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“El recurso económico básico ya no es ni el capital, ni los recursos naturales, ni la mano de obra. Es y será el conocimiento.” Peter Drucker. “La adquisición de cualquier conocimiento es siempre útil al intelecto, que sabrá descartar lo malo y conservar lo bueno.” Leonardo Da Vinci “el conocimiento empieza a dominar al resto de activos de la organización. Se trata de la nueva moneda de cambio de la sociedad actual y por lo mismo, se deprecia y se devalúa rápidamente si no se invierte en su renovación” Javier Martínez Aldanondo
Universidad de Cantabria Alexandra Jordá
Mª Concepción Herrera Alicia Moredo
Beatriz Puertas Francisco Redondo
Mar Santiago
Knowledge Management Systems y Sistemas de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva
2
Índice
Introducción ……………………………………………………………………3
Definición de los sistemas KMS y vigilancia tecnológica e innovación
competitiva………………………………………………………………………4
Origen de los sistemas KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva.5
¿Para qué sirve? ¿Por qué implantarlo? ………………………………………...5
Características generales y funcionalidades de un sistema KMS y vigilancia
tecnológica e innovación competitiva…………………………………………...7
Tipologías existentes de KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva
y/o usos en diferentes sectores…………………………………………………...8
¿Cómo se interrelacionan con otros Sistemas de Información dentro de la
empresa? ………………………………………………………………………...9
Ejemplos comerciales, realizando una breve comparativa en funcionalidades,
usos y prestaciones …………………………………………………………….10
Casos de éxito de implantaciones de KMS y vigilancia tecnológica e innovación
competitiva……………………………………………………………………..12
Defensa y Planificación de una implantación de un Sistema KMS y vigilancia
tecnológica e innovación competitiva………………………………………….12
Bibliografía……………………………………………………………………..13
Knowledge Management Systems y Sistemas de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva
3
Introducción
Knowledge Management System (KMS) se refiere a los sistemas informáticos
para gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura,
almacenamiento y distribución de la información. Estos sistemas son una parte más de
la estrategia de Gestión del Conocimiento dentro de las organizaciones.
La idea de un sistema KM es permitir a los empleados tener un acceso completo
a la documentación de la organización, orígenes de información y soluciones.
La gestión del conocimiento es el proceso que continuamente asegura el
desarrollo y la aplicación de todo tipo de conocimientos pertinentes de una empresa con
objeto de mejorar su capacidad de resolución de problemas y así contribuir a la
sostenibilidad de sus ventajas competitivas. Aparte el sistema de gestión de
conocimiento consta de tres partes fundamentales.
La Vigilancia Tecnológica externa o Technology Watch
Es un proceso sistemático de búsqueda, detección, análisis y comunicación de
información científico–tecnológica que sirva de ayuda a la toma de decisiones
anticipándose a amenazas y oportunidades externas que afecten la estrategia de
negocios y de investigación.
Esta vigilancia —en el ámbito de proyectos científicos y de investigación—
debe constituir un servicio continuo que provea a los investigadores e implicados en el
proceso científico de información actualizada sobre las diferentes tecnologías
emergentes y las líneas de investigación activas, y revisar los cambios que se puedan
producir en cuanto a nuevos productos, normativas, nuevas tecnologías, patentes, etc.
La vigilancia tecnología interna
Es la Información interna derivada de la gestión financiera, productiva y
comercial de la empresa, cuya organización, automatización y sistematización
constituye el ámbito de los sistemas de información.
Knowledge Management Systems y Sistemas de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva
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Vigilancia tecnológica:
Consiste en la observación y el análisis del entorno científico, tecnológico y de
los impactos económicos presentes y futuros, para identificar las amenazas y las
oportunidades (Jakobiak)
Inteligencia competitiva
La inteligencia competitiva es el proceso por el cual las organizaciones recopilan
y utilizan la información sobre los productos, clientes, y los competidores, para su
planificación a corto y largo plazo.
La inteligencia competitiva es la colección sistemática de la información abierta,
que una vez reunida y analizada proporciona una mejor comprensión de la estructura ,
de la cultura, del comportamiento, de las capacidades, y de las debilidades de la
empresa.
