujawnia lub wykorzystywa informacji uzyskanych w trakcie pracy z zastrzeonymi dokumentami. Nie powinni pozwala, aby interesy ich wasnych bada i publikacji przeszkadzay w prawidowym wykonywaniu obowizkw zawodowych lub administracyjnych wynikajcych z zatrudnienia. Przy uytkowaniu zbiorw wasnej instytucji archiwici nie powinni wykorzystywa znajomoci nieopublikowanych wynikw bada bez powiadomienia ich autora o tym zamiarze. Mog oni recenzowa i komentowa prace innych autorw w swojej dziedzinie, wcznie z pracami opartymi na dokumentach ich wasnych instytucji. Archiwici nie powinni pozwala osobom innych zawodw ingerowa w ich prac i obowizki.9. Archiwici powinni dy do doskonalenia swych umiejtnoci zawodowych poprzez systematyczne i konsekwentne pogbianie wiedzy archiwalnej i dzielenie si wynikami swoich bada i dowiadczeniami.

Archiwici powinni doskonali swoj zawodow percepcj i dowiadczenie, aeby przyczynia si do rozwoju profesjonalnej wiedzy i zapewni, by osoby, ktrych szkolenie lub dziaalno nadzoruj, byy przygotowane do kompetentnego wykonywania swoich zada.10. Archiwici powinni dziaa na rzecz zabezpieczenia i wykorzystania wiatowej spucizny archiwalnej poprzez wspprac z ludmi swojego wasnego zawodu i innych zawodw.

Archiwici powinni dy do umacniania wsppracy, unika konfliktw ze swoimi kolegami i rozwizywa trudne problemy poprzez zachcanie do przestrzegania norm i etyki zawodowej. Archiwici powinni wsppracowa z przedstawicielami pokrewnych zawodw na bazie wzajemnego szacunku i zrozumienia.(tlum. Halina Natorf)

5