Definición de los sistemas KMS, vigilancia
tecnológica e inteligencia competitiva
Estos sistemas ya existían a finales de la década de los noventa, pero es a partir
del año 2000 cuando los kms comienzan a consolidarse dentro del panorama
tecnológico. Justo en ese momento se estaba produciendo un cambio importante en la
explotación del entorno de Internet por parte de sus usuarios, y especialmente por parte
de las empresas. A lo largo de la década de los noventa, se había identificado por parte
de las corporaciones la posibilidad de explotar el fenómeno de Internet en su propio
beneficio. Se identificó la red como el recurso tecnológico que debía responder a las
restricciones de tipo económico: era necesario encontrar una herramienta que facilitase
la realización de todo eso, pero además, que permitiese hacerlo con un bajo coste. O
dicho en otros términos, que permitiese que una persona con unos conocimientos
informáticos mínimos fuera capaz de utilizarla y de desarrollar, de una manera rápida y
sencilla, las soluciones requeridas, los sistemas de gestión de contenidos nacen como
respuesta a esta doble necesidad tecnológica y económica.
Knowledge Management Systems y Sistemas de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva
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Origen e historia de los sistemas
Desde el siglo XVII hasta mediados del siglo XX los sistemas de gestión de
conocimiento recaían sobre los archiveros que iban mejorando las técnicas y la
organización durante el paso del tiempo. Después de la segunda guerra mundial hubo un
cambio significativo pasando de los archivos a los documento por lo que la gestión paso
a ser un elemento más importante.
En la actualidad los retos son aún mayores ya que la gestión documental implica
incluso la del documento electrónico, con sus particularidades en cuanto a su consulta,
difusión, guardado y conservación
¿Para qué sirve? ¿Por qué implantarlo?
Knowledge Management System (KMS)
Knowledge Management System (KMS) se refiere a los sistemas informáticos
para gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura,
almacenamiento y distribución de la información. Estos sistemas son una parte más de
la estrategia de Gestión del Conocimiento dentro de las organizaciones.
La idea de un sistema KMS es permitir a los empleados tener un acceso
completo a la documentación de la organización, orígenes de información y soluciones.
Un ejemplo podría ser el departamento comercial que necesita información sobre los
clientes y puede consultar la información recopilada por otros compañeros al respecto.
O el departamento de sistemas que tienes todos sus manuales de administración y
documentación informatizados y es fácil buscar soluciones a problemas presentados
anteriormente en dicha información.
Un sistema KMS podría incluir lo siguiente:
• Tecnología documental que permita la creación, gestión y compartición de
documentos con un formato determinado (como Lotus Notes, portales Web
de gestión documental, Bases de datos distribuidas).
• Ontología/taxonomía: similar a la tecnologías de documentación para crear
un sistema de terminologías que son usadas por sumarizar, organizar o
clasificar los documentos (por ejemplo Autor, Materia, Organización, etc.).
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• Proporcionar mapas de red de la organización para mostrar el flujo de
comunicación entre las entidades y los individuos.
• Desarrollo de herramientas sociales dentro de la organización para sacar un
mayor aprovechamiento de la creación del sistema KM.
Vigilancia competitiva e inteligencia competitiva
La Vigilancia Tecnológica es un proceso organizado, selectivo y permanente, de
captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología,
seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento
para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios.
La Inteligencia Competitiva es un conjunto de acciones coordinadas de
búsqueda, tratamiento (filtrado, clasificación, análisis), distribución, comprensión,
explotación y protección de la información obtenida de modo legal, útil para las y los
actores económicos de una organización para el desarrollo de sus estrategias
individuales y colectivas.
La Vigilancia Tecnológica es un elemento básico del Sistema de Gestión de la
I+D+i, ya que permitirá centrarse en los desarrollos que son críticos para una
organización y subcontratar los de menor importancia estratégica. También permitirá
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identificar a los mejores socios tecnológicos y minimizar el esfuerzo de I+D+i,
aprovechando los últimos desarrollos existentes.
La Inteligencia Competitiva realimenta continuamente a la Planificación
Estratégica. Su objetivo es detectar señales de cambio, analizar tendencias, reacciones,
estrategias de la competencia, nuevas amenazas, oportunidades, etc., de modo que el
escenario competitivo esté siempre actualizado.
Características y funcionalidades
Las características más importantes de un sistema KMS pueden incluir:
1. Propósito: un KMS tiene que tener el explícito objetivo de la gestión del
conocimiento, permitiendo la colaboración, el compartir buenas prácticas y
similares.
2. Contexto: Una perspectiva de los sistemas KMS es ver que el conocimiento
es información organizada con inteligencia, acumulada e integrada en un
contexto de creación y aplicación de dicho conocimiento.
3. Procesos: el sistema KMS es desarrollado para soportar y permitir procesos
de conocimiento intensivo, como tareas o proyectos de creación,
construcción, identificación, captura, selección, evaluación, acceso,
recuperación y aplicación, que es el llamado ciclo de vida del conocimiento.
4. Participantes: Los usuarios pueden jugar roles activos de participantes
involucrados en las redes del conocimiento y en las comunidades, aunque
esto no tiene por qué ser necesariamente el caso. Los sistemas KMS están
diseñados para que el conocimiento se desarrolle colectivamente y la
distribución de dicho conocimiento sea un proceso continuo de cambio,
reconstrucción y aplicación en diferentes contextos, por diferentes
participantes con diferentes backgrounds y experiencias.
5. Instrumentos: el sistema KMS debe soportar instrumentos de gestión del
conocimiento, como la captura, creación y compartición de aspectos
codificables de la experiencia, la creación de directorios de conocimiento
corporativos, con su correcta clasificación, taxonomía u ontología,
localizadores de experiencia, sistemas de gestión de habilidades,
herramientas de colaboración para permitir conectar personas interesadas en
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los mismos temas, permitiendo de esta manera la creación de redes de
conocimiento.
Tipologías existentes y usos en diferentes
sectores
Los sistemas de gestión del conocimiento cada vez están más integrados en las
empresas y forman parte de su sistema de gestión. Estos han desplazado en relevancia al
capital, la tierra y el trabajo para convertirse en la fuente principal de creación de
ventajas competitivas. En todos los sectores, en mayor o menor medida, y dependiendo
del tamaño de la empresa, se utilizan este tipo de gestión del conocimiento tanto de
manera directa como indirecta. Hoy en día, las empresas necesitan diferenciarse de sus
competidoras para poder destacar en sus sectores y para que estas gestionen mejor su
conocimiento, es decir, obtengan mayores beneficios de sus recursos.
En cuanto a la Vigilancia Tecnológica y la Inteligencia Competitiva, esta está
centrada en el seguimiento de los avances del estado de la técnica y en particular de la
tecnología y de las oportunidades y amenazas que genera. En función del alcance o
impacto que pueda tener la información captada por la vigilancia tecnológica, se puede
hablar de:
Vigilancia científica: a partir de un seguimiento de patentes y publicaciones
escritas. Puede comprender análisis de patentes, seguimiento de publicaciones
científicas y técnicas, ingeniería inversa de productos de la competencia...
Vigilancia estratégica: análisis de las capacidades tecnológicas de la
competencia y su esfuerzo inversor, seguimiento de la trayectoria de trabajo y
colaboraciones de los científicos de la competencia, relaciones económico-
financieras y de trabajo entre empresas de un sector...
Un ejemplo de ello, podemos encontrar en las empresas del sector agroalimentario
donde la innovación y la búsqueda de nuevas formulas para el avance tanto de forma
tecnológica (maquinaria) como en productos hace que se obtengan de forma mas rápida
y con mayor calidad productos muy determinados que demande el consumidor final, por
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lo que la investigación en I+D+i es determinante, tanto como el análisis de la
competencia para destacar sobre ellos.
Otro caso destacado de implantación de un modelo de inteligencia competitiva se da
en el sector comercial donde por ejemplo, el caso de la Corporación Mondragón, fue
pionera en la utilización de este sistema para la definición de sus estrategias
comerciales. Para ello, resultó clave la identificación de necesidades de información,
por lo que comenzó vigilando los productos de los competidores, para después pasar a
vigilar al competidor en su globalidad empresarial. A partir de ahí, se realizo una
vigilancia más global del mercado, de los competidores y del sector. Por lo que su
implantación supuso un salto tanto cualitativo como cuantitativo en las necesidades de
la empresa y destacar en su sector.
¿Cómo se interrelacionan con otros
sistemas de información dentro de la
empresa?
La tecnología es un componente fundamental de la gestión del conocimiento,
pero es la interacción humana con la información representada en formato cognitivo
(redes semánticas, bases de conocimiento conceptual) lo que permite y simplifica el
razonamiento, la innovación y la estructuración de la estrategia.
La Gestión del Conocimiento documenta o aprovecha los conocimientos de los
miembros de la empresa acumulados en el interior de la misma en el pasado, y busca
que estos conocimientos se compartan mediante el correo electrónico y las intranets,
mientras que la Vigilancia Tecnológica y la Inteligencia Competitiva mira sobre todo al
exterior de la empresa y se orienta hacia el futuro, además contribuye a preparar la
estrategia de la organización señalando las futuras áreas de actuación en las que habrá
que generar, adquirir y asimilar nuevos conocimientos.
Toda empresa, además de captar información de los agentes externos
(proveedores, competidores, tecnología,...) necesita encontrar, almacenar y compartir
los conocimientos internos. Si bien los datos y la información son componentes
obligatorios de la gestión del conocimiento, el análisis racional e irracional de los
mismos, no puede ser sustituido por una búsqueda profunda (Datamining) en una base
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de datos (Datawarehouse), aunque si pueden ser complementarios, ya que estos últimos
permiten a las empresas una gestión rápida y eficaz del conocimiento que genera una
toma de decisiones más exacta.
La Vigilancia Tecnológica es un elemento básico del Sistema de Gestión de la
I+D+i, ya que permitirá centrarse en los desarrollos que son críticos para una
organización y subcontratar los de menor importancia estratégica. También permitirá
identificar a los mejores socios tecnológicos y minimizar el esfuerzo de I+D+i,
aprovechando los últimos desarrollos existentes. En cambio, el objetivo de la
Inteligencia Competitiva es detectar señales de cambio, analizar tendencias, reacciones,
estrategias de la competencia, nuevas amenazas, oportunidades,... de modo que el
escenario competitivo esté siempre actualizado.
Por ello, casi todas las empresas disponen de redes comerciales y de proveedores
que les trasmiten este conocimiento y de estos sistemas de vigilancia tecnológica y de
inteligencia competitiva que les proveen de la información necesaria para detectar lo
que ocurre en su mercado.
Ejemplos comerciales de sistemas de
vigilancia tecnológica
A continuación analizamos algunos de los sistemas de vigilancia competitiva
utilizados actualmente por las grandes empresas. Existen distintas herramientas de
vigilancia tecnológica:
Software de minería de datos:
DIGIMIND: Digimind es una empresa global de monitorización de redes
sociales e inteligencia competitiva, proveedor de información sobre la
posición competitiva de las empresas relativa al mercado. El software
monitoriza a diario los competidores, las noticias más destacadas, las nuevas
tecnologías y cambios reguladores. Las características clave incluyen la
búsqueda, extracción y categorización de Big Data, análisis de tendencias en
tiempo real y una plataforma de colaboración integrada para los usuarios
finales. Actualmente es utilizado por empresas como Nestlé, Mentos,
Siemens, Bayer.
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MATHEO SOFTWARE: provee soluciones de soporte a la decisión,
análisis de la información y vigilancia tecnológica, que puede explotar
eficientemente datos para convertirlos en información de alto valor añadido.
Utilizado por el Centro Nacional de estudios Espaciales, EADS,
EUROCOPTER, Danone Research.
Plataformas web de vigilancia:
VIGIALE: Diseñada bajo los principios de la segunda generación de
aplicaciones Web o “Web 2.0”, que permite gestionar recursos de
información de distinta naturaleza, ordenarlos, clasificarlos, actualizarlos y
recibir notificaciones de cambio.
Plataforma DENODO: Aplicaciones de Inteligencia Competitiva, soluciones
de vigilancia para detección de oportunidades y amenazas. Utilizada por
BBVA, Gas Natural Fenosa, Inditex, Jazztel, Telefónica, Vodafone…
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Casos de éxito de implantaciones de KMS
y vigilancia tecnológica e innovación
competitiva
Siemens invirtió en BMS (KMS plataforma web) lo que hizo posible que todos
los empleados tuvieran acceso a los conocimiento de la empresa. La colaboración global
aumentó ($ 7,8 m se invirtieron en KMS, los aumentos de ventas de $ 122 millones en
dos años)
Texaco utiliza un KMS, el cual contiene estructurado el conocimiento, la
experiencia y CV de todos los empleados. (Reducción de costes, menor tiempo de
resolución de problemas).
Commerce Bank integró los sistemas KMS y CRM lo que le permitió ahorrar
20.000$/semana
Xerox implantó un programa de KMS que es capaz de resolver 350.000
problemas de unidad del sistema de la organización, lo que le permite ahorrar
4.000.000/año.
Defensa y planificación
Introducción:
Durante esta profunda crisis económica en la que se ve afectado nuestro país,
nuestro sector ha sido uno de los más perjudicados debido a que el sector se ha
convertido en un mercado más competitivo. Los clientes exigen un menor margen de
nuestros productos.
Podemos apreciar como los clientes potenciales fijan su objetivo en precio en
lugar de la calidad, marca, atributos,… Por ellos la situación de la empresa se encuentra
ante la necesidad de un cambio para poder diferenciarse de sus competidores y destacar
en el mercado obteniendo una cuota de mercado mayor.
El éxito de cualquier empresa del mercado no se encuentra en los recursos
disponibles sino que descansa en los factores externos a los que se enfrenta la empresa.
Knowledge Management Systems y Sistemas de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva
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Actualmente existe una inmensa cantidad de información gracias a los sistemas
de información, pero su existencia puede convertirse tanto en una ventaja como en un
inconveniente, dependerá de su utilización. Es por ello necesario que la organización
disponga de los sistemas de información adecuados para la obtención de la información
real y necesaria dentro de la difusa información que se encuentra a su alcance, para la
mejora en la toma de decisiones económicas y de planificación.
La información apropiada alcanza un valor añadido dentro de la misma
importantísimo, por lo que el mercado nos obliga a conocer la información del entorno
antes que los competidores y a desarrollar una estrategia competitiva en muchos casos
gracias a la información interna que genera la empresa a lo largo de su existencia.
El objetivo de este estudio es implantar un sistema de KMS y Vigilancia
Tecnológica en una empresa cuya razón social es la fabricación de electrodomésticos.
Objetivos principales:
1. Planificar e implantar un sistema de Vigilancia Tecnológica que contribuyan
a la toma de decisiones en organización con los recursos de los que dispone
actualmente.
2. Establecer la metodología teniendo en cuenta los objetivos y las limitaciones
de la organización.
3. Aplicación de la herramienta seleccionada en el departamento implicado y la
formación de los trabajadores en los mismos.
Materiales y métodos:
El programa de vigilancia tecnológica que más se adapta a las necesidades de
nuestra empresa, “Digimind” ya que es el que mejor se ajusta al desarrollo tecnológico
en el que se encuentra la empresa, y no producirá un gran impacto, para los operarios
del departamento afectado, que pueda interrumpir o ralentizar el éxito del proceso.
Además los directivos de la empresa deberán crear una rutina de aprendizaje como
David Garvin explica en su libro “To move ahead, one must often first look behind”.
La organización debería seguir el siguiente procedimiento para la implantación
del nombrado sistema de información
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1 Diseño e implementación de un Sistema de Vigilancia Tecnológica en una empresa de escasos recursos. León Aliz,
Tamara
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Plan de implantación:
1. Diagnostico de la situación:
- Caracterización de la entidad (Análisis documental a través de
encuestas, entrevistas…)
- Identificar los aspectos fundamentales que vamos a querer vigilar
2. Planificación de las tareas de vigilancia:
- Determinación de los objetivos
- Selección del personal afectado
- Determinación de los atributos que añaden valor al producto,
externamente e internamente
3. Búsqueda de la información:
- Identificación de los recursos que se van a requerir
- Selección de las fuentes que se van a utilizar
- Definición de la estrategia de búsqueda
4. Análisis y validación:
- Elaboración de informes por personas externas a la organización
(independencia)
5. Difusión de la información
6. Evaluación del sistema a través de encuestas.
Presupuesto:
€/ año
Formación para el departamento de I+D+i y producción 3000
Sistema de KMS y vigilancia tecnológica e innovación competitiva 4788
Vigilancia del sistema 2400
Beneficios:
Ventaja competitiva
(creación de valor)
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Conclusión:
El sistema de Vigilancia tecnológica “Digimind” requiere que la empresa disponga de
una estructura flexible y la fomentación dentro de la misma de una cultura innovadora integral
y global. En caso de que nuestra empresa de electrodomésticos no dispusiera de los recursos
necesarios para la búsqueda de información apropiada se procedería a la subcontratación de
los servicios, lo que elevaría el coste de la implantación.
El objetivo principal de la implantación es fomentar la participación activa del sistema
de I+D+i en la formación de las personas en todos sus niveles, para conseguir un equipo
altamente cualificado y que pueda ofrecer sus habilidades de una manera adecuada
contribuyendo al éxito de un trabajo en grupo. Existiendo así la posibilidad de asegurar que las
ideas potenciales de éxito se lleven a cabo, generando tecnologías propias y patentes, lo que
significa un beneficio adicional para la organización.
Para la implantación exitosa del sistema de vigilancia requiere la normalización de dos
procesos básicos en la empresa: la introducción y asimilación creativa de los adelantos
tecnológicos disponibles mediante la innovación tecnológica y fomentar un vinculo con las
organizaciones generadoras de conocimiento, como por ejemplo las universidades.
Si se procede a la implantación del sistema, de acuerdo con lo dispuesto
anteriormente se vería reflejado en el aumento de los beneficios.
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Bibliografía
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http://www.cea.es/portalcea/novedades/2008/vigilancia_tecnologica/interior.htm
http://www.digimind.com/
http://www.vigiale.com/
http://www.denodo.com/en/index.php
http://www.matheo-software.com/es/
Utilizado para el apartado “ejemplos comerciales" (23/10/2014)
Knowledge Management Systems y Sistemas de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva
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http://www.infodom.rs/default.aspx?id=34 . Utilizado para el "conocimiento de los casos de
éxito en la implantación de KMS en organizaciones", (22/10/2014)